HANKINTOJEN SUUNNITTELU - Ohje hankintojen suunnitteluun Valtion hankintatoimen digitalisaatio
Sisällys 1 VIRASTON HANKINTOJEN SUUNNITTELU... 3 2 HANKINTOJEN SUUNNITTELU OSANA TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELUA... 4 2.1 Hankintayksikön hankintatarpeiden kartoitus... 4 2.2 Hankintatarpeiden yhdistäminen ja hankintasuunnitelman laatiminen... 5 2.3 Hankintatarpeiden priorisointi... 6 2.4 Hankintojen ryhmittely hankintakategorioiden ja lkp-tilien perusteella... 7 2.5 Hankinnan toteutusvaihtoehdon valinta... 8 2.6 Hankinnan arvon ilmoittaminen ja suunnittelun piiriin kuuluvat määrärahat... 9 2.7 Vapaat kentät... 10 2.8 Salassa pidettävät hankinnat... 10 2.9 Hankintasuunnitelmien lähettäminen... 10 3 Valtion kilpailutuskalenteri... 11 4 LIITTEET... 12
1 VIRASTON HANKINTOJEN SUUNNITTELU Tällä ohjeella on tarkoitus antaa ohjeet ja perusteet valtion virastojen ja laitosten hankintojen suunnittelulle sekä sen aikataululle. Hankintojen on perustuttava huolelliseen suunnitteluun. Hankintojen suunnittelun tarkoituksena on: pyrkiä ennakoimaan, millaisia hankintoja hankintayksikön suunniteltu toiminta edellyttää; priorisoida esitetyt hankintatarpeet siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat hankintayksikölle annettujen tehtävien ja tulostavoitteiden toteuttamista; määritellä omien tai yhteishankintoina toteutettavien puitesopimusten piiriin otettavat tuoteryhmät ja antaa muut hankintojen toteutusvaihtoehtoja koskevat ohjeet ja tukea hankintayksikön sisäistä budjetointia, kun jaetaan hankintojen toteutuksesta vastaaville tahoille hankintoihin kohdennettavia määrärahoja sovittuihin käyttökohteisiin Vuoden 2017 hankintasuunnitelmaan on sisällytettävä vähintään kaikki tiedossa olevat yli 30.000 euron yksittäiset hankinnat tai hankintakokonaisuudet, jollei virastossa suunnittelua ole sovittu tehtäväksi tarkemmalla tasolla. Lisäksi suunnitelmaan laaditaan kaikki tiedossa olevat vuosina 2018 ja 2019 toteutettavat yli 60.000 yksittäiset hankinnat tai hankintakokonaisuudet. Hankinnalla tarkoitetaan kaikkea oman organisaation ulkopuolelta tehtävää tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankintasuunnitelmaan merkitään hankinnan kohde niin tarkasti kuin suunnitteluvaiheessa siitä on tieto. Hankintasuunnitelmassa on yhdistettävä ja keskitettävä hankinnat tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi. Hankintakokonaisuudella tarkoitetaan sellaisten tuotteiden ja/tai palveluiden yhdistelmää, jotka voidaan hankkia joko yhdellä kilpailutuksella tai yhtä sopimusta hyödyntäen. Hankintasuunnitelmissa on yksilöitävä kaikki hankintayksikön samaa tuoteryhmää tai palvelua koskevat vuoden aikana toistuvat hankintakokonaisuudet, kuten esimerkiksi toimistotarvikkeet, kahvituspalvelut tai tilausajopalvelut koontisummina. Hankintoja ei saa keinotekoisesti jakaa osiin kilpailutusvelvoitteen kiertämiseksi. Voimassa oleviin hankintasopimuksiin perustuvat hankinnat on suunniteltava siten, että samaa sopimusta hyödyntävät ostot muodostavat yhden kokonaisuuden, kuten esimerkiksi yhdeltä sopimustoimittajalta hankittavat matkapuhelinpalvelut. Valtion budjettitalouteen kuuluvat hankintayksiköt suunnittelevat hankintansa liitteenä 1 olevaan taulukkoon. Budjettitalouden ulkopuolisia valtion hankintayksiköitä suositellaan myös laatimaan ja palauttamaan omat hankintasuunnitelmansa. Hankintayksiköitä suositellaan seuraamaan aktiivisesti hankintasuunnitelmien toteutumista sekä ylläpitämään suunnitelmaansa toimintavuoden aikana. Suunnitelmat voivat muuttua olosuhteiden muuttumisen vuoksi, esimerkiksi lisätalousarvioihin perustuvien määrärahamuutoksista johtuen. Hankintojen suunnittelusta on kerrottu myös Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen (HANKO hanke) loppuraportissa sekä valtion hankintakäsikirjassa. Loppuraportti sekä käsikirja ovat ladattavissa Valtiovarainministeriön internet sivuilta osoitteesta http://vm.fi/hankinnat
