JOHDA KLUBIASI Jäsenyyskomitea Painos 2016-19 226B-FIN (1015)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Tämä on vuoden 2015 painos oppaasta Johda klubiasi: Jäsenyyskomitea. Se on tarkoitettu vuosien 2016-17, 2017-18 ja 2018-19 klubien jäsenyyskomitean puheenjohtajille. Tämän julkaisun tiedot perustuvat Rotaryn järjestysmuotoon ja hallintodokumentteihin. Nämä lähteet löytyvät Rotaryn säännöistä. Muutokset Rotaryn järjestysmuotoihin ja menettelytapaohjeisiin ohittavat tämän julkaisun ohjeet. Oppaan työstämisen ovat suorittaneet Heidi Caven, Heikki Arkela ja Matias Röyttä(pj). Komitea kiittää Rune Eklundia rakentavasta yhteistyöstä. Palautteet ja kehitysideat: matroy@utu.fi.
SISÄLLYSLUETTELO TEHTÄVÄSI KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJANA... 1 1 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT... 5 Klubisi jäsenet... 5 Moninaisuus... 8 Klubin imago... 9 Uusien klubien sponsorointi... 9 2 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJA... 11 Komiteasi... 11 Tavoitteiden asetus... 12 Budjetti... 12 3 LÄHTEET... 13 PIIRIN KOULUTUSSEMINAARIN KESKUSTELUKYSYMYKSET... 16
TEHTÄVÄSI KLUBIN JÄSENYYS- KOMITEAN PUHEENJOHTAJANA Klubin jäsenyyskomitean puheenjohtajana valmistat ja noudatat toimintasuunnitelmaa, jolla houkutellaan ja sitoutetaan jäseniä. Lisätietoja julkaisusta Lead Your Club: Membership Committee (Johda klubiasi: Jäsenyyskomitea). TEHTÄVÄT KAIKKI KOMITEAT Osallistu piirikoulutusseminaariin Työskentele yhdessä tulevan presidentin kanssa, valitse ja valmenna tulevat komiteasi jäsenet. Luo tarvittaessa alakomiteoita (esimerkiksi klubin kokousten suunnitteluun, klubin uutiskirjeeseen ja nettisivuihin, sosiaalisiin tapahtumiin, läsnäoloon). Tapaa säännöllisesti ja suunnittele aktiviteetteja Aseta komitean tavoitteet helpottamaan klubin tavoitteiden saavuttamista kuluvalle vuodelle ja seuraa niiden edistymistä. Huolehdi komiteasi budjetista JÄSENYYSKOMITEASI Opeta klubin jäsenille, miten houkutella uusia jäseniä ja sitouttaa heidät. Tee luokituskyselyitä Tarkastele klubisi kokouksia, projekteja ja muita aktiviteetteja ja arvioi, mita ne tarjoavat uusille jäsenille. Kehitä jäsenyystoimintasuunnitelma parantaaksesi jäsenien tyytyväisyyttä. Suorita klubiarviointi varmistaaksesi, että jäsenyyskehitys ja jäsenpysyvyystoimenpiteet onnistuvat. Halutessasi sponsoroi uutta aloittanutta klubia piirissäsi. Tee yhteistyötä klubisi muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa moniklubiaktiviteeteissa tai -aloitteissa. Raportoi komitean aktiviteeteista ja edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Selvitä mitä klubisi odottaa komiteasi tekevän 1
VERKOSTOIDU! Tee rotarykokemuksestasi todella kansainvälinen näillä verkostumismahdollisuuksilla! Hanki uusia ystäviä: Rotary Fellowships Jaa palvelusaavutuksesi: Rotary Show Case Rakenna rauhaa ja vahvista suhteita: Intercountry komiteat Tapaa mahdollisia partnereita: Projektitapahtumat Edistä palveluprojekteja: Rotareiden Toimintaryhmät Jaa ammattitaitoasi: Ammattikoulutustiimit KÄYTÄ NETTIÄ Keskustele muiden jäsenten kanssa: Discussion Groups netissä Tee yhteistyötä palveluprojekteissa: Rotary Ideas Koe kansainvälistä vieraanvaraisuutta: Rotaryn Ystävyysvaihto OTA YHTEYTTÄ RYHMIIN Iloitse klubien kumppanuuksista: Ystävyysklubit OTA YHTEYTTÄ HENKILÖ- KOHTAISESTI VAIHDA IDEOITA: www.rotary.org/myrotary
