Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella (K380) Raportti

Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella (K380) Raportti Jaana Larimo Neuroalojen ja kuntoutuksen vastuualue Elina Niemelä Tietohallinto Tampereen yliopistollinen sairaala Tampere 2016

1 TIIVISTELMÄ Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut toteutetaan kuntien kanssa yhteisesti sovitun porrastetun käytännön mukaisesti. Perusterveydenhuolto vastaa perusapuvälineistä hankintoineen, erikoissairaanhoito erityistä asiantuntemusta vaativista apuvälinepalveluista hankintoineen. Valtakunnallisesti on siirrytty yksittäisiä sairaanhoitopiirejä lukuun ottamatta porrastetusta apuvälinepalvelumallista alueelliseen keskitettyyn apuvälinepalvelumalliin, jonka perustana on hajautettu lähipalvelu, yhteiset apuvälineiden luovutusperusteet, yhteiset apuvälinekilpailutukset, yhteinen apuvälinetietojärjestelmä ja yhteinen apuvälinebudjetti. Vuonna 2014 Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä tehtiin selvitys apuvälinepalvelumallin toimivuudesta ja kustannuksista. Selvityksessä ilmeni muun muassa, että jäsenkunnissa on käytössä neljä erilaista tietojärjestelmää, tietojärjestelmät eivät ole yhteydessä toisiinsa. Tästä syystä apuvälineiden seuranta- ja huoltovastuun tiedot eivät siirry kuntien välillä. Lisäksi apuvälineiden kierrätettävyys rajoittuu vain oman kunnan alueelle. Selvityksen pohjalta toteutettiin keväällä 2016 projekti (K380), jonka tarkoitus oli keskitetyn, kustannustehokkaan ja laadukkaan apuvälinepalvelumallin suunnittelu Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelle yhteistyössä perusterveydenhuollon kanssa sekä valtakunnallisen ja erityisvastuualuetasoisen apuvälinepalvelumallin yhtenäistäminen. Alueellisen apuvälinepalvelumallin pohjaksi kerättiin tietoa muiden sairaanhoitopiirien toimintamalleista haastattelemalla seitsemän eri sairaanhoitopiirin apuvälinekeskuksen vastaavaa toimihenkilöä. Haastatteluista kerättiin apuvälinekeskusten perustamiseen ja nykykäytäntöihin liittyvää tietoa, jota käytettiin hyväksi suunnitelman tekemisessä. Toiseksi projektissa tehtiin selvitystä yhteisen tietojärjestelmän käyttötarpeista yhteistyössä pilottikuntien (Jämsä, Kangasala, Lempäälä, Nokia ja Tampere) kanssa. Projekti tuotti tehtyjen selvitysten pohjalta suunnitelman Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelliseksi apuvälinepalvelumalliksi. Lisäksi tuloksena oli suunnitelma yhteisen tietojärjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta sekä niihin liittyvistä kustannuksista. Apuvälinekeskuksen toimintasuunnitelma perustuu toiminnan kannalta järkevimmän vaihtoehdon esittämiseen, koska haastattelujen ja tiedusteluiden avulla saadut talousluvut olivat vaikeasti tulkittavia ja niiden vertailtavuus on mahdotonta. Tietojärjestelmäselvitys tuotti karkean tason tekniset muutokset ja ratkaisujen valinnan yhteisen tietojärjestelmän käyttöön siirryttäessä sekä näistä muodostuvat kertakustannukset ja jatkuvat kustannukset. Alueellisen apuvälinekeskuksen kautta voidaan seurata, ohjata ja kehittää apuvälinepalveluihin liittyviä prosesseja sekä kontrolloida apuvälineisiin ja palveluprosesseihin liittyviä suoria ja epäsuoria kustannuksia. Apuvälinehankintojen keskittämisellä, alueellisen apuvälinepalvelun rationalisoinnilla sekä yhteisen apuvälinepalveluun soveltuvan tietojärjestelmän hankkimisella voidaan apuvälinepalveluissa työskentelevien henkilöiden työresurssit kohdentaa aiempaa paremmin varsinaiseen, jatkuvasti lisääntyvään asiakastyöhön. Uusi apuvälinepalvelumalli yhtenäistää ja tasalaatuistaa apuvälinepalvelua. Uuden toimintamallin avulla pystytään saavuttamaan sekä toiminnallisia että taloudellisia hyötyjä.

SISÄLLYSLUETTELO 2 1. PROJEKTIN TARKOITUS, TAVOITTEET JA RAJAAMINEN... 3 2. NYKYINEN APUVÄLINEPALVELUMALLI PIRKANMAAN SAIRAANHOITOPIIRISSÄ... 3 3. ERI SAIRAANHOITOPIIRIEN APUVÄLINEPALVELUMALLIT SUUNNITTELUN POHJANA... 4 3.1 Apuvälineiden omistajuus... 5 3.2 Apuvälinekeskusten rahoituspohja ja tietojärjestelmä... 5 4. ICT SELVITYS... 6 4.1 ICT-selvityksen tavoitteet ja rajaus... 6 4.2 ICT-selvityksen eteneminen... 7 4.3 ICT-selvitysprojektin tulokset... 7 4.4 Esitykset ICT-selvityksen jatkotoimenpiteiksi... 9 5. SUUNNITELMA ALUEELLISEKSI APUVÄLINEPALVELUMALLIKSI... 10 5.1. Alueellisen apuvälinepalvelumallin käyttöönottosuunnitelma... 11 7. YHTEENVETO... 15 LÄHTEET... 16 LIITTEET... 17 Liite 1. Projektisuunnitelma... 17 Liite 2. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöiden näkemyksiä nykyisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta, kustannuksista ja kehittämistarpeista... 24 Liite 3. Alueellisten apuvälinekeskusten perustamiseen liittyvä taulukko... 43 Liite 4. ICT- Selvitys... 44 Liite 5. Apuvälinepalveluprosessi... 51 Liite 6. Projektin aikataulu... 53

1. Projektin tarkoitus, tavoitteet ja rajaaminen 3 Projektin (K380) tarkoitus oli viedä eteenpäin keskitetyn, kustannustehokkaan ja laadukkaan apuvälinepalvelumallin suunnittelua Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelle yhteistyössä perusterveydenhuollon kanssa sekä valtakunnallisen ja erityisvastuualuetasoisen apuvälinepalvelumallin yhtenäistäminen. Projektisuunnitelma liitteenä (Liite 1) Projektin tavoitteena oli keskitetyn, alueellisen apuvälinemallin toteutuksen suunnittelu Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä. Projektin osatavoitteet olivat: 1) alueellisen apuvälinemallin toteutusmallin määrittäminen 2) alueellisen apuvälinepalvelumallin kustannusten selvittäminen 3) nykyisten tietojärjestelmien tekninen selvitys ja tietojärjestelmien vaihdosta aiheutuva kustannusarvio 4) tila- ja henkilöstöratkaisut 5) apuvälineiden omistuspohjan määrittely 6) logistiikkapalvelujen mahdollisuuksien selvitys 7) huoltopalvelujen toteutus Projektin tavoitteena oli suunnitella toteuttamismalli yhteisen apuvälinerekisterin (Effector) laajentamiseksi koko sairaanhoitopiirin alueelle. Yhteisen apuvälinerekisterin käyttöönoton tavoitteena on alkuvuosi 2017. Tietojärjestelmäkartoitus tehtiin tietohallinnon organisoimana. Projektin tavoitteena oli myös kartoittaa alueellisen huoltopalvelun sekä logistiikan kustannuksia ja mahdollisuuksia osana alueellista apuvälinepalvelumallia. Projektin osatavoitteita työstettiin yhdessä projektiryhmän kanssa, joka koostui apuvälinepalveluiden asiantuntijoista. Projektin aikana ei ollut tarkoitus käynnistää uutta apuvälinetoimintaa, vaan tehdä suunnitelma sen toteuttamiseksi. Projektin taustalla oli selvitys Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä vuonna 2014 toteutetusta sairaanhoitopiirin apuvälinepalvelumallin toimivuudesta ja kustannuksista. Tässä projektissa hyödynnetään kyseisen kehittämishankkeen tuloksia. (Katso liite 2) 2. Nykyinen apuvälinepalvelumalli Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä Tällä hetkellä apuvälinepalveluiden järjestäminen on pääosin kuntien ja kuntayhtymien terveydenhuollon vastuulla. Apuvälinepalveluiden taustalla on useita lakeja (terveydenhuoltolaki, kansanterveyslaki, erikoissairaanhoitolaki), jotka säätävät niiden järjestämistä. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella 1363/2011 säädetään tarkemmin lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta ja apuvälineen tarpeen arvioinnista. Lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut ovat osa potilaan muuta kuntoutusta ja hoitoa. Valtakunnallisesti on siirrytty yksittäisiä sairaanhoitopiirejä lukuun ottamatta porrastetusta apuvälinepalvelumallista alueelliseen keskitettyyn apuvälinepalvelumalliin (Kuva 1.), jonka perustana on hajautettu asiakaspalvelu, yhteiset apuvälineiden luovutusperusteet, yhteiset apuvälinekilpailutukset, yhteinen apuvälinetietojärjestelmä ja yhteinen apuvälinebudjetti. Apuvälinekeskusten toimintaa ohjaa sairaanhoitopiireittäin määritellyt luovutusperusteet.

4 Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut toteutetaan kuntien kanssa yhteisesti sovitun porrastuksen mukaisesti (Kuva 2). Perusterveydenhuolto vastaa perusapuvälineistä hankintoineen, erikoissairaanhoito erityistä asiantuntemusta vaativista apuvälinepalveluista hankintoineen. Jokainen kunta omistaa omat apuvälineensä, joten apuvälineiden lainaus ja kierrätettävyys rajoittuu vain oman kunnan alueelle. Kuva 1. Apuvälinepalveluiden toimintamallit sairaanhoitopiireittäin (Kartan pohja: Suomen Kuntaliitto 2014c.) Kuva 2. Tays:n erityisvastuualueen apuvälinepalveluiden toimintamallit ja väestömäärä 3. Eri sairaanhoitopiirien apuvälinepalvelumallit suunnittelun pohjana Apuvälinekeskusten perustamista, rahoituspohjaa, yhteisen tietojärjestelmän omistajuutta sekä kustannusten kattavuutta kartoitettiin seitsemän apuvälinekeskuksen osalta haastattelemalla sekä sähköpostitse. (Liite 3). Kartoituksessa mukana olevat sairaanhoitopiirit ovat Tays:n erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (EPSHP), Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri (KHSHP) ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä (PHSOTEY) sekä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP), Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP), Pohjois-Suomen sairaanhoitopiiri (PSSHP) ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP). Erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien lisäksi Varsinais-Suomen ja Keski- Suomen sairaanhoitopiirit kuuluvat Tays:n selkäydinvammakeskuksen alueeseen, kuten myös Pohjois-Savon sairaanhoitopiirikin osittain. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri poikkeaa muista apuvälinekeskuksista haastavan aluekokonsa puolesta. Kanta- Hämeen sairaanhoitopiirin apuvälinekeskus on muista keskuksista poiketen liikelaitos.

5 3.1 Apuvälineiden omistajuus Apuvälinepalveluiden toimintamallin muuttuessa porrastetusta keskitetyksi malliksi, luovuttivat eri sairaanhoitopiirien apuvälinekeskusten jäsenkunnat apuvälineensä vastikkeetta apuvälinekeskuksen omaisuudeksi. Poikkeuspäätös vanhojen apuvälineiden omistajuudessa tehtiin kahdessa sairaanhoitopiirissä. VSSHP:ssä vanhat apuvälineet jäivät kuntien omaisuudeksi, mutta niitä kierrätettiin apuvälinekeskuksen kautta jäsenkunnissa. EPSHP:ssä määriteltiin yhden neuvotteluissa mukana olleen kunnan toimesta vanhoille apuvälineille lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinehankintojen perusteella kuntakohtainen varastoarvo ja tämän arvon perusteella apuvälineistä maksettiin kuntiin luovutusmaksu. PHSOTEY:n alueella apuvälineet siirtyivät apuvälinekeskuksen omaisuudeksi vastikkeetta, mutta jäsenkunnilta ei peritty lainausmaksua apuvälinekeskuksen ensimmäisen toimintavuoden aikana. Vanhojen apuvälineiden omistajuuden myötä siirtyi myös niiden huoltovastuu sekä vuosi- ja määräaikaishuoltovastuu apuvälinekeskukseen. 3.2 Apuvälinekeskusten rahoituspohja ja tietojärjestelmä Alueellisten apuvälinekeskusten toiminnan rahoittaminen on ratkaistu kaikissa kartoituksessa mukana olevissa sairaanhoitopiireissä eri tavoin. VSSHP:ssä peritään jäsenkunnilta erityisvelvoitemaksuun lisättävä lisämaksu, joka kattaa kunnan perusterveydenhuollon sekä erityissairaanhoidon apuvälinepalvelut. Kaikki sairaanhoitopiirin alueen kunnat eivät kuulu apuvälinekeskukseen, mutta ostavat apuvälinekeskukselta erityissairaanhoidon apuvälinepalvelut. Apuvälinekeskuksen työstä ja logistiikasta aiheutuvat kulut laskutetaan jäsenkunnilta. PSSHP alueella on tehty apuvälinekeskuksen kartoitus ja toimintasuunnitelma, toiminnan käynnistymisen edellytyksenä on kaikkien kuntien liittyminen. Apuvälinepalvelut rahoitettaisiin jäsenmaksulla, joka kattaisi apuvälinehankinnat ja lainaustoiminnan. Sama rahoitusmalli on käytössä EPSHP:n apuvälinekeskuksessa, jossa jäsenmaksu muodostuu perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon jäsenmaksusta. Apuvälinekeskuksen työntekijän työstä aiheutuvia kuluja ei laskuteta jäsenkunnilta, erityisalojen apuvälinepalvelusta laskutetaan kuntaa työn osalta. KSSHP:n apuvälinekeskuksen rahoituspohja koostuu käynti- ja lainamaksusta. Lainamaksu eli vuokra laskutetaan jäsenkunnilta kuukausittain. Apuvälineet on jaettu apuvälineluokituksen perusteella kuuteen eri hintaluokkaan. Kaikki sairaanhoitopiirin kunnat kuuluvat apuvälinekeskukseen, mutta alueella ei ole käytössä yhtenäistä tietojärjestelmää. KHSHP:n apuvälinekeskus on liikelaitos. Sen rahoituspohja katetaan kuukausittaisella suoritepohjaisella laskutuksella (apuvälineen prosenttihinta ja erikoissairaanhoidon huoltokulut). Omaksi hankittavat apuvälineet laskutetaan suoralaskutuksena. Osa apuvälineiden huolloista on porrastettu alueittain kuntiin ja nämä alueet laskuttavat huolloista apuvälinekeskusta. Apuvälinekeskukseen kuuluu myös sosiaalitoimen apuvälineet huoltovastuineen. PHSOTEY:n apuvälinekeskus luokittelee apuvälineet hintaluokkiin (1-5) ja laskuttaa jäsenkuntiaan kerta/lainausmaksun lisäksi suoritusperusteisella maksulla. Kalliit, investointivaroilla hankitut apuvälineet laskutetaan tasearvolla ja edulliset, käyttömenoista

