Sisältö Tehokkaan perehdyttämisohjelman laatiminen... 1 Rotaryn informaatio-ohjelmat... 3 Rotaryn toimintaohjeet ja menettelytavat... 3 Palvelemisen mahdollisuudet... 4 RI:n ja paikallisen klubin historia ja perinteet... 4 Perheen osallistuminen... 5 Opastaminen (Kummityöskentely)... 6 Jatkuva informaatio/valmennus... 7 Tietolähteet... 8 Lomakkeet... 9 Tervetuloa rotaryyn perehdyttämislomake... 9 Kiinnostuskohteiden inventointi... 11 Uuden jäsenen informoiminen... 12 Vastuuvapautuslauseke Tämän opaslehtisen englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä. Alkuperäistä opasta on muokattu Suomea varten.
Toteuttaakseen humanitaarisen ja rauhaa rakentavan tehtävänsä rotaryn tulee jatkuvasti kasvaa, rekrytoida ja kasvattaa tasaisesti uusia jäseniä, jotka hyväksyvät rotarylle ominaisen palvelemisen ihanteen ja korkeat eettiset standardit, mitkä historiallisesti ovat karakterisoineet järjestöä. Perusteellinen perehdyttäminen on välttämätön toimenpide uusien j äsenten muuntamiseksi aktiivisiksi ja sitoutuneiksi rotareiksi. Päävastuu jäsenten opastamisesta kuuluu klubille. Seuraavilla sivuilla annetaan erityisiä ehdotuksia ja tietoja sopivasta viiteaineistosta uuden jäsenen informoinnin kutakin vaihetta varten.
Tehokkaan perehdyttämisohjelman laatiminen On tärkeää, että kaikki uudet jäsenet toivotetaan lämpimästi tervetulleiksi klubiin. Klubeja kehotetaan laatimaan erityinen uusien jäsenten perehdyttämisohjelma. Klubinne valmennusohjelma voi olla niin yksityiskohtainen tai yksinkertainen kuin itse päätätte. Tehokkaan perehdyttämisohjelman tulisi sisältää seuraavat informaation avainalueet: Jäsenyyden edut Jäsenyyden velvoitteet Palvelemisen mahdollisuudet Toinen perehdyttämisen tärkeä puoli on uusien jäsenten pikainen mukaan ottaminen sekä klubin koulutusohjelmaan että klubin aktiviteetteihin. Aloittakaa valmentaminen kysymällä uusilta jäseniltä mitä he toivovat saavansa perehdyttämistilaisuuksista. Tarkastelkaa istuntojen jälkeen heidän kommenttejaan varmistaaksenne, että kaikkia odotuksia tuli käsiteltyä. Tämä informaatio tarjoaa hyvän palautteen ja sitä voidaan käyttää lisäämään aiheita tai tilaisuuksia tuleviin perehdyttämisohjelmiin. Seuraavat valmennustekniikat saavat osallistujat mukaan ja innostumaan. Vaihtakaa käytettyä tekniikkaa, kun istunto kattaa enemmän kuin yhden aihepiirin tai kestää useita tunteja. Keskusteluryhmät Pienryhmiä voidaan käyttää toteamaan ja tutkimaan ongelmien ratkaisuja ja laatimaan toimintasuunnitelmia. Koulutusvalmentaja toimii avustajana, opastaen ja vaikuttaen välillisesti keskusteluun, mutta sallien osanottajien hallitsevan sitä. Harjoitukset Uusille jäsenille annetaan tehtäviä, kuten tehtäväpapereiden täyttäminen, mikä antaa tilaisuuden soveltaa kouluttajan antamaa informaatiota. Harjoitukset tulisi suunnitella varmistamaan erityisinformaation ymmärtäminen. Luennot Aineisto tulisi esittää hyvin suunnitellulla suullisella esiintymisellä. Koska luennoiminen tekee mahdolliseksi, että valmentaja hallitsee istuntoa, kuulijoiden osallistujamäärä