MEILAHDEN SEURAKUNTA ORGANISAATIORAKENNE V. 2011 1. Johtamisjärjestelmän kuvaus ja seurakuntatyön perusrakenne 2. Organisaatiorakenne: tiimit, vastuuryhmät ja johtoryhmä 3. Tiimin, tiimivastaavan, vastuuryhmän ja johtoryhmän keskeiset tehtävät 4. Johtamistehtävät organisaation eri tasoilla 5. Työntekijöiden kokoukset Hyväksytty seurakuntaneuvostossa 12.1.2011
Meilahden seurakunnan johtamisjärjestelmän kuvaus 2011 - Seurakuntaneuvosto - Johtoryhmä - Vastuuryhmät - Tiimit - Työntekijäkokous - Kehityskeskustelut Tulokset, toiminnan ja vaikuttamisen tavoitteet Esimiesroolit Johtamisfoorumit MEILAHDEN SRK JÄRJESTELMÄ - TA 2012 ja TTS 2012-2014 - Vuosisuunnitelma 2012 - Kausisuunnitelmat 2012: kevät, kesä, syksy - Projektit Johtamisen prosessit ja välineet - Kirkkoherra - Vastuuryhmän pj. / siht. - Tiimivastaava eli lähiesimies - Projektivastaava JOHTAMIS- - TA ja TTS -prosessi - Vuosi- ja kausisuunnitelma - Projektien suunnittelu -Päivittäisjohtaminen - Strategiaprosessi 2011
Seurakuntatyön perusrakenne 1. Jokaisella on oman tehtävänkuvansa mukainen työ. 2. Yhteistyö oman työyhteisön muiden työntekijöiden ja toimijoiden kanssa. 3. Yhteistyötahojen kanssa tehtävä työ, vaikuttaminen toimintaympäristöön. Tehtäväkohtainen työ Yhdessä tehtävä työ Yhteistyötahojen kanssa tehtävä työ Meilahden seurakunta 12.1.2011 3
Kirkkoherra ja seurakuntaneuvosto 14 jäsentä Johtoryhmä Kirkkoherra, 6 tiimivastaavaa, A-kanttori ja seurakuntasihteeri Vastuuryhmät Pappien ja kanttoreiden kokous Papit, kanttorit, ylivaht. ja seurakuntasihteeri Kasvatustoiminnan vastuuryhmä 1 tiimivastaava, 3 muuta työntekijää ja 4-6 maallikkojäsentä Palvelu- ja tukitoiminnan vastuuryhmä 2 tiimivastaavaa, 2 muuta työntekijää ja 4-6 maallikkojäsentä Vapaaehtois- ja aluetoiminnan vastuuryhmä 2 tiimivastaavaa, 2 muuta työntekijää ja 4-6 maallikkojäsentä Julistustoiminnan vastuuryhmä 1 tiimivastaava 3 muuta työntekijää ja 4-6 maallikkojäsentä Tiimit ja projektit Kasvatustoiminnan tiimi Lapset, varhaisnuoret, nuoret, nuoret aikuiset ja perhetyö & projektit Palvelun ja tukitoiminnan tiimit 1. Diakonia, lähetys ja kansainvälinen vastuu 2. Kirkon palveluskunta ja virastotyöntekijät & Projektit ja Lomakoti Vapaaehtois- ja aluetoiminnan tiimit 1. Vapaaehtoistoiminta 2. Aluetoiminta L-P 3. Aluetoiminta MeRuPi & Projektit Julistustoiminnan tiimi Jumalanpalvelus, musiikki, aikuis- ja evankelioimistyö & Projektit Meilahden seurakunta 12.1.2011 4
