KÄYTTÖOPAS
Sisältö 1. PERUSSANASTO... 1 1.1 Kysymystyypit... 1 1.2 Palvelun termit... 2 2. KYSELYN LUONTI... 6 2.1 Pikaopas... 6 2.2 Eri kysymystyyppien luonti (Classic mode)... 7 2.2.1 Otsikko... 7 2.2.2 Valinta... 8 2.2.3 Monivalinta... 8 2.2.4 Avoin kysymys... 9 2.2.5 Asteikko... 9 2.2.6 Tekstikenttä... 10 2.2.7 Positio... 10 2.2.8 Monivalinta-asteikko... 11 2.2.9 Nelikenttä... 12 2.2.10 Kuvakysymys valinta... 13 2.2.11 Kuvakysmys monivalinta... 14 2.3 Webstyle mode... 14 2.4 Kyselyn asetukset... 15 2.4.1.Perustiedot välilehti... 15 2.4.2 Muut Asetukset välilehti... 16 2.4.3 Ulkoasun asetukset välilehti... 18 2.4.5 Lisäasetukset -välilehti... 18 2.4.6 Perusasetukset -välilehti... 20 2.5 Kysymyksen lisäasetukset... 21 2.6 Tarkistusasetukset (vain tekstikenttäkysymys)... 23 3. KYSELYN JULKAISU... 25 3.1 Sähköpostikysely... 25 4. JULKINEN KYSELY... 30 5. PERUSRAPORTTI... 31 5.1. Vastaajien listaus... 31 5.2 E-Raportti... 32 5.2.1 E-raportin muokkaaminen:... 33 5.3 Excel raportti... 35 5.4 Suodatus... 37 5.4.1 Tietojen suodattaminen:... 37 6. ASETUKSET... 39 6.1 Kirjautumissivu... 39 6.2 Tyylitiedostot... 40 6.3 Kyselypohjat... 41 6.4 IP- Rajoitukset... 41 6.5 Ajastimet... 41
6.6 Kuvatiedostot... 42 6.7 Viestipohjat... 43 6.8 Lähetä sähköpostia... 44 7. KÄYTTÄJÄTIEDOT... 45 7.1 Käyttäjänhallinta... 45 8. ERIKOISTOIMINNOT... 47 8.1 Kysymysten vierekkäin asettelu... 47 8.2 Kyselyiden yhdistäminen... 47 8.3 Tutkimusryhmät... 49 8.4 Taustatiedot... 50 8.5 Hyppykysymykset... 53 8.6 Dynaaminen sivutus... 56 8.7 Hälytysviestit... 59 8.8 Kyselyn arkistointi... 60 8.9 Anonyymikysely... 61 8.10 Kielikopiot... 61
Sivu 1 1. PERUSSANASTO 1.1 Kysymystyypit Otsikko Väliotsikon asettaminen lomakkeelle. Monivalinta Vastaaja voi valita yhden tai useampia vastausvaihtoehtoja. Valinta Vastaaja voi valita yhden vastausvaihtoehdon. Avoin kysymys Lisää tyhjän tekstilaatikon, johon vastaaja voi kirjoittaa esim. avointa palautetta. Tekstilaatikkoon mahtuu n. 8 000 merkkiä. Asteikko Arvioidaan annetulla asteikolla määrättyjä asioita. Mahdollistaa likertasteikon tyyppiset kysymykset. Jos asteikkokysymyksen vastausvaihtoehtojen sijoittelu on pystyssä, kysymystä voidaan käyttää ns. ranking-tyyppisenä kysymyksenä, jolloin voidaan valita vain yksi asteikon arvo kysymyksestä. Tekstikenttä Useamman avoimen tekstikentän kysymykset. Positio Sana-asteikko, jonka vähintään toisessa päässä on adjektiivi. Jos ominaisuudelle on käytettävissä kaksi vastakohtaista adjektiivia, ne sijoitetaan asteikon vastakkaisiin päihin. Mahdollistaa ns. vastaväitteiden asettamisen. Päivämäärä Lisää päivämäärän keräämisen kysymyslomakkeelle. Päivämäärän kerääminen voidaan laittaa automaattiseksi tai oletusarvoisesti kyseisellä hetkellä voimassa olevaksi päiväksi. Sivunvaihto Määrittää sivunvaihdon haluttuun kohtaan.