on rajoitettu. Luennointia käytetään parhaiten yhdessä jonkun muun tekniikan kanssa. Paneelikeskustelut Paneelit voivat parhaiten hyödyntää klubijohdon kokemusta ja asiantuntemusta. Jokainen paneelin jäsen voi esittää lyhyitä huomautuksia tai paneelin jäsenet voivat keskustella erityisaiheesta. Kummassakin tapauksessa kysymys- ja vastausosio antaa mahdollisuuden paneelin jäsenen huomautuksille ja varaa aikaa uusien jäsenten osallistumiselle istuntoon. Kysymykset ja vastaukset Osanottajille on tilaisuus esittää kysymyksiä esitetystä aineistosta. Tämä menettelytapa tehoaa parhaiten istunnon päätteeksi. Piirivalmentaja on erinomainen tietolähde lisäideoille siitä miten kuulijat saadaan osallistumaan ja sitoutumaan. Apulaisgovernor voi avustaa yhteydenotossa piirivalmentajaan. 1
Tämän lisäksi kaikille uusille jäsenille tulisi antaa luettelo niistä tilaisuuksista, joissa voi saada tietoja rotarysta ja osallistumisesta klubin toimintaan. Sivulla 9 on esimerkki tällaisesta tarkistuslistasta, Tervetuloa rotaryyn perehdyttämislomake." Uuden jäsenen opastajan tulisi antaa tämä lista uudelle jäsenelle ensimmäisen jäsenviikon aikana ja opastaa häntä kunkin vaiheen toteuttamisessa. Uuden jäsenen perehdyttämiseen tulisi kuulua myös monia tilaisuuksia palautteen antamiseen monelta eri alalta, myös itse perehdyttämisohjelmasta. Palautteet tulisi voida joustavasti raportoida klubin presidentille, apulaisgovernorille ja governorille, milloin tämä katsotaan aiheelliseksi. Harkitse kokousten pitämistä aika ajoin uusien jäsenten ja apulaisgovernorin välillä sekä uusien jäsenten foorumin järjestämistä piirikonferenssissa. Klubien tulisi hyödyntää mahdollisimman monia informaatiolähteitä, mukaan lukien painetut aineistot ja julkaisut sekä eri sähköiset välineet kuten sähköposti ja Internet. Uusien jäsenten tulisi neuvotella opastajiensa kanssa ja valita osallistuminen sopivan komitean toimintaan. Kiinnostuksen kohteiden tarkastelua voidaan myös käyttää toteamaan mitkä klubin tai piirin jatkuvat projektit kiinnostaisivat eniten uutta jäsentä samoin kuin esittelemään uudet jäsenet rotareille, jotka ovat olleet aktiiveja yhteisen kiinnostuksen kohteena olevissa projekteissa. Lomake kiinnostuskohteiden inventoinnista on sivulla 11. Uuden jäsenen opastamisen henkilöresurssit Kokeneet klubin jäsenet Klubin johto Apulaisgovernor Piirin jäsenkehityskomitean puheenjohtaja Piirivalmentaja 2
Rotaryn informaatio-ohjelmat Rotaryn informaatio-ohjelmat tarjoavat mahdollisuuden perehdyttää uudet rotarit klubisi rakenteesta ja toiminnasta. Harkitkaa informaatio-ohjelmien ajoittaminen kolmeen koulutustilaisuuteen, jotta annettu tieto jäisi hyvin mieleen. Kunkin tilaisuuden tulisi käsitellä yhtä seuraavista kolmesta avainalueesta: Rotaryn toimintaohjeet ja menettelytavat Palvelemisen mahdollisuudet Rotary Internationalin historia ja perinteet Seuraavassa suositeltavat aiheet käsiteltäväksi kolmessa rotaryinformaatiotilaisuudessa ja niihin liittyvät tietolähteet. Rotaryn toimintaohjeet ja menettelytavat Miten