IT/Tietohallinto Raportointijärjestelmäprojekti Raportointijärjestelmän käyttöohje: Omien raporttien tekeminen Qlikviewissä 1/11 Omien raporttien tekeminen Qlikviewissä versiohistoria 11.5.2010 versio 1.0. Ohjeesta Tämä ohje käsittelee omien Qlikview-raporttien tekemistä ja jakamista muille käyttäjille Internet Explorer selaimessa toimivalla IE-plugin lisäosalla. Ohjeen on tarkoitus antaa vain minimaaliset perustaidot, joiden laajentamiseksi suositellaan kokeilemaan asioita itsenäisesti, tutustumaan Internetistä löytyvään ohjemateriaaliin (ks. esim. www.qlikview.com) sekä osallistumaan Qliktech Finlandin järjestämiin Qlikviewkoulutuksiin. Ohje on suositeltavaa lukea alusta loppuun. 1. Raporttiobjektin lisääminen: valintalista (List Box) Harjoitellaan uuden raporttiobjektin luomista lisäämällä uusi valintalista. Valintalista on yksinkertainen raporttiobjekti, jonka avulla raportteihin voidaan kohdistaa valintoja tai tehdä yksinkertaisia listauksia laitoksista, käyttäjistä tms. asioista. Uuden valintalistan lisääminen: 1. Avaa jokin käytössäsi oleva raporttitiedosto (esim. aalto_talous.qvw) ja valitse sen sisältä välilehti, jolle haluat lisätä valintalistan. Voit myös lisätä tiedostoon koko-
2/11 naan uuden välilehden valitsemalla yläreunan työkaluriviltä kohta Menu ja edelleen Add Sheet (Huom! Käytä Internet Exploreria ja siinä toimivaa IE-plugin-lisäosaa.) 2. Klikkaa välilehden valkoista taustaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse New Sheet Object ja edelleen List Box 3. Näytölle ilmestyy ponnahdusikkuna, jossa voit määritellä valintalistan ominaisuudet. Jos haluat antaa valintalistalle otsikon, joka on eri kuin valitun tietoalkion nimi (oletus), syötä nimi tähän. Tästä voit valita sen tietoalkion (esim. Laitos, Henkilö), joka valintalistassa näytetään. Jos haluat, että passiiviset (tehtyihin valintoihin sopimattomat) arvot eivät näy valintalistassa lainkaan, ruksita tämä. Oletuksena passiviset arvot näkyvät harmaina.
3/11 Jos haluat, että raporttiobjektin sisältö voidaan siirtää Exceliin, ruksita tämä. Välilehdeltä Font voit valita käytettävän fontin ja sen koon. 4. Klikkaa lopuksi OK. Aiemmin lisäämäsi raporttiobjektin (valintalista tai jokin muu objekti) ominaisuuksia voit muokata klikkaamalla raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla Properties Voit poistaa lisäämäsi raporttiobjektin klikkaamalla raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla Remove. Voit piilottaa lisäämäsi raporttiobjektin klikkaamalla raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla Hide. Voit tuoda piilottamasi raporttiobjektin näkyviin klikkaamalla työkalurivin - kuvaketta ja kaksoisklikkaamalla haluttua raporttiobjektia avautuvasta vasemman reunan valikossa kohdassa My Items.
4/11 2. Raporttiobjektin lisääminen: taulukko (Table Box) Edellä esitetty valintalista sisältää vain yhden tietoalkion (sarakkeen). Taulukko (Table Box) yleistää valintalistaa niin, että se voi sisältää useita tietoalkioita. Se on hyödyllinen, kun halutaan listata useiden eri tietoalkioiden toisiinsa kytkeytyvät arvot. Alla esitetty taulukko sisältää sarakkeinaan tietoalkiot Koulu ja Tiedekunta. Kunkin tietoalkion (esim. Koulu) kutakin arvoa (esim. T1 Teknillinen korkeakoulu) kohti taulukossa listautuvat kaikki/vain ne muiden tietoalkioiden (esim. Tiedekunta) arvot, jotka kytkeytyvät ko. arvoon. Erotuksena valintalistaan taulukossa ei koskaan näytetä passiivisia (tehtyihin valintoihin sopimattomia) arvokombinaatioita. Uuden taulukon lisääminen: 1. (Ks. luku 1 kohta 1, s. 1.) 2. Klikkaa välilehden valkoista taustaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse New Sheet Object ja edelleen Table Box 3. Avautuvassa ponnahdusikkunassa lisää taulukkoon halutut tietoalkiot (sarakkeet).