Sivu 2 Monivalinta- asteikko Arvioidaan annetulla asteikolla määrättyjä asioita. Mahdollistaa Likert- asteikon tyyppiset kysymykset. Vastaaja voi valita useampia vastausvaihtoehtoja. Nelikenttä Nelikenttäanalyysin avulla voitte arvioida helposti esim. toimintaanne, löytää siitä ongelmakohtia ja kehittää sitä kautta toimintaanne. Kuvakysymys- valinta Kuvakysymys valinta avulla voi lisätä painikkeeksi kuvan valinta tyyppisen kysymyksen tavoin Kuvakysymys- monivalinta Monivalinnalla voi lisätä monivalinta tyypin mukaisesti kysmyksen painikkeeksi kuvan. 1.2 Palvelun termit Anonyymikysely: Kyselyn vastauksia ei pystytä yhdistämään yksittäisiin vastaajiin. Arkistointi: Arkistoituun kyselyyn ei voida vastaanottaa vastauksia. Kysely voidaan palauttaa arkistoidusta tilasta takaisin aktiiviseksi. Asetukset-valikko: Paikka päävalikossa, jossa sijaitsevat kyselyihin liittyvät lisätoiminnot. Avaa lukitus/ Lomake valmis: Ennen kun kyselyyn voidaan kerätä vastauksia, kysely tulee lukita Lomake valmis ikonista. Avaa lukitus ikonista kysely palautetaan muokkaustilaan. Muokkaustilaan palaaminen poistaa kyselyyn kertyneet vastaukset sekä kyselyyn linkitettävät kielikopiot. Dynaaminen sivutus: Dynaamisen sivutuksen avulla voidaan lomakkeelle tehdä monimutkaisempia ehtolausekkeita, joiden avulla kysymys- ja vastausvaihtoehtojen teksti muuttuu vastaajan aikaisempien vastausten
Sivu 3 perusteella. Dynaamisen sivutuksen toimintoja voidaan rakentaa ennen kuin lomake on valmis ja kysely lukittu. E-raportointi: E-Raportoinnin avulla voit tehdä julkisia raportteja, jotka voit linkittää esim. Internet-sivuillesi. Help-moodi: Help-moodi tarjoaa ohjeistusta Webropolin eri toiminnoista ja se aktivoidaan päälle ja pois päältä päävalikon oikean laidan päällä ja pois -painikkeiden avulla. Help-moodin ollessa päällä, toimintopainikkeiden kohdalle ilmestyy kysymysmerkki osoittamaan, että kyseisestä toiminnosta on ohjeistus saatavilla. Viemällä kursorin valitsemasi toiminnon päälle, tätä toimintoa koskeva ohjeteksti tulee näkyviin. Henkilökohtainen linkki: Henkilökohtaista linkkiä käytetään vain sähköpostikyselyissä. Henkilökohtaisen linkin avulla vastaaja voi vastata kyselyyn vain yhden kerran. Hyppykysymys: Toiminto, joka siirtää vastaajan yhdestä kysymyksestä tai kysymyksen vastausvaihtoehdosta etukäteen määritettyyn paikkaan kysymyslomakkeella. Julkinen linkki: Kysely asetetaan tilaan, jolloin tiedon kerääminen esim. omien Internet-sivujen kautta on mahdollista. Julkisen linkin avulla vastaajia ei pystytä tunnistamaan ja sama vastaaja voi vastata kyselyyn tarvittaessa useamman kerran. Kielikopiot: Kielikopio on pääkyselyyn liitettävä rinnakkaiskysely. Kielikopioiden avulla voidaan tehdä varsinaisen pääkyselyn alle kopioita, jolloin jokaisen kyselyn vastauksia voidaan tarkastella yhdessä tai erillisissä raporteissa. Kirjautumissivu: Webropol palvelulla luotava Internet-sivu, jonka kautta vastaajat pääsevät vastaamaan kyselyyn.
Sivu 4 Kyselyn asetukset: Kyselyn asetukset on paikka, josta määrität kaikki kysymyslomakkeen ulkoasuun vaikuttavat tekijät sekä lomakkeen toiminnot. Kysely: Muodostuu kysymykset sisältävästä lomakkeesta sekä eri vaihtoehdoista, joilla vastaukset lomakkeelle kerätään. Kyselypohja: Palvelun asetuksissa valmiiksi luotu pohja, jossa on määritelty kysymyslomakkeen visualiset asetukset. Kyselyt-valikko: Paikka päävalikossa, jossa voit luoda uusia ja muokata jo olemassa olevia kyselyitä. Käyttäjänhallinta: Käyttäjänhallinta sijaitsee päävalikon Käyttäjätiedot -kohdan alla. Käyttäjänhallinnasta voit esim. vaihtaa käyttäjätunnuksen ja salasanasi. Lomake: Sivu Internetissä, jonka avulla vastaukset kerätään kyselyyn. Perusraportti: Palvelun rakentama automaattinen raportti kyselyn tuloksista. Raportointityökalu: Webropolin erillinen raportointiosio, joka tarjoaa monipuoliset raportointivaihtoehdot. Raportointi-valikko: Paikka päävalikossa, jossa sijaitsevat kaikki kyselyidesi raportit. Ristiintaulukointi: Ristiintaulukoimalla tarkastellaan kahden muuttujan välistä yhteyttä esittämällä yhden muuttujan frekvenssijakauma toisen muuttujan luokissa frekvensseinä ja/tai prosentteina. Sivunvaihto: Sivunvaihto on oma kysymystyyppinsä ja löytyy kysymysvalikosta. Suodatus: Tämän toiminnon avulla raporteista voidaan hakea yksityiskohtaisempaa tietoa itse määrittämien kriteereiden perusteella.
Sivu 5 Sähköpostikysely: Sähköpostikyselyn avulla voit lähettää kutsun kyselyyn määrittämällesi kohderyhmälle. Tyylitiedosto: Kysymyslomakkeelle lisättävä visuaalinen elementti. Tyylitiedostojen avulla voidaan määrittää valituille kysymyksille tai kysymysten vastausvaihtoehdoille esim. haluttu tekstin väri tai taustaväri.