ESITTELY Käy jäsentesi kanssa kappale 1 läpi jotta he tietävät tehtävänsä ja vastuunsa Onnittelut nimityksestäsi jäsenyyskomitean puheenjohtajaksi. Tämä opas auttaa asettamaan tavoitteet ja ymmärtämään roolisi lisätäksesi klubisi jäseniä. Se sisältää ohjeita ja menettelytapoja, joita kaikkien klubien pitäisi noudattaa kuten myös ideoita, jotka saattavat olla hyödyllisiä. Tehtäväkuvaus sivulla 1 on yhteenveto tehtävistäsi. Opit lisää piirikoulutusseminaarissa, jossa voit verkostua ja vaihtaa ideoita muiden klubija piirijohtajien kanssa. Ennen osallistumista katso keskustelukysymykset sivuilta 16-17. Kysymyksiä? Jos sinulla on kysymyksiä roolistasi,ota yhteyttä muihin johtajiin, joiden kanssa teet töitä, kuten apulaiskuvernööriin tai edelliseen jäsenyyskomitean puheenjohtajaan. Klubisi ja piirisi tukihenkilöt myös auttavat. Osoitteessa Rotary.org saa tukea kahdeksalla kielellä ja apua saa myös pääkonttorin henkilökunnalta että kansainvälisistä toimistoista. Lähetä kysymykset koskien tätä ohjetta tai mitä tahansa Rotaryn koulutusmateriaalia osoitteeseen learn@rotary.org. INTRODUCTION 3
WHAT ARE YOU WAITING FOR? BE A VIBRANT CLUB Be a Vibrant Club guide includes: A club success story from your region Ideas for your club to try Resources for your club on My Rotary Get your free copy at shop.rotary.org
LUKU 1 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT Jäsenyyskomitean rooli on aktiivisesti houkutella ja sitouttaa jäseniä. Sitoutuneet ja aktiiviset klubin jäsenet mahdollistavat klubisi palvelevan yhteisöjä kotona ja maailmalla. Juuri jäsenet tukevat Rotaryn työtä ja kehittyvät johtajiksi. KLUBISI JÄSENET Varmista, että klubisi kuvastaa yhteisösi monipuolisia ammatteja ja kulttuureja. Moninainen klubi houkuttaa paitsi mahdollisia kandidaatteja, se myös tuottaa taitoja ja kokemusta, mitä klubi tarvitsee saadakseen aikaan positiivisen muutoksen yhteisössäsi. UUSIEN JÄSENTEN HOUKUTTELU Uusien jäsenten houkuttelu pitäisi aloittaa alueesi Rotary alumneista. Ohjelmiemme alumnit ovat vahvoja Rotaryn puolestapuhujia, mahdollisia jäseniä ja lahjoittajia ja lisäresursseja toimintaan. Luo toimintasuunnitelma pitääksesi alumnit yhteydessä klubiisi samoin kuten jäsenet, lahjoittajat tai muut resurssit. Klubin toimihenkilöt voivat tuottaa raportteja kaikista entisistä Rotaryohjelmiin osallistuneiden nimistä, ohjelmatiedoista ja yhteystiedoista liittyen heidän piiriinsä My Rotaryssä. Rohkaise alumneja rekisteröitymään My Rotaryyn pitääkseen tietonsa ajantasalla. Alumnien yhteydenpidon lisäksi klubisi jäsenten tulisi puhua liike-elämän edustajille ja yhteisön vaikuttajille, nuorille ammattilaisille, juuri eläköityneille ja naisille yhteisössäsi, jotka saattaisivat sopia klubiisi. Lisää ideoita Strengthening Your Membership: Creating Your Membership Development Plan (Vahvista jäsenyyttäsi: tee jäsenyyskehityssuunnitelma). COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 5
