Arkitodellisuus ja muutosten hallinta Varkauden kaupunki tukipalvelut
Varkauden kaupunki Tukipalvelut Varkauden kaupungin tukipalvelut on perustettu 1.5.2014 Tukipalveluista laadittiin selvitys, jonka perusteella päädyttiin tukipalvelu-yksikön perustamiseen Tukipalveluihin yhdistettiin ruoka- ja puhtauspalvelut, toimitilojen huolto ja kunnossapito, rakennuttaminen, isännöinti, sairaalatekninen huolto, sähköhuolto, liikuntapaikkojen hoitajat Henkilöstöä 166 vakinaista sekä määräaikaisia Heti ensimmäiselle vuodelle oli säästötavoitteita Kaupungissa käytyjen yt-neuvottelujen jälkeen 17 henkilöä irtisanottiin
Tekninen johtaja Arto Lehtonen Tukipalvelut 2016 Tukipalvelupäällikkö Merja Viitanen Ruokapalvelut Palveluesimies Eija Heinonen Palveluesimies Katri Gabel Palveluohjaaja Sirpa Holopainen Puhtauspalvelut Palveluesimies Anita Koistinen Palveluohjaaja Marjaana Parkkinen Kunnossapito ja huolto Työpäällikkö Markku Miettinen Rakennusmestari Jussi Kuokkanen Huoltomestari Pekka Nyyssönen Sähköinsinööri Timo Sydänmaa Suurtalouskokit Ruokapalvelu-työ ntekijät Yhdistelmätyönte kijät 48 Laitoshuoltajat Yhdistelmätyön-t ekijät 57 Rakennut-t aminen Toimitilojen huolto Sairaalatek-n inen huolto Kunnossapito Sähköhuolto huolto
Taustaa Varkauden kaupungin ruokapalvelu ja puhtauspalvelut ovat olleet säästökohteina vuosia Ruokapalveluissa oli vähitellen luovuttu valmistuskeittiöstä Puhtauspalveluissa hallintokunnat vähentäneet siivouksen ostamista säästösyistä. Varkauden kaupungin ruokapalvelut kilpailutettiin vuonna 2008, kaupungin oma toiminta sai jättää tarjouksen ja voitimme kilpailun
Taustaa Puhtauspalveluiden siirtoa Wartalokodeille suunniteltiin vuonan 2008 Samana vuonna joulukuun lopussa tehtiin päätös ruokapalveluiden ja puhtauspalveluiden yhdistämisestä vuoden 2009 alusta Teknisessä toimessa ei ole vuosiin palkattu eläköityvien tilalle uusia henkilöitä vaan tehtäviä on jaettu uudelleen Vuonna 2016 pitkästä aikaa on palkattu uusi huoltomies sekä sähköasentaja
Matkan varrella tapahtuneita muutoksia 2008 Ruokapalveluiden kilpailuttaminen (talouden tasapainottaminen) Puhtauspalveluiden mahdollinen siirto Wartalokodeille 2009 ruoka- ja puhtauspalveluiden yhdistäminen 2010 Vahtimestarit osaksi ruoka- ja puhtauspalvelua
Matkan varrella tapahtuneita muutoksia 2011 Työryhmät selvittämään ruokapalveluja ja puhtauspalveluja Aromi EväsMysli E-Varkaus hanke 2012 - Työntekijöitä aloitettiin kouluttamaan uusiin tai muuttuneisiin tehtäviin - Joulukuussa perustettiin ohjausryhmä keskuskeittiön suunnitteluun
Matkan varrella tapahtuneita muutoksia 2013 Keskuskeittiön suunnittelua Palvelukeittiöiden toiminnan suunnittelua Koulutukset jatkuvat 2014 - Keskuskeittiö valmistui - Tukipalvelut aloitti toimintansa
Matkan varrella tapahtuneita muutoksia 2015 Talouden tasapainottamiseksi Varkauden kaupungissa käytiin yt-neuvottelut Tukipalveluista irtisanottiin 17 henkilöä Tehtäviä jaettiin uudelleen 2016 Liikuntapaikkojen hoitajat siirtyivät takaisin sivistystoimeen Tukipalveluiden ensimmäinen vuosi ilman suurempia muutoksia
Muutosten hallinta Ensimmäiset suuret muutokset tulivat tietoisuuteen 2007 talouden tasapainottamiseksi piti laatia suunnitelma vaihtoehdoista ruokapalvelujen tuottamiseksi ensimmäisenä vaihtoehtona oli ulkoistaminen Ruokapalveluissa tehdyillä toimintojen tehostamisella ja toiminnasta laadituilla selvityksillä ei ollut tässä tilanteessa mitään merkitystä
