Avustustoiminta AVUSTUSTEN KÄYTTÖ- JA RAPORTOINTIOPAS

Transkriptio

1 Avustustoiminta AVUSTUSTEN KÄYTTÖ- JA RAPORTOINTIOPAS

2 Ulkoasu: Dynamo Taitto: Grafiksi/Marjukka Saarinen Julkaisija: RAY Tätä ohjetta sovelletaan 1 päivänä tammikuuta 2014 tai sen jälkeen myönnettäviin raha-automaattiavustuksiin. Ennen vuotta 2014 myönnettyihin raha-automaattiavustuksiin sovelletaan tätä ohjetta vain niiden kohtien osalta, jotka liittyvät avustuslain 9 :n 4 ja 5 momentteihin (avustuksen kohteena olevan omaisuuden käyttöaika) ja 36 :ään (avustusehtojen muuttaminen ja siirto). 2

3 Sisältö 1. Johdanto Avustuksen nostaminen Perustietoja avustusten maksamisesta Rakennus- ja peruskorjaushankkeet (B) Toimitila- ja asuntohankkeet (B) Maksatuksen käynnistyminen Pankkiyhteystietojen vahvistaminen Talousarvion ja toimintasuunnitelman tarkentaminen Maksusuunnitelman laatiminen Maksupyynnön tekeminen Viimeisen maksupyynnön laatiminen Tiedonsaanti maksutapahtumasta Toteutuneiden nettokulujen selvittäminen Avustuksen käyttöaika ja sen pidentäminen Toiminta-avustuksen (Ay, Ak) käyttöaika Erityisavustuksen (B, C) käyttöaika Käyttöajan pidentäminen Avustuksen hyväksyttävä käyttö Avustuksella katettavat hyväksyttävät kulut Toiminnan ja hankkeiden kulut ja tuotot Yleiskulut Toimitilakulut RAY-avustuksella tehtävät hankinnat Henkilöstökulut ja ulkopuoliset palvelut Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät Varainhankinnan tuotot ja kulut Rahoituskulut ja -tuotot Arvonlisävero Investointiavustuksen (B) käyttäminen Hankkeen perustamismenot Omarahoitus rakennushankkeissa Toiminnan antaminen muun kuin avustuksen saajan järjestettäväksi

4 5. Vuosiselvitys avustuksen käytöstä Oikeat ja riittävät tiedot Vuosiselvityksen toimittamatta jättäminen Kirjanpitovelvollisuus Kirjanpitomateriaalin säilyttäminen Tilintarkastusvelvollisuus Yhdistyksen tilintarkastusvelvollisuus Säätiön tilintarkastusvelvollisuus Avustusehtojen muuttaminen, avustuksen palauttaminen ja takaisinperintä Avustuksen käyttötarkoituksen muutos Avustuksen siirto Avustuksen palauttaminen Velvollisuus avustuksen takaisinperintään Avustuksen harkinnanvarainen takaisinperintä Palautettava ja takaisinperittävä määrä investointiavustuksissa Investointiavustusten vanhenemisajat ja takaisinperintä Korko ja viivästyskorko Takaisinperinnän kohtuullistaminen tai siitä luopuminen Avustuksensaajien yhteisvastuullisuus Takaisinperinnän määräaika Muita ohjeita Asiakkaiden valinta Avustuksella hankitun omaisuuden vakuuttaminen Avustuksensaajan tiedonantovelvollisuus RAY:n tiedonsaantioikeus RAY:n tarkastusoikeus Tarkastuksen suorittaminen RAY:lle toimitettujen asiakirjojen julkisuus RAY:n oikeus luovuttaa tietoja...36 Lomakeluettelo...37 Sanasto

5 1. Johdanto Raha-automaattiyhdistyksellä (RAY) on Suomessa yksinoikeus raha-automaatti- ja kasinopelitoimintaan. Vuosittain liiketoiminnan voitosta yli 300 miljoonaa euroa jaetaan avustuksina sosiaali- ja terveysjärjestöjen 1 toimintaan, projekteihin ja investointeihin. Raha-automaattiavustusta voi käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin se on myönnetty, ja avustuksella voi kattaa vain avustuksella hyväksyttäviä kuluja. Nostetuista avustuksista on annettava RAY:lle vuosittain selvitys huhtikuun loppuun mennessä. Vuosiselvityksen lisäksi päättyvästä investoinnista on aina annettava erillinen loppuselvitys ja projektista loppuraportti ennen viimeisen maksuerän suorittamista. RAY valvoo ja seuraa myönnettyjen avustusten käyttöä sekä toiminnan tuloksia ja vaikutuksia ja tekee tarkastuksia avustusta saavien järjestöjen toimintaan. Avustusten myöntämistä, maksamista, käyttöä ja käytön valvontaa sekä palauttamista ja takaisinperintää ohjaa laki rahaautomaattiavustuksista (1056/2001) 2. RAY:n avustustoimintaa ohjaa ja valvoo sosiaali- ja terveysministeriö. Tähän oppaaseen on koottu avustusten nostamiseen, käyttämiseen ja käytön raportointiin liittyvät keskeiset ohjeet. Opas ei syrjäytä voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaisen antamia päätöksiä tai ohjeita taikka RAY:n yksittäistapauksessa antamia päätöksiä tai ohjeita. Opas päivitetään vuosittain. RAY pidättää oikeuden muutoksiin. Muut oppaat ja ohjeet Avustuksen käyttöajan pidennysohje Maksatusohje (suppea) Kassavirtalaskelmamalli Projektipottisovelluksen käyttöohje Sopimusohje raha-automaattiavustuksen siirrosta ja käytöstä Taloussääntömalli Tilintarkastuksen muistilista Vuosiselvitysohje (suppea) Oppaassa mainitut lomakkeet löytyvät RAY:n verkkosivuilta osoitteesta Ray.fi 1 Avustusta saavista oikeuskelpoisista yleishyödyllisistä yhteisöistä ja säätiöistä käytetään tässä oppaassa yleisnimitystä järjestö. 2 Laista käytetään tässä oppaassa nimitystä avustuslaki. 5

