Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 1 Yhteistyötoimikunta 05.03.2015 Aika 05.03.2015 klo 13:00-13:45 Paikka NordLabin yhtymähallinnon neuvotteluhuone, Medipolis 5B, Kiviharjuntie 11. 90220 Oulu Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 9 Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 3 10 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 11 Pöytäkirjantarkastajien valinta 5 12 Tilinpäätös 2014 6 13 NordLabin kustannustehokkuustavoite 10 14 Osaamisalueiden suunnitellut muutokset 11 15 Kokouksen päättäminen 12
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 2 Osallistujat Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot Läsnä Luttinen Rauno 13:00-13:45 jäsen, Toimitusjohtaja puheenjohtaja Rusanen Satu 13:00-13:45 jäsen, sihteeri Henkilöstöpäällikkö Haapajärvi Pirkko 13:00-13:45 jäsen Koordinoiva työsuojeluvaltuutettu Ruuska Pekka 13:00-13:45 jäsen Aluelaboratorion johtaja Kellokumpu 13:00-13:45 jäsen SuPer Helena Pelkonen Ilpo 13:00-13:45 varajäsen JUKO Väisänen Aila 13:00-13:45 varajäsen Jyty Väisänen Asta 13:00-13:45 varajäsen Tehy ry Poissa Isohätälä Katariina jäsen, Tehy ry varapuheenjohtaja Oukka Aino-Liisa jäsen Johtokunnan puheenjohtaja Väisänen Salme jäsen Jyty Liimatainen Sinikka jäsen JUKO Muu Kauppinen Timo 13:00-13:38 varajäsen Talous- ja hallintopäällikkö, läsnä 9-13 käsittelyn ajan Allekirjoitukset Rauno Luttinen Puheenjohtaja Satu Rusanen Sihteeri Käsitellyt asiat 9-15 Pöytäkirjan tarkistus Aila Väisänen pöytäkirjantarkistaja Ilpo Pelkonen pöytäkirjantarkistaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä NordLabin kirjaamossa
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 3 Yhteistyötoimikunta 9 05.03.2015 Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi YTTMK 9 Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 4 Yhteistyötoimikunta 10 05.03.2015 Laillisuus ja päätösvaltaisuus YTTMK 10 Hallintosäännön 3 mukaisesti toimielin kokoontuu päättämänään aikana ja paikassa puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään etukäteen jäsenille, varajäsenille ja muille kokouksen osanottajille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, tässä hallintosäännössä määritellyssä tai toimielimen määrittelemässä riittävässä kokousta edeltävässä määräajassa. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 5 Yhteistyötoimikunta 11 05.03.2015 Pöytäkirjantarkastajien valinta YTTMK 11 Hallintosäännön 13 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi toimielimen valitsemaa jäsentä, ellei toimielin toisin päätä. Jos pöytäkirjantarkastajat eivät hyväksy pöytäkirjaa, se tarkastetaan toimielimen seuraavassa kokouksessa. Yhteistyötoimikunta päättää valita kaksi (2) pöytäkirjan tarkistajaa tarkastamaan tämän kokouksen pöytäkirjan. Pöytäkirjan tarkistajat toimivat myös ääntenlaskijoina mahdollisten äänestysten sattuessa. Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Aila Väisänen ja Ilpo Pelkonen.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 6 Yhteistyötoimikunta 12 05.03.2015 Tilinpäätös 2014 YTTMK 12 Tilinpäätöstä koskevat säännökset Kuntalain 68 :n mukaan kunnan tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Kuntayhtymän perussopimuksen 17 mukaan kuntayhtymän kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä noudatetaan soveltuvin osin kirjanpitolain säännöksiä. Kuntayhtymän tilikausi on kalenterivuosi. Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka on saatettava yhtymäkokouksen käsiteltäväksi tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Hyväksyessään tilinpäätöksen yhtymäkokous päättää samalla tilikauden tuloksen käsittelystä. Tilinpäätöksen laadinnasta on säännökset kuntalaissa ja kirjanpitolaissa. Kuntayhtymän johtokunta laatii tilinpäätöksen tilikautta seuraavan helmikuun loppuun mennessä ja antaa sen kuntayhtymän johtajan ja johtokunnan jäsenten allekirjoituksen jälkeen tilintarkastajan tarkastettavaksi. Tilintarkastajan on tilintarkastuskertomuksessaan otettava kantaa, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus. Tilintarkastuskertomukseen liittyvien asioiden valmistelu kuuluu tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunnan on näin ollen myös otettava kantaa tilinpäätöksen hyväksyttävyyteen ja vastuuvapauden myöntämiseen. Tältä osin tilinpäätöstä käsitellään yhtymäkokouksessa tarkastuslautakunnan esityksen pohjalta. Sen sijaan itse tilinpäätös on johtokunnan laatima ja se käsitellään yhtymäkokouksessa johtokunnan valmistelun pohjalta. Johtokunta vastaa tilinpäätöksen sisällöstä. Toimintakertomusta koskevat säännökset Kuntalain 68 :n mukaisesti toimintakertomus on osa kuntayhtymän virallista tilinpäätöstä. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Kuntalain 69 :n mukaisesti johtokunnan on toimintakertomuksessa tai sen antamisen yhteydessä tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirjanpitolain mukaan toimintakertomuksessa on annettava tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan kehittämistä koskevista tärkeistä seikoista. Kirjanpitoasetuksen mukaan toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudelta ja sen päättymisen jälkeen, arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä ja selvitys tutkimus- ja kehittämistoiminnan laajuudesta. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukaan toimintakertomuksessa on esitettävä selonteko kuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämisestä ja arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 7 Yhteistyötoimikunta 12 05.03.2015 NordLabin tilinpäätös vuodelta 2014 Esityslistan liitteenä oleva Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen n (NordLab) tilinpäätös muodostuu seuraavista asiakokonaisuuksista: 1. Toimintakertomus 2. Talousarvion toteutuminen 3. Tilinpäätöslaskelmat 4. Tilinpäätöksen liitetiedot 5. Allekirjoitukset ja merkinnät 6. Luettelot ja selvitykset 7. Liiteosa Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Yhtymäkokous vahvisti kokouksessaan 4.12.2013 kuntayhtymän toiminnallisiksi ja taloudellisiksi tavoitteiksi vuodelle 2014: -oman tuotannon hinnoittelun yleiskorotus, 0% -voittoprosentti, 0,9% -investointien suunniteltu taso, 2 084 500 euroa Oman tuotannon hinnoittelun yleiskorotus (0%) toteutui eli vuodelle 2014 ei hintoja korotettu edellisestä vuodesta. Oulun ja Kajaanin aluelaboratoriot laskivat vuodelle 2014 yleisimpien tutkimusten hintoja noin kolme prosenttia. Lisäksi NordLab Rovaniemi ja Kajaani eriyttivät näytteenoton omaksi suoritteekseen, millä ei ollut hintoja korottavaa vaikutusta. Voittoprosentti jäi tuloslaskelmassa 0,3%:iin (tavoite 0,9%). Johtokunnan päätöksen mukaisesti aluelaboratoriot hyvittivät omistajaorganisaatioita kertyneestä ylijäämästä joulukuun laskutuksen yhteydessä kukin käytön suhteessa yhteensä 2,9 milj. euroa. Tämä huomioiden olisi voittoprosentiksi