Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien johtamisen toimintamallin arviointi: raportti 27.9.2016 kehittämispäällikkö Sanna Antman-Kurvi ohjelmajohtaja Päivi Hoverfält strategiajohtaja Jorma Valve
Sisältö Taustaa ja arvioinnin toteutus Tulokset Kyselyn tulokset Laadullisen analyysin tulokset Johtopäätöksiä ja kehittämiskohteita Liite: Yhteenveto laadullisesta aineistosta: onnistumisia, haasteita ja kehittämisehdotuksia 2
Taustaa ja arvioinnin toteutus 3
Poikkihallinnolliset kehitysohjelmat Espoossa Kuluvalla valtuustokaudella Espoossa on pilotoitu ohjelmajohtamista poikkihallinnollisissa kehitysohjelmissa. Valtuusto asetti ohjelmat hyötytavoitteineen vuonna 2013. Asetetut ohjelmat ovat: Osallistuva Espoo Nuorten elinvoimaisuus Elinvoimaa ikääntyville Kestävä kehitys Kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys Ohjelmat toimivat osana Espoo-tarinan toimeenpanoa. Viidessä valtuuston asettamassa poikkihallinnollisessa kehitysohjelmassa on keskitytty valtuustokaudelle tunnistettuihin tärkeimpiin haasteisiin. Ohjelmajohtamisen toimintamalli luotiin samanaikaisesti ohjelmien suunnitteluvaiheen kanssa. Ohjelmajohtamisella viitataan tapaan organisoida ja johtaa merkittäviä muutoksia kehitysohjelmien avulla. Ohjelmajohtaminen eroaa linjajohtamisesta, mutta niillä on useita rajapintoja. Ohjelmissa voidaan kehittää ja kokeilla uusia palveluja, toimintatapoja ja muita ratkaisuja, mutta niiden laajemmasta käyttöönotosta päätetään linjaorganisaatiossa. Ohjelman toimijat osallistuvat ohjelmatyöhön usein tyypillisesti oman linjaorganisaation toimensa ohessa, ja resurssien käytöstä neuvotellaan linjaorganisaation kanssa. 4
Espoon poikkihallinnolliset kehitysohjelmat: tavoitteita ja lähtökohtia Toimivat osana strategian eli Espoo-tarinan toimeenpanoa Vauhdittavat uusien ratkaisujen aikaansaamista valtuustokauden tärkeimpiin haasteisiin Tavoitteena on aikaansaada laaja-alaista vaikuttavuutta ohjelma-alueilla Tuovat uudenlaista otetta kehittämiseen ja kannustavat yhdessä tekemiseen yli perinteisten organisaation raja-aitojen Kokoavat kaupungin projektitoimintaa ja siihen käytettäviä resursseja Ohjelmien johtaminen eroaa linjajohtamisesta, mutta niillä on useita rajapintoja 5
Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien johtamisen toimintamallin itsearvioinnin toteutus Arvioinnin tavoitteena oli saada vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Miten ohjelmajohtamisessa on onnistuttu asetettuihin tavoitteisiin ja odotuksiin nähden? Miten ohjelmajohtamista tulisi kehittää, jotta se tukisi mahdollisimman hyvin Espoo-tarinan toteutusta? Arvioinnissa keskityttiin ohjelmajohtamisen toimintatapaan, ei ohjelmakohtaisiin tuloksiin. Ohjelmakohtaisia tuloksia, vaikutuksia ja onnistumista arvioidaan erikseen ohjelmien loppuraportoinnin yhteydessä talven 2016 2017 aikana. Arviointi toteutettiin elo-syyskuussa 2016 viiden poikkihallinnollisen kehitysohjelman ohjaukseen osallistuneiden avainhenkilöiden itsearviointina. Arvioinnin tiedonkeruumenetelminä olivat sähköinen kysely, ohjausryhmien yhteinen arviointityöpaja ja ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu. Konserniesikunnan strategia ja kehittäminen -ryhmä vastasi tulosten analysoinnista ja raportoinnista. Arvioinnin tuloksia käytetään Espoon ohjelmajohtamisen toimintatapojen kehittämisessä. 6