ehdotetaan uutta jäsentä Poissaolon korvaaminen Klubirakenne Klubin kokoukset säännölliset viikkokokoukset komiteoiden kokoukset klubineuvottelut hallituksen kokoukset toveruustapahtumat Läsnäolovaatimukset Raha-asiat (osallistumismaksut, lahjoitukset) Piirirakenne Governor Apulaisgovernor Piirikomiteat Tietolähteet: Rotaryn menettelytavat ja toimintaohjeet Seuraava aineisto tulisi käydä läpi uuden jäsenen kanssa ja luovuttaa ne hänelle: Klubin jäsenluettelo Rotaryn perustietoja ((595-FI) How to Propose a New Member (254-EN) Klubin asiakirjoista tulisi voida lainata seuraavat julkaisut: Rotaryklubin järjestysmuoto Rotaryklubin säännöt Rotaryn käsikirja (035-FI) 3
Palvelemisen mahdollisuudet (klubi-, piiri- ja kansainvälisellä tasolla) Käynnissä olevat klubi- ja piiriprojektit RI:n ohjelmat Interact Rotaract Rotaryn yhteisötoimikunnat Rotaryn harrastus- ja ammattiryhmät Rotaryn ystävyysvaihto Rotaryn vapaaehtoiset Rotary Youth Leadership Awards RYLA Kansainvälinen yhteiskuntapalvelu WCS Nuorisovaihto Rotarysäätiön ohjelmat PolioPlus Humanitaariset apurahat - Yksinkertaistetut piiriapurahat DSG - Yksilölliset apurahat - Kaksinkertaistavat apurahat MG Opinto-ohjelmat - Hyvän tahdon lähettiläs -stipendit - Opintoryhmien vaihto GSE - Yliopistonopettajien apurahat - Rotaryn maailmanrauhan stipendit rotarykeskukset kansainvälisiin rauhan ja konfliktien sovittelun opintoihin Rotary Internationalin ja klubin historia ja perinteet RI:n alkuperä, kasvu ja toiminta Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön historia RI:n keskushallitus Rotarysäätiön hallitus Rotary Internationalin tehtävä Korkeiden eettisten normien perinne Neljän kysymyksen koe Klubin historia ja toiminta Puolison ja perheen osallistuminen toimintaan Governorin tulisi laatia ja jakaa kaikille piirin klubeille piiriä koskeva tietolehtinen, jossa kerrotaan mm. piirin komiteoista ja projekteista. Tietolähteet: Palvelemisen mahdollisuudet Esittäkää seuraavat julkaisut uusille jäsenille ja käykää ne yhdessä läpi: Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A-EN) A Menu of Service Opportunities (605B-EN) You and Your Rotary Foundation (171-EN) Rotarysäätiöhakemisto (219-FI) Lisätietoja osoitteessa www.rotary.org ja www.rotary.fi/suoja. Tietolähteet: Historia ja perinteet Näyttäkää seuraavat julkaisut uusille jäsenille ja käykää ne yhdessä läpi: The ABCs of Rotary (363-EN) Rotaryn perustietoja (595-FI) Uuden jäsenen informoiminen (lomake sivulla 12) Klubin kirjastosta tulisi voida lainata seuraavat julkaisut: This is Rotary (449-EN) History of Rotary (921-EN) A Century of Service: The Story of Rotary International (913-EN) Lisätietoja osoitteessa www.rotary.org ja www.rotary.fi/suoja. 4
