SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Pöytäkirja 1/2015 1/7. Osanottajat: Heljä Alanko jäsen, Tulkaa kaikki Pertti Hyvärinen jäsen, Yksi Meilahti

Transkriptio

1 SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Pöytäkirja 1/2015 1/7 Kokousaika: Tiistaina klo Kokouspaikka: Meilahden kirkon seurakuntasali Pihlajatie 16, Helsinki Osanottajat: Heljä Alanko jäsen, Tulkaa kaikki Pertti Hyvärinen Juha Hätinen (poistui kohdassa 12., klo 20.30) Sinivuokko Koivula-Mbemba jäsen, Tulkaa kaikki Juha Kouri Antti Laine jäsen, Tulkaa kaikki Eira Leinonen Anneli Louneva Liisa Mustajärvi Matti Pyhtilä Sofia Sarivaara jäsen, Tulkaa kaikki Anne Suomela Jorma Tikkamäki Liisa Nöyränen sihteeri Hannu Ronimus puheenjohtaja Poissa: Jani Peltola 1. Kokouksen avaus ja alkuhartaus Puheenjohtaja avasi kokouksen toivottaen uuden seurakuntaneuvoston jäsenet tervetulleiksi ja piti alkuhartauden. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty postitse ke Todetaan kokouksessa läsnäolijat. Esitys: Kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Jäseniä läsnä 13/14 sekä puheenjohtaja ja sihteeri sekä vieraana Helsingin seurakuntayhtymästä asianhallintajärjestelmän käyttöpäällikkö Mimmi Penttilä.

2 2 3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Esitys: Pöytäkirjan tarkastajat valitaan aakkosjärjestyksen mukaisesti. He toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Heljä Alanko ja Pertti Hyvärinen. He toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 4. Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Esitys: Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Päätös: Asiat päätettiin käsitellä esityslistan mukaisesti, kohtaan 15. Muut asiat lisättiin seurakuntaneuvoston jäsenten Matti Pyhtilän esittämänä informaatio Yhteisvastuukeräyksen 2015 käynnistymisestä ja Sofia Sarivaaran esittämänä keskustelu seurakuntaneuvoston maallikkojäsenen mahdollisuudesta toimia seurakuntaneuvoston puheenjohtajana. 5. Edellisen kokouksen pöytäkirja 6/2014 tiedoksi / Liite 5 A Esitys: Edellisen kokouksen tarkastettu pöytäkirja 6/2014, , merkitään tiedoksi. Päätös: Edellisen kokouksen tarkastettu pöytäkirja 6/2014, , merkittiin tiedoksi. 6. Ilmoitusasioita Asia 1: Meilahden seurakunnan jäsentietoja (liite 6, asia 1). Asia 2: Meilahden seurakunnan kevätkauden 2015 esite (liite 6, asia 2). Asia 3: Meilahden seurakunnan tiimien jäsenet lukien (ks.liite 8 A, ison työntekijäkokouksen pöytäkirja). Vastuuryhmien ja aluetoiminnan tiimien jäsenet vahvistetaan sen jälkeen, kun on päätetty uuden seurakuntaneuvoston jäsenten sijoittautumisista eri vastuuryhmiin ja aluetoiminnan tiimeihin. Asia 4: Meilahden seurakunnan hengellisen työn viranhaltijoiden työaikakokeilun jälkimmäinen vuosi toteutetaan edellisen vuoden virkaehtosopimuksen mukaisena; liitteenä ko. virkaehtosopimus (liite 6, asia 4). Kyseessä on näin ollen kolmas työaikakokeilujakso. Edelliset työaikakokeilujaksot ovat ajoittuneen ajalle ja Työaikakokeilu on osoittautunut onnistuneeksi. Sen keskeisinä tavoitteina ovat seuraavat asiat: o työ- ja vapaa-ajan selkeämpi erottaminen o työssä jaksamisen tukeminen o työn tuloksellisuuden parantaminen ja työn selkeytyminen o työmäärän tasapuolisuus eri viranhaltijoiden välillä