6 2. Avustuksen nostaminen 2.1 Perustietoja avustusten maksamisesta Sosiaali- ja terveysministeriö päättää avustuksista vuosittain tammi-helmikuussa. Ennen tätä avustusvuodelle esitettyjä avustuksia ei voida maksaa. RAY maksaa ensimmäiset avustuserät välittömästi avustuspäätöksen jälkeen. Mikäli RAY sitä erikseen pyytää, avustusten maksamisen edellytyksenä on myös, että avustuskohteen tarkennettu talousarvio ja toimintasuunnitelma on hyväksytty (ks. tarkemmin luku 2.2.2). Yleisavustukset (Ay) ja kohdennetut toimintaavustukset (Ak) maksetaan ilman erillistä maksupyyntöä neljässä tasasuuruisessa erässä yleensä helmikuun, toukokuun, elokuun ja marraskuun alkupäivinä, mikäli avustuspäätöksessä ei muuta mainita. RAY voi poikkeustapauksissa maksaa yleisavustukset ja kohdennetut toiminta-avustukset tavanomaista nopeammassa tai hitaammassa aikataulussa, mikäli se on perusteltua avustetun toiminnan kulut, toiminnan ajoittuminen tai muuttuminen huomioon ottaen. Maksatus voidaan tässä tapauksessa muuttaa joko maksusuunnitelman tai maksupyynnön mukaan tapahtuvaksi (ks. tarkemmin luvut 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen ja 2.4 Maksupyynnön tekeminen ). Maksupyynnön mukaan tapahtuva maksaminen voi tulla kyseeseen myös silloin, kun edellisvuoden avustusta on jäänyt runsaasti käyttämättä. Tässä tapauksessa avustuspäätöksen käyttötarkoitustekstiin on yleensä lisätty maksutapaa tarkentava lausuma. Investointi- ja projektiavustukset maksetaan joko järjestön maksupyynnön perusteella tai maksusuunnitelman mukaan (ks. tarkemmin luvut 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen ja 2.4 Maksupyynnön tekeminen ) Rakennus- ja peruskorjaushankkeet (B) Investointihankkeiden maksatus on porrastettu vaiheittain. Avustusta maksetaan hankkeen kuluihin seuraavasti: Ohjelmointivaiheessa maksetaan suunnittelusta aiheutuvia kuluja. Investoinnin ohjelmointivaihe on hyväksytty, kun avustus on myönnetty. Urakkavaiheessa maksetaan pääasiassa rakentamisesta aiheutuvia urakkaeriä ja muita rakennuskuluja. Järjestön tulee hyväksyttää urakkavaiheen asiakirjat RAY:llä ennen urakoiden maksamista. Viimeinen avustuserä maksetaan, kun investoinnin loppuselvitys on hyväksytty. RAY ilmoittaa ohjelmointi-, urakka- ja loppuselvitysvaiheiden hyväksymisestä järjestölle kirjallisesti. Hyväksytä hanke RAY:llä ohjelmointi-, luonnospiirustus-, pääpiirustus-, urakkatarjous- ja loppuselvitysvaiheessa. Toimita urakkavaiheen hyväksymisen yhteydessä myös selvitys hankkeen kokonaisrahoituksesta ja käyttötalouskulujen rahoituksesta. Hankkeen rahoitussuunnitelmalla järjestö osoittaa, miten hanke aiotaan rahoittaa. Suunnitelmasta on selvittävä rahoittajatahot, onko rahoitus jo varmistettu ja omarahoitusosuuden hankkimistapa. Käyttötalouslaskelmalla selvitetään tiloissa järjestettävästä toiminnasta aiheutuvat kulut ja niiden rahoitus. Siitäkin on käytävä ilmi eri rahoittajatahot ja heidän sitoutumisensa rahoitukseen, esimerkiksi ostopalvelusopimuksella tai vastaavalla. Uudisrakennushankkeissa ja suurehkoissa peruskorjauksissa avustuksen maksamisen edellytyksenä on, että RAY on hyväksynyt hankkeen rakennussuunnitelmat ja piirustukset. Asuntojen rakentamista tai peruskorjaamista koskevaa avustusta maksetaan ainoastaan suunnittelumenoja vastaan, kunnes järjestö on esittänyt hankkeen muusta rahoituksesta hyväksyttävän selvityksen. Usein muu rahoitus tarkoittaa ARAn 3 asuntolainaa tai korkotukea. 3 ARA = Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus. 6

7 2. AVUSTUKSEN NOSTAMINEN Jos hankkeen rakennussuunnitelmat on määrätty ARAn tai muun viranomaisen hyväksyttäväksi, RAY maksaa avustusta vasta, kun hyväksyminen on saatu. Loppuselvityksen on perustuttava rakennusaikaiseen kirjanpitoon ja sitä on voitava vaivatta verrata rakennusaikaiseen taseeseen, joka toimitetaan RAY:lle loppuselvityksen yhteydessä. ARAn lainaa saaneiden hankkeiden loppuselvitys on toimitettava myös ARAn hyväksyttäväksi Toimitila- ja asuntohankkeet (B) Toimitilojen tai asuntojen hankintaan myönnetty avustus maksetaan, kun RAY on hyväksynyt hankintahinnan ja hankintasuunnitelman. Esitä samalla hankkeen rahoitus- ja käyttötaloussuunnitelmat. Älä allekirjoita kauppakirjaa ennen kuin RAY on hyväksynyt kaupan ehdot Talousarvion ja toimintasuunnitelman tarkentaminen Jos myönnetty kohdennettu toiminta-avustus tai projektiavustus poikkeaa määrältään olennaisesti haetusta avustuksesta, RAY pyytää hakijalta uuden talousarvion ja tarkennetun toteuttamis- tai toimintasuunnitelman. Tällöin avustuksen maksamisen ehtona on, että RAY on hyväksynyt hakijalta saadun uuden talousarvion ja tarkennetun toteuttamis- tai toimintasuunnitelman. Talousarvion ja suunnitelman tarkistustarpeen voi aiheuttaa muun muassa myös se, että hakemuksessa esitettyä suunnitelmaa on rajoitettu avustuspäätöksessä, esimerkiksi kun avustusta on haettu kahden henkilön palkkaukseen, mutta sitä on myönnetty vain yhden henkilön palkkamenoihin. Mikäli poikkeama koskee yleisavustusta (Ay), järjestön koko talousarvio ja toteuttamis- tai toimintasuunnitelma on tarkistettava. Kohdennetussa toiminta-avustuksessa (Ak) tarkennus koskee kyseisen toiminnan toteuttamissuunnitelmaa ja talousarviota. Kun poikkeama koskee yksittäistä investointi- (B) tai projektiavustusta (C), RAY pyytää investointihankkeen tarkennetun toteuttamissuunnitelman ja kustannusarvion tai projektin tarkennetun toimintasuunnitelman ja talousarvion. 2.2 Maksatuksen käynnistyminen Pankkiyhteystietojen vahvistaminen Avustuksen nostamista varten järjestön on ilmoitettava RAY:lle ajantasaiset pankki- ja tilitietonsa. Uusien avustuksensaajien on vahvistettava pankkiyhteystiedot kirjallisesti ennen avustusten maksamisen aloittamista. Muut avustuksen saajat ilmoittavat kirjallisesti vain muuttuneet pankkiyhteystietonsa. Liitä ilmoitukseen pankin varmennus tilinomistajasta. Jäljennös pankin tiliotteesta tai tilisopimuksesta riittää. Avustukset voidaan maksaa myös kohdekohtaisille pankkitileille. Vahvista samassa yhteydessä myös valtuutukset maksupyyntöjen tekemiseen, mikäli katsot sen tarpeelliseksi. 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen Täytä lomakkeet Maksusuunnitelma (RAY3744) Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita allekirjoitettu lomake liitteineen osoitteeseen RAY, Avustusten maksatus, PL 32, Espoo. RAY voi maksaa avustuksia ennalta sovitun maksusuunnitelman mukaisesti, mikäli avustetun toiminnan kulujen ajoittuminen sitä edellyttää. Hae maksusuunnitelman mukaista maksatusta erillisellä maksusuunnitelmalomakkeella. Esitä hakemuksessa riittävä selvitys poikkeavalle rahoitustarpeelle sekä toivotut maksupäivämäärät ja maksumäärät. 7