Perheen osallistuminen Koska osallistuminen rotaryn aktiviteetteihin aiheuttaa usein päällekkäisyyksiä perheen ajankäytön kanssa, on tärkeää, että perheen jäsenet tietävät rotarysta ja ymmärtävät jäsenyyden velvoitukset ja edut. Perheiden osallistumismahdollisuudet vaihtelevat klubista toiseen ja maasta toiseen. Informoikaa uusia jäseniä niistä sopivista tavoista, joilla heidän perheensä voivat osallistua klubinne aktiviteetteihin. Joukko kiinnostavia rotaryn ohjelmia on käytettävissä rotareiden puolisoille tai lapsille. Niitä ovat rotaryn nuorisovaihto, rotaryn harrastus- ja ammattiryhmät ja rotaryn ystävyysvaihto. Uudet jäsenet voivat käyttää seuraavia ehdotuksia saadakseen perheensä osallistumaan rotaryyn: Kutsu perheenjäseniä osallistumaan erilaisiin klubin projekteihin ja sosiaalisiin tapahtumiin. Kutsu klubinne tai piirin sponsoroimia tai isännöimiä nuorisovaihto-oppilaita tai hyväntahdon stipendiaatteja kotiisi tai sosiaaliseen tilaisuuteen. Kehota puolisoja (tai lapsia, jos se on sallittua tai sopivaa) osallistumaan piirikonferenssiin, alueellisiin konferensseihin tai RI:n konventioon. Kehota sopivan ikäisiä nuoria harkitsemaan liittymistä Interact-klubiin (ikärajat 14 18 v) tai Rotaract-klubiin (ikärajat 18 30 v). Esittele perheenjäsenet rotareille, kun satut tapaamaan heitä eri tilanteissa. Kutsu perheenjäseniä rotaryklubin kokoukseen. 5
Opastaminen (Kummityöskentely) Kummin suorittama uuden jäsenen opastaminen voi olla tehokas tapa edistää hänen sopeuttamistaan klubiin. Valitkaa opastajia, jotka ovat sitoutuneet rooliinsa jatkuvana rotarytietouden ja tukemisen lähteenä uusille jäsenille. Pohtikaa seuraavia asioita kun valitsette henkilöitä opastajiksi: Onko kyseisellä henkilöllä hyvä perehtyneisyys ja kiinnostus klubiin ja rotaryyn? Onko hän halukas ja kykenevä omistamaan aikaa ja energiaa, joita tarvitaan uuden jäsenen saamiseksi täysin osallistumaan klubiin? Mitä yhteistä ko. henkilöllä on uuden jäsenen kanssa (harrastukset, kiinnostukset, ammatit)? Jos uuden jäsenen ehdottaja on sopiva kummiksi, niin hän voisi vastata opastamisesta? Opastajat voidaan nimetä ennen tai jälkeen jäseneksi ottamista. Klubin tulee päättää, missä vaiheessa perehdyttämisen tulisi alkaa ja kuinka sen tulisi jatkua. Opastajan velvollisuudet Tarkkaile uuden jäsenen viihtyvyyttä ja sopeutumista klubiin ajoittaisissa henkilökohtaisissa tapaamisissa. Osallistu toisinaan klubikokouksiin yhdessä uuden jäsenen kanssa. Esittele uusi jäsen muille klubin jäsenille. Selosta klubin eri komiteoita ja ehdota sellaisen komitean jäsenyyttä, joka vastaa uuden jäsenen kiinnostusta tai jos valinta komiteaan ei ole mahdollinen, ota hänet mukaan opastajan oman komitean aktiviteetteihin. Informoi uutta jäsentä erikoiskokouksista, esim. uusien jäsenten kokoukset ja rotaryn sosiaalisista tapahtumista, jota pidetään vuoden aikana. Opastajien tulisi osallistua mahdollisimman moneen näistä tilaisuuksista ja toimia epävirallisena isäntänä uusille jäsenille ja heidän perheilleen, esitellä heidät muille klubin jäsenille ja saada heidät viihtymään. Varmista, että uusi jäsen ymmärtää klubin säännöt sekä läsnäolovaatimukset. Tarkkaile uuden jäsenen läsnäoloa. Jos säännölliseen kokoukseen osallistumista ei voida välttää, ehdota yhteistä paikkausvierailua toiseen klubiin. Ole valmiina vastaamaan kysymyksiin ja tarjoa pyydettäessä neuvoja ja opastusta. Opastamisen tietolähteet Esittele uudelle jäsenelle seuraavat apuvälineet ja käykää yhdessä ne läpi: Tervetuloa rotaryyn perehdyttämislomake (lomake sivulla 9 10) Kiinnostuskohteiden inventointilomake (lomake sivulla 11) Huom! sekä opastajan että uuden jäsenen tulisi säilyttää kopiot täytetyistä lomakkeista 6