6 hankittavat apuvälineet siirtyvät veloituksetta. Kaikki kunnat eivät toistaiseksi kuulu apuvälinekeskukseen. PPSHP:n Apuvälinekeskus muodostuu kunnista ja kuntaliitoksista, jotka ovat logistisesti riittävän lähellä toisiaan. Apuvälinekeskuksen toiminta rahoitetaan kuukausittain laskutettavalla käyttömaksulla ( vuokralla ) sekä työstä aiheutuvalla palvelumaksulla. Kaikkien sairaanhoitopiirien apuvälinekeskuksissa oli käytössä Polycon Oy:n Effectorohjelma. Sairaanhoitopiirit omistavat Effector-lisenssin ja ohjelman käytöstä aiheutuvat kulut (ylläpito ja toiminnan vaatimat laajennukset) on kaikissa apuvälinekeskuksissa laskettu kunnilta perittäviin jäsenmaksuun sisältyväksi. Effector-ohjelmaa käyttävää apuvälinekeskukseen kuulumatonta kuntaa laskutetaan erikseen kuukausittain tai vuosittain (alueesta riippuen). PSSHP:lla on ottanut tietojärjestelmää hankittaessa käyttöönsä Effectorin alueellisen lisenssin, vaikka apuvälinepalveluita ei vielä ole keskitetty apuvälinekeskukseen. Effector-ohjelmassa ei kuitenkaan ole käytössä kuntien välistä näkyvyyttä 4. ICT SELVITYS 4.1 ICT-selvityksen tavoitteet ja rajaus Tavoitteita olivat (Liite 4.) 1. Teknisen selvityksen tekeminen PSHP:n nykyisen Effectorin laajentamisesta alueelliseksi 2. Kustannusarvion tekeminen kertaluontoisista käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista 3. Kustannusarvion tekeminen tulevaan ylläpitoon liittyvistä jatkuvista kustannuksista ICT-projektissa ei selvitetty kuntien tarvitsemia integraatioratkaisuja ja niiden kustannuksia. Integraatioiden selvittäminen ei ollut mahdollista projektin määräajan puitteissa, koska se olisi vaatinut rajapintojen määrittelyä ja kuntien vahvaa sitoutumista määrittelytyöhön. Projektissa tiedusteltiin Effectoria toimittavalta Polycon Oy:ltä valmiita rajapintoja alueella käytössä oleviin potilastietojärjestelmiin (Pegasos, Effica ja Mediatri). Valmis rajapinta apuvälinetietojen siirtämiseksi kunnan potilastietojärjestelmään löytyy ainoastaan Mediatri-järjestelmälle. Selvityksen lähtökohtana oli, että ensimmäisessä vaiheessa alueellisen Effectorin käytössä järjestelmä otetaan kaikkiin kuntiin käyttöön ilman integraatioita. Integraatioiden kustannukset ovat yleensä merkittävä osa ICT-kustannuksia. Selvityksen aikana tavattiin Lempäälän, Tampereen, Kangasalan, Nokian ja Jämsän apuvälineasiantuntijoita. Näissä keskusteluissa kävi ilmi, että kuntien integraatiotarpeet ja lähtökohdat voivat poiketa merkittävästi toisistaan. Yhteistä kunnille kuitenkin oli, että yhtä lukuun ottamatta kaikki näkivät tulevaksi integraatiotarpeeksi apuvälinetietojen siirtymisen kunnan potilastietojärjestelmään. ICT-projektissa ei selvitetty tarkasti kuntien nykyisten apuvälinetietojen sähköistä siirtämistä käytössä olevasta potilastietojärjestelmästä Effectoriin. Kuntien nykyisten apuvälinetietojen ajantasaisuus, määrä ja tietojen taso vaihtelevat kunnittain eikä Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä ollut mahdollisuutta edustaa kuntia heidän potilastietojärjes-

7 telmä-toimittajiensa kanssa. Selvityksen aikana Polyconilta tiedusteltiin yleisluontoisesti apuvälinetietojen sähköistä siirtomahdollisuutta Effectoriin. Polyconilla on valmiina ohjelmat tietojen poimimiseksi Effican ja Pegasoksen tietokannoista. Kuntien on mahdollista poimia työkalulla tiedot, mikäli heillä on pääsy omaan potilastietojärjestelmänsä tietokantaan. Siirto vaatii kunnilta myös konversiotaulukoiden muodostamista. Mediatria käyttävien kuntien on tilattava mahdollinen poimintatyö Mediconsultilta. ICT-selvityksen tuloksena saatiin välittömät Effectoriin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisiin palvelutuottajiin liittyvät välittömät kustannukset. Projektin kustannukset eivät sisällä kunnille omien palvelutuottajiensa (mm. potilastietojärjestelmän toimittaja) kautta muodostuvia kustannuksia. 4.2 ICT-selvityksen eteneminen ICT-selvitys eteni tavoitteiden selvittyä pilottikuntien tapaamisiin. Niissä kartoitettiin tietojärjestelmän tulevia käyttötarpeita ja käytön laajuutta. Toisessa vaiheessa kartoitettiin tarvittavia ICT-inframuutoksia ja kuntien mahdollisuutta kirjautua yhteiseen Effectorjärjestelmään. Keskustelua käytiin PSHP:n Tietohallinnon, Fujitsun ja Polyconin asiantuntijoiden kesken. Aluksi kartoitettiin kolme vaihtoehtoa: 1.) Palvelun tarjoaminen VPN-putkessa 2.) Palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa 3.) Citrix-käyttö Vaihtoehdoista selvitettiin haittoja ja hyötyjä ja selvityksen tuloksena päädyttiin palvelun tarjoamiseen julkisessa verkossa. Valitun vaihtoehdon toivotaan tuovan mahdollisimman vähän ylläpitotyötä, lisäksi siinä on huomioitu loppukäyttäjien käyttötarve. Kolmannessa vaiheessa tilattiin PSHP:n ICT-infrapalveluiden toimittajalta Fujitsulta tarkempi tekninen kuvaus ja työmääräarvio palvelun tarjoamisesta julkisessa verkossa. Palvelun toteuttaminen vaatii ICT-inframuutoksia nykyiseen PSHP:n Effectorratkaisuun, mm. palvelin tulee siirtää sisäverkosta ulkoverkkoon. Palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa vaatii myös Effector-järjestelmässä Secure Data Streaming ratkaisun käyttöönottoa, jotta tieto kulkee salattuna https-protokollaa käyttäen. Lisäksi tarvitaan ratkaisu VRK-kortilla ja salasanalla/pin-koodilla kirjautumiseen. Neljännessä vaiheessa Polyconilta pyydettiin tarkempi kustannusarvio kuntien käyttötarpeeseen, valittuun julkisessa verkossa tarjottavaan palveluun ja laajaan käyttöönottoprojektiin perustuen. Näiden vaiheiden aikana käytiin lisäksi keskustelua alueellisen Effector-käytön organisoinnista. Siitä ei kuitenkaan syntynyt yhteistä näkemystä. Alueellinen Effector-käyttö tulee vaatimaan nykyistä TAYS:n käyttöä huomattavasti laajemman pääkäyttäjyyden. Toiminnan organisointi tulee suunnitella ja siinä tulee huomioida Effector-toimittajan sopimukseen tulevat rajoitetut oikeudet yhteydenottoihin Polyconin tukipalveluihin. 4.3 ICT-selvitysprojektin tulokset Lopputuloksena ICT-selvityksestä saatiin karkean tason tekniset muutokset ja ratkaisujen valinta alueelliseen käyttöön siirryttäessä sekä näistä muodostuvat kertakustannukset ja jatkuvat kustannukset. ICT-selvityksen dokumenttien säilytyspaikka on tietoturvasyistä PSHP:n tietohallinnossa.

8 Tekninen ratkaisu: 1. Effector-palvelimen siirto ulkoverkkoon, Effector tarjotaan kunnille julkisessa verkossa 2. IIS-palvelimen käyttöönotto 3. Palvelun kahdennus jaetulla klusterilla, jotta kunnille voidaan tarjota palvelua ympärivuorokauden. Ratkaisu perustuu palvelutasoon, joka PSHP:lla on nykyisessä Effectorissa. 4. Hankittavat Effector lisenssit, moduulit ja toiminnot Lisenssin alueellinen laajennus Moniorganisaatiotuki Alueellinen apuvälinekeskus-tuki Välitason ylläpitäjät ominaisuus Järjestelmän sisäinen sähköposti Työmääräystoimintojen laajennukset Secure Data Streaming ratkaisu Lomaketyöt Lisäominaisuudet luokitukseen liittyen Vapaan valinnan osio Käyttöönoton kertakustannukset esitetty taulukossa 1. Suorite Yksikköhinta Määrä Hinta Fujitsu Toteutuksen suunnittelu 3 htp, a 1200 /htp 3 600,00 1 3 600,00 Kuorman jako, tietoliikenne, nimipalvelut Toteutus 13 htp, a 1200 /htp 15 600,00 1 15 600,00 Kuormanjako, tietoliikenne, palomuuriavaukset 2,5 htp NAS-jako 0,5 htp Sertifikaatit ja nimipalvelut 1 htp Taustapalvelun palvelimen siirto eri verkkoon 3 htp Testaus 2 htp Koordinointi 4 htp POLYCON Lisenssin laajennus alueelliseksi 48 705,00 1 48 705,00 Moniorganisaatiotuki 7 280,00 1 7 280,00 Alueellinen apuvälinekeskus -tuki 16 280,00 1 16 280,00 Välitason ylläpitäjät -ominaisuus 2 200,00 1 2 200,00 Järjestelmän sisäinen sähköposti 2 560,00 1 2 560,00 Työmääräystoimintojen laajennukset 3 200,00 1 3 200,00 Secure Data Streaming 18 200,00 1 18 200,00 Lomaketyöt 2 040,00 1 2 040,00 Lisäominaisuudet luokitukseen liittyvänä 4 000,00 1 4 000,00 Vapaan valinnan osio 2 000,00 1 2 000,00 Asiakaskäynnit paikanpäällä 5 kpl 7 100,00 1 7 100,00 Polyconin projektipäällikkötyö (15 htp) 15 300,00 1 15 300,00 Apuvälinetietojen vastaanotto nykyisistä järjestelmistä (Arvio laskettu niin, että siirretään 15 eri ympäristöstä, a 4080 /ympäristö) 61 200,00 1 61 200,00 PSHP Projektinhallinta 40 000,00 1 40 000,00 KÄYTTÖÖNOTTO YHTEENSÄ 249 265,00 Taulukko 1. Käyttöönoton kertakustannukset 7000

9 Jatkuvan palvelun kustannukset esitetty taulukossa 2. Suorite Yksikköhinta /kk Määrä Hinta /kk Fujitsu Taustapalvelun palvelin 903,00 1 903,00 Jaettu tietokantainstanssi 450,00 1 450,00 IIS-palvelimet (2 kpl yhteensä) 850,00 1 850,00 Kuormanjako 400,00 1 400,00 NAS-levy 10,00 1 10,00 Domain ja sertifikaatti 33,33 1 33,33 Järjestelmävastaavan tehtävät 1 htp, a 1200 /htp 1200,00 1 1 200,00 Yllläpitotyö (versiopäivitykset jne.) PSHP Pääkäyttäjän työ (60 /h. Laskettu 150h/kk) 9 000,00 1 9 000,00 POLYCON Järjestelmätoimittajan veloittama ylläpitomaksu: PSHP:n nykyinen ylläpitomaksu 3 083,33 1 3 083,33 Alueellinen laajennus 730,58 1 730,58 Moniorganisaatiotuki 109,20 1 109,20 Alueellinen apuvälinekeskus -tuki 244,20 1 244,20 Välitason ylläpitäjät -ominaisuus 33,00 1 33,00 Järjestelmän sisäinen sähköposti 38,40 1 38,40 Työmääräystoimintojen laajennukset 48,00 1 48,00 Scure Data Streaming 273,00 1 273,00 Lomaketyöt (arvio) 30,00 1 30,00 Lisäominaisuudet luokitukseen liittyvänä 60,00 1 60,00 Vapaan valinnan osio 30,00 1 30,00 YLLÄPITOMAKSU YHTEENSÄ /KK 17 526,04 YLLÄPITOMAKSU YHTEENSÄ /vuosi 210 312,50 Taulukko 2. Jatkuvan palvelun kustannukset 4.4 Esitykset ICT-selvityksen jatkotoimenpiteiksi Mikäli alueen kunnat lähtevät kokonaisselvityksen perusteella alueelliseen apuvälinemalliin ja ottavat käyttöön yhteisen Effector-ohjelman, tulee tehdä lisäselvityksiä ja päätöksiä erityisesti seuraavista asioista: Käyttöönottoprojektin suunnittelu Koulutuksen suunnittelu Kuntien nykyisten apuvälinetietojen siirto yhteiseen Effector-ohjelmaan Tietojärjestelmän ja yhteisen toiminnan organisointi ja tukipalvelumalli Yhteisten ja kuntien omien alueiden määrittely (käyttöönoton 2. vaihe) Testiympäristön käytettävyydessä on ollut haasteita nykyisessä toiminnassa. Alueellisessa käytössä testiympäristön on oltava ajan tasalla ja käytettävissä, jotta mm. tulevat versiopäivitykset voidaan toteuttaa suunnitelmallisesti ja hallitusti Jotta tilastoja ja raportteja voidaan toteuttaa yhteisestä järjestelmästä vertailukelpoisesti ja käytettävästi, tulee apuvälineiden kirjauskäytännöistä sopia ja niitä valvoa Jos apuvälineitä kierrätetään kuntien kesken, tulee sopia apuvälineiden identifioimisesta yhteiseen tietojärjestelmään

10 5. SUUNNITELMA ALUEELLISEKSI APUVÄLINEPALVELUMALLIKSI Nykyisen porrastetun toimintamallin palveluissa on epäkohtia niin apuvälinepalveluita käyttävän asiakkaan kuin palveluita tuottavan kunnan kannalta. Erilaiset toimintakäytännöt aiheuttavat tehottomuutta ja töiden päällekkäisyyttä. Ne asettavat asiakkaat myös epätasa-arvoiseen asemaan. Apuvälinepalveluista aiheutuvia kustannuksia on vaikea erottaa kunnan tai sairaanhoitopiirin muista kuluista. Tästä syystä ei tiedetä PSHP:n alueen apuvälinetoiminnasta aiheutuvia tarkkoja kuluja. Apuvälineyksiköissä terapeuttien/ apuvälineasiantuntijoiden työpanosta käytetään usein muuhun kuin heidän varsinaiseen ydinosaamiseensa. Työresurssien oikeanlaisella kohdistamisella ja apuvälinepalveluiden tukiprosessien (esim. hankinnat, logistiikka) keskittämisellä ja kehittämisellä voidaan vähentää päällekkäistä työtä ja saada aikaan kustannussäästöjä. Sairaanhoitopiirin alueen yhtenäisellä tietojärjestelmällä ja yhteisesti omistettujen apuvälineiden avulla voidaan tehostaa apuvälineiden käyttöä ja kierrätystä. Apuvälineen käyttöikää voidaan merkittävästi nostaa suunnitelmallisella huoltotoiminnalla ja vaativampien huoltojen keskittämisellä. Apuvälinepalveluita toteuttavan organisaation tulee olla sellainen, jonka avulla voidaan tulevaisuudessa ohjata, seurata ja kehittää apuvälinepalveluun liittyviä prosesseja sekä kontrolloida apuvälineisiin ja palveluprosesseihin liittyviä suoria ja epäsuoria kustannuksia. Apuvälinepalveluihin erikoistunut organisaatio on pitkällä aikavälillä ainoa konkreettinen keino vaikuttaa nykyisen porrastetun apuvälinepalvelumallin epäkohtiin ja samalla varautua apuvälineiden tarpeen kasvusta ja välineistön teknistymisestä johtuvaan kustannusten kasvuun. Apuvälineprosessi on usein monitahoinen ja edellyttää monen eri toimijan yhteistyötä. (Liite 5). Kuvassa 3. on esitetty apuvälineprosessin vaiheet. Apuvälineprosessiin liittyy sisällöltään toisistaan poikkeavia vaiheita. Apuvälineprosessia tarkastellaan usein asiakaslähtöisyyden näkökulmasta, mutta prosessin tehostamisella on myös taloudellisia vaikutuksia. Porrastetussa apuvälinepalvelumallissa jokainen kunta hoitaa apuvälineprosessin jokaista vaihetta itse. Keskitetyssä apuvälinepalvelumallissa apuvälineprosessin tietyt vaiheet ja niihin liittyvä osaaminen voidaan keskittää. Kuva 3. Apuvälinepalveluprosessi

11 Apuvälinetoiminnan lähtökohtana on, että asiakas saa tarvitsemansa perusapuvälinepalvelut lähipalveluna ja erityistä osaamista vaativat apuvälinepalvelut sekä tarvittavat tukipalvelut perustettavasta apuvälinekeskuksesta. Apuvälinekeskus koostuu erikoissairaanhoidon apuvälineyksikön lisäksi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kunnista (23 kuntaa). Apuvälinekeskus tuottaa alueelliset apuvälinepalvelut yhteisestä budjetista. Apuvälinetoimintaa ohjaa sairaanhoitopiirin luovutusperusteet. Apuvälineiden omistajuus ja huollon organisointivastuu on apuvälinekeskuksessa. Yhteisenä käytössä olevana tietojärjestelmänä on Effector. Hankinta ja kilpailutus tehdään apuvälinkeskuksessa, samoin logistiikan organisointi. (katso kuva 4.) Kuva 4. Alueellinen apuvälinekeskus 5.1. Alueellisen apuvälinepalvelumallin käyttöönottosuunnitelma Apuvälinekeskuksen toiminnan aloittaminen edellyttää organisaation tarkempaa suunnittelua. Apuvälinekeskuksen perustaminen edellyttää johtamisen uudelleen organisointia, yhteistä tietojärjestelmää sekä yhteisiä apuvälineitä. Apuvälineorganisaation ja sen apuvälinepalveluiden tuottamiseen liittyvät keskeiset ja välttämättömät investoinnit liittyvät yhtenäiseen tietojärjestelmään ja apuvälinetiloihin. Yhteisen tietojärjestelmän käyttö on keskeisessä roolissa apuvälineorganisaation suunnittelussa. Apuvälinekeskuksen perustaminen ja apuvälinetoiminnan muuttaminen ei ole mahdollista ilman toimivaa tietojärjestelmää. Taulukossa 3. on määritelty tietojärjestelmän käyttöön liittyvät keskeiset kohdat apuvälinekeskuksen näkökulmasta. Taulukko 3. Tietojärjestelmä apuvälinekeskuksessa