Sivu 6 2. KYSELYN LUONTI 2.1 Pikaopas Tämän pikaoppaan tarkoituksena on antaa lyhyt kuvaus siitä palvelustamme sekä näyttää, kuinka rakennat peruskyselyn ja lähetät sen sähköpostitse vastaanottajille. Kattavammin kyselyn luomista ja eri lähetysvaihtoehtoja on kuvattu tämän oppaan muissa luvuissa. Kyselyn luonti: 1. Valitse päävalikosta Kyselyt 2. Valitse Uusi kysely ja anna kyselylle haluamasi otsikko 3. Valitse kysymyslistan alta Lisää kysymys 4. Valitse kysymystyyppi Valinta a. Kirjoita kysymys Sukupuoli b. Kirjoita vaihtoehdot Nainen ja Mies kukin omalle rivilleen c. Paina Tallenna 5. Valitse kysymystyyppi Asteikko a. Kirjoita kysymys Arvioi b. Kirjoita asteikon arvot: 5,4,3,2,1 kukin omalle rivilleen c. Kirjoita arvioitavat asiat: Palvelu, Ystävällisyys ja Hinta-laatusuhde kukin omalle rivilleen d. Paina Tallenna
Sivu 7 6. Valitse kysymystyyppi Avoin kysymys a. Kirjoita kysymys: Avoin palaute 7. Paina Tallenna Kyselyn julkaisu: 1. Valitse kysymyslistan alapuolelta painike Lomake valmis 2. Valitse ylävalikosta Sähköpostikysely 3. Valitse Lisää vastaajia a. Lisää Kirjoita sähköpostiosoitteita yksi/rivi kohtaan vastaanottajien sähköpostiosoitteet kukin omalle rivilleen b. Paina Tallenna 4. Valitse Lähetä sähköpostia ja täytä tarvittavat tiedot a. Kirjoita lähettäjän sähköpostiosoite, sähköpostin aihe ja sähköpostin viesti b. Lähetetään Kaikille, viestin muoto Tavallinen c. Lähetä kutsu kyselyyn Lähetä -painikkeesta 2.2 Eri kysymystyyppien luonti (Classic mode) 2.2.1 Otsikko 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.1 2. Tekstejä voit muokata -editoreista. Kysymys lomakkeella:
Sivu 8 2.2.2 Valinta 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.2 2. Kirjoita vastausvaihtoehdot vaihtoehdot-kenttään allekkain kukin omalle rivilleen. 3. Rivinvaihto Enter-näppäimestä. 4. Tekstejä voit muokata - editoreista. Kysymys lomakkeella: 2.2.3 Monivalinta 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.3 2. Kirjoita vastausvaihtoehdot vaihtoehdot-kenttään allekkain kukin omalle rivilleen. 3. Rivinvaihto Enter-näppäimestä. 4. Tekstejä voit muokata - editoreista. Kysymys lomakkeella: 2.4.4 ASTEIKKO
Sivu 9 2.2.4 Avoin kysymys 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. 2. Vastaustilaa on n. 8 000 merkkiä. Kysymyksen luonti: 2.2.4 3. Tekstejä voit muokata - editoreista. Kysymys lomakkeella: 2.2.5 Asteikko 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.5 2. Anna asteikon arvot allekkain omille riveilleen asteikon arvot - kenttään. 3. Rivinvaihto Enter-näppäimestä. 4. Anna asteikon vastaukset allekkain omille riveilleen arvioitavat asiat kenttään. Kysymys lomakkeella: 5.tekstejä voit muokata -editoreista.