2 HANKINTOJEN SUUNNITTELU OSANA TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELUA Hankintayksikön tai sitä ohjaavan organisaation on määritettävä hankintasuunnitelmien laatimisen ja priorisoinnin perusteet, suunnitelmien laatimisen ja hyväksynnän vastuuhenkilöt sekä mahdollinen hankintojen toteutusvastuunjako. Hankintasuunnitelmien laatimisessa on hyödynnettävä liitteenä 1 olevaa hankintasuunnitelmataulukkoa. 2.1 Hankintayksikön hankintatarpeiden kartoitus Ennen hankintayksikön hankintasuunnitelman laatimista hankintayksikön kannattaa kartoittaa seuraavan vuoden hankintatarpeita sisäisesti osastoittain, yksiköittäin, toimialoittain tai vastaavan jaottelun avulla. Hankintayksikön hankintatarpeiden kartoituksessa suositellaan hyödyntämään liitteenä 1 olevaa hankintasuunnitelma-taulukkoa, jolloin suunnitelmatietojen jatkokäsittely on helpompaa. Hankintatarpeiden kartoittamista varten liitteenä 1 olevan taulukon yleistiedoissa on ylimääräinen aputaso (Hankintayksikkö, taso 2), jos yksikössä on useampi hankintojen toteutuksesta vastaava yksikkö. Suunnitelmat tulee koota, yhdistää ja palauttaa hankintayksikkötasolla ei aputasolla. Hankintasuunnitelman laatiminen aloitetaan hankintayksikön sisäisellä hankintatarpeiden selvittämisellä. Seuraavan vuoden hankintasuunnitelmien laatiminen Kuluvan vuoden määrärahojen jakopäätökset Kuluvan vuoden hankintasuunnitelman hyväksyntä ja palautus Seuraavan vuoden hankintatarpeiden kerääminen Seuraavan vuoden hankintasuunnitelman laatiminen hankintatarpeiden ja kehysehdotuksen perusteella Seuraavan vuoden määrärahakehysehdotus hankintatarpeiden perusteella Kuva 1. Hankintojen suunnittelun vuosikello tavoitetilassa
Hankintatarpeet on ilmoitettava siten, että niistä löytyy keskeinen hankintojen toteuttamisessa tarvittava tietous, jotta samaan tuoteryhmään tai palveluun kuuluvat hankintatarpeet voidaan yhdistää hankintayksikön hankintasuunnitelmassa. Esitetyistä hankintatarpeista tulee myös ilmetä priorisointisuositus kriittisyyden perusteella. Tulevaisuuden tavoitetilassa hankintatarpeet kerätään määrärahakehysehdotusten pohjaksi. Hankintatarpeiden ja määrärahakehysehdotuksen perusteella laaditaan hankintasuunnitelma. Hankintatarpeet mukautetaan hankintasuunnitelmaksi määrärahajakopäätösten mukaisesti, kun hankintoihin käytettävissä olevat varat ovat selvillä. Hankintasuunnitelmat hyväksytään ja ne lähetetään hyväksymisen jälkeen alkuvuodesta. Vuoden 2017 määrärahasuunnittelu on jo käynnissä, joten vuoden 2017 hankintasuunnitelmat muodostetaan esitettyjen määrärahakehysehdotusten perusteella. Jatkossa hankintojen suunnitteluprosessi kytketään yhteen taloussuunnittelun kanssa ja siirrytään samaan aikatauluun budjettiprosessin kanssa. 2.2 Hankintatarpeiden yhdistäminen ja hankintasuunnitelman laatiminen Hankintasuunnitelmaan laatiminen aloitetaan täyttämällä hankintayksikön yleistiedot taulukon ensimmäisellä välilehdellä. Täytettäviä tietoja ovat Viraston (työnantajavirasto) ja hankintayksikön tiedot sekä suunnitelmaan liittyvä yhteyshenkilö yhteystietoineen. Hankintasuunnitelmat laaditaan hankintayksikkökohtaisesti. Joissakin virastoissa on useita hankintayksiköitä, jolloin viraston tulee varmistaa, että jokainen hankintayksikkö laatii oman hankintasuunnitelmansa. Niissä virastoissa joissa ei ole kuin yksi hankintayksikkö, toistetaan viraston