muodostunut 4,6. Investointien toteuma vuodelta 2014 oli 1,2 milj. euroa eli investointien toteumaprosentti oli 58. Johtokuntaan nähden sitovista tavoitteista omana toimintana tuotettujen tutkimusten määrä (8,3 milj.) ylitti tavoitteen 9%. Näytteenottojen määrä puolestaan alittui noin 14%. Tämä johtuu siitä, että aikaisempien vuosien kirjaamiskäytännöt muuttuivat ja näin ollen tavoitetason asettaminen oli haastavaa. Liikevaihtoa kertyi 62,9 miljoonaa euroa, mikä ylitti tavoitteen 1,8%. Kun huomioidaan omistajille tehdyt hyvitykset, olisi tavoite ylittynyt 4,6%. Kokonaiskustannukset olivat vuonna 2014 63,3 miljoonaa euroa ylittäen talousarvion 2,7%. Ulkoiset toimintamenot (62,4 Me) ylittivät suunnitelman 2,8%. Henkilöstömenot alittivat suunnitelman 2,5%. Työpanosten osalta henkilöstöresurssien käyttö ylittyi 1,1%. Sairauspoissaolot vähentyivät edelliseen vuoteen nähden merkittävästi sairauspoissaolo-%:n ollessa 3,65 (tavoite max 4,5%). Edellisenä vuonna toteuma oli 4,33%.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 8 Yhteistyötoimikunta 12 05.03.2015 Laatutavoitteiden osalta olemme edenneet suunnitelman mukaisesti. Opetustoiminnan osalta tavoitteena oli kymmenen erikoistuvan (lääkärit, kemistit ja mikrobiologit) saaminen koulutusvirkoihin, mikä toteutui suunnitellusti. Taloudellinen tilanne Talouden tunnusluvuilla mitattuna kuntayhtymän taloudellinen tilanne vuonna 2014 oli hyvä. Omavaraisuus oli tilikauden lopussa 28%. Ulkopuolista velkaa ei tilikauden lopussa ollut. Investointien tulorahoituksen prosenttiosuus oli vuoden 2014 lopussa 81%. Kassan riittävyyden päivämääräluku oli vuoden 2013 lopussa 39 päivää (vuoden 2013 tilinpäätöksessä 35 päivää). Tilinpäätöksen mukaan kuntayhtymän vuoden 2014 toimintatuotot (63,4 milj. euroa) ylittivät talousarvion 2,0%. Liikevaihto (62,9 milj. euroa) ylitti suunnitelman 1,8%. Toimintakulut (62,4 milj. euroa) ylittivät talousarvion 2,8%. Menolajeittain tarkasteltuna henkilöstökulut (27,5 milj. euroa) alittivat budjetin 2,5 prosentilla. Kokonaismenoista henkilöstökulut muodostivat noin 44%. Aineet, tarvikkeet ja tavaraostot (19,0 milj. euroa) ylittivät talousarvion 3%. Suurin menoerä aineissa ja tarvikkeissa oli laboratoriotarvikkeet (11,8 milj. euroa), jotka pitivät sisällään mm. reagenssit ja käyttökorvausperiaatteella hankittujen analyysien laite-, käyttö- ja huoltokustannukset. Toinen merkittävä erä oli verivalmisteet (5,8 milj. euroa). Ulkopuoliset palvelujen ostot (12,7 milj. euroa) ylittivät budjetin noin 14%. Palvelujen ostoista suurin osa (4,7 milj. euroa) kului laboratoriopalvelujen ostoihin ja toiseksi eniten kului asiantuntijapalvelujen ostoihin (3,3 milj. euroa). Asiantuntijapalvelut pitävät suurimmilta osin sisällään tietohallintoon liittyviä palveluja niin omistajilta kuin ulkopuolisilta toimijoilta. Muut kulut (3,1 milj. euroa) ylittivät budjetin 10%. Muut kulut koostuvat lähes kokonaan vuokrakuluista, joita maksamme ulkopuolelta vuokratuista toimitiloista. Kuntayhtymä ei omista käyttämiään toimitiloja. Budjetin ylitys johtuu osittain vuodelle 2014 kirjatuista edellisen vuoden vuokralaskuista sekä tilamuutosten aiheuttamasta vuokratason noususta (Kajaani). Tuloslaskelman mukainen liikeylijäämä oli vuodelta 2014 0,3 milj. euroa, joka riitti rahoituskulujen kattamiseen (peruspääoman korko). Tilikauden ylijäämäksi muodostui 0,2 milj. euroa Yhteistyötoimikunta keskustelee asiasta ja merkitsee asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti. Talous- ja hallintopäällikkö Timo Kauppinen esitteli asiaa.