Sosiaali- ja terveysvlk/socialoch hälsovårdsutsk 58 30.08.2016 Suojavaatteiden vuokra- ja pesulapalveluiden hankinta 1.10.2016-30.9.2019 hankintapäätös - hankintaoikaisu / Upphandling av hyrda skyddskläder och dess tvätteritjänster 1.10.2016-30.9.2019 upphandlingsbeslut - rättelse av upphandling 1563/02.08.00/2016 SOSTEVLK 58 Sosiaali- ja terveysvaliokunta / Social- och hälsovårdsutskottet 30.8.2016 Selostus Nurmijärven kunta on kilpailuttanut suojavaatteiden vuokra- ja pesupalvelut yhteistyössä Keravan kaupungin, Mäntsälän kunnan (Mustijoen yhteistoiminta-alueen), Sipoon ja Tuusulan kuntien kanssa. Kilpailutuksesta on vastannut Nurmijärven kunta. Nurmijärven ja Sipoon kunta sekä Keravan kaupunki ovat tehneet hankinnasta oman päätöksen. Hankinnan kohteena olevien vuokrattavien suojavaatteiden pääasiallisia käyttäjiä ovat edellä mainittujen kuntien terveyspalvelut ja hoivakodit, asumispalveluyksiköt sekä Mäntsälän palvelukotiyhdistys ry. Suojavaatteiden vuokrauspalvelu on kokonaispalvelua sisältäen tekstiilien hankinnan, vuokran, pesun, huollon (tahranpoiston, viimeistelyn, mahdollisen korjauksen) sekä luonnollisesta kulumisesta aiheutuvan tekstiilien uusimisen sekä käytöstä poistettujen tekstiilien hävittämisen. Palveluun kuuluu myös tekstiilien kuljetukset ja jakelut sovittuihin toimituspaikkoihin ja kuljetukseen tarvittavat asianmukaiset välineet. Tekstiilit toimitetaan toimipisteisiin 1-2 kertaa viikossa. Tilaaja ei lunasta tekstiilejä sopimuskauden jälkeen. Vuokrattavat suojavaatteet kilpailutettiin avoimena menettelynä EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnasta tehtiin ennakkoilmoitus 22.4.2015 ja hankintailmoitus 21.3.2016 HILMA hankintailmoitusjärjes-telmässä, Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla. Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä kysymyksiä pyydettiin toimittamaan Tarjouspalvelu-toimittajaportaaliin 31.3.2016 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä esitettiin yhteensä 48 kappaletta, joihin vastattiin samanaikaisesti 8.4.2016. Määräaikaan 18.4.2016 klo 12.00 mennessä saapui avauspöytäkirjassa mainitut 4 tarjousta. Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus,
joka jakautuu hinta- ja laadullisiin tekijöihin seuraavasti: Hintatekijöiden painoarvo on 65% (enintään 65 pistettä). Hintapisteet on laskettu kaavalla: halvin tarjous/vertailtava tarjous x 65 pistettä. Laadullisten tekijöiden painoarvo on yhteensä 35% (enintään 35 pistettä). Laadulliset tekijät on jaettu edelleen käytettävyysarviointiin (25 pistettä), visuaalisen ilmeen arviointiin (5 pistettä) ja pesunkestävyyden arviointiin (5 pistettä). Käytettävyysarviointi, enintään 25 pistettä: Käytettävyysarvioinnissa arvioidaan asun soveltuvuus työhön (käyttö-mukavuus, joustavuus, istuvuus, hengittävyys). Arvioitavat ominaisuudet ja kohteet ovat ilmoitettu tarjouspyynnön liitteenä olevassa käyttäjäarviointikaavakkeessa. Arvioijat arvioivat asusteen arvioitavat kohteet asteikolla riittävä/ei riittävä (riittävä = 1 piste). Arvioitavien ominaisuuksien pisteet lasketaan yhteen, eniten pisteitä saanut saa 25 pistettä, toiseksi eniten 15 pistettä, kolmas 10 pistettä ja muut 5 pistettä. Käytettävyysarviointia varten tarjoajia pyydettiin toimittamaan