Sivu 10 2.2.6 Tekstikenttä 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.6 2. Määritä haluamasi tekstikenttien otsikot sekä kuinka monta tekstikenttää jokaisella rivillä on. 3. Tekstejä voit muokata - editoreista. Kysymys lomakkeella: 2.2.7 Positio Kysymyksen luonti: 2.2.7 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. 2. Kirjoita haluamasi asteikko Asteikon arvot -kenttään. 3. Rivinvaihto Enter-näppäimestä. 4. Kirjoita haluamasi adjektiiviparit Vastaukset vasen - ja Vastaukset oikea kenttiin. 5. Rivinvaihto Enter-näppäimestä Kysymys lomakkeella: 6. Tekstejä voit muokata - editoreista
Sivu 11 2.2.8 Monivalinta-asteikko 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. Kysymyksen luonti: 2.2.8 2. Kirjoita haluamasi asteikko Asteikon arvot -kenttään. 3. Rivinvaihto Enter-näppäimestä. 4. Anna asteikon vastaukset allekkain omille riveilleen arvioitavat asiat kenttään. 5. Rivinvaihto Enter-näppäimestä Kysymys lomakkeella: 6. Tekstejä voit muokata - editoreista
Sivu 12 2.2.9 Nelikenttä 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. 3. Minimiarvo: Vaaka-akselin alhaisin arvo (esim. halpa) 3. Vaaka-akseli: Vaaka-akselin otsikko (esim. hinta) 4. Maksimiarvo: Vaaka-akselin suurin arvo (esim. kallis) 5. Minimiarvo: Pystyakselin alhaisin arvo (esim. heikko) 6. Pystyakseli: Pystyakselin otsikko (esim. laatu) 7. Maksimiarvo: Pystyakselin suurin arvo (esim. korkea) Kysymyksen luonti: Kysymys lomakkeella: 2.2.9 8. Lisäohjeita: Nelikentän alapuolelle tuleva ohjekenttä 9. Väittämät: Lisää nelikentässä mitattavat asiat. 10. Tekstejä voit muokata - editoreista
Sivu 13 2.2.10 Kuvakysymys valinta 2.2.10 1. 1. Kirjoita kysymys sille varattuun kenttään. 2. 2. Klikkaa kirjoita vastausvaihtoehto tähän tekstiä, jotta voit lisätä vaihtoehdolle otsikon. 3. Voit valita haluamasi kuvat vaihtoehdolle klikkaamalla valitse kuvat tekstiä vaihtoehtojen muokkausnäkymässä. 3. 7. 4. Selaa koneelta haluamasi kuva ylempään ruutuun (kuva joka näkyy jos vastausvaihtoehto ei valittu). 5. Klikkaa näytä kuva, jonka jälkeen klikkaa tallenna kuva. 6. Selaa haluamasi kuva myös alempaan ruutuun (kuva joka näkyy jos vastausvaihtoehto valittu). 7. Huom! Tallenna muutoset käyttämällä vaihtoehtojen muokkausnäkymän oikeassa alareunassa näkyvää tallenna painiketta. 8. Toista edellä mainitut toiminnot myös lopuille vastausvaihtoehdoille. 5. 5. 4. 6. 9. Voit halutessasi käyttää tallenna liikennevaloiksi painiketta, jolloin kysymys tallentuu automaattisesti liikennevaloina (kuvia ei tällöin tarvitse erikseen hakea).
Sivu 14 2.2.11 Kuvakysmys monivalinta Luodaan samalla tavalla, kuin kuvakysmysvalinta. 2.3 Webstyle mode Webstyle modea käytetään kysymyksen muokkaamiseen, sekä lisättäessä toimintoja kysymyksen vaihtoehtoihin. 1. Vaihtoehtojen järjestystä voidaan muuttaa raahaamalla haluttu vaihtoehto haluttuun kohtaan 2. Voidaan lisätä, poistaa, tai kopioida vaihtoehtoja 3. Vaihtoehdon perään voidaan lisätä tekstikenttä omaa vastausta varten 4. Voidaan määrittää vaihtoehto oletuksena valituksi 5. Ensimmäinen vaihtoehto voidaan estää kirjautumasta vastaukseksi 6. Voidaan määrittää hyppy, jolloin vastaaja valittuaan kyseisen vaihtoehdon ohjautuu haluttuun kysymykseen (katso tarkemmin kohdasta hyppy kysymykset ) 7. Voidaan valita tyylitiedosto vaihtoehdon taustalle (katso tyylitiedostot). 8. Käytä aina vaihtoehtoja muokatessasi Muokkaa vaihtoehtoja näkymän Tallenna painiketta kun tallennat muutokset 9. Voidaan määrittää kysymyksen toimintatapa: vaakatasossa (vaihtoehdot vierekkäin), pystyssä (vaihtoehdot allekkain), alasvetovalikko (vaihtoehdot pudotusvalikkona) 10. Omaa vastausta varten määritettyjen tekstikenttien pituutta voidaan muuttaa (ei vaikuta vastausten merkkimäärään) 2.3 11. Voidaan määrittää kuinka monta vaihtoehtoa riville tulee talletettaessa kysymys vaakatasossa. Käytetään esimerkiksi monivalinta kysymyksissä
Sivu 15 2.4 Kyselyn asetukset Kyselyn asetuksissa määritetään koko kyselylomaketta koskevat asetukset sekä lisätoiminnot. Kyselyn asetukset ovat jaettu kuudelle välilehdelle: Perustiedot, Muut Asetukset, Ulkoasun asetukset, Lisäasetukset, Perusasetukset ja Skriptit. 2.4.1.Perustiedot -välilehti Voidaan tehdä seuraavaa: 1. muokata kyselyn tallennusnimeä 2. muokata kyselyn otsikkoa tai poistaa se kokonaan 3. valita kyselyn kieli (kaikki kyselyä koskevat oletustekstit näkyvät vastaajalle tällä kielellä) 4. valita vastaustapa sähköpostikyselyille: a. Kerran: vastaaja voi normaalisti vastata vain kerran samasta sähköpostilinkistä b. Muokkaa vanhaa: Vastaaja voi käyttää samaa linkkiä, josta hän on jo kerran vastannut, aikaisempien vastausten muokkaamiseen c. Historia: Vastaaja voi käyttää samaa linkkiä useampaan kertaan, jolloin aikaisemmat vastaukset siirtyvät historiatietoihin 5. valita E-learning käyttöön (maksullinen lisäominaisuus) 6. valita vastausten pisteytys käyttöön (maksullinen lisäominaisuus) 7. valita yhteenveto sivun vastaajalle (maksullinen lisäominaisuus) 8. valita näytettäväksi yhteenvetosivu, jolloin vastaaja saa yhteenvedon vastauksistaan vastattuaan kyselyyn 9. asettaa kaikki kysymykset pakolliseksi kerralla 2.4.1 10. poistaa pakollisuus kaikista kysymyksistä
