Tarkastuslautakunta, vaalikausi 42 28.05.2014 2013-2016 Kunnanvaltuusto 53 16.06.2014 Tekninen lautakunta 112 05.08.2014 Vuoden 2013 arviointikertomus 13/02/2014 Tarkastuslautakunta, vaalikausi 2013-2016 28.05.2014 42 Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunta on suorittanut sille määrätyn tehtävän hyväksymänsä suunnitelman mukaisesti perehtymällä kunnan talousarvioon, tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen sekä saamiinsa muihin selvityksiin. Lautakunta on kuullut kunnanjohtajaa, kamreeria sekä muita johtavia viranhaltijoita ja toimihenkilöitä arviointityötä tehdessään. Päätösesitys: Tarkastuslautakunta hyväksyy ja allekirjoittaa toimintavuoden 2013 arviointikertomuksen ja jättää sen valtuuston käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi esityksen mukaisesti. Liite 1. Arviointikertomus 2013 Kunnanvaltuusto 16.06.2014 53 Esitys: Kunnanvaltuusto 1. merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2013 tiedoksi ja 2. päättää pyytää lautakunnilta ja toimialoilta vastineet arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista, selvityspyynnöistä ja suosituksista sekä kuvauksen käytönnön toimenpiteistä kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle viimeistään syyskuun loppuun mennessä ja edelleen kunnanvaltuustolle viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Valtuusto päätti yksimielisesti lisäyksen, että tarkastuslautakunnan tulee kiinnittää huomiota esteellisyyden toteamiseen kokouksissa sekä niiden asianmukaisiin kirjauksiin pöytäkirjassa. Liite 1. Arviointikertomus 2013
Kunnanvaltuusto 16.06.2014 53 Esitys: Kunnanvaltuusto 1. merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2013 tiedoksi ja 2. päättää pyytää lautakunnilta ja toimialoilta vastineet arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista, selvityspyynnöistä ja suosituksista sekä kuvauksen käytönnön toimenpiteistä kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle viimeistään syyskuun loppuun mennessä ja edelleen kunnanvaltuustolle viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Valtuusto päätti yksimielisesti lisäyksen, että tarkastuslautakunnan tulee kiinnittää huomiota esteellisyyden toteamiseen kokouksissa sekä niiden asianmukaisiin kirjauksiin pöytäkirjassa. Liite 1. Arviointikertomus 2013 Tekninen lautakunta 112 Toimialan palveluajatus on, että teknisten palvelujen palvelualueella huolehditaan kunnan omista toimitilatarpeista ja kunnan omistamien kiinteistöjen kunnossapidosta sekä liikenneverkon, liikunta-paikkojen ja puistojen sekä yleisten alueiden rakentamisesta ja ylläpidosta. Palvelualue vastaa myös joukkoliikenteen viranomaistehtävistä. Teknisten palveluiden toimintamenot ylittivät muutostalousarvion n. 142.000. Alkuperäiseen talousarvioon nähden toimintamenot ylittyivät noin 1.081.000. Talousarviossa pysymistä vaikeuttivat mm. sisäilmaongelmat ja kesken vuotta tulleet lisätyöt ja muut ennalta arvaamattomat hankkeet. Eniten lisämäärärahaa (688.000 ) tarvittiin vuoden aikana toimitilapalveluissa. Vuoden 2013 arviointikertomuksessa on tarkastuslautakunta puuttunut teknisten palveluiden osalta seuraaviin asioihin: Taloudellisista haasteista huolimatta teknisen palvelukeskuksen yksiköt saivat toteutettua talousarviossa esitetyt toiminnalliset tavoitteensa pääasiassa hyvin. Tarkastuslautakunta toteaa, että toimialan riskienhallintaan on kiinnitetty entistä enemmän huomiota sekä organisaatiomuutoksella on haettu taloudellisempia toimintatapoja. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan hankintaosaamiseen ja sopimustenhallintaan tulee kiinnittää jatkossa erityistä huomiota. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kiinteistönhoidossa on edelleen puutetta resursseista ja tämä kehitys uhkaa pahentua