Kyselyn vastaukset Kyselyyn tuli määräaikaan mennessä 42 vastausta. Vastausprosentti oli 48 %. 7
Kyselyn tulokset 8
Kuinka Espoossa on onnistuttu ohjelmajohtamiseen ja ohjelmatyöhön kohdistuneissa odotuksissa ja tavoitteissa? (Kyselyn vastausten keskiarvot, n = 41) Asteikko: 1 = täysin eri mieltä 2 = jokseenkin eri mieltä 3 = ei samaa eikä eri mieltä 4 = jokseenkin samaa mieltä 5 = täysin samaa mieltä Yksittäisten vastaajien arvioissa on suurta vaihtelua. Keskiarvojen keskihajonnat vaihtelivat välillä 0,81-1,23. 9
Luottamushenkilöiden ja viranhaltioiden vastauksissa ei ole suuria eroja 10
Eri ohjelmia edustavien vastauksissa on jonkin verran eroja (1/2) Parhaita arvioita keskimäärin antoivat Kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys -kehitysohjelman ja heikoimpia Nuorten elinvoimaisuus -ohjelman edustajat. 11
Eri ohjelmia edustavien vastauksissa on jonkin verran eroja (2/2) Suurimmat erot ovat arvioidussa ohjelmatyön mielekkyydessä, ohjelmajohtamisen mallin ja siihen liittyvien toimintatapojen tarkoituksenmukaisuudessa, poikkihallinnollisen yhteistyön edistämisessä kaupunkiorganisaation sisällä ja kaupungin kehitystoiminnan kokoamisessa. 12
Laadullisen analyysin tulokset 13
Miten Espoon ohjelmajohtamisen toimintatapoja tulisi kehittää edistämään entistä paremmin Espoo-tarinan toteutusta? Kyselyn vastaajien mainitsemat kehittämiskohteet ryhmiteltyinä teemoittain (1/2) 1. Ohjelmien organisointi, roolit ja vastuut ja poikkihallinnollisuus ohjelmaryhmän sisällä (16 mainintaa) Ohjausryhmän kokoonpanojen tarkastelu ja jäsenten sitoutumisen vahvistaminen Ohjelmien sisällön selkeämpi projektointi ja vastuutus Poikkihallinnollisuuden vahvistaminen 2. Tavoitteiden ja mittarien asettaminen (12 mainintaa) Mittaamismahdollisuuksien varmistaminen hyötytavoitteita asetettaessa Vähemmän tavoitteita ja keskittyminen tärkeimpiin kehittämiskohteisiin Ohjelmien tavoitteiden parempi huomioiminen kaupungin muussa tavoiteasettelussa ja seurannassa 3. Yhteistyö ohjelmien ja linjaorganisaation välillä (10 mainintaa) Aktiivisempi tiedonkulku ja ajatustenvaihto ohjelmien ja linjaorganisaation välillä Tarkempi määrittely, mitä tehdään poikkihallinnollisilla kehitysohjelmilla, muilla ohjelmilla ja mitä linjatyönä Ohjelmien mandaatin selkeyttäminen ja budjetin ohjausvaikutuksen vahvistaminen 4. Ohjelmajohtamisen toimintamalli ja työkalut (9 mainintaa) Ohjelmille omaa päätäntä- ja budjettivaltaa Byrokratian keventäminen Kaupungin projektisalkkutyökalun laajempi hyödyntäminen ohjelman ohjauksessa ja näkyväksi tekemisessä Kyselyn avovastaukset Mainintojen määrät kertovat, monenko eri vastaajan vastauksissa esiintyi teemaan liittyvä asia (vastaajia yhteensä 42). Liitteessä on yhteenveto kaikesta laadullisesta aineistosta ryhmiteltynä yllä oleviin kokonaisuuksiin. 14
