RAAHEN KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTA- OHJE LUONNOS

Transkriptio

1 RAAHEN KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTA- OHJE LUONNOS

2 2 Sisältö 1 Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen tarkoitus Sisäisen tarkastuksen tarkoitus Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Raahen kaupunkikonsernissa Sisäisen toiminnan tarkastajan asema, valtuudet ja vastuut Tavoitteet Palvelut Työmenetelmät Eettiset toimintaperiaatteet Toiminnan suunnittelu Tarkastustoimeksiannon toteuttaminen Suunnittelu Tarkastustyö Raportointi Seurantatarkastus Työpapereiden arkistointi Raportointi hallitukselle ja ylimmälle johdolle Sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen koordinointi Sisäisen tarkastuksen ammattitaito ja laadunvarmistus Sisäisen toiminnan tarkastaja Voimaantulo... 7

3 3 1 Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen tarkoitus Toimintaohje määrittelee Raahen kaupunkikonsernin sisäisen tarkastuksen tarkoituksen, toimivallan ja vastuut sekä aseman organisaatiossa, toiminta-alueen ja tietojen saantioikeuden. 2 Sisäisen tarkastuksen tarkoitus Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa kaupunkikonsernille ja parantamaan sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee kaupunkikonsernia ja sen ylintä johtoa tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien sekä riskienhallinnan tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. 3 Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Raahen kaupunkikonsernissa Vastuu Raahen kaupunkikonsernin sisäisen tarkastuksen järjestämisestä on kaupunginhallituksella ja kaupunginjohtajalla. Raahen kaupunkikonsernin sisäisestä tarkastuksesta vastaa Raahen kaupungin sisäisen toiminnan tarkastaja kaupunginjohtajan alaisuudessa. 4 Sisäisen toiminnan tarkastajan asema, valtuudet ja vastuut Asema. Sisäisen toiminnan tarkastaja toimii toiminnallisesti Raahen kaupunginhallituksen ja hallinnollisesti kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen kohteena voivat olla Raahen kaupunkikonsernin kaikki toiminnot ja kaikki organisaation tasot. Valtuudet. Sisäisen toiminnan tarkastajalla on oikeus saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot ja asiakirjat salassapitosäännösten estämättä, oli tieto kenellä ja missä muodossa tahansa. Lisäksi hän on oikeutettu saamaan kaikilta toimijoilta tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. Tiedonsaantioikeuden toteuttamiseksi sisäisen toiminnan tarkastaja voi esittää pyynnön osallistua toimielimen kokoukseen toimielimen puheenjohtajalle, joka ratkaisee osallistumisoikeutta koskevan asian. Vastuut. Sisäisen toiminnan tarkastajalla on asiantuntijavastuu työstään. Tarkastus- ja konsultointitoiminnan riippumattomuuden turvaamiseksi sisäisen toiminnan tarkastajalla ei ole toiminnallista vastuuta arvioinnin kohteena olevista toiminnoista, eikä hänellä ole oikeutta osallistua näiden toimintojen päätöksentekoon. 5 Tavoitteet Sisäisen toiminnan tarkastuksen tavoitteena on edistää Raahen kaupunkikonsernin toimintavarmuutta. Toimintavarmuudella tarkoitetaan sitä, että kaupunkikonsernissa - noudatetaan lakeja, säännöksiä ja sopimuksia - tunnistetaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavat keskeiset riskit, mutta myös mahdollisuudet ja hallitaan ne tarkoituksenmukaisella tavalla - saavutetaan tavoitteet - tehdään päätökset oikeiden, riittävien ja oikea-aikaisten tietojen perusteella - toimitaan tehokkaasti ja taloudellisesti