8 Perustele toiminnan ja siitä johtuvan rahoitustarpeen olennaiset vaihtelut vuoden aikana. Esimerkiksi maksuvalmiusongelmat eivät ole riittävä peruste poikkeavalle maksuaikataululle. RAY päättää hakemuksessa esitetyn maksusuunnitelman hyväksymisestä tai hylkäämisestä. 2.4 Maksupyynnön tekeminen Täytä lomakkeet Maksupyyntö (RAY3741) Tarvittaessa täytä myös Erittely maksuun haettavista ennakoista (RAY3742) Rakennushankkeen loppuselvitys (RAY3729) Projektin loppuraportti (RAY3739) Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita allekirjoitetut lomakkeet liitteineen osoitteeseen RAY, Avustusten maksatus, PL 32, Espoo. tuspäätökseen. Nostamatta olevan avustuksen määrä käy ilmi maksatuskirjeestä, jonka RAY on lähettänyt edellisen maksun jälkeen. Suunnittele maksujen haku ajoissa, sillä RAY maksaa avustukset kahden viikon kuluessa maksupyynnön saapumisesta avustusosastolle. Jos haluat nostaa avustusta ennakkoon, täytä myös maksuun haettavien ennakoiden erittelylomake. Erittele haettava avustusennakko riittävän yksityiskohtaisesti. Avustusennakosta on käytävä ilmi vähintään se, mihin rahat käytetään ja mille ajalle kulut jaksottuvat (esim. palkat, vuokrat, toimistokulut). Erittele lomakkeelle myös ennakoiden hakuajalle toteutuvat muut toiminnan tai hankkeen tuotot; tarvittaessa arvioi ne. Täytä lomakkeiden eurokentät kokonaislukuina yhden euron tarkkuudella. Jos haet ennakkoa huhti-kesäkuun kuluihin ja olet jo aiemmin hakenut ennakkoa tammi-maaliskuun kuluihin, selvitä samalla tammi-helmikuun toteutuneet kulut. Anna kaikki avustuksen maksamisen kannalta tärkeät lisätiedot erillisellä selvityksellä maksupyynnön yhteydessä. Tärkeitä lisätietoja voivat olla esimerkiksi toiminnassa tapahtuneet muutokset. Maksupyynnön mukaisissa maksuissa avustus maksetaan toteutuneisiin nettokuluihin, jotka perustuvat hankkeen kustannuspaikan tuloslaskelmaan. Ennakkoa voidaan maksaa enintään kolmen seuraavan kuukauden aikana toteutuviin hyväksyttäviin nettokuluihin. Hae maksatusta maksupyyntölomakkeella. Kokoa maksupyyntölomakkeelle yhteenveto kaikista maksuun haettavista avustuksista. Täytä lomakkeeseen mm. avustuskohde, myönnetty avustusmäärä ja avustuksen maksatusprosentti (koskee lähinnä B-avustuksia, sillä muissa avustuksissa maksatusprosentti on useimmiten 100). Nämä tiedot löydät avustuspäätöksestä. Myös kohteen käyttötarkoitusteksti ja avustuksen käyttöä koskevat muut ehdot ja rajoitukset on kirjattu avus- 8

9 2. AVUSTUKSEN NOSTAMINEN Muistilista Osoita maksupyyntö avustusten maksatukselle, älä yksittäiselle työntekijälle. Näin varmistat, että maksupyyntö käsitellään RAY:ssä viivytyksettä. Postita maksupyynnöt kirjeessä, jossa ei ole muuta postia RAY:lle. Toimita asiapaperit A4-koossa. Älä liitä maksupyynnön mukana tuleviin asiakirjoihin niittejä tai paperiliittimiä: ne vaikeuttavat papereiden skannaamista tietojärjestelmään. Selvitä toteutuneet hankkeen ja toiminnan tuotot ja kulut kyseiseltä aikaväliltä kirjanpidon yhteenvedoilla (kustannuspaikkakohtainen tuloslaskelma tai investoinneissa pääkirjaerittely). Älä liitä maksupyyntöön tositekopioita tai alkuperäisiä tositteita. Voit hyödyntää maksupyyntöjen ja selvitysten tekemisessä Projektipottitaulukkosovellusta, joka on kehitetty avustuskohteen toteutuneiden kulujen ja tuottojen seurantaan ja raportointiin. Sovellus on ladattavissa RAY:n verkkosivuilta Ray.fi Mikäli käytät Projektipottia, lähetä sen liitteenä myös tuloslaskelma, jotta numeroiden johtaminen Projektipottiin voidaan asianmukaisesti todentaa. Suunnittele projektin tai hankkeen rahoitusjärjestelyt niin, että avustuksia haetaan maksuun korkeintaan 4 kertaa vuodessa. RAY ei maksa avustusta pienissä erissä, ellei ole kyse kohteen viimeisestä avustuserästä. Muista, että RAY maksaa avustukset aina täysinä euroina Viimeisen maksupyynnön laatiminen Laadi maksupyyntö myös viimeisestä maksuerästä. Projektin loppuraportti koostuu tiivistelmäsivusta ja varsinaisesta loppuraportista. Tiivistelmäsivu löytyy RAY:n lomakeluettelosta (lomake 3739) ja ohjeet varsinaisen loppuraportin kirjoit- tamiseen (max 30 sivua) löytyvät RAY:n verkkosivuilta aineistopankin oppaista. Tiivistelmäsivu ja loppuraportti lähetetään sähköpostiosoitteeseen avustus.seuranta@ray.fi. Lähetä loppuraportti hyvissä ajoin ennen viimeisen maksuerän toivottua maksuaikaa. Loppuraportti pitää hyväksyä RAY:ssa ennen kuin viimeinen maksuerä maksetaan. RAY jättää noin 1 5 prosenttia projektille myönnetyistä avustuksista odottamaan loppuraporttia. Summa voi olla enintään euroa. Myös investointiavustuksen viimeinen maksuerä voidaan maksaa vasta, kun loppuselvitys on hyväksytty RAY:ssä. Liitä loppuselvityksen mukaan kirjanpidon tulosteet toteutuneista kuluista sekä muut oikeiden ja riittävien tietojen antamisen kannalta tärkeät seikat Tiedonsaanti maksutapahtumasta Järjestö saa RAY:ltä kirjeen maksusuunnitelman tai -pyynnön perusteella suoritetuista maksutapahtumista. Siinä kerrotaan, mitä avustuksia järjestön tilille on maksettu. Ota yhteyttä järjestösi tarkastajaan RAY:ssä, mikäli kirjeen tiedot eivät täsmää kirjanpitoonne. Kirjeessä on avustuskohteen yksilöintitiedot: kohdetunnus (esim. C2), avustuksen käyttötarkoitusteksti ja myöntämisvuosi. Kirjeessä voi olla myös muita maksukohteeseen tai kyseiseen maksupyyntöön liittyviä viestejä. Kirjeessä voidaan esimerkiksi pyytää lisäselvitystä joihinkin kulueriin, kertoa mitä kuluja RAY ei ole avustuskohteelle hyväksynyt tai esittää perustelut sille, miksi RAY on maksanut vähemmän kuin mitä maksupyynnössä haettiin. Maksutapahtumakirjeen sisältö Maksettu Euro -rivillä kerrotaan nyt maksettu määrä. Nostamaton saldo maksun jälkeen kertoo, paljonko avustuskohteella on vielä nostamatonta avustusta tämän maksun jälkeen. Jälkiselvitettävää avustusta maksun jälkeen kertoo, paljonko kohteelta on maksettu avustuksia tämä maksu mukaan luettuna enemmän kuin mitä järjestö on raportoinut toteutuneita, avustuksella katettavaksi hyväksyttäviä nettokuluja kyseiselle kohteelle (avustusennakko RAY:ltä). 9