Miten Espoon ohjelmajohtamisen toimintatapoja tulisi kehittää edistämään entistä paremmin Espoo-tarinan toteutusta? Kyselyn vastaajien mainitsemat kehittämiskohteet ryhmiteltyinä teemoittain (2/2) 5. Ohjelman ohjaus ja ohjausryhmän toimintatavat (7 mainintaa) Strukturoidumpi työskentely Nopeampia päätöksiä ja toimeenpanoja Rohkeutta lisää ja uusia luovia toimintatapoja Kokousten välisen työskentelyn kehittäminen ja tehtävien jakaminen ohjausryhmän jäsenten kesken 6. Seuranta ja arviointi (6 mainintaa) Sovittujen asioiden tiukempi seuranta Väliarvioinnin tekeminen ohjelman tavoitteista suhteessa muuttuvaan toimintaympäristöön Toimenpiteiden ja projektien vaikuttavuuden arviointi mahdollisimman yhtenevällä tavalla 7. Sidosryhmien osallistaminen ja vuorovaikutus (6 mainintaa) Kuntalaisten ja kumppanien laajempi osallistaminen Vuorovaikutuksen lisääminen toimijoiden välillä 8. Tulevien ohjelmien valinta (5 mainintaa) Vähemmän mutta entistä parempia ohjelmia Keskittyminen tärkeimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin Ehdotuksia tulevien ohjelmien teemoiksi dialla 29 9. Resursointi (3 mainintaa) Avainhenkilöiden henkilötyöpanoksen selkeämpi resursointi ohjelmatyöhön ja ajankäytön varmistaminen esimiesten kanssa Kyselyn avovastaukset Muita mainintoja (10 mainintaa) Mainintojen määrät kertovat, monenko eri vastaajan vastauksissa esiintyi teemaan liittyvä asia (vastaajia yhteensä 42). Liitteessä on yhteenveto kaikesta laadullisesta aineistosta ryhmiteltynä yllä oleviin kokonaisuuksiin. 15
Kyselyn vastaajien kommentteja [Ohjelman] rooli on ollut erityisen merkittävä asioissa, joiden käynnistämistä/edistämistä ei tunnisteta vielä jonkin toimialamme vastuualueeksi Ohjelmajohtaminen auttaa luottamushenkilöitä ymmärtämään viranhaltijoiden työtä. Kaupungin kehitystoiminnalta puuttuu edelleen punainen lanka. Liikaa tehdään edelleen siiloissa ja ilman asukkaita. Työskentelytapa on edelleen jäykähkö. Rohkeutta pitäisi olla lisää. Tavoitteiden vieminen käytännön toiminnoiksi on epäselvää. Ohjelmaryhmässä oikein hyvä ja rakentava henki, joka tarjoaisi mahdollisuudet vielä kovempiin saavutuksiin. Toivottavasti ohjelmat saavat jatkoa, ja opitaan lisää. 16
Johtopäätöksiä ja kehittämiskohteita
Johtopäätöksiä ohjelmajohtamisen ja ohjelmatyön onnistumisesta Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjaukseen osallistuneiden mielestä ohjelmajohtamiseen ja ohjelmatyöhön kohdistuneissa odotuksissa ja tavoitteissa on onnistuttu hyvin. Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden näkemykset ohjelmajohtamisen ja ohjelmatyön onnistumisesta eivät juuri eroa toisistaan. Sen sijaan eri ohjelmien välillä on jonkin verran eroja arvioissa. Ohjelmajohtamisen mallissa ja toimintatavoissa on tulosten mukaan kehittämistarpeita. Toimintamallin perusajatukset tuntuvat kuitenkin toimivan hyvin ja pääosa kehittämiskohteista koskee käytännön toimintatapoja. Tulosten mukaan ohjelmajohtaminen on toimiva tapa toteuttaa Espootarinaa ja täydentää linjaorganisaation toimintaa. Jatkossa ohjelmia voisi olla vähemmän ja niiden tulisi keskittyä tärkeimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin, joissa ohjelmajohtaminen tuottaa eniten lisäarvoa. 18