4 4 - varmistetaan, että omaisuus on turvattu - toimitaan hallituksen, valtuuston ja ylimmän johdon linjausten ja päätösten mukaisesti 6 Palvelut Sisäisen toiminnan tarkastus tuottaa asiantuntijapalveluita, joita ovat: - arviot tarkastelun kohteena olevan toiminnan, prosessin, järjestelmän, hankkeen, - työmenetelmän tai toimintatavan toimintavarmuudesta - kokonaisarviot organisaation riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien - toimintavarmuudesta - kehittämisehdotukset toimintavarmuuden parantamiseksi - selvitykset, kannanotot ja lausunnot - erityistoimeksiantojen toteuttaminen - tilintarkastajien ja kaupunkikonsernin välisen yhteistyön koordinointi. Sisäisen tarkastuksen palvelut koskevat erityisesti seuraavia alueita: - säädösten, määräysten ja sopimusten noudattamisen arviointi - tavoitteiden asettamisen ja toteuttamisen sekä tuloksien seurannan arviointi - riskienhallinnan arviointi - organisaation toimivuuden arviointi - raportoinnin ja sisäisten valvontamenetelmien luotettavuuden, riittävyyden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi - organisaation tietotekniikan johtamis- ja hallintojärjestelmän arviointi - resurssien taloudellisen käytön arviointi - eettisten tavoitteiden, ohjelmien ja toimenpiteiden suunnittelun, käyttöönoton ja tuloksellisuuden arviointi - väärinkäytösten estämis- ja omaisuuden turvaamistoimenpiteiden arviointi - johdon päätösten ja organisaation ohjeiden noudattamisen sekä ohjeiden tarkoituksenmukaisuuden arviointi 7 Työmenetelmät Palveluiden tuottamiseen käytetään tarkastuksia, konsultointia ja koulutusta. Tarkastukset ovat objektiivista havaintojen kokoamista ja niiden analysointia. Niiden tarkoituksena on tuottaa organisaatiolle riippumaton arvio riskienhallinnasta, valvonnasta tai johtamis- ja hallintoprosesseista. Tarkastustehtävään kuuluu tarkastuksen tavoitteiden määrittely, usein riskianalyysin pohjalta, todentavan aineiston hankkiminen ja analysointi, päätelmien tekeminen ja tarvittaessa suositusten antaminen epäkohtien korjaamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi. Todentava aineisto hankitaan esimerkiksi analyyttisin menetelmin, tutkimalla asiakirjoja, havainnoimalla ja haastatteluilla. Tarkastusta kuvataan ja suositukset annetaan tarkastusraportissa. Siihen sisällytetään tarkastuskohteen vastuuhenkilöiden kannanotot kehittämisehdotusten toteuttamisesta. Sisäisen toiminnan tarkastus arvioi annettujen suositusten tilaa ja toteutumista säännöllisesti ja raportoi jäljellä olevista riskeistä.

