Tekninen lautakunta 23 18.02.2014 Tilahankkeiden elinkaaritoteutus 111/10.03.02/2014 Mäntsälän kunnassa on vahvan väestökasvun seurauksena muodostunut mer kit tä vä investointitarve. Vuosien 2014 2020 tiedossa oleva in ves toin titar ve on n. 80 milj., josta toimitilahankkeiden osuus yli 50 milj.. Jos inves toin nit toteutettaisiin täysimääräisenä ja perinteisen kunnassa käytössä ol leen tavan mukaisesti, tarkoittaisi se kestämätöntä lainamäärän nousua ja myös henkilöstön lisäpalkkaamista. Kunnan johtoryhmä asiantuntijavirkamiehillä täydennettynä on käsitellyt inves toin te ja useampaan otteeseen vuoden 2013 aikana. Investointien rahoi tus sel vi tys on laadittu teknisten palvelujen vuoden 2013 tavoitteiden mukai ses ti. Selvitystyön konsulttina on toiminut investointien ra hoi tus sel vi tyksiin erikoistunut yritys Inspira Oy. Selvitystyön ohjausryhmässä on ollut kun nan johtoryhmä, ja asiantuntijoina on ollut myös ra ken nut ta mis pääl likkö. Selvitystyön ohjausryhmän puheenjohtajana on toiminut tekninen joh taja. Hankkeen rahoituksen osalta on tarkasteltu seuraavia malleja: 1. Oma tase 2. Kiinteistöyhtiö 3. Kiinteistöleasing Hankkeen toteutuksen osalta on tarkasteltu seuraavia malleja: 1. Perinteinen toteutusmalli (kunnan oma toteutus) 2. Elinkaarimallitoteutus Näiden yhdistelmänä saatiin 6 vaihtoehtoista toteutus- ja rahoitusmallia: 1. Oma tase perinteisellä toteutusmallilla toteutettuna 2. Kiinteistöyhtiö perinteisellä toteutusmallilla toteutettuna 3. Kiinteistöleasing perinteisellä toteutusmallilla toteutettuna 4. Oma tase elinkaarimallilla toteutettuna 5. Kiinteistöyhtiö elinkaarimallilla toteutettuna 6. Kiinteistöleasing elinkaarimallilla toteutettuna Toteutusmalleista parhaiten Mäntsälän kunnan tavoitteita vastaa elinkaari- /kump pa nuus mal lil la toteutettu hanke, jossa suunnittelu-, rakentamis- ja käyt tö vai hees sa voidaan joitain vastuita siirtää ulkopuoliselle toimijalle tarkoi tuk sen mu kai ses ti siten, että toimijalla on mahdollisuus vaikuttaa vas tuisiin. Selvityksen perusteella hankkeen toteuttaminen kiinteistöleasing + elin kaari mal lil la vastaa parhaiten kunnan tavoitteita. Hankkeen toteutus kun nan kiinteistöyhtiön tai omaan taseeseen sisältäen toteuttajan elin kaa ri vas tuun vastaa seuraavaksi parhaiten kunnan tavoitteita. Oma tase-, kiin teis tö yhtiö- ja kiinteistöleasingtoteutus perinteisellä toteutusmallilla vastasi kun nan tavoitteita heikoiten Elinkaarimalli
Elinkaarimallissa on kyse julkisesta hankinnasta, jossa palveluntoteuttaja kan taa rakennuksesta tai rakennelmasta normaalia laajemman ja pi demmän vastuun. Elinkaarimalliin sisältyviä osa-alueita ovat suunnittelu, ra kenta mi nen, ylläpito, mahdollisesti rahoitus ja omistusjärjestelyt sekä erilaiset käyt töön liittyvät palvelut. Elinkaarimallissa samalla sopimuksella pal ve luntuot ta ja voi siis suunnitella, rakentaa, vastata rakennuksen kunnosta ja käy tet tä vyy des tä. Elinkaarimallisopimukseen voidaan lisätä myös muita erik seen sovittavia palveluita sekä mahdollisesti myös hankkeen koko rahoit ta mi nen sopimuskauden ajan. Riskit jaetaan sille osapuolelle, joka sen te hok kaim min kantaa. Elinkaarimalli Mäntsälässä Elinkaarimalli uutena toimintamuotona tulee elämään