3 3 o työn selkeämpi etukäteissuunnittelu o työssä kertyvien ylitöiden ajallinen ja/tai rahallinen korvaaminen työntekijälle sekä leiri- ja ilta/yötyöstä annettavan vapaan kannustavuuden parantaminen o esimiehen ja viranhaltijan yhteistyön edistäminen Asia 5: Luottamushenkilöiden verkkopalvelun esittely, Hsrkyn Dynasty 360 asianhallintajärjestelmän käyttöpäällikkö Mimmi Penttilä. Asia 6: Sivutoimenlupaohje Meilahden seurakunnassa (liite 6, asia 6) Esitys: Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi. Päätös: Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. 7. Kirkkoherran tekemiä päätöksiä Kirkkoherran tekemät päätökset, joita hän on tehnyt seurakunnan johtavana viranhaltijana toimivaltansa puitteissa seurakuntaneuvoston edellisen ja tämän kokouksen välisenä aikana, saatetaan tiedoksi seurakuntaneuvostolle. Esitys: Puheenjohtajan tekemät päätökset merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi, että kirkkoherran tekemiä päätöksiä ei ollut. 8. Johtoryhmän tekemiä päätöksiä / Liite 8 A Seurakunnan johtoryhmä ei ole kokoontunut seurakuntaneuvoston kokouksen jälkeen. Työntekijöiden ison työntekijäkokouksen pöytäkirja jaetaan tiedoksi. Esitys: Merkitään tiedoksi ison työntekijäkokouksen pöytäkirja. Päätös: Merkittiin tiedoksi ison työntekijäkokouksen pöytäkirja. 9. Seurakunnan alustava tilinpäätös ajalta / Liite 9 A Puheenjohtaja esittelee seurakunnan alustavan tilinpäätöksen (kirjaustilanne ) ajalta , sisältäen palkka- ja henkilöstökulujen, vuokrakulujen ja toimintamäärärahojen toteuman (liite 9 A). Esitys: Alustava tilinpäätös ajalta merkitään tiedoksi. Päätös: Alustava tilinpäätös ajalta merkittiin tiedoksi. Todettiin, että alustavan tilinpäätöksen mukaan seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2014 on noin , jolloin seurakunnan kokonaisalijäämää (ns. konsernilaina seurakuntayhtymältä) jää jäljelle noin

4 4 10. Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtajan valinta vuosiksi Seurakuntaneuvoston puheenjohtajana on seurakunnan kirkkoherra ja varapuheenjohtajana neuvoston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa keskuudestaan valitsema jäsen (Kirkkojärjestys KJ 10:12). Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja toimii myös seurakuntaneuvoston työvaliokunnan varapuheenjohtajana. Esitys: Valitaan seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja, joka toimii myös seurakuntaneuvoston työvaliokunnan varapuheenjohtajana, vuosiksi Päätös: Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtajaksi vuosiksi valittiin Matti Pyhtilä, joka toimii myös seurakuntaneuvoston työvaliokunnan varapuheenjohtajana. 11. Seurakuntaneuvoston työvaliokunnan valitseminen vuodelle 2015 Meilahden seurakunnassa on ollut käytäntönä, että seurakuntaneuvostossa käsiteltäviä asioita valmistelee puheenjohtajan johdolla seurakuntaneuvoston keskuudestaan valitsema työvaliokunta. Työvaliokunnan muodostaminen ei ole kirkkojärjestyksen edellyttämä asia, mutta monet käytännölliset syyt puoltavat sitä. Työvaliokuntaan kuuluu seurakuntaneuvoston puheenjohtajan (kirkkoherra) ja varapuheenjohtajan lisäksi kolme jäsentä, jotka valitaan vuosittain seurakuntaneuvoston ensimmäisessä kokouksessa. Työvaliokunnan varapuheenjohtajalle ja jäsenille valitaan henkilökohtaiset varajäsenet. Sama henkilö voi tulla valittua työvaliokunnan jäseneksi ja varajäseneksi useamman kerran. Työvaliokunnan jäsenen ollessa estynyt osallistumaan työvaliokunnan kokoukseen, hänen tilalleen kutsutaan henkilökohtainen varajäsen. Jos henkilökohtainen varajäsen on myös estynyt osallistumasta työvaliokunnan kokoukseen, kutsutaan hänen tilalleen toinen varajäsen varajäsenten vertailuluvun mukaisessa järjestyksessä. Esitys: Merkitään tiedoksi, että seurakuntaneuvoston työvaliokunnan puheenjohtajana toimii aina kirkkoherra (Hannu Ronimus) ja varapuheenjohtajana seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja (Matti Pyhtilä). Valitaan seurakuntaneuvoston työvaliokunnan muut jäsenet (kolme henkilöä) ja jäsenten henkilökohtaiset varajäsenet (yksi + kolme henkilöä) vuodeksi Päätös: Seurakuntaneuvoston työvaliokunnan varsinaisiksi jäseniksi vuodeksi 2015 valittiin Sinivuokko Koivula-Mbemba (varajäseneksi Heljä Alanko), Antti Laine (varajäseneksi Sofia Sarivaara) ja Juha Hätinen (varajäseneksi Pertti Hyvärinen). Seurakuntaneuvoston varapuheenjohtajan Matti Pyhtilän varajäseneksi valittiin Anneli Louneva.

