1 KOKOUSKUTSU KOKOUSAIKA keskiviikkona 27.päivänä tammikuuta 2016 klo 18.00 alkaen tarjoilua klo 17.30 18.00 KOKOUSPAIKKA Seurakuntatalo/takasali ESITYSLISTA 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 Työjärjestyksen hyväksyminen 5 Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohjeet 6 Eropyyntö luottamustoimesta 7 Talouspäällikön viran vastaanotto ja palkkaus 8 Vieremän seurakunnan rahatilien käyttöoikeus 9 Uuden luottamushenkilön valinta Jumalanpalvelus ja musiikkityön johtokuntaan 10 Kutsuntatilaisuuden vuokra 11 Rippikouluryhmät 2016 12 Seurakuntatalon alakerran remontointi 13 Ilmoitusasiat 14 Muut mahdolliset asiat 15 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus 16 Kokouksen päättäminen Vieremä 20.1.2016 Jukka Koivusalo Kirkkoherra/kirkkoneuvoston puheenjohtaja Mikäli et pääse tulemaan kokoukseen, ilmoitathan siitä välittömästi taloustoimistoon Puh. 0400 711 084 tai sähköpostilla tiina.toppinen@evl.fi
2 KOKOUSPÖYTÄKIRJAN NUMERO 1/2016 KOKOUSAIKA Keskiviikkona 27. päivänä tammikuuta 2016 klo 18:00-19:04 KOKOUSPAIKKA JÄSENET Seurakuntatalo/takasali Viljo Honkanen Markku Huttunen Jukka Koivusalo Pertti Rytkönen Sirkka Rönkkö Kerttu Tiikkainen Kalevi Vidgren puheenjohtaja kirkkoneuvoston varaphj VARAJÄSENET Heini Niskanen saapui klo 18:03 POISSA MUUT KUTSUTUT Anneli Toppinen Erkki Huuskonen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tanja Ruotsalainen, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja POISSA Tiina Toppinen, talouspäällikkö/pöytäkirjanpitäjä ALLEKIRJOITUKSET Jukka Koivusalo Tiina Toppinen Pertti Rytkönen puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä pöytäkirjanpitäjä 6 ja 7 PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Vieremä / 2016 Viljo Honkanen Markku Huttunen PÖYTÄKIRJA ON OLLUT YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Vieremän seurakunnan kirkkoherranvirastossa ajalla 2.2. 3.3.2016 kirkkoherra
3 1 Kokouksen avaus avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on laillinen, kun kokouskutsu on toimitettu kirkkoneuvoston jäsenille, kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle viimeistään kaksi päivää ennen kokousta. Kirkkoneuvoston kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on enemmän kuin puolet jäsenistä. n ehdotus: Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Pöytäkirjantarkastajien valinta n ehdotus: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan aakkosjärjestyslistan mukaisesti Viljo Honkanen ja Markku Huttunen. Tarvittaessa he toimivat myös ääntenlaskijoina. 4 Työjärjestyksen hyväksyminen n ehdotus: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti seuraavilla lisäyksillä: Muissa asioissa 14 1. käsitellään kirkkoherran sijaisen palkkio ja tämän jälkeen kirkkoneuvoston kokousajankohdat 14 2.
4 5 TALOUSARVION 2016 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianosaiset saavat tarpeelliset tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto antaa liitteen mukaisen talousarvion täytäntöönpano- ja määrärahojen käyttöohjeet.
5 6 EROPYYNTÖ LUOTTAMUSTOIMESTA Vieremän seurakunnan kirkkoneuvoston jäsen Tiina Toppinen on pyytänyt eroa kirkkoneuvoston jäsenyydestä kirjallisesti (liite). Syynä pyyntöön on Vieremän seurakunnan talouspäällikön virkaan valinta. n esitys: Tiina Toppiselle myönnetään ero kirkkoneuvoston jäsenyydestä. Neuvosto esittää edelleen kirkkovaltuustolle, että sen tulee valita uusi kirkkoneuvoston jäsen Tiina Toppisen tilalle. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti
6 7 TALOUSPÄÄLLIKÖN VIRAN VASTAANOTTO JA PALKKAUS Talouspäällikön virkaan valittu Tiina Toppinen on aloittanut työnsä 1.1.2016 alkaen. Viralle määritelty palkka on 3 018,75 euroa. Tiina Toppinen on toimittanut lääkärintodistuksen ennen virantoimituksen alkua. n ehdotus: Kirkkoneuvosto toteaa, että Tiina Toppinen on aloittanut virassa 1.1.2016 ja vahvistaa Tiina Toppiselle kuukausipalkaksi talouspäällikön viralle määritellyn palkan 3 018,75 euroa.