10 3. Jos avustuskohteelle on määritetty avustusosuus, Jälkiselvitettävää avustusta maksun jälkeen kertoo, kuinka paljon avustusmäärää pienemmät raportoimanne kulut ovat, kun otetaan huomioon kohteen avustusosuus. Jos avustuskohteella on esimerkiksi 70 prosentin avustusosuus, ja jälkiselvitettävää avustusta on euroa, kuluja on raportoitu euroa vähemmän kuin maksetut avustukset edellyttäisivät ( * 70 % = ). Yliselvitettyä avustusta tositeyhteenvedon jälkeen kertoo, että järjestö on raportoinut toteutuneita avustuksella katettavaksi hyväksyttäviä nettokuluja kyseiselle kohteelle enemmän kuin mitä tämä maksu mukaan luettuna avustuksia on maksettu. Jos avustuksesta ei ole maksettu mitään, mutta järjestö on toimittanut raportin toteutuneista nettokuluista, kirjeessä rivi Jälkiselvitys Euro ilmoittaa määrän, joka on lisätty kohteen toteutuneisiin nettokuluihin Toteutuneiden nettokulujen selvittäminen Kun selvität toiminnan tai hankkeen toteutuneita nettokuluja RAY:lle, ota huomioon edellisessä maksatuskirjeessä lähetetyt ohjeet ja toimi niiden mukaisesti. Huomioi maksatuskirjeen ohjeet erityisesti loppuvuonna maksetuissa ennakoissa. Vuosiselvitys ei korvaa maksatukseen liittyvää toteutuneiden nettokulujen selvitystä. Rakennushankkeissa, hankinnoissa ja muissa taseeseen kirjattavissa investoinneissa voidaan käyttää rakennusaikaista tasetta ja/tai pääkirjaerittelyä niistä tileistä, joille avustettavia menoja on kirjattu. Jos toteutuneiden kulujen ja tuottojen yhteenvedosta ei selviä kulujen laatu tai kulujen liittyminen avustettavaan toimintaan tai hankkeeseen, liitä yhteenvetoon riittävä selvitys asiasta ja korjaa kirjanpito RAY-vaatimusten tasolle ensi tilassa. Käytännössä RAY-toimintojen ja hankkeiden pääkirjoihin on hyvä kirjata selitteet. Lisätietoja kulujen selvittämisestä on luvuissa 4 Avustuksen hyväksyttävä käyttö ja 5 Vuosiselvitys avustuksen käytöstä. Avustuksen käyttöaika ja sen pidentäminen Toiminta-avustusten (Ay, Ak) käyttöaika Toiminta-avustuksia voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin tai menoihin. Erityisavustusten (B, C) käyttöaika Erityisavustuksia voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin ja menoihin sekä myöntämisvuotta edeltävänä vuonna syntyneisiin kuluihin tai menoihin, kun ne ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta. Avustuksen käyttöaika on kaksi vuotta, myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi. Toimita maksupyyntö RAY:lle viimeistään avustuksen myöntämisvuotta seuraavan vuoden loppuun mennessä (31.12.), muutoin avustus vanhenee (ks. avustuslain 34 ). Käytännössä riittää, että maksupyyntö on lähetetty ennen vuodenvaihdetta (esim. postileima ja faksin tai sähköpostiviestin lähetysajan varmentava tieto). Avustettavaksi esitettävien kulujen on oltava avustuksen käyttöaikana toteutuneita, ts. viimeistään myöntämisvuotta seuraavan vuoden kuluja tai menoja. 10

11 3. AVUSTUKSEN KÄYTTÖAIKA JA SEN PIDENTÄMINEN Esimerkki: Vuonna 2014 myönnettyä avustusta voidaan käyttää vain sellaisiin kuluihin ja menoihin, jotka hyvän kirjanpitotavan mukaan kirjataan viimeistään vuoden 2015 kuluiksi. Jos tehdyt hankinnat ja työmatkat sekä ostetut palvelut ja muut työsuoritukset on otettu vastaan ennen vuodenvaihdetta 2016, niistä syntyneet kulut kirjataan vuodelle 2015, vaikka laskun eräpäivä olisi seuraavan vuoden puolella. Avustuksen käyttöaika toiminta-avustuksissa Avustuksen myöntämisvuosi Seuraava vuosi Vanhentumisajankohdan jälkeiseen aikaan kohdistuvia avustusennakoita ei voida maksaa vanhentuneesta avustuksesta. Siksi meneillään olevalle tilikaudelle kuuluvia, mutta seuraavalla tilikaudella maksettavia kuluja varten nostettava avustus on haettava ajoissa eli viimeistään vuoden loppuun mennessä. (ks. tarkemmin luku 3.3 Käyttöajan pidentäminen ). 3.1 Toiminta-avustuksen (Ay, Ak) käyttöaika Toiminta-avustusta (Ay, Ak) voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin tai menoihin. Toiminta-avustusta ei voi käyttää avustuksen myöntämisvuotta aikaisemmin syntyneisiin kuluihin, menoihin ja alijäämiin, jollei avustuspäätöksestä näin ilmene. Järjestön on katettava Ay- ja Ak-avusteisesta toiminnasta syntyneet alijäämät muista varoistaan, minkä vuoksi budjetointiin ja sen seurantaan tulee kiinnittää erityistä huomiota. Jos C-avustuksella rahoitettua toimintaa jatketaan uuden Ak-avustuksen turvin, avustusta ei voi käyttää edellisvuoden alijäämän kattamiseen, ellei avustuspäätöksestä muuta ilmene. Esimerkki: Kolmena peräkkäisenä vuonna, esimerkiksi vuosina , myönnetystä avustuksesta voidaan ensimmäisenä vuonna maksaa vuosina toteutuneita kuluja. Vastaavasti viimeisen vuoden avustusta voidaan käyttää vielä vuonna 2014, jos kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta toiminnasta tai hankkeesta (ks. tarkemmin luku 3.3 Käyttöajan pidentäminen ). 3.2 Erityisavustuksen (B, C) käyttöaika Erityisavustusta (B, C) voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin ja menoihin. Erityisavustusta voidaan käyttää myös ennen myöntämisvuotta syntyneisiin kuluihin tai menoihin silloin, kun kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta. Tämä saattaa tulla sovellettavaksi esimerkiksi investointihankkeiden suunnittelukuluissa. Tästä johtuen erityisavustusten käyttöajan sanamuoto poikkeaa hieman toiminta-avustusten vastaavasta. B- ja C-avustuksetkin pyritään mitoittamaan siten, että avustus riittää myöntämisvuoden tai sitä edeltävän vuoden kuluihin. Jos kuitenkin hankkeen aikataulu viivästyy, avustusta voidaan käyttää vielä seuraavanakin vuonna toteutuviin kuluihin. Seuraavana vuonna myönnettävällä projekti- tai investointiavustuksella on taas kahden vuoden käyttöaika. 11

12 Esimerkki: Projektille kolmena peräkkäisenä vuonna, esimerkiksi vuosina , myönnetystä avustuksesta voidaan ensimmäisenä vuonna maksaa vuosina toteutuneita kuluja. Vastaavasti viimeisen vuoden avustusta voidaan käyttää vielä vuonna 2014, jos kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta (ks. tarkemmin luku 3.3 Käyttöajan pidentäminen ). 3.3 Käyttöajan pidentäminen RAY voi avustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä tehdä avustuspäätökseen vähäisiä ja teknisluonteisia muutoksia. Selvitä ja perustele hakemuksessa mille avustukselle käyttöajan pidennystä haetaan, miksi ja kuinka pitkäksi aikaa. Käyttöajan pidennykselle on oltava painavat perustelut. Perusteluksi ei riitä, että hanke on viivästynyt, vaan hakemuksessa on kerrottava, miksi hanketta ei ole voitu toteuttaa järjestöstä riippumattomasta syystä johtuen suunnitellussa aikataulussa. Lähetä hakemus RAY:lle hyvissä ajoin ennen viimeisen käyttövuoden loppua (31.12.). Käytännössä riittää, että pidennyshakemus on lähetetty ennen vuodenvaihdetta (esim. postileima tai faksin tai sähköpostiviestin lähetysajan varmentava tieto). Täytä lomakkeet Käyttöajan pidennys (RAY 3749) Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita pidennyshakemus liitteineen avustuksen viimeisen käyttövuoden loppuun (31.12.) mennessä osoitteeseen: RAY, Avustusten muutospäätökset, PL 32, Espoo. 12

