PROJEKTINA PARTIOLEIRIN RUOKAILU

PROJEKTINA PARTIOLEIRIN RUOKAILU Teija Kolehmainen Opinnäytetyö Marraskuu 2003 Matkailu-, ravitsemis- ja talousala

JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU Päivämäärä Matkailu-, ravitsemis- ja talousala 11. 11. 2003 Tekijä(t) KOLEHMAINEN, Teija Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä 22 Luottamuksellisuus Julkaisun kieli suomi Työn nimi Salainen saakka PROJEKTINA PARTIOLEIRIN RUOKAILU Koulutusohjelma Matkailu-, ravitsemis- ja kuluttajapalveluiden koulutusohjelma Työn ohjaaja(t) PARTANEN, Hilkka Toimeksiantaja(t) Etelä-Savon Partiolaiset ry. Tiivistelmä Etelä-Savon Partiolaiset ry. järjestää jäsenilleen perinteisiä partioleirejä neljän vuoden välein. Leirin toteuttajien vähyyden vuoksi leirin järjestämisen avuksi haluttiin selkeä ohjekansio, josta olisi käytännön apua kaikille leirien ohjaajille tulevia leirejä toteutettaessa. Ruokapalveluitten osuus leirin toteuttamisessa on suurin sekä taloudellisesti että leirin onnistumisen kannalta ja siksi ruokapalvelujen suunnitteluun on paneuduttava huolellisesti. Työssä esitellään perinteisen kesäleirin suunnittelua ja toteutusta, sekä ruokapalveluitten suunnittelua projektina. Projektille tyypillistä elämänkaarta kuvaillaan esimerkinomaisesti kertomalla, kuinka mikäkin vaihe leirin ja ruokailun suunnittelussa toteutettiin. Työssä selvitetään myös hieman projektityöskentelyn tunnuspiirteitä ja vaiheita. Liitteenä on työkansio, jossa on kohderyhmälle testatut ruokalistat ja ruokaohjeet, ravintoainelaskelmat ja ulkopuolinen palaute leiriruokailun sujumisesta. Avainsanat (asiasanat) Leiriruokailu, partioleiri, projekti, projektityöskentely Muut tiedot Liitteenä työkansio

JYVÄSKYLÄ POLYTECHNIC DESCRIPTION Date School of Tourism and Services Management 11. 11. 2003 Author(s) KOLEHMAINEN, Teija Type of Publication Dissertation Pages 22 Confidential Language Finnish Title Until SCOUT CAMP CATERING AS A PROJECT Degree Programme School of Tourism and Services Management Tutor(s) PARTANEN, Hilkka Assigned by Etelä-Savon Partiolaiset ry. Abstract Every fourth year Etelä-Savon Partiolaiset ry. arranges traditional scout camps for their members. A simple handbook was needed to help the few camp personal in their tasks. The book should provide practical help and guidelines in all camp arranging areas when future camps are arranged. The planning of catering services must be done very carefully, because catering services is the most important area in camp arranging whether it is measured financially or by participants experience of the camp success. This paper presents planning of catering services as a project. Planning and implementation of a traditional summer camp is also described. The typical lifecycle of a project is presented with the help of examples. The examples are taken from various phases in the planning of the camp and catering. The features and phases of project work are also descibed. As an appendix there is a working folder that includes menus and recipes that are tested for the target group, nutritive calculations and evaluation of the camp catering succes. Keywords catering in camp, scout camp, project Miscellaneous Appendix working folder

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO...2 2PIIRILEIRINSUUNNITTELUJATOTEUTUSPROJEKTINA...3 2.1Piirileiri projektna...4 2.2 Projektin vaiheistus...6 2.3 Projektin organisointi ja ohjaus...8 2.4 Projektin rahoitus...9 2.5 Yhteistyösopimusneuvottelut...9 2.6 Lupa- ja ilmoitusasiat...10 2.7 Projektin päättäminen ja arviointi...10 3 LEIRIRUOKAILUN SUUNNITTELU...11 3.1 Ruokalistasuunnittelu...12 3.2 Omavalvonta...15 3.3 Henkilökunnan tarve ja työnjako...16 3.4 Keittiö- ja tarjoilukalusto, astiahuolto ja tähderuoka...17 3.5 Arviointi...18 4 POHDINTA...20 LÄHTEET...22 LIITTEET Liite 1. Erillinen opaskansio

3 1 JOHDANTO Scouting is outing, on partioliikkeen perustaja Robert Baden-Powell todennut perustamastaan nuorisoliikkeestä. Partiolaiset ympäri maailman haluavat vieläkin toimia Baden-Powellin ideologian mukaan: luonnossa pidettävät partioleirit ovat partiointia parhaimmillaan. Suomen Partiolaiset ry:n partioohjelmaan kuuluu retkien ja leirien järjestäminen. Partiointi Suomessa tapahtuu paikallisyhdistyksissä eli lippukunnissa. Lippukunnat on jaettu maantieteellisesti piirijärjestöihin. Kotilippukuntani Metsän Siskot ry. kuuluu Etelä-Savon alueeseen, ja näin ollen piirijärjestöni on Etelä-Savon Partiolaiset ry. Etelä- Savon Partiolaiset ry:n kotipaikka on Mikkeli ja yhdistykseen kuuluu jäseniä kahdestakymmenestäkuudesta lippukunnasta. Etelä-Savon Partiolaiset ry. on pitkän tähtäimen toimintasuunnitelmassaan päättänyt järjestää kesäleirejä jäsenilleen neljän vuoden välein. Vuonna 1999 piirileiri järjestettiin Sulkavan kunnassa Tapiolan leirikeskuksessa. Minua pyydettiin järjestämään leirin ruokapalvelut. Lupasin suunnitella leirin ruokailun järjestämisen, mutta koska tiesin esikoiseni syntyvän joitakin kuukausia ennen leiriä, en luvannut olla mukana toteuttamassa suunnitelmiani. Partiotoiminta on täysin vapaaehtoista. Tämän vuoksi tapahtumien järjestämiseen muuttotappioalueilla ei yleensä ole saatavissa niin paljoa innokkaita ja osaavia tekijöitä kuin olisi tarpeen. Vuoden 1999 piirileiriltä oli tarkoitus kerätä eri osa-alueiden vastuuhenkilöiden tekemät ohjevihkoset opaskansioksi, jota tulevat leirien järjestäjät uudella vuosituhannella voisivat käyttää mallina tulevia leirejä suunnitellessaan. Tämä madaltaisi kynnystä alkaa järjestää tapahtumaa, kuten leiriä, koska olisi jo jotakin valmiiksi mietittyä ja kokeiltuakin ohjelmaa sekä ruokailua, turvallisuutta, huoltoa ynnä muita osa-alueita koskevaa tietoa. Juuri tekijöitten puutteen vuoksi lupauduin mukaan projektiin, vaikka tiesin osuuteni olevan vain puolinainen. Ajattelin kuitenkin osaltani partiohengessä auttaa ja palvella muita. Omakin osuuteni leiriruokailun suunnittelusta oli tarkoitus dokumentoida tuleville tekijöille. Piirileirin järjestäminen on selkeä projekti, hanke, jolla on tavoite, aikataulu, määritellyt resurssit ja oma organisaatio (Rissanen 2002, 14). Leiriruokailun

