Mitä tietoa johtamisessa tarvitaan?

Mitä tietoa johtamisessa tarvitaan? Johanna Tulonen-Tapio, Eksote Sessio 2: Kustannusten ja toiminnan mittareiden vertailu uudessa sotessa eri tuottajamalleissa

Tausta ja sidonnaisuudet Terveydenhuollon ja yleislääketieteen erikoislääkäri Lääkärikouluttajan erityispätevyys Avoterveydenhuollon johtava ylilääkäri ja perusterveydenhuollon koulutusylilääkäri Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote Ei sidonnaisuuksia

Tavoitteet Prosessit Monikäyttäjät Ammattilaiset Tuottavuus Budjetointi ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 3

Mitä tietoa johtamisessa tarvitaan? Mitä johdetaan? Pth, avoterv.h., terv.asemat, prosessit, kokonaisuus/osiot Keitä johdetaan? Henkilöstö, ihmiset, ammattilaiset (osaaminen) Mihin johdetaan? Tavoitteet, tulevaisuus, potilaat/asiakkaat Miten? Eri tasoilla, vaikuttavuus, tuottavuus, talous Miksi? Perustehtävä, terveyshyöty, väestö Ketkä tarvitsevat? Kaikki, esimiehet, ammattilaiset Ei milloin, vaan jatkuvasti ja ajantasaisesti ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 4

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 5

Quadruple Aim ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 6

Eksote kartalla Väestö n. 133 000 Etäisyyksiä Lappeenrannasta: Helsinkiin 220 km Pietariin 230 km Venäjän rajalle 35 km

Terveys- ja vanhustenpalvelut Terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja Tuula Karhula Tulosalueet Avoterveydenhuolto Johtava ylilääkäri Johanna Tulonen-Tapio Hoiva Hoivajohtaja Taina Jaako Akuuttisairaala Sairaalan johtaja Tarja Nylund Tulosyksiköt Ylilääkärit/terveysasemat Ravitsemusterapeutit ja ravitsemusneuvoja Terveysasemien vastaanotot (Lappee + Läntinen) Palvelupäällikkö Satu Simolin Terveysasemien vastaanotot (Imatra + Pohjoinen) Vs. Palvelupäällikkö Hanna Turunen Suun terveydenhuolto Ylihammaslääkäri Maarit Natunen Kotona asumisen tuki ja lyhytaikaishoito Palvelupäällikkö Hanna Rönkkönen Kotihoito Palvelupäällikkö Jaana Peltola Hoiva- ja palveluasuminen Palvelupäällikkö Miia Inna Ylilääkärit/erikoisalat Kuvantamiskeskus Ylilääkäri, palvelupäällikkö Heini Söder Laboratoriokeskus Ylilääkäri, palvelupäällikkö Esa Leppänen Ensihoito ja Tehosa Palvelupäällikkö Jan-Erik Palviainen Päivystys ja Nova Ylilääkäri Afra Prokki Operatiivinen toiminta Ylilääkäri Veli-Matti Puolakka Vuodeosastot Palvelupäällikkö Kirsi Tapiola-Huomo Poliklinikat Palvelupäällikkö Merja Lampinen Naisten ja lasten osaamiskeskus Ylilääkäri Antti Valpas ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 Medisiininen osaamiskeskus Ylilääkäri, palvelupäällikkö Minna Linna 8

Terveys- ja hyvinvointiasemat Lappeen alue Armila, Joutseno, Sammonlahti ja Taipalsaari sekä Lauritsala Läntinen alue Lemi, Luumäki ja Savitaipale Imatran alue Honkaharju ja Mansikkala Pohjoinen alue Parikkala, Rautjärvi ja Ruokolahti Liikkuvat palvelut Mallu-auto (ja Malla-auto) Asukkaita n. 133000 ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 9

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 10

Eksoten arvot Mutkaton vuorovaikutus Yhdessä asiakkaan kanssa Halu ottaa vastuuta Rohkeus uudistua

ARVOT VISIO Yhteiset pelisäännöt, kulttuuri Yhteinen tavoite Strateginen johtaminen STRATEGISET TAVOITTEET MITTARIT RAPORTOINTI Kaikilla on johdon hyväksymät tavoitteet Tavoitteisiin sidotut mittarit, raportointi, analysointi, vaikuttavuus, ennustaminen PÄIVITTÄINEN JOHTAMINEN, PALKITSEMINEN Strategisten tavoitteiden tunnistaminen, palkitsemisjärjestelmä Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen

Mistä tietoa Eksotessa? - Tiedolla johtamisen kojelauta - Luotsi raportointijärjestelmä - Talous ja budjetti - Effica-raportointi - Eksoten asemat ja henkilöstö - Terveysasemilla - Käyttäjälle - Asiakastasolla kokonaisuus ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 13

Toimintakykyisenä kotona

KESKITTÄMINEN HAJAUTTAMINEN INTEGROITU RAKENNE JOHTAMINEN PROSESSIT Kotona asumisen tuki ja kuntoutuksen uudet mallit Avohoidon uudet mallit DIGITALISAATIO ASIAKAS MATALA KYNNYS Päivystyksen uudet mallit Uusi sairaala ja muu laitoshoito Eksote

Digitaalisuus tukee koko palvelujärjestelmän kehittämistä Yksi potilas- ja asiakastietojärjestelmä Merkittävä asiakashyöty: valinnanvapaus maakunnassa ja kaikki palvelut myös pienissä kunnissa Yhteinen tietopohja Merkittävä kustannusja laatutekijä: voidaan johtaa kokonaisketjuja maakunnassa kuten kuntoutusta ja avh-hoitoa. Raportointi ja kustannusseuranta kohderyhmittäin eri palveluissa koko maakunnan alueella. Nettipalvelut Nettisairaanhoitaja, ajanvaraus, sähköinen terveystarkastus, riskitestit ja monet muut palvelut asiakkaan saatavilla 24/7 Kevyet toiminnanohjausratkaisut Prosessien ja toiminnan ohjaus omilla, kevyillä, selainpohjaisilla SAStyökaluilla: tekee pullonkaulat näkyviksi ja auttaa niiden poistamisessa. Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen

Strategian tavoitteiden jalkauttaminen ja mittarit Asiakaslähtöiset palvelut ja prosessit, näkökulma Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen Palveluiden saatavuuden helpottaminen Sosiaalisen osallisuuden lisääminen Ihmiset ja osaaminen, näkökulma Innostava ja vetovoimainen työpaikka Talous ja tuloksellisuus, näkökulma Tasapainoinen talous Mittarit ja tavoitteet ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 17

Miten? henkilöstön yhteisissä työpajoissa potilaiden hoidon poluissa kehittämisen solmut ja mutkat suoremmiksi kolme kehittämisen aluetta Hoidon suunnitelmallisuus Saatavuus Sähköinen asiointi yhteiset tavoitteet ja mittarien määrittely Oman tiedon tilaisuudet Mittaroinnin ja seurannan kehittäminen oman toiminnan ja laadun kehittämiseksi ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 18

Miksi tilastoin ja mitä teen? Keitä varten? Finstar 1990-luvulla:käynnit, labrat, rtg, toimenpiteet Effica 2015: omat tilastoidut tiedot omasta toiminnasta, missä toimin ja miten kirjaan? henkilökohtaiset raportit Effica 2016 syksy: potilaiden hoitotasapaino lääkäreittäin, hoitajittain Laaturaportit omasta työstä Tieto syntyy samalla, kun potilasta hoidetaan ja hoitoon liittyvät kirjaukset tehdään sovittujen toimintamallien mukaisesti ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 19

Käyttäjä ja kirjatun/tilastoidun tiedon hyödyntäminen Hyöty potilastyöhön sekä toisaalta oman työn seurantaan Tiedon haku Päätöksentuki yhteenvetoineen ja muistutteineen työn apuvälineenä Käyttäjäkohtaiset raportit ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 20

Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa Tavoitteena käyttäjän helppo mahdollisuus oman työn toteuman monipuoliseen seurantaan organisaation määrittelemät strategiset mittarit huomioiden. Toteutus: Pohjana EfficaRaportointi Linkki automaattisesti Suosikeissa, käyttöoikeus ADtunnuksella Perusraportti syntyy suoraan raportin käynnistyksellä Lyhyt perehdytys ennen käytön aloittamista ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 21

Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa Lääkäreiden raportit mm. Kontaktin sisältömerkinnät (sism001)_omat_hoitosuunnitelman teot Käynneillä_kirjatut_diagnoosit_(diag002)_omat_tapahtumat Käynnit_ja_muut_kontaktit_PTH_(käyn003)_omat_tapahtumat ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 22

Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa Halutessaan käyttäjä voi itse muokata hakuvalintojaan Raporttien ryhmittelytasoiksi on määritelty nyt Yksikkö ja Kontaktilaji. Muuttamalla ryhmittelytasojen parametreja, voit tarkastella haluamastasi näkökulmista tai luoda lisää ryhmittelytasoja. ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 23

Käyttäjäkohtaiset raportit Eksotessa Jatkossa käyttöä levitetään eri ammattiryhmiin muokaten raportteja vastaamaan kirjaamisen ja tilastoimisen painopisteisiin. Lisäksi otetaan käyttöön kokoomaraportit ja hoidon laatumittarit ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 24

Lean- taulut Sovitut seurantamittarit ja tavoitteet näkyvillä ja kehittämisen apuna Tavoite: käydään läpi viikoittain Nähdään kehittämiskohteet Innovoidaan ratkaisuja Yhteys eri tavoitteiden ja mittareiden välillä suunnittelun vaikutus koko toimintaan ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 25

Suunnittelun onnistuminen Yllättävät poissaolot ja niiden järjestelyt ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 26

T3 ja sähköinen asiointi Terveysasemakohtainen lääkäreiden ja hoitajien T3- mediaani, seurataan päivittäin Julkaistaan www.eksote.fi sivuilla Henkilökohtaisia T3- aikoja ei käydä läpi yhteisesti Hyvis- portaalin kautta varattujen hoitajien akuuttija kiireellisten aikojen osuutta seurataan Tavoitteena tuoda sähköistä asiointia tunnetuksi ja parantaa sen markkinointia potilaille Sähköisen asioinnin muu kehitys Cognos- raportilta ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 27

Visualisointi Ennaltaehkäisy Operatiivinen toiminta Vaikuttavuus ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 28

Asiakasryhmäkohtainen tarkastelu esim. vammaispalveluiden asiakkaat Vammaispalveluiden budjetti n. 21 m Vammaispalveluiden asiakkaiden kokonaiskustannukset kaikissa palveluissa n. 38 m Vammaispalvelujen kokonaiskustannukset vuonna 2013 9 % 0 % Kuntoutus Perhepalvelut Aikuisten psykosos palvelut Vammaispalvelut Avoterveydenhuolto Hoiva Akuuttisairaala 2 % 18 % 11 % 58 % 2 % Hoiva, akuuttisairaala ja kuntoutus muodostavat lähes puolet (38 %) kokonaiskustannuksista Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen

Asiakasryhmäkohtainen tarkastelu esim. aivoverenkiertohäiriöpotilaat 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 Avh-potilaiden kustannukset 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 2011 2012 2013 Vuonna 2013 diagnosoitujen AVH-potilaiden kustannusten jakauma vuosi diagnoosista 43 % 22 % 0 % 1 % 3 % 3 % Aivoverenkiertohäiriöön sairastuneiden potilaiden sairastumista seuraavien 12 kk aikana käyttämien palveluiden kokonaiskustannukset Kuntoutus Aikuisten psykosos palvelut Avoterveydenhuolto Akuuttisairaala 28 % Perhepalvelut Vammaispalvelut Hoiva Integroitu rakenne - Digitalisaatio - Johtaminen

ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 33

1. Tiedon kerääminen Eksotessa kirjataan vuosittain tapahtumia n. 100 000 asiakkaalle N. 800 000 asumis/hoitopäivää N. 2 500 000 kontaktia Kustannukset yhteensä n. 450 m, Henkilötyövuodet n. 4 000 htv Akuuttisairaalassa kirjataan vuosittain tapahtumia n. 50 000 asiakkaalle N. 100 000 hoitopäivää N. 350 000 kontaktia Kustannukset yhteensä n.150 m Henkilötyövuodet n. 1 000 htv Esimerkissä vuoden 2015 tiedot Akuuttisairaalan osuus Eksotessa 100 % 90 % 80 % 70 % 67% 60 % 75% 88% 86% 50 % 40 % 30 % 20 % 33% 10 % 25% 13% 14% 0 % Hoito/asumispäivät Kontaktit htv Akuuttisairaala Muu Eksote

2. Näkökulma organisaatiosta asiakkaaseen Akuuttisairaalan kustannukset n. 150 m Akuuttisairaalan asiakkaiden kustannukset n. 300 m Esimerkissä vuoden 2015 tiedot ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 35

