1 (6) Yleiskulujen Avustuksen saajilla, jotka eivät saa yleisavustusta, Ak- ja C-avustusten kuluiksi voidaan hyväksyä tämän ohjeen mukaisesti yleiskuluja. Kulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia (esitetty avustushakemuksen talousarviossa yhdellä rivillä ositetut yleiskulut -kohdassa), erikseen dokumentoituja ja pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei perusteltua syytä ole tästä poiketa. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Hyväksyttävät yleiskulut voivat olla pääsääntöisesti korkeintaan 15 % Ak- tai C-avusteisen toiminnon toteutuneista kokonaiskuluista (=toteutus- ja yleiskulujen yhteissumma). Hyväksyttävien yleiskulujen enimmäisprosenttimäärä on ilmoitettava avustuspäätöksessä. Yleisavustusta saavien järjestöjen on katettava yleiskulut yleisavustuksellaan. RAY on määritellyt yleiskuluiksi avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut eli sellaiset kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Ak- ja C-avustuksille kohdistettavia hyväksyttäviä yleiskuluja ovat esimerkiksi avustuksen saajan yleishallinnon henkilöstöön liittyvät kulut. Yleishallinnon henkilöstöä ovat esimerkiksi toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö tai toimistotyöntekijä. Esimerkkinä yleishallinnon henkilön määrittelyssä voidaan ajatella tilannetta, jossa järjestön useammasta avustuskohteesta päättyy muutama kohde, mutta muutos vaikuta yksittäisen työntekijän työnkuvaan - eli henkilö on työssä hankkeiden määrän yksittäisistä muutoksista riippumatta. Hyväksyttäviä yleiskuluja ovat myös avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouksiin liittyvät kulut. Edelleen yleiskuluja ovat yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut sekä tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen kulut ja toiminnantarkastuksen kulut. Yleiskuluksi luokitellaan myös ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kulut siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen. Yleishallintoon liittyvät tietotekniikkaja tietojärjestelmäkulut ovat hyväksyttäviä yleiskuluja, ellei niitä kateta erillisellä investointiavustuksella. Yleisavustusta saavat järjestöt eivät voi kohdistaa edellisessä kappaleessa mainittuja yleiskuluja Ak- ja C-avustusten kuluiksi. RAY on määritellyt, että avustuslain 18.2 :n mukaisesta tilintarkastajan AUP -raportoinnista aiheutuvat kustannukset eivät ole avustuksen saajan
2 (6) yleisluonteista yleiskulua, vaan avustuskohteille suoraan kohdistuvaa kulua. AUP -raportoinnin kustannukset tulee kohdistaa kaikille avustuskohteille suhteutettuna avustuskohteiden euromäärään. Kohdentaminen voi perustua myös tilintarkastajalta saatuun laskuun, jossa tehty työ on riittävästi eritelty avustuskohteittain. Avustuskohteen välittömiksi kuluiksi (ei yleiskuluiksi) RAY on määritellyt kyseistä toimintaa tai hanketta varten palkattujen työntekijöiden palkkakulut lakisääteisine sivukuluineen, matka-, koulutus- ja puhelinkulut sekä muut vastaavat kulut. Myös tiettyä toimintaa tai hanketta varten tehdyt hankinnat sisältäen materiaaliostot sekä ulkopuolelta ostetut palvelut, pois lukien taloushallintopalvelut, ovat avustuskohteen välittömiä kuluja. RAY on myös määritellyt, että toimintojen ja hankkeiden käytössä olevista toimitiloista aiheutuvat kustannukset kohdistetaan suoraan Ak- ja C-avustusten toimitilakuluiksi. Toimitilakuluilla tarkoitetaan maksettua vuokraa tai hoitovastiketta sekä toimitilojen käyttö- ja ylläpitokuluja, elleivät ne sisälly jo edellä mainittuun hoitovastikkeeseen. Avustuskohteen välittömiksi kuluiksi katsotaan lisäksi sellaiset kulut, jotka syntyvät nimenomaan kyseessä olevasta toiminnasta tai hankkeesta. Lisäksi edellä mainittujen kulujen tulee olla esitetty avustushakemuksen talousarviossa. AK- ja C-avustuksille ei voi yleiskuluina kohdistaa sellaisia kuluja, jotka ovat avustuslain vastaisia. Yleiskulujen kohdentamisen soveltamisohje Yleiskulujen kohdentamisen soveltaminen seuraavissa tapauksissa: 1. Avustuksen