4 järjestäminen piirileirille taas on alaprojekti. Olen työssäni selvittänyt projektityöskentelyä ja kertonut, kuinka oma suunnittelutyöni ja piirileirin suunnittelu ja toteuttaminen ovat noudattaneet projektin tunnuspiirteitä ja edenneet alusta loppuun projektin kulun mukaan. Työn lisäksi olen tehnyt liitekansion, työkansion, josta selviää suunnittelutyöni käytännössä. Työkansiossa on mukana muun muassa ruokalistat, ruokaohjeet, ravintoainelaskelmat sekä ohjeita elintarvikkeitten käsittelystä leiriolosuhteissa. 2 PIIRILEIRIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS PROJEKTINA Suomessa järjestetään paljon erilaisia kesätapahtumia joka vuosi. Toiset ovat kertaluonteisia, toiset taas toistuvat saman tyyppisinä uudelleen ja uudelleen. Tapahtumia järjestettäessä on kuitenkin aina vastattava seuraaviin peruskysymyksiin: Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä yleisölle tarjotaan? Miten yleisö saadaan tulemaan paikalle ja viihtymään? Keitä yleisöksi halutaan? Miten tapahtuma saadaan onnistumaan sisällöllisesti ja taloudellisesti? (Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 12.) Partio-ohjelmaan kuuluu retkien ja leirien järjestäminen. Partiopiirin tehtävä on järjestää jäsenilleen yhteisiä tapahtumia. Etelä-Savon Partiolaiset ry. on pitkän tähtäimen suunnitelmassaan päättänyt, että piirileiri järjestetään neljän vuoden välein, jolloin jokainen ikäpolvi pääsee leirille ensimmäisen kerran leiriläisenä ja seuraavan kerran työtehtävissä. Leiri tarjoaa mahdollisuuden kasvaa itsenäisyyteen olemalla poissa kotoa turvallisesti. Leiri tarjoaa mielekästä, opettavaa ja kasvattavaa ohjelmaa ja turvallista ja hyvää seuraa lapsille. Jotta lapset voivat keskittyä kokemuksiin ja elämyksiin, vastaavat ruokapalveluiden järjestäjät riittävästä ravinnon saannista, huollon henkilöstö peseytymis- ja lepomahdollisuudesta, valvojat alueen ja leiriläisten koskemattomuudesta, ensiapuhenkilöt välittömästä avun saannista

5 vahinkojen sattuessa, leiritoimiston työntekijät tiedon kulusta ja niin edelleen. Leiri muodostuu siis monen eri tiimin saumattomasta yhteistyöstä. Tiimissä yhteinen tavoite ja vastuu lisäävät työmotivaatiota ja sitoutumista. (Rissanen 2002, 82.) Partiolaiset tietävät odottaa leirejä, koska ne ovat yleensä aina hyvin positiivisia kokemuksia. Leiristä ilmoiteltiin piirin omassa lehdessä ja lippukuntapostissa. Leiriläisten viihtymiseksi on tehtävä kovasti töitä. Ohjelman tulee olla monipuolista ja huolellisesti suunniteltua niin, että yllättävätkään tilanteet eivät lamaannuta leirin kulkua. Leirin riskeistä kerron enemmän myöhemmin. Lapset tarvitsevat toki välillä vapaata aikaa, mutta runsas ohjelma ja tekeminen selkeässä aikataulussa tuovat turvallisuutta ja vievät mahdollisen koti-ikävän mennessään. Piirileirille ovat tervetulleita kaikki piirin jäsenet. Isompien työpanosta tarvitaan järjestelyihin, pienemmille halutaan tarjota unohtumaton elämys tekemällä ja kokemalla. Leirille halutaan ottaa mukaan kaiken ikäiset partiolaiset. Leirin onnistuminen on monen tekijän summa. Ohjelma, huolto, ruokapalvelut, turva, ensiapu, alaleirit, haikki eli vaellus, tekniikka ja leiritoimisto kaikki vastaavat omalta osaltaan leirin onnistumisesta. Jokaisella on oma budjettinsa, jonka mukaan tulee toimia. Leiriläisten lukumäärä pystytään arvioimaan melko hyvin vanhan kokemuksen pohjalta, joten talousarvion laatiminen ei ole aivan sattuman kauppaa. Koska yhdistyksen ei ole tarkoitus tuottaa voittoa, on tulos hyvä, kun se ei ole tappiollinen. 2.1 Piirileiri projektina Projekti on selkeästi asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, jonka toteuttamisesta vastaa varta vasten sitä varten perustettu, johtosuhteiltaan selkeä organisaatio, jolla on käytettävissään selkeästi määritellyt resurssit ja panokset (Silfverberg 1996, 11). Projektin tulisi myös tuottaa lisäarvoa asettajalleen ja hyötyä kohteelleen (Rissanen 2002, 14).