12 Lähtökohtana apuvälinekeskuksen perustamisessa on apuvälineiden omistajuuden siirtäminen vastikkeetta yhteiseen omistukseen. Näin apuvälineet saadaan tehokkaampaan käyttöön ja tuotevalikoima laajemmaksi. Omistajuuteen liittyvä huoltovastuu siirtyy myös apuvälinekeskukselle. Teknologia lisääntyy ja apuvälineet kehittyvät sen myötä. Oikea-aikaisella huolto- ja korjauspalvelulla sekä vaativan apuvälinehuollon keskittämisellä varmistettaan apuvälineiden pidempi käyttöikä sekä parempi kierrätettävyys. Apuvälineiden hankintapäätökset tehdään alueellisen luovutusperusteiden mukaisesti asiakkaan hoitovastuun mukaisessa terveydenhuollon yksikössä. Asiakkaalle uutena hankittavan kierrätettävän apuvälineen luovutuspäätös tehdään asiakkaan omassa kunnassa kuten myös omaksi hankittavien apuvälineiden luovutuspäätös. Erityistä osaamista vaativien sekä lasten apuvälineiden luovutuspäätökset tehdään apuvälinekeskuksessa. Katso taulukko 4. Epäselvät tai linjausta vaativat apuvälinepäätökset tehdään tarvittaessa apuvälinekeskuksessa. Hankinta tehdään keskitetysti apuvälinekeskuksen toimesta pääsääntöisesti yhteisen kilpailutuksen perusteella valittuja tuotteita hyödyntäen. Hankinnan keskittämisellä poistetaan päällekkäistä työtä ja saavutetaan määrä- ja laatuetuja. Taulukko 4. Päätöksenteko apuvälinekeskuksessa Apuvälineiden luovutus tehdään asiakkaan hoitovastuun mukaisesti joko lähipalveluna oman kunnan apuvälineyksikössä tai apuvälinekeskuksessa. Apuvälineiden luovutusperusteet ohjaavat luovutuspäätöksen tekemistä. Lähipalveluna tuotettavat apuvälinepalvelut koskevat lähinnä apuvälineitä, joiden sovitus ei vaadi erityisosaamista ja

13 apuvälineitä, joita lainataan määrällisesti paljon. Lähipisteessä sijaitsee pieni perusapuvälineiden varasto, varastoa täydennetään apuvälinekeskukseen keskitetystä varastosta tarvittaessa. Apuvälinekeskus tuottaa lasten apuvälinepalvelut sekä erityistason ja laajaa teknologista osaamista vaativien asiakasryhmien apuvälinepalvelut. Toimintoja keskittämällä varmistetaan toiminnan laatu ja osaaminen. Lainauspäätöksiä ohjaa luovutusperusteet. Vakuutusyhtiöasiakkaiden apuvälinepalveluiden keskittäminen apuvälinekeskukseen varmistaa riittävän osaamisen ja mahdollistaa asiakkaan apuvälinepalveluiden kokonaiskuvan muodostamisen. Vakuutusyhtiöiden asiakkaat ovat myös usein henkilöitä, jotka tarvitsevat erityistä osaamista vaativia apuvälineitä. Apuvälinepalveluiden työnjako on esitettynä taulukossa 5. Taulukko 5. Apuvälinepalvelut apuvälinekeskuksessa Logistiikan organisointi (kuljetus, varastointi) tapahtuu apuvälinekeskuksessa. Apuvälineiden jakelun yhdistäminen sairaanhoitopiirin alueella olemassa oleviin kuljetusreitteihin vähentää varastotilatarvetta sekä logistiikkakustannuksia. Varastojen osalta käytössä on aktiivi- ja passiivivaraston lisäksi kilpailutuksen perusteella valitut suoratoimitustuotteet. Suoratoimitustuotteet ovat nopeasti tarvittavia apuvälineitä ja erityistuotteita, jotka toimittaja ohjaa suoraan tilaajalle (apuvälinekeskukseen tai kunnan lähiyksikköön). Logistiikkaa hallinnoidaan yhteisen tietojärjestelmän avulla, jolla voidaan tehdä esim. kuljetuspyynnöt ja varastosaldojen tarkkailu. PSHP:n alueen apuvälinetoimittajia voidaan hyödyntää tarvittaessa sopimustuotteiden varastoinnissa ja suoratoimitustuotteissa.

14 Osa apuvälinepalveluiden prosesseista ulkoistetaan joko täysin tai osittain. Ulkoistettavia palveluita ovat esim. vaativat apuvälinehuollot ja korjaukset, määräaikaishuoltojen tuottaminen, hankintojen kilpailuttaminen sekä varastointiratkaisut. Työnjako apuvälineiden tukitoimien osalta on kirjattu taulukkoon 6. Apuvälinekeskus on vastuussa ulkoistettujen palveluiden laadusta, toiminnallisuudesta ja kustannustehokkuudesta. Kuljetuspalvelut kilpailutetaan ja kuljetuksessa pyritään hyödyntämään jo olemassa olevia jakeluketjuja. Varastoinnissa hyödynnetään passiivija aktiivivarastojen lisäksi apuvälinetoimittajien varastointimahdollisuuksia sopimustuotteiden ja suoratoimitustuotteiden osalta. Taulukko 6. Apuvälinekeskuksen tukipalvelut

15 7. YHTEENVETO Tays:n erityisvastuualueen muissa sairaanhoitopiireissä on käytössä keskitetty, alueellinen apuvälinepalvelumalli. Apuvälinepalveluiden keskittäminen myös PSHP:n alueella olisi Sote-uudistuksen kannalta tärkeää. Tulevaisuudessa sosiaalitoimen ja terveydenhuollon apuvälinepalvelut tulevat yhdistymään ja apuvälinekeskuksella tulee olemaan merkittävä rooli apuvälipalveluiden toteuttajana ja kehittäjänä. Apuvälinepalveluiden nykykustannukset ovat jakautuneet monille toimijoille ja niiden määrittäminen on vaikeaa. Apuvälinepalveluiden keskittämisen hyödyt yksittäiselle kunnalle riippuu monesta asiasta. Hyötyjen arvioiminen on vaikeaa, koska kunnan koko, nykyinen apuvälinepalveluiden organisaatiomalli ja siihen liittyvä kokonaistyömäärä vaikuttavat asiaan. Apuvälinepalveluihin liittyvät ostopalvelut, tilaratkaisut, erikoisosaaminen ja yhteistyö kunnan muiden toimijoiden kanssa vaikuttavat kokonaiskustannuksiin. Myös kilpailutetuille tuotteille saatu uushankinta-hinta vaikuttaa kustannushyötyihin. Yhteinen apuvälineiden hallintajärjestelmä tulee ottaa käyttöön. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010) velvoittaa apuvälineiden turvallisuuteen ja käyttöedellytyksiin liittyviin kirjauksiin. Käytännön tulee olla yhtäläinen ja tietojärjestelmään kirjattu. Alueellisen, kunnissa ja erikoissairaanhoidossa yhteisen tietojärjestelmän sekä yhteisten toimintakäytäntöjen avulla saadaan apuvälinepalveluiden kustannuksista tarkempia tietoja. Tämä mahdollistaa myös alueellisen apuvälinekeskuksen toiminnan kustannusrakenteen suunnittelun. Apuvälinekeskuksen toiminta edellyttää keskitettyyn apuvälinepalvelumalliin soveltuvia tiloja. Apuvälinekeskuksen toiminta vaatii riittävän varastointitilan lisäksi apuvälineiden kunnollisia huolto- ja pesutiloja. Logistiikan keskittäminen pienentää vastaavasti varastoinnin tarvetta lähiyksiköissä. Apuvälineprosessien keskittäminen edellyttää apuvälinekeskuksen osalta resursointia tukipalveluiden tuottamiseksi. Näitä palveluita ovat esim. varastointi, huolto ja hankinta. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella apuvälinekeskuksen perustaminen vaatii järjestämistavan suunnitelmamuutoksen. Apuvälinekeskuksen juridisen organisaatiomuodon selvittäminen ja liiketoimintasuunnitelman tekeminen vaatii jatkohankkeen.

16 LÄHTEET Apuvälinepalveluiden laatusuositus 2003. Sosiaali- ja terveysministeriön oppaita 2003:7. Sosiaali- ja terveysministeriö. Suomen kuntaliitto. Helsinki. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri 2011: Apuvälineorganisaation liiketoimintasuunnitelma Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 734/1992. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010). Lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutusperusteet Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä, Tays Apuvälineyksikkö. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin julkaisu 2014: Pirkanmaan sairaanhoitopiirien jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöiden näkemyksiä nykyisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta, kustannuksista ja kehittämistarpeista. Ojala, A & Petäjäjärvi, S. Pohjanen, T. 2008. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin apuvälinepalveluiden nykytila, ongelmat ja ehdotuksia ongelmien ratkaisemiseen. Selvitysraportti 31.1.2008. Helsinki. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta 1363/2011. Terveydenhuoltolaki 30.12.2010/1326.

17 LIITTEET Liite 1. Projektisuunnitelma Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella (Hanke K380) Projektisuunnitelma Jaana Larimo Anne Ojala Tampereen yliopistollinen sairaala Neuroalojen ja kuntoutuksen vastuualue Tampere 2016

SISÄLLYSLUETTELO 18 1. YLEISPIIRTEET... 19 1.1 Aiheen valinta ja perustelut... 19 2. PROJEKTIN SUUNNITTELU... 19 2.1 Projektin tavoitteet ja tarkoitus... 19 2.1.1 Vaikutukset toimintatapaan ja asiakkaalle... 20 2.1.3 Henkilöstövaikutukset... 20 2.1.4. Taloudelliset vaikutukset... 20 2.2 Projektin rajaus... 20 2.3 Projektin ositus ja vaiheistus... 20 2.4 Projektin organisaatio... 21 2.4.1 Projektin asettaminen... 21 2.4.2 Projektin ohjausryhmä... 21 2.4.3 Projektiryhmä... 21 2.4.4 Tuki- ja yhteyshenkilöt... 21 2.5 Moniammatillisuus ja yksiköiden välinen yhteistyö... 22 2.6 Asiakkaiden määrittely... 22 2.7 Kustannusarvio... 22 2.8 Projektin riskit... 22

19 1. YLEISPIIRTEET 1.1 Aiheen valinta ja perustelut Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä toteutettiin vuonna 2014 Tays:n apuvälineyksikön koordinoimana toimialueen kehittämishanke (K358/2014) Pirkanmaan sairaanhoitopiirin apuvälinepalvelumallin toimivuudesta ja kustannuksista. Hankkeessa kerättiin tietoa sairaanhoitopiirin jäsenkunnista lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluiden henkilöstö- ja apuvälinekustannuksista, apuvälinemääristä sekä apuvälinepalveluiden tietojärjestelmistä. Hankkeessa todettiin, että erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välistä yhteistyötä on kehitettävä. Nykyinen porrastettu apuvälinepalvelumalli koetaan turvalliseksi, mutta apuvälinepalveluiden kustannuksissa on merkittävää vaihtelua kuntien välillä. Isommissa apuvälineyksiköissä apuvälinekustannukset ovat asukasta kohden pienemmät. Apuvälinepalveluun käytettävät resurssit, kustannukset ja apuvälineiden saatavuus vaihtelevat kunnittain. Tästä syystä kuntalaiset ovat eriarvoisessa asemassa. PSHP:n jäsenkunnissa on käytössä neljä erilaista tietojärjestelmää apuvälineiden hallinnoimisessa. Tietojärjestelmät eivät ole yhteydessä toisiinsa, jonka vuoksi apuvälineiden seuranta- ja huoltovastuun tiedot eivät siirry kuntien välillä. Apuvälineiden kierrätettävyys rajoittuu vain oman kunnan alueelle. Valtakunnallisesti apuvälineyksiköissä on siirrytty/ollaan siirtymässä porrastetusta apuvälinepalvelumallista keskitettyyn apuvälinepalveluun. Keskitetyn apuvälinepalvelumallin perustana on hajautettu asiakaspalvelu, yhteiset apuvälineiden luovutusperusteet, yhteinen apuvälinebudjetti sekä yhteinen apuvälinerekisteri (Effector) hankintoineen. Tays:n erityisvastuualueen muissa sairaanhoitopiireissä on käytössä keskitetty, alueellinen apuvälinepalvelumalli. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkunnat ovat ilmaisseet kiinnostuksensa tarkempaan apuvälitoimintamallin selvittämiseen kahdessa vuoden 2015 aikana pidetyssä neuvottelussa. Asia on esitelty Tays:n johtoryhmässä 6/2015, jossa on päätetty apuvälinetoimintamallin suunnittelun jatkamisesta. 6/2015 johtoryhmässä nimitetty suunnittelutyöryhmä. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) mukaisesti palveluiden kehittämisessä tavoitteena on asiakaslähtöiset ja saumattomat palvelut. Apuvälineiden laatusuosituksen (2003) mukaisesti apuvälinepalveluita ohjaavat periaatteet ovat joustavat, saumattomat, käyttäjälähtöiset apuvälinepalvelut sekä työntekijöiden ja palveluiden tuottajien ammattitaito ja osaaminen. 2. PROJEKTIN SUUNNITTELU 2.1 Projektin tavoitteet ja tarkoitus Projektin tarkoitus on keskitetyn, kustannustehokkaan ja laadukkaan apuvälinepalvelumallin luominen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelle yhteistyössä perusterveydenhuollon kanssa sekä valtakunnallisen ja erityisvastuualuetasoisen apuvälinepalvelumallin yhtenäistäminen. Projektin tavoitteena on suunnitella keskitetyn alueellisen apuvälinepalvelumallin rakenne, toimintamalli ja kustannusrakenne Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä. Tarkoituksena on hyödyntää aiemmassa hankkeessa tehtyä kustannusselvitystä ja selvittää sen

20 pohjalta apuvälinekeskuksen toimintamallin soveltuvuutta Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä Projektin tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa yhteisen apuvälinerekisterin (Effector) laajentamista koko sairaanhoitopiirin alueelle. Tietojärjestelmäkartoitus tehdään tietohallinnon organisoimana. Projektin tavoitteena on myös kartoittaa alueellisen huoltopalvelun sekä logistiikan kustannuksia ja mahdollisuuksia osana alueellista apuvälinepalvelumallia. 2.1.1 Vaikutukset toimintatapaan ja asiakkaalle Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli yhtenäistää sairaanhoitopiirin apuvälipalveluiden toimintaa ja tasa-arvoistaa kuntalaisten asemaa. 2.1.3 Henkilöstövaikutukset Apuvälinepalveluissa työskentelevien henkilöresurssien on tarkoitus pysyä samana ja apuvälinetoiminnan keskittämisestä huolimatta asiantuntijuus säilyy hajautettuna koko sairaanhoitopiirin alueella. 2.1.4. Taloudelliset vaikutukset Aiemman hankkeen perusteella voidaan todeta, että keskitetty apuvälinepalvelumalli on porrastettuun apuvälinepalvelumalliin verrattuna kustannustehokkaampi ratkaisu yhteisten apuvälinehankintojen sekä tehokkaamman kierrättämisen ansioista. 2.2 Projektin rajaus Projektin tarkoitus on luoda Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelle keskitetty, kustannustehokas ja laadukas apuvälinepalvelumalli. Projektin aikana ei ole tarkoitus käynnistää uutta apuvälinetoimintaa esitetyn apuvälinepalvelumallin pohjalta. Yhteisen apuvälinerekisterin käyttöönoton tavoitteena on alkuvuosi 2017. Apuvälinepalvelumallin kartoituksessa ei tässä vaiheessa arvioida yhteisten kilpailutusten ja hankintojen mahdollisuutta. Näitä asioita voidaan tarvittaessa arvioida myöhemmin. 2.3 Projektin ositus ja vaiheistus Projektin tavoitteena on keskitetyn, alueellisen apuvälinemallin toteutuksen suunnittelu. Projektin osatavoitteet ovat: 1) alueellisen apuvälinemallin toteutusmallin määrittäminen 2) alueellisen apuvälinepalvelumallin kustannusten selvittäminen 3) nykyisten tietojärjestelmien tekninen selvitys ja tietojärjestelmien vaihdosta aiheutuva kustannusarvio. Kartoitusta tehdään mm. käytössä olevien tietojärjestelmien perusteella valittujen pilottikuntien kanssa 4) tila- ja henkilöstöratkaisut 5) apuvälineiden omistuspohjan määrittely 6) logistiikkapalvelujen mahdollisuuksien selvitys 7) huoltopalvelujen toteutus

21 2.4 Projektin organisaatio 2.4.1 Projektin asettaminen Projektiehdotus hyväksyttiin sairaanhoitopiirin johtoryhmän kokouksessa 2.11.2015 Sairaanhoitopiirin kehittämishankkeena 2016, Toimialueiden hankkeet. Päätöspöytäkirja 26.11.2015. Projektin omistajana Eija Tomás, hallintoylilääkäri. 2.4.2 Projektin ohjausryhmä Eija Tomás, hallintoylilääkäri Heli Leppikangas, toimialuejohtaja Antti Jokela, tietohallintojohtaja Sirpa Rainesalo, vastuualuejohtaja Virpi Heikkinen, kuntoutusylilääkäri Mika Vuori, suunnittelupäällikkö Minna Talonen, osastonhoitaja Sari Mäkinen, johtava ylilääkäri Mauri Jokinen, johtava ylilääkäri Jussi Korkeamäki, johtava ylilääkäri Reko Martti, toimitusjohtaja Tuomi Logistiikka Oy Jaana Larimo, projektipäällikkö Anne Ojala, apuvälinepalvelupäällikkö 2.4.3 Projektiryhmä Projektipäällikkö: Jaana Larimo apuvälineneuvoja, toimialue 3 Ryhmän jäsen: Niemelä Elina projektipäällikkö, tietohallinto Ryhmän jäsen: taloussuunnittelija, projektityöntekijä Ryhmän jäsen: Anne Ojala apuvälinepalvelupäällikkö, toimialue 3 Ryhmän jäsen: Marjukka Koivisto osastonhoitaja, Kangasala Ryhmän jäsen: Mikko Kaipainen osastonhoitaja, Lempäälä Ryhmän jäsen: Rauni Suomela fysioterapeutti, Nokia Ryhmän jäsen: Tommi Ruohonen vastaava fysioterapeutti, Pirkkala Ryhmän jäsen: Anne Toivonen vastaava fysioterapeutti, Tampere Ryhmän jäsen: Auli Turunen vastaava fysioterapeutti, Akaa Ryhmän jäsen: Maire Lönnqvist osastonhoitaja, Sastamala Ryhmän jäsen: Merja Peltola fysioterapeutti, Hämeenkyrö Ryhmän jäsen: Sirpa Heikkinen fysioterapeutti, Jämsä 2.4.4 Tuki- ja yhteyshenkilöt Laadunohjaaja: Tuula Haukka-Wacklin, kuntoutuspäällikkö, toimialue 3 Projektin aikana aiheesta keskustellaan perusterveydenhuollon asiantuntijoiden, hankinnan ja logistiikan osaajien, talouden- ja tietohallinnon osaajia sekä kokemusasiantuntijan (asiakasnäkökulma) kanssa.