7 8 VIEREMÄN SEURAKUNNAN RAHATILIEN KÄYTTÖOIKEUS Talouspäällikön esitys: Vieremän seurakunnan rahatilien käyttöoikeus on ollut kirkkoherra Jukka Koivusalolla, talouspäällikkö Jenni Koholla 1.2.2015 alkaen, vs. talouspäällikkö Liisa Uotisella sekä kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Pertti Rytkösellä. Em. tarkoittaa tililtä (pankin tiskillä) rahan nostoa, jota käyttöä on pääasiassa nostettaessa eri tilaisuuksiin tarvittavaa pohjakassaa. Nostot ovat hoituneet käytännössä viranhaltijan toimesta. Kun rahatilien käyttöoikeuksiin tulee muutoksia, on lakkautettava käyttöoikeudet, joilla ei sitä enää ole. Oikeudet annetaan Vieremällä sijaitseviin pankkeihin. Kirkkoneuvosto päättää rahatilien käyttöoikeuksista. Lakkautetaan Jenni Kohon käyttöoikeus ja myönnetään käyttöoikeus talouspäällikkö Tiina Toppiselle, muut käyttöoikeudet säilyvät ennallaan.
8 9 UUDEN LUOTTAMUSHENKILÖN VALINTA JUMALANPALVELUS- JA MUSIIKKITYÖN JOHTOKUNTAAN Arja Rönkön kuoleman johdosta Jumalanpalvelus- ja musiikkityön johtokuntaan tulee valita uusi luottamushenkilö. n ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää valtuustolle uuden luottamushenkilön valintaa kyseiseen tehtävään jäljellä olevaksi toimikaudeksi.
9 10 KUTSUNTATILAISUUDEN VUOKRA Puolustusvoimat järjestää seurakuntatalolla kutsuntatilaisuuden 6.10.2016. Vuonna 2015 vuokra on ollut 250 euroa. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto vahvistaa seurakuntatalolla 6.10.2016 pidettävien kutsuntojen vuokraksi 260 euroa.
10 11 RIPPIKOULURYHMÄT VUONNA 2016 Nuorisotyönohjaaja Arja Glad on ilmoittanut, että vuoden 2016 rippikouluryhmien koko ylittää sallitun suuruuden (liite). Kaiken kaikkiaan rippikouluun on ilmoittautunut 54 henkilöä ja ryhmäkooksi näin ollen muodostuu 27 henkeä/ryhmä, suositeltu enimmäisryhmäkoko on 25 henkilöä. Vieremän seurakunnan rippikoulun ohjesäännön 5 :ssä todetaan Kirkkoneuvosto voi poikkeustapauksessa päättää ryhmäkoon ylittämisestä, kun siihen on erityisen painavat syyt. n ehdotus: Kirkkoneuvosto antaa luvan ryhmäkoon ylitykseen. Ryhmäkoon ylitys ei ole suuri ja kolmannen rippikouluryhmän perustaminen ei henkilöresurssien puitteissa ole mahdollista.