6 Etelä-Savon Partiolaisten piirihallitus on antanut Juurakko-leirille tavoitteeksi luoda ja nostaa eteläsavolaista piiri-identiteettiä, me-henkeä ja korostaa omia alueellisia ja ideologisia juuriamme perinteisen partioinnin, luonnon ja metsän keinoin. Tavoitteita konkretisoidaan ja toteutetaan ennen muuta ohjelmassa, mutta mahdollisuuksien mukaan myös muussa suunnittelussa ja toiminnassa. (Juurakko-leirin projektisuunnitelma, Etelä-Savon partiolaiset ry:n hallitus lokakuu 1998.) Leirin suunnittelu aloitettiin vuoden 1997 lopulla piirihallituksen jäsenten kesken. Vuoden 1998 aikana nimettiin leiritoimikunnan jäsenet niin, että jokaiselle vastuualueelle oli nimetty vastuuhenkilö. Itse liityin toimikuntaan syksyllä 1998. Tavoitteeni oli tarjota leiriläisille riittävästi maukasta ja ravitsevaa ruokaa, jotta he jaksaisivat osallistua kaikkeen ohjelmaan ja tekemiseen. Ruoan oli tarkoitus tuottaa myös mielihyvää ja toimia osaltaan kasvatuksen ja opetuksen välikappaleena. Aloitin työni ruokalistojen ja annoskokojen suunnittelulla. Sitten tein ruokaohjeet suunnitelmieni mukaan. Alkuvuodesta 1999 vastuuhenkilöt kouluttivat työntekijöitään. Minäkin pidin koulutustapahtuman, johon osallistuivat leirin pääkokki, keittiöhenkilökuntaa ja alaleirien keittiöhenkilöstöä. Koulutus jatkui keväällä. Leiri-ilmoittautuminen loppui maaliskuun lopussa, joten sen jälkeen voitiin tehdä tarkat tilauslistat tarvittavista tarvikkeista eri vastuualueilla. Tässä vaiheessa ruokamäärät laskettiin tarkoiksi ja tarjouspyynnöt lähetettiin tavaroitten toimittajille. Tarjousten saavuttua valittiin tavaran toimittajat ja sovittiin toimitusaikataulut. Samoin neuvoteltiin yhteistyösopimuksia mm. kylmäkontista ja Alfa-keittimestä. Leiri alkoi 28. 7. ja päättyi 3. 8. Rakennus- ja purkuleirit toimivat muutaman päivän ennen ja jälkeen leirin. Leiritoimikunnan jäsenet valvoivat leirin toteutumista ja leirin jälkeen kirjoittivat loppuraporttinsa syyskuun puoliväliin menneessä. Projekti päättyi syyskuun lopussa yhteiseen tilannekatsaukseen. Juurakko-leiri täytti hyvin projektin piirteet. Projekti myös eteni vaihe vaiheelta alusta loppuun saakka. Projektin piirteitä Kauhanen, Juurakko ja Kauhanen (2002, 24) ovat kirjassaan kuvanneet selkeästi. Aluksi projektille asetetaan tavoitteet. Kun tavoitteet on saavutettu, projekti päättyy. Projektilla on siis aina tietty elinkaari. Projekti muodostaa myös itsenäisen kokonaisuuden, kuten piirileiri. Se on osa laajempaa partion kasvatustoimintaa, mutta kuitenkin itsenäinen tapahtuma. Projektin onnistumiseksi tarvitaan monien tekijöiden

7 nen tapahtuma. Projektin onnistumiseksi tarvitaan monien tekijöiden yhteistyötä. Projekti elää omaa elämäänsä tekijöidensä mukana. Aina projekti kuitenkin on kasvun mahdollisuus tekijöillensä. Projekti on ainutkertainen tapahtuma, kuten elämä itsessäänkin. Vaikka tapahtuma toistuisi saman tyylisenä, kuten piirileiri neljän vuoden välein, jokainen leiri on kuitenkin ainutlaatuinen. Ihmiset muuttuvat ajan kuluessa, vaikka paikka, kokoonpano ynnä muut ympäristötekijät pysyisivätkin samoina. Projektille on tyypillistä muutos. Suunnitelmat eivät toteudu sellaisinaan, vaan niitä on paranneltava tai jopa muutettava täysin toisenlaisiksi. Näin ollen edellä tapahtuva vaikuttaa aina tuleviin asioihin seurannaisperiaatteen mukaisesti. Projektin tekijät ja osa-alueet sitoutuvat toisiinsa välillä tiiviimmin, välillä löyhemmin. Tämäkin kuuluu projektiin. Projektiin kuuluu yleensä myös monia yhteistyökumppaneita. Näitä ovat mm. tavarantoimittajat, lahjoittajat ja mahdolliset sponsorit. Leirimme yhteistyökumppaneita olivat myös kunta ja seurakunta. Jokaisessa projektissa on myös omat riskinsä. Riskejä voi kuitenkin vähentää huolellisella suunnittelulla ja paneutumisella asiaan. Taloudellisia riskejä on myös mahdollisuus siirtää ainakin osittain muille. Rissanen (2002, 16) rakentaa projektin yhdeksästä päällekkäin asetetusta laatikosta, rapuista, joita pitkin kiivetään projektin ideoinnista lopetukseen. 2.2 Projektin vaiheistus Projektin vaiheistus Juurakko-leirillä eteni seuraavasti. Piirin pitkän tähtäimen suunnitelmaan on kirjattu leirin järjestäminen neljän vuoden välein. Kun edellisestä leiristä oli kulunut vuosi aikaa, piirihallitus alkoi miettiä teemaa ja etsiä tekijöitä uudelle leirille. Projektia ideoitiin. Mietittiin teemaa, toteutustapaa ja vastauksia kysymykseen, millainen on hyvä leiri. Visioitiin tulevaa, hahmoteltiin väljästi suuntaa hyvän leirin toteutukselle. Tällöin leirin teemaksi valittiin perinteet, ideologiset ja maantieteelliset juuret. Samoin leiripaikka etsittiin hyvin varhaisessa vaiheessa päällekkäisyyksien välttämiseksi. Leiripaikan tuli sopia teemaan ja olla perinteinen metsä sopivine telttamaastoineen järven rannassa. Paikalle täytyi päästä myös opetuslaivoilla Saimaata pitkin. Leirin huollon ja ruokailun helpottamiseksi haluttiin myös jonkin verran valmiita raken-