5 5 Sisäisen tarkastuksen konsultointipalvelut ovat neuvonanto- ja muita sen luonteisia palveluita, joiden tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa kaupunkikonsernin toiminnoille ja ehdotuksia organisaation riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien kehittämiseksi. Kehityshankkeissa sisäisen toiminnan tarkastaja voi olla edustettuna johto-, projekti- tai tukiryhmässä, mutta ilman operatiivista vastuuta. 8 Eettiset toimintaperiaatteet Sisäisen toiminnan tarkastus asettaa omat tavoitteensa niin, että ne ovat sopusoinnussa kaupunkikonsernin tavoitteiden ja arvojen kanssa. Sisäisen toiminnan tarkastaja suorittaa tehtävänsä siten, että kaupunkikonsernin arvot osaltaan ohjaavat heidän työtään. Sisäisen toiminnan tarkastus noudattaa toiminnassaan yleisesti hyväksyttyjä sisäisen tarkastuksen kansainvälisiä ammattistandardeja ja eettisiä periaatteita. Sisäisen toiminnan tarkastuksen keskeiset toimintaperiaatteet ovat rehellisyys, objektiivisuus, luottamuksellisuus ja ammattitaito. Sisäisen toiminnan tarkastus on riippumaton tarkastettavista toiminnoista, ja sisäisen toiminnan tarkastajan edellytetään olevan työssään objektiivinen. Sisäisen toiminnan tarkastajan tulee pidättäytyä arvioimasta sellaisia toimintoja, joista hän on ollut vastuussa viimeksi kuluneen vuoden aikana. Sisäisen toiminnan tarkastajan on ilmoitettava kaupunginjohtajalle riippumattomuutta tai objektiivisuutta vaarantavista tekijöistä ja olennaisista poikkeamista sisäisen tarkastuksen ammattistandardeista. Tarkastajan on käytettävä työssään saamaansa tietoa harkiten ja varovasti sekä asianmukaista salassapitoluokittelua noudattaen. Tietoja ei saa käyttää henkilökohtaisen edun tavoittelemiseksi eikä tavalla, josta voi olla haittaa kaupunkikonsernille. 9 Toiminnan suunnittelu Sisäisen toiminnan tarkastaja laatii ja esittelee vuosittain sisäisen tarkastustoiminnon toimintasuunnitelman kaupunginjohtajan hyväksyttäväksi. Toimintasuunnitelma perustuu dokumentoituun riskiarviointiin. Sisäisen toiminnan tarkastuksen toimintasuunnitelma laaditaan niin, että siinä voidaan ottaa huomioon muun organisaation suunnittelun tulokset sekä hallituksen ja toimeenpanevan johdon tarpeet sekä tilintarkastajien suunnitelmat. Toimintasuunnitelmassa varaudutaan myös yllättäen esiin tulevien tehtävien hoitamiseen. Hyväksytystä suunnitelmasta ja sen merkittävistä muutoksista tiedotetaan kaupunginhallitukselle. 10 Tarkastustoimeksiannon toteuttaminen Tarkastusprosessiin kuuluvat tarkastuksen suunnittelu, tietojen hankkiminen, analysointi, arviointi ja raportointi sekä seurantatarkastus. Sisäisen toiminnan tarkastaja määrittelee ja tarpeen mukaan dokumentoi arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintansa suunnittelua, tarkastustyötä ja raportointia koskevat, alempana esitettyä tarkemmat menettelytavat Suunnittelu Tarkastusta varten laaditaan kirjallinen, tarkastuskohteen alustavaan riskien arviointiin pohjautuva työsuunnitelma, johon sisältyvät ainakin tehtävän laajuus ja rajoitteet, tavoite, aikataulu ja käytettävät resurssit sekä menetelmät. Työsuunnitelma käydään keskeisiltä osin läpi tarkastuskohteen vastuuhenkilöiden kanssa aloituskeskustelussa.

6 Tarkastustyö Tarkastuskohteesta hankitaan tietoa tutkimalla asiakirjoja sekä haastatteluiden, vertailujen, otosten ja testien avulla. Kunkin tarkastettavan asian osalta arvioidaan miten asiat ovat suhteessa arviointiperusteisiin, mistä mahdolliset erot johtuvat ja mitä niistä seuraa sekä mihin toimenpiteisiin toiminnan kehittämiseksi tulisi ryhtyä. Tarkastuksesta laaditaan työpaperit, jotka dokumentoivat kaiken sen tehtyä työtä koskevan olennaisen informaation, joka tukee johtopäätöksiä ja toimeksiannon tuloksia Työpaperit on laadittava ja säilytettävä siten, että havainnot, analyysit ja johtopäätökset sekä mahdolliset suositukset voidaan myös jälkikäteen niiden perusteella todentaa Raportointi Tarkastushavainnot ja mahdolliset kehittämisehdotukset sekä tilanteen mukaan tarkastusraportin luonnos käydään tarkastuskohteen johdon kanssa läpi tarkastuksen loppukeskustelussa. Tarkastettavasta tai arvioitavasta kohteesta vastuussa oleville annetaan mahdollisuus esittää näkemyksensä havainnoista ja johtopäätöksistä ennen lopullista raportoinnin antamista, ellei ole perusteltua syytä menetellä toisin. Tarkastusraporttiin liitetään tarkastuskohteen johdon vastine, josta käy ilmi, hyväksyykö johto esitetyt kehittämisehdotukset sekä miten ja millä aikataululla kehittämisehdotukset aiotaan toteuttaa. Tarkastusraportti tai sen ote jaetaan tarkastuskohteen johdolle ja muille vastuutahoille, joita tulokset ja mahdolliset suositukset suoranaisesti koskevat. Kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja tilintarkastaja saavat raportin tai sen tiivistelmän tiedoksi. Mikäli sisäisen toiminnan tarkastaja katsoo, että johdon hyväksymä riski jossain kohdin on kaupunkikonsernin kannalta liian suuri, hänen tulee saattaa asia välittömästi kaupunginhallituksen ratkaistavaksi. Sisäisen toiminnan tarkastajan on niin ikään viivytyksettä raportoitava kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle havaitsemistaan merkittävistä sisäisen valvonnan tai riskienhallinnan puutteista sekä väärinkäytöksistä. Kirjallisen raportoinnin asemasta tai lisäksi tulokset voidaan esitellä suullisesti Seurantatarkastus Sisäinen tarkastus seuraa säännöllisin välein kehittämisehdotusten käsittelyä ja suositusten perusteella toteutettujen toimenpiteiden tehokkuutta riskien hallitsemisessa ja toiminnan kehittämisessä. Seurantatarkastuksen tuloksista raportoidaan tarkastuskohteen vastuuhenkilöille, kaupunginjohtajalle, asianomaiselle toimielimelle ja tilintarkastajalle Työpapereiden arkistointi Tarkastusraportit ja työpaperit säilytetään sisäisen toiminnan tarkastajan päättämien ohjeiden ja arkistointia koskevien kaupunkikonsernin määräysten mukaisesti. 11 Raportointi hallitukselle ja ylimmälle johdolle Sisäisen toiminnan tarkastaja raportoi säännöllisesti kaupunginhallitukselle sekä ylimmälle johdolle toimintasuunnitelman toteutumisesta, merkittävistä avoimista riskeistä, sisäisen valvonnan tilasta, valvontatoimenpiteistä sekä muista kaupunkikonsernia tai sen johtamis- ja hallintojärjestelmää koskevista asioista.