5/11 Tähän voit kirjoittaa taulukon otsikon. 1. Klikkaa lisättävän tietoalkion (sarakkeen) nimeä. 2. Klikkaa Add. Tässä näet taulukkoon lisätyt sarakkeet. Jos haluat nimetä lisätyn sarakkeen uudelleen, kirjoita tähän sarakkeen nimi. Klikkaa ensin uudelleen nimettävää saraketta. Näistä voit muuttaa lisättyjen sarakkeiden järjestystä. Klikkaa ensin siirrettävän sarakkeen nimeä. 4. Muokkaa muilla välilehdillä muita haluamiasi ominaisuuksia (fontti, Excel-siirto yms.) samoin kuin edellä. 5. Klikkaa OK. 3. Raporttiobjektin lisääminen: Kaavio (Chart) Usein raporteilla halutaan esittää tiettyyn arvokombinaatioon liittyvä laskennallinen aggregaatti, joka muodostetaan summan, keskiarvon tms. laskukaavan perusteella. Kaavio (Chart) laajentaa taulukkoa sallimalla laskentakaavojen käytön. Kaaviossa on kahdentyyppisiä sarakkeita: Dimensiosarakkeet (dimension). Nämä vastaavat taulukon sarakkeita (ks. edellä). Kaavasarakkeet (expression). Nämä muodostetaan laskentakaavojen avulla ja lasketaan jokaista erilaista dimensiosarakkeiden arvokombinaatiota kohden erikseen. Kaaviolla on useita erilaisia esitystapoja, joista alla on esitetty yleisimmät: Pivot-taulukko (Pivot Table) Pivot-taulukossa dimensiosarakkeet ovat vasemmalla ja aggregaattisarakkeet oikealla. Dimensiosarakkeissa samansisältöiset peräkkäiset rivit yhdistetään automaattisesti yhdistelmäsoluiksi (ks. sarake Koulu alla). Plus- ja miinuskuvakkeilla voidaan tuoda esiin tai piilottaa järjestyksessä seuraavan dimensiosarakkeen arvot näkyvistä.
6/11 Nämä ovat dimensiosarakkeita Tämä on kaavasarake. Miinuskuvakkeista voit piilottaa seuraavan dimensiosarakkeen (tässä tapauksessa Tiedekunta) arvot näkyvistä, jolloin kaavasarakkeen (tässä tapauksessa Kirjaukset yht.) arvo lasketaan valitulle koululle ilman tiedekuntaerittelyä. Suora taulukko (Straight Table) Suora taulukko muistuttaa ulkoisesti taulukkoa (Table Box). Toisin kuin pivot-taulukossa, kaikki arvot toistuvat jokaisella rivillä. Plus- ja miinuskuvakkeita ei ole käytettävissä. Graafi (useita eri alatyyppejä) Valittavana on useita erilaisia graafisia kuvaajia mm. pylväs-, viiva- ja piirakkagraafit. Uuden kaavion lisääminen: 1. (Ks. luku 1, kohta 1, s. 1.) 2. Klikkaa välilehden valkoista taustaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse New Sheet Object ja edelleen Chart 3. Valitse esitystapa, ja klikkaa Next.
7/11 Tähän voit kirjoittaa taulukon otsikon. Erilaisia graafeja Pivot-taulukko Suora taulukko Jos haluat antaa käyttäjälle mahdollisuuden siirtyä nopeasti erilaisten esitysmuotojen välillä (Fast Changepikkukuvakkeella), ruksaa tästä vaihtoehtoiset esitystavat. 4. Lisää dimensiosarakkeet samalla tavalla kuin yksinkertaisen taulukon sarakkeet (ks. luku 2, kohta 3, s. 4), ja paina Next. 5. (Kaavasarakkeen lisääminen.) Avautuvassa ikkunassa syötä kaava, ja paina OK. Voit myös kirjoittaa laskentakaavan suoraan tähän. 2. Valitse tästä tietoalkioon mahdollisesti kohdistettava aggregointifunktio. 3. (Ei relevantti tässä esimerkissä.) Ruksittamalla tämän huomioidaan aggregoinnissa vain tietoalkion keskenään erilaiset arvot. 1. Valitse tästä tietoalkio, johon laskenta kohdistuu. Tässä esimerkissä Summa (= kirjauksen euromäärä). 4. Klikkaa Paste liittääksesi laskentakaava kaavaeditoriin.
