Kainuun ennakointihankkeen 2013-2015 tavoitteena oli luoda alueen toimijoiden ennakoinnin toimintatapa, vahvistaa ennakoivaa työotetta ja rakentaa ennakointiportaali. Tämä on hankkeen loppuraportti, jossa esitellään hankkeen toiminta ja tulokset. KAINUUN ENNAKOINTIHANKE Loppuraportti 2.9.2013 31.07.2015 Anu Huotari ja Mari Niskanen 1
Kiireisen tiivistelmä... 3 Alkusanat... 4 OSA 1: Oppeja ja oivalluksia: Kehittämistyön johtopäätökset... 5 1. Ennakoinnin toimintatapa... 6 2. Koordinaatio - verkosto tarvitsee vetäjän... 9 3. Verkostot - hyödynnä muiden osaamista... 10 4. Työote ennakointi on osa strategiatyötä... 11 5. Vuorovaikutus jaa tietoa avoimesti... 12 6. Informaatiomuotoilu tiivistäminen lisää vaikuttavuutta... 13 OSA 2: Hankkeen matka: tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset... 14 1. Tavoitteet ja tulokset... 15 2. Toiminta ja tavoitteiden saavuttaminen... 15 2.1 Ennakoinnin toimintatapa... 15 2.2 Ennakoiva työote ja verkostot... 18 2.3 Ennakointiportaali ja tiedontuotanto... 21 3. Ongelmat ja suositukset... 22 4. Hyvät käytännöt... 23 5. Julkisuus ja tiedottaminen... 23 6. Ulkopuolinen arviointi... 24 Valokuvat... 25 LIITTEET... 25 2
Kiireisen tiivistelmä Kainuun ennakointihankkeen 2013 2015 tavoitteena oli luoda ennakointiyhteistyön tapa Kainuuseen, vahvistaa ennakoivaa työotetta sekä rakentaa maakunnallinen ennakointiportaali. Kehittämistyötä tehtiin yhteistyössä maakunnallisen ennakointi- ja seurantaryhmän ja sen jäsenorganisaatioiden kanssa. Ennakoinnin toimintatapaa kehitettiin alueellisen ennakoinnin perusmallin avulla kiinnittämällä huomiota yhteistyön koordinaatioon, osallistavaan foorumitoimintaan sekä vuorovaikutuksen kanavana toimivaan nettisivustoon. Yhteistyötä jäsennettiin kuvaamalla jäsenorganisaatioiden roolia ennakointitiedon tuottajina, rytmittämällä ydinverkoston toimintaa ennakoinnin vuosikelloon sekä konseptoimalla ennakointi- ja seurantaryhmän tulevaisuuskatsaus liittyen maakuntaohjelman seurantaan ja ennakointiin. Laajempaa yhteistä tulevaisuuskeskustelua rakennettiin tulevaisuus- ja teemafoorumityöskentelyn lisäksi osallistamalla eri tahoja kirjoittamaan artikkeleita Kainuun tulevaisuudesta ennakointisivustolle. Ennakoivaa työotetta vahvistettiin järjestämällä koulutuksia maakunnallisen ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenille, kuntajohdolle sekä jäsenorganisaatioiden asiantuntijoille. Ennakointiportaali kuiskintaa.fi rakennettiin yhteisen tulevaisuuskeskustelun työkaluksi sosiaalisen median kanavien ohella. Ydinverkostolle järjestettiin lisäksi koulutusta sivuston käyttöjärjestelmästä, sosiaalisen median sovelluksista ennakointityön välineinä, informaatiomuotoilusta ja blogikirjoittamisesta. Osana hankkeen toimenpiteitä tilattiin selvitykset biotalouden aluetalousvaikutuksista sekä digitalisaation mahdollisuuksista Kainuussa. Hankkeesta tilattiin myös ulkoinen arviointi. Kehittämistyön lähtökohtana oli huomion kiinnittäminen hankevaiheen päättymisen jälkeiseen aikaan. Toimintatavan rakentamisessa keskityttiin löytämään toimintatapa ja työvälineitä, joita pystytään hankkeen päättymisen jälkeen jatkamaan jäsenorganisaatioiden olemassa olevilla resursseilla. Huomionarvoista on, että ennakointityö on osa strategia- ja suunnittelutyötä ja näin jokaisen jäsenorganisaation perustyötä. Merkittävin haaste liittyy toimintakulttuuriin muuttamiseen; siihen että tunnistetaan organisaation strategia- ja suunnittelutyö ennakoinniksi ja oivalletaan jakaa tätä tietoa avoimesti verkossa muille toimijoille. Tässä olisi hyötyä niiden uusien työskentelytapojen ja työvälineiden omaksumisesta, joita hankkeen aikana kehitetty ja esitelty ydinverkoston asiantuntijoille. Näiden lisäksi toimintatavan jatkamisen ja edelleen kehittämisen kannalta on tärkeää, että maakuntaliitossa verkoston vetäminen alueellisen ennakoinnin koordinaatio - resursoidaan riittävästi. Loppuraportin ensimmäisessä osassa esitetään kehittämistyön johtopäätökset. Ensimmäisenä esitellään hanketyön ja ulkoisen arvioinnin pohjalta muodostettu esitys ennakoinnin toimintatavasta. Sitä täydentävät kehittämiskohteet, joihin hankevaiheen jälkeen olisi syytä panostaa ennakointityön vaikuttavuuden parantamiseksi. Loppuraportin toisessa osassa on kuvattu hankkeen aikana toteutetut toimenpiteet sekä ulkoisen arvioinnin tärkeimmät havainnot. 3
Alkusanat Kesäkuussa 2015 Kainuun ennakointihanke käynnistyi vuoden 2013 marraskuussa. Tehtäväksi asetettiin ennakoinnin toimintatavan luominen, ennakoivan työotteen vahvistaminen ja ennakointiportaalin rakentaminen. Hankkeen päätavoite on ollut löytää sellaiset tekemisen tavat ja työvälineet, joiden avulla yhteistyötä pystytään jatkamaan olemassa olevilla resursseilla hankkeen jälkeen. Tästä syystä toimintatapaa on rakennettu toimijoiden perustehtävän mukaisen ennakointityön varaan. Oleellista on tunnistaa, että ennakointi on osa strategia- ja suunnittelutyötä ja näin tulevaisuusajattelu osa jokaisen työtehtäviä. Loppuraportin ensimmäiseen osaan olemme koonneet toimintatavan vakiinnuttamisen kannalta oleellisia asioita, jotka liittyvät toimintakulttuurin muuttamiseen. Nämä ovat samalla asioita, joissa Kainuun ennakointiverkostolla on vielä matkaa taivallettavana. Kainuun ennakointiyhteistyö on toivoaksemme saanut aineksia työn jatkamiselle hankkeen jälkeen. Toivomme, että hankkeesta on jäänyt mieleen ennen kaikkea rohkeus, kokeilut, osallistaminen ja epämuodollisuus. Olemme tehneet työtä rennolla otteella, mutta taustalla on ollut aina selkeä kehittämistavoite. Ennakointiverkostolle toivotamme sinnikkyyttä tehdä ennakointityöstä entistä enemmän päivittäistä työtä, rohkeutta jakaa omaa asiantuntemusta muille ja uteliaisuutta uutta kohtaan. Anu & Mari 4
OSA 1: Oppeja ja oivalluksia: Kehittämistyön johtopäätökset 5
