Teknisen lautakunnan valvontajaosto 18 30.03.2011 VUODEN 2011 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET JA KÄYTTÖSUUNNITELMAN TARKISTAMINEN VALVJAOS 18 Toimialan vt. esimies 29.3.2011 Kaupunginvaltuusto on 7.12.2010 hyväksynyt vuoden 2011 talousarvion. Vuoden 2007 alussa voimaan tulleen hallintosäännön 33 :n mukaan valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tu loarviot. Kaupunginhallitus, lautakunta tai johtokunta hyväksyy talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmalla tarkistetaan asianomaisen toimielimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma. Toimielin päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota, millä turvataan valtuuston valta ohjata kunnan ta-loutta ja asettaa tavoitteita ja rajoja alempien toimielinten ja henkilöstön toiminnalle. Talousarvion sitovuus Käyttötalous Talousarviossa vastuualueille myönnettyjen määrärahojen ja tulojen erotus = nettomenot. Mikäli määrärahat ovat pienentyneet ehdotetusta, lautakunnan ja muun käyttösuunnitelmista päättävän viranomaisen tulee tarvittaessa tarkistaa esittämänsä taloudellisuustavoitteet ja muuttaa ne vastaamaan määrärahoja ja suoritetavoitteita. Investoinnit Talonrakennus * hankekohtainen poikkeuksena kohta pienet korjauskohteet, jossa sitovuustaso on hankeryhmittäinen Julkinen käyttöomaisuus * hankeryhmittäinen Kaukolämpölaitos * hankeryhmittäinen Vesi- ja viemärilaitos
* hankeryhmittäinen Irtain omaisuus * talousarvion numero-osassa ja perusteluissa mainitulla tasolla Rahoitusosa Rahoitusosassa, joka on esitetty rahoituslaskelman muodossa, sitovuustaso on rivikohtainen. Tuloslaskelma Sitovuustaso on rivikohtainen. Toimielimellä on valtuutus käyttää sille osoitettu määräraha. Talousarviolla ei kuitenkaan perusteta kunnan viranomaiselle oikeutta päättää sen käyttöön osoitetun määrärahan käyttämisestä, vaan tähän on oltava lakiin tai sääntöön perustuva toimivalta. Vaikka viranomaisella on asianmukainen toimivalta, se ei voi sitoa kaupunkia menoon, jollei talousarviossa ole varattu tarkoitusta varten määrärahaa. Talousarvioon tehtävät muutokset (sekä määrärahoja että tavoitteita koskevat muutokset) on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Samoin toiminnallisia tavoitteita ja tuloarviota koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Mikäli lautakunnalle hyväksytty kokonaisnettomeno on riittävä, on tulosalueiden määrärahalisäykset esitettävä sisäisinä määrärahamuutoksina. Myös tällaisia talousarviomuutoksia esitettäessä on suoritettava toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden uudelleen tarkastelu. Samalla kaupunginhallitus toteaa ohjeenaan, että sisäisiltä menokohdilta ei voida suorittaa määrärahasiirtoja ulkoisten, kassasta maksettavien menojen suorittamiseen. Kaupunginhallitus korostaa, että kaupungin toimielimillä ja henkilöstöllä on velvollisuus noudattaa talousarviota toiminnassaan ja taloudenhoidossaan. Talousarviomäärärahoja voidaan käyttää ainoastaan talousarviossa suunniteltujen toimenpiteiden toteuttamiseen ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Tämän vuoksi talousarviovuoden toiminta on suunniteltava siten, että myönnetyt määrärahat riittävät koko vuodeksi ja tulot toteutuvat suunnitellulla tavalla. Määrärahojen lisääminen tai tuloarvion pienentäminen kesken vuoden ei ole ongelmatonta, koska lisääntyvä rahoitustarve joudutaan kattamaan talousarviovuoden aikana. Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää, että kaikessa toiminnassa tehdään toimialojen kesken tiivistä yhteistyötä ja ennen tavaran tai palvelun hankintaa selvitetään, onko vastaava tavara tai palvelu ostettavissa kaupunkiorganisaatiosta. Mikäli on, lähtökohtana on, ettei vastaavaa han-