Sivu 16 Muutokset tallennetaan aina tallenna painikkeesta. 2.4.2 Muut Asetukset välilehti Voidaan tehdä seuraavaa: 1. Valita kyselyn sivutusvaihtoehto. Mikäli valitaan sivunvaihdot käyttöön, tai käytetään dynaamista sivutusta, tulee sivunvaihdot luoda erikseen (2.2). 2.4.2 2. Määrittää vain eteenpäin liikkuminen mahdolliseksi lomakkeella. 3. Valita kirjautumissivu käyttöön (5.1), sekä määrittää kyselylomakkeelle ohjaava salasana. Kirjautumissivua käytettäessä kyselyn tulee olla julkinen. Vastaaja pääsee kyselyyn kirjautumissivuosoitteen kautta syöttämällä kyselylle mahdollisesti määritetyn salasanan. 4. Valita kysymysten automaattinen numerointi pois käytöstä. 5. Liittää yhteystietolomakkeen tutkimukseen. Yhteystietolomake muokataan halutunlaiseksi [Muokkaa] tekstiä klikkaamalla. Muokattaessa yhteystietolomaketta voidaan määrittää mitkä kentät halutaan näkyviin, sekä mitkä kentät ovat vastaajalle pakollisia vastata. Oletuskenttien tekstejä voidaan myös muokata, sekä lisätä yhteystietolomakkeen yläpuolelle tarkentava selite. Muokkaukset tallennetaan Tallenna painikkeesta. Muokkausten jälkeen yhteystietolomake on vielä valittava liitettäväksi tutkimukseen ja tallennettava sen jälkeen uudestaan, mikäli tätä ei tehty ennen muokkaustoimenpiteitä 6. Liittää lomakkeelle alkuselite. Alkuselite on ensin muokattava [muokkaa] tekstin takana sijaitsevassa editorissa, ja tallennettava, ennen kuin se voidaan liittää lomakkeelle. Alkuselite näkyy lomakkeella kyselyn otsikon alapuolella.
Sivu 17 7. Liittää lomakkeelle loppuselite. Toimitaan kuten alkuselitteen kohdalla. Loppuselite näkyy lomakkeella ennen lähetä -painiketta. 8. Lähetä painikkeen jälkeinen teksti 9. Muokata kiitossivua. Editorissa muokattu kiitossivu on käytössä vain siinä kyselyssä jossa se luodaan. 10. Käyttää paluulinkkiä vastaajan ohjaamisen kyselyyn vastaamisen jälkeen ruksaamalla valintaruutu, sekä kopioimalla haluttu linkki sille varattuun kenttään. Linkkinä voidaan käyttää esimerkiksi web-osoitetta, toisen kyselyn julkista linkkiä, tai julkisen e-raportin linkkiä. 11. Ohjata vastaaja vastaamisen jälkeen toiseen kyselyyn. Ohjaamiseen käytetään toisen kyselyn ID-numeroa (voidaan käyttää myös sähköpostikyselyn ID-numeroa). 12. Valita satunnaismoodi päälle. Vastaajalle arvotaan haluttu määrä kysymyksiä kyselyn kaikista kysymyksistä. Toiminto on valittava käyttöön ennen kyselyn lukitsemista. 13. Rajoittaa vastaajien kokonaismäärä ruksaamalla valintaruutu, sekä syöttämällä haluttu lukema sille varattuun kenttään. Samalla voidaan muokata vastaajamäärä täynnä oletustekstiä. 14. Valita anonyymi toiminto päälle. Anonyymikyselylyissä vastaajien tietoja ei saada selville edes yhteystietolomakkeen avulla. Anonyymitoiminto on valittava käyttöön ennen kyselylomakkeen lukitsemista. 15. Estää useamman vastauksen kirjaaminen samalta koneelta julkisissa kyselyissä (internet selaimeen jää eväste vastaamisen jälkeen). Samalla voidaan määrittää päivämäärä jona eväste erääntyy. On huomioitava, että evästeet voidaan helposti poistaa selaimesta, jolloin vastaaminen jälleen onnistuu. 16. Määrittää kuinka monen kysymyksen tai sivun välein vastaaja voi keskeyttää vastaamisen. Vastaamisen keskeytymisen yhteydessä vastaaja saa sähköpostiinsa uuden linkin, sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla hän voi myöhemmin kirjautua jatkamaan vastaamista. Aikaisemmat vastaukset säilyvät normaalisti. 17. Lisätä lomakkeen loppuun lähetyksen varmistuspainike. Tällöin lähetä painikkeen yläpuolella on erillinen valintaruutu, joka täytyy ruksata, ennen kuin vastausten lähettäminen on mahdollista. Toiminnolla estetään vastausten lähettäminen vahingossa. 18. Lisätä lomakkeelle peruuta painike (näkyy lomakkeen jokaisen sivun lopussa), jolloin vastaaja voi halutessaan tyhjentää syöttämänsä vastaukset näkyvissä olevalta sivulta. Muutokset tallennetaan aina tallenna painikkeesta.
