Va a s a n k a u p u n g i n r e k r y t o i n t i o h j e l m a
REKRYTOINTITYÖRYHMÄN RAPORTTI Johdanto Kaupunginjohtaja asetti 4.10.2004 työryhmän selvittämään ja kehittämään kaupungille toimivan rekrytointiohjelman. Ohjelman laatimisessa tuli kiinnittää huomiota mm sähköiseen rekrytointiin, nuorten rekrytointiin, tasapainoiseen henkilöstörakenteeseen sekä yhteistyöhön yliopistojen, korkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten kanssa. Työryhmän puheenjohtajaksi nimetiin Ville Rintamäki ja jäseniksi Maarit Broms, Eva Jussil, Minna Laatu, Veli-Matti Laitinen, Kari Dahlstén ja Seija Suomela. Työryhmän työhön kutsuttiin myös kasvatusviraston henkilöstöpäällikkö Irja- Helena Paavilainen. Kuntien uusien rekrytointien tarve vuoteen 2010 mennessä on yli 100 000 uutta ammattilaista. Siitä eteenpäin työvoiman vaihtuvuus kasvaa entisestään. Uuden työvoiman palkkaaminen on aina suuri investointi, joten puhe työvoimapulasta ei saa johtaa harkitsemattomaan rekrytointiin. Seuraavassa tarkastellaan mitä tämä tarkoittaa Vaasan kaupungin osalta: Ennuste eläkkeelle siirtymisestä vuosina 2005-2020 440 420 400 380 360 340 320 300 280 260 240 220 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Vanhuuseläkkeelle 64 80 46 93 125 143 151 139 180 175 199 155 184 158 176 169 Kokonaiseläköityminen 129 162 93 188 253 289 305 281 364 354 402 313 372 319 356 341 Kuvio kuvaa ennustetta palvelussuhteessa olevan henkilöstön siirtymisestä vanhuuseläkkeelle lasketun henkilökohtaisen eläkeiän perusteella (KVTEL ja VEL). Luvuissa on huomioitu myös määräaikaiset palvelussuhteet. Vuoden 2004 alusta astui voimaan uusi eläkelaki. Lain mukaan vanhuuseläkkeelle voi siirtyä 6368 vuoden iässä. Lakiuudistuksen tarkoituksena on myöhentää eläkkeelle siirtymistä. Eläkeiästä tuli samalla irtisanomisikä eli henkilö siirtyy eläkkeelle irtisanoutumalla irtisanomisaikoja noudattaen. Joustavan eläkeiän vaikutusta eläköitymiseen on vielä vaikea ennustaa. Ennusteen mukaan eläkkeelle jää vuosina 2005-2010 henkilöstöstä määräaikaiset mukaan lukien noin 9,5 % eli 551 henkilöä. Eläkepäätösten (ml. ennenaikaiset eläkepäätökset) määrä tulee kaiken kaikkiaan olemaan suurempi kuin kuviossa (alempi käyrä) ennustettu vanhuuseläkkeelle siirtyminen. Henkilöstön eläköitymistä on tutkittu tarkastelemalla sekä vanhuuseläkkeelle siirtyvien määrää että arvioimalla vuosien 1998-2002 toteutuman perusteella kokonaiseläköitymistä. Kaikkien eläkkeelle jäävien määrä verrattuna vanhuuseläkkeelle jääviin on 2,02 kertainen. Ylempi käyrä kuvaa kokonaiseläköitymistä kaikki eläkepäätökset huomioiden.
Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtymisen myötä vaihtuvuus tulee lisääntymään tulevina vuosina. Kymmenen vuoden sisällä vajaa viidennes jää ennusteen mukaan vanhuuseläkkeelle. Henkilöstön ikäjakauman muutos ja tuleva suuri eläköityminen asettaa haasteita henkilöstön työssä jaksamiseen eläkeikään asti ja sekä vastaavasti uuden henkilöstön rekrytointiin. Henkilöstöstrategia Rekrytointi perustuu henkilöstöstrategian lähtökohtaan: Vaasan kaupunki on oikeudenmukainen työnantaja. Sillä on osaava, hyvinvoiva ja oikein mitoitettu henkilökunta, joka tuottaa ja järjestää kaupungin asukkaille laadukkaita palveluja riittävästi ja taloudellisesti. Vaasan kaupungin henkilöstöstragegiassa rekrytoinnin kehittämisestä on kirjattu seuraavaa: kehitetään toimiva rekrytointiohjelma/ -järjestelmä sisältäen sähköisen rekrytoinnin luodaan nuorten rekrytointiin oma malli kehitetään yhteistyötä yliopistojen, korkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten kanssa kaupungin henkilöstötarpeen tyydyttämiseksi tuetaan palkkapolitiikalla työvoiman saantia työvoimapulasta kärsivillä aloilla REKRYTOINTIPROSESSI Kaavio rekrytointiprosessista Suunnittelu ja tarveharkinta Hakumenettelyn ja kanavan v alinta Hakijoiden vertailu, haastattelut ja valinta Päätöksenteko ja täytäntöön pano, perehdytys Seuranta ja prosessin arviointi Sisäinen/ulkoinen haku Sisäistä rekrytointia suunnitellaan ja kehitetään. Osaamiskartoituksen ja kehityskeskustelujen pohjalta tarkistetaan oman henkilöstön osaaminen. Sisäinen rekrytointi osoittaa työnantajan arvostavan työntekijöitä ja se lisää henkilöstön motivaatiota. Työlainsäädäntö korostaa urasuunnittelua. Työnantajan on pyrittävä edistämään työntekijän mahdollisuuksia kehittyä kykyjensä mukaan työurallaan etenemiseksi Osaamistarpeen määrittely; tehtävän täyttäminen entisin toimenkuvin ja pätevyysvaatimuksin on harvoin tarkoituksenmukaista. Jokainen avoin henkilöstönhankintatilanne antaa mahdollisuuden tarkastella osaamistarvetta. Toimenkuvan ja vaatimusten määrittely, esimerkiksi seuraavasti: - tehtävänimike - vastuut, valta ja vaikutukset - alaiset ja esimiehet - yleiskuva tehtävästä, miksi olemassa, keitä varten sitä tehdään - työn keskeiset osa-alueet ja niiden tarkempi kuvaus sekä - työn edellyttämä osaaminen.
Ulkoinen haku. Otetaan käyttöön sähköinen verkkohaku. Lisäksi harkittava muita hakulähteitä kuten sanoma- ja ammattilehdet sekä oppilaitosjulkaisut, messut, oppilaitostapahtumat, rekrytointipörssit jne. Työvoimatoimistoon ilmoitetaan aina avoimet paikat. Avoimet paikat ilmoitetaan myös kaupungin ilmoitustaulu. Hankintalähteen valintaan vaikuttavat: - organisaation imago - toimiala, koko ja sijainti - avoimen tehtävän luonne - organisaation rekrytointiosaaminen - käytettävissä oleva aika ja raha. Hakijoiden ja hakemusten käsittely Hakemukset käsitellään asiallisesti. Näin vahvistetaan hyvää työnantajakuvaa. Hakemukset jaotellaan ensin pätevyysvaatimukset täyttäviin hakemuksiin, joista toisessa vaiheessa valitaan ne, jotka kutsutaan haastatteluun ja/tai testeihin. On hyvä keskustella työyhteisön kanssa hakemuksista. Käytetään systemaattisesti lähtöhaastattelua, jotta voidaan tarvittaessa vahvistaa työnantajakuvaa. Lähtöpalaute toimii myös henkilöstön kehittämisen tukena. Henkilökohtainen haastattelu antaa syvempää tietoa lähdön syistä. Työhaastattelu on rekrytointiprosessin tärkeä vaihe. Siinä luodaan ensimmäiset ja voimakkaimmat käsitykset molemmin puolin. Haastattelua ei suoriteta yksin, eri ihmiset kiinnittävät huomiota eri asioihin ja silloin saadaan useampia näkökulmia. Mukaan otetaan myös valittavan henkilön yksiköstä edustaja tai ammattialan edustaja. Soveltuvuusarviota