1. Ennakoinnin toimintatapa Kainuun ennakoinnin toimintatavan rakentamisessa peruslähtökohtana hyödynnettiin kuuden Länsi- Suomen maakunnan yhteisen EMMA-hankkeen 1 johtopäätöksiä. Lähtökohtana oli olemassa olevien toimintatapojen soveltaminen ja kokeileminen, ei niinkään täysin uuden luominen. Parhaita käytäntöjä kartoitettiin tutustumalla Keski-Suomen, Pirkanmaan, Lapin ja Pohjois-Karjalan ennakointiyhteistyöhön. Näiden pohjalta Kainuun ennakoinnin toimintatavassa otettiin erityisen huomion kohteeksi yhteistyön koordinaatio, osallistamisen tavat sekä tiedon jakamisessa hyödynnettävä verkkosivusto. Alueellisen ennakoinnin peruskonseptin hyödyntämisen rinnalla toinen lähtökohta on ollut huomion kiinnittäminen hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan. Hankkeessa on keskitytty ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenorganisaatioiden perustehtävän mukaiseen ennakointityöhön. Tavoitteena on ollut luoda olemassa olemasta, jo tehdystä työstä kokonaisuus. Hankkeen tehtävänä ei ole ollut ennakointitiedon tuottaminen eli ennakoinnin sisältöjen tuottaminen vaan ennakoinnin toimintatavan eli prosessin rakentaminen. Koko hankkeen toiminnan ajan huomio on ollut siinä, mitä tapahtuu hankkeen päättymisen jälkeen - pyrkiä löytämään toimintatapa, jota pystytään jatkamaan hankevaiheen jälkeen. Kainuun ennakoinnin toimintatapa muodostuu yhteistyötä koordinoivasta ennakointiverkostosta, ennakointitiedon tuottamisesta maakunnallisen päätöksenteon tueksi ja osallistamisesta yhteiseen tulevaisuuskeskusteluun. Esitys toimintatavasta perustuu kehittämistyöhön hankkeen aikana ja ulkopuolisen arvioinnin suosituksiin (ks. luku 6). 1 http://emma.pilkahdus.fi/ 6
KOORDINAATIO Ennakointitiimi Ennakointiaktiivit ja -verkosto Ennakoinnin vuosikello 2 krt vuodessa PÄÄTÖKSENTEKO Maakunnan yhteistyöryhmä Tulevaisuuskatsaus 2 krt vuodessa 2 krt vuodessa VUOROVAIKUTUS Kuiskintaa.fi Tulevaisuusfoorumit Sosiaalinen media Asiantuntijakirjoitus 1 krt vuodessa KOORDINAATIO. Ennakointitiimi vastaa yhteistyön koordinoinnista ja toimii asioita valmistelevana työryhmänä. Sen ympärillä toimii ennakointiverkosto, johon nimetään pysyvät asiantuntijajäsenet eli ennakointiaktiivit. Ennakointiverkoston kokouksiin voidaan kutsua lisäksi vierailevia asiantuntijoita. Esityksenä on, että ennakointi- ja seurantaryhmän kokoonpano organisoidaan siten, että henkilöt nimetään ennakointitiimiin ja ennakointiverkoston pysyviksi asiantuntijoiksi. Kainuun kunnat ovat edustettuna ennakointiverkostossa kuntajohtajakokouksen nimeäminä. Kainuun liitto koordinoi ennakointitiimin ja verkoston toimintaa ja vastaa ryhmien koollekutsumisesta. Maakuntaliitossa on nimetty ennakoinnin vastuuhenkilö, jonka tehtäviin koordinaatio kuuluu. Ennakointiverkosto vaihtuvat asiantuntijat kaikki maakunnan toimijat Ennakointiaktiivit Ennakointitiimi pysyvät asiantuntijat tulevaisuuskatsauksen laadinta nimetään jäsenet asioita valmisteleva työryhmä nimetään jäsenet } Ennakointiryhmä Verkoston vetäjä maakuntaliitto työparina ELY-keskuksesta nimetään vetäjä(t) Ennakointitiimi ja ennakointiaktiivit kokoontuvat kaksi kertaa vuodessa (kesäkuussa ja joulukuussa) suunnittelemaan tulevan puolen vuoden toimintaa. Yhteistyö kuvataan ennakoinnin vuosikelloon, johon kootaan yhteiset tapahtumat ja tiedontuotanto pääpiirteittäin kuukausitasolla. Ennakointisivustolle kuiskintaa.fi kootaan toimijoiden yhteistyönä maakunnan kehitystä koskeva olennainen tilasto- ja ennakointitieto. PÄÄTÖKSENTEKO. Ennakointiryhmä laatii kaksi kertaa vuodessa tulevaisuuskatsauksen, jossa tarkastellaan maakunnan kehitystä ja ennakoidaan tulevaa. Katsaus palvelee maakuntaohjelman seurantaa ja ennakointia ja erityisesti maakunnallista päätöksentekoa. 7
Tulevaisuuskatsauksen aiheeksi voidaan valita laajempi maakunnan kehityksen kannalta tärkeää teema kuten väestö, työllisyys tai hyvinvointi, mutta katsauksen aiheeksi voidaan valita jonkin ajankohtainen erityisteema kuten esimerkiksi maakunnan kehitykseen vaikuttava megatrendi tai heikko signaali. Tulevaisuuskatsaus on suunnattu jäsenorganisaatioiden päätöksenteon ja suunnittelun tueksi sekä myös maakuntahallitukselle, maakunnan yhteistyöryhmälle ja maakuntavaltuustolle. Tulevaisuuskatsaukset julkaistaan artikkelikirjoituksina kuiskintaa.fi-sivustolla. VUOROVAIKUTUS. Ennakointiryhmän jäsenet toimivat solmukohtina taustaorganisaatioihinsa ja osallistavat organisaationsa asiantuntijoita yhteiseen tulevaisuuskeskusteluun. Kukin jäsenorganisaatio tuottaa vuoden aikana vähintään yhden artikkelikirjoituksen kuiskintaa.fi-sivustolle. Ennakointiryhmä huolehtii siitä, että myös muuta jäsenorganisaatioiden tuottamaa tietoa Kainuun tulevaisuuden kannalta olennaisista teemoista ja ilmiöitä kootaan ennakointisivustolle. Käytännössä tämä tarkoittaa asiantuntijakirjoitusten ohella tiedottamista erilaisista tulevaisuusaiheisista tilaisuuksista, tuotetuista aineistoista ja hankkeista. Tulevaisuusfoorumeja järjestetään vuosittain kerran tai kaksi vuodessa. Lisäksi järjestetään teemafoorumeja esimerkiksi Kainuu ohjelman painopisteisiin liittyen. Sosiaalisen median työkalujen (Twitter ja Facebook) avulla tiedotetaan ennakointisivuston päivityksistä sekä käytetään yhteisen tulevaisuuskeskustelun välineenä. Suositukset Organisoidaan ennakointi- ja seurantaryhmä uudelleen. Suosituksena on, että ennakointi- ja seurantaryhmä organisoituu uudelleen siten, että valmistelutyöhön (foorumit, nettisivuston päivittäminen yms.) osallistuvat kuuluvat ennakointitiimiin ja pelkästään asiantuntijaroolissa toimivat jäsenet nimetään ennakointiaktiiveiksi. Hankkeen aikana ennakointiportaalin suunnittelutyöryhmässä mukana olleet osallistuvat ennakointitiimin työhön. Kytketään ennakointi hanketyöhön. Suosituksena on, että ennakointi- ja seurantaryhmän toiminta kytketään erityisesti maakunnan yhteistyöryhmän työhön. Näin vahvistetaan ennakoinnin linkkiä maakunnalliseen päätöksentekoon, jossa hankerahoitus on keskeinen instrumentti. Vahvistetaan elinkeinoelämän näkökulmaa. Kevään 2015 aikana ennakointi- ja seurantaryhmään saatiin Kainuun Yrittäjät ry:n edustus. Tätä olisi hyvä täydentää yrittäjäjäsenellä, jolle maksetaan kokouspalkkio. Kainuun Yrittäjien ry:n kautta saatiin kevään 2015 aikana jo asiasta kiinnostunut yrittäjä mukaan. 8