prosessin aikana ja sen tarkka määrittely on tässä vaiheessa käytännössä mahdotonta. Samoin kilpailullisen neuvontamenettelyn käyttö kilpailutuksessa antaa mahdol li suu det mallin elämiseen prosessin aikana. Erityisen suuri merkitys sillä on suunnitelmien täsmentämiseen ja toisaalta riskien siirron ja hinnan ratkai sun osalta. Eri kuntien esimerkit osoittavat, että neuvottelumenettelyllä saa daan elinkaarimallia parhaiten tukeva lopputulos. Elinkaarimallikohteet Jotta elinkaarimallin herättää riittävästi kiinnostusta ja siihen liittyvät kustan nuk set (asiantuntijapalvelut, sopimusneuvottelut ja juridiset palvelut) eivät nouse suhteessa liian suureksi, on hankkeen kohteena oltava riittävän suu ri kokonaisuus. Mäntsälän sijainti on elinkaarimallin näkökulmasta erityi sen hyvä. Mäntsälän kunnan elinkaarimalliin otettavat investoinnit ovat alus ta vas ti seuraavat kohteet: 1. Hyökännummen yhtenäiskoulu 2. Hyökännummen päiväkoti 3. Sälinkään koulun laajennus 4. Sälinkään päiväkoti 5. Keskustan päiväkoti 6. Riihenmäen yhtenäiskoulu Tämän hetkisten arvioiden mukaan tarveselvitysten perusteella on n. 32 milj.. Jos tilatarpeet tulevat kasvamaan, niin kustannukset valittujen toi miti lo jen osalta vaihtelee n. 32 36 milj.. Mukana laskelmissa ei ole ir taimis ton osuutta, jonka arvioitu osuus on n. 1,5 2,5 milj.. Elinkaaritoteutuksessa olevien kohteiden kokonaislaajuus on alustavien arvioi den mukaan n. 23 000 m2, josta uudisrakentamisen osuus on tämän het kis ten tarveselvitysten perusteella n. 14 000 m2. Riihenmäen ala-asteen suunnittelu on käynnissä. Hankesuunnitelma valmis tuu ja käsitellään kuluvan vuoden aikana. Kohteen pääpiirustukset valmis tu vat 30.4.2013 mennessä. Suunnittelusopimus käsittää kohteen täydel li set suunnitelmat työmaa-aikaisine toimintoineen. Muiden investointikohteiden osalta on laadittu ainoastaan tilaohjelmat. Lisäk si kohteiden tilaohjelmia täydennetään toiminnan kuvauksilla, laite- ja va rus te tar peil la sekä sijainti/yhteys- ja erityisvaatimuksilla.
Keskustan päiväkodin sijainti tulee myös päättää varsinaisen kilpailutuksen ai ka na. Myös korjausrakentamiseen liittyvien kohteiden osalta voittanee vielä har kita mallin käyttöönottoa, jos projektin edetessä niiden mukaan ottaminen näyt tää kokonaistaloudellisesti järkevältä. Kilpailutus Kilpailutus toteutetaan kahdessa vaiheessa. 1. Ensin kilpailutetaan neuvontapalvelut (taloudellinen, juridinen, ve ro tuksel li nen ja tekninen) 2. Seuraavassa vaiheessa kilpailutetaan varsinainen toteutusvaihe, jossa valitaan palveluntuottaja ja rahoittaja. Kilpailutus on syytä hajottaa niin, että rakentaminen ja rahoitus kil pai lu tetaan erillään. Tällöin saadaan todennäköisesti kokonaisedullisimmat rat kaisut. Myös tämänhetkinen varsin poikkeuksellinen rahoitustilanne tukee tä tä ratkaisua. Taloudellisen, rahoituksellisen ja juristisen konsulttien tehtävänä on yh teistyös sä teknisen konsultin kanssa huolehtia elinkaarihankkeen han kin ta menet te lyn toteuttamisesta tilaajan asettamien laadullisten, aikataulullisten ja bud jet ti ta voit tei den mukaisesti. Hankintamenettelyn tulee tuottaa kus tannus te hok kai ta ja laadukkaita tarjouksia siten, että Mäntsälän kunta ti laa jana voi valita varsinaisen