Johdon tuki tietosuojavastaavalle terveydenhuollon organisaatiossa Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojenkäsittelyn tutkimuspäivät 19.5.2014 Jaana Riikonen, TtM Tietosuojavastaava / erikoissuunnittelija Pirkanmaan sairaanhoitopiiri / TAYS Sydänsairaala
Johdanto - Lainsäädäntö edellyttänyt tietosuojavastaavan nimeämisen vuodesta 2007 - Tietosuojavastaavan tehtäviä ovat: seuranta ja valvontatehtävä toimii tietosuojan erityisasiantuntijana organisaatiossa sekä rekisterinpitäjän apuna - johdon tukea tietosuojavastaavalle ei ole tutkittu Suomessa 2 19.5.2014
Tutkimuksen tavoite - Lisätä tietämystä tietosuojavastaavan ja johdon keskinäisistä suhteista - Tietosuojavastaavan työn tunnettuuden ja näkyvyyden lisääminen 3 19.5.2014
Tutkimuskysymys Miten organisaation johto tukee tietosuojavastaavan toimintaa? 4 19.5.2014
Tutkimuksen viitekehys kirjallisuuden perusteella Johdon tuki 5 19.5.2014
Aineisto ja menetelmät - Kohteena terveydenhuollossa toimivat tietosuojavastaavat - Sähköinen kyselylomake, jossa 117 kysymystä Monivalintakysymyksiä, mielipideväittämiä, avoimia kysymyksiä - Kysely lähetettiin 451 sähköpostiosoitteeseen Kunnat (296) Sairaanhoitopiirit (26) Yksityiset terveydenhuollon organisaatiot (55) Tievan sähköpostilista (74) 6 19.5.2014
Tulosten taustatietoja 1/2 - Vastaukset (135) terveydenhuollon organisaatiossa toimivat (102) naiset 82 % / miehet 18 % - - - - - - Keskimääräinen ikä 47 vuotta Kolme päätoimista tietosuojavastaavaa Organisaatioiden koko 9 21 000 henkeä 7 19.5.2014
Tulosten taustatietoja 2/2 8 19.5.2014
Toiminnan edellytykset 1/4 - Tehtäväkuvaus Suurimmalla osalla määritelty kirjallisesti, yli kolmannekselta puuttui - Toimenkuvaus Kuvattu selkeästi noin kolmanneksella Vastuut ja valtuudet kuvaamatta Tavoitteiden asettaminen 9 19.5.2014
Toiminnan edellytykset 2/2 - Resurssit 30,0 % 25,0 % 24,2 % 27,3 % Aikaa ei riittävästi tehtävien suorittamiseen, suurin osa käytti aikaa 5 h 3 pv / kk 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % 18,2 % 19,7 % 10,6 % 1-4 h/kk 5-9 h/kk 10-19 h/kk 20-30 h/kk > 30 h/kk Tehtävät vaativat liian suurta työmäärää Ei riittävästi toimintaresursseja Toivottiin lisää aikaa, lisäkoulutusta, työtiloja, työjärjestelyjä 10 19.5.2014
Toiminnan edellytykset 3/4 - Yhteistyö Toimivaa eri sidosryhmien kanssa (ylin johto, tietohallintoyksikkö, erityisasiantuntijat, tietosuojavastaavat) - Tiedon jakaminen Tietosuoja- ja tietoturva-asioiden käsittely johtoryhmissä, tietoturva- ja tietosuojaryhmissä Toivottiin tietoja koulutuksista, kirjallisuudesta, uusista lakipykälistä, muuttuneista määräyksistä 11 19.5.2014
Toiminnan edellytykset 4/4 - Osallistumismahdollisuudet Alueelliset tapaamiset ja koulutukset, tietosuojapäivät, lakikoulutus, Osaava tietosuojavastaava koulutus Useita mainintoja, ettei ollut saanut mitään koulutusta Koulutus ei riittävää 12 19.5.2014
Kannustus - Erillispalkkio Noin 18 % vastanneista 50-100 /kk tai 10 % tehtäväkohtaisesta palkasta Osalla huomioitu kokonaispalkassa Palkkioon ei oltu tyytyväisiä - Palautetta Kiitoksena - Rohkaisu, vahvistus ja motivointi Neuvojen, mielipiteiden ja avun kysyntä 13 19.5.2014
Luottamus - Raportointi ja informointi johdolle ja läheinen yhteistyö johdon kanssa = kuuntelu - Suurin osa koki saavansa arvostusta - Positiivisia ja negatiivisia vastauksia - Mainintoja ymmärtämisen puutteesta - Ei sananvaltaa eikä päätösvaltaa työhön, ei vaikutusmahdollisuuksia tietosuoja-asioissa 14 19.5.2014
Johtopäätökset (1/3) - Mielipiteet johdon tuesta jakaantuivat - Palautteen lisääminen tietosuojavastaavan usko työnsä merkitykseen ja sen myötä työn tuloksiin paranisi - Kaikilla tietosuojavastaavilla ei samanlaisia toimintamahdollisuuksia 15 19.5.2014
Johtopäätökset (2/3) - Yhteistyö eri tahojen kanssa ja tietosuojaryhmät tukevat toimintaa - Tiedon jakamista tulisi parantaa organisaatioiden johtoryhmä mukaan - Tehtäväkuvauksia puuttui, samoin toimenkuvaan liittyvien vastuiden ja valtuuksien kuvauksia - Riittämätön aika resurssi 16 19.5.2014
Johtopäätökset (3/3) KAIKILLE TIETOSUOJAVASTAAVILLE TULISI TAATA SAMANKALTAISET TOIMINNAN EDELLYTYKSET TEHTÄVIEN TOTEUTTAMISEEN 17 19.5.2014
KIITOS! Aurinkoista ja lämmintä kesää! jaana.riikonen@pshp.fi Linkki julkaisuun: http://epublications.uef.fi/pub/urn_nbn_fi_uef- 20130581/urn_nbn_fi_uef-20130581.pdf 18 19.5.2014