7 7 12 Sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen koordinointi Sisäisen toiminnan tarkastaja huolehtii kaupunkikonsernin ja sen tilintarkastajien välisen yhteistyön koordinoinnista ja sen edellyttämästä riittävästä yhteistyöstä ja yhteydenpidosta tilintarkastajien kanssa. Koordinoinnilla pyritään varmistamaan, että tarkastustoiminta on riittävän kattavaa ja ettei päällekkäistä työtä tehdä. Kaupunkikonsernin tilintarkastajilla on oikeus tutustua kaikkiin tarkastuskertomuksiin ja sisäisen tarkastuksen työpapereihin. Vastavuoroisesti sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada kaikki tilintarkastajien raportit ja lausunnot tiedoksi sekä tutustua niitä koskeviin työpapereihin. 13 Sisäisen tarkastuksen ammattitaito ja laadunvarmistus Sisäisen tarkastuksen toiminnolla tulee kokonaisuutena olla tai sen tulee hankkia tehtäviensä suorittamiseen tarvittavat tiedot, taidot ja muu pätevyys. Sisäisen toiminnan tarkastaja vastaa ulkoa hankittujen tarkastuspalveluiden laadun valvonnasta. Sisäisen toiminnan tarkastajan tulee varmistaa tehtävien edellyttämä jatkuva ammatillinen kehittyminen. Sisäisen tarkastuksen tulee kehittää ja ylläpitää sisäisen tarkastuksen laadunvarmistusmenettelyitä. Menettelyihin sisältyvät sekä jatkuvat laadunvarmistusmenettelyt että säännöllisin väliajoin tehtävät sisäiset ja ulkoiset arvioinnit sisäisen tarkastuksen toiminnan laadusta. 14 Sisäisen toiminnan tarkastaja Kaupunginjohtaja vahvistaa sisäisen toiminnan tarkastajan nimittämistä, erottamista ja palkkauksen määräytymistä koskevat päätökset. Kaupunginjohtaja myös vastaa sisäisen toiminnan tarkastajan toiminnan tarkoituksenmukaisesta arvioinnista. 15 Voimaantulo Tämä toimintaohje tulee voimaan sitten, kun kaupunginhallitus on sen hyväksynyt. Sisäisen toiminnan tarkastajan on vuosittain arvioitava toimintaohjeen päivitystarpeet ja tarvittaessa esitettävä siihen tehtävät muutokset kaupunginhallitukselle.