2. Koordinaatio - verkosto tarvitsee vetäjän Ennakoinnin toimintatavan rakentamisessa on koordinaation näkökulmasta keskitytty ennakointi- ja seurantaryhmän toiminnan kehittämiseen. Ryhmä on muodostunut pääasiassa johtotason henkilöistä, joiden ei voida olettaa vastaavan yhteistyöhön liittyvästä valmistelutyöstä vaan toimivan enemmän asiantuntijajäsenten roolissa. Alueellisen ennakoinnin vaikuttavuuden kannalta yhtenä tärkeimpänä tekijänä voi pitää riittävää resurssia verkoston vetämiseen. Niin asiantuntijajoukon vetäminen kuin erilaisten tilaisuuksien suunnittelu edellyttävät valmistelutyötä verkoston vetäjältä. Huomionarvoista on keskustelevan ilmapiirin luominen, jolloin valmistelutyö ei tarkoita päätösasialistan laatimista vaan fasilitoijan roolissa toimimista. Hanketyössä todettiin hyväksi työpajamuotoinen työskentely verkoston kokouksissa. Työpajamuotoinen työskentely mahdollisti useamman näkökulman läpikäymisen lyhyessä ajassa, rakensi yhteistä näkemystä yhteistyön suunnasta antamalla kaikille osallistujille mahdollisuuden sanoa mielipiteensä. Valmistelutyössä yksinkertaisena työkaluna kannattaa hyödyntää ennakoinnin vuosikellon laatimista. Vuosikelloon kirjataan verkoston kokoukset ja yleisellä tasolla muut tärkeimmät asiat. Tulevan puolen hahmottaminen etukäteen yleisellä tasolla jäsentää tekemistä ja vähentää valmistelutyöhön käytettävää aikaa. Suositukset Resursoidaan koordinaatiotehtävä riittävästi maakuntaliitossa. Hankkeen päätyttyä verkoston vetäminen edellyttää etenkin alkuvaiheessa ajankäyttöä, jotta hyvään alkuun saatu toiminta juurtuu ja kehittyy edelleen. Suosituksena on, että maakuntaliitossa ennakointiyhteistyön vetäminen resursoidaan siten syksyn 2015 ajaksi, että työaikaa on käytettävissä noin 20 % viikkotyöajasta. Laaditaan ennakoinnin vuosikello. Yhteistyön rytmittämistä varten ensimmäisessä syksyn kokouksessa sovitaan tulevan syksyn kokoukset ja tilaisuudet. Ennakointiverkoston toiminta rytmitetään maakuntaohjelmastrategiatyön kanssa. 9
3. Verkostot - hyödynnä muiden osaamista Verkoston vetämiseen liittyvän resursoinnin rinnalla toinen keskeinen asia on verkoston osaamisen hyödyntäminen. Kehittämistyössä on vahvasti nojattu yhdessä tekemiseen. Ennakoinnin toimintatapaa on rakennettu yhdessä ennakointiverkostoksi nimetyn asiantuntijajoukon kanssa, joka muodostui ennakointi - ja seurantaryhmästä ja ennakointiportaalin suunnitteluryhmästä. Yhdessä tekemisestä on hyvä esimerkki myös hankehenkilöstön tiimimäinen työskentely täydentävällä osaamisella varustetut henkilöt ovat toisiaan sparraten kokeilleet ja ideoineet uutta yhdessä. Yhteistyössä tarvitaan asiantuntijajoukon lisäksi käsipareja, jotka hoitavat yhdessä verkoston vetäjän kanssa tilaisuuksien järjestelyjä ja kuiskintaa.fi-sivuston päivittämistä. Ennakointitiimin toiminnan ei tarvitse olla luonteeltaan muodollista vaan ennemminkin hyvin joustavaa, tarpeen mukaan tapahtuvaa yhteistyötä. Oleellista on, että ennakointitiimiin ei nimetä edustuksellisesti jäseniä vaan henkilöitä, joilla on kiinnostus ja valtuutus toimia omassa organisaatiossaan kyseisessä roolissa osana työkuvaansa. Yhdessä tekemisen periaate liittyy myös laajasti eri tahojen osallistamiseen tulevaisuuskeskusteluun. Eri organisaatioiden järjestämiä tilaisuuksia on hyvä sovittaa yhteen ja tuoda niihin ennakointi ja tulevaisuusnäkökulma mukaan. Tässä on järkeä myös resurssinäkökulmasta. Suositukset Muodostetaan ennakointitiimi. Käytännön asioita valmistelevan työryhmän muodostamisesta on keskusteltu kehittämistyön aikana ja sitä esitetään myös ulkoisen arvioinnin johtopäätöksissä. Haetaan ennakoinnista innostuneita mukaan toimintaan. Edustuksellisen ja muodollisen nimeämisen sijaan etsitään jäsenorganisaatioista ennakoinnista kiinnostuneita asiantuntijoita, jotka veisivät yhteistyötä eteenpäin ennakoinnin puolestapuhujina. Tuodaan tulevaisuusnäkökulma mukaan tilaisuuksiin. Tehdään yhteistyötä tilaisuuksien järjestämisessä. Tuodaan tulevaisuusnäkökulma mukaan tilaisuuksiin. 10
4. Työote ennakointi on osa strategiatyötä Ennakointi on strategia- ja suunnittelutyötä ja näin osa jokaisen aluekehittämistyötä tekevän organisaatiota perustehtävää. Hanketyön tavoitteena on ollut rakentaa toimintatapa, jota pystytään jatkamaan hankevaiheen jälkeen olemassa olevilla resursseilla. Ennakointityön kuvausten avulla on tehty näkyväksi niin jäsenorganisaatioiden omaa ennakointityötä kuin myös konkretisoitu kunkin roolia yhteistyössä. Tulevaisuusajattelun tulisi olla jokaisen työtehtävää. Ennakointi ei ole vain johtotason henkilöiden tehtävä tai delegoitavissa organisaatiossa jonkun yksittäisen henkilön harteille. On olemassa eritasoista ja erilaista ennakointityötä; työnkuva määrittää sitä, millä tavalla tulevaisuus on läsnä omassa työssä. Strategia- ja suunnittelutyö itsessään on ennakointia - tulevaisuuden eri vaihtoehtojen pohtimista ja toimenpiteitä toivottavan tulevaisuuden toteutumiseksi. Ennakointiosaamista tulisi laajentaa hyödyntämällä tulevaisuudentutkimuksen menetelmiä tilastojen ja ennusteiden rinnalla. Skenaariot, megatrendit ja trendit sekä heikot signaalit ovat esimerkkejä menetelmistä, joiden avulla voi hahmottaa tulevaisuuden mahdollisuuksia. Yksi helppo tapa tuoda ennakointia osaksi omaa työtä on hyödyntää sosiaalista mediaa ennakointitiedon lähteenä ja erilaisia yhteisöpalveluja keskustelun käymiseen muiden kanssa. Suositukset Viimeistellään yhteistyön kuvaus. Hankkeen ajan on yhteistyössä jäsenorganisaatioiden kanssa työstetty eteenpäin ennakoinnin yhteistyön kuvausta (liite 7). Osa jäsenorganisaatioista kuvasi ennakointityönsä, tavan jolla osallistuu yhteistyöhön ja nimesi yhteyshenkilöt. Suosituksena on, että jokaisen jäsenorganisaation rooli ja vastuu yhteistyössä kuvattaisiin. Palataan tulevaisuusskenaarioihin. Ulkoisen arvioinnin yksi suositus on, että Kainuu ohjelman laatimisen yhteydessä laaditut tulevaisuusskenaariot otettaisiin uudelleen tarkasteluun. Skenaarioiden tarkastelu toisi laadullista näkökulmaa ennakointityöhön tilastojen rinnalle. Valitaan verkostolle yhteisöllinen työalusta. Hankkeen aikana on kokeiltu erilaisia yhteisiä työalustoja wikipohjaisesta Pbworksista Yammeriin. Ulkoisessa arvioinnissa on ehdotettu jonkin yhteisöllisen työalustan valintaa ydinverkoston työkaluksi; yksi vaihtoehto voi olla esimerkiksi suljettu Facebook-ryhmä. 11
5. Vuorovaikutus jaa tietoa avoimesti Ennakoinnin toimintatavan ja etenkin toimintakulttuurin kehittämisessä avoimuus on ollut hanketyön peruslähtökohta. Niin ennakointia kuin yleisesti aluekehittämistä tulisi tehdä ulospäin avoimemmin - jakaa tietoa omalta asiantuntijuusalueeltaan sekä osallistaa eri tahoja kehittämistyöhön. Kuiskintaa valittiin ennakointiportaalin nimeksi, koska maakuntalaulun ohella termi viittaa osallistumiseen, keskusteluun ja heikkoihin signaaleihin. Kehittämistyössä ennakointi- ja seurantaryhmän asiantuntemusta on tuotu näkyväksi konseptoimalla tulevaisuuskatsaus, jossa tarkastellaan Kainuun kehitystä tietyssä teemassa tilanteen, tulevaisuuden ja tarvittavien toimenpiteiden näkökulmista. Myös muita maakunnassa toimivia asiantuntijaryhmiä olisi hyvä haastaa mukaan yhteiseen tulevaisuuskeskusteluun. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jaetaan tietoa kokouksissa ja tilaisuuksista keskustelluista asioista ja esimerkiksi luetuista raporteista ja selvityksistä. Avoimuuden periaatetta noudatettiin ennakointisivuston rakentamisessa valitsemalla julkaisujärjestelmäksi avoimeen lähdekoodiin perustuva Wordpress. Sivuston rakenteeksi valittiin artikkelipohjainen teema, joka edistää tiedon jakamista ja näkemyksen vaihtamista toimijoiden kesken. Ennakointisivusto ei kuitenkaan elä ilman sosiaalista mediaa. Sivustolla tapahtuvista päivityksistä ja uudesta sisällöstä on tiedotettava avoimesti. Ilman sosiaalisen median kautta tapahtuvaa tiedottamista sivuston tieto jää kulkematta eri tahojen tietoon. Sosiaalinen media on myös keino osallistaa ihmisiä keskusteluun. Suositukset Hyödynnetään asiantuntijaryhmiä tiedon tuottajina. Maakunnassa toimivia erilaisia asiantuntijaryhmiä haastetaan jakamaan tietoa ja kirjoittamaan ennakointisivustolle. Käytetään sosiaalista mediaa tiedon jakamiseen ja keskusteluun. Kokousten rinnalla sosiaalinen media tarjoaa hyvän tavan käydä epämuodollista ja nopeaa vuorovaikutusta. Ennakointiryhmän vastuulla on toimia esimerkkinä ja jakaa tietoa avoimesti. 12
6. Informaatiomuotoilu tiivistäminen lisää vaikuttavuutta Informaatiomuotoiluun eli tiedon esittämisen tapaan on kiinnitetty hanketyössä huomiota. Tietotulva on nykyisin valtava ja voidaan todeta, että pitkien raporttien aika alkaa olla ohi. Hanketyössä on kokeiltu erilaisia selainpohjaisia infografiikan työkaluja (esim. piktochart ja infogr.am) joilla niin määrällistä kuin laadullista ennakointitietoa voidaan esittää visuaalisessa, nopeammin luettavissa muodossa. Onnistuneesti tehtynä infografiikka lisää sekä tiedon ymmärrettävyyttä että käytettävyyttä. Sovellusten käytön vakiintuminen edellyttää kuitenkin tietoa tuottavan tahon sitoutumista ja innostuneisuutta asiaan. Tiedon visualisoinnin ohella myös kirjoittamisen tapaan ja etenkin pituuteen on syytä kiinnittää huomiota. Vaikka kyseessä olisikin asiantuntijateksti, asian voi silti esittää ilman kapulakieltä ja kaikkien taustatekijöiden, varsinkin jo hyvin tiedettyjen, toistamista. Lisätiedon lähteille voi lukijaa opastaa linkitysten avulla. Blogimainen, tiivis ja väliotsikoita hyödyntävä teksti ei vähennä sen arvoa asiantuntijatekstinä vaan lisää sen vaikuttavuutta. Tekstin kirjoittamisessa kannattaa miettiä, mitkä ovat ne muutamat asiat, jotka haluat lukijalle jäävän tekstin jälkeen mieleen. Suositukset Kokeillaan infografiikkaa tiedon esittämisen tapana. Uusien sovellusten käyttämisen ja esittämisen tavan opetteleminen vie alkuun aikaa, mutta infografiikka lisää tuotetun tiedon vaikuttavuutta. Tiivistetään tekstejä blogimaisella kirjoitustyylillä. Pitkien tekstien sijaan pyritään kirjoittamaan kuiskintaa.fi-sivustolle mahdollisimman tiiviisti ja ymmärrettävästi. 13
OSA 2: Hankkeen matka: tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset 14
1. Tavoitteet ja tulokset Hankkeen tavoitteena on 1. Luoda maakunnan toimijoiden yhteinen ennakoinnin toimintatapa 2. Vahvistaa ennakoivaa työotetta ja lisätä eri tahojen yhteistyötä ennakointitiedon tuottamisessa 3. Rakentaa maakunnallinen ja vuorovaikutteinen ennakointiportaali Ennakoinnin toimintatapa tarkoittaa sitä, että Kainuun maakunnassa on toimijoiden kesken sovittu tapa jolla yhteistyötä alueellisessa ennakoinnissa tehdään. Yhteistyöhön osallistuvien tahojen rooli ja vastuu alueellisessa ennakoinnissa on määritelty. Kainuun ennakointimallissa ennakointi- ja seurantaryhmä koordinoi eri organisaatioiden tekemää ennakointityötä kokonaisuudeksi ja vastaa toimintamallin edelleen kehittämisestä maakunnassa. Ennakointi- ja seurantaryhmällä on nimetty verkostovetäjä. Ennakoinnin toimintamalli kytkeytyy osaksi maakunnallista päätöksentekoa siten, että ennakointi- ja seurantaryhmän rooli suhteessa maakunnalliseen päätöksentekoon on sovittu. Ennakoiva työote tarkoittaa sitä, että tulevaisuutta koskevaa tietoa hyödynnetään päätöksenteossa. Aluekehittämisen kontekstissa tämä tarkoittaa etenkin sitä, että päätöksenteolla on yhteys maakunnan tulevaisuutta suuntaavaan Kainuu -ohjelmaan. Päätöksenteossa hyödynnettävä ennakointitieto on monipuolista sekä eri aluetasot ja aikajänteet huomioivaa. Ennakoinnissa on vahva verkosto tulevaisuuspohdintaan osallistuu laajasti eri tahoja. Myös ylimaakunnallisia, valtakunnallisia ja kansainvälisiä verkostoja hyödynnetään tulevaisuuden kehityksen ennakoinnissa. Ennakointiportaali kokoaa Kainuuta koskevaa ennakointitietoa ja toimii yhteisen tulevaisuuskeskustelun foorumina. Ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenorganisaatiot tuottavat yhdessä ennakointiportaaliin Kainuun kehitystä koskevaa ennakointitietoa olennaisista teemoista. Painopisteenä on Kainuu ohjelman tavoitteiden toteutumisen seuranta ja tulevaisuuden kehityksen ennakointi. Ennakointiportaalin teknisestä ylläpidosta vastaa Kainuun liitto. Hankkeen tuloksena 1. Ennakoinnin toimintatapa lisää alueen toimijoiden yhteistyötä, vahvistaa yhdessä tekemisen edellytyksiä ja sosiaalista pääomaa alueella. 2. Ennakointikoulutuksen ja ennakointiyhteistyön myötä ennakoiva toimintatapa suunnittelussa ja päätöksenteossa vahvistuu. 2. Toiminta ja tavoitteiden saavuttaminen 3. Ennakointitiedon lisääntyvän hyödyntämisen ansiosta suunnittelun ja päätöksenteon laatu ja osuvuus paranevat. 2.1 Ennakoinnin toimintatapa 15
TOIMINTA Ennakoinnin toimintatapaa rakennettiin ns. alueellisen ennakoinnin peruskonseptin pohjalta. Toimintatapaan kuuluu ennakointiyhteistyötä koordinoiva ryhmä, yhteisen tulevaisuuskeskustelun foorumit sekä ennakointiportaali. Lähtökohtana on, että toimintatapa muodostuu alueen organisaatioiden olemassa olevan ennakointityön ja käytettävissä olevan resursoinnin pohjalle, jotta yhteistyötä on mahdollista hankkeen päättymisen jälkeen jatkaa. Alkuperäistä hankesuunnitelmaa tarkennettiin projektihenkilöstön aloitettua vuoden 2013 lopussa (liite 1). Kehittämistyötä tehtiin koko hankkeen ajan tiiviissä yhteistyössä ennakointi- ja seurantaryhmän (liite 2) ja ennakointiportaalin suunnittelutyöryhmän kanssa (liite 3). Ennakoinnin toimintatavan rakentamiselle laadittiin vuoden alussa kehittämissuunnitelma (liite 4), joka käytiin läpi ennakointi- ja seurantaryhmän kokouksessa 30.1.2014. Suunnitelman mukaisesti alueellisen ennakoinnin yhteistyön nykytila arvioitiin Kainuussa ReFo-työkalulla 2. Arvioinnin perusteella (liite 5) kehitettävää löytyi tasaisesti jokaisella osa-alueella, mutta erityisesti ennakointitiedon levittäminen ja viestintä, verkostoyhteistyö sekä ennakoinnin kehittäminen ja