8 nelmia, kuten keittiö, varastotiloja, käymälöitä, sauna ja pesupaikkoja. Taustaselvityksenä etsittiin siis leiripaikka ja tekijöitä leirille. Juurakko-leirin tavoitteena oli korostaa juuria. Pelkkiä laadullisia määrittelyjä käytettäessä ovat tavoitteet usein epämääräisiä. Loppuraportissa voi tavoitteisiin pääsyä selittää aivan miten tahansa vaan. Tavoitteiden asettaminen pelkästään laadulle oli hyvin tyypillinen virhe Juurakko-leirin projektisuunnitelmassa. Tavoitteita asetettaessa täytyisi asettaa niin laadullisia kuin määrällisiäkin tavoitteita. Kun uutta piirileiriä oli ideoitu ja visioitu, kun oli tehty taustaselvitykset paikasta ja määritetty väljähköt tavoitteet, tehtiin päätös projektin perus- tamisesta. Päätettiin toteuttaa piirileiri kesällä 1999. (Rissanen 2002, 26, 34, 40, 45, 50.) Leirin johtajat, eli projektin vetäjät, piirihallitus nimesi jo reilut kaksi vuotta ennen varsinaista tapahtumaa. Leiriä suunniteltiin ja eri vastuualueille tuli lisää henkilöitä. Koska piirileireillä on jo pitkä perinne, ei projektin toteutettavuutta epäilty. Myös riskit olivat jo osittain aiemmista kokemuksista tiedossa. Riskeihin leirin osalta valmistauduttiin tekemällä vaihtoehtosuunnitelmia. Riskien siirtäminen muille, esimerkiksi vakuutusyhtiölle, ei leirillä ole mahdollista. Taloudellinen tappio ei ole kovinkaan suuri riski piirileiriä järjestettäessä, koska budjetit tehdään tarkasti ja niiden toteutumista valvotaan. Leirimaksut kerätään etukäteen, joten raha saadaan varmasti ja jo hyvissä ajoin leirin kulujen kattamiseen. Leirillä todennäköinen riski on sään raju vaihtelu, jolle ei voida mitään. Tämän vuoksi riskikartoitus on tehtävä ja muuttuviin olosuhteisiin varauduttava. Sään varalle voidaan miettiä vaihtoehtoista ohjelmaa, joka harvemmin on tarpeen, sillä partiolaiset ovat sateenkestäviä. Ruoan valmistaminen alaleireissä tulvan aikana olisi ollut mahdotonta. Varasuunnitelmana ruoan valmistus olisi toteutettu keskuskeittiön vieressä sijaitsevassa kiinteässä betonilaatalle pystytetyssä ruokailukatoksessa leirikeittiöiden varusteilla. Riskejä voivat olla myös henkilöriskit. Kuinka korvataan sairastunut työntekijä, tai edetään tilanteessa, jossa joku vain jättää tulematta paikalle sovittuna aikana? Ihmisten kesken toimittaessa on myös mahdollista, että henkilöt eivät tule toimeen keskenään, ja koko projekti tai sen osa vaarantuu. (Rissanen 2002, 165.) Ruokapalveluiden järjestämisessä riskinä on myös tavarantoimitus. Kuin-

9 Kuinka valmistaa ruokaa, jos raaka-aineet eivät saavukaan sovittuna päivänä? Mikä on varasuunnitelma silloin? Henkilöstöriskeihin emme olleet varautuneet, vaan luotimme toisiimme. Tavarantoimittajien mahdollisiin toimituskatkoksiin oli aina vähintään vuorokausi aikaa reagoida. Tuossa ajassa ehtii jo löytää ruokaa muualta. Juurakko-leiri toteutettiin suunnitelmien mukaan ja projektin kulkua arvioitiin sekä projektin edetessä että leirin jälkeen. Lopuksi projekti päätettiin. Vastuuhenkilöiden loppuraportit kerättiin. Koko leirin tekijöitä ja yhteistyötahoja kiitettiin. Lopuksi pidettiin viikonlopun kestävä päätöstilaisuus, jossa purettiin leirin tapahtumia ja tunnelmia. 2.3. Projektin organisointi ja ohjaus Projekteilla tulee olla selkeä asettaja. Asettaja asettaa projektille tavoitteet ja nimeää projektin vetäjän. Juurakko-leirin projektinasettaja oli siis piirihallitus ja projektin vetäjinä toimivat Marika ja Jari, kaksi piirin alueella toimivaa partiojohtajaa. Asettaja etsi yhdessä vetäjien kanssa johtoryhmän muut jäsenet. Vapaaehtoistyössä kaikkien johtoryhmään suostuneiden motivointi oli hieman vaikeaa, ja yllättäviä irtisanoutumisia tapahtui vielä hyvinkin myöhään. Projektin asettaja antoi raamit talousarviolle. Leirin tavoitteena oli nollatulos, mutta piiri kantaisi vastuun myös mahdollisesta tappiosta. Projektin vetäjät olivat kokonaisvaltaisesti vastuussa leirin onnistumisesta. He hankkivat projektihenkilöstön, leirillämme tätä kutsuttiin valtakehäksi. Vetäjät valvoivat valtakehän toimintaa, pitivät henkeä yllä ja toimivat puheenjohtajina valtakehän kokoontumisissa. Valtakehään kuului leirisihteeri, joka huolehti materiaalin arkistoinnista ja päivittäisistä toimistotöistä. Projektiryhmän jäsenet suunnittelivat oman vastuualueensa ja nimesivät tarvitsemansa henkilökunnan sekä kouluttivat nämä henkilöt tehtäviinsä. Valtakehän jäsenet pitivät vetäjiä ajantasalla projektin edetessä. He valvoivat vastuualueensa toimivuutta leirillä ja laativat omat loppuraporttinsa.