13 4. Avustuksen hyväksyttävä käyttö Yleisavustuksen käyttäminen (Ay) Voi käyttää avustuspäätöksen mukaiseen, järjestön sääntöjen mukaisesta yleishyödyllisestä, avustettavasta toiminnasta aiheutuviin kuluihin. Myös järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset toimivat hyväksyttävän käytön perustana. Ei voi käyttää varainhankinnan tai liiketoiminnan kuluihin eikä poistoihin tai muihin laskennallisiin kuluihin. Ei voi käyttää toimintaan, johon on myönnetty erillistä kohdennettua avustusta (Ak, B tai C). Ei voi käyttää sellaisiin irtaimen käyttöomaisuuden hankintamenoihin, jotka aiheutuvat toimintayksikön perustamisesta, laajentamisesta, uudelleenjärjestämisestä tai perusparannuksesta. Ei voi käyttää rahoitustoiminnan kuluihin. Kohdennetun toiminta-avustuksen (Ak) käyttäminen Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta aiheutuviin nettokuluihin. Myös järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset toimivat hyväksyttävän käytön perustana. Ei voi käyttää varainhankinnan tai liiketoiminnan kuluihin eikä poistoihin tai muihin laskennallisiin kuluihin. Ei voi käyttää toimintaan, johon on myönnetty erillistä kohdennettua avustusta (Ak, B tai C). Ei voi käyttää rahoitustoiminnan kuluihin. Investointiavustuksen (B) käyttäminen Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisen hankkeen perustamismenoihin mukaan lukien toiminnan käynnistämisen kannalta tarpeelliset irtaimisto- ja huoneistohankinnat. Rakennusja peruskorjausmenot sisältävät varsinaisten urakkasopimuksiin perustuvien menojen lisäksi rakennuttamis- ja suunnittelukulut sekä rakennusaikaiset rahoituskulut. Myös järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset toimivat hyväksyttävän käytön perustana. Ei voi käyttää maa-alueen hankintamenoihin tai sen rakennusaikaiseen vuokraan. Projektiavustuksen (C) käyttäminen Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisesta hankkeesta aiheutuneisiin nettokuluihin sekä hankkeen kannalta välttämättömien työvälineiden hankintaan. Myös järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset toimivat hyväksyttävän käytön perustana. Ei voi käyttää varainhankinnan tai liike- toiminnan kuluihin eikä poistoihin tai muihin laskennallisiin kuluihin. Ei voi käyttää toimintaan, johon on myönnetty erillistä kohdennettua avustusta (Ak, B tai C). Ei voi käyttää rahoitustoiminnan kuluihin. Tulkintaa avustuksella katettavista hyväksyttävistä kuluista ohjaavat avustuslaki, sosiaali- ja terveysministeriön vahvistama avustuspäätöksen käyttötarkoitusteksti ja päätöksessä olevat muut ehdot ja rajaukset, järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset. 13

14 Avustushakemuksessa esitetty käyttötarkoitus, talousarvio ja toimintasuunnitelma ovat avustuksen maksun ja hyväksyttävän käytön perustana, jollei avustuspäätöksessä muuta todeta. Avustusta ei kuitenkaan voi käyttää sellaisiin kuluihin, joita sillä ei voi avustuslain mukaan kattaa huolimatta siitä, että kulut on budjetoitu hakemuksessa erikseen. Avustuksen saaja on vastuussa muun muassa siitä, että avustus käytetään avustuspäätöksen käyttötarkoituksen mukaiseen toimintaan tai hankintaan toiminta tai hanke vastaa avustushakemusta (toiminta- tai projektisuunnitelma, talousarvio ja niiden mahdolliset tarkennukset avustuspäätöksen jälkeen). avustuspäätökseen liittyviä ehtoja ja rajauksia noudatetaan avustuslakia noudatetaan muuta lainsäädäntöä, kuten esim. kirjanpitolakia, tilintarkastuslakia ja hankintalakia noudatetaan. Toiminta, johon avustusta on myönnetty, saattaa muuttua tai suuntautua uudelleen hankkeen kuluessa. Ota muutoksista aina yhteyttä RAY:hyn. Avustettavan hankkeen tai toiminnan muodoissa ja keinoissa voidaan perustelluista syistä hyväksyä vähäisiä muutoksia. Avustusehtojen ja avustuksen käyttötarkoituksen vähäisestä muuttamisesta päättää RAY järjestön hakemuksesta. 4.1 Avustuksella katettavat hyväksyttävät kulut Avustuslain :ssä säädetään avustettaville toiminnoille ja hankkeille hyväksyttävistä kuluista. Hyväksyttäviksi kuluiksi katsotaan avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta tai hankkeesta johtuvat tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kulut. Lain 11 :ssä säädetään kaikkia avustuslajeja koskevista ehdoista ja lain :t sisältävät avustuslajikohtaisia säännöksiä. Hyväksyttäviksi kuluiksi katsotaan avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta tai hankkeesta johtuvat tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kulut. Hyväksyttävistä kuluista vähennetään samaan tarkoitukseen myönnetyt muut julkiset avustukset. Jos avustuspäätöksessä on ilmoitettu avustuksen osuus hyväksyttävistä kuluista, rahaautomaattiavustus voi yhdessä muiden julkisten avustusten kanssa olla enintään tämän ilmoitetun avustusosuuden suuruinen, jollei avustuspäätöksestä muuta ilmene. (avustuslaki 11 ) Hyväksyttäviä kuluja eivät ole poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot eivätkä sellaiset varaukset tai muut laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin. Hyväksyttäviä kuluja eivät myöskään ole lainojen lyhennykset eivätkä muut kuin avustuslain 14 :ssä tarkoitetut rahoituskulut, ellei avustuspäätöksestä muuta ilmene. (avustuslaki 11 ) RAY ottaa huomioon kullekin vuodelle hyväksyttävinä kuluina ne kulut, jotka kirjanpitolain (1304/2004) 3 luvun 3 :n 1 momentin 5 kohdan mukaan on merkittävä kyseiseltä tilikaudelta laadittavaan tilinpäätökseen hyvän kirjanpitotavan mukaisesti (suoriteperuste). Tämä tarkoittaa sitä, että tilikauden aikana syntyneet kulut kirjataan tilikauden kuluksi ja tuotot tilikauden tuotoiksi huolimatta siitä, että lasku maksetaan tai maksusuoritus saadaan vasta seuraavana vuonna (ks. luku Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät ). RAY-avustuksilla katettavien kulujen hyväksyttävyyden arvioinnissa lähtökohtana on avustuslain 11, jossa todetaan, että hyväksyttävien kulujen on oltava toiminnan tai hankkeen kannalta tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kulujen tarpeellisuutta arvioidaan siitä lähtökohdasta, kuinka välttämätön kulu on toiminnan tai hankkeen toteutumisen kannalta. Vaikka jokin kulu katsottaisiin ehdottoman tarpeelliseksi, voi olla, että se on kohtuuton suhteessa hankkeen kokonaiskustannuksiin. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi tietyt budjetoimattomat hankinnat tai sellaiset ulkopuolelta ostettavat palvelut, jotka voitaisiin suorittaa myös omalla henkilöstöllä ja joita ei ole ilmoitettu avustushakemuksessa. Erilaisten matkakulujen korvaamisessa avustusrahoituksella on syytä olla tarkkana erityisesti silloin, kun kulut ovat määrältään suuria. Tulkinnanvaraisissa asioissa ota yhteyttä järjestönne tarkastajaan RAY:n avustusosastolla. Viime kädessä tarkastaja hyväksyy toiminnan ja hankkeiden kulut Toiminnan ja hankkeiden kulut ja tuotot Yleisavustusta (Ay) saadaan käyttää avustettavasta toiminnasta aiheutuviin kuluihin ja avus- 14

