Pöytäkirja 1 / 5 Vero TORI-siirtoprojekti, ohjausryhmä Aika klo 13-14:25 Paikka Osallistujat Lync Puheenjohtaja: Markku Heikura, tietohallintojohtaja, Verohallinto Jäsenet: Verohallinto Juha Vuojärvi, teknologiajohtaja Asko Pajunen, asiakasyksikön edustaja (HEVE) Jäsenet, Valtori: Kari Pessi, toimitusjohtaja Pia Haikonen, palvelujohtaja, projektipäällikkö Jukka Aaltonen, suunnittelija, projektipäällikkö, sihteeri Jakelu osallistujat 1 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että muihin asioihin lisättiin asiakasvastuuhenkilön tehtävä sekä puhelinjärjestelmän vaihto. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus / K. Pessi Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1). Kari Pessi esitteli TORI-hankkeen ja -palvelukeskuksen tilannekatsauksen (liite 2). Keskustelussa tuli esille, että 4 Projektin tilannekatsaus / M. Siintola Jyväskylän toimiston tiloja etsitään parhaillaan. hallituksen henkilöstöedustajan valinta pitäisi olla tehtynä 10.4. Ensimmäinen hallituksen kokous on 11.4. Jyväskylässä. esitteli projektin tilannekatsauksen (liite 3). Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus www.valtori.fi
VALTORI Pöytäkirja 2 / 5 5 Projektin päättämistoimet 6 Avoimet asiat Ohjausryhmä totesi projektin tilanteen. Käytiin läpi projektin hyväksymiskriteerit (liite 4) Todettiin, että projektisuunnitelman hyväksymiskriteereistä on toteutunut: Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. Asiakas on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. Kaksi kriteeriä vaatii vielä toimenpiteitä: Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty Valtorin vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu. Asiakkaan ja Valtorin välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot Verohallinnon ja Valtorin kesken. Projektin loppuraportin luonnos (liite 5) Keskustelussa loppuraportin luonnoksesta (liite 5) ja todettiin, että loppuraportti on rakenteeltaan ok. projektiryhmän kokemuksia ei ole vielä koottu. ohjausryhmän kokemukset tulee myös koota (AP 32). kokemukset tulee koota yhteen sekä luovuttajan että vastaanottajan näkökulmasta. No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu 16 11.12.2013 Sovittiin, että Valtorin organisaation raportointisuhteet selvennetään. 19 11.12.2013 Sovittiin, että pidetään Kari Pessi 30.4.2014 Avoin Siirtyvä Veron henkilö ottaa vastuun palvelutuotannosta ja raportoi palvelutuotannon johtajalle. Verolta siirtyvät raportoivat kuten tähänkin asti. : Toimintayksiköissä ja esimiesvastuissa on vielä hieman selvitettävää. Juha Vuojärvi 18.2.2104 Suljetaan Seuraava palaveri on maaliskuussa. Palaveri
VALTORI Pöytäkirja 3 / 5 käyttöpalveluita toimittavan alihankkijan kanssa erillinen palaveri tulevista tehtävistä. 21 20.1.2014 Sovittiin, että Verohallinnossa analysoidaan, minkälaisiin tehtäviin ja vaiheisiin työpanos on kohdistunut. Pia Haikonen 28.2.2014 Suljetaan on pidetty. Analysointi on tehty ja toimitettu. 24 11.2.2014 Varallaolomenettelystä ja ylityömenettelyistä pitää olla säännöt heti, kun toiminta käynnistyy 25 11.2.2014 Selvitettävä, miten tilauksen ja laskutuksen hyväksyminen hoidetaan siten, että Verolla on tieto siitä, miten Valtorilla toimitaan? Esim. toimittajan tilaaminen ylitöihin pikaisesti. Kari Pessi 30.4.2014 Avoin : Varallaolo- ja ylityömenettelyjä ei ole vielä. Virka-ajan ulkopuolisia töitä on hoidettu Veron käytännöillä. Työaikamääräys on Valtorissa työn alla ja se on hyväksytettävä vielä henkilöstön edustajalla. Epätietoisuus on tullut esille henkilöstön keskuudessa. Kari Pessi 30.4.2014 Avoin : Palaverissa sovittiin, mikä on menettely. Käytännön tasolla asiat ovat auki. Toimittajien osalta asia on tullut jo esille ja toimittajalta on jouduttu tilaamaan ylitöitä. 26 11.2.2014 Selvitettävä, miten puhelinlaskutuksen ja puhelinlaitteiden ostot hoidetaan. Jukka Yli- Koivisto 30.4.2014 Avoin Laskut tulevat Verolle ja ostot hoidetaan Veron Tilhan kautta. : Sovittava, siitä miten valtorilaisten laskut hoidetaan jatkossa. 27 11.2.2014 Sovittava, miten hallinnollisen puolen päätösasioiden / ongelmien käsitellään Veron ja Valtorin yhteistyönä Kari Pessi 28.2.2014 Suljetaan Palvelutuotannon johtaja tai toimitusjohtaja tekevät päätökset.
VALTORI Pöytäkirja 4 / 5 28 11.2.2014 Sovittiin, että asiakkaan kanssa pitää käydä läpi tilaus-, laskutus- tms. toimintatavat. Marita Sipola, Kari Pessi 30.4.2014 Avoin 20.1. sovittiin, että siirtohetkestä lähtien Valtori hoitaa laskut. Toimittajakirje on lähetetty, mutta viitetiedoista ei ole vielä varmaa tietoa. Sovittiin, että Vero palauttaa laskut, jos Valtorille kuuluvia laskuja tulee Verolle. 29 11.2.2014 Veron ehdotus, että K&K hankeen siirtoprojektin osalta tilaukset ja laskutus hoidettaisiin Verolla ja jatkuva palvelu tulisi Valtorin vastuulle. Sovittiin, että ehdotukseen palataan Kari Pessi / Jukka Yli- Koivisto 28.2.2014 Suljetaan Toimitaan ehdotuksen mukaan. 30 11.2.2014 Sovittiin, että Valtori tekee hinnasta (kolmella vaativuustasolla) esityksen, joka käsitellään 18.2 Kari Pessi 18.2.2014 Suljetaan Esitys on tehty ja hyväksytty. 31 11.2.2014 Sovittiin, että Vero ilmoittaa asiakastyytyväisyyskys elyyn vastaajat saatuaan kysymykset. Kari Pessi, Markku Heikura 13.2.2014 Suljetaan Kysely on toteutettu ja vastaukset koottu. 32 Projektiin liittyvät kokemukset ja opit Marjutille. ohjausryh mä 17.4.2014 Uusi 33 Selvitettävä, pystyykö yksi henkilö hoitamaan sekä Tullin että Veron asiakkuudet Kari Pessi 30.4.2014 Uusi 7 Muut asiat Asiakasvastuullinen on yhdessä Tullin kanssa. Selvitettävä, pystyykö yksi henkilö hoitamaan molemmat asiakkuudet (AP 33). Toivottiin, että linjaukset ja ohjeet tiedotetaan pidemmällä varoitusajalla (esim. XP-ohje).
VALTORI Pöytäkirja 5 / 5 8 Seuraava kokous 9 Liitteet Keskusteltiin Sonera Elisa -puhelinjärjestelmätoimittajan vaihdon vaikutuksista Verolle. torstaina 5.6.2014 13-14:30 Ympyrätalossa 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja 2. Valtorin tilannekatsaus 3. Projektin tilannekatsaus 4. Projektin hyväksymiskriteerit 5. Projektin loppuraportti