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 9 Yhteistyötoimikunta 12 05.03.2015 Yhteistyötoimikunta keskusteli asiasta ja merkitsi asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 10 Johtokunta 7 06.02.2015 Yhteistyötoimikunta 13 05.03.2015 NordLabin kustannustehokkuustavoite JOHTOK 06.02.2015 7 NordLabin perustamisvaiheessa kuntayhtymän toiminnalle asetettiin kuusi päätavoitetta, joista yksi koski kustannustehokkuuden parantamista. Tavoitteen saavuttamisen takarajaksi asetettiin vuoden 2015 loppu. Tavoitteen saavuttamiseksi oli oletuksena, että toiminta alkaa vuoden 2012 alusta ja tässä vaiheessa on käytössä yksi yhteinen tietojärjestelmä sekä yhteinen analyysilaitteisto. Toiminta pääsi alkamaan kuitenkin vasta vuotta myöhemmin ja sopimusteknisistä syistä myöskään kaksi muuta oletusta eivät ole vielä toteutuneet. Em. syistä johtuen alkuperäiseen kustannustehokkuustavoitteeseen pääseminen nykyisellä palvelutuotannon tasolla ilman merkittäviä henkilöstösäästöjä on mahdotonta. NordLabin toimiva johto on laatinut toimenpideohjelman vaihtoehtoineen kustannustehokkuuden parantamiseksi. YTTMK 13 Johtokunta käy lähetekeskustelua toimenpideohjelmasta. Johtokunta kävi asiasta lähetekeskustelun ja palautti asian jatkovalmisteluun. Toimiva johto valmistelee käydyn keskustelun pohjalta esityksen seuraavaan kokoukseen. NordLabin toimiva johto on laatinut tarkistetun esityksen, johon on kerätty aluelaboratorioiden kuluvalle vuodelle esittämiä toiminnallisia muutoksia. Näiden muutosten avulla voidaan saavuttaa xxx.xxx euron säästöt kuluvan vuoden talousarvioon nähden ilman, että palvelutasoa heikennetään. Yhteistyötoimikunta keskustelee asiasta ja merkitsee asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti. Talous- ja hallintopäällikkö Timo Kauppinen esitteli asiaa. Pöytäkirjaan päätettiin kirjata, että toiminnallisten muutosten aikaansaamat kustannussäästövaikutukset ovat tarkentuneet arviolta 450 000 euroon kuluvan vuoden talousarvioon nähden. Yhteistyötoimikunta keskusteli asiasta ja merkitsi asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 11 Yhteistyötoimikunta 14 05.03.2015 Osaamisalueiden suunnitellut muutokset YTTMK 14 Osaamisalueet ovat toimineet nykyisessä muodossaan NordLabin muodostamisesta asti. Käytäntö- ja toiminnalliset syyt ovat osoittaneet järjestelyyn muutostarpeita. Osaamisalueita ehdotetaan muutettavan seuraavasti: 1. Erikoiskemia siirretään osaksi kliinisen kemian analytiikan osaamisaluetta 2. Vierianalytiikka siirretään osaksi endokrinologian osaamisaluetta 3. Metabolia siirretään osaksi opetus ja tutkimus osaamisaluetta 4. EKG ja spirometria siirretään osaksi kliinisen hoitotyön, asiakaspalvelun ja näytteenoton hallinnan osaamisaluetta Yhteistyötoimikunta keskustelee asiasta ja merkitsee asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti. Puheenjohtaja Rauno Luttinen esitteli asiaa. Puheenjohtaja totesi, että muutos edellyttää johtokunnan toimintaohjeen 3 kuva 1. päivittämistä muutosten osalta. Yhteistyötoimikunta keskusteli asiasta ja merkitsi asian käsitellyksi yhteistoiminnasta annetun lain (449/2007) mukaisesti.
Pohjois-Suomen laboratoriokeskuksen Pöytäkirja 8/2015 12 Yhteistyötoimikunta 15 05.03.2015 Kokouksen päättäminen YTTMK 15 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.45.