arvioitavaksi tarjoamiaan suojavaatteita ja tekstiilinäytteitä. Arviointiin toimitettavien suojavaatteiden tuli olla tarjouspyynnön mukaisesti valkoiset, kerran pestyt, naisten koot 40, 42 ja 44. Lisäksi esitettyjen kysymysten ja niihin annettujen vastausten perusteella oli myöhemmin sallittu värillinen kotihoidon suojaliivi. Visuaalinen ilme enintään 5 pistettä: Visuaalinen ilme arvioidaan kohderyhmälle tarjottujen mallien ja tekstiilinäytteiden perusteella. Jokainen arvioija arvioi onko asu visuaalisesti käyttöympäristöön sopiva/ei sopiva (sopiva = 1 piste). Arvioijien asuryhmille annetut pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saaneet asukokonaisuudet saa 5 pistettä, toiseksi eniten 2,5 pistettä ja muut 0 pistettä. Pesunkestävyys, enintään 5 pistettä: Pesu- ja värinkestävyyttä arvioidaan vertaamalla 10 pesukerran jälkeisiä tekstiilinäytteitä (valkoinen, vihreä ja sininen) vastaaviin uusiin. Arvioijat arvioivat tekstiilinäytteet asteikolla pesunkestävyys hyväksytty/hylätty (hyväksytty = 1 piste). Eniten pisteitä saanut saa 5 pistettä, toiseksi eniten 2,5 pistettä ja muut 0 pistettä. Hinta- ja laadullisten tekijöiden pisteiden summa on tarjoajan saama kokonaispistemäärä. Eniten kokonaispisteitä saanut tarjous voittaa. Tarjouspyynnön liitteenä olleessa käyttäjäarviointilomakkeessa on
listattu asukokonaisuuksien kaikki arvioitavat ominaisuudet. Suljettu suojavaatteiden käyttäjäarviointitilaisuus pidettiin 26.4.2016. Käyttäjäarviointi toteutettiin moniammatillisena yhteistyönä, jokaisesta kilpailutuksessa mukana olevasta kunnasta/kaupungista arvioijia oli 2-3 henkilöä yhteensä 14 henkilöä. Tarjoajan lähettämät tekstiilit/mallistot arvioitiin toimittajittain. Toimittajien tekstiilejä/mallistoja ei vertailtu keskenään. Käyttäjäarvioinnin perusteella annetut pisteet (liite 5) sekä sanalliset arviot (liite 6) ovat päätöksen liitteenä. Sipoon kunta on tehnyt asiassa poissulkupäätöksen 23.5.2016 32 ja 33 sekä hankintapäätöksen 34. Päätös on annettu tiedoksi asianosaisille 27.5.2016. Lindström Oy on tehnyt päätöksen 32 perusteella hankintaoikaisuvaatimuksen 3.6.2016 sekä valituksen markkinaoikeuteen 3.6.2016. Hankintaoikaisuvaatimus sekä valitus markkinaoikeuteen on esitetty määräajassa. Lindström Oy on suljettu pois tarjouskilpailusta Sipoon kunnan päätöksellä 32, sillä heidän käyttäjäarviointiin toimittamansa vaatenäytteet eivät olleet kaikilta osin tarjouspyynnön mukaisia. Oikaisuvaatimuksen mukaan Lindström Oy on suljettu pois tarjouskilpailusta virheellisin perustein ja tämän johdosta Lindström Oy vaatii virheellisen päätöksen kumoamista ja hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä. Lisäksi Lindström Oy on vaatinut, ettei hankintayksikkö saa tehdä hankintasopimusta tai muullakaan tavalla toteuttaa virheellistä hankintamenettelyä. Lindström Oy on esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksensa (liite 3) perusteluina muun ohella seuraavaa: Tarjouspyynnön mukaan arviointiin toimitettavien suoja-asujen tuli olla naisten koot 40, 42 ja 44. Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan ollut määritelty tiettyä mitoitusta, johon näiden tuotteiden pitäisi perustua. Lindström Oy on toimittanut suoja-asut pyydetyn kokoisina ja sitoutunut tarjouksessaan siihen, että sen vaatemalliston kokovalikoima on riittävä. Arvioitavaksi toimitetut tuotteet ovat täyttäneet tarjouspyynnössä edellytetyt kokovaatimukset. Hankintayksikkö on myös virheellisesti sulkenut Lindström Oy:n tarjouksen tarjouskilpailun ulkopuolelle sen vuoksi, että Lindström Oy toimitti käyttäjäarviointiin värilliset T-paidat, vaikka suoja-asu oli tarjouspyynnössä määritelty toimitettavan valkoisena. Tarjoajat olivat esittäneet hankintayksikölle tarkentavia kysymyksiä värivaatimuksiin liittyen. Vastauksessaan hankintayksikkö oli tarjouspyynnön
vaatimuksesta huolimatta nimenomaisesti sallinut kotihoidon liivimallin toimittamisen arvioitavaksi muunkin kuin valkoisen värisenä, mikäli sitä ei valkoisena löytynyt. Mikäli arviointi voitiin tehdä värillisten ja valkoisten liivien välillä, arviointi olisi tullut pystyä tekemään myös samoin värillisten ja valkoisten T-paitojen osalta ja kohdella tarjoajia tältä osin yhdenvertaisesti. Kyseisessä hankinnassa on lisäksi tuotteita määritelty sellaisella tarkkuudella, ettei hankintayksikkö voi olettaa tarjoajilla olevan kaikkia tarjouspyynnössä mainittuja tuotteita valmiina. Lindström Oy on joutunut valmistamaan kaikki tarjouspyynnön mukaiset näytteet alusta alkaen kokonaan valmiiksi kuukaudessa. Lindström Oy katsookin, että myös tarjousaika ja näytteiden toimittamiseen varattu aika on ollut kohtuuttoman lyhyt. (VASTINE OIKAISUVAATIMUKSEEN) Tarjouspyynnön mukaan arviointiin toimitettavien suoja-asujen tuli olla naisten koot 40, 42 ja 44. Koska tarjouspyynnössä ei ollut asetettu pyydetyille näytevaatteille yleisten kokovaatimuksen lisäksi tarkempia mitoitusvaatimuksia, hankintayksikkö katsoo menetelleensä virheellisesti sulkiessaan Lindström Oy:n tarjouksen tällä perusteella tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjouspyynnössä oli asetettu värivaatimus arviointiin toimitettavien suoja-asujen osalta, sillä tiettyjen vaatteiden kohdalla vaatteen värillä on käytännössä käytössä suurempi merkitys kuin toisilla. Tarjouskilpailun aikana esitettyjen kysymysten ja niihin annettujen vastausten perusteella on saattanut syntyä tilanne, jossa on saatettu tarjoajan toimesta ymmärtää väärin mahdollisuus toimittaa värillisiä vaatenäytteitä myös muiden kuin kotihoidon liivin osalta. Hankintayksikkö tulee tämän johdosta jatkossa kiinnittämään huomiota siihen, että yksittäiset vaatimukset kirjataan tarjouspyyntöön vieläkin selkeämmin. Lindström Oy on lisäksi vedonnut oikaisuvaatimuksessaan kohtuuttoman lyhyeen tarjousaikaan. Määräaikaan mennessä saapui neljä tarjousta. Kaikki tarjoajat toimittivat vaatenäytteet käyttäjäarviointia varten niille asetettuun määräaikaan mennessä. Lisäksi tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä tuli ainoastaan näiltä neljältä tarjoajalta. Yksikään tarjouspyyntöön liittynyt kysymys ei koskenut näytteiden tai tarjousten toimittamiselle asetettua määräaikaa. Asia ei ole noussut esiin myöskään teknisessä vuoropuhelussa. Hankintayksiköllä ei ole ollut tietoa siitä, että tämä olisi asettanut erityisiä haasteita tarjouksen tekemiselle tai näytteiden toimittamiselle. Hankintayksikön näkemyksen mukaan