kintaa makseta uudelleen suorittamalla osto organisaation ulkopuolelta. Talousarvion toteutumisen seurannan tulee olla jatkuvaa ja mahdollisiin talousarviomuutoksiin tulee reagoida välittömästi talousarviovuoden aikana. Raporttien tulostamisessa pääperiaatteena on, että itse kukin tulostaa talouden seurannassa tarvittavat raportit. Käyttösuunnitelma Alustavat talousarvioon sisältyvät käyttösuunnitelmat tulee tarkistaa. Hyväksytyt käyttösuunnitelmat ja niihin liittyvä lautakunnan pöytäkirjanote on toimitettava talousjohtajalle 17.2.2011 mennessä. Kaupunginhallituksella on oikeus ottaa ratkaistavakseen lautakunnan tekemä käyttösuunnitelmapäätös. Kaupunginhallitus muistuttaa, että myös muulloin talousarviovuoden aikana on käyttösuunnitelmaa tarvittaessa tarkistettava, jotta talousarvion toteutuma vastaa menojen ja tulojen osalta mahdollisimman hyvin talousarviota. Toimeksiantojen valmistelu Toimintaympäristön muutokset ja toiminnan jatkuva parantaminen aiheuttavat vääjäämättä muutoksia kaupunkiorganisaation toiminnassa. Kaupunki parantaa muutosjohtamista siten, että kaikista organisaation toimintaan ja henkilöstön asemaan liittyvistä muutoksista laaditaan yksinkertainen, aikataulutettu ja vastuutettu kirjallinen muutossuunnitelma. Lautakunnan ja muun viranomaisen on valmisteltava talousarvioon ja taloussuunnitelmaan sisältyvät toimeksiannot siten, että tarvittavat päätökset uusista organisaatio- ja toimintamalleista voidaan tehdä hyvissä ajoin ennen uuden yksikön suunniteltua aloittamisajankohtaa tai uuden toimintamallin käyttöönottoa. Vuotta 2012 koskevat muutokset tulee käynnistää jo kevään 2011 aikana. Toimeksiantojen valmistelu on suoritettava talousarviossa mainittuun päivämäärään mennessä niin, että mahdolliset toiminnalliset muutokset ja niiden vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin sekä tavoitteisiin voidaan ottaa huomioon vuoden 2012 talousarvioraameja ja laadintaohjeita hyväksyttäessä. Henkilöstö Avoimiksi joko luontaisen poistuman tai muutoin tulevat virat/toimet jätetään pääsääntöisesti täyttämättä. Mikäli talousarviossa on kuitenkin varattu määräraha ko. viranhaltijan palkkaukseen, voi viran täyttää ilman lupamenettelyä enintään talousarviovuodeksi. Tätä pidemmäksi ajaksi viran voi täyttää ainoastaan kaupunginhallituksen päätöksellä. Lupakäytäntö ei koske kuitenkaan perusopetuksen opettajanvirkoja. Ilman lupamenettelyä kaupungin viranomaisilla on lisäksi oikeus täyttää sijaisuudet ja ottaa määräaikaiseen työsuhteeseen, mikäli talousar-
viossa palkkaukseen varatut määrärahat ovat riittävät. Pääperiaatteena kuitenkin on, että vapautuvat tehtävät hoidetaan sisäisin siirroin tai tehtäviä muutoin uudelleen järjestelemällä. Viranhaltijoiden ratkaisuvallasta henkilöstöasioissa määrätään kaupunginvaltuuston 19.12.2006 hyväksymän hallintosäännön :ssä 28. Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa on ensin selvitettävä mahdollisuus hoitaa tehtävät sisäisin järjestelyin joko tehtäviä uudelleen järjestelemällä tai sisäisin siirroin. Määräaikaisten työsuhteiden ketjutuksia tulee välttää ja määräaikaiselle työsuhteelle on aina oltava peruste. Kaupunginhallitus pyytää, että silloinkin, kun määräaikaiseen tehtävään otetaan jo kaupungin vakinaisessa tai määräaikaisessa palveluksessa oleva henkilö, on asia ennen toimenpiteisiin ryhtymistä saatettava tiedoksi hallintojohtajalle. Niissä tapauksissa, joissa tehtäviä