22 2.5 Moniammatillisuus ja yksiköiden välinen yhteistyö Projektissa on toimijoita eri ammattiryhmistä erikoissairaanhoidon sekä perusterveydenhuollon yksiköistä. Projektissa on mukana apuvälinealan substanssiosaajia sekä tietohallinnon, talouden, hankinnan ja logistiikan asiantuntijoita. 2.6 Asiakkaiden määrittely Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin kuuluvat 23 kuntaa ovat keskeiset asiakkaat. Projekti on jatkoa 2014 vuoden hankkeelle ja tarve lisäselvitykselle on noussut sairaanhoitopiirin kunnista. 2.7 Kustannusarvio Kehittämishankkeen määräraha on 60 000. Henkilöstöresurssit Projektipäällikkö (3000 /kk sivukuluineen, 5 kk 21750 ) Taloussuunnittelija (3200 /kk sivukuluineen, 2 kk 8663 ) Tekninen ohjaaja, Effector-pääkäyttäjä (2800 /kk, 2vko 2046 ) henkilöstökulut yhteensä 32 459 Tietohallinnon selvitykset yhteensä 25 000 (sis. Tietohallinnon projektipäällikkö & toimittajien selvitykset) Muut kustannukset: Effector-koulutukset, käyttöönoton varmistus kunnissa, jäsenkuntatapaamiset, materiaalikulut (tilakustannukset, puhelinkulut) yhteensä 2 541 Kaikki kulut yhteensä: 60000 2.8 Projektin riskit Projektin toteutukseen sisältyy aikatauluriski. Kunnat täytyy saada sitoutumaan projektiin heti alkuvaiheessa projektin joustavan etenemisen varmistamiseksi. Projektin aikataulutuksen puitteissa ei ole mahdollista tehdä uutta, vuotta 2015 kattavaa apuvälinepalveluiden kustannuskartoitusta. Tämä tulee huomioida kustannuslaskelmia tehdessä. Aiemmassa projektissa kerättyyn kuntien apuvälinekustannuskartoitukseen liittyy tekninen riski, koska alueellisesti on käytössä erilaisia apuvälinerekistereitä. Kuntien ilmoittamien kustannusraporttien sisällöissä saattaa olla vaihtelua ja joidenkin kuntien osalla puutteellisuutta. Myös henkilöstökustannusten osalta tietoa on tarjolla vain muutamasta kunnasta, joten henkilöstömenojen arvioiminen on vaikeaa.

23 LÄHTEET Pirkanmaan sairaanhoitopiirin julkaisu 2014: Pirkanmaan sairaanhoitopiirien jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöiden näkemyksiä nykyisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta, kustannuksista ja kehittämistarpeista. Ojala, A & Petäjäjärvi, S. Terveydenhuoltolaki 30.12.2010/1326. Apuvälinepalveluiden laatusuositus 2003. Sosiaali- ja terveysministeriön oppaita 2003:7. Sosiaali- ja terveysministeriö. Suomen kuntaliitto. Helsinki.

24 Liite 2. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöiden näkemyksiä nykyisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta, kustannuksista ja kehittämistarpeista Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöiden näkemyksiä nykyisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta, kustannuksista ja kehittämistarpeista Raportti 30.9.2014 Anne Ojala, Sonja Petäjäjärvi

25 TIIVISTELMÄ Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut toteutetaan kuntien kanssa yhteisesti sovitun porrastuksen mukaisesti. Perusterveydenhuolto vastaa perusapuvälineistä, erikoissairaanhoito erityistä asiantuntemusta vaativista apuvälinepalveluista. Käsillä olevan projektin tarkoituksena on ollut selvittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetun apuvälinemallin toimivuutta ja kustannuksia. Projekti on toteutettu Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kehittämishankkeena Taysin apuvälineyksikön koordinoimana yhteistyössä perusterveydenhuollon kanssa. Projektissa kerättiin tietoa kuntiin suunnatulla kyselyllä sekä yhdessä, apuvälineyhdyshenkilöille sekä terveyskeskusten ylilääkäreille suunnatussa työpajassa. Kuntien apuvälineyhdyshenkilöt ovat olleet keskeiset tiedon välittäjät, myös kuntien talousasiantuntijoita on hyödynnetty, kun on haettu vastauksia taloudellisiin kysymyksiin. Kunnissa käytetyt apuvälinekustannukset vaihtelevat huomattavasti. Porrastettu apuvälinepalvelumalli asettaa asiakkaita osin eriarvoiseen asemaan: apuvälineisiin käytettävissä olevat resurssit, kustannukset sekä apuvälineiden saatavuus vaihtelevat kuntakohtaisesti. Yhteiset hankintarenkaat tasaavat laatua apuvälinepalvelujen hankinnoissa ja kustannuksissa. Kartoituksen tulokset osoittivat, että porrastettu apuvälinepalvelu on turvallinen käytäntö. Yhtäältä asiantuntijuus on lähellä asiakasta, toisaalta paikallinen tuntemus nähdään tärkeänä. Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välistä yhteistyötä tulee kehittää. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin yhteinen apuvälinerekisteri, keskitetty varasto sekä tiedottamisen vahvistaminen nousevat projektin kehittämisalueina esiin. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueen apuvälinepalvelusuunnitelma on julkaistu 2005, kyseinen julkaisu saatavuusperusteineen tullaan päivittämään joulukuussa 2014. Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli vastaa projektissa esiin nousseisiin kehittämisalueisiin. Sen vuoksi projektille on perusteltua hakea jatkorahoitusta. Jatkohanke tulee selvittämään erityisesti keskitetyn alueellinen apuvälinepalvelumallin kustannuksia.

26 SISÄLLYSLUETTELO 1 AIHEEN VALINTA JA PERUSTELUT 2.1 Projektin tavoitteet ja vaikutukset 2.2 Projektin rajaus 2.3 Projektin aikataulu ja keskeiset vaiheet 2.4 Projektin organisaatio 2.4.1 Projektin ohjausryhmä 2.4.2 Projektiryhmä ja tukihenkilöt 2.5 Moniammatillisuus ja yhteistyötahot 2.6 Asiakkaiden määrittely 2.7 Kustannusarvio ja kustannusten seuranta 3 PROJEKTIN TOTEUTUS 4 PROJEKTIN TULOKSET 4.1 Nykyisen, porrastetun apuvälinepalvelumallin kartoitus 4.2 Jäsenkuntien näkemykset apuvälinemallin toimivuudesta ja kehittämistarpeista 4.2.1 Workshopin tuloksia 4.3 Porrastetun mallin kustannukset 4.3.1 Apuvälinekustannukset vuosina 2012 ja 2013 4.3.2 Perusterveydenhuollon kustannukset 4.3.3 Erikoissairaanhoidon apuvälineyksikön kustannukset 4.3.4 Henkilöstökustannukset 4.3.5 Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellisen apuvälinemallin kuvaus 4.4 Projektin tavoitteiden saavuttaminen 5 JOHTOPÄÄTÖKSET 6 PROJEKTITYÖSKENTELYN ARVIOINTI 7 LÄHTEET

27 1 Aiheen valinta ja perustelut Lainsäädäntö ohjaa apuvälinepalvelujen toteutusta. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) säätää kansanterveyslain (66/1972) ja erikoissairaanhoitolain (1062/1989) mukaisen kunnan järjestämisvastuuseen kuuluvasta terveydenhuollon toteuttamisesta ja sisällöstä. Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (1363/2011) säädetään lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta ja apuvälineen tarpeen arvioinnista edellä mainittuja tarkemmin. Apuvälineiden luovutuksen edellytyksenä on lääketieteellisin perustein todettu sairaus, vamma tai kehitysviivästymä, joka heikentää potilaan toimintakykyä ja vaikeuttaa hänen itsenäistä selviytymistään. Apuvälinepalveluun kuuluvat apuvälinetarpeen arviointi, apuvälineen sovitus ja hankinta, käytön ohjaus, lainaus, huolto ja seuranta. Apuvälinepalvelut tulee järjestää joustavasti ja saumattomasti niin, että apuvälinepalveluita tarvitsevat henkilöt saavat palvelut tasapuolisesti asuinkunnasta riippumatta (Apuvälineiden laatusuositus 2003). Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut on porrastettu erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä yhteisesti sovitun työnjaon mukaisesti. Erikoissairaanhoito vastaa erityistä asiantuntemusta vaativista ja huomattavan kalliista apuvälineistä ja terveyskeskukset perusapuvälineistä hankintoineen. Apuvälineiden alueelliset saatavuusperusteet on määritelty julkaisussa Sosiaali- ja terveydenhuollon apuvälinepalvelujen suunnitelma - suositus alueelliseksi käytännöksi (Sosiaali- ja terveydenhuollon apuvälinepalveluiden suunnitelma Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä 2005). Apuvälineisiin käytetyistä määrärahoista valtakunnan tasolla ei ole täsmällistä tietoa saatavilla. Apuvälinekustannukset koko Suomen alueella ovat noin 75 miljoonaa /vuosi eli noin 15 /hlö (Risikko 2009). Tilastokeskuksen kunnilta ja kuntayhtymiltä keräämän tiedon mukaan vuonna 2012 Pirkanmaalla luovutettiin 55 648 apuvälinettä ja koko maassa luovutuksia toteutui 376 831 kappaletta. Tays:n apuvälineyksikön talousarviossa vuodelle 2014 budjetoitu kokonaiskustannus on 1 272 000 euroa ja apuvälineiden hankintamäärärahat 685 000 euroa. Perusterveydenhuollon apuvälinekustannuksia tai käytössä olevia resursseja ei ole Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella kartoitettu. Porrastettu apuvälinemalli on ollut vallalla oleva apuvälinepalvelujen toteuttamismalli sairaanhoitopiireissä. Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä jäsenkunnat vastaavat perusterveydenhuoltoon porrastuvista apuvälinepalvelusta hankintoineen itsenäisesti tai yhteistoiminta-alueittain. Jäsenkunnissa on käytössä useita potilastietojärjestelmiä ja apuvälinerekistereitä. Taysissa apuvälinepalvelut dokumentoidaan Effectorhallintajärjestelmän avulla. Suurimmassa osassa sairaanhoitopiirejä (HUS, VSSHP, PPSHP, KSSHP) on siirrytty tai ollaan siirtymässä keskitettyyn alueelliseen apuvälinepalvelumalliin, jossa toiminnan perustana on hajautettu asiakaspalvelu, yhteiset saatavuusperusteet, yhteinen apuvälinebudjetti sekä apuvälinerekisteri hankintoineen. Tuleva sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus aiheuttaa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetulle apuvälinepalvelumallille muutos- ja kehittämispaineita. Tampereen yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueella Kanta-Hämeen, Päijät-Hämeen ja Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiireissä on käytössä keskitetty alueellinen apuvälinepalvelu. Porrastettu apuvälinepalvelumalli on käytössä Pirkanmaan sairaanhoitopiirin lisäksi toistaiseksi mm. Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä, jossa kaikissa jäsenkunnissa on kuitenkin käytössä yhteinen apuvälinerekisteri (Effector). Effector on apuvälinepalvelujen hallintajärjestelmä, joka on käytössä seitsemässätoista Suomen kahdestakymmenestä sairaanhoitopiiristä. Effectorin avulla on mahdollista hallita koko apuvälineprosessi kilpailutuksesta ja hankinnoista varastointiin, varauksiin,

28 lainauksiin, palautuksiin sekä tekniseen huoltoon ja poistoihin. Järjestelmän tuottamien raporttien avulla on mahdollista seurata toiminnan kustannuksia sekä lainaus- ja apuvälinemääriä. Keskitetyn alueellisen mallin apuvälinekeskuksissa on tavoiteltu yhden oven periaatetta, jolloin perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteistyö vahvistuu yhteisen apuvälinevaraston, apuvälinerekisterin sekä asiantuntijuuden myötä vastaten tulevaisuuden tarpeisiin tehokkaammin. Asiakkaan näkökulmasta palvelurakenne yksinkertaistuu. Keskitetyn alueellisen apuvälinepalvelun toteutustavassa on valtakunnallisesti tarkasteltuna vaihtelua. Osassa alueellisia apuvälinekeskuksia erikoissairaanhoidon erikoisalat (kuulo, näkö, hengitys) ovat säilyneet omissa yksiköissään. Myös vammaispalvelun apuvälinepalveluja on keskitetty alueellisiin apuvälinekeskuksiin. Alueellisten apuvälinekeskusten kustannusperusteet ovat myös hyvin erilaiset. Esimerkiksi Kanta- Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä alueellinen apuvälinekeskus toimii liikelaitoksena. Tulevaisuudessa, kun väestö ikääntyy ja väestön huoltosuhde muuttuu, apuvälinepalveluiden merkitys tulee entisestään korostumaan toimintakyvyn ja kotona selviytymisen mahdollistajana. Apuvälinevolyymit kasvavat ja lisäksi teknologian kehitys tuo uusia mahdollisuuksia ja haasteita. Tarvitsemme tasa-arvoista, asiantuntevaa ja kustannustehokasta apuvälinepalvelua. Alla oleva kuvio 1 kuvaa sairaanhoitopiirien apuvälinepalvelumalleja Suomessa. Seitsemässä sairaanhoitopiirissä on porrastettu malli ja 13:ssa keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli. Kuvio 1. Kartta apuvälinepalvelumalleista eri sairaanhoitopiireissä. (Kartan pohja: Suomen Kuntaliitto 2014c.)

