1(5) VALTIOKONTTORI MÄÄRÄYS 18/03/2001 25.9.2001 Tilivirastot ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot KIRJANPIDON ALKUSALDOJEN MUUNTAMINEN EUROIKSI Valtion talousarviosta annetun asetuksen (11.12.1992 1243/92 muut. 927/94, 1587/95, 1042/96, 600/97, 823/97, 1111/98, 263/00 ja 1054/00) 41 b :n mukaan Valtiokonttori antaa täydentävät määräykset ja ohjeet valtion virastojen ja laitosten sekä talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidosta. Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa määräyksen vuoden 2002 markkamääräisten alkusaldojen muuntamisesta euromääräisiksi. Yleiset periaatteet Tiliviraston tulee siirtää vuoden 2001 tilinpäätöksen loppusaldot vuoden 2002 alkusaldoiksi markkamääräisinä. Tiliviraston tulee muuntaa vuoden 2002 kirjanpidon alkusaldot euromääräisiksi jakamalla markkamääräiset saldot Suomen virallisella euromuuntokertoimella 5,94573. Muunnetut saldot tulee pyöristää lähimpään senttiin normaalien pyöristyssääntöjen mukaisesti. Alkusaldojen muuntaminen ei saa vaikuttaa vuoden 2001 tilinpäätöksessä avoinna olevien yksittäisten saatava- ja velkaerien suuruuteen. Valtion kirjanpidon jatkuvuuden tulee säilyä siten, että markkamääräisistä vuoden 2001 loppusaldoista voidaan johtaa euromääräiset vuoden 2002 alkusaldot valtion kirjanpidon virallisella tilitasolla ja tilivirastotasolla. Valtion kirjanpidon virallinen tilitaso ja tilivirastotaso Valtion kirjanpidon virallinen tilitaso on alkusaldollisten tilien osalta talousarviokirjanpidossa (TaKP): siirrettyjen määrärahojen erittelytilien osalta (4-alkuiset TaKP-tilit) valtion talousarvion tilijaottelun alin taso tulo- ja menorästitilien (5-alkuiset TaKP-tilit) osalta momenttitaso muiden talousarviokirjanpidon tilien osalta (6-alkuiset TaKP-tilit) tilin kolminumeroinen taso
2(5) ja liikekirjanpidossa (LKP): liikekirjanpidon tilin nelinumeroinen taso. Tilivirastotaso on se organisaatiotaso, johon on yhdistetty tiliviraston päämaksupisteen ja muiden maksupisteiden kirjanpitotiedot. Kaikissa Valtiokonttorin tilivirastolle lähettämissä keskuskirjanpidon tulosteissa, kuten tili-ilmoituksessa ja alkusaldoluettelossa, tiedot ovat kirjanpidon virallisella tilitasolla ja tilivirastotasolla. Saldojen muuntaminen euroiksi Tiliviraston tulee tehdä vuoden 2001 tiliviraston tilinpäätöksen valmistuttua tarvittavat tilinavaussiirrot markkamääräisinä, minkä jälkeen alkusaldot ovat valmiit muunnettavaksi euromääräisiksi. Tiliviraston tulee muuntaa liikekirjanpidon tasetilien alkusaldot sekä talousarviokirjanpidon 4-, 5- ja 6-alkuisten tilien alkusaldot euroiksi valtion kirjanpidon virallisella tilitasolla ja tilivirastotasolla. Alkusaldomuutokset Jos tiliviraston kirjanpidossa on valtion kirjanpidon virallisesta tilitasosta alajaoteltuja kirjaustilejä, tulee tiliviraston muuntaa alkusaldot euroiksi myös kirjaustileittäin. Mikäli kirjaustileittäin muunnettujen alkusaldojen summa on eri suuri kuin virallisella tilitasolla muunnettu saldo, on tiliviraston tehtävä jollekin näistä kirjaustileistä alkusaldomuutos, jotta näiden alkusaldojen summa saadaan yhtä suureksi virallisella tilitasolla muunnetun alkusaldon kanssa. Jos tiliviraston kirjanpito on hajautettu maksupisteisiin, on tiliviraston muunnettava alkusaldot euroiksi myös maksupisteittäin. Mikäli tilin maksupisteittäin muunnettujen alkusaldojen summa on eri suuri kuin tilin tilivirastotasolla muunnettu saldo, on tiliviraston tehtävä jonkin maksupisteensä kirjaustilille alkusaldomuutos, jotta maksupisteiden alkusaldojen summa saadaan yhtä suureksi tilivirastotasolla muunnetun