Tiimin tehtävät Tiimi toimii vastuuryhmänsä alaisuudessa. 1. Oman vastuualueensa (työala/työalat) toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen. 2. Tiimin toimintasuunnitelman ja talousarvioesityksen, toimintakertomuksen ja kausisuunnitelmien laatiminen (huomioiden alueellisuus toiminnan suunnittelussa). 3. Tarvittava yhteistyö muiden tiimien ja projektien kanssa. 4. Ajankohtaisten työasioiden, vastuuvuorojen ja tiedotuskysymysten käsittely. 5. Tiimiä johtaa kirkkoherran nimeämä tiimivastaava, joka toimii oman tiiminsä jäsenten lähiesimiehenä, edustaa tiimiä vastuuryhmässä ja johtoryhmässä. Jos henkilö kuuluu kahteen eri tiimiin, niin lähiesimiehenä hänelle on ns. ensisijaisen tiimin esimies. 6. Tiimin muut jäsenet nimeää kirkkoherra henkilöstöä kuultuaan. Tiimin toimikausi on neljä vuotta. Tarvittaessa tiimin kokoonpanoon voi kirkkoherra tehdä muutoksia. 7. Tiimivastaava voi kutsua tiimin kokoukseen tarvittaessa myös muita työntekijöitä kuin tiimin varsinaiset työntekijät (moniammatillisen vuorovaikutuksen ja tarkoituksenmukaisuusperiaatteen hyödyntäminen). 8. Tiimin jäsenten koulutussuunnitelmien laatiminen. Meilahden seurakunta 12.1.2011 5
Tiimivastaavan tehtävät Tiimivastaavien keskeisiä tehtäviä ovat (ks. myös kohdasta Tiimin tehtävät ): 1. Johtaa tiiminsä toimintaa, vastata tiimin kokouksissa käsiteltävien asioiden valmistelusta ja huolehtia niissä tehtävien päätösten toimeenpanosta. 2. Toimia tiimin jäsenten lähiesimiehenä kirkkoherran osoittamissa tehtävissä ja käydä tarvittaessa kehityskeskustelut tiimin jäsenten kanssa kirkkoherran sijasta. 3. Edustaa tiimiään vastuuryhmässä ja johtoryhmässä sekä yhteistyötahojen kanssa käytävissä neuvotteluissa, yms. 4. Koordinoida tiimin yhteistyötä suhteessa muihin tiimeihin, vastuuryhmiin ja johtoryhmään. 5. Huolehtia tiimin vastuualuetta koskevien ajankohtaisten asioiden käsittelystä ja informoinnista. 6. Tiimivastaavan lähiesimiehenä toimii kirkkoherra. Meilahden seurakunta 12.1.2011 6
Vastuuryhmän tehtävät Vastuuryhmä toimii kirkkoherran, seurakuntaneuvoston ja johtoryhmän alaisuudessa. 1. Koordinoi, tukee ja kehittää siihen kuuluvien tiimien ja projektien toimintaa ja resursointia. 2. Kokoaa ja käsittelee tiimien toimintasuunnitelmat ja talousarvioesitykset, toimintakertomukset tilastoineen ja saattaa ne johtoryhmässä koordinoitaviksi ja edelleen seurakuntaneuvostossa päätettäviksi. 3. Tukee ja kehittää tiimien/vastuuryhmien välistä yhteistyötä seurakunnan toiminta-ajatuksen, TA:n ja TTS:n mukaisesti. 4. Kokoukset ja käsiteltävät pääteemat: tammi-helmikuu: toiminnan arviointi ja toimintakertomuksen kokoaminen, toiminnan visiointi ja kesäkauden kausisuunnitelman vahvistaminen. huhti-toukokuu: syyskauden kausisuunnitelman vahvistaminen, ja TA:n ja TTS:n lähetekeskustelu. syys-lokakuu: TA ja TTS esityksen kokoaminen ja kevätkauden kausisuunnitelman vahvistaminen. tarvittaessa vastuuryhmä voi kokoontua muulloinkin. 5. Vastuuryhmä voi perustaa alaisuuteensa projektiryhmiä. 