15 4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ tettavaan toimintaan liittyvän irtaimen käyttöomaisuuden hankintamenoihin. Yleisavustusta ei saa käyttää sellaisiin irtaimen käyttöomaisuuden hankintamenoihin, jotka aiheutuvat toimintayksikön perustamisesta, laajentamisesta, uudelleenjärjestämisestä tai perusparannuksesta. Tarvikkeiden ja julkaisujen myynnistä tai siihen verrattavasta välitystoiminnasta otetaan hyväksyttävänä kuluna huomioon vain toiminnan alijäämä. Yleisavustusta voi käyttää järjestön sääntöjen mukaisesta toiminnasta aiheutuviin kuluihin (varsinaiset toiminnan kulut), ottaen huomioon avustuspäätöksestä ilmenevät rajoitukset. Yleisavustuksella voi myös kattaa toiminnasta aiheutuvia vähäisiä irtaimen käyttöomaisuuden hankintoja. Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) saadaan käyttää vain avustettavasta toiminnasta aiheutuviin kuluihin, vähennettynä toiminnan tuotoilla eli nettokuluihin (nettoperiaate). Kun kurssi-, loma- tai muuhun vastaavaan toimintaan myönnettyä avustusta käytetään majoitukseen, täysihoitoon tai vastaavaan ylläpitoon, kuluina hyväksytään enintään asianomaisen toimintayksikön tavanomaista vuorokausiveloitusta vastaava määrä. Erityisavustusta (B ja C) saadaan käyttää vain avustettavasta investoinnista tai hankkeesta aiheutuviin kuluihin vähennettynä hankkeen tuotoilla eli nettokuluihin (nettoperiaate). Tyypillisiä toiminnasta tai hankkeesta saatavia tuottoja ovat asiakasmaksut ja erilaiset osallistujamaksut sekä julkiset ja muut avustukset. Esimerkki: Projektin aiheuttamat kulut ovat yhteensä euroa ja hankkeesta saatavina tuottoina kertyy osallistumismaksuja euroa ja muita tuottoja euroa, jolloin avustettavaksi nettokuluiksi hyväksytään euroa. Järjestön on kustannuspaikkakohtaisessa raportissaan eriteltävä aina sekä toiminnasta tai hankkeesta saatavat tuotot että hankkeen kulut Yleiskulut RAY on laatinut yhdessä sosiaali- ja terveysministeriön kanssa erillisen ohjeistuksen yleiskulujen kohdentamisen periaatteista ja soveltamisesta. Ohjeistuksen löydät tämän käyttö- ja raportointioppaan lopusta erillisenä liitteenä. Tässä Yleiskulut -kappaleessa on kuvattu vain yleiskulujen kohdentamisen periaatteet, ja asiaan liittyvät soveltamis- ja esimerkkitapaukset löytyvät edellä mainitusta erillisestä ohjeesta. Niiden avustuksen saajien, jotka eivät saa yleisavustusta, Ak- ja C-avustusten kuluiksi voidaan hyväksyä erillisen Yleiskulujen kohdentamisen periaatteet ja soveltamisohje -ohjeistuksen mukaisia yleiskuluja. Kulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia (esitetty avustushakemuksen talousarviossa yhdellä rivillä Ositetut yleiskulut -kohdassa), erikseen dokumentoituja, ja niiden on pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei perusteltua syytä ole tästä poiketa. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Hyväksyttävät yleiskulut voivat olla pääsääntöisesti korkeintaan 15 % Ak- tai C-avusteisen toiminnon toteutuneista kokonaiskuluista (=toteutus- ja yleiskulujen yhteissumma). Hyväksyttävien yleiskulujen enimmäisprosenttimäärä ilmoitetaan avustuspäätöksessä. Yleisavustusta saavien järjestöjen on katettava yleiskulut yleisavustuksellaan. RAY on määritellyt yleiskuluiksi avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut eli sellaiset kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Ak- ja C-avustuksille kohdistettavia hyväksyttäviä yleiskuluja ovat esimerkiksi avustuksen saajan yleishallinnon henkilöstöön liittyvät kulut. Yleishallinnon henkilöstöä ovat esimerkiksi toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö tai toimistotyöntekijä. Esimerkkinä yleishallinnon henkilön määrittelyssä voidaan ajatella tilannetta, jossa järjestön useammasta avustuskohteesta päättyy muutama kohde, mutta muutos ei vaikuta yksittäisen työntekijän työnkuvaan - eli henkilö on työssä hankkeiden määrän yksittäisistä muutoksista riippumatta. Hyväksyttäviä yleiskuluja ovat myös avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouksiin liittyvät kulut. Edelleen yleiskuluja ovat yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut sekä tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen kulut ja toiminnantarkastuksen kulut. Yleiskuluk- 15

16 si luokitellaan myös ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kulut siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan, esimerkiksi taloushallinnon ulkoistamiseen. Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkulut ovat hyväksyttäviä yleiskuluja, ellei niitä kateta erillisellä investointiavustuksella. Yleisavustusta saavat järjestöt eivät voi kohdistaa edellisessä kappaleessa mainittuja yleiskuluja Ak- ja C-avustusten kuluiksi. RAY on määritellyt, että avustuslain 18.2 :n mukaisesta tilintarkastajan raportoinnista (kts. Kohta 5 Vuosiselvitys avustuksen käytöstä Tilintarkastajan raportti avustusten käytöstä) aiheutuvat kustannukset eivät ole avustuksen saajan yleisluonteista yleiskulua, vaan avustuskohteille suoraan kohdistuvaa kulua. Tilintarkastajan raportoinnin kustannukset tulee kohdistaa kaikille avustuskohteille suhteutettuna avustuskohteiden euromäärään. Kohdentaminen voi perustua myös tilintarkastajalta saatuun laskuun, jossa tehty työ on riittävästi eritelty avustuskohteittain. Avustuskohteen välittömiksi kuluiksi (ei yleiskuluiksi) RAY on määritellyt kyseistä toimintaa tai hanketta varten palkattujen työntekijöiden palkkakulut lakisääteisine sivukuluineen, matka-, koulutus- ja puhelinkulut sekä muut vastaavat kulut. Myös tiettyä toimintaa tai hanketta varten tehdyt hankinnat, sisältäen materiaaliostot sekä ulkopuolelta ostetut palvelut, pois lukien taloushallintopalvelut, ovat avustuskohteen välittömiä kuluja. RAY on myös määritellyt, että toimintojen ja hankkeiden käytössä olevista toimitiloista aiheutuvat kustannukset kohdistetaan suoraan Ak- ja C-avustusten toimitilakuluiksi. Toimitilakuluilla tarkoitetaan maksettua vuokraa tai hoitovastiketta sekä toimitilojen käyttö- ja ylläpitokuluja, elleivät ne jo sisälly edellä mainittuun hoitovastikkeeseen. Avustuskohteen välittömiksi kuluiksi katsotaan lisäksi sellaiset kulut, Huom! Yleiskulujen soveltamisen poikkeussäännöt on kuvattu tämän oppaan liitteenä löytyvässä Yleiskulujen kohdentamisen periaatteet ja soveltamisohjeessa. Tutustuthan myös liitteeseen huolella. jotka syntyvät nimenomaan kyseessä olevasta toiminnasta tai hankkeesta. Lisäksi edellä mainittujen kulujen tulee olla esitetty avustushakemuksen talousarviossa. AK- ja C-avustuksille ei voi yleiskuluina kohdistaa sellaisia kuluja, jotka ovat avustuslain vastaisia Toimitilakulut Toimintojen ja hankkeiden käytössä olevista toimitiloista aiheutuvat kustannukset voidaan kohdistaa Ak- ja C-avustusten toimitilakuluiksi. Toimitilakuluilla tarkoitetaan maksettua vuokraa tai hoitovastiketta sekä toimitilojen käyttö- ja ylläpitokuluja, elleivät ne jo sisälly edellä mainittuun hoitovastikkeeseen. Sen sijaan järjestön omistuksessa olevan toimiston laskennallinen vuokra ei ole hyväksyttävä kulu. Mikäli järjestö saa yleisavustusta, voi järjestö kattaa kaikki toimitilakulunsa myös sillä. Toimitilakulut hyväksytään avustushakemuksissa esitettyjen talousarvioiden mukaisesti, ellei avustuspäätöksestä muuta ilmene. Mikäli avustettu toiminta tapahtuu tiloissa, joiden rakentamiseen tai hankintaan on saatu RAY-avustusta, toimitilakuluksi hyväksytään vain tiloista maksettava hoitovastike sekä toimitilojen käyttö- ja ylläpitokuluja, elleivät ne jo sisälly edellä mainittuun hoitovastikkeeseen. Korjaus- ja rahoitusvastikekuluja ei voida kattaa RAY-avustuksilla. Kun järjestö saa useampaa RAY-avustusta, vuokra tai yhtiövastike ja tilojen ylläpitokulut voidaan jakaa eri toiminnoille käytettyjen neliöiden mukaan. Jos toimitilavuokrat katetaan yleisavustuksesta, on yleisavustusta saavan järjestön raportoitava RAY:lle toimitilojensa edelleen vuokraamisesta saadut tuotot kulujen oikaisuna yleisavustuksen kustannuspaikalla. Tämä siksi, että yleisavustuksen käyttöön ei sovelleta nettoperiaatetta. Mikäli järjestö vuokraa RAY:n avustamia tiloja eteenpäin toiselle RAY-avusteiselle järjestölle tai vuokraa näitä tiloja muille toimijoille, on järjestön syytä olla RAY:n vastuutarkastajaan yhteydessä oikeiden menettelytapojen varmistamiseksi. 16