NYKYISTEN JÄSENTEN SÄILYTTÄMINEN Jäsenten säilyttämisen pitäisi olla tärkeysjärjestyksen huipulla koko klubissasi, mutta etenkin komiteassasi. Etsi tapoja parantaaksesi jäsenten kokemuksia kysellen säännöllisesti jäseniltä heidän mielenkiinnoistaan ja mitä he haluaisivat tehtävän klubissa. Varmista, että jäsenet saavat tiedot, sitoutuvat ja heidät huomioidaan osallisuudestaan. Selvitä trendit projektiin osallistumisesta ja sitoutumisesta, jäsenyyden kestosta, sosiaalisesta aktiivisuudesta ja lahjoituksista Rotarysäätiölle, jotta huomaat asioita, joihin pitää ehkä kiinnittää huomiota. Klubin jäsenet vaikuttavat klubikokemukseen, joka vaikuttaa jäsenten haluun jäädä tai lähteä. Yhdessä komiteasi kanssa kehitä tavoitteet ja tarkka toimintasuunnitelma niiden saavuttamiseksi. Seuraavaksi kerro jäsenille, mitä he voivat tehdä parantaakseen klubikokemusta. Vaikkakin komiteasi johtaa klubin jäsenyystavoitteita, uusien jäsenten hankinta on jokaisen jäsenen vastuulla. Rohkaise kaikkia jäseniä kysymään ystäviä, perheenjäseniä, työtovereia ja muita yhteisön jäseniä liittymään vaikuttajiin vaihtaakseen ajatuksia ja alkaakseen toimimaan. ASKELEET UUSIEN JÄSENIEN HANKKIMISEEN JA JÄSENTEN SÄILYTTÄMISEEN Rotaryklubin jäsenten kehittämisprosessi sisältää useimmiten seuraavat vaiheet: TIEDOTA JA TUNNISTA > ESITTELE > KUTSU > LIITÄ > > SITOUTA > PEREHDYTÄ OPETA Tunnista. Tunnista yhteisösi jäsenet, jotka sopisivat hyvin klubiisi. Käytä luokitteita ja jäsenyyden moninaisuusarviointia Jäsenten arviointityökaluista nähdäksesi, kuinka hyvin klubisi edustaa ammatillista moninaisuutta yhteisössäsi. Seuraavaksi kohdista uusien jäsenien hankintapyrimykset auttaaksesi klubiasi paremmin edustamaan ammatillista yhteisöäsi. Esittele. Esittele mahdollisille jäsenille Rotaryä kertomalla heille: Omat kokemuksesi jäsenenä Miksi olet liittynyt ja miksi pysynyt Klubisi, sen projektit ja aktiviteetit ja niiden vaikutus omaan yhteisöösi Rotary ja sitoumuksemme polion hävittämiseen Miten voi päästä mukaan klubin aktiviteetteihin Innostuneet, sitoutuneet jäsenet mitä ilmeisemmin houkuttelevat uusia jäseniä, jotka itse tulevat sitoutuneiksi ja aktiivisiksi. Tehkää klubiesite, jonka voi antaa vierailijoille. Löydät räätälöidyt mallipohjat Brand Centeristä. Ennen mahdollisen jäsenen kutsumista mukaan, pyydä häntä osallistumaan 6 LEAD YOUR CLUB: MEMBERSHIP COMMITTEE
vieraana klubikokoukseen saadakseen tuntuman, mitä teette ja millaista on olla jäsen. Jos mahdollinen jäsen osoittaa kiinnostusta ja osoittautuu sopivaksi, esitä kutsu. Kutsu. Kun kutsut mahdollisen jäsenen liittymään, tee se henkilökohtaisesti. Ota selville hänen kiinnostuksensa ja asiantuntemuksensa ja ehdota aktiviteetteja ja projekteja, jotka saattaisivat häntä kiinnostaa. Lopuksi, anna ehdotus klubisi hallitukselle sekä syyt miksi ehdotat jäsentä. Liittyminen. Tee jotain erikoista, kun jäseniä liittyy. Pidä liittymisseremonia tai sosiaalinen tilaisuus ja kutsu perheenjäsenet