Keskeisiä kehittämiskohteita ohjelmatyössä Jotta ohjelmajohtaminen tukisi entistä paremmin Espoo-tarinan toteutusta, ohjelmajohtamisen toimintatapoja tulisi kehittää erityisesti seuraavien osalta: Tavoitteiden muotoileminen selkeämmiksi, realistisemmiksi ja paremmin mitattaviksi, mahdollisuus tarkistaa tavoitteet ohjelmakauden puolessa välissä sekä ohjelmatyön fokusoiminen rajatumpiin keskeisiin kehittämiskohteisiin. Ohjelmien ja linjaorganisaation välisen rajapinnan selkeyttäminen mm. yhteistyötä ja tiedonkulkua vahvistamalla, jotta ohjelmat nähtäisiin laajemmin koko kaupungin yhteisinä asioina. Motivaation, asiantuntemuksen ja poikkihallinnollisuuden painottaminen ohjausryhmän jäsenten ja muiden avainhenkilöiden valinnassa. Ohjausryhmän roolin ja sitoutumisen vahvistaminen mm. perehdyttämällä jäsenet huolella ja käyttämällä aikaa ohjausryhmän työskentelytapojen kehittämiseen ja sopimiseen. Avainhenkilöiden resursoinnin varmistaminen mm. sopimalla selkeästi työajan käytöstä ohjelmatyöhön ja järjestämällä riittävä back-up ja tuki erityisesti ohjelmapäälliköille. 19
Liite: Yhteenveto laadullisesta aineistosta: onnistumisia, haasteita ja kehittämisehdotuksia 20
Yhteenveto laadullisesta aineistosta Liitteessä on yhteenveto kaikesta laadullisesta analyysista: kyselyn avovastauksista, työpajan keskusteluista ja ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelusta. Aineisto on ryhmitelty käyttämällä diojen 14-15 teemoja, jotka nousivat kyselystä. Jokaisen teeman kohdalla on esitetty kooste onnistumisista, haasteista sekä kehittämiskohteista ja -ehdotuksista. Lisäksi viimeisellä dialla on ohjelmapäälliköiden koottuja ehdotuksia tulevien ohjelmien tukemiseksi. 21
Onnistumisia ja haasteita + Ohjausryhmän kokoonpano 5 luottamushenkilöjäsentä + 5 viranhaltijajäsentä on toiminut hyvin + Aito yhteistyö on toteutunut ohjausryhmässä ja poikkihallinnollisuus on toiminut + Ohjausryhmä on toiminut erittäin merkittävänä sparrausryhmänä ja käynnistäjänä asioissa, joiden edistämistä ei tunnisteta vielä jonkin toimialamme vastuualueeksi + Innostuneet ovat saaneet paljon aikaiseksi + On toteutettu asioita, joita ei olisi saatu lautakunnissa tehtyä + Ohjelman viestintäpäällikkö on ollut tervetullut tuki, vaikka panos on vaihdellut ohjelmittain. Viranhaltijoiden sitoutuminen ei ole aina ollut riittävää Jotkut valtuustoryhmät eivät ole olleet edustettuna ohjausryhmissä Ohjelman omistajan ja puheenjohtajan yhteistyö ohjelmapäällikön kanssa on ollut liian vähäistä. Ohjelma on ollut liiaksi ohjelmapäällikön varassa. Ohjelman ohjausryhmän rooli on ollut liian "kumileimasintyyppinen Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Valitaan ohjausryhmän jäsenet aidon tarpeen mukaan ja nostetaan viranhaltija- ja luottamushenkilöjäsenten motivaatio toimintaan osallistumiseen keskeiseksi valintakriteeriksi ohjausryhmään. Lisäksi on varmistettava, että ryhmässä on riittävästi asiantuntemusta ja kokemusta. Muutetaan ohjausryhmän kokoa (toisaalta ehdotetaan pienempää ohjausryhmää, jotta päästää aitoon keskusteluun, toisaalta taas laajempaa ryhmää poikkihallinnollisuuden ja monipuolisuuden varmistamiseksi). Valitaan ohjausryhmän jäsenille varajäsenet 1. Ohjelmien organisointi, roolit ja vastuut ja poikkihallinnollisuus ohjelmaryhmän sisällä Tuetaan ohjausryhmän yksittäisiä jäseniä asioiden viemisessä eteenpäin omilla toimialoillaan Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 22