Jatkuva informaatio/valmentaminen Hyvien jäsenten pitäminen on yhtä tärkeää rotaryn pysyvälle elinvoimaisuudelle kuin uusien jäsenten jäseneksi ottaminen. Rekrytoinnista tulee tehokkaampaa, jos klubissasi on suuri määrä kokeneita ja rotaryyn hyvin perehtyneitä rotareita. Tutkimukset ovat osoittaneet, että jatkuva informaatio voi auttaa klubia lisäämään jäsenten pitoa. Tällaiseen informaatio-ohjelmaan kuuluu seuraavia aiheita: Toistuva rotaryuutisten ja informaation välitys Vähintään neljä vuosittaista rotarytietousohjelmaa klubissa Osallistuminen piirien välisiin rotarytietouskokouksiin Vähintään kaksi klubineuvottelua vuodessa Henkilökohtainen osallistuminen klubin/piirin projekteihin ja toimintaan Piiritason rotarytietousseminaarit Tehokkaasti johdetut ja virkeät viikkokokoukset Toveruustapahtumat ja viihdetilaisuudet klubissa Ideoiden ja rotaryn ohjelmien, projektien ja aktiviteettien käsittely komiteoissa ja takkailloissa Osallistuminen toisten klubien kokouksiin 7
Tietolähteet Klubeja kannustetaan hankkimaan ja ylläpitämään klubin kirjastoa, jossa on saatavilla ajankohtaista rotaryaineistoa. Seuraava luettelo esittää vähimmäismäärän tietolähteitä, jotka tulisi olla jokaisen klubijäsenen ulottuvilla: The ABCs of Rotary (363-EN) Catalog (019-EN) Rotaryn käsikirja 2007 (035-FI) Official Directory (007-EN) Rotaryn perustietoja (595-FI) Rotary Fact Pack (vain osoitteessa www.rotary.org) Valikoituja rotarytiedotteita joita voi käyttää puheisiin, lehdistötiedotteisiin, julkaisuihin ja PR tarkoituksiin. Tiedotteet päivitetään neljännesvuosittain. Huom: Lisää tiedotteita on saatavissa Public Relations Divisionosastolta RI:n pääkonttorista. Take a Look at Rotary (867-EN) kuuden minuutin videonauha This Is Rotary (449-EN) 14 minuutin videonauha 8
Tervetuloa rotaryyn perehdyttämislomake Nimi Sisaret ja veljet rotaryklubissa haluavat auttaa sinua saamaan tietoa rotarysta ja tutkimaan organisaatiomme monia puolia. on nimetty kummiksesi ja voi vastata kysymyksiisi koskien menettelytapoja ja päivämääriä ja auttaa sinua palvelemaan muita. Käymällä seuraavan puolen vuoden aikana läpi alla olevat kohdat saat paremman käsityksen siitä, miten rotaryn puitteissa voit antaa panoksesi. 1. Osallistu yhteen tai useampaan klubimme kokoukseen, jotka on suunnattu uusille jäsenille. Suoritettu (pvm) 2. Lue vähintään kaksi seuraavista vihkosista (mieluiten kaikki): A. Rotaryn perustietoja* B. The ABCs of Rotary** C. Communities in Action/Menu of Service Opportunities Kit** D. Rotarysäätiöhakemisto 2008 09* 3. Osallistu vähintään yhteen seuraavista klubitapahtumista: A. Toveruusaktiviteetti B. Hallituksen kokous (kokousaika: ) C. Komiteakokous D. Projektiaktiviteetti E. Joku muu tapahtuma 4. Suorita jokin seuraavista tehtävistä: A. Toivota kaikki tervetulleiksi klubikokoukseen B. Kerro luokitteestasi klubikokouksessa C. Osallistu yhteen klubisi palveluhankkeista 9