palveluntuottajan/ -tuottajat aikataulun mukaisesti. Ta lou del li nen konsultti valmistelee yhteistyössä muiden konsulttien kanssa elin kaa ri hank keen kilpailuohjelman rakenteen, periaatteet ja aikataulun. Teh tä vä on suoritettava ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Valitut konsultit laativat yhteystyössä tilaajan kanssa hankkeen tar jouspyyn tö asia kir jat. Taloudellinen konsultti vastaa tarjouspyyntöjen ko ko naisra ken tees ta sekä rahoituksen tarjouspyyntökokonaisuudesta. Juridisen ja ve ro tuk sen konsultit avustavat tarjouspyyntöjen laadinnassa sekä tar vittaes sa laativat oman erikoisalansa osiot ja juridinen konsultti tarkistaa koko nai suu den. Tilaaja tai tilaajan erikseen valitsema tekninen konsultti vastaa tar jous pyynnön suunnittelu-, urakka- ja elinkaaripalveluosioista. Teknisen kon sul tin tehtävinä on tässä vaiheessa muun muassa valmistella tarvittavat koh teen tekniset suunnittelutavoitteet, elinkaaripalveluiden sisältö sekä elin kaa ren aikaiset tilojen ja toimintaympäristön ominaisuus-, olosuhde- ja käy tet tävyys ta voit teet sekä -vaatimukset. Asetettaville sisällöille, tavoitteille ja vaatimuksille tulee määrittää edelleen arviointikriteerit ja mittarit, joi den pohjalta tarjoajien esittämiä tarjousratkaisuja arvioidaan sekä eri tyi ses ti seurataan elinkaaren aikana näiden toteutumista. Lopullinen päätös elinkaarimallin käyttöönotosta tehdään vasta kil pai lu tuksen jälkeen, kun lopulliset tarjoukset ovat arvioitavina. Sopimuksiin on syytä kirjata myös oikeus vetäytyä hankkeesta (tietyin kustannuksin) esim. 10 ja 20 vuoden jälkeen. Kustannukset Elinkaarimallin kokonaiskustannuksista ei pysty tässä vaiheessa antamaan
tark kaa arviota. Inspiran alustavat laskelmat, jotka on esitelty kun nan hal lituk sel le aiemmin, osoittivat elinkaarimallin kustannukset kutakuinkin samoik si kuin omassa taseessa rakentamisen. Neuvontapalveluiden (ta loudel li nen, juridinen, verotuksellinen ja tekninen) osuus on ollut vas taa van laisis sa hankkeissa n. 0,2 % elinkaaren kokonaiskustannuksista. Elinkaarimallihankkeen eteneminen 1. Neuvontapalvelun tai -palveluiden kilpailutus marraskuu joulukuu 2013 2. Neuvontapalvelun tai palveluiden valinta 3. Rakennusliikkeiden ja rahoittajien kanssa käytävät alustavat neu vot telut ennen elinkaarimallihankkeen kilpailutusta 4. Virallinen päätös toteutusmallista (tekninen lautakunta, kunnanhallitus, kun nan val tuus to) 5. Elinkaarihankkeen hankintailmoitus 6. Elinkaarihankintaprosessin neuvottelujen valmistelu 7. Kilpailullinen neuvottelumenettely 8. Hankintapäätös ja hankintasopimus 9. Ensimmäisen kohteen rakentamisen aloitus (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä 040 314 5934) Kj:n päätösesitys: Kunnanhallitus päättää 1) käynnistää ensimmäisessä vaiheessa elinkaarimallitoteutuksen neu vonta pal ve luun liittyvän kilpailutuksen välittömästi ja kunnanhallitus valtuuttaa tek ni sen johtajan käynnistämään valitun neuvontapalveluasiantuntijan tai asian tun ti joi den kanssa elinkaarikilpailutukseen liittyvän valmistelun. Valmis te lu jen ja rakennusliikkeiden sekä rahoittajien kanssa käytyjen neu votte lu jen jälkeen tuodaan päätös toteutusmallista kunnanhallituksen ja edelleen valtuuston päätettäväksi 