ei voida hoitaa sisäisin järjestelyin, määräaikaisen henkilön palkkaamiseen on saatava hallintojohtajan lupa. Edellä mainitut lupamenettelyt eivät koske koulutoimen henkilöstöä. Investoinnit Talousarvion toteuttamisen ehtona on, että ennen jokaisen hankkeen aloittamista selvitetään käytettävissä olevan määrärahan riittävyys. Jos määräraha osoittautuu riittämättömäksi, on ennen töiden aloittamista tehtävä asianomaiset viranomaispäätökset. Hankkeet saa toteuttaa ainoastaan päätösten mukaisessa laajuudessa. Hankkeita, joiden toteuttamisen ehtona on valtionavun saaminen, ei saa aloittaa ennen kuin päätös valtionosuudesta on tullut. Mikäli kaupunginhallituksen/kaupunginvaltuuston edellyttämiä valtionosuuksia ei saada tai päätöksenmukainen valtionosuus on odotettua pienempi taikka muut talousarviossa päätetyt ehdot eivät täyty, on asia saatettava ennen toimenpiteisiin ryhtymistä uudelleen kaupunginvaltuuston harkittavaksi. Hankinnat Samaa tai samaksi katsottavaa investointimenoa ei voida muuttaa käyttötalousmenoksi jakamalla lasku 8.409 euron suuruisiin laskuihin tai hajauttamalla hankinta useaksi hankinnaksi. Myöskään investoinnin menojen kirjaaminen sekä investointi- että käyttötalousosaan ei ole mahdollista. Hankinnan suorittamisen on määrärahavarauksesta huolimatta aina perustuttava tarpeeseen, joka on pystyttävä pyydettäessä perustelemaan. Maksujen perintä Saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja viipymät-
tä. Laskutus on suoritettava välittömästi sen jälkeen, kun sen toimittamisen edellytykset ovat olemassa. Tulojen ajantasaisen perinnän lähtökohtana on, että vuodelle 2011 kohdistuvat tulot saadaan pääsääntöisesti kaupungin kassaan jo talousarviovuoden aikana. Talouden tasapainottaminen Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 8.12.2009 :ssä 45 hyväksynyt talouden tasapainottaminen toimenpideohjelman 2010-2017. Kaupunginhallitus korostaa, että talouden tasapainottamisohjelmassa asetettujen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää koko palvelutuotannon ja toimintatapojen uudelleen tarkastelua. Talousarviossa todetaan, että talouden tasapainottamisohjelma vuosille 2010-2017 sisältää velvoitteen toteuttaa siinä hyväksytyt toimenpiteet osana kaupungin talouden tasapainottamista. Ostolaskut Rondoon Ostolaskujen käsittelyssä lähtökohtana on, että laskut maksetaan eräpäivänä ja että mahdolliset alennukset hyödynnetään. Asiatarkastaja ja viime kädessä hyväksyjä vastaa tositteen tai laskun oikeellisuudesta. Hyväksytyn laskun erillistä tiliöintitarkastusta ei enää ole ostoreskontrassa. Tavaran, työsuorituksen tai muun palvelun vastaanottajan on varmistettava, että laskun tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Laskun hyväksyjä puolestaan vastaa siitä, että laskun maksamiseen on käytettävissä riittävä määräraha. Laskujen maksaminen ajallaan edellyttää, että vuosilomien ja muiden poissaolojen ajaksi tehdään asianmukaiset poissaolo- ja sijaisuusmerkinnät Rondoon. Ohjeiden täydentäminen Kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tätä ohjetta täydentäviä ohjeita ja määräyksiä. Lisätietoja asiasta toimialan vt. esimieheltä Jari Juntuselta, puh. 0447255254. Toimialan vt. esimiehen päätösehdotus: Valvontajaosto merkitsee tietoonsa saatetuiksi ja noudatettaviksi kaupun gin hal li tuk sen antamat vuoden 2011 talousarvion täytäntöön pano-ohjeet ja hy väksyy käyttösuunnitelmansa vuoden 2011 talousar vion mukaisiksi. Päätös: Valvontajaosto yksimielisesti hyväksyi päätösehdotuksen.
Merkitään, että tämä pykälä käsiteltiin ylimääräisenä asiana.