Akuuttisairaalan asiakkaiden muut palvelut Akuutisairaala 100 % Kuntoutus 17 % Perhepalvelut 20 % Aikuisten psykosos. Palvelut 12 % Vammaisten palvelut 3 % Avoterveydenhuolto 67 % Hoiva 25 % Vain akuuttisairaalan asiakkaita 14 % Vaikka akuuttisairaalan asiakkaista vain 3% on vammaispalveluiden asiakkaita, niin toisesta suunnasta katsottuna tilanne muuttuu => Vammaispalvelujen asiakkaista 66% on akuuttisairaalan asiakkaita Esimerkissä vuoden 2015 tiedot ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 36

3. Asiakassegmentointi Asiakkaiden segmentoinnin perusteena käytettäviä tietoja Palvelujen käyttö Eksoten palvelut Kuntien palvelut (esim. erityisopetusryhmän oppilaat) Kelan palvelut (pitkäaikaistyöttömyys) Diagnoosit, toimenpiteet, käyntisyyt, sisältömerkinnät, laboratorioarvot Ikä, sukupuoli, asuinpaikka Kustannukset Tavoitteena tarjota asiakkaille tarvittavat palvelut oikeaaikaisesti Esim. paljon palveluja käyttävät asiakkaat (kustannuksissa, palvelujen käytön määrässä, laaja-alaisessa palvelujen käytössä) ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 37

Asiakaskohtaiset kustannukset Eksotessa akuuttisairaalan asiakkaat ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 38

Kalleimmat asiakkaat 80% Eksoten kustannuksista 25% Eksoten kustannuksista ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 39

Paljon palveluja käyttävät asiakkaat Käynti terveysasemalla yli 12 kertaa 6 kuukauden aikana ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K.Klemola 40

Laaja-alaisesti palveluja käyttävät asiakkaat Yli viiden eri palvelupaketin käyttöä 6 kuukauden aikana ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI K. Klemola 41

4. Tuki toiminnan ohjaukseen Pilottiprosessina ylipainoisten prosessi -> Aloitus palveluprosessille BMI:n perusteella, yli 18v Tuodaan palveluprosessin taustalle tietoja Liitännäissairaudet Käyntisyyt T90 Diabetes, tyyppi 2, R02 Hengenahdistus/Dyspnea, R96 Astma, P76 Masennustila + P03 Masennuksen tunne sekä käyntisyyryhmät K Verenkiertoelimet ja L Tuki- ja liikuntaelimet, N hermosto, P20 Muistihäiriö + P70 Dementia Monisairaat Yli 5 eri käyntisyyryhmää 6 kk:n aikana Sote-palvelujen käyttö Henkilöiden palvelujen kustannukset palvelupaketeittain Käyntejä päivystyksessä yli 5 kertaa/6kk, terveysasemilla yli 12 kertaa/6kk Yli 5 eri palvelupaketin käyttöä / 6kk Pärjääminen Pitkäaikaistyöttömyys, toimeentulotuki, onko kotihoidon asiakas, asuuko yksin, onko osoite poste restante ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 42

Tieto täytyy viedä asiakastyön tueksi Prosessin ohjaaminen taustatietojen avulla Onko liitännäissairauksia jotka vaikuttavat mahdollisuuksiin osallistua tarjottuihin palveluihin? Osallistuuko jo useisiin eri ryhmiin? Pitäisikö ohjata yksilöohjaukseen? Miten pärjää kotona ohjeistuksen kanssa? Onko tukea saatavilla? ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 43

Lisätietoja Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojohtamisen käsikirja Julkaisija: Sitra, Tekijät: Katja Klemola, Jussi Uusi-Illikainen, Tero Askola http://www.sitra.fi/julkaisu/2014/sosiaali-ja-terveyspalveluiden-tietojohtamisenkasikirja Tuottavuuden, vaikuttavuuden ja kustannusvaikuttavuuden arviointi alueellisesti integroiduissa sosiaali- ja terveyspalveluissa palvelujen käyttöön perustuva malli ja esimerkkejä Väitöskirja LUT School of Business and Management, Katja Klemola http://urn.fi/urn:isbn:978-952-265-859-3 Palvelupaketit (STM / THL / Sitra) Tiivistelmä: http://www.sitra.fi/julkaisu/2016/tiedosta-tekoihin Loppuraportti: http://www.sitra.fi/julkaisu/2016/sote-tiedosta-tekoihin Käsikirja: https://www.sitra.fi/julkaisu/2016/palvelupakettikasikirja Laatumittarit: http://urn.fi/urn:isbn:978-952-302-727-5 ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 5.12.2016 44

Kiitos!