17 4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ RAY-avustuksella tehtävät hankinnat Toiminta- ja projektiavustuksilla voidaan tehdä vähäisiä hankintoja edellyttäen, että ne ovat toiminnan tai hankkeen kannalta tarpeellisia ja kohtuullisia. Hankintojen yläraja on lähtökohtaisesti 10 % myönnettävien avustusten yhteismäärästä. Tarveharkintaisesti tästä voidaan poiketa, tällöin perusteet poikkeamiselle on dokumentoitava. Projektiavustuksilla voidaan tehdä hankintoja pääsääntöisesti projektin käynnistysvuonna. Yli kolmen vuoden projekteissa hankintoja voidaan kuitenkin tehdä muina paitsi projektin kahtena viimeisenä vuotena, muistaen kuitenkin edellä mainittu prosenttirajoitus. Irtaimen käyttöomaisuuden hankinnat on perusteltava myös toiminnallisesti ja hankintojen tulee olla euromäärältään kohtuullisia. Ak- ja C- avustuksilla hankittavien kalusteiden ja laitteiden käyttöiän ei pitäisi olennaisesti poiketa projektin tai avustuspäätöksessä rajatun toiminta-avustuksen kestosta. Hankintojen on perustuttava avustushakemuksessa esitettyihin tietoihin. Suuriin hankintoihin on haettava aina investointiavustusta (B). Projektiavustuksella hankittuun omaisuuteen liittyy 10 vuoden palautusehto (ks. avustuslain 9 ). Jollei avustettu toiminta vakinaista asemaansa järjestön toiminnassa projektin päätyttyä, projektissa hankitun irtaimiston tulee jäädä palvelemaan järjestön muuta yleishyödyllistä käyttöä. Kaikkien RAY-avustuksella tehtävien hankintojen on perustuttava avustuspäätöksen käyttötarkoitusehtoon ja sitä täydentäviin avustushakemuksessa esitettyihin tietoihin. Hankinnat tulee tehdä ammattitaidolla, osaavasti ja taloudellisesti järkevästi. RAY-avustuksella tehtävässä hankinnassa tulee huomioida julkisista hankinnoista annettu laki (hankintalaki, 348/2007). Avustuksen saaja on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö (lain 6 ) ja saattaa siten olla velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalain mukaisia menettelyjä muun muassa mikäli 1. avustuksen saaja täyttää hankintalain määrittelemän julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit: Avustuksen saaja on nimenomaisesti perustettu tyydyttämään sellaisia yleisen edun mukaisia tarpeita, joilla ei ole teollista tai kaupallista luonnetta, ja a) jota rahoittaa pääasiallisesti toinen hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö; tai b) jonka johto on toisen hankintalaissa tarkoitetun hankintayksikön valvonnan alainen; tai c) jonka hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä toinen hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö nimeää yli puolet. Rahoitukseksi katsotaan mm. avustukset, lainat, korkotuet ja takaukset. tai 2. avustuksen saaja on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet (50 %) hankinnan arvosta toiselta hankintalaissa tarkoitetulta hankintayksiköltä. Tuki käsittää mm. avustukset, lainat, korkotuet ja takaukset (ks. myös avustuslain 2 ). RAY:n avustuslajeista hankinnan tekemistä varten myönnettyjä ovat lähtökohtaisesti erityisavustukset (investointi- ja projektiavustukset), mahdollisesti myös kohdennetut toiminta-avustukset. Tulkinta riippuu viime kädessä kunkin avustuksen käyttötarkoitusehdosta/ avustushakemuksen sisällöstä. Muita hankintayksikköjä ovat edellä mainittujen lisäksi mm. valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset, evankelisluterilainen ja ortodoksinen kirkko ja niiden seurakunnat ja muut viranomaiset sekä valtion liikelaitokset. Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan mm. tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankinta tulee kilpailuttaa julkisena hankintana, kun sen arvonlisäveroton ennakoitu kokonaisarvo täyttää lainsäädännössä asetetun euromäärän. Laki sisältää yksityiskohtaiset säännökset myös ennakoidun arvon laskemisesta (17 20 ). Lähtökohtana on, että ennakoidun arvon laskemisessa on käytettävä sopimuksen voimassaolon aikaista kokonaisarvoa optioineen. Jos hankintajärjestely on voimassa määrittelemättömän ajan, ennakoidun arvon laskennassa tulee käyttää sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48, jolloin huomioiduksi tulevat 17

