Yhteistyö ja kommunikointi komission kanssa Sinustako koordinaattori? 2.10.2014 Elina Holmberg EUTI, Tekes
Sisältö Mitä PO duunaa? Mihin PO:ta tarvitaan? Sopimusmuutokset Review Vinkit viestien tulkintaan ja vaihtoon: mitä halutaan / ei haluta kuulla
Komissio siis kuka? Hankkeestasi vastaa joku komission pääosastoista (DG RTD, CNECT, MOVE ) tai virastoista (REA, EASME ) Hanke kuuluu aihepiirin mukaan tietyn yksikön (Unit) alle, joka allokoi hankkeet Project Officereille (PO) PO:ta avustaa tarpeen mukaan mm. Financial Officer ja sopimuksia valmisteleva kollega Joskus (harvoin) mukana voi olla myös Head of Unit Isoissa hankkeissa voi olla useamman PO:n muodostama ryhmä
Kommunikaation perussäännöt Konsortiota edustaa koordinaattori Komissiota edustaa PO Hyvä ja epävirallinen kommunikaatio helpottaa huomattavasti, mutta: Kaikki kommunikaatio kannattaa säästää ja dokumentoida, ja tärkeimmistä asioista pitää aina sopia kirjallisesti
Mitä PO duunaa? PO voi pääosastosta riippuen keskittyä täysin hankkeiden hallintoon, tai tehdä myös policy-työtä PO saattaa seurata hanketta vain sovittujen mittapisteiden kautta (deliverables, milestones, reviews) tai aktiivisemmin esim. osallistumalla tärkeimpiin kokouksiin Komission tavoite on saada hanke onnistumaan mahdollisimman hyvin, ja osoittaa että julkisella rahalla on saatu hyödyllisiä tuloksia, sekä valvoa että rahoitus on käytetty sääntöjen mukaan PO ei voi päättää kaikesta: säännöt ovat sitovia, eikä niistä jousteta Moni asia on kuitenkin sovittavissa perustelluista syistä
Sopimusmuutokset Lähes jokaisessa hankkeessa tehdään sopimusmuutoksia (partnerit, budjetti, hankkeen kesto, DoW) Useimpiin riittää PO:n hyväksyntä Joskus PO voi tarvita apua mm. komission lakimiehiltä, Financial Officerilta tai ulkopuolisilta asiantuntijoilta (reviewers) Kun sopimusmuutos on ajankohtainen: lähesty PO:ta ehdottamalla ratkaisua ja perustele se PO haluaa kuulla, onko hanke muutoksen jälkeen sama hanke Komission tavoitteena paras mahdollinen lopputulos
Review Komissio haluaa varmistaa, että hanke etenee suunnitelman mukaan Ulkopuoliset asiantuntijat lukevat tuotokset ja arvioivat sisältöä ja sen laatua, ja että resurssit on käytetty sopimuksen ja sääntöjen mukaan (muista tarkistaa mahd. Conflict of Interest) Review-kokous järjestetään yleensä Brysselissä, joskus myös etäprosessi tai on site Kokouksessa mukana PO, ulkopuoliset asiantuntijat ja konsortion edustajat (koordinaattori + työstä vastanneet partnerit) Tuloksena Review Report, joka sisältää yksityiskohtaisen arvion hankkeen tuotoksista sekä toimenpidesuositukset Komissio toteuttaa suositukset halutessaan useimmiten sellaisenaan
Review (2) Tulos (7PO lomakkeesta muuttunee vähän): Excellent progress (the project has fully achieved its objectives and technical goals for the period and has even exceeded expectations). Good progress (the project has achieved most of its objectives and technical goals for the period with relatively minor deviations). Acceptable progress (the project has achieved some of its objectives; however, corrective action will be required). Unsatisfactory progress (the project has failed to achieve key objectives and/or is not at all on schedule).
Vinkit viestien vaihtoon Pidä PO sopivasti ajan tasalla koko ajan PO kuulee mielellään, että asiat etenevät ilman ongelmia Suuri osa ongelmista on vältettävissä, kun kaikki osapuolet (ml. osallistujat) tietävät missä mennään ja ymmärtävät miten tulee toimia Ongelmatilanteissa: kerro POlle ajoissa mitä tapahtuu, ehdota ratkaisua / vaihtoehtoja
Kun kaikki menee pieleen Usein ylimääräinen review, jotta komissio saa ulkopuolisten asiantuntijoiden suositukset Vakavimmissa tapauksissa Technical & Financial Audit Toimenpiteet voivat olla radikaaleja: termination of participation, termination of the project Tiedä oikeutesi: myös komissio on sopimuksen osapuoli Uskalla olla eri mieltä, ja tarvittaessa valittaa ensin HoU, sitten Director
Hyväksi havaittua Hyvä yhteistyö ja kommunikaatio konsortion sisällä sekä konsortion ja komission välillä Hankkeen kaikilla osallistujilla aito motivaatio saada hanke onnistumaan, eivät mukana vain rahoituksen takia Jämäkkä mutta mukava koordinaattori homma on hanskassa ja yhteistyö sujuu hyvässä hengessä Koordinaattori (henkilö) ei edes yritä tehdä kaikkea itse, vaan saa apua mm. taloushallintoon Byrokratia, muutokset ja ongelmat kuuluvat asiaan, niistä ei pidä lannistua Hankkeessa saa olla myös hauskaa!
Kiitos!