Suoritettu (pvm) 5. Paikkaa jossain toisessa rotaryklubissa. 6. Levitä rotaryn sanomaa (käytä vähintään yhtä alla olevista vaihtoehdoista). A. Kutsu mukaasi vieraan rotaryyn B. Ehdota uusi jäsen klubiisi 7. Hanki kokemusta rotaryn kansainvälisyydestä (vähintään yksi alla olevista). A. Kutsu vaihto-oppilas päivällisille tai muuhun toimintaan B. Kutsu säätiöstipendiaatti päivällisille tai muuhun toimintaan C. Kutsu GSE-ryhmän jäsen päivällisille tai muuhun toimintaan D. Ota ulkomainen rotari vieraaksi kotiisi E. Pyydä ei-rotari hakeutumaan GSE-ryhmään F. Pyydä ei-rotari anomaan säätiöstipendiä G. Liity johonkin rotaryn harrastus- ja ammattiryhmään H. Osallistu johonkin rotaryn ystävyysvaihtoon 8. Osallistu vähintään yhteen piirikokoukseen (tärkeysjärjestyksessä). A. Piirikonferenssi (ajankohta: ) B. Piirineuvottelu (ajankohta: ) C. Rotarysäätiöseminaari (ajankohta: ) D. Joku muu piirikokous (ajankohta: ) 9. Valitse komitea jossa haluaisit toimia. 10. Ota vastaan tarjous osallistua klubikomiteaan. Huom: Käy läpi tarkistuslista kummisi kanssa kerran kuukaudessa ja jätä se klubisi sihteerille puolen vuoden sisällä siitä kun sinut otettiin klubisi jäseneksi. * Löydät nämä julkaisut Suomen Rotaryn www-sivuilta osoitteessa www.rotary.fi/suoja ** Löydät nämä julkaisut RI:n www-sivuilta osoitteessa www.rotary.org. Tarkemmin välilehdiltä Members/New members/more about Rotary. 10
Kiinnostuskohteiden inventointi Tämä tarkistusluettelo auttaa opastajaasi suosittelemaan klubikomiteoita ja aktiviteetteja, joiden toimintaan voit osallistua. Täytä tämä lomake ja palauta se opastajallesi. Nimi: Luokite: Ammatti: Haluaisin perheeni osallistuvan klubin aktiviteetteihin: Kyllä Ei Erikoistaitoni, joita voisin käyttää: Käytettävissä oleva aika viikossa: Merkitse ne aihepiirit, joista olet kiinnostunut: Yhteiskuntapalvelu О Lapset О Vammaiset О Ympäristöasiat О Terveydenhoito О Luku- ja kirjoitustaito О Väestökysymykset О Köyhyys ja nälkä О Urbaanit huolenaiheet Kansainvälinen palvelu О Kansainväliset palveluprojektit О Muuta Ammattipalvelu О Ammattipalveluprojektit О Muuta Klubin hallinto О Viikkojulkaisu О Klubiohjelmat О Toveruus О Varojen keruu О Jäsenyys О PR ja tiedottaminen О Rotarysäätiö О Muuta О Muuta О Muuta 11
Uuden jäsenen informoiminen Uuden rotarin nimi Jäseneksiottamispäivä Luokite Komitea johon on osoitettu Tämän rotaryklubin jäsenet toivottavat sinut sydämellisesti tervetulleeksi ja toivomme sinun osallistuvan aktiivisesti klubin palvelu- ja toveruusaktiviteetteihin. Rotaryklubimme hyväksyttiin Rotary Internationalin jäseneksi. Jäsenmäärämme on tällä hetkellä jäsentä. Klubi kokoontuu joka klo kokouspaikka viikonpäivä aika Kummi Klubin presidentti Pvm Klubin tukemat aktiviteetit ja projektit: Klubin tukemat Rotarysäätiön projektit: 12
Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 414-FI (108)