nimi kirjoittamalle se Hankintayksikkö-kohtaan. Budjettitalouden ulkopuolinen valtion hankintayksikkö valitsee Työnantajavirastoksi hallinnonalansa ministeriön ja ilmoittaa oman organisaationsa nimen kohdassa hankintayksikkö. Suunnittelutaulukossa on mahdollistettu hankintojen suunnittelu myös hankintayksikköä tarkemmalle tasolle. Aputasoa hyödynnetään ensisijaisesti hankintatarpeiden kartoitusvaiheessa. Yleistietoja: Työnantajavirasto Hankintayksikkö Hankintayksikkö, taso 2 Virastotunnus Kirjanpitoyksikkö Hallinnonala valitaan pudotusvalikosta Hankintayksikön nimi, täytä Hankintayksikön osa, esimerkiksi osasto. Jätetään tyhjäksi palautettaessa. täyttyy automaattisesti viraston tietojen perusteella täyttyy automaattisesti viraston tietojen perusteella täyttyy automaattisesti viraston tietojen perusteella Yhteyshenkilön nimi Yhteyshenkilön sähköpostiosoite täytä täytä
Suunnitelmat on yhdistettävä yhdeksi hankintayksikkökohtaiseksi suunnitelmaksi ennen palauttamista. Varsinainen hankintasuunnitelma syötetään hankintasuunnitelma välilehdelle. Kun hankintatarpeet on kartoitettu, yksittäiset samaa tuoteryhmää tai palvelua tarkoittavat hankintatarpeet on yhdistettävä siten, että hankintasuunnitelman riville yhdistetään kaikki samaan hankintakokonaisuuteen kuuluvat hankinnat. Hankintasuunnitelmassa hankinnan kohde (mitä hankitaan) on merkitsevämpi kuin se, miten hankintaa varten varatut määrärahat on jaettu hankintayksikön sisällä. Tästä johtuen hankintayksikkökohtaisessa hankintasuunnitelmassa yhdistetään samalle riville ne hankinnat, joilla hankintaa samaa asiaa. Investoinnit tulee suunnitella sillä tarkkuudella kuin ne hankintasuunnitelmaa laadittaessa on tiedossa. Jos esimerkiksi tiedetään, mihin eri hankintoihin investointi jakautuu, tulee investoinnin eri hankinnat eritellä hankintasuunnitelmassa. Jos puolestaan hankinnan kohteita tai toteutustapoja ei ole yksilöity, suunnitellaan investointi kokonaisuutena ja hankinnan kohteeksi ilmoitetaan investoinnin nimi ja tarkoitus. Yllättäen tulevia hankintatarpeita ei välttämättä voi suunnitella, mutta hankintayksikkö voi yksilöidä suunnitelmaansa niitä hankintoja, joita varten on budjetoinut menoja esimerkiksi vikakorjauksiin tai muihin yllättäviin tapahtumiin. Hankinnan kohde: Hankinnan kohde on lyhyt, mutta yksilöivä kuvaus siitä mitä ollaan hankkimassa. Esimerkiksi: Toimistotarvikkeet Siivouspalvelut Henkilöauto Suunnitteluohje: Samalle riville yhdistetään ne hankinnat, jotka a) kuuluvat samaan tuoteryhmään tai palveluun tai b) hankitaan samaa sopimusta hyödyntäen 2.3 Hankintatarpeiden priorisointi Hankintasuunnitelmassa hankinnan kohteelle voidaan asettaa kolme eri prioriteettia. Suunnitelman laatiminen suositellaan aloittamaan pakollisista hankinnoista eli niistä hankinnoista, jotka ovat viraston toiminnan ylläpidon ja tulostavoitteiden toteuttamisessa välttämättömiä. Pakolliset hankinnat ovat niitä, joihin on jo sitouduttu, kuten esimerkiksi toimitilavuokrat, huolto-, siivous-, puhelin- ja sähkösopimukset sekä leasinglaitteet ja muut toiminnan ylläpitoon tarvittavat hankinnat. Pakollisten hankintojen tulee sisältyä määrärahakehysehdotuksiin. Pakollisten hankintojen jälkeen hankintasuunnitelmassa on priorisoitava harkinnanvaraiset hankinnat tärkeyden mukaan laskevassa järjestyksessä. Harkinnanvaraisia hankintoja ovat ne hankinnat, jotka on tehtävä tulevana vuonna virastolle asetettujen tehtävien ja