alkusaldon kanssa. Tilivirastolla voi olla sellaisia liikekirjanpidon tilin alkusaldoja, joilla on yhteys useaan talousarviokirjanpidon tilin alkusaldoon, kuten esimerkiksi tasetili 2610 Menorästit ja sitä vastaavat menorästien erittelytilit. Mikäli liikekirjanpidon tilin alkusaldo on eri suuri kuin sitä vastaavien talousarviokirjanpidon tilien alkusaldojen summa, tulee tiliviraston tehdä alkusaldomuutos jollekin näistä talousarviokirjanpidon tileistä. Vastaavasti tilivirastolla voi olla sellaisia talousarviokirjanpidon tilin alkusaldoja, joilla on yhteys useaan liikekirjanpidon tilin alkusaldoon, kuten esimerkiksi talousarviokirjanpidon tili 620 Talousarviokirjanpitoon kirjaamista odottavat menot ja sen kanssa käytettävät ennakkomaksujen liikekirjanpidon tasetilit. Mikäli liikekirjanpidon tilien alkusaldojen summa on eri suuri kuin niitä vastaavan talousarviokirjanpidon tilin alkusaldo, tulee tiliviraston tehdä tälle talousarviokirjanpidon tilille alkusaldomuutos. Jos tiliviraston taseessa vastaavaa on eri suuri kuin vastattavaa, tulee tiliviraston tehdä LKP-tilille 2070 Edellisten tilikausien pääoman muutos alkusaldomuutos, joka tasapainottaa taseen.
3(5) Alkusaldomuutosten dokumentointi Alkusaldomuutokset tulee dokumentoida ja säilyttää kuten Valtiokonttorin määräyksessä 09/03/99 Kirjanpitoaineiston säilytysajat, on tilikirjoista määrätty (vähintään 10 vuotta). Dokumentti, joka todentaa alkusaldomuutoksen, on päivättävä, numeroitava ja hyväksyttävä ja siitä on käytävä selville: dokumentin nimi: Alkusaldomuutos maksupiste, jolle muutos tehdään sen kirjaustilin numero, jonka alkusaldoa muutetaan kirjaustilin alkusaldo ennen alkusaldomuutosta markka- ja euromääräisenä alkusaldomuutoksen määrä euroina kirjaustilin alkusaldo muutoksen jälkeen euroina alkusaldomuutoksen perustelut Alkusaldomuutoksen perustelut voivat olla dokumentin liitteenä. Perusteluissa on oltava laskelmat, joiden avulla voidaan todeta alkusaldomuutostarve. Alkusaldomuutosten toimittaminen keskuskirjanpitoon Alkusaldomuutokset eivät aina vaikuta tiliviraston virallisen tilitason alkusaldoihin, vaan niillä voidaan muuttaa esimerkiksi maksupisteiden tai alajaoteltujen tilien alkusaldoja. Tiliviraston tulee toimittaa Valtiokonttoriin keskuskirjanpitoon päivittämistä varten ainoastaan sellaiset alkusaldomuutokset, jotka muuttavat tiliviraston virallisen tilitason tilien alkusaldoja. Tällaisia ovat: tiliviraston avaavan taseen tasapainottava alkusaldomuutos, joka tehdään LKPtilille 2070 Edellisten tilikausien pääoman muutos muutos sellaisen talousarviokirjanpidon tilin alkusaldoon, jolla on yhteys yhdessä muiden talousarviokirjanpidon tilien kanssa johonkin liikekirjanpidon tasetilin alkusaldoon muutos sellaisen talousarviokirjanpidon tilin alkusaldoon, jolla on yhteys useampaan liikekirjanpidon tasetilin alkusaldoon. Keskuskirjanpitoon toimitettavat alkusaldomuutokset on tilivirastossa päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava, ja niissä on oltava seuraavat tiedot: dokumentin nimi: Alkusaldomuutos keskuskirjanpitoon tiliviraston nimi ja numero sen tilin numero virallisella tilitasolla, jonka alkusaldoa muutetaan tilin alkusaldo euromääräisenä ennen alkusaldomuutosta alkusaldomuutoksen määrä euroina tilin alkusaldo muutoksen jälkeen euromääräisenä Tiliviraston on lähetettävä keskuskirjanpitoon toimitettavat alkusaldomuutokset Valtiokonttoriin yhdellä kertaa 12.4.2002 mennessä postitse tai telefaksilla. Postiosoite on Valtiokonttori, Hallinnon ohjaus, Anne Sirén, PL 14, 00531 HELSINKI. Telefaksinumero on 09-7725 744.