2. Tavoitteiden ja mittarien asettaminen Onnistumisia ja haasteita + Tavoitteista on kysytty kohdejoukolta, mm. nuoret + On kokeiltu ja myös saatu aikaan uusia asioita + Joihinkin tavoitteisiin on ollut helppo löytää projekteja Jotkut tavoitteet ovat olleet epärealistisia Jotkut ohjelman asiat ovat tulleet jo muualta, esim. opetussuunnitelmasta, ja se on johtanut osittain päällekkäiseen toimintaan Joissakin ohjelmissa tavoiteasettelu ja toiminta on ollut osin päällekkäistä lakisääteisten ohjelmien kanssa Tietyt henkilöt ohjausryhmässä saattoivat ohjata liikaa tavoiteasettelua omien intressiensä suuntaan. Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Kytketään ohjelmien keskeiset tavoitteet paremmin Espoo-tarinan tavoitteisiin Linkitetään kehitysohjelmat vielä paremmin kaupungin ydintoimintojen kehittämiseen Vähennetään tavoitteiden lukumäärää ja keskitytään 2 3 tärkeimpään kehittämiskohteeseen Tehdään alkuarviointi ohjelmien toiminta-alueesta ja siitä, mitä odotetaan Pitäisikö ohjelmilla olla jo hyötytavoiteaihiot, kun ohjausryhmien kokoonpanot nimetään? Tai pitäisikö ohjausryhmän kokoonpano tarkistaa, kun hyötytavoitteet on asetettu, ja tehdä tarvittaessa muutoksia? Mietitään hyötytavoitteet suhteessa muihin tavoitteisiin ja ohjelmiin Asetetaan ohjelmille ja niiden projekteille selkeämmät ja realistisemmat tavoitteet, joiden onnistumista kyetään mittaamaan Tarjotaan mahdollisuus tarkistaa hyötytavoitteet pitkän ohjelmakauden puolessa välissä, koska toimintaympäristö saattaa muuttua merkittävästi Tarvitaan priorisointityökalu Panostetaan tavoitteiden viestintään enemmän Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 23
3. Yhteistyö ohjelmien ja linjaorganisaation välillä Onnistumisia ja haasteita + Ohjelmajohtaminen ei korvaa linjaorganisaation työtä, mutta voi täydentää sitä ja tuoda työhön uusia näkökulmia + Ohjelmajohtamisen kautta on päästy toimialat ylittävään kehittämiseen isoissa asioissa Ohjelman toiminta on jäänyt osittain ontoksi suhteessa linjaorganisaation toimintaan. Ohjelmassa on paljon ideoita, mutta ei ole välttämättä mandaattia lähteä niitä toteuttamaan Linja tappaa isot innovaatiot => arjen raadollisuus, miten päästään sen yli? Yksittäinen toimiala painottui liikaa ohjelmassa Poikkihallinnollisen, hallinnonalojen välisen yhteistyön kehittäminen on toteutunut epätasaisesti: osa hallinnonaloista on suhtautunut asiaan myönteisesti ja ollut aktiivisesti mukana, osa ei. Alussa ohjelmien välisiä rajapintoja mietittiin liian vähän Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Vahvistetaan ohjelmatyön ja linjatyön kytköstä yhtenäistämällä soveltuvin osin ohjelmien hyötytavoitteita ja toimialojen tuloskorttitavoitteita. Varmistetaan yhteys muihin tahoihin, jotka vastaavat tavoiteasettelusta ja kehittämisestä ohjelman alueella. Määritellään, hoitaako ohjelma vai linjaorganisaatio tietyn projektin/tekemisen ja mikä taho ottaa toteuttamisvastuun. Resurssit osoitetaan sen mukaisesti joko ohjelmalle tai linjaorganisaatiolle. Sitoutetaan toimialajohtajat alkuvaiheessa vahvemmin ohjelmatyöhön. Heidän tulisi vastuuttaa selkeästi henkilöt ja antaa mandaatti toimia. Parannetaan sisäistä tiedonkulkua ja ajatustenvaihtoa linjaorganisaation ja ohjelmien välillä tukemalla ohjausryhmiin nimettyjen edustajien tehtävää viestinviejinä oman toimialansa/yksikkönsä suuntaan. Edistetään ajattelua, että ohjelmat nähtäisiin kaupungin yhteisinä eikä kilpailevina linjaorganisaation kanssa. Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 24