mukaan. Esimerkkinä seremoniaohjelmasta, katso New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs, Uuden jäsenen perehdyttäminen: Mitä ja miten -opas klubeille). Tapahtuman aikana, pyydä uusia jäseniä lyhyesti kertomaan itsestään, työstään, perheistään. Varmista, että kaikki klubijäsenet esittäytyvät henkilökohtaisesti uudelle jäsenelle. Voit antaa uusille jäsenille seuraavat: Rotarypinssi Jäsenyyskortti Klubitieto (esimerkiksi klubin esite) Nimikyltti Matrikkeli Rotaryn alueellinen lehti Yhdessä klubisi hallintokomitean kanssa huolehdi, että uusi jäsen ja sponsori on huomioitu klubin nettisivuilla ja uutiskirjeessä. Tiedota ja perehdytä. Kerro uusille jäsenille klubistasi ja Rotarystä mukaanlukien: Miten pääsee mukaan klubin aktiviteetteihin ja projekteihin Klubisi kulttuurista Mitä odottaa kokouksilta Miten luoda My Rotary -tili osoitteessa Rotary.org Harkitse uusien jäsenten perehdyttämisohjelmaa, johon liittyy useampi sessio. Katso lisää: New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs (Uuden jäsenen perehdyttäminen: Mitä ja miten -opas klubeille). Sitouta. Sitoutunut jäsen tuntee itsensä osaksi klubia ja asettaa Rotaryn etusijalle elämässään. Varmista, että kaikki klubin jäsenet ovat mukana toiminnassa jollain tavalla. Harkitse näitä vaihtoehtoja jäsenien sitouttamiseksi: Liitä uudet jäsenet komiteaan tai anna heille rooli klubikokouksissa. Laita uusi jäsen edustamaan piirin konferenssiin. Jotkut klubit auttavat uusia jäseniä maksamalla osan tai kaikki ilmoittautumismaksuista ja konferenssin kuluista. Laita kaikki klubin jäsenet, jotka ovat liittyneet samana Rotaryvuonna, yhteiseen projektiin. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 7
Rohkaise uusia jäseniä osallistumaan Rotary Internationalin kongressiin tai isännöimään Rotarien vierailua lounaalla tai muussa aktiviteetissa. Pyydä uusia jäseniä etsimään kaksi tai kolme mahdollista jäsentä omasta lähipiiristään. Kun uudet jäsenet esittelevät Rotaryä ystävilleen, he itse tulevat innostuneemmaksi.. Harkitse parhaita tapoja sitouttaaksesi jäseniä ilman että he saavat liian monia tehtäviä. Opeta. Jäsenet, jotka tuntevat olevansa tietoisia ja sitoutuneita tulevat ilmeisemmin pysymään aktiivisena ja sitoutuneina. Pidä jäsenet tietoisena Rotaryn uutisista ja päivityksistä klubien ja piirin aloitteista. Esimerkiksi: Pidä klubineuvotteluja, jossa keskustellaan mistä jäsenet pitävät klubissaan ja mitä he haluavat muuttaa. Pidä useamman klubin sosiaalinen tilaisuus, jossa on Rotaryesitys uusien jäsenten kouluttamiseen. Etsi kursseja eri Rotary aiheista Learning Centeristä. Ota yhteyttä alueellisiin johtajiin Rotarykoordinaattoriin, Rotaryn julkisuuskuvakoordinaattoriin, alueelliseen Rotarysäätiön koordinaattoriin ja lahjoitusneuvojaan ja kutsu heidät puhumaan klubiisi Rotaryn aloitteista. Kokoa ryhmä jäseniä osallistumaan Rotary Interantionalin webinaareihin eli nettiseminaareihin. Rekisteröidy tuleviin webinaareihin tai kuuntele talletettuja webinaareja osoitteessa www.rotary.org/webinars. Pyydä klubikouluttajaa antamaan uusille jäsenille