Sivu 18 2.4.3 Ulkoasun asetukset välilehti Voidaan määrittää seuraavaa: 1. Muuttaa näkymän taustaväriä, jolloin lomakkeen ulkopuolella näkyvä alue muuttuu valitun väriseksi. Väri voidaan valita joko värikartasta, tai syöttämällä halutun värin koodi sille varattuun kenttään. 2. Muuttaa lomakkeen taustaväriä. Sama kuin yllä, mutta näkymän taustavärin sijaan muuttuu lomakkeen taustaväri. 3. Muuttaa tekstin väriä, jolloin lomakkeen kaikkien kysymysten tekstit muuttuvat valitun väriseksi. 4. Valita fontti, sekä fontin koko, jolloin lomakkeen kaikkien kysymysten fonttikoko muuttuu. 5. Liittää lomakkeelle yrityksen logo, tai mikä tahansa muu kuva. Logo voidaan valita pudotusvalikosta, mikäli kyseinen logo on sovellukseen kerran ladattu. Logon sijainti voidaan valita viereisestä pudotusvalikosta. Uusia kuvia voidaan ladata sovellukseen selaamalla haluttu kuva omalta koneelta ( selaa ), ja lataamalla kuva palvelimelle lataa painikkeesta. Muutokset tallennetaan aina tallenna painikkeesta. 2.4.5 Lisäasetukset -välilehti 2.4.3 Voidaan määrittää seuraavaa:
Sivu 19 1. Valita automaattinen sähköpostiviesti lähteväksi vastaajalle hänen vastattuaan kyselyyn. Sähköpostiviestin viestipohja tulee olla valmiiksi luotuna, ennen kuin toimintoa voidaan hyödyntää (katso viestipohjat ). 2. Valita automaattinen viesti lähteväksi haluttuihin sähköpostiosoitteisiin aina kun kyselyyn saapuu vastaus. Sähköpostiosoitteet kirjoitetaan, tai kopioidaan, allekkain ilman ylimääräisiä merkkejä. Automaattiviestiin voidaan liittää linkki vastauslomakkeelle valitsemalla kohta: Liitä mukaan linkki vastauslomakkeelle. Linkki voidaan määrittää SSL-suojaatuksi kohdasta: SSL-suojattu linkki. 3. Valita etenemispalkin-, prosenttilaskurin-, sekä sivunumeroiden näkyvän lomakkeella. Etenemispalkin sijainniksi voidaan valita joko lomakkeen ylälaita, alalaita tai molemmat. 4. Muokata kyselyn oletustekstejä. Muokattu oletusteksti kirjoitetaan sille varattuun kenttää ja valitaan käytettäväksi oikealla näkyvästä valintalaatikosta. Oletustekstien alalaidasta voidaan päästä muokkaamaan myös keskeytys-sivua, mikäli kyseinen toiminto on valittu käyttöön (katso: kyselyn keskeytys ), sekä keskeytyssähköpostiviestien tekstejä. 5. Muokata automaattiviestien lähettäjän osoitetta kohdasta: Muokkaa kyselyn viestien lähettäjän osoitteita. Muutokset tallennetaan aina tallenna painikkeesta. 2.4.5
Sivu 20 2.4.6 Perusasetukset -välilehti Voidaan määrittää seuraavaa: 1. Muuttaa selainikkunan kokoa, jolloin selainikkuna aukeaa halutun suuruiseksi kun vastaaja klikkaa kyselyyn johtavaa linkkiä. 2. Käyttää taustakuvaa näkymän taustalla. Kuva liitetään kuten kohdassa 2.4.3 ulkoasun asetukset, 5. Samalla voidaan valita kuvan esittämistapa. 3. Käyttää taustakuvaa kyselylomakkeen taustalla. Kuva liitetään kuten kohdassa 2.4.3 ulkoasun asetukset, 5. Samalla voidaan valita kuvan esittämistapa. 4. Valita kuvien käyttö normaalien valintapainikkeiden sijaan. Tekee valinta- ja monivalintakysymysten valintapainikkeista suurempia. 5. Määrittää kyselyn leveys. Oletuksena leveys on noin 720, joten kasvattamalla tätä lukua saadaan kyselylomaketta leveämmäksi ja taas pienentämällä lukua lomaketta saadaan kapeammaksi. 6. Valita kyselylomakkeen tasaus näkymässä joko keskelle, oikealle tai vasemmalle. 7. Valita kyselyn marginaalit, mikäli halutaan määrittää lomakkeen reunoille jäävä tyhjä tila. 8. Valita kyselylomakkeen reunojen muoto, joko pyöreäksi tai normaaliksi. Muutokset tallennetaan aina tallenna painikkeesta.