29 2 PROJEKTIN SUUNNITTELU 2.1 Projektin tavoitteet ja vaikutukset Projektin (K358) päätavoitteena oli kartoittaa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetun apuvälinepalvelumallin toimivuutta ja kehittämistarpeista. Projektissa kuvataan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastettu apuvälinepalvelumalli erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon osalta. Projektin osatavoitteet ovat 1. Selvittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetun apuvälinepalvelumallin kustannuksia erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon osalta - vuosittaiset apuvälinehankintamäärärahat - apuvälineasiantuntijaresurssit sekä henkilöstökulut - apuvälinehuollon osuus vuosittaisista kustannuksista 2. Selvittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella sijaitsevien terveyskeskusten käytössä olevat apuvälinetietojärjestelmät 3. Vertailla nykyisen, porrastetun apuvälinepalvelumallin (PSHP) ja alueellisen apuvälinepalvelumallin (esim. VSSHP) toimintaa saatavilla olevien kustannuksien ja palvelujen toteutuksen osalta 4. Selvittää apuvälineiden yhtenäisiä hankintaperusteita tietyn apuvälineen osalta 5. Päivittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin apuvälineiden saatavuusperusteet (Autio (toim.) 2005). Saatavuusperusteet ohjaavat apuvälineiden saatavuuden yhtenäistä käytäntöä sairaanhoitopiirin alueella. 2.2 Projektin rajaus Projektissa kartoitettiin Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisen porrastetun apuvälinepalvelupalvelumallin toimivuutta sekä kustannuksia. Saadun tiedon pohjalta on tehty vertailua porrastetun ja alueellisen apuvälinepalvelumallin välillä. Projektissa päivitetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueelliset apuvälineiden saatavuusperusteet. Jo projektin suunnitteluvaiheessa päädyttiin siihen, ettei siinä tulla ottamaan kantaa alueelliseen apuvälinepalvelumalliin siirtymisestä. 2.3 Projektin aikataulu ja keskeiset vaiheet Projekti aikataulutettu alla olevan taulukon mukaisesti. Projektiehdotus Elokuu 2013 Projektisuunnitelma Projektin henkilöstöresursointi Kyselylomake valmiina Kyselylomakkeen lähettäminen jäsenkunnille (apuvälineyh- Huhtikuu 2014 Toukokuu, 12.5.2014

30 dyshenkilöille ja ylilääkäreille) Apuvälineyhdyshenkilöiden tapaaminen (sitouttaminen projektiin) Toukokuu, 20.5.2014 Projekti tiedoksi Murikassa Toukokuu, 21.5.2014 Ylilääkärien ja ylihoitajien alueellinen tapaaminen (sitouttaminen projektiin) Toukokuu, 28.5.2014 Vastausaika päättyy Kesäkuu, 6.6.2014 Tulosten analysointi Kesä-elokuu 2014 Raportin esijulkaisu Elokuu 2014 Workshop Raportti valmis Syyskuu 2014 Saatavuusperusteiden kirjoittaminen Marras-joulukuu 2014 Saatavuusperusteiden julkaisu Joulukuu 2014, viikko 52 2.4 Projektin organisaatio 2.4.1 Projektin ohjausryhmä Heikki Numminen, vastuualuejohtaja, ylilääkäri toimialue3 Petteri Paavola, materiaalipalvelujen vastuualue, vastuualuejohtaja, materiaalipäällikkö Antti Vaden, materiaalipalvelujen vastuualue, hankintapäällikkö/palveluhankinnat, painatuspalvelut, yhteishankinnat Anne Ojala, vs. apuvälinepalvelupäällikkö, toimialue 3 2.4.2 Projektiryhmä ja tukihenkilöt Projektipäällikkö: Anne Ojala/Heidi Lahti, apuvälinepalvelupäällikkö, toimialue 3 Ryhmän jäsen: Sonja Petäjäjärvi, projektityöntekijä Ryhmän jäsen: Tays:n apuvälineyksikön edustajat, apuvälineasiantuntijat, toimialue 3 Laadunohjaaja: Tuula Haukka-Wacklin, kuntoutuspäällikkö, toimialue 3 2.5 Moniammatillisuus ja yhteistyötahot Projektiin otettiin mukaan toimijoita eri ammattiryhmistä erikoissairaanhoidon sekä perusterveydenhuollon yksiköistä. Projektiin palkattiin talouden asiantuntija ja mukaan prosessiin otettiin myös apuvälinealan substanssiosaajat Tays:n apuvälineyksiköstä. Sitouttaminen ja yhteistyö toteutui alueellisten apuvälineasiantuntijoiden tapaamisessa 20.5.14 ja erillisenä järjestetyn workshopin 8.9.14 puitteissa. Myös apuvälineyhdyshenkilöiden sähköpostifoorumi oli tärkeä yhteistyökanava.

31 2.6 Asiakkaiden määrittely Kysely lähetettiin Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkunnille. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin terveyskeskuksien lääkinnällisen kuntoutuksen ylilääkärit ja apuvälineyhdyshenkilöt olivat keskeisiä tiedon tuottajia omien kuntiensa tietojen osalta. Kyselystä saatavien tietojen keräämisen jälkeen aineisto analysoitiin. Asiakkaat saivat tiedoksi tulokset yhteisessä tilaisuudessa 8.9.2014. 2.7 Kustannusarvio ja kustannusten seuranta Projektin kokonaiskustannusarvio on 18 000, joka koostuu seuraavista: Henkilöresurssit n. 13000 projektipäällikön palkkaus projektityöntekijän palkkaus tila- ja laitevuokrat, materiaali- sekä julkaisukustannukset 5000 3 PROJEKTIN TOTEUTUS Yhtenä suurimpana riskinä projektissa nähtiin aikataulutus. Kysely laadittiin ohjausryhmän ja apuvälineyksikön työntekijöiden kanssa viikolla 19. Kysely esitestattiin toisen sairaanhoitopiirin apuvälinekeskuksessa, jossa apuvälinerekisterinä on Effectortietojärjestelmä. Kysely lähetettiin kuntiin 12.5.2014. Vastaajat oli saatava sitoutumaan apuvälineyhdyshenkilöiden tapaamisessa toukokuun lopulla. Kyselyyn tavoiteltiin vastauksia kaikista jäsenkunnista tai yhteistoiminta-alueilta. Kyselyn vastausaika päättyi 6.6.2014. Muutamia vastauksia saatiin vielä heinäkuussa, mutta yhden kunnan osalta vastaukset jäivät puuttumaan. Kunnan apuvälinekustannusten kartoitukseen liittyy tekninen riski. Apuvälinepalvelut tulee dokumentoida ja apuvälinerekisteri on osa potilasasiakirjaa. Myös Kanta-arkisto velvoittaa apuvälinetietojen kirjaamisen organisaation apuvälinerekisteriin SFSISO 9999 -luokitusta käyttäen. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella on käytössä useita apuvälinerekistereitä. Kuntien kustannusraporttien tasalaatuisuus vaihtelee suuresti. Tieto jäsenkunnista saatujen vastausten osalta on osin puutteellista ja kuntien rekistereistä oli haasteellista saada eroteltua niitä tietoja, joita tätä projektia varten tarvittiin. Projektin kannalta nähtiin erittäin tärkeäksi saada jokaiselta jäsenkunnalta vastaus kyselyyn. Tiedot erityisesti kustannusten osalta olivat huomattavan puutteellisia. Useasta kunnasta kerrottiin, että projektin kannalta olennaisia tietoja ei ole mahdollista saada tarkasti eriteltynä. Tämän vuoksi lähes kaikista kunnista saadut vastaukset ovat arvioituja. Yhden kunnan tietojen puuttuminen ja useiden kuntien puutteellisten tietojen takia projektin tulokset ovat suuntaa antavia. 4 PROJEKTIN TULOKSET 4.1 Nykyisen, porrastetun apuvälinepalvelumallin kartoitus Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella toimivan porrastetun apuvälinemallin toiminnan nykytilannetta selvitettiin jäsenkunnille lähetetyllä kyselyllä. Lisäksi apuvälineyhdyshenkilöille ja ylilääkäreille suunnatulla workshopilla kerättiin mielipiteitä siitä mitä seikkoja hyvin toimiva apuvälinepalvelumalli pitää sisällään.

32 Apuvälinepalvelujen järjestämistavat vaihtelevat paikallisesti ja organisaatiokohtaisesti. Apuvälinepalvelun järjestämistavasta riippumatta toiminnan tulee olla yhdenmukaista. Perusterveydenhuollon apuvälinepalvelut järjestetään paikallisesti tai alueellisesti sovitun käytännön mukaan. Suurimmissa terveyskeskuksissa on myös apuvälinepalveluyksiköitä. Perusterveydenhuollon apuvälinepalvelut järjestetään usein osana alueellisen apuvälinekeskuksen toimintaa. (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.) Sairaanhoitopiirien apuvälinekeskukset vastaavat pääsääntöisesti kalliista liikkumisen apuvälineistä, kommunikoinnin apuvälineistä sekä lasten liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineistä. (Apuvälinepalvelujen porrastus.) Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalvelut toteutetaan niin, että apuvälineyksikkö vastaa erityistä asiantuntemusta vaativien ja huomattavan kalliiden apuvälineiden palveluprosessista ja jäsenkuntien terveyskeskusten apuvälinelainaamot huolehtivat kuntalaisten perusapuvälineiden lainaamisesta. (Pirkanmaan sairaanhoitopiiri 2014.) Tulokset osoittivat että porrastettu apuvälinepalvelumalli koetaan toimivan hyvin ja kokemukset kunnissa ovat myönteisiä. Tuloksista myös ilmenee, että tietyillä osa-alueilla on kehittämistarve. Kunnat olivat muun muassa suurimmaksi osaksi osittain eri mieltä siitä, että apuvälinepalvelut toteutuisivat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella yhtäläisesti ja tasa-arvoisesti. Apuvälinepalvelut toteutuvat Pshp:n alueella yhtäläisesti ja tasaarvoisesti En osaa sanoa 26 % osittain samaa mieltä 27 % täysin samaa mieltä 5 % osittain eri mieltä 37 % ei samaa eikä eri mieltä 5 % Kuva 1. Apuvälinepalvelujen yhtäläinen ja tasa-arvoinen toteutuminen Pshp:n alueella 4.2 Jäsenkuntien näkemykset apuvälinemallin toimivuudesta ja kehittämistarpeista Kyselyssä esitettyjen väittämien ja avointen kysymysten vastausten perusteella jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöt ovat tyytyväisiä porrastetun apuvälinepalvelumallin toimivuuteen. Kehitettävää kuitenkin löytyi muun muassa tiedonkulun ja ohjeistuksien osalta. Yhtenä suurimpana nykyisen apuvälinepalvelumallin ongelmana apuvälineasiantuntijat näkivät tiedonkulun puutteellisuuden. Tiedonkulun puutteellisuus korostuu erityisesti silloin, kun eri toimijoilla on yhteisiä asiakkaita. Edellä mainittuun liittyy yhteisen apuvälinerekisterin puuttuminen, joka koettiin niin ikään ongelmalliseksi ja tiedonkulkua vaikeuttavaksi. Yhteisen apuvälinerekisterin puuttuessa perusterveydenhuollossa ei välttämättä ole tietoa mitä apuvälineitä kuntalaisella on erikoissairaanhoidon kautta lainas-

33 sa tai päinvastoin. Usein kuitenkin huoltovastuu on saattanut siirtyä hankinnan jälkeen perusterveydenhuoltoon. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010) asettaa velvoitteen huoltojen ja määräaikaishuoltojen toteuttamisesta. Vastaajien mukaan apuvälineiden saatavuusperusteet ovat vanhentuneita ja päivitykselle olisi tarvetta. Apuvälineiden saatavuusperusteisiin tai yhteisesti sovittuihin linjauksiin ei kyselyn mukaan aina löydy tietoa. Saatavuusperusteita tulisi päivittää välittömämmin uusien apuvälineiden ja apuvälineryhmien osalta. Apuvälineluokitus ohjaa saatavuusperusteiden ryhmittelyä. Apuvälineiden kierrätettävyys koettiin myös ongelmallisena. Tarve sen lisäämiselle oli ilmeinen. Terveyskeskuksissa sijaitsevat apuvälinevarastot voivat olla pieniä ja varastosta vie tilaa käyttämättömät apuvälineet, jotka olisi hyvä saada kiertoon. Yksittäisten palautuneiden apuvälineiden osalta ei välttämättä tule uutta käyttötarvetta. Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli ei herättänyt kyselyyn vastanneissa merkittävää kiinnostusta. Apuvälineasiantuntijoilla ei ole riittävästi tietoa, mitä alueelliseen apuvälinepalvelumalliin siirtyminen käytännössä tarkoittaisi. Apuvälineiden kuljetusten ja kokonaiskustannusten lisäksi esiin nousi muun muassa erilaisten tietojärjestelmien yhteensovittaminen. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alue on maantieteellisesti laaja, mikä apuvälineasiantuntijoiden mielestä aiheuttaa haasteita toimintaan. Myös oman yksikön apuvälineasiantuntijan rooli alueellisessa apuvälinepalvelumallissa koettiin epävarmaksi. Keskitetyn alueellisen apuvälinepalvelumallin vahvuutena nähtiin saatavuusperusteiden yhtenäistyminen, apuvälineiden saatavuuden tasa-arvoisuuden lisääntyminen ja apuvälinetyöskentelyn selkeyden parantuminen. Myös yhteinen apuvälinerekisteri tuotiin esiin apuvälinepalvelu vahvistava rakenteena. Tällä hetkellä pienten kuntien varastoissa voi olla paljon käyttämättömiä apuvälineitä, jotka saataisiin alueellisen apuvälinepalvelumallin kautta kiertoon. Projektissa selvitettiin Pirkanmaan sairaanhoitopiirien jäsenkuntien käytössä olevat apuvälinetietojärjestelmät, joita on tällä hetkellä neljä erilaista. Kahdeksassa kunnassa on käytössä Mediatri, seitsemässä Pegasos, viidessä Effica ja kolmessa Kunto- Apu/Effector. Mikään käytössä olevista tietojärjestelmistä ei keskustele toisen kunnan vastaavan tietojärjestelmän kanssa. Apuvälineasiantuntijoiden mukaan joihinkin kyselyssä esitettyihin kysymyksiin oli hyvin haasteellista tai jopa mahdotonta saada vastauksia. Tämän takia kyselyn tulokset eivät ole täysin paikkaansa pitäviä, mutta apuvälineasiantuntijoiden arvioiden mukaisia. 4.2.1 Workshopin tuloksia Jäsenkuntien apuvälineyhdyshenkilöille ja ylilääkäreille järjestettiin 8.9.14 yhteisesti suunnattu workshop, jossa käytiin läpi kyselyn analysoidut tulokset. Tilaisuudessa oli paikalla 28 henkilöä, 18:sta eri kunnasta. Työpajassa oli mahdollisuus kommentoida esitettyjä tuloksia, sekä ryhmätyöskentelynä tehtävänä oli kuvata erinomaisesti toimiva apuvälinepalvelumalli. Kysely todettiin sisällöltään varsin kattavaksi. Vastaaminen koettiin kuitenkin haasteelliseksi, Taysissa käytössä olevan Effector-tietojärjestelmän pyytäessä jäsenkunnan apuvälinerekisteri ei välttämättä pystynyt tuottamaan vastauksia. Tietojärjestelmien moninaisuus koettiin sekavana ja apuvälineasiantuntijan ajanhukkana. Apuvälinetietoja

34 täytyy usein tiedustella puhelimitse. Apuvälinetiedot eivät siirry jäsenkuntiin lapsen täyttäessä 16- vuotta, jolloin myös apuvälinepalvelut vastuuntuvat peruskuntaan. Kunnassa on kuitenkin huoltovastuu Taysin hankkimille ja omistamille välineille. Jäsenkuntien suuret vaihteluvälit apuvälineiden kustannuksissa ja määrissä hämmensivät. Tulokset osoittivat, että suuremmissa yksiköissä apuvälinekustannukset asukasta kohti olivat pienimmät. Jäsenkunnilla on käytössä hankintarenkaita, jotka koettiin kilpailutuksessa tärkeinä. Tällöin asiantuntijuus jakaantuu eri toimijoiden kesken, ja kilpailutettava apuvälineistö on hankintarenkaassa mukana olevilla jäsenkunnilla tasapäisempi. Erinomaisesti toimivaan apuvälinepalvelumalliin tarvitaan workshopiin osallistuneiden mielestä: 1. Asiakas keskiössä 2. Palvelu asiakkaan nopeasti saavutettavissa ja lähellä 3. Yhteinen apuvälinerekisteri (kommunikaatio yksiköiden välillä) 4. Valtakunnallisesti yhtäläiset saatavuusperusteet 5. Perusapuvälineet toteutuu lähipalveluna, erityisosaaminen keskitetty 6. Yhteiset hankinnat 7. Hyvin toimivat kuljetuspalvelut 8. Kustannustehokas ja lähellä oleva huoltopalvelu 9. Aktiivinen yhteistyö alueella ja osallisuus valtakunnalliseen apuvälinekeskusteluun 10. Koulutus ja tiedottaminen 4.3 Porrastetun mallin kustannukset Projektin tavoitteena oli selvittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetun apuvälinepalvelumallin kustannuksia sekä perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon osalta. Apuvälineiden hankintakustannukset selvitettiin vuosien 2012 ja 2013 osalta. Tiedot perustuvat jäsenkunnille suunnatun kyselyn tuottamiin tuloksiin. Kun kustannustietoja tarkastellaan, on hyvä muistaa, että usean kunnan osalta tiedot ovat puutteelliset. Näin ollen tiedot ovat suuntaa antavia. Vertailuluvuissa on myös otettava huomioon, että joidenkin kuntien vastauksista ei voitu laskea kaikkia vertailutietoja. Vertailuluvuissa on kuitenkin useamman kunnan tiedot, jotta jonkinlaista vertailua voidaan tehdä erikokoisten kuntien välillä 4.3.1 Apuvälinekustannukset vuosina 2012 ja 2013 Kyselyn perusteella saatujen tietojen mukaan jäsenkuntien kustannukset apuvälinehankintoihin olivat noin 3 399 400 euroa vuonna 2012. Vuonna 2013 hankintoihin käytettiin noin 3 496 600 euroa (Taulukko 1). Kustannukset ovat nousseet yhteensä vajaa 100 000 euroa, joista lähes koko summa koostuu kierrätettävien apuvälineiden kustannuksista. Tampereen yliopistollisen sairaalan maksusitoumuksella tilattujen apuvälineiden kustannukset ovat vähentyneet huomattavasti vuoteen 2013. Tämä selittyy suurelta osin apuvälineiden saatavuuskäytäntöjen sekä tilauskäytäntöjen muutoksella. Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikön kustannukset kierrätettäviin apuvälineisiin ovat kuitenkin kasvaneet yli 100 000 euroa vuodesta 2012.