johtajakoulutusta kehittääksenne mahdollisia johtajia ja heidän henkilökohtaista kehitystään. Käytä Leadership Development: Your Guide to Starting a Program Johtajuuden kehitys: oppaasi ohjelman aloittamiseen). Katso lisää ideoita Strengthening Your Membership: Creating Your Membership Development Plan (Vahvista jäsenyyttäsi: tee jäsenyyskehityssunnitelma). Käytä klubisi ja piirisi nettisivuja, sosiaalisen median sivuja, viikottaisia kokouksia ja sähköposteja sekä klubin uutiskirjettä jakaaksesi tietoa piirikuvernööriltäsi tai Rotary Internationalilta. Rotaryn julkaisut kuten The Rotarian tai Rotaryn alueelliset lehdet ovat myös loistavia opetuksen työkaluja. Rohkaise jäseniä vierailemaan osoitteessa Rotary. org ja katsomaan Rotaryn sosiaalisen median sivut ajankohtaisista aiheista. MONINAISUUS Klubisi jäsenyyden pitäisi heijastaa yhteisöäsi suhteessa ammatteihin, ikään, sukupuoleen ja etnisyyteen. Tarkastele klubisi jäseniä heidän ammattinsa, sukupuolensa ja etnisyydensä perusteella ja vertaa tätä tietoa yhteisöösi. Moninaisuus tuo klubille laajan asiantuntija- ja tietopohjan, joka on hyödyllinen palvelutavoitteissa. Jäsenyyden moninaisuus voi myös helpottaa uusien mahdollisten jäsenten houkuttelussa. Rotaryn säännöt kieltävät rajoitukset Rotaryklubien jäsenyydessä perustuen sukupuoleen, rotuun, väriin, uskontoon, kansalliseen alkuperään tai seksuaaliseen suuntautumiseen. Katso RI:n säännöt, artikla 4.070. 8 LEAD YOUR CLUB: MEMBERSHIP COMMITTEE
KLUBIN IMAGO Klubin imago on suoraan suhteessa siihen, miten klubi houkuttelee uusia jäseniä. Edistä klubisi arvoja ja etuja, mitä annatte jäsenille ja kerro noista arvoista mahdollisille jäsenille. Jatkuvilla julkisuuskuvatoimenpiteillä ihmiset hakevat paikaillisia klubeja ja ovat paremmin suostuvaisia liittymään. Yhdessä julkisuuskuvakomitean kanssa koordinoi julkisuuskuvatoimenpiteitä. Eläväinen klubi-imago ei palvele hyvin, jos klubikokemus ei täsmää siihen mitä on mainostettu. Varmista, että klubikokoukset vastaavat odotuksia, joita olet asettanut. Myös jokainen aktiviteetti, johon jäsenet osallistuvat Rotaryn ulkopuolelta, on mhdollisuus houkutella uusia jäseniä ja edistää klubisi kulttuuria. Muistuta jäseniä, että he edustavat klubia, joten kaikki mitä he tekevät, vaikuttaa klubin imagoon. Varmista, että klubisi nettisivut ovat ajantasaiset ja yhteystietosi ovat helposti löydettävissä. Kerro klubisi projekteista ja tavoitteista selkeästi ja sisällytä tiedot klubikokouksista ja tapahtumista. Voit ladata kuvia ja bannereita sivuillesi Rotaryn Brand Centeristä. Käytä sosiaalisen verkoston sivuja, digitaalista audiota, videoita, podcasteja ja blogeja houkutellaksesi uusia jäseniä. Jos sinulla ei ole markkinointi-, suhdetoiminta- ja nettiteknologian ammattilaisia klubissasi, kohdista uusien jäsenten hankkimistoimenpiteet heihin. UUSIEN KLUBIEN SPONSOROINTI Usein uudet klubit aloittavat, koska tulevat klubin jäsenet haluavat tavata eri aikana tai tehdä erilaisia aktiviteetteja. Mahdollisilla jäsenillä on myös työ- ja perhesitoumukset ja eri kiinnostuksen kohteita, jotka