Sivu 21 2.4.6 2.5 Kysymyksen lisäasetukset Kysymyksen lisäasetuksissa voidaan määrittää aktiivisena olevaa kysymystä koskevia lisätoimintoja. Osa kysymyksen lisäasetuksissa näkyvistä toiminnoista riippuu kysymyksen sijainnista kyselylomakkeella. Kysymyksen lisäasetuksissa voidaan: 1. Määrittää kysymykselle selite, joka täsmentää kysymyksen otsikkoa, tai antaa lisäohjeita vastaamiseen. 2. Valita selite näkyväksi joko ennen otsikkoa, tai otsikon jälkeen. 3. Määrittää kysymykseen sarakkeen otsikko. Kyseinen toiminto on erityisen hyödyllinen vierekkäin asetetuissa kysymyksissä, jolloin vain ensimmäisen kysymyksen otsikko ja selite ovat käytettävissä (katso: kysymysten rinnakkain asettelu). 4. Valita tyylitiedosto sarakkeen otsikon taustalle (katso: 8.2 tyylitiedostot).
Sivu 22 5. Määrittää hyppytoiminto, joka ohjaa vastaajan haluttuun kysymykseen (katso: 8.5 hyppykysymykset). 6. Määrittää kysymys pakolliseksi vastata. 7. Valita kysymykseen kuva pudotusvalikosta, tai ladata koneelta uusi kuva listaan. 8. Valita tyylitiedosto koko kysymyksen taustalle. 9. Lisätä seuraava kysymys oikealle puolelle (seuraava kysymys täytyy olla valmiiksi luotuna, jotta kyseinen valinta on tehtävissä) (katso:?? kysymysten rinnakkain asettelu). 10. Piilottaa kenttien otsikot vierekkäisissä kysymyksissä, jolloin viereen asetetun kysymyksen vaihtoehtojen otsikot piiloutuvat (katso:?? kysymysten rinnakkain asettelu). Tehdyt muokkaukset hyväksytään tallenna painikkeesta.
Sivu 23 2.6 Tarkistusasetukset (vain tekstikenttäkysymys) Tarkistusasetuksissa määritetään tekstikenttäkysymystyypeille rajoitteita. Rajoitteet koskevat syötettävää merkkimäärää, pakollisuutta, sekä numeerisia tietoja. Tarkistusasetuksissa voidaan: 1. Valita tiedon tarkistus aktiiviseksi, jolloin voidaan: a. määrittää tekstikenttiin vastaaminen pakolliseksi.
Sivu 24 b. Valita numeerinen kenttä käyttöön, jolloin vain lukuja voidaan syöttää tekstikenttään. c. rajoittaa väli jolta lukuarvoja voidaan syöttää ruksaamalla arvo väliltä kenttä ja määrittämällä ne arvot, joiden väliltä vastaus on annettava. d. Määrittää minimivastauksen pituus, jolloin määritetään se merkkimäärä, joka vastaajan on vähintään syötettävä tekstikenttään. Tehdyt muokkaukset hyväksytään tallenna painikkeesta.
Sivu 25 3. KYSELYN JULKAISU 3.1 Sähköpostikysely Sähköpostikysely on yksi vastausten keruu tapa Webropol sovelluksessa. Sähköpostikyselyssä tallennetaan ensin kyselyn vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Tämän jälkeen vastaajille voidaan lähettää räätälöity viesti, jonka mukana jokainen saa oman henkilökohtaisen linkin kyselyyn. Sähköpostikysely on helpoin tapa suorittaa kysely, mikäli halutaan tunnistaa vastaajat ilman että heiltä kysytään yhteystietoja. Sähköpostikyselyn lähettäminen (ainoastaan vaiheet 1. ja 4., tai 3. ja 4. ovat pakollisia): 1. Lisätään vastaanottajat kyselyyn lisää vastaajia painikkeen takaa. 3.1 a. sähköpostiosoitteet kirjoitetaan allekkain ilman ylimääräisiä merkkejä, tai kopioidaan ulkopuolisesta tiedostosta (esimerkiksi excel) copy-paste menetelmällä. b. osoitteet voidaan ladata sovellukseen myös ASCII-tiedostona (excel, joka on tallennettu teksti-muodossa) selaamalla tiedosto omalta koneelta. c. sovellukseen voidaan ladata myös kyselystä tilattu tekstimuotoinen taustatietotaulukko (katso: taustatiedot), jossa on osoitteiden lisäksi tallennettu myös ennakkoon syötetyt vastaukset. d. voidaan estää samojen osoitteiden tallentuminen useampaan kertaan, mikäli kyselyyn tallennetaan myöhemmin lisää vastaajia. e. syötetyt taustatiedot saadaan siirrettyä suoraan perusraporttiin, jolloin ne ovat nähtävillä raportissa jo ennen varsinaisten vastausten kirjautumista. Osoitteiden syöttämisen jälkeen ne tallennetaan kyselyyn Tallenna painikkeesta. 2. Näytä vastaajat painikkeen takaa voidaan: a. nähdä kaikki kyselyyn siihen mennessä lisätyt vastaajat, sekä heille tallentuneet käyttäjätunnukset.