35 Apuvälinekustannukset vuonna 2012 Apuvälinekustannukset vuonna 2013 Apuvälinekustannusten muutos Kustannukset kierrätettäviin apuvälinehankintoihin vuonna 2012 Kustannukset kierrätettäviin apuvälinehankintoihin vuonna 2013 Kierrätettävien apuvälinehankintojen kustannusten kehitys JÄSENKUNNAT 3 399 400 3 496 600 + 97 200 948 400 1 040 500 + 92 100 TAYS 5 231 700 4 401 800-829 900 4 506 900 3 630 100-876 800 TAYS/AVY 638 000 744 000 + 106 000 Taulukko 1. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueen apuvälinekustannukset vuosina 2012 ja 2013. Taulukossa 2 vuoden 2012 apuvälineiden kustannukset on devalvoitu terveydenhuollon hintaindeksillä (Suomen Kuntaliitto 2014a) vuoden 2013 kustannustasoon, jolloin hintojen nousun vaikutus pyritään minimoimaan vuosien välisessä vertailussa. Kunnallistalouden terveydenhuollon hintaindeksi ei kuitenkaan täysin vastaa sairaaloiden erikoissairaanhoidon kuntakehitystä. Mitä ilmeisimmin terveystoimen hintaindeksi alikorjaa erikoissairaanhoidon tapahtunutta hintakehitystä. (Suomen Kuntaliitto 2014b.) Devalvoituna jäsenkuntien hankintakustannukset ovat pysyneet lähes samana vuosina 2012 ja 2013. Ero on noin 35 000 euroa. Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset jäsenkuntien osalta ovat nousseet 75 000 euroa. Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineiden hankintakustannukset ovat laskeneet 926 000 euroa vuodesta 2012, kierrätettävien apuvälineiden kustannukset ovat laskeneet 960 000 euroa. Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikön kustannukset ovat nousseet vajaa 100 000 euroa. Apuvälinekustannukset vuonna 2012 Apuvälinekustannukset vuonna 2013 Apuvälinekustannusten muutos Kustannukset kierrätettäviin apuvälinehankintoihin vuonna 2012 Kustannukset kierrätettäviin apuvälinehankintoihin vuonna 2013 Kierrätettävien apuvälinehankintojen kustannusten kehitys JÄSENKUNNAT 3 461 700 3 496 600 + 34 900 965 800 1 040 500 + 74 700 TAYS 5 327 600 4 401 800-925 800 4 589 500 3 630 100-959 400 TAYS/ AVY 649 700 744 000 + 94 300 Taulukko 2. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueen apuvälinekustannukset devalvoituna vuoden 2013 kustannustasoon. (Suomen Kuntaliitto 2014a.) 4.3.2 Perusterveydenhuollon kustannukset Perusterveydenhuollon kustannukset olivat vuonna 2012 kierrätettävien apuvälineiden osalta 948 000 euroa ja vuonna 2013 kustannukset olivat 1 040 000 euroa (taulukko 1). Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset yhtä apuvälineasiakasta kohden olivat vuonna 2013 jäsenkuntien osalta n. 60 euroa. Asukaslukuun suhteutettuna apuvälineiden vuosikustannukset olivat 1,99 euroa. Taulukossa 3 jäsenkunnat on jaoteltu asukasluvun mukaan. Ryhmässä 1 ovat alle 9 000 asukkaan kunnat, ryhmässä 2 ovat 9 000 20 000 asukkaan kunnat. Ryhmään

36 3 kuuluvat 20 001 30 000 asukkaan kunnat ja ryhmään 4 yli 30 000 asukkaan kunnat. Taulukkoon on koottu muutamia vertailulukuja, joiden avulla voidaan vertailla erikokoisten kuntien kustannustietoja. Ryhmien välillä on jonkin verran vaihteluita. Erityisesti pienemmissä kunnissa kustannukset yhtä asukasta kohden ovat suuremmat. Kaikkien apuvälineiden kustannukset asukasta kohden vaihtelivat kunnissa paljon. Pienimmissä kunnissa (ryhmä 1) vuosikustannukset asukasta kohden olivat 9,41 euroa. Ryhmässä 2 vastaava kustannus oli kuitenkin vain 4,31 euroa. Vertailemalla kierrätettävien apuvälineiden kustannuksia kaikkiin apuvälinekustannuksiin, huomattavan suuri osa perusterveydenhuollon apuvälineistä näyttäisi olevan omaksi annettavia apuvälineitä. Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset asiakasta kohden eivät näyttäneet vaihtelevan kuntakoon mukaan alle 30.000 asukkaan kunnissa. Ryhmän 2 kohdalla vain yhden kunnan vastauksista saatiin sellaiset tiedot, että tämä vertailuluku oli mahdollista laskea. Luku ei siis ole täysin vertailukelpoinen muihin nähden. Ryhmä 1 (<9 000 as) Ryhmä 2 (9000-20000 as) Ryhmä 3 (20 001 30 000 as) Ryhmä 4 (> 30 000 as) Ryhmän asukasluku (31.12.2013) 39.900 (7 kuntaa) 66.600 (5 kuntaa) 93.000 (4 kuntaa) 322.000 (4 kuntaa) Asiakkaiden osuus asukkaista 14,60 % 8,30 % 11,60 % 6,50 % Kustannukset/asukas vuonna 2013 9,41 /as 4,31 /as 5,75 /as 7,44 /as Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset/asukas vuonna 2013 Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset/asiakas 2,52 /as 1,02 /as 1,99 /as 1,20 /as 16,36 /asiakas 15,44 /asiakas 16,36 /asiakas 7,58 /asiakas Taulukko 3. Kustannusten vertailulukuja asukasluvun mukaan ryhmiteltynä. Apuvälinehuoltoja tehdään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin jäsenkunnissa hyvin vaihtelevasti. Muutamissa kunnissa huollot tehdään lähes poikkeuksetta itse. Suurimmassa osassa kunnista pienet huollot ja korjaukset tehdään itse, mutta vaativammat huollot ostetaan. Apuvälinehuoltojen kustannustietoja saatiin kahdeksan kunnan osalta. Tietojen luotettavuus ei ole sillä tasolla, että ostopalvelujen ja huoltojen kustannuksia voitaisiin esittää raportissa.

37 4.3.3 Erikoissairaanhoidon apuvälineyksikön kustannukset Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikön kustannustietoja on koottu taulukkoon 4. Asukasluku Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella on 521 540 (31.12.2013). Asiakkaita erikoissairaanhoidon puolella oli 575 (vuonna 2013). Asiakkaiden osuus asukkaista on vain 0,1 %. Tämän vuoksi kierrätettävien apuvälineiden kustannukset ovat asiakasta kohden huomattavan suuret, keskimäärin lähes 1 300 euroa. Sairaanhoitopiirin asukaslukuun suhteutettuna kustannus ovat kuitenkin vain 1,43 euroa, mikä on kierrätettävien apuvälineiden osalta samalla tasolla kuin perusterveydenhuollon puolella. Ostopalvelut sisältävät Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikössä pelkästään apuvälineiden huoltoja. Ostopalvelujen kustannukset ovat pysyneet vertailuvuosina lähes samana. Huoltojen kustannukset ovat kasvaneet 27 400 euroa. Asukasluku (31.12.2013) 521 540 Asiakkaiden osuus asukkaista 0,1 % Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset/asukkaat (v. 2013) Kierrätettävien apuvälineiden kustannukset/asiakkaat (v. 2013) 1,43 /as 1 294 /asiakas Ostopalveluiden kustannus v. 2012 189 500 Ostopalveluiden kustannus v. 2013 216 900 Ostopalvelukustannusten muutos + 27 400 Taulukko 4. Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikön kustannustietoja. 4.3.4 Henkilöstökustannukset Projektin yhtenä tavoitteena oli selvittää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin apuvälineasiantuntijaresurssit ja henkilöstökustannukset. Henkilöstökustannusten osalta tietoa saatiin vain muutamasta kunnasta, joten arvio kaikkien jäsenkuntien henkilöstömenoista on vaikeaa. Jäsenkunnissa apuvälineiden parissa työskentelee kyselyn mukaan 60 henkilöä, joiden arvioitu viikkotuntimäärä on yhteensä 960 tuntia. Päätoimisia apuvälineasiantuntijoita jäsenkunnissa on 16, joista yhteen kuntaan sijoittuu 13 asiantuntijaa. Tämä on työpanoksena 610 tuntia viikossa. Useissa jäsenkunnissa apuvälineasioiden parissa työskennellään muun kuntoutustyön ohessa, keskimääräisesti arvioitu viikoittainen työpanos apuvälineasioihin on 6,5 tuntia/työntekijä. Tampereen yliopistollisen sairaalan apuvälineyksikössä työskentelee 8 päätoimista apuvälineasiantuntijaa, joiden viikkotuntimäärä on 305 tuntia.

38 4.2.5 Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellisen apuvälinemallin kuvaus Projektin tarkoituksena oli vertailla Pirkanmaan sairaanhoitopiirin porrastetun apuvälinepalvelumallin ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin (VSSHP) alueellisen apuvälinepalvelumallin kustannuksia. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiristä saatiin tietoja syyskuun 2014 aikana, mutta tietojen vertailtavuus osoittautui Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kanssa lähes mahdottomaksi erilaisen toimintatavan vuoksi. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellinen apuvälinekeskus on aloittanut toimintansa sosiaali- ja terveysministeriön rahoittaman AATU -hankkeen lopputuloksena vuonna 2007 (Koilahti 2012). Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiriin kuuluu 29 kuntaa, joista 21 kuntaa kuuluu alueelliseen apuvälinepalvelumalliin. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä erityisvelvoitemaksua peritään 42,14 euroa/asukas, josta 10,23 euroa sisältää erikoissairaanhoidon apuvälinekustannuksia. Erityisvelvoitemaksu sisältää myös hengityksen, kuulon ja näön apuvälineet. Alueellisen apuvälinekeskukseen kuuluvat 21 jäsenkuntaa maksavat 5,02 euroa/asukas lisämaksua, jolla katetaan muun muassa perusapuvälineet, kuljetuspalvelut ja Effector ohjelman hallinnointi. Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä erityisvelvoitemaksu on 10,30 euroa/asukas. Erikoissairaanhoidosta lainaksi annettavien apuvälineiden ja apuvälineyksikön toimintakulujen osuus erityisvelvoitemaksusta on noin 4,12 /asukas. Erityisvelvoitemaksulla katetaan apuvälinetoiminnan lisäksi muuta toimintaa kuten ensihoidon kustannuksia. Taulukkoon 5 on koottu vertailtavien sairaanhoitopiirien kustannukset erityisvelvoitemaksun osalta. Jäsenkuntia Asukasluku Erityisvelvoitemaksu VSSHP porrastettu malli 8kpl 69 000 10,23 (sis. kuulon, näön ja hengityksen apuvälineet) VSSHP alueellinen apuvälinekeskus 21 kpl 403 000 10,23 + 5,02 (sis. yllämainitut apuvälineet, perusapuvälineiden hankinta, logistiikka, Effector-ohjelma) PSHP 23 kpl 521 694 10,30 4,12 (sis. apuvälineyksikön, näön, hengityksen apuvälineet) + pth apuvälineiden hankintakustannukset (1 040 500 ) Taulukko 5. Vertailtavien sairaanhoitopiirien erityisvelvoitemaksut. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueelliseen apuvälinepalvelumalliin kuuluu 403 000 asukasta. Asiakkaita Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä oli 1003 vuonna 2013, ja näillä asiakkailla oli yhteensä 2200 käyntiä. Lainauskertoja oli 6288 vuonna 2012 ja 3440 vuonna 2013. Lainauskertojen määrä on vuoden 2013 osalta pienempi, koska vuonna 2013 Varsinais-Suomessa perustettiin uusi varasto, jonka seurauksena apuvälineiden luovutuksesta vastaa osastojen terapeutit. Apuvälinemäärien osalta otettiin vertailuun kaksi kustannuksellisesti merkittävää apuvälineryhmää; pyörätuolit (apuvälineluokat 122203 122218) sekä sähkösäätöiset sängyt (apuvälineluokat 181210 18121010). (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellisen apuvälinekeskuksessa pyörätuoleja on yhteensä 5718 ja sähkösäätöisiä sänkyjä

39 761 kappaletta. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella pyörätuoleja on 7939 ja sähkösäätöisiä sänkyjä 1278 kappaletta. Pyörätuolit Sähkösäätöiset sängyt PSHP 7939 kpl 1278 kpl VSSHP Alueellinen apuvälinekeskus 5761 kpl 761 kpl PSHP:n apuvälinemäärät suhteutettuna VSSHP:n apuvälinemääriin + 37,8 % + 67,9 % Taulukko 6. Apuvälinemäärät Pirkanmaan ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiireissä. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella on noin 30 % enemmän asukkaita kuin Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin apuvälinekeskukseen kuuluvien 21 jäsenkunnan alueella. Taulukosta 6 voidaan laskea, että väestömääriin suhteutettuna Varsinais- Suomen sairaanhoitopiiriin verrattuna Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on 26 % enemmän pyörätuoleja ja 56 % enemmän sähkösäätöisiä sänkyjä. Varsinais-Suomen alueellisessa apuvälinekeskuksessa on jäsenkunnilla yhteinen omistus apuvälineisiin. Yhteisen apuvälinerekisterin (Effector) avulla jäsenkunnissa voidaan seurata ajantasaisesti varastotilannetta ja tarvittaessa tilata ohjelman kautta toisen kunnan varastosta tarvittava apuväline käyttöön. Pyörätuolit ja sähkösäätöiset sängyt ovat kustannuksellisesti merkittävä osa apuvälinehankinnoista. Vertailtaessa Varsinais-Suomen alueellisen apuvälinekeskuksen apuvälinemääriä Pirkanmaan vastaaviin lukuihin huomataan yhteisen omistuspohjan ja kierrätyksen vähentävän apuvälinehankintojen määriä. Suurin osa palveluista tuotetaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä omana palveluna. Myös huollot toteutetaan pääosin omana toimintana, henkilöstön kuuluessa tekniikan toimintayksikköön. 4.4 Projektin tavoitteiden saavuttaminen Projektin välitavoitteista jäätiin osittain. Tiettyjä kustannuseriä, kuten apuvälineiden huoltojen kustannuksia ja henkilöstökustannuksia ei saatu analysoitua puutteellisten vastauksien johdosta. Erilaisista tietojärjestelmistä tasalaatuisen tiedon saaminen on haasteellista, myös kirjaamiskäytännöissä on vaihtelua. Kuntaliitosten ja yhteistoimintaalueiden myötä apuvälinetietoja on yhdistetty, eivätkä rekisterit välttämättä ole ajantasaiset. Kuntiin lähetetty kysely esitestattiin toisessa sairaanhoitopiirissä, jossa käytössä on vastaava apuvälinerekisteri kuin Tays:ssa. Kuntien apuvälinerekistereistä tietoa ei ollut yhtä helposti saatavilla, vain muutamalla kunnalla on käytössä Tays:ia vastaava apuvälinerekisteri. Projektissa onnistuttiin saamaan laadullista kuvausta porrastetun apuvälinepalvelumallin vahvoista alueista sekä kehittämistarpeista. Myös kuntien apuvälineyhdyshenkilöiden osallistumisaktiivisuus ja apuvälinepalvelujen kehittämishalukkuus olivat projektin vahvuuksia. Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin apuvälineiden saatavuusperusteen tullaan päivittämään hankkeen puitteissa joulukuussa 2014. Saatavuusperusteiden keskeinen merkitys apuvälinepalveluja ohjaavana työvälineenä tuli selkeästi esiin. Saatavuusperusteiden kir-