suositellaan käytettäväksi erityisesti päällikkötasolla. Se antaa viitteitä, jotka auttavat ennakoimaan, miten henkilö onnistuisi kyseisessä tehtävässä. Soveltuvuusarvio voi vahvistaa kokeneen haastattelijan saamaa käsitystä ehdokkaasta. Jos nämä ovat ristiriidassa, on syytä luottaa haastatteluun. Valintapäätös Päätöksentekoa ohjaa kuntalaki sekä viranhaltijalaki. Kuntalaki oikaisuvaatimus- ja valitusmenettelyineen ei ole kaikille työnhakijoille itsestään selvä. Siksi rekrytoijan on tärkeätä kertoa periaatteet esimerkiksi haastattelutilanteessa. Rekrytointiprosessista on hyvä tehdä muistio. Päätöksen muotoilussa tulee käyttää harkintaa. Samalla kun on huolehdittava yksilön identiteettisuojasta on muistettava kaupungin toiminnan läpinäkyvyys. Päätöstekstistä on syytä ilmetä muun muassa: - selvitys hakumenettelystä - tehtävän nimike ja kelpoisuusehdot - selvitys hakijoista: lukumäärä, kelpoisuusehtojen täyttäminen - valittavan hakijan palvelussuhteen alkaminen ja kesto, peruspalkka sekä muut tässä yhteydessä päätettävät palkanosat, koeajan soveltaminen - mahdollinen ehtolause terveydentilasta ja rikostaustan selvittämisestä. Ilmoitus päätöksestä annetaan kaikille hakijoille. Valitulle ilmoitetaan puhelimitse ja valitsematta jääneille lähetetään kohtelias kirje. Työhön tai uuteen tehtävään otettaessa on syytä käyttää koeaikaa.
Vaasan kaupungin henkilöstöstrategian mukaan perehdyttämisen lähtökohtana on, että palvelussuhteeseen otetulle alusta pitäen selvitetään hänen tehtävänsä painottaen hänen työnsä tärkeyttä työyksikön toiminnan kannalta. Perehdyttäminen alkaa työhönottohaastattelusta, jossa työnhakijat saavat perustiedot työstä ja palvelussuhteen ehdoista. Perehdyttämisen tarkoitus on valmentaa henkilö tehtäväänsä sekä tutustuttaa hänet työympäristöön, työoloihin, oman työyhteisön tavoitteisiin ja toimintaan sekä niiden muutoksiin. Perehdyttäminen on tärkeä osa henkilöstön kehittämistä ja työturvallisuustoimintaa. Perehdyttämisen avulla työntekijä saa perustan jatkuvalle kehittymiselle. Hänen työmotivaationsa kasvaa ja työturvallisuutensa paranee. Perehdyttämisen tavoitteet ovat: Perehdyttäminen * Esitellä työntekijälle oman hallintokunnan ja työpaikan olosuhteet ja yhteistoiminta, * Tutustuttaa työntekijä omaan työhönsä niin, että hän mahdollisimman nopeasti saavuttaa työvalmiuden, * Antaa työntekijälle kokonaisnäkemys kunnallishallinnon tärkeimmistä perusteista sekä kaupungin hallinnollisesta organisaatiosta, sen toimintaperiaatteista ja -tavoista Luodaan nuorten rekrytointiin oma malli Selvitetään jonkin korkeakoulun kanssa Vaasan kaupungin työnantaja-kuva esimerkiksi opinnäytetyönä. Selvityksen kohteena on sisäinen ja ulkoinen työnantajakuva. Selvityksen pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. Osallistutaan seudun rekrytointi- ja vastaaviin messutapahtumiin ja tarvittaessa ammattialakohtaisesti laajemmallekin alueelle. Yhteistyö oppilaitosten kanssa Kaupungista hyvänä työnantajana kerrotaan erityisesti peruskoulun päättöluokkalaisille, toisen asteen opiskelijoille sekä korkeakouluopiskelijoille Kaupunki tarjoaa toisen asteen, ammattikorkeakoulu- ja yliopisto-opiskelijoille työ- ja harjoittelupaikkoja tavoitteena kiinnostus pyrkiä kaupungille työhön. Mottona: työ itsessään on paras markkinoija. Järjestetään opiskelijoille vierailumahdollisuuksia kaupungin heidän alansa työpaikoille. Osallistutaan alueen rekrytointi- ja vastaaviin messutapahtumiin. Työvoiman saannin tukeminen työvoimapulasta kärsivillä aloilla palkkapolitiikan avulla Palkka- ja palkitsemisstragiaa valmisteleva työryhmä valmistelee työvoiman saannin tukemista työvoimapulasta kärsivillä aloilla palkkapolitiikan avulla