4(5) Alkusaldoluettelot Sen jälkeen, kun tilivirastojen lähettämät alkusaldomuutokset on päivitetty keskuskirjanpitoon, lähetetään Valtiokonttorista tilivirastoille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille euromääräiset alkusaldoluettelot kahtena kappaleena. Näistä toiset kappaleet jäävät tilivirastoille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille ja toiset kappaleet on palautettava tarkastettuina ja allekirjoitettuina Valtiokonttoriin myöhemmin ilmoitettavaan ajankohtaan mennessä. Jos alkusaldoluettelolla olevat saldot eroavat kirjanpidon virallisen tilitason alkusaldoista, tulee tilivirastossa selvittää erojen syyt, tehdä korjaukset ja tarvittaessa ottaa yhteys Valtiokonttoriin. Pyöristyserojen kirjaaminen Sen jälkeen kun tiliviraston alkusaldot on muunnettu, täsmäytetty ja niihin on tehty tarvittavat muutokset, tulee tiliviraston täsmäyttää tasetilien saldot euroiksi muunnettuihin vuoden 2001 tilinpäätöksen tase-erittelyihin. Jos jonkin euromääräisen tase-erittelyn loppusumma ei ole yhtä suuri kuin vastaavan tasetilin alkusaldo, tulee tiliviraston kirjata pyöristysero muistiotositteella pääkirjanpitoon. Näin on meneteltävä siksi, että alkusaldojen muuntaminen euroiksi ei saa vaikuttaa avoinna olevien yksittäisten saatava- ja velkaerien suuruuteen. Pyöristysero on kirjattava kyseiselle liikekirjanpidon tasetilille ja vastatilinä tulee käyttää asianomaista liikekirjanpidon meno- tai tulotiliä, jos on selvää, mistä menosta tai tulosta pyöristysero on aiheutunut. Muussa tapauksessa pyöristyseron vastatilinä on käytettävä liikekirjanpidon tiliä 4599 Muut kulut. Jos liikekirjanpidon tasetili, jolle pyöristysero kirjataan on TaA 42 e :n mukaiseen täsmäytyslaskelmaan mukaan otettava tili (ns. T-tili, esim. 2570 Ostovelat (T) ), tulee tälle tilille tehtävän pyöristyseron vastakirjauksessa olla mukana talousarviotili. Myös silloin, jos liikekirjanpidon tasetilillä on yhteys johonkin talousarviokirjanpidon tiliin, tulee pyöristysero kirjata myös kyseiselle talousarviokirjanpidon tilille, ja vastakirjauksessa tulee olla mukana talousarviotili. Talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen on muunnettava vuoden 2002 alkusaldot euromääräisiksi tämän määräyksen mukaisesti seuraavin poikkeuksin: rahastoja ei koske se mitä tässä määräyksessä sanotaan talousarviokirjanpidosta ja talousarviokirjanpidon tileistä; ja avaavan taseen tasapainottava alkusaldomuutos tulee rahastossa tehdä tilille 2102 Edellisten tilikausien tuotto-/kulujäämä.
5(5) Voimaantulo Lisätiedot Tämä määräys tulee voimaan välittömästi. Lisätietoja määräyksestä antavat Maileena Tervaportti-Asikainen puh. 09-7725 418 maileena.tervaportti-asikainen@valtiokonttori.fi ja Päivi Rolig puh. 09-7725 405 paivi.rolig@valtiokonttori.fi Yksikönjohtaja Mikko Kangaspunta Ylikamreeri Maileena Tervaportti-Asikainen