5 5 12. Seurakunnan vuosikertomus ja tilastot sekä tiimien toimintakertomukset vuodelta 2014 / Liitteet 12 A (jaetaan kokouksessa) ja 12 B. Kirkkoherra on laatinut vuosikertomuksen seurakunnan toiminnasta tilastoineen vuodelta 2014 ja se toimitetaan seurakuntayhtymään (liite 12 A, jaetaan kokouksessa). Seurakunnan tiimit ovat laatineet omat vuoden 2014 toimintakertomuksensa (liite 12 B). Vastuuryhmien toimintakertomukset käsitellään seurakuntaneuvoston kokouksessa 2/2015. Tähän kokoukseen kutsutaan myös tiimi- ja työalavastaavat. Esitys: Merkitään tiedoksi seurakunnan v vuosikertomus tilastotietoineen (liite 12 A), tiimien v toimintakertomukset (liite 12 B) ja kirjataan mahdollisia lisäevästyksiä tulevan toiminnan suunnittelua varten. Päätös: Merkittiin tiedoksi tiimien v toimintakertomukset (liite 12 B). Merkittiin tiedoksi, että seurakunnan v vuosikertomus tilastotietoineen (liite 12 A) jaetaan seuraavassa kokouksessa. Varsinaisia evästyksiä tulevan toiminnan suunnittelua varten ei tässä vaiheessa kirjattu, vaan asiaan palataan 3.3. seurakuntaneuvoston ja johtoryhmän jäsenten yhteiskokouksessa. Lisäksi keskusteltiin Meilahden organisaatiorakenteesta (puheenjohtaja jakoi kuvauksen seurakunnan nykyisestä organisaatiosta, liite 12 C), vastuuryhmistä ja tiimeistä ja keskustelun päätteeksi nimettiin vastuuryhmien jäseniksi seuraavat henkilöt: - Julistuksen vastuuryhmään (JUVA): Juha Hätinen, Eira Leinonen ja Jorma Tikkamäki. - Palvelu- ja tukitoiminnan vastuuryhmään (PATU): Liisa Mustajärvi, Anne Suomela sekä aikaisemman vastuuryhmän jäsenet Tiina Linkoaho (kansainvälisen diakonian toimintaryhmä) ja Pekka Sepponen (Meilahden kirkon ateriapalvelu). - Vapaaehtoistoiminnan vastuuryhmään (VAPA): Sofia Sarivaara. - Aluetoiminnan tiimeihin: o MeRuPi (Meilahti-Ruskeasuo-Pikku Huopalahti): Matti Pyhtilä (Meilahden alue), Pertti Hyvärinen (Pikku Huopalahden alue) sekä aikaisemman aluetiimin jäsenet Erkki Pohjavirta (Pikku Huopalahti), Riittasisko Räike (Ruskeasuo). o Länsi-Pasila: Juha Kouri ja Anneli Louneva sekä aikaisemman aluetiimin jäsen Anna-Liisa Tuominen. Vastuuryhmien ja aluetoiminnan tiimien kokoonpanon täydentäminen ja vahvistaminen tapahtuu seuraavassa seurakuntaneuvoston kokouksessa Merkittiin tiedoksi seurakunnan isossa työntekijäkokouksessa päätettyjen, työntekijöistä koostuvien viiden tiimin (julistus-, kasvatus-, palvelu-, tuki- ja vapaaehtoistoiminta), johtoryhmän ja viestintätyöryhmän jäsenet sekä MeRuPin ja Länsi-Pasilan aluetoiminnan tiimien työntekijäjäsenet (ks. ison työntekijäkokouksen pöytäkirjan 4. ).