arviointi kaipasivat petraamista. Ennakointityön kartoittamiseksi ja yhteensovittamiseksi ennakointi- ja seurantaryhmältä pyydettiin kuvaus jäsenorganisaatioiden ennakointityöstä. Kuvauksessa kartoitettiin ennakoinnin yhteyttä organisaation päätöksentekoon ja johtamiseen, organisaation tuottamaa ennakointitietoa sekä resursointia (liite 6). Jäsenorganisaatioista Kainuun liitto, Kainuun ELY-keskus ja Kainuun TE-toimisto, Kajaanin kaupunki, Kajaanin ammattikorkeakoulu, Kajaanin yliopistokeskus ja Aikuis- ja täydennyskoulutuspalvelut AIKOPA sekä Kainuun sote ovat tehneet kuvauksen ennakointityöstään. Ennakointityötä kartoitettiin myös ns. minipalavereilla jäsenorganisaatioiden kanssa. Vuoden 2013 lopulla minipalaveri aloitettiin Kainuun liiton (12.12.2013) ja AIKOPAn (19.12.2013) kanssa. Vuoden 2014 aikana vastaavat palaverit pidettiin Kajaanin ammattikorkeakoulun (19.1.2014), Kainuun ELY-keskuksen (22.1.2014), Kainuun TE-toimiston (3.3.2014) ja Kainuun ammattiopiston (12.3.2014) kanssa. Ennakointi- ja seurantaryhmä ja portaalin suunnitteluryhmä koottiin yhteen ennakointiverkoston kesäkokoukseen 5.6.2014, jossa käytiin läpi toimintatapaa prosessien näkökulmasta. Kokouksessa käsiteltiin sitä, millä tavalla yhteistyötä koordinoidaan, miten ennakointi kytkeytyy maakunnalliseen päätöksentekoon, mitä olemassa olevia verkostoja ja asiantuntijaryhmiä ennakoinnissa voidaan hyödyntää ja millä tavalla ennakointiportaali toimii parhaiten työkaluna tässä. Syyskokouksessa 1.10.2014 teemoina oli Kainuu ohjelman ennakointiin ja seurantaan liittyvän tulevaisuuskatsauksen sisältö, ennakointiyhteistyösopimus, tulevaisuusfoorumi ja sosiaalinen media ennakoinnin työkaluna. Joulukokouksessa 10.12.2014 jatkettiin yhteistyösopimuksen laadintaa, koottiin ennakoinnin vuosikelloa vuodelle 2015, suunniteltiin tulevaisuus- ja teemafoorumityötä ja pohdittiin tulevaisuuskatsauksen muotoa ja laadintatapaa. Ennakointi- ja seurantaryhmä laati kevään 2015 aikana kolme tulevaisuuskatsausta kehitetyn konseptin pohjalta. Tulevaisuuskatsauksessa tarkasteltiin valittua teemaa tarkastelemalla sen nykytilaa, tulevaisuuden 2 ReFo-työkalu on kehitetty EMMA-hankkeessa, ks. lisää emma.pilkahdus.fi 16
kehitystä sekä käynnissä olevia ja tarvittavia toimenpiteitä. Tulevaisuuskatsaukset laadittiin aluerakenteesta ja palveluista, elinkeinoista ja yrittäjyydestä sekä väestöstä ja hyvinvoinnista. Kevään 2015 aikana työstettiin eteenpäin myös ennakoinnin yhteistyön kuvausta (liite 7). Ennakoinnin toimintatavan ohella kuvaus sisälsi jäsenorganisaatioiden roolin yhteistyössä. Tavoitteena oli, että yhteistyönkuvaus olisi käynyt jokaisen jäsenorganisaation johtoryhmässä käsiteltävänä, mutta joidenkin jäsenorganisaatioiden osalta yhteistyön kuvausta ei saatu. Osana Työ- ja elinkeinoministeriön ennakoivan rakennemuutoksen toimintatapaan liittyvää valtakunnallista kierrosta 22.4.2015 ennakointi- ja seurantaryhmä arvioi alueellisen ennakointityön tilaa ReFo-työkalulla (liite 8). Tulosten mukaan verrattuna vuoden 2014 alussa tehtiin arvioon ennakoinnin toimintakulttuuri, koordinaatio, organisoituminen sekä osallistaminen ja joukkoistaminen alueella on parantunut. Heikentyneeksi todettiin ennakointityön rahoitus ja jatkuvuus. Ennakointiverkoston kesäkokous ja samalla hankkeen päätösseminaari pidettiin 16.6.2015. Kokouksessa käytiin läpi hankkeen toiminta, ulkoisen arvioinnin tulokset ja suunniteltiin syksyn 2015 toimintaa. TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN Hankkeen päätavoitteena on ollut pysyvän ennakoinnin toimintatavan rakentaminen, jonka osalta hankkeen aikana edettiin suhteellisen hyvin. Toimintatavan peruspalikat koordinaatio, päätöksenteko ja vuorovaikutus ovat olemassa. Hankkeen aikana ehdittiin myös pilotoimaan toimintatapaa: koottiin ennakoinnin vuosikello, pidettiin verkostokokouksia, laadittiin tulevaisuuskatsauksia, järjestettiin teema- ja tulevaisuusfoorumeja ja tuotettiin ennakointitietoa tilastojen ja artikkelikirjoitusten kautta. Yhteistyön koordinaation näkökulmasta myönteistä oli, että tunnistettiin tarve työryhmälle, joka toimii ennakointi- ja seurantaryhmän työn tukena. Ennakointiportaalin suunnitteluryhmästä muodostui ennakointitiimi, jonka tehtäväksi määriteltiin pääasiassa ennakointisivuston ylläpitäminen. Yhteistyö edellyttää kuitenkin myös muunlaista valmistelevaa työtä kuten tulevaisuusfoorumien suunnittelua ja käytännön järjestelyjen hoitamista. Hankkeen jälkeen on oleellista miettiä ennakointiyhteistyön organisoituminen uudelleen niin asiantuntijatyöskentelyn kuin käytännön valmistelutyön näkökulmasta. Työryhmien roolit sekä kokoonpanot pitää määritellä selkeästi. Tässä työssä voi hyödyntää ennakointiyhteistyön kuvausta, jota ei saatu hankkeen aikana viimeisteltyä. Koordinoinnin työkaluina sähköpostin rinnalle on kokeiltu wiki-työalustaa pbworks.com, yhteisöpalvelu Yammeria sekä itse ennakointisivustoa. Oleellista on, että ennakointiverkoston jäsenet omaksuvat roolin taustaorganisaationsa solmupisteenä ja välittävät tietoa omassa organisaatiossaan tapahtuvista ennakointiin ja maakunnan kehitykseen liittyvistä asioista. Tärkeää on myös välittää tietoa ennakointiverkoston työssä nousevista asioista takaisin omaan organisaatioon päin. Ennakoinnin kytkeytymisessä osaksi maakunnallista päätöksentekoa on ennakointi- ja seurantaryhmällä keskeinen rooli toimia asiantuntijaryhmänä, joka seuraa ja ennakoi maakunnan tulevaisuuden kehitystä. Keväällä laadittuja tulevaisuuskatsauksia voi pitää erinomaisena onnistumisena siinä, että ryhmän asiantuntemusta on tehty näkyväksi. 17
Voisi todeta, että toimintakulttuuria on saatu avoimemmaksi, mutta kehitettävää vielä on siinä, että oman organisaation tekemästä työstä hoksataan välittää tietoa. Ennakointiverkostolta tämä edellyttää uusien työvälineiden omaksumista - toimintatapa ei ole edellytä niinkään lisää tekemistä vaan eri tavalla tekemistä. Sähköisten työkalujen ja sosiaalisen median välineiden hyödyntäminen viestinnässä on avainkysymys. Tässä ennakointiverkostolla on vielä petrattavaa. 2.2 Ennakoiva työote ja verkostot TOIMINTA Ennakoiva työote Ennakoivan työotteen vahvistamisen osalta ennakointi- ja seurantaryhmälle kilpailutettiin ennakoivan työotteen koulutuskokonaisuus. Koulutukseen osallistujia täydennettiin jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohdolla. Toteuttajaksi valittiin Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Ensimmäinen koulutuspäivä oli 9.5.2014 ja siihen osallistui 20 henkilöä. Toinen koulutuspäivä oli 18.9.2014 ja siihen osallistui 13 henkilöä (liite 9). Ensimmäisessä koulutuspäivässä käytiin läpi tulevaisuusajattelun lähtökohtia sekä ennakointimenetelmiä. Työpajatyöskentelynä hahmoteltiin Kainuun kehityksen kannalta olennaisia muutosvoimia ja heikkoja signaaleja. Toisessa koulutuspäivässä käytiin läpi ennakointityön roolia strategisessa suunnittelussa ja sen juurruttamista sekä tulevaisuuskuvien tuottamisen menetelmiä. Ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenorganisaatioiden asiantuntijoille kilpailutettiin ennakoivan työotteen koulutus. Toteuttajaksi valittiin Futures Garden yrittäjä Seija Kiiskilä. Koulutusta järjestettiin kahtena vaihtoehtoisena päivänä 24.11. ja 25.11.2014 ja koulutuksiin osallistui 27 henkilöä (liite 10). Keväällä 2015 koulutusta järjestettiin 14.4. ja 15.4.2015 ja koulutuksiin osallistui 15 henkilöä (liite 11). Työpajatyöskentelynä toteutetussa koulutuspäivässä keskityttiin tunnistamaan ennakoinnin roolia ja merkitystä omassa työtehtävässä. Koulutuspäivistä tehtiin yhteenvedot infografiikkana 3. Yrittäjille suunnatusta koulutustilaisuudesta käytiin keskustelua yrittäjäjärjestön edustajan kanssa 22.9.2014 sekä kevään 2015 aikana. Koulutus jäi toteuttamatta. Verkostot Teemapohjaista foorumityöskentelyä on tehty hankkeessa biotalouden, hyvinvoinnin ja maakunnan vetovoimaisuuden teemoissa yhteistyössä Kainuun liiton kanssa. Biotalouden ja hyvinvoinnin foorumitoiminta toteutettiin keväällä 2014 kahtena työpajatyöskentelynä, jossa tarkasteltiin teeman nykytilaa ja määriteltiin kehittämisen painopisteitä osana Kainuu ohjelman 2014 2017 valmistelua. Työpajatyöskentelyssä hyödynnettiin trendianalyysia laadullisena ennakointimenetelmänä. Hyvinvoinnin asiantuntijatyöskentely (liite 12) toteutettiin 17.3. ja 28.3.2014. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kehittämispäällikkö Risto Kaikkonen piti alustuspuheenvuoron hyvinvointi- ja terveyseroista Kainuussa ensimmäisessä työpajassa. Työskentelyyn osallistui 35 henkilöä 23 organisaatiosta. Syksyllä 2014 3 http://kuiskintaa.fi/ennakoivaa-tyootetta-ja-heikkoja-signaaleja/ 18
järjestettiin 8.12.2014 Katse työllisyyteen hyvinvointifoorumi, jossa tarkasteltiin Kainuun työllisyystilannetta. Tilaisuuteen osallistui 25 henkilöä 16 organisaatiosta (liite 13). Keväällä 2014 biotalouden asiantuntijatyöskentely (liite 14) toteutettiin 28.2. ja 28.3.2014. Sitran johtava asiantuntija Eeva Hellström piti puheenvuoron biotalouden määritelmästä. Biotalouden työskentelyyn osallistui 34 henkilöä 17 organisaatiosta. Syksyllä biotalouden foorumi kytkeytyi osaksi biotalouden aluetalousvaikutuksia koskevaa selvitystä. Kainuun biotalouden kehittämistyöpaja pidettiin 31.10.2014 selvityksen toteuttajan Aluekehityssäätiön vetämänä. Työpajaan osallistui 30 henkilöä 23 organisaatiosta (liite 15). Maakunnan vetovoimaa käsittelevä tulevaisuustyöpaja toteutettiin 25.9.2014 yhteistyönä Pohjoismaisen väestöhankkeen kanssa, jossa Kainuun liitto on mukana. Työpajassa pohdittiin keinoja Kainuun väestökehityksen kääntämiseksi positiivisemmaksi. Työpajaan osallistui 14 henkilöä 10 organisaatiosta (liite 16). Digitalisaation mahdollisuuksia Kainuussa koskevaan selvitykseen liittyvä työpaja järjestettiin 15.6.2015. Työpajaan osallistui 29 henkilöä 14 organisaatiosta organisaatiosta (liite 17). Laaja, maakunnan toimijoiden yhteiset tulevaisuusfoorumit järjestettiin 7.4.2014 ja 7.5.2015. Kevään 2014 tilaisuuteen osallistui 114 henkilöä 37 organisaatiosta (liite 18). Foorumissa käsiteltiin Kainuu ohjelman luonnosta pyydettyjen sidosryhmäkommenttipuheenvuorojen lisäksi työpajatyöskentelyssä, jossa osallistujat pääsivät kommentoimaan ohjelmaluonnosta elinkeinojen, hyvinvoinnin, aluerakenteen ja maakuntakuvan näkökulmista. Keväällä 2015 tilaisuuteen osallistui 73 henkilöä 26 organisaatiosta (liite 19). Foorumissa tarkasteltiin Kainuun tulevaisuutta koulutuksen, kuntien ja biotalouden näkökulmista. Projektihenkilöstön tilaisuudet ja tapaamiset Ennakoinnin ylimaakunnallisten verkostojen osalta projektihenkilöstö osallistui vuosittaiseen alueiden ennakointiseminaariin 20. 21.3.2014 Rovaniemellä ja Lappeenrannassa 19. 20.3.2015. Itä-Suomen liittojen virkistyspäivien 21. 22.5.2014 yhteydessä pidettiin vapaamuotoinen tapaaminen Pohjois-Karjalan ja Etelä- Savon ennakointihankkeiden kanssa. Tapaamisessa keskusteltiin kunkin hankkeen ajankohtaisista asioista sekä ylimaakunnallisen yhteistyön mahdollisuuksista. Keskustelua ylimaakunnallisesta yhteistyöstä tulevalla EU-ohjelmakaudella käytiin 26.6. ja 21.8.2014 sekä 20.4.2015 Itä- ja Pohjois-Suomen liittojen kesken. Projektipäällikkö osallistui ohjausryhmän jäsenenä Kainuun ammattiopiston Pohjois-Suomen TYKE 2013 hankkeen ohjausryhmätyöhön 13.1.2014, 15.5.2014 ja 26.11.2014. Projektihenkilöstö osallistui Aalto PROn järjestämään Tulevaisuuden ennakointityökalut koulutukseen 27. 28.1.2014. Koulutuksessa esiteltyjä laadullisen ennakointitiedon tuottamisen menetelmiä hyödynnettiin hyvinvoinnin ja biotalouden toimialafoorumeiden asiantuntijatyöskentelyn toteuttamisessa. Muita seminaareja, tilaisuuksia & tapaamisia, joihin projektihenkilöstö osallistui 4 : Keinoja Kainuun kasvuun työhyvinvoinnilla tulevaisuuteen 16.1.2014 (ps) Tulevaisuuden työvoimahanke, Kainuun ELY-keskus, Metallin sidosryhmäpalaveri 22.1.2014 (pp) 4 pp= projektipäällikkö, ps= projektisuunnittelija 19
Tulevaisuuden työvoimahanke, Kainuun ELY-keskus 5.2.2014 (pp) ICT ja hyvinvointipalvelut 14.2.2014 (ps) Maakuntavaltuustoseminaari, Kainuun liitto 24.2.2014 (pp, ps) Perhepalvelujohtaja Matti Heikkinen, Kainuun SOTE 9.4.2014 (pp, ps) Maakuntaliittojen ennakointivastaavien kokous Helsingissä 20.2.2014 (pp) Toimitusjohtaja Raija Keuro, Seniorpolis 23.4.2014 (pp, ps) Kuntaliiton tulevaisuusfoorumi 6.5.2014 Helsinki (pp) Tietoturvapäivä Kajaanissa 14.5.2014 (ps) Koulutusasiainneuvottelukunnan työvaliokunta 10.6.2014 (pp) Biotaloushankepalaveri, Kainuun liitto 26.6.2014 (pp) Kajaanin kaupungin hyvinvointiryhmä 17.9.2014 (pp) Avoin Suomi messut, Helsinki 15. 