10 Oman projektini eli ruokapalveluitten suunnittelun asettajina toimivat leirin johtajat Marika ja Jari. Koska en itse tuolloin toiminut aktiivisesti piiritason partiotyössä, projektin asettajat lupasivat koota minulle muut ruokapalveluryhmän jäsenet. Ruokapalveluryhmän kokoon saaminen oli hankalaa, sillä pätevät alan opiskelijat tai ammattilaiset olivat tiiviisti työelämässä. Leirin aika oli vilkkainta lomailuaikaa, joten lähes kaikki opiskelijat olivat kesätöissä. Leirin pääkokki oli opiskellut ravintola-alaa ja toiminut aiemminkin leiriruokailun toteuttajana. Muita ryhmän jäseniä olivat innokkaat vapaaehtoiset, joita keittiötyö kiinnosti. Leirin johtajilta sain hyvin tiukan ja selkeän raamin talousarviooni. Suunniteltuani ruokapalveluiden kulun teoriassa, koulutin ryhmäni jäsenet, luovutin kaiken materiaalin pääkokille ja jäin toivomaan parasta. Leirin alkaessa pistäydyin leirikeittiössä katsomassa, että sovitut tavarat ja laitteet olivat tulleet. Sen jälkeen en enää ollut tekemisissä Juurakko-leirin kanssa. Loppuraportin ruokapalveluitten toteutumisesta teki leirin pääkokki. 2.4 Projektin rahoitus Rahaa voidaan saada projektin käyttöön kolmella tavalla. Projektin asettajalla voi olla ennestään omaa rahaa käytössä. Toinen vaihtoehto on, että tapahtumaan kerätään pääsymaksu ja tapahtumassa myydään jotakin, josta rahaa saadaan. Kolmas keino on hankkia rahat ulkopuolisesta lähteestä, joko anoa avustusta, neuvotella tappiontakauksesta tai yrittää saada tapahtumalle sponsoreita. (Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 59.) Juurakko-leirille raha hankittiin osallistumismaksuilla. Osallistumismaksu piti maksaa jo hyvissä ajoin ennen leiriä. Näin projekti sai rahan käyttöönsä jo ennen menoja. Leiriläisille jaettiin leirin alussa leiriläisen kirja, johon oli myyty ilmoitustilaa yrityksille. Omaa varainhankintaa oli myös leirin aikana leirialueella toimiva kioski, josta saadut tulot kartuttaisivat leirin kassaa. Etelä-Savon Partiolaiset ry. oli luvannut tapahtumalle tappiontakauksen. Taloudellinen riski oli siis pieni, jos suunnitelmat oli tehty huolellisesti, ja niiden toteutumista valvottaisiin tiukasti. Näin tehtiin, ja loppujen lopuksi leiri tuotti voittoa piirille.

11 2.5 Yhteistyösopimusneuvottelut Kaikista tarvittavista palveluista ja tarvikkeista on tehtävä mahdollisimman kattavat listat, ennen kuin yhteistyökumppaneita ryhdytään hankkimaan. Kun tarpeet on selvillä, mietitään ketkä tarpeisiin voivat vastata. Onko jo olemassa toimivia suhteita, vai lähdetäänkö liikkeelle aivan alusta? Kun palveluiden ja tavarantoimittajat on etsitty, lähetetään kaikille saman sisältöinen tarjouspyyntö, josta selviää tilaaja ja lisätietojen antaja, aikaraja, mihin mennessä tarjous tulee toimittaa ja minne, mihin asti tarjouksen tulee olla voimassa, sekä muut mahdolliset lisäehdot. Kun kaikki tarjoukset on saatu, vertaillaan niitä keskenään. Elintarvikkeita hankittaessa ainut valintakriteeri ei ollut hinta, vaan suurta lisäarvoa tarjoukseen toi erään tavarantoimittajan mahdollisuus jättää kylmäkontti leirin ajaksi leiripaikalle, sekä toisen toimittajan leirin käyttöön lupaama Alfa-keitin. Kaikkia tavarantoimittajia kiitetään tarjouksista ja heille ilmoitetaan, hyväksyttiinkö vai hylättiinkö heidän tarjouksensa. Tämä jättää hyvän mielen molemmille, ja kanavan avoimeksi mahdollista myöhempää asiointia varten. Tavarantoimittajille ilmoitetaan tarkempi toimitusaikataulu, sekä tarvittaessa tarkat ajo-ohjeet tapahtumapaikalle. Jos tapahtumapaikalle on vaikea päästä esimerkiksi raskaalla kalustolla, on siitä muistettava aina ilmoittaa etukäteen. 2.6 Lupa- ja ilmoitusasiat Lupa-asioissa on syytä ottaa yhteyttä jo varhaisessa vaiheessa poliisi-, ympäristö-, pelastus-, terveys- ja rakennusviranomaisiin. Heiltä voi kysyä mitä lupia täytyy hakea, tai mitä ilmoituksia on tehtävä. Leirin ruokapalveluitten järjestämisen osalta terveysviranomaiselle riitti ainoastaan ilmoitus leirin ruokailujärjestelyistä, koska leirikeskuksen keittiö on jatkuvasti käytössä, ja siksi asianmukaisesti tarkastettu ja hyväksytty. 2.7 Projektin päättäminen ja arviointi

12 Projektia päätettäessä arvioidaan tapahtuman onnistumista, kiitetään sidosryhmiä, kiitetään ja mahdollisuuksien mukaan myös palkitaan tekijöitä ja kirjoitetaan loppuraportti. Arviointia tulee tehdä jatkuvasti niin koko projektin kuin tapahtumankin aikana. Pelkkä lopussa tehty arviointi saattaa olla joko liian positiivinen tai sitten tekijöitten väsymyksestä johtuen liian negatiivinen. Asiakaspalaute on hyvä apu arviointia tehtäessä. Leirillä työntekijät olivat leirin aikana kiireisiä ja väsyneitä, leirin jälkeen vain väsyneitä. Arviointi oli osittain hyvinkin kriittistä. Leiriläisiltä kuitenkin tuli paljon suoraa positiivista palautetta. Loppupalaverissa on hyvä myös purkaa tunteita. Arviointia ei pitäisi jättää pelkästään asiatasolle. Ensinnäkään harva meistä pystyy moiseen objektiivisuuteen, toiseksi on helpottavaa saada sanoa omat tunteensa ääneen ja vapautua niistä. Loppupalaveri voi toimia samalla myös kiitoksena ja palkkiona työntekijöille. Piirileirin loppupalaveri oli rentoutusviikonloppu, jossa tarjottiin ruoat, sauna ja yöpyminen partiomaisesti. Leirinjohtajat kirjoittivat oman loppuraporttinsa projektin asettajalle. Loppuraporttiinsa he liittivät johtoryhmän eli valtakehän kirjoittamat omien vastuualueittensa loppuraportit. Piirihallitus kiitti leirinjohtajia ja totesi projektin päättyneeksi. 3 LEIRIRUOKAILUN SUUNNITTELU Leirille osallistui noin 380 partiolaista. Leiriläiset olivat iältään 7-14-vuotiaita, palveluleiriläiset eli työtehtävissä toimineet olivat yli 15-vuotiaita. Ruoanvalmistus ja ruokailu leirillä tapahtui osittain hajautetusti, osittain keskitetysti. Palveluleiriläiset ja sudenpennut eli pienimmät 7-10-vuotiaat leiriläiset söivät kaikki ateriansa keskuskeittiön yhteydessä olevassa ruokailukatoksessa. Yhteensä heitä oli noin 150 henkilöä. Alaleirit, eli vartiolaiset ja heidän ohjaajansa, söivät kaikki ateriansa omissa leireissään, jonne oli rakennettu omat leirikeittiöt. Alaleirien suuruus oli noin kahdeksankymmentä henkilöä. Alaleirejä oli kolme. Alaleireihin lounas toimitettiin valmiina keskuskeittiöltä lämpöasti-

