Varman sisäinen tarkastus Sisäiset tarkastajat ry:n kk-kokous 19.5.2014 Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma Jukka Ruuth, tarkastusjohtaja
Toiminnan säännösperusta Finanssivalvonnan ohje: Mikäli valvottavan toiminnan laatu ja laajuus edellyttävät sisäisen tarkastuksen toiminnon järjestämistä, tulee sen organisaatioaseman olla sellainen, että se varmistaa riippumattoman ja objektiivisen tarkastuksen. Finanssivalvonnan kannanotto sisäisen tarkastuksen järjestämisestä: Suurilla työeläkevakuutusyhtiöillä tulee aina olla oma sisäinen tarkastus. 2 19.5.2014
Sisäisen tarkastuksen yksikkö Organisoitu hallinnollisesti toimitusjohtajan alaisuuteen Toiminnasta raportoidaan tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle Yksikössä yhteensä 61 vuotta erilaista tarkastuskokemusta ja 18 vuotta muuta työkokemusta Tarkastuskohteet jaettu erityisosaamisen perusteella Sijoitustoiminnan eri osa-alueet Eläkepalvelut, vakuutuspalvelut ja asiakasyhteystoiminta IT-toiminta Yhtiötasoinen toiminnan ohjaus, riskienhallinta ja juridiikka Vuosittain vaihtuvat erityisteemat 3 19.5.2014
Tarkastus kohdistuu sisäisen valvonnan menettelytapoihin Sisäinen valvonta on prosessi, jonka avulla pyritään osaltaan varmistamaan 1) asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen 2) voimavarojen taloudellinen ja tehokas käyttö 3) toimintaan liittyvien riskien riittävä hallinta 4) taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus 5) lakien, määräysten ja ohjeiden noudattaminen 6) hallintoelinten päätösten, sisäisten suunnitelmien, sääntöjen ja menettelytapojen noudattaminen Sisäinen valvonta koostuu kaikista menettelytavoista, joiden avulla yhtiön johto pyrkii varmistamaan tehokkaan, taloudellisen ja luotettavan toiminnan. Tarkastus kohdistuu näihin menettelytapoihin. 4 19.5.2014
Sisäisen tarkastuksen toiminta (1/2) Toiminnassa sovelletaan IIA:n (The Institute of Internal Auditors) julkaisemia sisäisen tarkastuksen ammattistandardeja. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus, organisaatioasema, tehtäväalueet, toimivalta ja vastuu on määritelty hallituksen hyväksymässä toimintaohjeessa. Päätehtävänä on sisäisen valvonnan arviointi ja sen kehittämisen edistäminen. Arviointi- ja varmistustehtävien lisäksi voidaan toimeksiannosta tehdä konsultointia, joka ei vaaranna riippumattomuutta. Tarkastusnäkökulmat, -kohteet ja -aikataulu määritellään vuosittain tarkastussuunnitelmassa, joka johtoryhmän ja tarkastusvaliokunnan käsittelyn jälkeen hyväksytään hallituksessa. Työ koordinoidaan tilintarkastuksen ja Finanssivalvonnan tarkastusten kanssa varmistaen kattavuus ja välttäen päällekkäisyyttä. 5 19.5.2014
Sisäisen tarkastuksen toiminta (2/2) Tarkastuksen pääkohteena ovat keskeiset toimintaprosessit. Ydinprosesseja (työeläkevakuuttaminen, korvaaminen, sijoittaminen) tarkastetaan vuosittain muutoksiin painottuen. Tietojärjestelmät ja tukiprosessit otetaan tarkastuksissa huomioon. Lisäksi tarkastetaan perusprosessien ulkopuolelle jääviä yhtiötason menettelytapoja liittyen mm. toiminnan ohjaukseen ja riskienhallintaan sekä ajankohtaisia erityisteemoja. Jokaisesta tarkastuksesta laaditaan raportti johtopäätöksineen, kehitysehdotuksineen ja vastineineen. Jakelu koko johdolle, tiedoksi tilintarkastajille. Toimitetaan myös Finanssivalvonnalle. Yhteenveto tarkastuksista esitetään kahdesti vuodessa tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle. Sisäisen valvonnan kehittymistä arvioidaan seurantatarkastuksin. Tarkastuksen laatua mitataan ja kehitetään asiakaspalautteen avulla sekä viiden vuoden välein ulkoisella laatuarvioinnilla. 6 19.5.2014
Sisäinen tarkastus osana Varman toimintaa Sisäisen tarkastuksen tavoite: Myötävaikuttaa siihen, että yhtiössä sovellettavat sisäisen valvonnan menettelytavat tehokkaasti tukevat yhtiön strategisen tahtotilan saavuttamista. Varman strateginen tahtotila Sisäisen tarkastuksen tehtävä: Riippumattomin arvioin ja kehitysehdotuksin tukea sisäisen valvonnan kehittämistä. Asiat, joihin tarkastuksella välillisesti vaikutetaan Yhtiön tavoite 1 Yhtiön tavoite 2 Yhtiön tavoite 3 Yhtiön tavoite 4 Asiakkaat ja asiakasodotukset Sisäisen tarkastuksen prosessit Hallitus ja tarkastusvaliokunta Vuosisuunnittelu Riippumattomat arviot ja ehdotukset Ylin johto Raportointi Osuva tuki toiminnan kehittämiseen Ammattistandardien mukainen toiminta Tarkastus Muut vastuuhenkilöt Arviointi ja varmistus Konsultointi Osaaminen Liiketoiminnan ymmärtäminen Tarkastusosaaminen 7 19.5.2014
Asiakaspalaute Hallitus arvioi vuosittaisen toimintansa itsearvioinnin yhteydessä myös sisäisen tarkastuksen toimintaa. Tarkastusvaliokunnalle ja johtoryhmälle tehdään palautekysely kalenterivuoden päätyttyä. Kyselyn liitteenä yhteenveto koko vuoden tarkastuksista. Tarkastuskohtainen palautekysely kunkin tarkastuksen jälkeen siihen keskeisesti osallistuneille toimintojen vastuuhenkilöille. Palautekysely on vakioitu lomake, jossa arvio pyydetään antamaan keskeisille toimintamme menestystekijöille. Kaikissa arvioinneissa on käytössä asteikko 1-5. Lisäksi palautetta pyydetään tarkastukseen osallisilta suullisesti tarkastuksen loppupalaverissa. 8 19.5.2014
Toiminnan ulkoinen laatuarviointi Ulkoinen laatuarviointi on tehty ammattistandardien mukaisesti viiden vuoden välein. Ensimmäinen laatuarviointi v. 2003 tehtiin kokonaan ulkoisen laatuarvioijan toimesta. Seuraavat laatuarvioinnit v. 2008 ja 2013 tehtiin ulkoisen laatuarvioijan varmentamana itsearviointina. Toiminta on laatuarvioinneissa todettu ammattistandardien mukaiseksi. Kokemukset laatuarvioinnista positiiviset paljon hyvää keskustelua toiminnan kehittämiseksi. 9 19.5.2014