2) että, elinkaarihankkeen valmistelua johtaa kunnanjohtajan 23.12.2012 ni meä mä toimitilahankkeiden ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii tek ni nen johtaja Hannu Seppälä ja sihteerinä rakennuttamispäällikkö Pekka Savolainen. Ohjausryhmän muut jäsenet ovat toimialajohtajat: Pekka Lin to nen / sivistyspalvelut, Eija Rintala / perusturvapalvelut ja Esa Sii kaluoma / hallintopalvelut, kaavoitusjohtaja Lauri Pouru. Lisäksi oh jaus ryhmään nimetään kunnankamreeri Anja Tupamäki, jonka päävastuu on rahoi tus. Käsittely: Päätös: Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiaa kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Liite 1. Elinkaarihankkeen palvelusopimusmalli (Kuntaliiton julkaisu 2013) Tekninen lautakunta 23 Mäntsälän investointiohjelma vuosille 2014-2018 sisältää Riihenmäen yhtenäiskoulun ala kou lu osan, Sälinkään koulun ja päiväkodin, Hyö kän-
num men yhtenäiskoulun ja päiväkodin sekä keskustan uu den päiväkodin. Uudisrakennusinvestointien kustannusarvio on alustavien tilaohjelmien perusteella noin 33-35 M (alv 0 %). Kohteet on tarkoitus rakentaa tai peruskorjata elin kaa ri mal lil la. Elinkaarihankkeella tarkoitetaan hanketta, jossa rakennushankkeen jul kisen sektorin tilaaja on sopimuksessa edellyttänyt rakennusliikkeeltä ra kennet ta van kohteen suunnittelun ja rakentamisen lisäksi vähintään 10 vuo den elinkaarivastuun kantamista rakennettavasta kohteesta. Elin kaa ri vas tuu pitää sisällään tällöin taloudellisen ja suoritusvastuun kohteen hoi don ja ylläpidon toteuttamisesta tavalla, jossa kohteen sovitut käy tet tä vyys- ja luovutuskuntokriteerit saavutetaan (tilojen vuokraaminen ei ole elin kaa rihan ke). Han kin ta ko ko nai suut ta kutsutaan nimellä Mäntsälän investointien elin kaa ri to teu tus. Riihenmäen yhtenäiskoulun hankesuunnitelma on valmis ja pää pii rus tusvai he on käynnissä. Suunnitelmat valmistuvat rakennusluvan edel lyt tämään vaiheeseen toukokuussa 2014. Suunnittelusopimus kattaa myös kou lun toteutussuunnittelun. Sälinkään koulusta ja päiväkodista, Hyökännummen yhtenäiskoulusta ja päiväkodista se kä keskustan uudesta päiväkodista on tehty ainoastaan tilaohjelmat ja ta voit teet suunnittelulle. Tilaohjelmia tullaan vielä käyttäjähallintokuntien kanssa tarkentamaan. Mäntsälän kunta käyttää oman ja konserniin kuuluvien organisaatioiden asian tun ti joi ta konsultin tekemien ehdotusten tarkistajina ja kommentoijina. Kaik ki esitykset laatii valittu neuvontapalveluiden konsultti tilaajan edustajiltaan saamien kommenttien poh jal ta. Hankeen yleiset tavoitteet ja riskit Hankkeen tavoitteena on löytää investoinneille optimaalinen to teut ta mismal li ja suunnitteluratkaisu sekä sitoutuneet yhteistyökumppanit ottaen huo mi oon investoinnin koko elinkaaren aikainen kokonaistaloudellisuus ja käyt tä jien elinkaaren kuluessa muuttuvat tarpeet. Projektin riskejä on pyritty tunnistamaan ja varautumaan niihin mah dol lisim man hyvin etukäteen. Alle on kerätty tunnistettuja riskejä: haasteellinen aikataulu uusi toimintamalli voi kohdata muutosvastarintaa sekä or ga ni saa tiossa että päättäjissä rahoitusmarkkinoiden tilanne ja sen kehittyminen suunnitteluvapauden ja käyttäjien toiveiden yhteensovittaminen ei saada tarpeeksi tarjoajia vaatii asiantuntemusta ja opettelua sekä sitoutumista organisaatiolta ei osata määritellä riittävän tarkasti, mitä halutaan ja mistä on jär kevä maksaa sopimusviidakko Keskeisiä tavoitteita ovat mm. investoinnit ei suoraan kunnan taseessa kiinteistöjen käytettävyyden maksimointi kiinteistöjen korkea tekninen jäännösarvo