18 neljän vuoden aikana tapahtuvat korvaukset. Hankintojen pilkkominen osiin esim. kokonaisarvon alittamiseksi on laissa kielletty. Hankinnan jakamisen osiin tulee perustua todellisiin taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin, jotka hankintayksikön tulee pystyä näyttämään tarvittaessa toteen. Lähtökohtana arvioinnissa on luontevan hankintakokonaisuuden määrittely: luontevasti samanaikaisesti kilpailutettavien samantyyppisten hankintojen tulee katsoa kuuluvan samaan hankintakokonaisuuteen. Hankinta on kuitenkin mahdollista toteuttaa erillisinä osina, mutta tällöin hankinnan ennakoitu kokonaisarvo tulee laskea kaikkien osien ennakoituna yhteisarvona ja jokaisen osan osalta on sovellettava yhteisarvon mukaisia sääntöjä. Hankintalaji euroa Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset Suunnittelukilpailut Hankintalain liitteen B mukaiset terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut (ryhmä 25) ja eräät työvoimahallinnon koulutuspalvelut yhteishankintana * Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Hankintalain asettamat hankintarajat eli ns. kansalliset kynnysarvot ovat seuraavat: RAY:llä on oikeus edellyttää avustuksen maksamisen ehtona sekä myöhemminkin, että avustuksen saaja esittää selvityksen edellä mainittujen säännösten noudattamisesta. Tämä tarkoittaa mm. kilpailutusasiakirjojen, kuten julkaistun hankintailmoituksen, hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen esittämistä. Jos hankinta on tehty suorahankintana, on suorahankinnan käyttö perusteltava. Hankintalain oikeasta soveltamisesta on vastuussa avustuksen saaja. RAY:n toimivalta asiassa ra- * Ks. tarkemmin ajantasa/2007/ joittuu avustuslaissa säädetyn mukaisesti. Tämän vuoksi RAY ei voi tehdä hankinnoissa sitovaa ennakkotarkastusta tai antaa etukäteishyväksyntää hankinta-asiakirjoille tai valitulle menettelytavalle. Lisätietoja hankintalain noudattamisesta saa Julkisten hankintojen neuvontayksiköstä, joka on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö (ks. ). Vaikka hankinta ei kuuluisi julkisista hankinnoista annetun lain soveltamisalaan, RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta. Pyydetyt tarjoukset on sisällytettävä avustuksen saajan kirjanpitoaineistoon. Avustuksen saajan on noudatettava myös mahdollisia sisäisiä hankintaohjeitaan Henkilöstökulut ja ulkopuoliset palvelut Henkilöstökuluja aiheutuu joko vakituisesti tai määräaikaisesti työskentelevien koko- tai osaaikaisten henkilöiden palkoista ja lakisääteisistä palkan sivukuluista. Lakisääteisten sivukulujen osuus on noin 22 % bruttopalkasta. Vapaaehtoisista henkilöstökuluista voidaan hyväksyä avustettaviksi kuluiksi muun muassa työntekijöiden työterveyshuollon kulut, koulutusja työnohjauskulut sekä lounassetelikulut. Sen sijaan sellaiset eläkekulut, jotka eivät ole lakisääteisiä, eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Jos projektiin tai kohdennettuun toimintaan palkattu henkilö käyttää tilapäisesti osan työajastaan järjestön muihin tehtäviin, hänen palkkakulunsa kohdistetaan tältä osin kyseiselle toiminnalle. Avustuksen saajalla on velvollisuus huolehtia henkilöstönsä työajan asianmukaisesta seurannasta. Jaettujen työsuhteiden osalta (eli työntekijä tekee töitä myös muulle kuin RAY:n rahoittamalle projektille tai hankkeelle) avustuksen saajan tulee huolehtia tuntiperusteisesta työajanseurannasta, jotta RAY-hankkeille osoitetut palkkakustannukset pystytään varmentamaan. Tuntiperusteinen työajan seuranta voidaan toteuttaa eri tavoin, mutta sen tulee olla jatkuvaa ja tunti- 18

19 4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ perusteista. Työajanseurantatiedot tulee tallentaa luotettavasti ja tulee pyydettäessä esittää RAY:lle. Ulkopuolelta vuokratut tai ostetut asiantuntijapalvelut eivät kuulu henkilöstökuluihin, vaan ne ovat ulkopuolisia palveluita. Työpanoksen ostaminen ulkopuolelta voidaan sallia, jos asiasta on ilmoitettu avustushakemuksessa ja hankkeen budjetissa. Yksilöi hakemuksessa tai projektisuunnitelmassa mitä työpanosta ostetaan ja arviolta mihin hintaan. Kerro lisäksi, miksi omaa henkilöstöä ei voida käyttää, vaan työpanos on ostettava järjestön ulkopuolelta. Jos järjestö joutuu irtisanomaan henkilöstöään tuotannollisista tai taloudellisista syistä, RAYavustuksilla voi kattaa ainoastaan palkkakuluja, joita vastaan on työntekovelvoite eli jota vastaan tehdään todellisia työsuoritteita avustetulle hankkeelle. RAY-avustuksilla ei voi myöskään pääsääntöisesti kattaa oikeudenkäyntikuluja tai oikeuden langettamia korvauksia, vaan ne on maksettava järjestön omista varoista. Ota tulkinnallisissa tapauksissa aina yhteyttä Raha-automaattiyhdistykseen Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut eli kulut, jotka on rahalla maksettu tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite, ja joiden määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Hyväksyttäviä kuluja eivät siten ole poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot ja sellaiset varaukset tai laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin. Tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) lomapäivineen hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kuluksi kirjataan, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena, koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite. Sen sijaan erilaiset kirjanpitolaissa mainitut pakolliset tai vapaaehtoiset varaukset eivät ole hyväksyttäviä kuluja, koska niiden tarkkaa määrää tai toteutumisajankohtaa ei pystytä määrittelemään. Toiminta- ja projektiavustuksilla tehtävät hankinnat (esim. irtaimisto, tietokoneet, matkapuhelimet) hyväksytään avustettaviksi riippumatta siitä, kirjataanko ne suoraan kuluksi tuloslaskelmaan vai aktivoidaanko ne taseeseen. RAY kehottaa kuitenkin kirjaamaan hankinnat investointiavustuksia lukuun ottamatta tilikauden kuluksi, jotta niiden todentaminen kustannuspaikkakohtaiselta tuloslaskelmalta olisi ongelmatonta. Tämä sen vuoksi, että taseeseen kirjattuina hankinnat tulevat vähennetyksi poistoina, jotka eivät ole avustuslain kannalta hyväksyttäviä kuluja Varainhankinnan tuotot ja kulut Erittele varainhankinnan tuotot ja kulut selkeästi sekä osana järjestön omaa että RAY-avusteista kustannuspaikkakohtaista tuloslaskelmaa, siten kuin kirjanpitoasetuksen 3 :ssä säädetään. Varainhankinnan tuotot eivät ole avustuslain mukaisia hankkeelle kohdistettavia tuottoja, eivätkä varainhankinnan kulut avustuslain mukaisia hankkeelle kohdistettavia kuluja. Varainhankinnan kuluja ei myöskään lasketa osaksi yleisavustuksella katettavia hyväksyttäviä kuluja. Varainhankinnan käsitettä ei ole määritelty kirjanpitolaissa. Vakiintuneen käytännön mukaan varainhankinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään hankkimaan yhteisölle varsinaisen toiminnan rahoittamiseen tarvittavia varoja. Tyypillisiä varainhankinnan eriä ovat jäsenmaksuista ja erilaisista keräyksistä saatavat tuotot, lahjoitukset, ilmoitus- ja mainoskulut sekä liike- ja palvelutoiminnan tuotot ja kulut. Ilmoita varainhankinnan kuluina varainhankinnasta aiheutuneet kulut ja huolehdi siitä, että kaikki varainhankinnan tuottoja vastaavat kulut on esitetty osana varainhankintaa. Varainhankintaa, liiketoimintaa tai palvelutoimintaa pääasiallisesti hoitavien työntekijöiden palkkamenot eivät ole RAY-avustuksella katettavia hyväksyttäviä kuluja, kuten eivät muutkaan varainhankinnasta yms. tulonhankinnasta aiheutuvat kulut Rahoituskulut ja -tuotot Erittele rahoituskulut ja -tuotot RAY-avusteisen hankkeen kustannuspaikalla niin, että niiden hyväksyttävyys voidaan selkeästi todeta ja arvioida hankkeen tuloslaskelmalta. Rahoituskulut eivät ole toiminnallisissa avustuksissa (Ay, Ak ja C) avustuksella katettavia kuluja, eivätkä rahoitustuotot ole avustetun toiminnan tuottoja. Hyväksyttäviä kuluja ovat 19