saajat, joilla on vain yksi RAY:n Ak- tai C-avustus, ja joilla ei ole tämän lisäksi muuta olennaista toimintaa. Soveltamisohje: Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle. 2. Avustuksen saajat, joilla on useampi Ak- ja/tai C-avustus mutta ei yleisavustusta, eikä avustuksen saajalla ole muuta olennaista toimintaa. Soveltamisohje: Ak- ja/tai C-avustuskohteille hyväksytään yleiskuluja pääsääntöisesti enintään 15 % toiminnon toteutuneista kokonaiskuluista. Kuitenkin mikäli yleishallintoon kuuluva henkilö tekee tietylle toiminnolle muuta kuin yleishallinnollista työtä, voidaan palkkakulut tältä osin katsoa toiminnon välittömiksi kuluiksi
3 (6) sillä edellytyksellä, että kohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti esim. kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. Ks. kohdan 6 tulkinnat yleishallintoon kuuluvien henkilöiden kulujen kohdistamisesta kohteille. 3. Yleiskulujen kohdentaminen ja hyväksyminen C-avustuksille, jotka on myönnetty uuden avustuslain voimaantulon jälkeen. Soveltamisohje: Kun uudet projektit alkavat usein käytännössä vasta avustuksen myöntämisvuoden puolessa välissä myöhäisestä avustuspäätöksestä johtuen, voivat projektin kokonaiskulut jäädä projektin ensimmäisen vuoden aikana melko vähäisiksi, mikä saattaa aiheuttaa sen, että projektille kohdennetut yleiskulut ylittävät sallitun 15 prosentin enimmäismäärän kokonaiskuluista laskettuna. Edellä mainitusta syystä johtuen projektin ensimmäisenä vuotena mahdollisesti hyväksymättä jääneet yleiskulut voidaan hyväksyä projektin seuraavien vuosien kuluiksi, mikäli projektille kohdennetut yleiskulut eivät kokonaisuudessaan ylitä 15 %:a koko projektin keston aikaisista kokonaiskuluista. 4. Yleiskulujen kohdentaminen, kun RAY-avustusta on siirretty avustuslain 4.3 :n mukaisesti. (esim. jäsenjärjestöille tai yhteistyöhankkeissa). Soveltamisohje: RAY-avustuksia, jotka on tarkoitettu kokonaan tai osittain eteenpäin siirrettäviksi, tarkastellaan kunkin avustuksen käyttäjän osalta tämän soveltamisohjeen kohtien 1-3 mukaisesti. 5. Järjestö saa muuta yleisavustusta kuin RAY:n yleisavustusta Soveltamisohje: Jos järjestö saa esim. OKM:n yleisavustusta, ei se estä yleiskuluositusten tekemistä. Mikäli kuitenkin toiselta taholta saatu yleisavustus on merkittävä, voi sallittu yleiskuluositus poiketa 15 %:n maksimista, jolloin asiasta tehdään ehto avustuspäätökseen. 6. Järjestö saa RAY:n yleisavustusta ja yleishallintoon kuuluva henkilö tekee yleishallinnollisten tehtävien lisäksi tietylle Ak- tai C- avusteiselle toiminnolle välittömästi kohdistuvaa sisältöosaamiseen liittyvää työtä. Soveltamisohje: Tietylle Ak- tai C-avusteiselle toiminnolle välittömästi kohdistuva sisältöosaamiseen liittyvä työ voidaan hyväksyä avustuskohteen välittömiksi kuluiksi seuraavien ehtojen täyttyessä:
4 (6) Esimerkkejä - Avustushakemuksessa on perusteltu tarve, tehtävän työn kuvaus ja arvio kohteelle kohdistuvasta välittömästä sisältöosaamiseen liittyvästä työsuoritteesta. - Työntekijä pitää tunti- ja kustannuspaikkakohtaista työajanseurantaa. Jos työtekijä työskentelee vain RAY-avusteisille toiminnoille, voidaan työntekijän palkkakulut kirjata tilikauden aikana kirjanpitoon eri kustannuspaikoille tehdyn arvion mukaisesti. Ositettuja palkkakuluja tulee kuitenkin oikaista tilikauden päättyessä, mikäli toteuma työajan jakautumista poikkeaa olennaisesti (yli 10 %) arvioidusta. Mikäli osa ko. henkilön työajasta kohdistuu elinkeinotoimintaan, tulee palkkakulu tällöin jakaa eri kustannuspaikoille aina toteutuneiden työtuntien perusteella, eikä poikkeamia sallita. Ko. henkilön sairauspoissaolojen kustannukset voidaan jakaa eri kustannuspaikoille toteutuneiden työtuntien suhteessa. Mikäli avustuksen saaja ei pysty selkeästi kuvaamaan yleishenkilön tietylle Ak- tai C-avusteiselle toiminnolle välittömästi tekemää työtä ja arvioimaan työn määrää, on tällöin kyseessä yleisavustuksella katettava yleiskulu. 