saattavat vaatia erilaisia tapaamisaikatauluja. Kerro piirikuvernöörillesi ja piirin laajennuskomitealle, jos yhteisössäsi on mielestäsi tarpeeksi kiinnostuneita aloittamaan uuden Rotaryklubin. Jos klubisi sponsoroi uutta Rotaryklubia, komiteasi voi: Auttaa perustamaan uutta klubia Neuvoa uuden klubin ohjelmissa ja projekteissa. Auttaa yhteyksissä piirikuvernööriin ensimmäisen vuoden aikana. Mentoroida uutta klubia vähintään ensimmäisen vuoden ajan sen perustamisesta. Vaatimukset uuden Rotaryklubin sponsorointiin sisältää: Suostumus mentoroida uutta klubia vähintään vuoden ajan. Oltava hyvä rahallinen tilanne Rotary Internationaliin. Oltava vähintään 25 aktiivista jäsentä. Toteuttaa tasapainoista palveluohjelmaa. Lisätietoja mahdollisuudesta uuden Rotaryklubin sponsorointiin alueellasi, ota yhteyttä piirikuvernööriin, piirin jäsenyyskomiteaan tai piirin laajennuskomiteaan. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 9
LEARN EVERYWHERE WITH ROTARY S LEARNING CENTER. Take courses Find resources Connect with an online community Talk with other registrants and course moderators Customize your user profile and track your progress Learn how to tell your Rotary story, set goals in Rotary Club Central, apply for a grant, and much more. Visit the Learning Center on www.rotary.org/myrotary to learn more.
LUKU 2 KLUBIN JÄSENYYSTOIMI- KUNNAN PUHEENJOHTAJA Olet klubisi jäsenyyskomitean puheenjohtaja. Mitä tapahtuu seuraavaksi? Tapaa lähtevä puheenjohtaja, katso klubisi säännöt ja klubisuunnitelma, aloita miettimällä, kuka muu voisi olla komiteassasi. Voit myös aloittaa suunnittelemaan, miten komiteasi toimii. Sen lisäksi, että sinusta tulee asiantuntija komiteasi aihealueista, tulet myös johtamaan komiteasi jäseniä. KOMITEASI Monissa klubeissa, jäsenet palvelevat komiteassa kolme vuotta, joten on mahdollista, että osa komitean jäsenistä jatkaa myös sinun kaudellasi. Jos sinun tarvitsee täyttää komitean avoimia paikkoja, mieti yhdessä tulevan presidentin kanssa löytääksesi henkilöitä, jotka omaavat: Ammattimaista kokemusta työhönotosta, markkinoinnista tai myynnistä Tuntevat Rotaryn hyvin Ulospäin suuntautuneen ja sosiaalinen luonteen Puheenjohtajana tulet delegoimaan tehtäviä, joten päätät miten parhaiten hyödyntää komiteasi jäsenten taitoja ja kiinnostuksia. Voit valmistella heitä: Tiedottamalla komitean menossa olevista aktiviteeteista ja tavoitteista. Yhdistämällä uusia komitean jäseniä kokeneimpien kanssa Rohkaisemalla heitä viestimään vastaavien henkilöiden kanssa muissa klubeissa. Kertomalla heille piirin aktiviteeteista ja kokouksista. Jakamalla resursseja. Yhteistyössä klubisi muiden komiteoiden kanssa maksimoi klubisi vaikuttavuus. Nämä keskustelut pitäisi olla jatkuvia ja tapahtua klubisi hallituksen kokouksessa. CLUB MEMBERSHIP COMMITTEE CHAIR 11