6. Vastuuryhmään kuuluu neljä työntekijäjäsentä (tiimivastaava/vat ja 2-3 muuta työntekijäjäsentä, jotka kirkkoherra nimeää henkilöstöä kuultuaan ja moniammatillisuuden periaatteen huomioiden. Sen lisäksi kuhunkin vastuuryhmään seurakuntaneuvosto nimeää 4-6 maallikkojäsentä. Vastuuryhmän puheenjohtajana toimii kaksi vuotta kerrallaan kirkkoherran nimeämänä yksi tiimivastaavista tai seurakuntaneuvoston valitsema maallikkopuheenjohtaja. Vastuuryhmän toimikausi on neljä vuotta ja jäsenten toimikausi kaksi vuotta kerrallaan. 7. Vastuuryhmä voi tehdä esityksiä johtoryhmän kautta seurakuntaneuvostolle. 8. Vastuuryhmä huolehtii seurakuntaneuvoston ja johtoryhmän osoittamista mahdollisista toimeksiannoista. 9. Vastuuryhmä laatii toimintaansa ohjaamaan vuosikellon ja tarvittaessa sisäisen Meilahden työjärjestyksen. seurakunta 12.1.2011 7
Johtoryhmän tehtävät Johtoryhmä toimii kirkkoherran ja seurakuntaneuvoston alaisuudessa. 1. Seurakunnan toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen ja koordinointi. 2. Vastuuryhmien keskinäisen yhteistyön johtaminen ja koordinointi. 3. Ajankohtaisten työyhteisöasioiden käsittely ja kirkkoherran työn tukeminen. 4. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän johtaminen ja koordinointi. 5. Vastuuryhmien kokoamien TA- ja TTS-esitysten ja toimintakertomusten sekä kausisuunnitelmien koordinointi sekä TA- ja TTS-esitysten ja toimintakertomusten lopullisen esityksen tekeminen seurakuntaneuvostossa päätettäväksi. 6. Yhteistoimintasopimuksen edellyttämien asioiden käsittely (KirVesTes, Liite 14). 7. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii kirkkoherra ja sihteerinä seurakuntasihteeri. Kirkkoherran lisäksi päätösvaltaisia jäseniä ovat tiimivastaavat ja A-kanttori. 8. Johtoryhmän jäsenten lähiesimiehenä toimii kirkkoherra. 9. Johtoryhmä voi kokoontua myös laajennettuna johtoryhmänä, jolloin myös muut työntekijät voivat olla kokouksessa mukana (koko työyhteisöä koskevat asiat). Meilahden seurakunta 12.1.2011 8
Johtamistehtävät organisaation eri tasoilla Org.taso Tiimi Tiimivastaava Johtamisteht. Vastuuryhmä Vastuuryhmän pj TA ja TTS x x x x x x x Toim.kert. x x x x x x x x x x Johtoryhmä Kirkkoherra Seurakuntaneuvosto Päivittäisjohtaminen Henkilöstöesimies x x Rekrytointi x x x Taulukkoon merkitään organisaatiossa toimijoiden johtamistehtävät. Meilahden seurakunta 12.1.2011 9
Iso työntekijäkokous (tammi-, touko-, syys- ja joulukuussa; kesällä kokous 1 x vko tai 2 x kk) Tiimit (noin 1-2 x kk, ei kesällä) ja lisäksi vastuuryhmien työntekijäjäsenet silloin, kun valmistelevat vastuuryhmän kokousta Työntekijöiden kokoukset Lisäksi: vastuuryhmät ja seurakuntaneuvosto Johtoryhmä ja laajennettu johtoryhmä (3-4 kertaa kaudessa) Pappien ja kanttoreiden kokous 1 x kk, ja lisäksi 1 x kaudessa yhteiskokous julistustoiminnan vastuuryhmän kanssa Papit, kanttorit, ylivahtimestari ja seurakuntasihteeri Työntekijöiden kokoukset Meilahden seurakunnassa Meilahden seurakunta 12.1.2011 10