11 12 SEURAKUNTATALON ALAKERRAN REMONTOINTI Kirkkoneuvosto 4.6.2015 72 TYÖSUOJELUTARKASTUS Itä-Suomen aluehallintovirasto teki työsuojelutarkastuksen Vieremän seurakuntaan 4.6.2015. Tarkastuksen tekijänä oli ylitarkastaja Airi Hietamäki. Tarkastukseen osallistui seurakunnan koko henkilökunta. Tarkastuskertomukset (2015/22175 ja 2015/22229) ovat liitteenä 1. Liite on luottamuksellinen ja toimitetaan vain kirkkoneuvoston jäsenille. Talouspäällikön ehdotus: Keskustellaan työsuojelutarkastuksesta ja mahdollisista toimenpiteistä. Keskusteltiin työsuojelutarkastuksesta. Raportti käydään läpi henkilökunnan kanssa yhdessä kesälomien jälkeen, jolloin laaditaan tarkemmat toimenpiteet ja aika taulu. Nämä tuodaan neuvostolle tiedoksi. Seurakuntatalon alakerrassa tehdään kosteusmittaukset sekä selvitetään ilmanvaihto-ongelmia. Kirkkoneuvosto 1.10.2015 125 Seurakuntatalon alakerran sisäilmakartoitus tehtiin 25.8.2015. Kartoituksen toteuttivat Mittavat Oy:n Jussi Timonen ja Sami Rissanen. Raportti, mikä sisältää toimenpide-ehdotukset, on liitteenä 5 (luottamuksellinen). Talouspäällikön ehdotus: Keskustellaan tuloksista ja päätetään jatkotoimenpiteistä. Talouspäällikön muutettu ehdotus kokouksessa: 1) Seurakuntatalon alakerta otetaan välittömästi pois käytöstä ja kerhotoiminta siirretään muihin tiloihin. 2) Nimetään selvitystyöryhmä, jonka jäseniksi kutsutaan talouspäällikkö, kirkkoherra, ulkopuolisena asiantuntija Raimo Ikola sekä kirkkoneuvoston jäsenet Pertti Rytkönen ja Viljo Honkanen. Työryhmän toimeksiantona on selvittää asiaa ja tuoda kirkkoneuvostolle esitys jatkotoimenpiteistä. Kirkkoneuvosto 21.10.2015 140 a Työryhmä on kartoittanut seurakuntatalon alakerran eli päiväkerhotilan tilannetta. Muistio liitteenä 1. Talouspäällikön ehdotus: Esitetään päiväkerhotilan mahdolliseen ilmanlaatukorjaustyön toteuttamiseen ensivaiheessa seuraavaa; Ilmanvaihdon tasapainottaminen, joka on normaalia kiinteistön kunnossapitoa. Muutamien materiaalinäytteiden ottaminen mikrobianalyysiä varten alapohjasta ja maanpaineseinien eristetiloista sekä alapohjan betonilaattojen kosteusmittaus. Sen jälkeen kun em. selvityksistä on saatu tulokset, työryhmä tekee esityksen jatkotoimenpiteistä.
12 Kirkkoneuvosto 27.1.2016 12 Seurakuntatalon alakerrassa on tehty jatkotutkimuksia 30.11.2015, sisäilman laatuun liittyen, MittaVat Oy:n toimesta (luottamuksellinen muistio tarkastuksesta liitteenä). Kirkkoneuvoston asettama työryhmä on kokoontunut 14.1.2016 käsittelemään tämän tutkimuksen tuloksia (luottamuksellinen työryhmän muistio 2. liitteenä) ja antanut suosituksen jatkotoimenpiteistä. Talouspäällikön esitys: Keskustellaan asiasta ja työryhmän esityksestä sekä päätetään jatkotoimista. Ryhdytään asian vaatimiin korjaustoimenpiteisiin työryhmän esityksen mukaisesti ja pyydetään Raimo Ikola valvojaksi. Mahdollinen lisämääräraha anotaan kirkkovaltuustolta.
13 13 ILMOITUSASIAT Listaus Kipan järjestelmissä tehdyistä kirkkoherran ja talouspäällikön viranhaltijapäätöksistä tuodaan nähtäville kokoukseen. Vieremän seurakunnan rahavarojen ja arvopapereiden tarkastuskertomus 18.12.2015, luetaan kokouksessa Papiston vuosilomat ja vapaasuunnitelmat keväällä 2016, tuodaan nähtäville kokoukseen. Työntekijöiden vuosilomat ja vapaasuunnitelma keväälle 2016, tuodaan kokoukseen Alustava 1-12/2015 tuloslaskelma tuodaan nähtäville kokoukseen. Vieremän seurakunnan väkiluku 31.12.2015 3207 jäsentä (31.12.2014 3291 jäsentä). Kirkkohallituksen yleiskirje 1/2016 n ehdotus: Kirkkoneuvosto toteaa ilmoitusasiat tietoon saatetuiksi. Ilmoitusasiat todettiin tietoon saaduiksi.
14 14 1 KIRKKOHERRAN SIJAISEN PALKKIO n ehdotus: Kun kirkkoherra pyytää sijaisen toimituksiin tai vapaapäiväänsä tai lomaansa varten niin tälle maksetaan korvaus toimituspalkkioperusteella.
15 14 2 KIRKKONEUVOSTON KOKOUSAJANKOHDAT Keskusteltiin kirkkoneuvoston kokousajankohdista. Parhaiten sopivia päiviä ovat maanantai ja keskiviikko. Kirkkoneuvoston kokoukset pyritään järjestämään maanantaisin tai keskiviikkoisin.
16 15 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Oikaisuvaatimusohje ja valitusosoitus liitetään pöytäkirjaan. 16 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN päätti kokouksen ja luki siunauksen.