16.9.2014 (pp, ps) Toimitusjohtaja Pekka Ojalehto, Kainuun yrittäjät 22.9.2014 (pp) Maakuntaliittojen ennakointivastaavien kokous Helsingissä 9.10.2014 (pp) Koulutusasianneuvottelukunnan kokous 14.10.2014 (pp) Bioenergiafoorumi 28.10.2014 (pp) Kainuun viestintäfoorumi 11.11.2014 (pp, ps) Terveempi ja liikkuvampi Kainuu. Terveyden edistämisen iltapäivä. Puolivälin Pysäkki hankkeen loppuseminaari 24.2.2015 TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN Ennakoivan työotteen koulutus toteutettiin suunnitellusti ennakointi- ja seurantaryhmälle täydennettynä jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohtajilla. Osallistujien täydentäminen jäsenorganisaatioiden johdolla ja kuntajohdolla edesauttaa ennakointiyhteistyön sitoutumista sekä vahvistaa tulevaisuuskeskustelua rakentamalla yhteistä käsitystä siitä, mitä ennakointi tarkoittaa. Ennakoivan työotteen asiantuntijakoulutuksella ennakointiosaamista lavennettiin laajemmalle. Ennakointiverkostossa on nyt osaamista käyttää erilaisia ennakoinnin ja tulevaisuuden tutkimuksen välineitä. Haasteena on se, että ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenet ryhtyvät hyödyntämään tätä osaamista. Yrittäjille suunnattu tilaisuus ennakoinnista ei toteutunut. Asiasta keskusteltiin yrittäjäjärjestön edustajan kanssa syksyllä 2014 ja asiaa tiedusteltiin keväällä 2015, mutta sopivaa toteutustapaa ei löytynyt. Teema- ja tulevaisuusfoorumit ovat osallistaneet yhteiseen tulevaisuuskeskusteluun laajasti eri tahoja ja osana ennakoinnin toimintatapaa tukevat eri tahojen vuorovaikutusta. 20
2.3 Ennakointiportaali ja tiedontuotanto TOIMINTA Alkuperäisen hankesuunnitelman mukaan ennakointiportaalin rakentaminen oli tarkoitus toteuttaa ulkopuolisen toimittajan vetämänä projektina. Hankesuunnitelmaa tarkennettiin vuoden 2013 puolella siten, että sivusto päätettiin rakentaa kokonaisuudessaan omana työnä. Tuolloin päätettiin, että projektisuunnittelija vastaa sivuston kehittämisprosessista kokonaan ja teknistä tukea ostetaan tarvittaessa asiantuntijapalveluna. Sivuston sisällön rakentamisen tukena toimi ennakointiportaalin suunnitteluryhmä. Ennakointi- ja seurantaryhmän jäseniä pyydettiin nimeämään organisaatioistaan edustajat suunnittelutyöryhmään ja työryhmä aloitti toimintansa marraskuussa 2013. Ennakointiportaalin suunnittelutyöryhmä kokoontui kevään 2014 aikana neljään työpajaan, joissa määriteltiin ennakointiportaalin kohderyhmät, teemat ja sisällöt. Tärkeimmiksi kohderyhmiksi määriteltiin maakunnan alueella toimivien julkishallinnon organisaatioiden asiantuntijat, johto ja virkamiehet. Sivuston pääteemoiksi valittiin Kainuu ohjelma, elinkeinot ja yrittäjyys, hyvinvointi, osaaminen ja koulutus, työllisyys, väestö ja ympäristö. Sivuston toimintaperiaate on, että kiinteiltä perussivuilta löytyy eri teemoja koskeva perustilasto ja ennakointitieto-. Keskustelu ja vuorovaikutus tapahtuvat artikkelikirjoitusten kautta. Sivusto rakennettiin Wordpress -julkaisujärjestelmällä ja asennettiin webhotelliin. Julkaisujärjestelmä on helppokäyttöinen ja se perustuu avoimeen lähdekoodiin. Wordpressiin on saatavilla teemoja, eli valmiita malleja, joiden päälle sisältöä voidaan rakentaa. Parhaiten määriteltyihin tarpeisiin vastasi MyThemeShop:sta teema Digitalis. Valitussa teemassa on suuri painoarvo vaihtuvilla artikkelikirjoituksilla, mutta mahdollisuus rakentaa myös staattisia sivuja. Kuiskintaa.fi-sivusto avattiin huhtikuun alussa 2014. Sivusto oli tuolloin vielä hyvin keskeneräinen ja sisällöltään kapea, mutta avoimesti ja kokeilukulttuurin hengessä ensimmäinen versio avattiin, jotta siitä oli mahdollistaa tiedottaa tulevaisuusfoorumissa 7.4.2014 ja hyödyntää sivustoa Kainuu-ohjelman lausuntokierroksella. Sivustoa kehitettiin tämän jälkeen kokeilemalla erilaisia toteutustapoja ja lisäosia. Kesän 2014 aikana teemasivujen rakenne sai nykyisen muotonsa. Jokaisella sivulla on kuvituskuva, johdanto, ajankohtaiset uutiset ja artikkelit teemaan liittyen nostoina, toimintaympäristön kuvaus, tilastoja ja julkaisuja, linkkejä sekä sivun yhteyshenkilöiden tiedot. Kuvituskuviksi valittiin Flickr -kuvapalvelusta Creative Commons - lisensoituja kuvia. Tämä tarkoittaa sitä, että kuvat ovat lisensoituja vapaaseen käyttöön, kunhan lähde ja lisenssi on mainittu. Sivuille on upotettu myös Facebook- ja Twitter -liitännäiset. Sivuilta löytyy tietoa ennakointiverkoston toiminnasta. Kuiskintaa-tunnus luotiin myös Facebookkiin ja Twitteriin. Kuiskintaa.fi-sivuston lisäksi hankkeessa on ylläpidetty kuiskintaa -wikitilaa, johon on voinut kootusti tallentaa hankkeeseen ja portaaliin liittyviä ohjeita, muistioita ja muuta materiaalia. Wikitila perustettiin ilmaiselle wikialustalle Pbworksiin. Ennakointiverkostolle tehtiin myös oma ryhmä yhteisöpalvelu Yammeriin. Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämän tilastotietojärjestelmä Toimiala Onlinen osalta osallistuttiin yhdessä Kainuun ELY-keskuksen asiantuntijoiden kanssa kuvakantakoulutukseen 12.5.2014 ja valittuihin 21
kuvakannan päivittyviin tilastoihin luotiin upotettu linkki kuiskintaa-sivuille. Sivustolla kokeiltuja ja käytettyjä infografiikan sovelluksia ovat olleet mm. Piktochart, Easel.ly, Infogr.am, Prezi. Infogr.am - sovelluksessa luotiin interaktiiviset tilastokuvaajat väestön muutoksista. Kuvaajat upotettiin kuiskintaa.fisivuille. Syksyllä 2014 kaikki teemasivut käytiin sisällöltään läpi ja sivuilla sovittiin ylläpitäjät, jotka vastaavat teemasivujen ajantasaisuudesta. Ylläpitäjät kuuluvat ennakointitiimiin, joka tukee ennakointi- ja seurantaryhmän toimintaa ja ylläpitää kuiskintaa-sivustoa. Ylläpitäjille järjestettiin Wordpress ja some -koulutusta 24.9.2014 sekä informaatiomuotoilun koulutusta 7.11.2014. Keväällä 23.4.2015 järjestettiin blogikirjoittaminen ja sosiaalinen media asiantuntijatyön välineenä koulutus. Informaatiomuotoilun ja blogikirjoittamisen koulutuksen toteutti Ilkka Olander Sometekistä. Hankkeen aikana artikkelikirjoituksia on kertynyt yhteensä 30 kappaletta (liite 20). Sivuston kävijämäärät 31.5.2015 mennessä on 6 437 henkilöä. Istuntoja on ollut 9 8880 kappaletta ja sivukatseluja yhteensä 21 905 kappaletta. Twitterissä 4.6.2015 mennessä seuraajia on 152 kappaletta ja twiittejä on tuotettu 529 kappaletta. Kuiskintaa Facebook-sivulla on vastaavasti 226 tykkääjää ja julkaisuja yhteensä 163 kappaletta. Biotalouden aluetalousvaikutuksista kilpailutettiin ja tilattiin selvitys (liite 21). Selvityksen toteuttajaksi valittiin Aluekehityssäätiö. Selvitys valmistui joulukuussa 2014. Digitalisaation mahdollisuuksista Kainuussa kilpailutettiin ja tilattiin selvitys (liite 22). Selvityksen toteuttajaksi valittiin Ramboll Management Consulting ja selvitys valmistui kesäkuussa 2015. TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN Ennakointiportaalin toteuttaminen ilman ulkopuolista toteuttajaa oli onnistunut valinta. Sivustoa on pystytty kehittämään eteenpäin joustavasti kokeilemalla erilaisten ratkaisujen ja sovellusten toimivuutta. Sivuston ylläpitämisen osalta osalle teemoista on jo olemassa selkeät päivitysvastuut. Myönteistä on myös, että sivustolle on tuotettu sisältöä itsenäisesti ilman projektihenkilöstöä hankkeen aikana. Sivuston artikkelipohjainen teema luo hyvät edellytykset vuorovaikutukselle sosiaalisen median liitännäiset mukaan lukien. Kävijämäärien perusteella sivustoa pitää erittäin onnistuneena. Yli 6 400 henkilöä noin vuoden aikana on tämänkaltaiselle sivustolle huikea kävijämäärä. Biotalouden aluetalousvaikutuksia ja digitalisaation mahdollisuuksia koskevat selvitykset kytkeytyvät Kainuu ohjelman linjauksiin ja palvelevat näin maakunnan pitkän aikavälin aluekehittämistä. 