tulostavoitteiden saavuttamiseksi, joista ei ole vielä tehty sopimusta tai tilausta. Myös harkinnanvaraisten hankintojen tulee sisältyä kehysehdotuksiin. Muut hankinnat ovat niitä, joille ei ole suunniteltua rahoitusta, eli ne eivät sisälly kehysehdotuksiin. Muut hankinnat toteutetaan harkinnanvaraisten hankintojen jälkeen, jos niiden toteuttaminen mahdollistuu olosuhteiden muuttumisen vuoksi esimerkiksi harkinnanvaraisista hankinnoista yli jäävän rahoituksen johdosta. Harkinnanvaraisia ja muita hankintoja suunniteltaessa on tarkasteltava, voidaanko hankinta jättää kokonaan toteuttamatta. Hankittavaa materiaalia voi olla jo olemassa tai hankinta voidaan toteuttaa omana työnä, jos kyseessä on esimerkiksi asiantuntijapalveluiden hankinta. Priorisointi on hankintasuunnittelussa tarkoitettu hankintayksikön omaan käyttöön hankintojen toteutuksen tärkeysjärjestystä varten. Prioriteetin ilmoittaminen on vapaaehtoista. Prioriteetti: 1. Pakollinen hankinta 2. Harkinnanvarainen hankinta 3. Muu hankinta Prioriteetin ilmoittaminen on vapaaehtoista. 2.4 Hankintojen ryhmittely hankintakategorioiden ja lkp-tilien perusteella Esitetyt hankintatarpeet ryhmitellään Valtion hankintatoimen kehittämishankkeessa (HANKOhanke) muodostettujen hankintakategorioiden mukaisesti. Hankintakategoria: Toimitilat ICT-hankinnat Matkustuspalvelut Henkilöstöpalvelut Hallinnolliset palvelut Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koneet, laitteet ja kuljetusvälineet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Väylähankkeet Maanpuolustuskalusto
Valittu hankintakategoria ohjaa liikekirjanpidon eli lkp-tilin valinnassa, jolloin vain kyseiseen kategoriaan kuuluvien lkp tilien valitseminen on mahdollista. Hankintasuunnittelussa käytetään valtion liikekirjanpidon tilikartan lkp -tilin neljää ensimmäistä numeroa. Hankintasuunnitelmissa hankintakategoriaa käytetään luokittelutietona, joten on tärkeämpää valita hankinnan kohdetta mahdollisimman hyvin vastaava tili ei hankintakategoriaa. Oikean tilin voi tarkastaa Valtion liikekirjanpidon tilikartasta osoitteesta http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja. Jos hankintakokonaisuus koostuu useista eri tileistä, suunnitelmarivillä on käytettävä sitä tiliä, jota hankinta edustaa eniten. Esimerkiksi hankittaessa henkilöautojen huolenpitopalveluita, jotka sisältävät sekä huollon että huollossa käytettäviä tarvikkeita ja jonka kustannuksista suurin osa on huoltopalvelun hankintaa, suunnitellaan se käyttäen tiliä 4303 kuljetusvälineiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut. lkp tili: Suunnitelmarivi kohdistetaan hankinnan kohdetta parhaiten kuvaavalle valtion tilikartan liikekirjanpidon tilille. lkp tilin numero: Täydentyy automaattisesti tilin kuvauksen perusteella. 2.5 Hankinnan toteutusvaihtoehdon valinta Hankintasuunnitelmassa huomioidaan voiko hankinnan toteuttaa sopimusten avulla. Suunnitelmassa hankintojen toteutukseksi on kaksi toteutusvaihtoehtoa, joista on valittava jokaiseen hankintaan parhaiten soveltuva vaihtoehto. Sopimus voimassa: Kyllä, hankinnassa hyödynnetään voimassa olevaa sopimusta tai puitejärjestelyä. Ei, hankinta on hankintayksikön itse tai toisen hankintayksikön kanssa yhdessä toteuttama hankinta Mikäli hankinta toteutetaan sopimusperusteisesti, suunnitelmaan tarkennetaan, kuka sopimuksen on laatinut. Vaihtoehdot ovat joko oma sopimus tai muu sopimus tai puitejärjestely. Käytettäessä muuta sopimusta, hankintasuunnitelmaan ei ole välttämätöntä yksilöidä, kuka sopimuksen on laatinut, mutta sen voi tehdä esimerkiksi hankinnan kohteen kuvaus tai omia huomioita sarakkeen kentässä. Jos sopimus voimassa kentässä on valittu Ei, tulee toteutusvaihtoehto kenttään tarkentaa, onko hankinta kilpailutettava tai ei. Jos hankinnan kilpailutusvelvoitetta ei suunnitteluvaiheessa voi määrittää, merkitään vaihtoehto Ei osaa sanoa.