8/11 Aggregointifunktioiden lisäksi käytettävissä on mm. normaalit laskutoimitusoperaattorit ( +, -, /, *, jne.) sekä joukko erikoisfunktioita (ks. Functionsalivälilehti). Kaava voi sisältää myös useampia kuin yhden tietoalkion. Esimerkkejä laskentakaavoista: Kirjausten euromäärien summa kerrottuna -1:llä: -1 * Sum(Summa) Tilin 1600 kirjausten euromäärien summa: Sum({$<Tilinumero = {'1600'}>} Summa) 16 -alkuisten tilien ja tilin 1500 euromäärien summa: Sum({$<Tilinumero = {'16*', '1500' }>} Summa) Laitosten lukumäärä: Count(Laitos) 6. Halutessasi lisää uusia kaavasarakkeita, ja paina lopuksi Finish. Jos haluat nimetä kaavasarakkeen uudelleen (oletusnimi on käytetty laskukaava), kirjoita nimi tähän. Klikkaamalla tästä voit muokata laskukaavaa. Tästä voit lisätä uuden kaavasarakkeen. 4. Valmisraporttien muokkaaminen 1. Klikkaa raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä, ja valitse Clone. Tämä tekee raporttiobjektista muokattavissa olevan kopion. 2. Jos haluat siirtää raporttiobjektin toiselle välilehdelle, raahaa raporttiobjekti hiiren vasemmalla näppäimellä näytön yläreunassa sijaitsevan välilehden täbbään. 3. Voit muokata raporttia normaaliin tapaan klikkaamalla raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla Properties
9/11 5. Raporttiobjektien jakaminen muille käyttäjille 1. Klikkaa työkalurivin -kuvaketta. 2. Näytön vasempaan reunaan ilmestyy paneeli, jossa on kaksi kohtaa My Items ja Shared Items. Kohdassa My Items näet itse tekemäsi raporttiobjektit. Klikkaa hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä sitä raporttiobjektia, jonka haluat jakaa muille käyttäjille. Vaihtoehto A. Jos haluat jakaa raporttiobjektin kaikille käyttäjille, valitse optio Share with Everyone. Vaihtoehto B. Jos haluat jakaa raporttiobjektin vain tietyille käyttäjille, valitse Share Permissions Määritä tämän jälkeen avautuvassa ponnahduikkunassa ne käyttäjät, joille haluat jakaa raporttiobjektin. 1. Valitse tästä Share by username. 2. Kirjoita tähän halutun käyttäjän Aalto-käyttäjätunnus tai käyttäjäryhmän tunnus. Esim. Jos haluat jakaa raporttiobjektin vastuualueen T9100 kaikille käyttäjille, kirjoita käyttäjäryhmän tunnus T9100_staff. 3. Klikkaa Add. Toistamalla kohdat 1 3 voit lisätä useita käyttäjiä ja/tai käyttäjäryhmiä. 4. Klikkaa lopuksi OK.
10/11 6. Muiden jakamien raporttiobjektien käyttöönotto 1. Klikkaa työkalurivin -kuvaketta. 2. Näytön vasempaan reunaan ilmestyy paneeli, jossa on kaksi kohtaa My Items ja Shared Items. Kohdassa Shared Items näet muiden käyttäjien jakamat raporttiobjektit. Ottaaksesi objektin käyttöön raahaa se hiiren vasemmalla näppäimellä ruudulle tai kaksoisklikkaa sitä. Voit poistaa lisäämäsi jaetun raporttiobjektin klikkaamalla raporttiobjektia hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla Hide. 7. Tietoalkioiden välisten kytkentöjen tarkastelu Painamalla Ctrl+T näppäinyhdistelmää pääset tarkastelemaan raporttitiedoston sisältämiä tietoalkioita ja niiden välisiä kytkentöjä. Tietoalkioiden arvojen välillä voi olla kytkentä, mikäli ko. tietoalkiot sijaitsevat samassa taulussa (alla esim. taulu Organisaatio) tai mikäli ko. tietoalkiot sisältävät taulut ovat yhdistettävissä avainparien välityksellä (alla tauluja yhdistävät viivat).
11/11