kysymyksessä ei toisaalta ole myöskään ollut niin poikkeuksellisista tuotteista, joiden valmistamiseen olisi tullut erityisesti varautua. Esimerkiksi valkoinen T-paita, tietyistä vaadituista yksityiskohdista huolimatta, on varsin yleinen vaatekappale. Mikäli määräaikojen pituus olisi kyseenalaistettu tarjousaikana, ei ole mitään syytä, miksi hankintayksikkö ei olisi perustellusta syystä jatkanut tarjousajan pituutta tai antanut lisäaikaa näytteiden toimittamiseksi. Lindström Oy:n lisäksi myös :n tarjous suljettiin virheellisesti pois tarjouskilpailusta sillä perusteella, että heidän käyttäjäarviointiin toimittamansa vaatenäytteet eivät olleet kaikilta osin tarjouspyynnön mukaisia. Edellä lausuttu huomioon ottaen asia on otettu hankintayksikössä uudestaan käsittelyyn hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ja todettu, että perusteet asian uudelleen ratkaisemiseksi on olemassa. Näin ollen virheellinen päätös kumotaan ja suoritetaan uusi tarjousten vertailu. Koska kaikki toimitetut näytteet on arvioitu alkuperäisessä käyttäjäarviointitilaisuudessa siten kun tarjouspyynnössä on ilmoitettu, ei uutta käyttäjäarviointitilaisuutta ole tarpeen järjestää. Kaikki tarjoajat otetaan mukaan tarjousvertailuun ja uuden tarjousvertailun perusteella annetut pisteet ovat: Yhteenveto hintavertailun pisteistä: Lindström Oy 65,000 pistettä 59,699 pistettä 53,225 pistettä 49,640 pistettä Yhteenveto laatutekijöiden pisteistä: Käytettävyysarviointi 25,00 pistettä 15,00 pistettä 10,00 pistettä Lindström Oy 5,00 pistettä Visuaalinen ilme Mikkelin Pesula 5,00 pistettä 2,50 pistettä Lindström Oy 0,00 pistettä 0,00 pistettä Pesunkestävyys Lindström Oy 5,00 pistettä 5,00 pistettä 2,50 pistettä
Turun Tekstiilihuolto 0,00 pistettä Laatutekijöiden pisteet yhteensä 35,00 pistettä 22,50 pistettä 10,00 pistettä Lindström Oy 7,50 pistettä Hinta- ja laatutekijät kokonaispisteet yhteensä: Lindström Oy 84,640 pistettä 82,199 pistettä 72,500 pistettä 63,225 pistettä Perustelut Poissulkupäätösten 23.5.2016 32 ja 33 kumoamiseen on esitetty perustelut selostusosassa. Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka koostuu hinta- ja laatutekijöistä. Hankinnasta on päätetty edellä todetun ja tarjouspyynnössä todettujen arviointiperusteiden mukaisesti. Eniten kokonaispisteitä saanut tarjous voittaa. Päätöksen tarkemmat perustelut käyvät ilmi selostusosasta ja päätöksen liitteistä. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan kelpoisuusehdot ja tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. :n tarjous sai tarjousver-tailussa eniten kokonaispisteitä. Liitteet / Bilagor Liite/Bilaga 1/ 58 SOSTEVLK: Tarjousten avauspöytäkirja Liite/Bilaga 2/ 58 SOSTEVLK: Arviointilomake Liite/Bilaga 3/ 58 SOSTEVLK: Hankintaoikaisuvaatimus liitteineen Liite/Bilaga 4/ 58 SOSTEVLK: Tarjousvertailu Liite/Bilaga 5/ 58 SOSTEVLK: Yhteenveto käyttäjäarvioinnista Liite/Bilaga 6/ 58 SOSTEVLK: Yhteenveto käyttäjäarvioinnista sanallisin arvioin Sosiaali- ja terveysjohtajan ehdotus Sosiaali- ja terveysvaliokunta päättää, että 27.5.2016 tehdyt
päätökset 32, 33 ja 34 kumotaan ja että :n valitaan suojavaateiden vuokra- ja pesulapalveluiden toimittajaksi. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Pykälä tarkastettiin kokouksessa. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. Paragrafen justerades på mötet.