13 oissa, muut ateriat valmistettiin alaleirien omissa keittiöissä. Alaleirit noutivat keskuskeittiön yhteydessä sijaitsevasta keskusvarastosta tarvikkeet aamupalaa, päivällistä ja iltapalaa varten kaksi kertaa päivässä. Pilaantuvia tai herkästi pilaantuvia ruoka-aineita alaleireissä ei säilytetty kylmätilojen puutteen vuoksi. Aamupala tarjottiin kahdeksan aikaan, lounas puolen päivän aikaan, päivällinen noin viideltä ja iltapala kahdeksan maissa illalla. Alaleireissä oli jatkuvasti varastossa mehua, leipää, keksejä, korppuja ja vihanneksia, jos joku halusi välipalaa. Välipalan tarve on ilmeinen pitkän iltapäivän aikana, mutta välipalan korvasivat leiriläisten kioskista ostamat makeiset, jäätelöt ja naposteltavat. Elintarvikkeiden pitämisestä kaupan ulkona on annettu omat ohjeet. (Välikylä toim. 2000, 18.) Vaikka ruoka leirillä ei varsinaisesti ollut kaupan, noudatimme annettuja ohjeita. Alueen, jolla elintarvikkeita pidetään, tulee olla päällystetty niin, ettei pölyhaittoja ole. Käytännössä tämä tarkoitti leirillä sitä, että ulkona ollut Alfa-keitin sijaitsi betonilaattojen päällä, keittiön takaoven vieressä. Alaleireissä keittiöt olivat maapohjaisia, joiltakin osin pressuilla suojattuja. Elintarvikkeita ei saa säilyttää lähellä pakokaasuja. Tällaista ongelmaa leirillä ei päässyt syntymään, sillä ajoneuvojen pääsy leirialueelle oli estetty. Ainoastaan tarvittava huoltoajo oli sallittu kahdelle määrätylle kulkuneuvolle. Hyönteisten, tai muiden vahinkoeläinten pääsy elintarvikkeisiin tulee estää. Tämän vuoksi kaikki säilyvät elintarvikkeet, joita alaleireissä säilytettiin, pidettiin kannellisissa, joko muovisissa tai teräksisissä astioissa. Jäteastioiden riittävän tiheästä tyhjentämisestä täytyy huolehtia. Tämän asian kanssa oltiin hyvin huolellisia. Jäteastiat tyhjennettiin useasti päivässä. Elintarvikkeitten säilytykseen tarkoitettujen astioitten täytyy kestää hyvin puhdistusta ja tarpeen mukaan myös desinfiointia. Pintojen tulee olla helposti puhdistettavia. Jätevedet tulee kerätä umpinaiseen säiliöön. Leirillämme huolto keräsi jätevedet ja toimitti ne jätevesiverkkoon.

14 Keittiöhenkilökunnalle tulee olla järjestetty oma käymälä ja käsienpesupaikka. Leirikeskuksen sisävessat olivatkin ainoastaan keittiöhenkilökunnan käytössä. Myös alaleirien keittiöväki käytti samoja käymälöitä. Alaleireissä oli rakennettu keittiön yhteyteen vain keittiöhenkilöstölle tarkoitetut käsienpesupaikat. 3.1 Ruokalistasuunnittelu Ruokalistan suunnittelun aloitin reunaehtojen kartoittamisella. Paljonko ruokailijoita olisi? Montako ateriaa päivässä tarjotaan? Minkälaiset tilat, koneet ja laitteet on käytössä? Paljonko rahaa on käytössä? Minkä verran on henkilökuntaa? Näiden jälkeen paneuduin ravitsemussuosituksiin, omaan tietämykseeni leirielämästä ja annoskokoon vaikuttavista tekijöistä. Leiriläisiä leirille odotettiin noin 350. Todellinen lukumäärä oli noin 380 leiriläistä. Osa palveluleiriläisistä ei ollut muistanut ilmoittautua. Leiriläisille tar- jottiin aamupala, lounas, päivällinen ja iltapala. Välipalaa sai halutessaan. Lei- rillä toimi kioski ja leirinjohtajat ajattelivat sen korvaavan välipalan tarpeen. Vierailin Tapiolan leirikeskuksessa, ja näin keittiön rajallisuuden. Uuniruokia ei voisi valmistaa, koska keittiössä oli ainoastaan yksi vanhanaikainen paistinuuni. Keittiössä ei ollut ainuttakaan kippipataa, joten sellainen olisi hankittava. Kylmävarastot olivat pieniä. Säiliöpakastimia onneksi oli kolme. Alakerran kellari soveltui jäteruuan säilytykseen, mutta ei muuhun. Työvälineitä oli vähän, monia tarvittavia puuttuikin. Tein puutoslistaa, ja aloin hankkia keittiöön perustarvikkeita. Tarvitsimme myös lämpöastioita, sillä lounas kuljetettiin valmiina alaleireihin. Sain neuvoteltua Saarioinen Oy:ltä kylmäkontin käyt- kippipadan. Sulkavan kunnalta saimme lainata lämpöastioita, joita myös Sul- töömme. Valio Oy lupasi meille viikoksi Alfa-keittimen, eli kaasulla toimivan kavan soutu-tapahtuma käyttää. Piirin ja lippukuntien keittiökalustoista löytyi tarvittavia puuttuvia työvälineitä. Leirin budjetti oli 173000 mk, josta ruokailun osuus oli suurin menoerä, 59000 mk. Leiripäivän hinta oli noin 90 mk, ruokapäivän hinta 27 mk leiriläistä kohti. Hintaan sisältyi raaka-aineet, tarvittavat polttoaineet (nestekaasu keittimeen),