TAVOITTEIDEN ASETUS Puheenjohtajana varmistat, että komiteasi asettaa ja saavuttaa vuosittaiset tavoitteet, jotka tukevat klubisi klubisuunnitelmaa. Asetat tavoitteita tulevan presidentin ja muiden klubin johtajien kanssa piirikoulutusseminaarissa. Presidentti tai sihteeri voi syöttää tavoitteet Rotary Club Centraliin. TEHOKKAAT TAVOITTEET Varmista, että vuosittaiset tavoitteet heijastavat komitean taitoja ja klubin kiinnostusta. Tavoitteiden pitäisi olla jaettavia, mitattavia, haastavia, saavutettavia ja aikarajoitettuja. Esimerkkinä: Klubissamme on 10 prosenttia enemmän naisjäseniä vuoden lopussa. TOIMINTASUUNNITELMA Yhdessä komitean kanssa kehittäkää toimintasuunnitelma tai sarja pienempiä tavoitteita tai askeleita, joilla jokainen tavoite saavutetaaan. Jokaiselle askeleelle: Aseta aikaraja Päätä, kuka on vastuussa sen toteuttamisesta Päätä, miten mittaat edistymistä ja onnistumista Huomioi, mitä resursseja sinulla jo on ja hanki, mitä tarvitset Tarkista edistyminen säännöllisesti ja säädä tavoitteita, mikäli tarpeen. MOTIVAATIO Osa roolistasi puheenjohtajana on pitää komiteasi jäsenet motivoituneina. Muista, että komiteasi jäsenet ovat vapaaehtoisia. Tähän sisältyy: Varmistaminen, että tavoitteet ovat hyödyllisiä Uskominen, että tavoitteet ovat saavutettavissa ja tulevat onnistumaan Mahdollistaminen toveruuteen ja verkostoitumiseen Tehtävät, jotka hyödyntävät jokaisen jäsenen asiantuntijuutta Varmistaminen, että jäsenet nauttivat komitean tehtävistä BUDJETTI Ennen heinäkuun 1. päivää yhdessä lähtevän komitean puheenjohtajan ja rahastonhoitajan kanssa päätä, mitä rahoitusta komiteasi tarvitsee ja varmista, että tämä on sisällytetty klubin budjettiin. Muista myös sisällyttää suunnitellut rahankeräysaktiviteetit. Huolehdi komitean varoista, siirroista ja raporteista sekä valvo komiteasi budjetin rahallista tilannetta jatkuvasti. Jos tapaat klubin rahastonhoitajaa säännöllisesti, pystyt nopeasti reagoimaan, mikäli aihetta on. 12 LEAD YOUR CLUB: MEMBERSHIP COMMITTEE
LUKU 3 LÄHTEET KLUBIN, PIIRIN JA SIHTEERISTÖN TUKI Piirikuvernööri - voi auttaa sinua suunnitelmissa tehdäksesi klubistasi tehokkaamman Apulaiskuvernööri - vierailee klubissasi vähintään kerran neljännesvuodessa ja auttaa kysymyksissä ja tarjoaa neuvoja Muut klubikomiteoiden puheenjohtajat piirissäsi - toimivat hyvinä idealähteinä ja ovat mahdollisia partnereita klubialoitteissa. Entiset klubikomiteoiden puheenjohtajat ja johtajat - auttavat suunnitelemaan vuotta Rotarykoordinaattorit - tarjoavat tukea ja tietotaitoa, miten parantaa klubin jäsenyyttä ja pitää jäsenet sitoutuneina Klubi- ja piiritukihenkilöt - henkilökunnan jäseniä Rotaryn pääkonttorilla tai kansainvälisissä toimistoissa, jotka vastavat hallinnollisiin kysymyksiin ja ohjaavat muita kyselyjä oikeille Rotaryn henkilökunnan jäsenille. Rotaryn tukikeskus (Rotary Support Center) Tiimi valmiina vastaamaan kysymyksiin; tavoittaa osoitteesta contact.center@rotary.org tai maksuttomasti (USAssa ja Kanadassa) numerosta 866-9-ROTARY (866-976-8279); Pohjois-Amerikan ulkopuolella olevat Rotarit kontaktoivat omaa kansainvälistä toimistoaan MENETTELYTAVAT JA HALLINNON ASIAKIRJAT Käsikirja Rotary Internationalin ja sen säätiön menettelytavat ja käytännöt, jotka hyväksytty laillisin toimenpitein, RI:n hallitus ja Rotarysäätiön uskotut, vahvistetaan kolmivuosittain Lainsäädäntovaltuuskunnan jälkeen; sisältää RI:n järjestysmuodon asiakirjat Rotaryn menettelytapaohjeet ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeet Suositellut Rotaryklubin säännöt Rotaryklubin järjestysmuoto RESOURCES 13