optimaalisen riskienjaon löytäminen sekä rakentamis- että käyt tö vaihee seen elinkaariedullisuuden toteutuminen elinkaaren pituuden ja jäännösarvon optimaalinen määrittely (riskien ja ka mi nen) energiatehokkuus tilojen toiminnallisuus ja muunneltavuus Rakennushankkeen alustava aikataulu elinkaarihankkeena to teu tettaes sa 1. Riihenmäen yhtenäiskoulun tulee olla valmis kesäkuun lopulla 2016 2. Sälinkään koulu ja päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017 3. Keskustan päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017 4. Hyökännummen yhtenäiskoulu ja päiväkoti, valmis kesäkuussa 2018 Kunnanhallituksen päätöksen 25.11.2013 mukaisesti elinkaarihankkeiden neu von ta pal ve lui den kilpailutus on käynnistetty ja tarjoukset saadaan 13.2.2014 mennessä. Neuvontapalvelujen kilpailutus pitää sisällään ta loudel li sen, juridisen ja teknisen osa-alueen. Hankkeen ohjausryhmä on laatinut markkinakartoituksen, jossa ta voit tee na oli selvittää rakennusliikkeiden kiinnostusta hankkeeseen sekä ra hoi tusmal lia, hankkeen aikataulua ja palvelusopimukseen liittyviä asioita. Markkinakartoituksessa selvitettiin lisäksi rakennusliikkeiden käsityksiä hankkeen riskeistä sekä suunnitellun hankkeen ja toteutusmallin ominaisuuksia. Kunta sai markkinakartoituksella arvokasta tietoa hankintamenettelyn valmistelusta sekä hankkeen jatkovalmistelusta. (Valmistelija / lisätietoja: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934 ja rakennuttamispäällikkö Pekka Savolainen, puh. 040 314 5430) Päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kun nan val tuustol le, että elinkaarihankkeiden kilpailullinen neuvottelumenettely käyn nis tetään siten, että neuvottelussa ovat mukana uudisrakennuskohteina Rii henmäen yhtenäiskoulun alakoulu, Sälinkään koulu ja päiväkoti, Kes kus tan päiväkoti ja Hyökännummen yhtenäiskoulu ja päi vä ko ti. Lisäksi neuvottelussa on mukana kyseisten kiinteistöjen ylläpito, joka si säl tää em. kohteissa olevat nykyiset rakennukset. Kilpailullisen neu vot te lu me net te lyn jälkeen pyydetään valituilta palveluntuottajilta tarjoukset, ja lo pul li sen hankintapäätöksen tekee saatujen tarjousten perusteella kun nan val tuus to. Päätavoitteena on, että palvelusopimukset on hyväksytty huhtikuussa 2015. Riihenmäen koulun rakentaminen käynnistetään vuoden 2015 aikana ja muut kohteet sen jälkeen niin, että valitut kohteet on toteutettu 2018 mennessä. Elinkaarihankkeen rahoitusmalli ratkaistaan kilpailutusprosessin aikana. Vaihtoehtoisia rahoitusmalleja on elinkaarihankkeissa kunnan omistama kiinteistöyhtiö, kiinteistöleasingrahoitus tai oma tase. Käsittely: Jäsen Lindqvist esitti muutosesityksen, että asia jätetään pöydälle lisäselvityksiä varten. Lindqvistin muutosesitystä ei kukaan kannattanut,
joten se todettiin rauenneeksi. Päätös: Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esittelijän esityksen.