3. Ongelmat ja suositukset Hankkeen tavoitteiden saavuttamisen kannalta isoimmat kysymykset liittyvät verkoston vetämiseen eli asian riittävään resursointiin maakuntaliitossa. Lisäksi ydinverkostossa olevien asiantuntijoiden tulisi tunnistaa roolinsa tiedonvälittäjänä verkoston jäsenten tehtävänä on toimia solmukohtana verkoston ja oman taustaorganisaationsa välillä. 22
Ennakointiyhteistyö edellyttää verkoston jäsenten keskinäistä viestintää. On syytä huomata, että sosiaalisen median ja muiden sähköisten työkalujen avulla olisi mahdollista korvata kokouksia. Sosiaalinen media tukee myös osaltaan ennakointisivuston toimintaa, sillä sen avulla voi tiedottaa nopeasti ja avoimesti sivustolla tapahtuneista päivityksistä. 4. Hyvät käytännöt Ennakoinnin toimintatavan rakentamisessa hyvänä käytäntönä voi nostaa esiin ennakointiverkoston kokoukset. Kokouksiin koottiin hankkeen ohjausryhmä, ennakointi- ja seurantaryhmä sekä portaalin suunnitteluryhmä ottamaan kantaa yhdessä toimintatavan muotoon ja samalla myös suunnittelemaan käytännön toimintaa. Portaalin suunnitteluryhmän pohjalta muodostui ajatus ennakointitiimistä, joka toimii ennakointi- ja seurantaryhmän työn tukena vastaten etenkin ennakointiportaalin sisällön päivittämisestä. Toisena hyvänä käytäntönä voi nostaa esiin työpajatyöskentelyn hyödyntämisen kehittämistyössä. Työpajatyöskentelyä hyödynnettiin niin ennakointiportaalin kuin toimintatavan rakentamisessa. Hyvin suunnitellulla työpajalla on mahdollista käydä läpi tavallista kokousta tehokkaammin lyhyessä ajassa useita asiakohtia sekä samalla osallistaa ihmisiä suunnittelemaan asioita yhdessä. Kokeilluista sähköisistä työvälineistä etenkin ilmainen wiki-työtila (pbworks.com) tarjoaa paljon mahdollisuuksia organisaatiorajat ylittävän yhteistyön työkaluna. Työtilaa hyödynnettiin hankkeen aikana kokoamalla ennakoinnin toimintatavan koordinaatioon liittyvät kuvaukset ja käytännön ohjeet esimerkiksi ennakointiportaalin päivittämisestä. Työtila toimii myös tiedostopankkina, jolloin kaikilla verkoston jäsenillä on suora pääsy yhteisiin aineistoihin. Myös sidosryhmäpalavereille täytyy antaa myös tunnustusta hyvänä käytäntönä: wiki-työtilan hyödyntämisen verkostoyhteistyössä nosti esiin tapaamisessa 9.4.2014 perhepalvelujohtaja Matti Heikkinen. Wiki-työtilaa hyödynnettiin myös biotalousselvityksen ohjausryhmätyöskentelyssä. Loppuvuodesta ennakointiverkostolle tehtiin oma tila myös yhteisöpalvelu Yammeriin, joka tarjoaa hyvän mahdollisuuden käydä epämuodollisempaa keskustelua verkoston jäsenten kesken. Ennakointiportaalin osalta voisi mainita vapailla käyttöehdoilla julkaistun aineistojen hyödyntäminen. Eritoten valokuvien jakopalvelusta Flickrista Creative Commons lisenssillä on saatavilla monipuolisesti aineistoa käytettäviksi kuvituskuvina ennakointiportaalissa. Hankkeen toteutukseen liittyen hyvänä käytäntönä on mainittava projektihenkilöstön tiimimäinen työskentelytapa. Projektipäälliköllä ja projektisuunnittelijalla on omat päävastuualueensa, mutta toimenpiteiden suunnittelua ja ideointia tehdään yhdessä. Parhaimmat oivallukset ovat syntyneet vapaamuotoisissa keskusteluissa. Hyvä käytäntö hankkeen suunnittelussa on ehdottomasti ollut se, että hankkeeseen on palkattu kaksi asiantuntijatyötä tekevää henkilöä sen sijaan, että projektipäällikön lisäksi hankkeeseen olisi palkattu pelkästään hankkeen taloushallintoa hoitava projektisihteeri. 5. Julkisuus ja tiedottaminen Hankkeesta on tiedotettu sidosryhmille kevään aikana eri tavoin. Hankkeesta on tiedotettu erilaisissa tilaisuuksissa. Kainuun tulevaisuusfoorumissa 7.4.2014 hankkeesta pidettiin lyhyt puheenvuoro. Tilaisuudessa oli jaossa myös esite, jossa kerrottiin perustiedot hankkeesta. Hankkeesta on kerrottu myös 23
teemafoorumityöskentelyjen ja koulutusten yhteydessä. Tulevaisuusfoorumissa 7.5.2015 oli jaossa mainosmateriaalien ohella esite, jolla markkinoitiin kuiskintaa.fi-sivustoa. Laajasti maakunnan eri tahoille hankkeesta on tiedotettu KUISKE uutiskirjeessä, joka ilmestyi tammikuussa ja kesäkuussa 2014 ja tammikuussa 2015. Uutiskirjeen sähköpostilistalla on noin 1 600 sähköpostiosoitetta. Vuoden 2014 lopussa hankkeen toimenpiteisiin osallistuneille lähetettiin sähköpostitse kiitoskirje, johon on koottu keskeisimmät koulutukset ja tilaisuudet vuoden 2014 aikana. Ennakointiportaalissa kuiskintaa.fi on etusivun alatunnisteessa tiedotettu siitä, että sivusto on rakennettu ESR-rahoitteisessa hankkeessa. Hankkeella on lisäksi ollut oma sivunsa Kainuun liiton verkkosivuilla. Facebook-sivulla facebook.com/kuiskintaa ja Twitterissä @kuiskintaa - tunnuksella on tiedotettu etenkin ennakointiportaalin uusista artikkelikirjoituksista ja muista ajankohtaisista Kainuun tulevaisuuden kehitystä sivuavista uutisista. 6. Ulkopuolinen arviointi Hankkeen ulkopuolinen arviointi (liite 22) toteutettiin keväällä 2015. Arvioinnin toteutti Futures Garden yhteistyössä Business Arena Oyn kanssa. Arvioinnin tavoitteena oli ennen kaikkea sparrata ja konsultoida koko verkostoa yhteistyön jatkamiseksi hankevaiheen päättyessä. Ulkoisessa arvioinnissa on annettu suositukset toimintamuodoille sekä ehdotukset vastuutahoista. Pääosin arvioinnin suositukset ovat linjassa kehittämistyön aikana syntyneiden oivallusten kanssa. Hanketyön onnistumisena pidetään keskittymistä yhteistyön koordinaatioon sisällöntuotannon sijasta, tavoitetta laventaa ennakointia osaksi strategia- ja suunnittelutyötä sekä uusien työskentelymenetelmien kokeilua. Kehittämisen paikkoja on hankekehittämisen kytkemisessä ennakointiin, skenaarioiden seurannassa, asiantuntijoiden ja elinkeinoelämän kytkemisessä mukaan vahvemmin yhteistyöhön. 24