6 6 13. Seurakuntaneuvoston ohjesääntö / Liite 13 A Seurakuntaneuvoston voimassaolevassa ohjesäännössä (Liite 13 A), joka on hyväksytty , määritellään neuvoston toimintatavat ja tehtävät. Seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat liitteineen ovat julkisia, lukuun ottamatta salassapidon alaisia asioita. Kokouksissa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia. Esitys: Merkitään tiedoksi seurakuntaneuvoston voimassaoleva ohjesääntö ja tehdään mahdollisesti tarvittavat sisältöpäivitykset. Päätös: Merkittiin tiedoksi seurakuntaneuvoston voimassaoleva ohjesääntö, sisältöpäivityksiä ei kirjattu. 14. Kirkkokolehdit ajalle / Liite 14 A (jaetaan kokouksessa) Kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämien seurakuntien pääkirkoissa (Meilahden kirkko) kerättävien kirkkokolehtien lisäksi seurakuntaneuvosto päättää Meilahden seurakunnassa kannettavien kolehtien kohteista (liite 14 A). Kolehtien kohteista päätettäessä on otettava huomioon seurakuntaneuvoston hyväksymään seurakunnan 2015 talousarvioon budjetoitujen seurakunnan omien työmuotojen käyttöön kerättävien kolehtien tuottoarvio. Näiden eri työmuotojen kolehtituottojen turvaaminen tulee painokkaasti huomioida niiden kolehtien kohteiden määrittelyssä, joista seurakunta voi itsenäisesti päättää. Lisäksi todettakoon, että vaikka seurakunta voi kaikkien Länsi-Pasilan kappelissa kerättävien kolehtien kohteista päättää itsenäisesti, huomioidaan siellä kerättävien kirkkokolehtien kohteista päätettäessä oman seurakunnan työmuotojen ohella ne kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämät kolehdit, jotka kohdentuvat lähetystyön ja Kirkon ulkomaanavun kohteisiin, sekä näiden lisäksi mahdollisesti joitakin ulkopuolisia kolehtianomuksia. Esitys: Päätetään kirkkokolehtien kohteista ajalle oheisen liitteen 14 A ja käydyn keskustelun pohjalta. Päätös: Päätettiin kirkkokolehtien kohteista ajalle oheisen liitteen 14 A pohjalta. 15. Muut asiat Kohdassa Muut asiat käsitellään tarvittaessa sellaisia seurakuntaneuvoston päätöstä edellyttäviä asioita, joita asian kiireellisyyden takia ei ehditä käsitellä normaalin valmistelumenettelyn mukaisesti seuraavassa kokouksessa. Lisäksi kohdassa voidaan käsitellä seurakuntaneuvoston jäsenten esille nostamia asioita, jotka on saatettu tiedoksi kokouksen työjärjestyksen hyväksymisen yhteydessä.

7 7 Esitys: Käsitellään asioita, jotka neuvoston jäsenet työjärjestyksen hyväksymisen yhteydessä ottavat esille. Päätös: Merkittiin tiedoksi Asia 1: Yhteisvastuukeräys 2015 tukee Suomessa vähävaraisia, yksinäisiä ja eri syistä elämässään vaikeaan tilanteeseen joutuneita ihmisiä Suurella Sydämellä -vapaaehtoistoiminnan kautta. Ulkomaisena kertäyskohteena on Haiti, missä autetaan lapsia kouluun. Keräys käynnistyy sunnuntaina Matti Pyhtilä haastoi seurakuntaneuvoston jäsenet keräykseen mukaan sopivaksi katsomallaan tavalla. Merkittiin tiedoksi Asia 2: Käytiin keskustelua seurakuntayhtymän järjestämässä luottamushenkilökoulutuksessa esillä olleesta asiasta, että seurakuntaneuvoston puheenjohtajana voi tietyin edellytyksin toimia kirkkoherran sijasta joku seurakuntaneuvoston jäsenistä. Perusedellytyksenä sille, että kirkkoherra ei toimisi seurakuntaneuvoston puheenjohtajana on se, että kirkkoherra antaa suostumuksen asialle. Tämän lisäksi edellytetään, että joku seurakuntaneuvoston jäsenistä on suostuvainen toimimaan seurakuntaneuvoston puheenjohtajana ja asia saa jäseniltä riittävän kannatuksen. Sovittiin, että asiaan palataan tarvittaessa ja että asiasta tehdään ko. Esitys. 16. Kokouksen päättäminen ja valitusosoitus / Liite 16 A Puheenjohtaja päätti kokouksen klo ja antoi valitusosoituksen. Hannu Ronimus puheenjohtaja Liisa Nöyränen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Helsingissä / / Heljä Alanko pöytäkirjantarkastaja Pertti Hyvärinen pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä välisenä aikana Meilahden seurakunnan kirkkoherranvirastossa ja Länsi-Pasilan kappelissa ja sen pitämisestä nähtävillä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla välisenä aikana. Hannu Ronimus kirkkoherra