eläköitymisten myötä. Investointien toteuttamisessa tulee tavoitella parasta mahdollista laatua, eikä halvin hinta ole aina sen tae. Tarkastuslautakunta painottaa, että investointihankkeiden suunnittelu edellyttää entistä laaja-alaisempaa ja syvempää yhteistyötä eri hallinnonalojen välillä. Tilojen käytettävyys palvelutuotannossa on myös peruspalveluita tuottavien hallinnonalojen vastuulla. Kunnassa on mittavia investointipaineita, joiden toteuttaminen uhkaa kasvattaa kunnan velkamäärää edelleen hallitsemattomaksi. Tästä syystä suunnitelmallisuus sekä tulevien väestö- yms. tarpeiden riittävä huomiointi rakentamisvaiheessa on erittäin tärkeää. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että rakennusaikaista valvontaa on kunnassa tehostettu. Rakennusaikainen valvonta on edellytys rakennushankkeen onnistumisen takaamiseksi. Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt aiempina vuosina huomiota ruokailupalveluiden toimittaman ruoan laatuun, mikä ei ole osoittautunut kaikin osin hyväksi. Lautakunta toteaa edelleen, että sopimusmääräykset tulee rakentaa riittävän tiukoiksi, jotta valvontaa ja seurantaa voidaan tehostaa ja puuttua paremmin palveluissa esiintyviin puutteisiin. Tarkastuslautakunta haluaa edelleen painottaa hankintaosaamisen merkitystä ja hankintayhteistyön kehittämistä eri toimialojen välillä. Työssä sattuneet tapaturmat ovat kasvaneet vuosina 2011-2013 lähes kaksinkertaisiksi ja tapaturmista aiheutuneet korvaukset seitsenkertaistuneet. Työtapaturmien ennaltaehkäisyyn, työturvallisuuteen ja työnjohtoon tulee kiinnittää hyvin paljon huomiota jotta työtapaturmien määrä saadaan vähenemään radikaalisti. Koulutuspäivät tulee myös kirjata annettujen ohjeiden mukaisesti, jotta koulutuspäivien tilastointi antaa oikean kuvan koulutuspäivien lukumäärästä. Edellisen tarkastuslautakunnan edellyttämä ns. oppimisraportti Ehnroosin investointihankkeen osalta nähdään edelleen tarpeellisena, jotta vastaavat epäonnistumiset voidaan jatkossa välttää. Vastaus arviointikertomukseen Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota keskeisiin asioihin joihin myös tekniset palvelut on erilaisten kehittämishankkeiden ja toimialan tavoitteiden kautta kiinnittänyt huomiota. Vuoden 2013 talousarviossa ja 2014 2015 taloussuunnitelmassa on erityisesti kiinnitetty huomiota pitkän tähtäimen investointisuunnitteluun ja
ennalta ehkäisevään suunnitteluun, jossa käyttäjähallintokunnilla on ollut keskeinen rooli. Käyttäjähallintokuntien kanssa on käynnistetty säännönmukaiset käyttäjäpalaverit, joiden avulla voidaan parantaa ja kehittää toimitilapalvelujen toimintaa. Investointien pitkäntähtäimen suunnittelutyö on laadittu yhteystyössä eri toimialojen ja maankäytön suunnittelun kanssa. Pitkäntähtäimen suunnittelua tulee jatkuvasti päivittää ja ylläpitää. Investointien tarkoituksenmukaisuuden ja taloudellisuuden kannalta on myös erityisen tärkeää, että prosessin alkuvaiheessa on riittävä selvyys investoinnin tarpeesta ja taloudellisista vaikutuksista.tekninen lautakunta on nostanut vuodelle 2014 seuraavan tavoitteen: Toimitilahankkeiden investointien tarpeen ja taloudellisen vaikuttavuuden parataminen uusimalla tilahankkeiden toteuttamisohje. Tilahankkeiden toteuttamisohje on yksi keskeinen väline uusien hankkeiden suunnittelussa ja koko rakentamisprosessissa. Tekniset palvelut on ottanut myös vuodelle 2014 useita tavoitteita, jotka tähtäävät suunnitelmallisuuteen, laadukkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen toimitilaja rakennuttamispalveluihin. Rakentamisessa noudatetaan useita erilaisia rakentamiseen liittyviä ohjeita ja lainsäädäntöjä, joita