40 jaamiseen on perustettu työryhmä, jossa on edustajia perusterveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yksiköistä. 5 JOHTOPÄÄTÖKSET Apuvälinepalvelujen toteutuksessa oleellista on tasa-arvoiset ja saatavuusperusteiltaan yhtäläiset toimintakäytännöt. Projektissa nousi esiin Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueen kuntien erilaiset edellytykset seurata apuvälinepalvelujen toteutusta, dokumentoida ja tuottaa rekisterien kautta tietoa. Tietojärjestelmien moninaisuus sekä keskustelemattomuus muiden kuntien kesken vaikeuttivat merkittävästi kyselyssä saatujen tietojen vertailtavuutta. Yhteisen apuvälinerekisterin tarve oli keskeisin esille tullut kehittämisalue. Apuvälinepalvelujen kehittäminen nähtiin tärkeäksi. Yhteisesti sovitut ja kirjatut saatavuusperusteet toimivat työvälineenä apuvälinepäätöksiä tehtäessä. Käytössä olevat saatavuusperusteet ovat monilta osin vanhentuneet, toisaalta on myös tullut useita apuvälineryhmiä joita nykyisessä ei ole linjattuna. Saatavuusperusteiden päivitykseen toivottiin säännönmukaista käytäntöä. Apuvälineiden kilpailuttaminen riittävän isolla määrällä nähtiin tuovan myös säästöjä käytäntöjen yhtenäistämisen lisäksi. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella on hankintarenkaita, joiden avulla apuvälineitä on kilpailutettu. Apuvälinepalvelut muuttuvat yhteiskunnan muutosten myötä. Tehostetun palveluasumisen lisääntyessä ja väestön ikääntyessä apuvälinetarpeet muuttuvat. Terveys- ja hyvinvointiteknologia mahdollistaa toimintakyvyltään rajautuneiden osallisuutta ja vuorovaikutteisuutta uusilla tavoilla. Projektin tulosten myötä tarvitaan jatkoselvittelyä alueellisen apuvälinepalvelumallin kustannuksista. Valtakunnallisesti on saatavilla pidemmän aikavälin seurantatuloksia alueellisen apuvälinepalvelumallin toimivuudesta. Myös yhteisen apuvälinerekisterin, kilpailutuksen, logistiikan sekä varastoinnin mahdollisuudet tulee kartoittaa. 6 PROJEKTITYÖSKENTELYN ARVIOINTI Projektin aikataulu oli hyvin tiukka. Toukokuussa hankkeeseen palkattiin talousasiantuntijaksi projektityöntekijä. Hänen vastuullaan on ollut kyselyn tulosten kustannusanalyysi raportteineen. Projektityöntekijä on yhdessä projektityöryhmän kanssa vastannut myös kyselyn toteutuksesta. Tiukasta aikataulusta ja kesälomista huolimatta vastaukset kunnista kuitenkin pääosin saatiin ja kysely analysoitiin aikataulun mukaisesti kesän aikana. Projektin projektityöryhmä kokoontui kahdeksan kertaa. Projektityöryhmän jäsenet edustavat apuvälinealan asiantuntijuutta, toimien itse apuvälinepalvelun tuottajana. Apuvälinepalvelujen kehittäminen ja projektityöryhmässä toimiminen oman työn ohessa on haasteellista, mutta projektin ajankohtaisuus ja tärkeys on merkittävästi motivoinut ryhmää. Projektin ohjausryhmä kokoontui neljä kertaa. Ohjausryhmän asiantuntijuuden laajentaminen materiaali- ja hankintaosaamiseen oli tärkeää projektin kustannuspainotteisuuden johdosta. Ohjausryhmä on aktiivisesti ollut ideoimassa projektin toteuttamismallia sekä ohjannut kustannusanalyysin sisällön toteutusta.

41 Laadunvalvojalla oli keskeinen rooli projektin raportin sisällöllisessä tarkastamisessa. Laadunvalvoja toi oman näkemyksensä raportin rakenteen jäsentämiseksi tarkastellen raporttia kriittisesti, mutta rakentavasti. Projektista tiedottaminen on toteutunut kokousten sekä koulutusten yhteydessä. Lisäksi informaatiota on välitetty sähköpostitse eri yhteistyötahoille. Projekti on esitelty Pirkanmaan sairaanhoitopiirin apuvälineyhdyshenkilöiden tapaamisessa (20.5.) sekä ylilääkäreille ja ylihoitajille suunnatussa neuvottelupäivässä (28.5.). Lisäksi kyselyn tuloksista ja jatkosuunnitelmista on tiedotettu apuvälineyhdyshenkilöille ja ylilääkäreille (8.9.). Lisäksi tuloksia ja jatkosuunnitelmia käydään läpi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueellisessa ylilääkäreille ja ylihoitajille suunnatussa neuvottelupäivässä (24.10.).

42 LÄHTEET Apuvälinepalveluiden laatusuositus 2003. Sosiaali- ja terveysministeriön oppaita 2003:7. Sosiaali- ja terveysministeriö. Suomen Kuntaliitto. Helsinki. Asetus lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta 1363/2011, Sosiaalija terveysministeriö. 19.12.2011. Autio, Leena (toim.). Sosiaali- ja terveydenhuollon apuvälinepalveluiden suunnitelma Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä suositus alueelliseksi käytännöksi. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin julkaisuja 2/2005. Tampere. Erikoissairaanhoitolaki 1.12.1989/1062. Kansanterveyslaki 28.1.1972/66. Koilahti, Tiina. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin alueellisen apuvälinekeskuksen toiminnan laadun kehittäminen. Opinnäytetyö 2012. Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista 1.7.2010/629 Pirkanmaan sairaanhoitopiiri. Apuvälineyksikkö. Päivitetty 27.2.2014. Luettu 20.5.2014. <http://www.pshp.fi/default.aspx?nodeid=10433> Risikko, P. 2009. Valtakunnalliset apuvälinealan koulutus- ja neuvottelupäivät. 31.8.- 1.9.2009. Seinäjoki. Suomen Kuntaliitto 2014a. Julkisten menojen hintaindeksi, Kuntatalous tehtävittäin (2005=100). Päivitetty: 26.6.2014. Luettu 28.7.2014. Tiedosto saatavilla: <http://www.kunnat.net/fi/tietopankit/tilastot/kuntatalous/indeksit/sivut/default.aspx> Suomen Kuntaliitto 2014b. Kuntatalouden terveydenhuollon hintaindeksi korvaa sairaalakustannusindeksin. Sisältö tarkistettu 31.1.2014. Luettu 28.7.2014. <http://www.kunnat.net/fi/tietopankit/tilastot/soster/sairaalakustannusindeksi/sivut/defa ult.aspx> Suomen Kuntaliitto 2014c. Sairaanhoitopiirien ja erityisvastuualueiden kartat. <http://www.kunnat.net/fi/kunnat/sairaanhoitopiirit/asukasluvut/documents/ervat_saira anhoitopiirit2014.pdf> Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Apuvälinepalvelujen porrastus. Luettu 20.5.2014. <http://www.thl.fi/fi_fi/web/fi/etusivu/aiheet/tietopaketit/apuvalinepalvelut/ohjeita/apuval inepalvelujen_porrastus> Terveydenhuoltolaki 30.12.2010/1326.

43 Liite 3. Alueellisten apuvälinekeskusten perustamiseen liittyvä taulukko

44 Liite 4. ICT- Selvitys ICT SELVITYS 1.1 ICT-selvityksen yleiskuvaus Pirkanmaan sairaanhoitopiiri teki projektina selvityksen keskitetystä alueellisesta apuvälinemallista (hanke K380). Osana tätä projektia selvitettiin tarvittavia ICT-muutoksia ja niiden kustannuksia, mikäli nykyinen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin omistama Effector-tietojärjestelmä laajennettaisiin TAYS:n käytöstä myös alueen kuntien käyttöön. Alue sisältäisi 23 kuntaa. 1.1.1 ICT-selvityksen tavoitteet Tavoitteita olivat 4. Teknisen selvityksen tekeminen nykyisen PSHP:n Effectorin laajentamisesta alueelliseksi 5. Kustannusarvion tekeminen kertaluontoisista käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista 6. Kustannusarvion tekeminen tulevaan ylläpitoon liittyvistä jatkuvista kustannuksista 1.1.2 ICT-selvityksen rajaus ICT-projektissa ei selvitetty kuntien tarvitsemia integraatioratkaisuja ja niiden kustannuksia. Integraatioiden selvittäminen ei ollut mahdollista projektin määräajan puitteissa, koska se olisi vaatinut rajapintojen määrittelyä ja kuntien vahvaa sitoutumista määrittelytyöhön. Projektissa kuitenkin tiedusteltiin Effector-toimittajalta Polyconilta valmiita rajapintoja alueella käytössä oleviin potilastietojärjestelmiin (Pegasos, Effica ja Mediatri). Valmis rajapinta apuvälinetietojen siirtämiseksi kunnan potilastietojärjestelmään löytyy ainoastaan Mediatri-järjestelmälle. Selvityksen lähtökohtana oli, että ensimmäisessä vaiheessa alueellisen Effectorin käytössä järjestelmä otetaan kaikkiin kuntiin käyttöön ilman integraatioita. Kuntien integraatiotarpeet, niihin liittyvät vastuut, linjaukset ja kustannukset tulee selvittää erillisenä hankkeena. Integraatioiden kustannukset ovat yleensä merkittävä osa ICT -kustannuksia. Selvityksen aikana tavattiin Lempäälän, Tampereen, Kangasalan, Nokian ja Jämsän apuvälinetoimintojen edustajia. Näissä keskusteluissa kävi ilmi, että kuntien integraatiotarpeet ja lähtökohdat voivat poiketa merkittävästi toisistaan. Yhteistä kunnille kuitenkin oli, että yhtä lukuun ottamatta kaikki näkivät tulevaksi integraatiotarpeeksi apuvälinetietojen siirtymisen kunnan potilastietojärjestelmään. ICT-projektissa ei selvitetty myöskään tarkasti kuntien nykyisten apuvälinetietojen siirtämistä potilastietojärjestelmistä sähköisesti yhteiseen Effectoriin. Tämä siitä syystä, että kuntien nykyisten apuvälinetietojen ajantasaisuus, määrä ja tietojen taso vaihtelevat kunnittain eikä Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä ollut mahdollisuutta edustaa kuntia heidän potilastietojärjestelmä-toimittajiensa kanssa. Selvityksen aikana Polyconilta tiedusteltiin kuitenkin yleisluontoisesti apuvälinetietojen sähköistä siirtomahdollisuutta Effectoriin. Polyconilla on valmiina poimintaohjelmat tietojen poimimiseksi Effican ja

45 Pegasoksen tietokannoista. Kuntien on mahdollista poimia työkalulla tiedot, mikä heillä on pääsy omaan potilastietojärjestelmänsä tietokantaan. Siirto vaatii kunnilta myös konversiotaulukoiden muodostamista. Mediatria käyttävien kuntien on tilattava mahdollinen poimintatyö Mediconsultilta. ICT-selvityksen tuloksena saatiin välittömät Effectoriin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisiin palvelutuottajiin liittyvät kustannukset. Projektin kustannukset eivät sisällä kunnille omien palvelutuottajiensa (mm. potilastietojärjestelmän toimittaja) kautta muodostuvia kustannuksia. 1.1.3 ICT-selvityksen projektiorganisaatio ICT-selvitykseen osallistuivat: Sinikka Pennanen, PSHP Tietohallinto, Projektitoimisto Aki Jokinen, PSHP Tietohallinto, Tietohallintopäällikkö Elina Niemelä, PSHP Tietohallinto, Projektipäällikkö Kimmo Virtanen, PSHP Tietohallinto, Erikoissuunnittelija Jaana Larimo, PSHP Apuvälinekeskus, Apuvälineasiantuntija ja kokonaishankkeen projektipäällikkö Liisa Hartikainen, PSHP Apuvälinekeskus, Effector-pääkäyttäjä Anne Ojala, PSHP Apuvälinekeskus, Apuvälinepalvelupäällikkö Minna Metsälä, Fujitsu Finland Oy, tarvittavat IT-inframuutokset Leif Esselström, Polycon Oy, tarvittavat Effector-laajennukset Lasse Anderson, Polycon Oy, Effecor-järjestelmäarkkitehtuuri 1.2 ICT-selvityksen eteneminen 1.2.1 ICT-selvityksen aikataulu ICT-selvitys käynnistyi helmikuussa 2016 ja päättyi toukokuussa 2016. 1.2.2 ICT-selvityksen vaiheet ICT-selvitys eteni tavoitteiden selvittyä pilottikuntien tapaamisiin. Niissä kartoitettiin tulevia käyttötarpeita ja käytön laajuutta. Myöhemmin Apuvälinekeskus teki yhteenvedon kuntien tarpeesta. Toisessa vaiheessa kartoitettiin tarvittavia ICT-inframuutoksia ja kuntien mahdollisuutta kirjautua yhteiseen Effector-järjestelmään. Keskustelua käytiin PSHP:n Tietohallinnon, Fujitsun ja Polyconin asiantuntijoiden kesken. Aluksi kartoitettiin kolme vaihtoehtoa: 4.) Palvelun tarjoaminen VPN-putkessa 5.) Palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa 6.) Citrix-käyttö Vaihtoehdoista selvitettiin haittoja ja hyötyjä ja selvityksen tuloksena päädyttiin vaihtoehtoon palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa. Valitun vaihtoehdon toivotaan tuovan

46 mahdollisimman vähän ylläpitotyötä, lisäksi siinä on huomioitu loppukäyttäjien käyttötarve. Kolmannessa vaiheessa tilattiin PSHP:n ICT-infrapalveluiden toimittajalta Fujitsulta tarkempi tekninen kuvaus ja työmääräarvio palvelun tarjoamisesta julkisessa verkossa. Palvelun toteuttaminen vaatii ICT-inframuutoksia nykyiseen PSHP:n Effectorratkaisuun, mm. palvelin tulee siirtää sisäverkosta ulkoverkkoon. Palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa vaatii myös Effector-järjestelmässä Secure Data Streaming ratkaisun käyttöönottoa, jotta tieto kulkee salattuna https-protokollaa käyttäen. Lisäksi tarvitaan ratkaisu VRK-kortilla ja salasanalla/pin-koodilla kirjautumiseen. Neljännessä vaiheessa Polyconilta pyydettiin tarkempi kustannusarvio kuntien käyttötarpeeseen, valittuun julkiseen verkossa tarjottavaan palveluun ja laajaan käyttöönottoprojektiin perustuen. Näiden vaiheiden aikana käytiin lisäksi keskustelua alueellisen Effector-käytön organisoinnista. Siitä ei kuitenkaan syntynyt yhteistä näkemystä. Alueellinen Effector-käyttö tulee vaatimaan aiempaa TAYS:n käyttöä huomattavasti laajemman pääkäyttäjyyden. Toiminnan organisointi tulee suunnitella ja siinä tulee huomioida Effector-toimittajan sopimukseen tulevat rajoitetut oikeudet yhteydenottoihin Polyconin tukipalveluihin. 1.3 ICT-selvityksen dokumentit ICT-selvityksen dokumentit ja niiden säilytyspaikat: Dokumentti Selitys Säilytys Alueellinen_Effector_loppuraportti.doc ICT-selvityksen loppuraportti PSHP Tietohallinto Alueellinen_Effector_kustannuslaskelma_18_04_2016.xls Kustannuslaskelma tulevasta käyttöönotosta PSHP Tietohallinto ja jatkuvista palveluista Fujitsun toteuttama ICT-infraratkaisun ja tietoliikennerat- PSHP Tieto- kaisun kuvaus ja kustannusarvio Polyconin toimittama kustannusarvio ja suositus alueellisen käytön moduuleista hallinto PSHP Tietohallinto 1.4 ICT-selvityksen kustannukset Kustannukset ICT-selvityksestä jakaantuivat seuraavasti: Tilanne 2.5.2016 mennessä: Komponentti Kustannukset PSHP Tietohallinto, Projektipäällikkö 9 037,50 Fujitsu Finland Oy, ICT-infraratkaisu Arvio 5 htp eli ja tietoliikenneratkaisu sekä kustannusarviot 6 000 YHTEENSÄ 15 037,50

47 1.5 ICT-selvitysprojektin arviointi 1.5.1 Suunniteltujen tehtävien ja lopputulosten toteutuminen Lopputuloksena ICT-selvityksestä saatiin karkean tason tekniset muutokset ja ratkaisujen valinta alueelliseen käyttöön siirryttäessä sekä näistä muodostuvat kertakustannukset ja jatkuvat kustannukset. Projektin tehtävät onnistuivat sisällöllisesti, aikataulullisesti ja työmäärällisesti suunnitelman mukaisesti. 1.5.2 Tulokset Tekninen ratkaisu (tarkempi ratkaisukuvaus tietoturvasyistä Tietohallinnossa): 5. Effector-palvelimen siirto ulkoverkkoon 6. IIS-palvelimen käyttöönotto 7. Palvelun tarjoaminen julkisessa verkossa Mallissa Effectoria tarjottaisiin ympäristökunnille julkisessa verkossa. Liikenne suojattaisiin https-salauksella ja päästäkseen tunnistautumaan itse sovellukseen, käyttäjän tulee ensin tunnistautua vrk-kortilla (vahva tunnistautuminen). Kunnilla pitää olla käytössä omassa verkkoympäristössään levyjako, johon Effectorin käynnistysohjelma voidaan sijoittaa ja josta saa yhteyden IIS -palvelimelle. Polycon on ilmoittanut, että työasemasta tulee olla pääsy tähän levyjakoon, client pitää voida asentaa työasemaan temp-hakemistoon ja työasemassa pitää olla asennettuna DigiSign-client VRK-kirjautumista varten. 8. Palvelun kahdennus Mallissa ympäristö on kahdennettu, jotta ympäristökunnille voidaan tarjota palvelua 24/7. Kahdennus ei ole maantieteellinen eli järjestelmän käytössä olevat resurssit sijaitsevat samassa konesalissa. Tietokannan täydellinen kahdentaminen ja siirtäminen omaan dedikoituun klusteriinsa aiheuttaisi tarvittavien SQL -lisenssien vuoksi n. 10 000 euron lisäkustannukset vuositasolla ja tämän vuoksi päädyimme jaetun klusterin käytön jatkamiseen. Tässäkin vaihtoehdossa kanta on kahdennettu mutta haittana ovat mahdolliset, satunnaiset mutta ennalta ilmoitetut huoltotoimenpiteet palvelimella. Taustapalvelua ei ole tässä esitetty kahdennettavaksi, sillä sovellus on Polyconin mukaan integraatioita ja uuden potilaan tietojen hakua lukuun ottamatta käytettävissä ilman taustapalvelua. Jos palvelumalli ei mahdollistaisi vikatilanteessa tällaista sovelluksen rajoitettua käyttöä, kaksinkertaistuvat taustapalvelun palvelinkustannukset ja lisäksi tulee varautua suunnittelu- ja toteutustyöhön sen osalta, miten kahdennus käytännössä toteutettaisiin. Ratkaisun osalta tulee huomioida, että palvelussa voi tulla katkoksia, eivätkä kaikki toiminnot ole välttämättä käytössä 24/7. Ratkaisu perustuu palvelutasoon, joka PSHP:lla on nykyisessä Effctorissa.