15 mahdolliset laitteiden vuokrat, joita emme joutuneet maksamaan ja mahdolliset rahdit, joitten osuus jäi hyvin pieneksi. Ruokailun budjetista ei tarvinnut maksaa tilavuokraa eikä mitään henkilöstökuluja, koska sellaisia ei ollut. Ainoastaan ilmaista kahvia ja keksejä oli tarjolla leirin johtajistolle jatkuvasti keittiön piikkiin. Henkilökunnan määrän jouduin miettimään itse. Koska tiesin, ettei keittiötyöhön ole tungosta, pyrin tekemään ruokalistasta mahdollisimman helpon toteuttaa vähälläkin työntekijämäärällä. Jatkoin suunnittelua kyselemällä eri ikäisiltä partiolaisilta, mitä he haluaisivat leirillä syödä. Tässä vaiheessa karsin joitakin toiveruokia pois listalta juuri valmistustavan rajallisuuden vuoksi. Aikuisten ja lasten erilaiset ruokailutottumukset menettävät leirielämässä merkityksensä. Leirillä on totuttu syömään vaatimattomampaa ruokaa kuin kaupunkiolosuhteissa ja juuri tätä yksinkertaisuutta leiriruoalta odotetaankin. Suuntaa ruokalistasuunnittelulleni sain joukkoruokailun ravitsemussuosituksista, sekä omista leirikokemuksista. Valtion viranomaiset antavat joukkoruokailua järjestäville tahoille ravitsemussuositukset tueksi. Suositukset luovat kriteerit ruoan laadulle. Tavoitteena on, että ruuasta saadaan kaikkia tarvittavia ravintoaineita riittävästi ja tasapainoisesti ja saavutettaisiin paras mahdollinen ravitsemustila. (Packalen toim. 1994, 15.) Suoraan suositusten mukaista ruokaa en voinut suunnitella, koska ruokailijoitten ikäjakauma oli suuri. Ruuan tulisi kuitenkin sisältää runsaasti hiilihydraatteja energian saannin turvaamiseksi, kasviksia vitamiinien ja kuidun saantia varten ja kohtuullisesti proteiinia kudosten uusiutumiseen. Ruoan täytyisi olla myös maukasta, tuttua, helposti valmistettavaa ja edullista. Leiri kesti vain viikon, joten tuona aikana ei kenellekään pääsisi syntymään ravintoaineiden puutostiloja, vaikka ruoka ei aina kaikille kokonaisuudessaan maistuisikaan. Kun olin saanut perusruokalistan valmiiksi, suunnittelin rinnalle myös kasvisruokavaliota noudattaville vastaavan tyylistä ruokaa sisältävän listan. Yleisimmät allergia- ja laktoosirajoitukset oli otettu huomioon jo koko leirille tarkoitetun ruokalistan suunnittelussa. Erityisruokavaliota leirillä tarvitsi 32 ruokailijaa. Yleisin pyyntö erityisruokavalioista oli vähälaktoosinen ruoka, jota perus-

16 ruokamme jo valmiiksi olikin. Leirillä oli joitakin kala-allergisia, muutamia kasvisruokailijoita, sekä useita ryhmittelemättömiä ruoka-aineallergisia. Ruokalistat liitteenä työkansiossa. Ruokalistasuunnittelun jälkeen aloin tehdä ruokaohjeita suunnitelluille ruo ille. Ruokaohjeet liitteenä työkansiossa. Ruokaohjeet tehtyäni tein päivittäiset ravintoainelaskelmat, sekä hintalaskelmat. Vertailin saamiani tuloksia ravitsemussuosituksiin. Tässä vaiheessa en ollut vielä tehnyt tarjouspyyntöjä, enkä saanut tarjouksia ruokien hinnoista, joten käytin hinnastona erään keskisuuren suurkeittiön hinnastoa. Apuna laskennassa käytin Aterix-ohjelmaa. Olin tarkka, etten ylittäisi budjettiani, sillä erityisruokavaliotuotteet ovat hieman tavallisimpia tuotteita kalliimpia, enkä laskenut niiden osuutta erikseen, vaan sisällytin ne tavallisen ruoan hintoihin. Pidin ruokapäivien keskihintaa jonkin verran annettua alempana mahdollisten yllätysten varalta. Laskelmat liitteenä työkansiossa. Leiriläisten lukumäärän varmistuttua tarkastin tarvittavat ruokamäärät omaan päättelemääni annoskokoon verraten. Näin sain tarvittavat raaka-ainemäärät selville. Leirisihteeri lähetti tarjouspyynnöt pyytämilleni eri tavarantoimittajille. Tarjouksia pyydettiin HK:lta, Atrialta, Saarioiselta, Valiolta, Ingmanilta, tukkuliikkeistä, paikallisilta kauppiailta ja maanviljelijöiltä sekä Moilasen leipomolta. Käytännössä kaksi toimittajaa oli jo valittu, heidän tarjoamien lisäpalvelujen perusteella. Tarjousten saavuttua päätettiin toimittajat ja lähetettiin tilaukset. Tällöin olisi vielä pitänyt tarkistaa hintalaskelmat, mutta en sitä tehnyt. Sovin tavarantoimittajien kanssa toimitusajoista ja annoin ajo-ohjeita. Leirin aikana ruokavarastoja täydennettiin paikallisesta lähikaupasta. Leirin jälkeen ravinnoksi kelpaavat kuivatuotteet vietiin piirin varastoon seuraavaa tapahtumaa varten. Tuoretuotteet jaettiin keittiöhenkilökunnalle ja muille valtakehän jäsenille. Ruokaa jäi vähän, koska purkuleiri käytti lähes kaiken ravinnoksi kelpaavan hyväkseen. Ruokalistasuunnittelun rinnalla otin jo yhteyttä paikalliseen terveysviranomaiseen. Keskustelin hänen kanssaan tarvittavista ilmoituksista, omavalvonta-