tekniset palvelut noudattavat. Rakentamiseen liittyy paljon yksityiskohtaista ja välillistä säätelyä sekä lakeja täydentäviä asetuksia ja määräyksiä. Lisäksi rakentamisessa on noudatettava hyvää rakentamistapaa sekä lukuisia yksityiskohtaisia toimintatapaohjeita, joita käsitellään mm. RT-kortistossa (rakennusalantietokokoelma). Ehnroosin koulun vuosien 2010-2011 peruskorjausta on käsitelty useissa erilaisissa selvityksissä ja asiaa on käsitelty tarkastuslautakunnassa, kunnanhallituksessa sekä -valtuustossa. Tarkastuslautakunta haluaa,että Ehnroosista tehtäisiin oppimisraportti. Tekniset palvelut on kuitenkin kaikessa toiminnassa noudattanut hankintalakia ja kaikki korjaukset on tehty tutkimus- ja korjaussuunnitelmien mukaisesti. Korjaustöiden valvontaan on erityisesti kiinnitetty huomiota. Työn suunnittelussa ja toteutuksessa ei ole tehty virheitä. Tekniset palvelut toteaa tarkastuslautakunnalle, että vuosikorjauksiin ja peruskorjauksiin tulee varata riittävästi resursseja, jotta kiinteistöt voidaan pitää hyvässä kunnossa. Myös tarkastuslautakunta on omassa arvioinnissaan tähän resurssipulaan kiinnittänyt huomiota. Tekniset palvelut noudattaa kaikessa hankinnoissa rakennusalan hyväksyttyjä menetelmiä ja oppaita ja hankintalakia.tekniset palvelut toimii mm. opetushallituksen laatiman oppaan - " Kiinteistön omistajan opas sisäilmaongelmaisten koulurakennusten kunnon tutkimiseen ja korjaushankkeisiin" menetelmien mukaisesti. Oppaan johdannossa todetaan, että opas antaa kiinteistöistä vastaaville henkilöille ohjeita korjaushankkeiden suunnitteluun ja toteutuksen läpivientiin. Se on tarkoitettu koulurakennusten sisäilmasto- ja kosteusvauriokorjauksiin, mutta sitä voidaan soveltuvin osin käyttää myös peruskorjaushankkeissa ja muidenkin kuin koulurakennusten korjaamisessa. Opas on erityisesti tarkoitettu kaupunkien ja kuntien tiloista ja korjaushankkeista vastaaville henkilöille ja kuntokartoitusten, -tarkastusten ja -tutkimusten suorittajille. Koulurakennusten oikea korjaaminen on osoittautunut hyvin vaikeaksi.
Käytännössä korjaukset ovat usein epäonnistuneet ja rakennusta on jouduttu korjaamaan useampaan kertaan. Lopulta, kun ongelmat eivät ole ratkenneet, on purettu muutoin melko kelvollisia rakennuksia, joista oikeilla korjausratkaisuilla olisi saatu toimintakuntoisia. Yleensä purkupäätökset eivät ole olleet teknis-taloudellisesti perusteltuja. Tekniset palvelut on ehdottamasti samoilla linjoilla kun oppaan johdannossa korostetaan. "Koska sisäilmaongelmien korjaaminen on sekä hallinnollisesti että rakennuksen käyttäjienkin kannalta hyvin vaikea prosessi, on ensiarvoisen tärkeää, että ongelmat korjataan kerralla kuntoon." Ruokapalvelujen osalta voidaan edelleen todeta, että laadittu sopimus on laadun ja seurannan suhteen kattava ja perusteellinen. Ruoan laatua seurataan eri viranomaisten taholta sekä ruoan toimittaja tekee myös omavalvontaa. Toimittaja-auditoinnin tavoitteena on laatutavoitteiden toteutumisen seuranta, arviointi ja toiminnan kehittäminen. Toimittaja-auditoinnissa tarkastellaan kaikkien ruokapalvelu sopimukseen kuuluvien kohteiden tilannetta yhteensä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että toiminnan tulokset on dokumentoitu ja luotettavasti arvioitavissa. Palvelun tuottaja on velvollinen esittämään kehityskokouksessa tuloksia selventäviä ja tarkentavia dokumenttejatilaajan niin vaatiessa. Tuloksia verrataan asetettuihin tavoitteisiin ja arvioidaan asteikolla 1 5. Viimeisimmän toimittaja-auditoinnin yhteydessä, joka tehdään kerran vuodessa, ruokapalvelutoimittaja sai lähes täydet pisteet kaikista osa-alueista. Sopimusmääräykset ovat erittäin tiukat ja vaativat. Tekniset palvelut on valmiina