4. Ohjelmajohtamisen toimintamalli ja työkalut Onnistumisia ja haasteita + Kehitysohjelmatyö on ylittänyt ennakko-odotukset + Hyvä harjoittelukierros, toinen kierros tulee olemaan helpompi + Ohjelmatyö on erinomainen tapa toteuttaa Espoo-tarinaa + Ohjelmajohtamisen malli on tarkoituksenmukainen + Ohjelmasuunnitelman teko alussa on tukenut työtä ja mm. selkeyttänyt rooleja ja vastuita + Hyvä, että ohjelmat ovat kokoontuneet yhteen noin kerran vuodessa. + Ohjelmapäälliköiden säännölliset yhteiset kokoukset ovat olleet tarpeellisia. Ohjelmajohtamisen käsitteet ovat olleet monelle epäselviä niin ohjausryhmässä kuin henkilöstössä On ollut paljon säännönmukaista tekemistä (paperityötä) ja kokousistumista, jossa lähinnä tiedoksisaantia Työskentelytapa on edelleen jäykähkö Malli on paikoin raskas ja siihen liittyvät toimintatavat sekavia Päällekkäisyys ja projektien moninaisuus tuo sekavuutta siihen, mitä toimintamalleja noudatetaan ja mitä priorisoidaan. Alussa tehty riskianalyysi jäi irralliseksi Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Annetaan ohjelmajohtamisen mallille vielä vahvempi mandaatti ja laajempi rahoitus. Kiinnitetään ohjelmat vahvemmin kaupungin muihin tavoitteenasetanta- ja seurantaprosesseihin kaupungin keskeisten tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi Kevennetään byrokratiaa. Liian tarkat ohjeet tappavat luovuuden. Selkeämmät ohjeet ohjelmien alkuvaiheeseen Kehitetään tapaa, jolla ohjelmissa arvioidaan ja hallitaan riskejä Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 25
Onnistumisia ja haasteita + Strukturoitu ohjausryhmän toimintatapa, mm. säännölliset kokoukset ja kokousrakenne + Ohjelmapäällikkö on toiminut tulkkina ohjelmaslangin kääntämisessä Tavoitteiden vieminen käytännön toiminnoiksi on epäselvää Toiminta betonoitui muutamien alussa valittujen tavoitteiden edistämiseen ja kuihtui pian byrokraattiseksi paperin/agendan pyöritykseksi ja resurssien allokoinniksi siihen Toimintatavat eri ohjelmissa ovat kovin erilaisia, tavoitteellisuus ja ohjaus vaihtelevat Eri toimialojen erilainen kieli voi aiheuttaa hankaluuksia asioiden esittelyssä ja tulkinnassa ja vaikuttaa sitoutumiseen Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Perehdytetään ohjausryhmän jäsenet paremmin tehtäväänsä alussa ja henkilövaihdostilanteessa Käytetään alussa aikaa ohjausryhmän ryhmäytymiseen ja sisäisten työskentelytapojen kehittämiseen ja sopimiseen Kehitetään ohjelman omistajan, puheenjohtajan ja ohjelmapäällikön välistä yhteistyötä ja tiedonvaihtoa Vahvistetaan ohjausryhmän roolia myös kokousten välillä. Esim. määritellään hyötytavoitekohtaiset työrukkaset, jolloin ohjausryhmän jäsenet pääsevät/ joutuvat osallistumaan työskentelyyn. Otetaan projektisalkku käyttöön ja näytille heti alusta Lisää rohkeutta 5. Ohjelman ohjaus ja ohjausryhmän toimintatavat Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 26
6. Seuranta ja arviointi Onnistumisia ja haasteita + Seuranta on tärkeää, vaikka ohjelman vaikuttavuutta ei voisikaan osoittaa mittaamalla Mittaamalla on vaikea osoittaa ohjelman vaikuttavuutta Ohjelmien saavutuksiksi on kirjattu asioita, jotka olisivat toteutuneet ilman ohjelmia Ohjelman vaikuttavuus ja valittavat toimenpiteet ovat liiaksi riippuvaisia ohjelmapäälliköstä ja hänen kontakteistaan Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Valitaan alussa mittareita, joihin ohjelmatyöllä voidaan vaikuttaa Seurataan sovittuja toimia tiukasti ja varmistetaan, että ohjausryhmän jäsenet kantavat sovitut vastuunsa. Lisätään toimenpiteiden seurantaa Tehdään ohjaus ja arviointi läpinäkyväksi kaupungin projektisalkkua hyväksikäyttäen Tehdään ohjelmatyöllä aikaansaatu konkretia paremmin näkyväksi ohjausryhmälle esim. lisäämällä raportointia ja kutsumalla ohjausryhmä mukaan eri toimintoihin Kevennetään ohjelmien raportointia esim. miettimällä uusia raportointitapoja ja hyödyntämällä valmiita raportteja eri yhteyksissä ja eri kohderyhmille Kehitetään projektien ja toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointia mahdollisimman yhteneväksi Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 27
Onnistumisia ja haasteita + Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden esiintyminen yhdessä, myös tarvittaessa kumppaneiden tilaisuuksissa, on avannut keskusteluyhteyksiä ja vuorovaikutusta sekä näyttänyt kaupungin sitoutumista + Keskustelu luottamushenkilöiden ja virkamiesten välillä on ollut tärkeää: luottamushenkilöt ovat voineet osallistua kehittämiseen + On lähestytty järjestöjä ja kaupunkilaisia, mikä on lähentänyt toimijoita ja koettu hyväksi myös järjestöjen taholta + Uudenlainen verkostoituminen on tuonut Espoolle vahvuuksia, jotka ovat ennen jääneet hyödyntämättä. Kentän toiminnan tuntemus ei ole riittävää 7. Sidosryhmien osallistaminen ja vuorovaikutus Ohjelmatyö näkyy liian vähän kuntalaisille ja ohjelmatyön ulkopuolisille kaupungin työntekijöille Tehdään edelleen liikaa siiloissa ja ilman asukkaita Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Tunnistetaan alussa huolellisemmin ohjelmakohtaiset keskeiset sidosryhmät ja tunnistetaan sopiva tapa osallistaa heidät työhön Lisätään eri toimialojen välistä yhteistyötä edelleen. Kaikenlaisen yhteisen tekemisen lisääntyminen vähentää osaoptimointia ja päällekkäisiä resursseja Osallistetaan ohjelman kehittämiskohteiden valintaan laajempi joukko kuntalaisia, työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita Turvataan jatkuvuus mm. rahoituksen suhteen Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 28
8. Tulevien ohjelmien valinta Vastaajien ehdottamia ohjelmien valintaperusteita Päivitetty Espoo-tarina uusien ohjelmaideoiden keskeisimpänä lähteenä Uudesta Espoo-tarinan kyselystä teemoja ja haasteita seuraaviksi ohjelmiksi Vähemmän mutta entistä parempia ohjelmia Keskittyminen tärkeimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin Vastaajien teemaehdotuksia tuleville ohjelmille Kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen kaupungin elinvoimaisuuden mahdollistajana Asunnottomuus ja työllisyyden haasteet Vieraskielisen väestön kasvu on hyvä huomioida tulevassa kehittämistyössä Pakolaiset yhdeksi teemaksi kehitysohjelmiin tai oma ohjelma pakolaisiin liittyen Suuraluekohtaisia ohjelmia esim. Matinkylässä, Espoonlahdessa ja Tapiolassa. Tehdään paikallisesti käytännön toimenpiteitä poikkihallinnollisesti: näin saadaan lisää ihmisiä mukaan, yhteisöllisyyttä, ja voidaan keskittyä kullakin alueella tarvittaviin toimenpiteisiin Most Sustainable Cities -tutkimuksesta voisi poimia, mihin kestävän kehityksen toiminnassa kannattaa jatkossa keskittyä esimerkiksi sosiaalisen kestävyyden osalta. Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 29
9. Resursointi Onnistumisia ja haasteita + Ohjelmalle on kohdistettu oma määräraha + Ohjelman rooli on joissain tapauksissa ollut toimia lisärahoittajana, mikä on ollut tervetullutta kehittämisresurssien niukkuuden vuoksi + Strategia ja kehittäminen -ryhmän tarjoama tuki on koettu hyväksi Ohjelmapäällikön ja projektipäälliköiden työajan resursointi ohjelmatyöhön on ollut liian vähäistä. Keskeistä kehitysohjelmaa ei voi toteuttaa yhdellä osa-aikaisella vastuuhenkilöllä. Osalla ohjelmapäälliköistä on ollut tukiresursseja käytössä, mutta ei kaikilla. Kun rahoitus tietylle asialle on tullut ohjelmasta tai koko uusi toiminta on ohjelman ideoimaa, sitä ei helposti oteta yksikköjen omaan budjettiin. Kehittämiskohteita ja -ehdotuksia Laaditaan selkeät säännöt resurssien käytöstä Keskustellaan ja sovitaan mahdollisimman tarkasti ohjelmapäällikön, viestintävastaavan ja sisällöllisten asiantuntijoiden ohjelmaan käytettävästä työajasta vastuullisen esimiehen kanssa ennen roolin ottamista. Ohjelmatyön toteuttaminen vaatii resurssien kohdistamista kehitystyöhön ja se tulee huomioida henkilöiden muussa työmäärässä. Nimetään jokaiselle ohjelmapäällikölle jonkinlainen back-up esim. osa-aikainen työpari. Ulkopuolisen rahoituksen hakemiseen tarvitaan tukea Kyselyväittämien perustelut ja avovastaukset + arviointityöpaja + ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 30
Ohjelmapäälliköiden ehdotuksia tulevien ohjelmien tukemiseksi Toteutetaan valmennusta kehitysohjelmien ohjausryhmille erityisesti uuden ohjelmakauden alussa. Valmennusten sisältötoiveita ohjelmapäälliköiltä: Mitä odotan ohjausryhmätyöltä? Mitä olen itse valmis tuomaan ohjausryhmään (tekemistä, osaamista, kontakteja tms.) Mitä minä voin viedä ohjelmasta omaan organisaatiooni (jokainen ohjausryhmän jäsen on osaltaan viestinviejä, jolla vastuu tiedonkulusta)? Mikä on luottamushenkilön rooli, mikä on viranhaltijan rooli, ja mitä heiltä odotetaan (ero muuhun työskentelyyn, esim. lautakuntatyöskentelyyn)? Mikä on ohjelmatyön tarkoitus ja mitkä ovat toimintatavat? Perehdytetään systemaattisesti ohjausryhmän uudet jäsenet henkilövaihdosten yhteydessä Tarjotaan kummit uusille ohjelmapäälliköille. Nykyiset ohjelmapäälliköt ovat valmiita toimimaan uusien ohjelmapäälliköiden kummeina. Tuodaan poikkihallinnolliset kehitysohjelmat ja niiden rooli Espoossa entistä vahvemmin esiin kaupungin esimies- ja johtamiskoulutuksissa Tehdään ohjausryhmän sisäiseen työskentelyyn ohjeet, johon sisällytetään ohjausryhmätoiminnan hyviä käytäntöjä. Esim. miten ohjelmabudjettia jaetaan, minkälainen asialista tehdään, pöytäkirjojen mallinnus, pöytäkirjojen julkaiseminen. Järjestetään ohjelmajohtamisen tueksi ulkopuolisen rahoituksen hakemisen asiantuntija seuraamaan rahoitusmahdollisuuksia ja auttamaan rahoituksen hakemisessa. Ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu 31