Sivu 26 b. nähdä kenelle viesti on lähtenyt (punainen merkki = viestiä ei lähetetty; vihreä merkki = viesti lähetetty). c. nähdä kuka on vastannut (punainen merkki = ei vastannut; vihreä merkki = vastannut). d. poistaa vastaaja (poistaa myös kyseisen henkilön kaikki vastaukset). e. avata tulostusnäkymä, jossa nähdään jokaisen vastaajan henkilökohtainen linkki, sekä käyttäjätunnus ja salasana. 3.1 3. Kopioi vastaajia painikkeen takaa voidaan: a. tuoda halutun kyselyn vastaajat näkyviin valitsemalla kysely listasta ja klikkaamalla nuolta oikealle. b. tuoda kaikkien kyselyiden vastaajat näkyviin klikkaamalla kaksoisnuolta oikealle. c. valita kaikki listatut osoitteet kopioitavaksi. d. valita vain tietyt osoitteet kopioitavaksi. Valintojen jälkeen valitut osoitteet kopioidaan kyselyyn klikkaamalla kopioi painiketta. 3.1 4. Lähetä sähköpostia painikkeen takaa tallennetuille vastaajille voidaan lähettää sähköpostia. Sovellus generoi jokaiselle vastaajalle henkilökohtaisen linkin automaattisesti sähköpostiviestin loppuun.
Sivu 27 Lähetys tapahtuu seuraavasti: a. Syötetään lähettäjän sähköpostiosoite. Tämän on se osoite, josta vastaajat näkevät kyselylinkin sisältävän viestin saapuvan. Kaikki paluuviestit, sekä vastaajien vastaa toiminnolla lähettämät viestit, tulevat tähän osoitteeseen. b. Vaihtoehtoisesti haetaan valmiiksi luotu viestipohja, jolloin kaikki kentät täyttyvät automaattisesti (katso: viestipohjat) c. Syötetään sähköpostin aihe. d. Kirjoitetaan lähetettävä sähköpostiviesti. Viestissä voidaan haluttaessa käyttää seuraavia koodeja linkin, käyttäjätunnuksen ja salasanan sijainnin määrittämiseen: i. #codelink (määrittää sähköpostilinkin sijainnin viestissä) ii. #codeuser (määrittää käyttäjätunnuksen sijainnin viestissä) iii. #codepass (määrittää salasanan sijainnin viestissä) e. Viestiin voidaan liittää automaattisia merkintöjä, kuten kyselyn nimi, jonkin mkysymyksen otsikko tai muu vastaava. 3.1 a. Valitaan ryhmä jolle viesti lähetetään: i. kaikille (viesti lähtee jokaiselle tallennetulle vastaajalle) ii. vain lähettämättömille (viesti lähtee kaikille, joille viestiä ei vielä ole lähetetty, kuten uusille tallennetuille vastaanottajille) iii. vain lähetetylle (viesti lähtee kaikille vastanneille) iv. vain vastaamattomille (viesti lähtee kaikille, jotka eivät vielä ole vastanneet kyselyyn)
Sivu 28 b. Valitaan vastaanottajat yksitellen siitä ryhmästä, joka yllä on valittu, tai valitaan kaikki ja poimitaan yksitellen pois ne, joille viestiä ei haluta lähettää. c. Valitaan viestin muoto. Tavallinen valitaan silloin, jos lähetettävään viestiin ei tehdä html-muokkauksia esimerkiksi abc-editorissa. Mikäli html-muokkauksia tehdään, valitaan viestin muodoksi html. d. Valitaan viestin sisältö. Henkilökohtainen linkki on oletuksena valittuna. Käyttäjätunnus ja salasana valitaan, mikäli vastaajien halutaan kirjautuvan kyselyyn Webropolin etusivun kautta. Kohdassa 4.d. mainittuja koodeja käyttämällä viestiin saadaan sisällytettyä sekä linkki, että tunnukset. Tyhjä viesti valitaan viestin muodoksi, jos vastaajille ei haluta lähettää linkkiä tai kirjautumistunnuksia ollenkaan, kuten esimerkiksi kiitosviestiä lähetettäessä. e. Valitaan SSL-suojaus käyttöön, mikäli tarpeellista. SSL-varmenteilla ilmoitetaan käyttäjille, että he asioivat oikean palvelimen ja toimijan kanssa. Lisää tietoa SSLsuojauksesta löydät internetistä. f. Valitaan linkin toimintatapa. Linkki suoraan lomakkeelle 3.1 annetaan olla valittuna, mikäli vastaajan halutaan ohjautuvan suoraan kyselylomakkeelle. Linkki välisivulle valitaan, mikäli käytetään tutkimusryhmää (katso: ryhmät) ja halutaan antaa vastaajalle itselleen mahdollisuus valita mihin ryhmän sisällä olevista kyselyistä hän vastaa. g. Valitaan viestin merkistö, mikäli viestissä käytetyt merkit sitä vaativat. jos esimerkiksi kirjoitetaan viesti kyrillisillä aakkosilla, tulee viestin merkistöksi valita Cyrillic (Windows). h. Viestiin voidaan liittää liitetiedosto ja, mikäli niin halutaan, mutta se tulee tehdä mahdollisen viestin esikatselun jälkeen.