esitelemään ruokapalvelujen laatuaseurantaa ja toimintaa myös tarkastuslautakunnalle. Ruokapalvelusopimuksen laadulliset kriteerit ja laatutavoitteiden alittamisesta syntyvät sanktiot ovat myös poikkeuksellisen tiukat. Hankintaosaaminen vaatii hyvää asiantuntemusta substanssista ja koko toimialan haasteellisista hankkinnoista. Teknisten palvelujen henkilöt, jotka laativat hankintoihin liittyviä asiakirjoja, kouluttautuvat vuosittain koulutussuunnitelman ja kehityskeskusteluissa sovittujen asioiden mukaisesti. Vuoden 2013 aikana ei hankintoihin liitttyen tullut yhtään valitusta, joka osoittaa, että asiakirjat ja hankintoihin liittyvät päätösvalmistelut on tehty erinomaisella ammattitaidolla ja pitkällä kokemuksella. Pelkkä hankintaosaaminen ei kuitenkaan riitä vaan pitää ymmärtää sopimustekniikkaa ja sopimusten hallintaa. Tekniset palvelut on omassa riskien arvioinnissa kiinnittänyt erityistä huomiota investointeihin, palvelujen laatuun ja palvelujen järjestämistapaan liittyviin riskeihin. Riskien arviointisuunnitelmassa on nostettu esille sopimus- ja vastuuasiat, julkiset hankinnat, työtehtäviin liittyvät riskit ja vaaratekijät, omaisuuden hallintaan liittyvät riskit lähinnä kiinteistö- ja katuomaisuudessa ja viestintäriskit. Toimialalle on tehty työsuojeluun liittyvä riskiselvitys ja sen pohjalta on laadittu työsuojeluun liittyvien riskien toimintasuunnitelma. Riskienhallinassa on nostettu esille sairauspoissaolot, ikääntyvien työntekijöiden jaksaminen ja henkilöstöriskit. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on ensisijaisen tärkeää. Toimialan johtoryhmä seuraa säännöllisesti sairauspoissaoloja. Työterveyshuollon kanssa tehdään yhteistyötä terveyteen liittyvissä asioissa. Toimialan jokaiselle henkilölle on
annettu mahdollisuus osallistua kehityskeskusteluun esimiehen kanssa. Vuonna 2013 kehityskeskustelussa kävi 87 % henkilöstöstä, jota voidaan pitää erinomaisena tuloksena. Toimialan johtamis- ja viestintäjärjestelmään ovat kuuluneet säännölliset osastokokoukset, esimieskokoukset ja toimialan johtoryhmän kokoukset. Kokousten pääteemoina on ollut hankkeiden ja toiminnan seuranta, henkilöstöasiat, henkilöstön hyvinvointi ja talous. Henkilöstö on ollut vahvasti mukana toiminnan kehittämisessä ja henkilöstö on hyvin motivoitunut omaan työhön ja tulokset ovat olleet myönteisiä. Toimialan riskienarvioinnin mukaan jaksaminen ja työhyvinvointi on hyvässä kunnossa. Toimialan sairauspoissaolot ovat valitettavasti lisääntyneet kertomusvuonna niin teknisellä toimialalla kuten myös koko kunnan tasolla. Tuki- ja liikuntaelinsairaudet ovat kasvaneet rajusti. Useita henkilöitä on ollut erilaisten leikkausten takia poissa. Pitkiä sairauspoissaoloja on kertynyt toimialalla runsaasti. Tähän tekniset palvelut on kiinnittänyt huomiota omassa toimintasuunnitelmassa. Teknisten palvelujen esimiehet ovat olleet mukana pilottihankkeessa, jossa päätarkoituksena on kiinnittää ajoissa huomiota eri ongelmakohtiin ja ennalta ehkäisevään toimintaan. Työnjohdollisilla keinoilla on varsin hankalaa vaikuttaa tuki- ja liikuntaelin sairauksiin, koska usein tuki- ja liikuntaelinsairaudet syntyvät kymmenien vuosien kuluessa. Työntekijöiden omat elintavat ja liikuntatottumukset vaikuttavat ratkaisevasti oman terveyteen. Teknisten palvelujen koulutusten kirjaamisessa on ollut selvää puutetta, joka on vääristänyt koulutustilastoja. Tähän asiaan on kiinnitetty myös huomiota. (Valmistelija / lisätietoja: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta antaa kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle edellä olevan vastauksen tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen. Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen.