FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus 1.9.2012 31.12.2014: Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä www.ttl.fi/flowit 1
TIETOJÄRJESTELMIEN OMISTAJUUDEN KUSTANNUKSET - TAPAUSESIMERKKI JARNO TURUNEN & TIINA VIHTONEN 26.11.2014, FLOWIT-SEMINAARI TYÖTERVEYSLAITOS 2.3.2015 2
Omistajuuden kustannus Mitä seikkoja tulisi huomioida kokonaiskustannuksia arvioitaessa Millaisista tekijöistä kokonaiskustannukset syntyvät: tapausesimerkki 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 3
Mitä seikkoja tulisi huomioida kokonaiskustannuksia arvioitaessa: (White & Ostwald 1976) Kustannus Käyttöönottoon liittyvät kustannukset Tuotekehityksen kustannukset Käyttökustannukset Elinkaari alkaa Aika Elinkaari päättyy J. Turunen & T. Vihtonen
Mitä seikkoja tulisi huomioida kokonaiskustannuksia arvioitaessa Tuotekehityksen kustannukset Tarpeiden tunnistaminen, ideointi, kilpailutus Käyttöönottamiseen liittyvät kustannukset Hankintahinta (+rahoitus), asennus, tiedonsiirto, käyttöönotto ja koulutus vähintään avainhenkilöille Operoinnin ja ylläpidon kustannukset Suorat kustannukset (työ, ylläpito, varaosat, ostopalvelut, huolto, alasajot, koulutus ) Epäsuorat kustannukset (tekemätön työ, menetetty lisäarvo ja mahdollisuudet, epävarmuus ) Epäsuorat kustannukset (käytöstä ja huonosta käytettävyydestä aiheutuvat) Informaatio + Feedback (rahallinen, ajallinen, laadullinen ) Futz (käyttö omiin tarkoituksiin, ei työn edistämiseen) Virukset yms. Tietoturvallisuus (imagotappiot, menetetty työpanos, ) Käytöstä poistamisesta aiheutuvat kustannukset Päivitykset, muokattavuus tai hävittäminen, toiseen palveluntarjoajaan siirtyminen J. Turunen & T. Vihtonen
Tapausesimerkki Omistajuuden kustannukset järjestelmälle hallinnon näkökulmasta Julkinen organisaatio Järjestelmä HR:n ja palkanlaskennan yhteiskäyttöön Käyttäjiä hallinnossa n. 15 Käyttäjiä organisaatiossa useita satoja (=kaikki työntekijät) Hankinnan ostohinta n. 260 000 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 6
Prosessikaavio kustannusten kasautumisesta Tuotekehitys Käyttöönottaminen Käytöstä poistaminen Operointi ja ylläpito 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 7
Tuotekehitys Kohde Tarpeiden tunnistaminen Ideointi Kilpailutus (n. 5% työajasta) Kustannukset YHTEENSÄ 2314h ~ 86 000+ - Lisää kustannuksia, mikäli olisi tullut useampia tarjouksia - Trade-off: suunnittelu ja osallistaminen nyt, vähemmän ongelmia myöhemmin? 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 8
Käyttöönottaminen Kohde Kustannukset Hankintahinta 260 000+ Asennus? Tiedonsiirto? Käyttöönotto ja koulutus vähintään avainhenkilöille 17 000+ YHTEENSÄ 277 000+ - Puuttuvia kustannuseriä - Lisää kustannuksia käytettävyyden ongelmista, suuremmasta koulutettavien määrästä, asennuksen ja tiedonsiirron ongelmista 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 9
Operointi ja ylläpito 1: suorat kustannukset, 1.5 vuotta käyttöä Kohde Kustannukset Työ, ylläpito 22 000+ Ylläpitosopimus, lisenssi 75 000+ Varaosat 0 Ostopalvelut (1100 /päivä) 2200 Alasajot, huolto 0 Koulutus (ei avainkäyttäjät) 15 000+ YHTEENSÄ 114 200+ - Puuttuvia kustannuseriä - Trade-off: Käytettävyys, koulutukset, - Lisää kustannuksia ongelmien korjaamisesta 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 10
Operointi ja ylläpito 2: epäsuorat kustannukset + muita Kohde Tekemätön työ, menetetty lisäarvo (onko luovuttu tehtävistä, itsepalvelu) Käytöstä ja huonosta käytettävyydestä aiheutuvat Informaatio + Feedback? Futz (käyttö omiin tarkoituksiin) 0 Tietoturvallisuus YHTEENSÄ 0 Kustannukset?? 0, ei jyvitetty - Tärkeimmät ylläolevista kustannuksista (kaksi ylintä) ovat näkymättömissä hallinnolle! => TUOTAVA ESIIN - Hyvä hankinta, vähemmän kustannuksia arvioinnista ja seurannasta? Seurannan helppous? - Tietoturvallisuudesta suuria kustannuksia, mikäli jokin menee vikaan 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 11
Käytöstä poistamisesta aiheutuvat kustannukset Kohde Päivitykset (1100 / päivä, jos ei haluta eroon) Muokattavuus (jos ei haluta eroon) Hävittäminen? Toiseen palveluntarjoajaan siirtyminen Kustannukset 0 YHTEENSÄ 0 Osataanko ottaa huomioon hankintaa tehtäessä? - Joustavuus - Säästöä? Itse tehtävät muokkaukset - Vaativimmat muutokset maksua vastaan Itse tehtävissä, työtunnit? 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 12
Kustannukset: Hallinnon / maksajan näkökulmasta, 1.5 vuotta käyttöä Tuotekehitys 86 000+ (~18%) Käyttöönottaminen 277 000+ (~58%) Käytöstä poistaminen 0 Operointi ja ylläpito 114 200+ (~24%) YHTEENSÄ 477 200 + 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 13
Hyödyt hallinnon näkökulmasta Yksi järjestelmä korvasi kaksi käytössä ollutta Pois kahden järjestelmäntarjoajan loukusta Selkeät vastuut Päällekkäiset prosessit pois Ajantasainen tuki johtamiselle Kulut, skenaariot, raportit automaationa Nopeutuneet prosessit Papereista eroon Ammattikäyttäjien rekrytointi markkinoilta Muutosten helppous, muokattavuus Itse tehtävissä, säästöä 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 14
Hyödyt käyttäjien näkökulmasta Itsepalvelun lisääntyminen Tehokasta osaamisen käyttöä? Ei välttämättä huono asia Lisääntynyt tasa-arvo Yksi järjestelmä kaikille hallinnollisille lomakkeille ja niiden käsittelylle Papereista eroon Käytettävyys? 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 15
Kustannukset: Organisaation näkökulmasta Tuotekehitys 86 000+ (~18%) - osaaminen täällä vähentää kustannuksia muissa ryhmissä Käytöstä poistaminen - Osataanko ottaa huomioon Käyttöönottaminen 277 000+ (~58%) Operointi ja ylläpito 114 200+ (~24%) + epäsuorat kustannukset huonosta käytettävyydestä YHTEENSÄ 477 200 + 2.3.2015 J. Turunen & T. Vihtonen 16
FlowIT virtaa IT-hankintoihin www.ttl.fi/flowit www.flowit.fi Virpi Kalakoski 17