ONLINE LÄHTEET Rotary.org Rotaryn internetsivut antaa klubijohtajille tarvitsemaansa tietoa, lähteitä ja työkaluja tukemaan kaikissa klubiaktiviteeteissa; My Rotaryssä pääsy klubitason resursseihin jäsenyyden kehittämiseen, edustusmateriaalien luomiseen, klubin johtamiseen, rahankeräykseen ja moneen muuhun. OPPIMINEN & VIITTEET Learning Center Osallistu kursseille kehittämään taitojasi ja opi lisää Rotarystä Official Directory RI:n ja Säätiön toimihenkilöiden, komiteoiden, resurssiryhmien ja Sihteeristön henkilökunnan yhteystiedot; maailmanlaajuinen listaus piireistä ja kuvernööreistä; aakkosellinen listaus piirien klubeista mukaanluettuna yhteystiedot; julkaistaan vuosittain Tunnustukset - tietoa ja kaavakkeet kaikkiin Rotaryn tunnuksiin ja palkintoihin Learning Center Take courses to develop your skills and learn more about Rotary HOIDA Shop.rotary.org Rotaryn online kauppa, josta voit tilata julkaisuja, DVD:eitä, kaavakkeita ja tarvikkeita Klubihallinto Hoida klubisi jäsenlistoja, toimihenkilöitä, klubin tietoja ja muuta 14 LEAD YOUR CLUB: MEMBERSHIP COMMITTEE
VIESTINTÄ JA JULKAISUT Strengthening Your Membership: Creating Your Membership Development Plan (Vahvista jäsenyyttäsi: tee jäsenyyskehityssunnitelma) - Julkaisu, jossa esitetty vaiheittain jäsenyyskehityssuunnitelman teko uusien jäsenien hankkimiseksi ja jäsenien pitämiseksi; täydentää online työkalua Membership Assessment Tools How to Propose a New Member (Miten ehdotan uutta jäsentä) Esite, jossa esitetään jäsenien valitsemisen ja valinnan proseduuri; sisältää Jäsenen ehdotuskaavakkeen. New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs (Uuden jäsenen perehdyttäminen: Mitä ja miten -opas klubeille) Lähde klubin mahdollisien ja uusien jäsenten tiedotusohjelmista, jotka sisältävät malliohjelmia, toimintaaskelia, taulukkoja ja lähdelistoja. What s Rotary? (Mikä on Rotary?) Suosittu mainoslehtinen ei-jäsenille, tämä lomapakkokokoinen kortti vastaa useimmin kysyttiin kysymyksiin Rotarystä; toimitetaan 50 kpl sarjoissa Rotaryn uutiskirjeet Sähköiset uutiskirjeet tietysistä Rotaryaiheista, kuten jäsenyydestä, polion hävittämisestä, tiedotus- ja suhdetoiminnasta, Rotarysäätiöstä RESOURCES 15
PIIRIKOULUTUSSEMINAARIN KESKUSTELUKYSYMYKSET Kun mietit näitä kysyyksiä, keskustele lähtevien ja tulevien klubijohtajien kanssa jakaaksesi ideoita. Mitkä ovat klubisi jäsenyyskomitean tehtävät ja mitkä ovat sinun tehtäväsi puheenjohtajana? Miten komiteasi tukee klubin klubisuunnitelmaa? Miten jäsenyyskomitea voi houkutella uusia jäseniä? 16 LEAD YOUR CLUB: MEMBERSHIP COMMITTEE
Miten klubisi jäsenyyskomitea pitää jäsenet sitoutuneina? Miten varmistat, että uudet jäsenet saavat tietoa ja ovat sitoutuneita? Mitä delegoit komitean jäsenille ja miten tuet heitä? DISCUSSION QUESTIONS 17
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226B-FI (1015)