17 suunnitelmasta ja työntekijöitten salmonellatodistuksista. Hän pyysi, että toimitan hänelle ainoastaan ilmoituksen, kuinka ruoanvalmistus ja ruokailu leirillä tapahtuu. Omavalvontasuunnitelma leirikeskuksella oli jo olemassa, joten sitä ei tarvitsisi tehdä uudelleen. Myöskään dokumenttejä omavalvonnan suorittamisesta ei tarvitsisi hänelle toimittaa. Työntekijöitten salmonellatodistusten täytyisi olla kunnossa, mutta hän ei tarvinnut niitä nähtäville. Tein ilmoituksen, jossa selvitin pyydettyjä asioita ja lisäksi keittiön jätehuoltoa. 3.2 Omavalvonta Suurkeittiöissä toteutetaan elintarvikevalvonta niin sanottuna omavalvontana. Tämä tarkoittaa, että terveystarkastaja ei enää kierrä niin usein keittiöissä mittamaassa ja tarkkailemassa kuin aiemmin, vaan keittiö hoitaa lämpötilojen mittaukset ja aistinvaraisen laadun arvioinnin itse ja dokumentoi ne myös säännöllisesti. Omavalvontavelvoite sisältyy EU:n yleistä elintarvikehygieniaa koskevaan direktiiviin. Boström-Kourin, Dahlstedt n & Örnin (1996, 14) mukaan elintarvikelaki (361/95) ja terveydensuojelulaki (763/94) velvoittavat omavalvonnan toteuttamiseen. Terveydensuojeluasetuksessa 16.12.1994/1290 22 ilmoitetaan, että omavalvontasuunnitelmassa on selvitettävä huoneiston ja toiminnan luonteen mukaan ainakin seuraavat seikat: 1) Toiminnan vaiheet, joissa elintarvikehygieeninen vaara voi ilmetä (kriittiset valvontapisteet) 2) Kriittisten valvontapisteiden tarkkailumenetelmät ja toimenpiderajat 3) korjaustoimenpiteet, joihin ryhdytään, jos kohdassa 2 mainitut toimenpide-rajat ylitetään 4) tarkkailumenetelmien varmistustoimenpiteet. (Boström-Kouri, Dahlstedt & Örn 1996, 14-15.) Kaikkien työntekijöitten on tiedettävä, mitä omavalvonta tarkoittaa, miksi sitä toteutetaan, kuinka sitä noudatetaan ja kuka siitä vastaa. Ruokatuotannossa määritellään omavalvonnan toimenpiteiden tarve kokonaisriskiä arvioimalla. Kokonaisuuteen vaikuttavat ruokatuotantoketju eli ruoanvalmistustapa, mahdollinen jäähdytys ja uudelleen kuumennus, ruoan säilytysaika ja -lämpötila, ruokatuotannon määrä, kuinka paljon aterioita valmistetaan ja tarjoillaan, ja ruokailijoiden sairastumisalttius. Lapset, vanhukset ja sairaat ovat herkempiä pienillekin mikrobimäärille, terveet aikuiset ja nuoret kestävät enemmän mikrobirasitusta sairastumatta. (Boström-Kouri, Dahlstedt & Örn 1996, 20.) Henkilökunnan hygieniavalvontaan kuuluvat asian mukaiset ja suojaavat

kilökunnan hygieniavalvontaan kuuluvat asian mukaiset ja suojaavat työvaatteet, päähineet ja salmonellatutkimus. 18 Omavalvonnan osa-alueita ovat raaka-aineiden vastaanotto, elintarvikkeiden varastointi, ruoanvalmistus, jäähdyttäminen, tarjoilu ja jakelu, kuljetus, astianpesu, puhtaanapito ja laitehuolto, jätehuolto, henkilökohtainen hygienia ja tuhoeläinten torjunta. (Boström-Kouri, Dahlstedt & Örn 1996, 47-51.) Leirillä pidin riskeinä ruoan lämpökuljetusta, astiahuoltoa ja henkilökohtaista hygieniaa. Niinpä korostin niin koulutuksessa kuin hygieniaohjeissakin käsienpesun tärkeyttä ja astianpesuvesien kuumuutta. 3.3 Henkilökunnan tarve, työnjako ja koulutus Koska tilat olivat vaatimattomat ja tekijät ammattitaidottomia talkoolaisia, mielestäni vähimmäistyöntekijämäärä keskuskeittiölle oli seitsemän työntekijää. Koska keittiötyö on raskasta ja päivät pitkiä, toivoin leirille saatavan vähintään kymmenen innokasta työntekijää. Keittiöön tarvittiin mielestäni emäntä, joka ei juurikaan toimisi ruoanvalmistuksessa, vaan hoitaisi tavaroitten vastaanottoa, huolehtisi kaasun ynnä muiden kuluvien tarvikkeiden riittävyydestä, vastaisi kyselyihin, hoitaisi tiedottamisen ja selvittelisi erityisruokavalioita sekä toimisi varastonhoitajana. Pääkokki olisi vastuussa pääruoan valmistuksesta, dieettikokki erityisruokavalioiden valmistuksesta, ja loput keittiöhenkilökunnasta toimisi apuna ruuanvalmistuksessa, astiahuollossa, puhtaanapidossa ja toistensa lomittajina. Rekrytoinnin aikana ja koulutustilaisuudessa leirin pääkokki naureskeli esittämilleni vaatimuksille, sillä kaikki komponentit olisivat esikäsiteltyjä, heidän tehtävänsä olisi vain sotkea pata sekaisin. Hän ihmetteli useaan kertaan, mitä ihmettä moinen armeija tekisi keittiössä. Leirin aikana keittiöllä oli neljästä kuuteen henkilöä töissä, ja he olivat nääntyä työtaakan alle. Alaleirien keittiöihin olin ajatellut viittä työntekijää. Vartiolaiset avustivat astiahuollossa alaleireissä. Alaleirien henkilövahvuus oli ilmeisesti riittävä, sillä kritiikkiä sieltä ei kuulunut.