Muutosten hallinta Ruokapalveluiden kilpailuttaminen 2008 Säästötavoitteiden sisäistäminen Konkreettisia tavoitteita ruokalistojen yhtenäistäminen, elintarvikeostojen keskittäminen Työntekijöiden oli helpompi ymmärtää selkeät säästökohteet Henkilöstön vähentäminen - koskaan ei ollut likaa henkilöstöä - mitoitusta ei ole keittiötyöhön Heti perään tuli ruoka- ja puhtauspalveluiden yhdistäminen ja uudet säästötavoitteet
Muutosten hallinta Ruoka- ja puhtauspalveluiden yhdistäminen 2009 Ei mitään mahdollisuutta huolelliseen suunnitteluun etukäteen toimintaa, päätös joulukuussa, aloitus tammikuussa Tarvittavat toimenpiteet käynnistettiin heti Ruoka- ja puhtauspalveluiden työryhmät 2011 Työtä saatiin jatkaa edelleen omana työnä Puhtauspalveluihin palkattiin lisää henkilökuntaa Ruokapalveluiden toiminnan tehostamiseksi keskuskeittiön suunnittelu päätettiin käynnistää
Muutosten hallinta Aromi EväsMysli 2011 Ohjelmaa esiteltiin asiakkaille, aloitettiin koulutuksia Asiakas tilaa, laskutus perustuu tilaukseen Työryhmien raportit Tiedossa ei ollut mitä selvityksillä tavoitellaan mikä on lopputulos Työntekijöille tiedotettiin koko ajan etenemisestä
Muutosten hallinta Keskuskeittiön suunnittelu 2013 Vastuualueet eri henkilöille Koulutukset työntekijöille Asiakkaat mukaan tuotantotavasta päättämiseen Harjoittelu asiakkaan kanssa Toiminnan suunnittelu työntekijöiden Tiedottaminen omalle henkilöstölle ja asiakkaille Keskuskeittiön valmistuminen 2014 Vastuualueet Työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa toiminnan hiomista
Miten olemme onnistuneet Vuoden 2009 ruoka- ja puhtauspalveluiden yhdistämisen valmisteluun ei ollut aikaa Työntekijöille tuli ristiin sekä siivous että ruokapalvelutehtäviä Edellisen vuoden kilpailutus ja siirron suunnittelu kummitteli varmaan taustalla tehtävä siirrot/ yhdistelyt sujuivat helposti Vasta myöhemmin keväällä saimme palkkoja tarkastettua Syyskuuhun 2009 oli aikaa saavuttaa annetut säästötavoitteet - tässä onnistuttiin, kun tehtäviä yhdisteltiin ja siivousmitoitusta tarkasteltiin
Miten olemme onnistuneet Aromi EväsMysli 2011-2012 Projektisuunnitelma toteuttamiseen Saatiin osaava henkilö projektia vetämään Asiakkaita ja työntekijöitä koulutettiin ohjelman käyttöön Keskuskeittiön suunnittelu ja valmistuminen 2013-2014 Etukäteen suunnittelu Kouluttaminen Tehtävien osittaminen, vastuuhenkilöt Seuranta, korjaavat toimenpiteet
Onnistumisen taustalla Henkilöstöstä löytyy voimia muutosten toteuttamiseen Esimiehet ovat puhaltaneet koko ajan samaan hiileen Oikeat ihmiset oikeilla paikoilla (esimiehet, työntekijät) Pieni työyhteisö esimiehet tuntevat kaikki työntekijänsä ja työntekijät tuntevat toisena Mitä on sovittu siitä pidetään kiinni On saatu aina jatkaa omana työnä
Mitä olisi voinut tehdä toisin Enemmän aikaa suunnittelulle Työntekijöitä mukaan enemmän suunnitteluun Tehtävänkuvat ja palkat etukäteen sovittuna Tehtävien kierrättäminen heti alusta saakka Suunnitelmat, toteutus, seuranta kirjattuna ylös päivämäärineen
Miten ehkä olisi pitänyt tehdä Ruokapalvelujen kilpailuttamisen jälkeen suunnitelma tuleville vuosille, ei vain ruokapalveluiden oma suunnitelma Ruoka- ja puhtauspalveluiden sekä tukipalveluiden perustamisen jälkeen samoin Jatkuvat uudet muutokset kuluttavat voimia tehostamista on tehty mutta välillä tuntuu ettei mikään riitä Itsekään ei ole osannut vaatia pidemmän tähtäimen suunnittelua tähän asti on saatu aina säästötavoitteet toteutettua Tukipalveluiden selvitystä ei esitelty mitenkään etukäteen Yt jälkeen mietittynä miten ja mitä palveluja tuotetaan Säästöt saivat ja niiden piti näkyä näin ei kuitenkaan käynyt
Mikään ei ole niin pysyvää kuin muutos! Kiitos!