1. Esimerkki liittyen kohtaan 3 C-projektille on myönnetty avustusta vuodelle 1 ja tämän lisäksi avustussuunnitelmassa on esitetty vuodet 2 ja 3. Vuosittainen avustusmäärä on 80.000 euroa. Tässä tapauksessa yleiskuluja saa olla korkeintaan 36.000 euroa koko hankekaudelta. Ensimmäisen vuoden toteutuneet kulut olivat 40.000 euroa, joista yleiskuluja oli 20.000 euroa. Koska toteutuneista kuluista voi korkeintaan 15 % olla yleiskuluja, voidaan ensimmäisenä vuotena hyväksyä korkeintaan 6.000 euroa yleiskuluja. Tällöin 14.000 euroa (saadut ennakot) jää velaksi RAY:lle. Velka voidaan kattaa seuraavien vuosien projektiavustuksista edellyttäen, että koko hankkeen osalta yleiskulut eivät ylitä 15 % hankkeen kokonaiskuluista. 2. Esimerkkejä liittyen kohtaan 4 Järjestö jakaa RAY-avustuksia eteenpäin piirille/piireille/jäsenjärjestölle ja avustuksen vastaanottavalla taholla
5 (6) ei ole muuta RAY-avustusta eikä muuta merkittävää toimintaa: kaikki toteutuneesta toiminnasta syntyneet kulut voidaan kattaa saadulla avustuksella. Järjestö jakaa RAY-avustuksia eteenpäin piirille/piireille/jäsenjärjestölle. Avustuksen vastaanottavalla toimijalla ei ole muita RAY-avustuksia, mutta elinkeinotoimintaa ja/tai muun julkisen tahon kuin RAY:n myöntämää avustusta. Vastaanottava toimija voi kohdentaa saadulle RAY-avustukselle korkeintaan 15 % tässä ohjeessa määriteltyjä yleiskuluja. Yleiskuluihin ei kuitenkaan voi kohdentaa kuluja, jotka syntyvät joko elinkeinotoiminnasta tai muun rahoittajatahon toiminnasta. Järjestö jakaa RAY-avustuksia eteenpäin piirille/piireille/jäsenjärjestölle ja vastaanottavalla toimijalla ei ole RAY:n myöntämää yleisavustusta, mutta toimijalla on myös muita RAY-avusteisia kohteita. Vastaanotetulle avustukselle hyväksytään yleiskuluja (siten kuin tässä ohjeessa on määritelty) pääsääntöisesti enintään 15 % toiminnon toteutuneista kokonaiskululuista. Kuitenkin mikäli yleishallintoon kuuluva henkilö tekee saadulle avustuskohteelle muuta kuin yleishallinnollista työtä, voidaan palkkakulut tältä osin katsoa toiminnon välittömiksi kuluiksi sillä edellytyksellä, että kohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti esim. kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. 3. Esimerkkejä liittyen kohtaan 6 Kun viestintähenkilö tekee työsuoritteita useille kohteille, eikä työsuoritteen määrä ole millekään yksittäiselle kohteelle merkittävä (pääsääntöisesti oltava vähintään 15 %), katsotaan viestintähenkilön palkkakulujen kuuluvan osaksi yleiskuluja. Tällä halutaan välttää pienten kuluerien kohdentaminen usealle eri kohteelle. Kun järjestön lakimies tekee pääsääntöisesti yleishallinnollisia töitä ja toimii silloin tällöin RAY-toimintojen tai hankkeiden apuna, voidaan kyseisen henkilön palkkakulujen katsoa kuuluvan yleisavustuksella katettavaksi, koska työpanos yksittäiselle RAY:n rahoittamalle toiminnolle tai hankkeelle ei ole merkittävä. Jos järjestön johtaja pitää osana RAY-avusteista toimintaa tai hanketta koulutuksia, joiden osuus johtajan työajasta on merkittävä (vähintään 15 %), voidaan tältä osin yleishallinnon henkilön palkkakulua osittaa kyseessä olevalle kohteelle.
6 (6) Mikäli järjestössä on ICT-tukihenkilö, on hänen palkkakulunsa yleisavustuksella katettava yleiskulu, koska tukihenkilön työpanos jakautuu tasaisesti kattamaan koko organisaation henkilöstön ja laitteet. Mikäli ICT-tukihenkilö tekee kuitenkin esimerkiksi jonkin RAY-avusteisen toiminnon tai hankkeen kotisivuja ja tämän työn määrä on vähintään 15 % työajasta, voidaan myös tämän henkilön kuluja kohdentaa ko. kohteille. Taloushallintohenkilöstö ei normaalisti tee yleishallinnollisten tehtävien lisäksi hankkeelle tai toiminnolle välittömästi kohdistuvaa sisältöosaamiseen liittyvää työtä, joten lähtökohtaisesti kaikki taloushallinnon (talousjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, reskontran- ja maksuliikenteenhoitaja, palkanlaskija, pääkirjanpitäjä) henkilöstökulut tulee kattaa yleisavustuksella. Tulkinnanvaraisissa asioissa RAY ratkaisee yleiskulujen hyväksyttävyyden.