48 9. Hankittavat Effector lisenssit, moduulit ja toiminnot Lisenssin alueellinen laajennus Moniorganisaatiotuki Alueellinen apuvälinekeskus tuki Välitason ylläpitäjät ominaisuus Järjestelmän sisäinen sähköposti Työmääräystoimintojen laajennukset Secure Data Streaming ratkaisu Lomaketyöt Lisäominaisuudet luokitukseen liittyvänä Vapaan valinnan osio Käyttöönoton kertakustannukset: Suorite Yksikköhinta Määrä Hinta Fujitsu Toteutuksen suunnittelu 3 htp, a 1200 /htp 3 600,00 1 3 600,00 Kuorman jako, tietoliikenne, nimipalvelut Toteutus 13 htp, a 1200 /htp 15 600,00 1 15 600,00 Kuormanjako, tietoliikenne, palomuuriavaukset 2,5 htp NAS-jako 0,5 htp Sertifikaatit ja nimipalvelut 1 htp Taustapalvelun palvelimen siirto eri verkkoon 3 htp Testaus 2 htp Koordinointi 4 htp POLYCON Lisenssin laajennus alueelliseksi 48 705,00 1 48 705,00 Moniorganisaatiotuki 7 280,00 1 7 280,00 Alueellinen apuvälinekeskus -tuki 16 280,00 1 16 280,00 Välitason ylläpitäjät -ominaisuus 2 200,00 1 2 200,00 Järjestelmän sisäinen sähköposti 2 560,00 1 2 560,00 Työmääräystoimintojen laajennukset 3 200,00 1 3 200,00 Secure Data Streaming 18 200,00 1 18 200,00 Lomaketyöt 2 040,00 1 2 040,00 Lisäominaisuudet luokitukseen liittyvänä 4 000,00 1 4 000,00 Vapaan valinnan osio 2 000,00 1 2 000,00 Asiakaskäynnit paikanpäällä 5 kpl 7 100,00 1 7 100,00 Polyconin projektipäällikkötyö (15 htp) 15 300,00 1 15 300,00 Apuvälinetietojen vastaanotto nykyisistä järjestelmistä (Arvio laskettu niin, että siirretään 15 eri ympäristöstä, a 4080 /ympäristö) 61 200,00 1 61 200,00 PSHP Projektinhallinta 40 000,00 1 40 000,00 KÄYTTÖÖNOTTO YHTEENSÄ 249 265,00 7000

49 Jatkuvan palvelun kustannukset: Suorite Yksikköhinta /kk Määrä Hinta /kk Fujitsu Taustapalvelun palvelin 903,00 1 903,00 Jaettu tietokantainstanssi 450,00 1 450,00 IIS-palvelimet (2 kpl yhteensä) 850,00 1 850,00 Kuormanjako 400,00 1 400,00 NAS-levy 10,00 1 10,00 Domain ja sertifikaatti 33,33 1 33,33 Järjestelmävastaavan tehtävät 1 htp, a 1200 /htp 1200,00 1 1 200,00 Yllläpitotyö (versiopäivitykset jne.) PSHP Pääkäyttäjän työ (60 /h. Laskettu 150h/kk) 9 000,00 1 9 000,00 POLYCON Järjestelmätoimittajan veloittama ylläpitomaksu: PSHP:n nykyinen ylläpitomaksu 3 083,33 1 3 083,33 Alueellinen laajennus 730,58 1 730,58 Moniorganisaatiotuki 109,20 1 109,20 Alueellinen apuvälinekeskus -tuki 244,20 1 244,20 Välitason ylläpitäjät -ominaisuus 33,00 1 33,00 Järjestelmän sisäinen sähköposti 38,40 1 38,40 Työmääräystoimintojen laajennukset 48,00 1 48,00 Scure Data Streaming 273,00 1 273,00 Lomaketyöt (arvio) 30,00 1 30,00 Lisäominaisuudet luokitukseen liittyvänä 60,00 1 60,00 Vapaan valinnan osio 30,00 1 30,00 YLLÄPITOMAKSU YHTEENSÄ /KK 17 526,04 YLLÄPITOMAKSU YHTEENSÄ /vuosi 210 312,50 Kustannusarvioiden osalta on huomattava, että Fujitsun kustannus- ja työmääräarvio on voimassa yhden kuukauden. Muutosten toteutus ei tapahdu kuukauden sisään, jolloin kustannusarvio voi muuttua. Polyconin kustannusarvio perustuu tilanteeseen, jossa Pirkanmaan sairaanhoitopiiri hankkii alueelliseen toimintaan kaikki Polyconin tarjoamat toiminnallisuudet. Hankittavia toiminnallisuuksia on kuitenkin karsittu tarpeettomina alueellisen käytön ensimmäisessä vaiheessa. Näin ollen Polyconin kustannukset voivat hieman nousta kustannusarviossa esitetystä. 1.5.3 Muutoshallinta Varsinaista muutoshallintakäsittelyä ei ollut, mutta integraatiotarpeiden selvityksestä keskusteltiin useaan otteeseen projektin aikana. Integraatioiden selvitys ei ollut kuitenkaan mahdollista tämän projektin resursoinnin ja aikataulun puitteissa. 1.5.4 ICT-selvityksen projektiorganisaation arviointi ICT-selvityksen osalta projektin organisointi toimi erinomaisesti. Asioita käytiin läpi eri asiantuntijoiden kesken tarpeen mukaan ja oikea-aikaisesti. Yhteistyö oli onnistunutta ja asiat etenivät sujuvasti. ICT-selvitys tehtiin osana Keskitetty alueellinen apuvälinepalvelumalli Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella (K380) hanketta. Kokonaishankkeen projektiorganisointi toimi hyvin PSHP:n Apuvälinekeskuksen, PSHP:n Tietohallinnon ja projektiryhmän kesken.

50 Apuvälinekeskuksen ja Tietohallinnon yhteinen toiminta muutoksen mahdollistajana ymmärrettiin molemmissa yksiköissä hyvin. Kokonaishankkeen projektiorganisoinnissa ohjausryhmän osalta on sen sijaan kehitettävää. Projektin käynnistäminen oli poikkeuksellisen epäselvää ja asioita käytiin läpi useilla kokoonpanoilla ennen kuin projektin ohjausryhmä muodostettiin. Alkuvaiheessa projektipäällikköjä ei kutsuttu lainkaan ohjausryhmään. Tavoitteiden asetanta oli epäselvää sekä sisällöllisesti että aikataulullisesti. Ohjausryhmä perustettiin liian myöhään tavoitteiden asetannan kannalta ja ohjausryhmän tapaamiset olivat myös väärinä ajankohtina tulosten esittämistarpeisiin nähden. 1.6 Esitykset jatkotoimenpiteiksi Mikäli alueen kunnat lähtevät kokonaisselvityksen perusteella alueelliseen apuvälinemalliin ja ottavat käyttöön yhteisen Effector-apuvälinejärjestelmän, tulee tehdä lisäselvityksiä ja päätöksiä erityisesti seuraavista asioista: Käyttöönottoprojektin suunnittelu Koulutuksen suunnittelu Kuntien nykyisten apuvälinetietojen siirto yhteiseen Effector-järjestelmään Tietojärjestelmän ja yhteisen toiminnan organisointi ja tukipalvelumalli Yhteisten ja kuntien omien alueiden määrittely (käyttöönoton 2. vaihe) Testiympäristön käytettävyydessä on ollut haasteita nykyisessä toiminnassa. Alueellisessa käytössä testiympäristön on oltava ajan tasalla ja käytettävissä, jotta mm. tulevat versiopäivitykset voidaan toteuttaa suunnitelmallisesti ja hallitusti Jotta tilastoja ja raportteja voidaan toteuttaa yhteisestä järjestelmästä vertailukelpoisesti ja käytettävästi, tulee apuvälineiden kirjauskäytännöistä sopia ja niitä valvoa Jos apuvälineitä kierrätetään kuntien kesken, tulee apuvälineiden identifioimisesta yhteiseen tietojärjestelmään sopia

51 Liite 5. Apuvälinepalveluprosessi Lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluprosessin lähtökohtana on lääketieteellisin perustein todettu sairaus, vamma tai kehitysviivästymä, joka heikentää potilaan toimintakykyä ja vaikeuttaa hänen itsenäistä selviytymistään (Asetus lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden luovutuksesta 1363/2011). Apuvälinepalvelun lähtökohtana ovat ihmisen päivittäisen elämän toiminnot ja toimintakyky. Apuvälinepalvelu on osa asiakkaan kuntoutus- ja hoitoprosessia ja on usein ainakin osittain tarkoituksen mukaista toteuttaa asiakkaan toimintaympäristössä. Asiakkaalle laadittavassa kuntoutussuunnitelmassa (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, Terveydenhuoltolaki 1326/2010) tulee huomioida myös apuvälinepalvelut ja sovittaa ne yhteen muiden kuntoutusta järjestävien tahojen kanssa. Asiakkaan, hänen läheisensä tai eri alojen asiantuntijan havaitsema apuvälinetarve käynnistää apuvälineprosessin (katso kuva 1.). PSHP:n alueella asiakkaan apuvälinetarpeen arviointi tehdään asiakkaan hoitovastuun mukaisesti joko perusterveydenhuollossa tai erikoissairaanhoidossa. Jos kyse on erikoissairaanhoitoon porrastetusta apuvälineestä, tarvitsee asiakas apuvälineprosessin käynnistämiseksi lähetteen. Kuva 1. Apuvälinepalveluprosessi Apuvälinekeskusten lähetekäytännöissä on eroavaisuuksia. Lähetteen voi pääsääntöisesti tehdä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen, mutta joissakin keskuksissa hyväksytään ainoastaan lääkärin tekemä lähete. Yhteistä kaikille apuvälinekeskuksille on ensimmäiseen sähköisen liikkumisen apuvälinearvioon tarvittava lähete. Apuvälinepalvelun tavoitteena on löytää asiakkaan tarpeisiin, toimintakykyyn ja toimintaympäristöön soveltuva apuväline. Vaativampia apuvälineitä voi olla tarpeen kokeilla pidempään ja niissä toimintaympäristöissä, joissa apuvälinettä suunnitellaan käytettävän. Sovituksessa tulee huomioida mahdolliset apuvälineelle tarvittavat muutostyöt. Apuvälinepäätös apuvälineen myöntämisestä ja hankinnasta tehdään yhteisten luovutusperusteiden mukaisesti yksilöllisen tarveharkinnan perusteella. Luovutusperusteisiin on kirjattuna myös alueellinen toimintakäytäntö. Luovutusperusteet ovat toistaiseksi sairaanhoitopiirikohtaisia ja niissä on eroavaisuuksia. Luovutusperusteiden lähtökohtana on yhdenvertaisuus, asiakaslähtöisyys sekä tarvelähtöisyys. Luovutusperusteet selkeyttävät ja yhtenäistävät käytäntöjä ja työnjakoa.

52 PSHP:n alueella apuvälinepäätös tehdään porrastetusti asiakkaan hoitovastuun mukaisesti. Näin toimitaan myös pääsääntöisesti apuvälinekeskuksissa. VSSHP:n apuvälinekeskuksessa kaikki kierrätettävien apuvälineiden hankintapäätökset (maksusitoumukset ja palvelusetelit) hyväksytään apuvälinekeskuksessa. Myös mittatilausperuukkien hankintapäätökset tehdään apuvälinekeskuksessa. KSSHP:n apuvälinekeskuksessa varastoon hankittavien kierrätettävien apuvälineiden hankintapäätös tehdään keskuksessa, mutta päätös uudesta, asiakkaalle hankittavista kierrätettävistä apuvälineistä tehdään hoitovastuun mukaisesti. Omaksi annettavat apuvälineet hankintaan sairaanhoitopiirissä toistaiseksi asiakkaan oman kunnan kautta, joten apuvälinepäätökset näistä apuvälineistä tehdään kunnissa. PHSOTEY:n apuvälinekeskuksessa uusien kierrätettävien ja omaksi annettavien apuvälineiden hankintapäätöksen tekee aina ylilääkäri. Apuvälinekeskuksessa on käytössä sähköinen allekirjoitus. EPSHP:n alueella apuvälinepäätöksen kielteisestä ratkaisusta tekee aina apuvälinepalveluyksikön lääkäri. Varastosta tapahtuvan apuvälineen luovutus/lainauspäätöksen tekee kaikkialla apuvälineyksikön tai apuvälinekeskuksen työntekijä. Apuvälineet hankitaan pääsääntöisesti kilpailutuksen kautta tehtyjen hankintasopimusten tai sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella apuvälineiden kilpailutuksesta on kehyskuntien osalta vastannut Kuntien Hankintapalvelu (KuHa). Tampere, Tays, Valkeakoski, Virrat ja Ikaalinen ovat vastanneet kilpailutuksesta kukin itsenäisesti. Yksittäisissä kunnissa kilpailutusta ei ole toteutettu. Erikoissairaanhoidon erikoisaloilla on omat apuvälinebudjetit ja vastaavasti perusterveydenhuollossa jokaisella kunnalla on oma apuvälinebudjetti. PSHP:n alueella ei ole siis yhteistä apuvälineiden hankintakuluseurantaa. Tuomi Logistiikka Oy:n perustamisen (v. 2016) jälkeen on Tampereen kaupungin apuvälineyksikkö ja Tays:n apuvälineyksikkö siirtynyt yhteiseen apuvälineiden kilpailuttamiseen apuvälinekokonaisuus kerrallaan. Sairaanhoitopiirin alueen apuvälinekilpailutus hoidetaan keskitetyssä apuvälinepalvelumallissa apuvälinekeskuksen toimesta. Apuvälinekilpailutukseen kuuluvat automaattisesti apuvälinekeskuksen jäsenkunnat, mutta sairaanhoitopiirikohtaisesti kilpailutuksessa voi mukana olla myös apuvälinekeskukseen kuulumattomat kunnat perusapuvälineiden osalta. Joissain sairaanhoitopiireissä apuvälinekeskukseen kuulumattomat kunnat kilpailuttavat ja hankkivat itse perusapuvälineensä. Apuvälineiden huolto PSHP:n alueella on toteutettu monimuotoisesti. Tays:n apuvälineyksikön apuvälinehuollot järjestetään ostopalveluina usealta eri palveluntuottajalta. Perusterveyden huollon apuvälinepalveluiden huolto on osin ostopalvelua, mutta kunnilla on myös omaa huoltotoimintaa. Kuntien omissa huoltotoiminnoissa on resurssi- ja osaamiseroja. Apuvälinekeskuksissa huollot hoidetaan pääsääntöisesti keskitetysti omana toimintana ja ostopalveluna. Liikelaitoksena toimina KHSHP on porrastanut huollot erikoissairaanhoidon lisäksi neljään kuntaan, jotka laskuttavat apuvälinekeskusta tekemästä työstään kiinteällä tuntihinnalla. Muissa apuvälinekeskuksissa apuvälineet huolletaan hajautetusti asiakkaan kotikunnan apuvälineyksikössä tai apuvälinekeskuksessa. Apuvälineiden huoltobudjetti (varasosat, lisävarusteet, työstä aiheutuvat kulut) ja kulujen seurantavastuu on apuvälinekeskuksissa.

Liite 6. Projektin aikataulu 53