Toteutusvaihtoehto Jos sopimus voimassa kentässä valinta Kyllä : Oma, eli hankintayksikön omaan sopimukseen perustuva hankinta Muu sopimus tai puitejärjestely, eli jonkin toisen laatimaan sopimukseen tai puitejärjestelyyn perustuva hankinta. Esimerkiksi toisen hankintayksikön, Hansel Oy:n, Senaatti-kiinteistöjen, Valtorin tai Valtioneuvoston hallintoyksikön sopimukseen perustuva hankinta. Toteutusvaihtoehto Jos sopimus voimassa kentässä valinta Ei : Kilpailutettava Ei kilpailutettava Ei osaa sanoa 2.6 Hankinnan arvon ilmoittaminen ja suunnittelun piiriin kuuluvat määrärahat Hankintasuunnitelmat laaditaan kaikista niistä tulevana vuonna 2017 toteutettavista hankinnoista, joiden arvo ylittää 30.000 euroa. Hankintasuunnittelu koskee niin toimintamenoilla kuin muillakin määrärahoilla tehtäviä hankintoja. Määrärahoja ei kuitenkaan tarvitse eritellä palautettavaan hankintasuunnitelmaan (momentit). Hankinnassa käytettävän määrärahan voi yksilöidä halutessaan omia huomioita sarakkeen kentässä. Lisäksi suunnitelmaan laaditaan kaikki tiedossa olevat vuosina 2018 ja 2019 toteutettavat yli 60.000 hankinnat vuositarkkuudella. Hankintayksikön hankintojen oman aikataulutuksen mahdollistamiseksi hankinnan arvo ilmoitetaan sitä kvartaalia tai kuukautta vastaavassa sarakkeessa, jossa hankintaa maksetaan. Jos hankinnan aikataulutusta ei voida tehdä, hankinnan maksuajankohtaa on mahdoton arvioida tai jos maksu ajoittuu vuoden 2017 jälkeen, hankinnan arvo voidaan ilmoittaa vuoden viimeistä kvartaalia/kuukautta vastaavassa sarakkeessa. Halutessaan hankintayksikkö voi laatia hankintasuunnitelman kuukausitasolla. Jos hankinnassa on kyse esimerkiksi palvelusta, jossa laskutus on jatkuvaa, voidaan hankintasuunnitelmassa eritellä maksujen suuruudet kuukausittain/kvartaaleittain, mikäli maksujen ajankohdat ja suuruus on etukäteen tiedossa. Vastaavasti voidaan menetellä tavarahankinnoissa, joissa hankintamenot on jaettu maksuposteihin. Hankintayksikön on päätettävä, suunnitellaanko hankinnat joko kvartaali- tai kuukausijaolla. Jaon määrittäminen perustuu siihen, miten tarkkaan hankintayksikkö haluaa seurata omien hankintojensa toteutumista määrärahojen käyttöön nähden. Hankintasuunnitelman lukuja voidaan verrata esimerkiksi NETRA -raportteihin. Jakoa ei tarvita hankintasuunnitelmien toteuman seuraamiseen valtiotasolla.
Hankintasuunnitelmaan merkitään hankinnan ennakoitu kokonaisarvo. Niiden hankintojen osalta, joiden suuruutta ei suunnitelmaa laadittaessa tarkalleen tiedetä (esimerkiksi työterveyspalvelut) merkitään kyseiseen hankintaan varattujen määrärahojen arvo. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilmoitetaan sitä kuukautta, kvartaalia tai vuotta vastaavassa sarakkeessa, jossa hankinta maksetaan. 2.7 Vapaat kentät Hankintasuunnitelmataulukossa on vapaita kenttiä, joita hankintayksikkö voi käyttää parhaimmalla katsomallaan tavalla. Kenttiä voidaan käyttää esimerkiksi hankinnan määrärahamomentin tai tuotenimikkeen merkitsemiseen, hankintasopimuksen tai sen keston yksilöimiseen tai hankinnan valmistelijan tai toteuttajan määrittämiseen. 2.8 Salassa pidettävät hankinnat Hankintasuunnitelmaan merkitään, onko hankinta salassapidettävä vai ei (TLL IV ja sitä korkeampi turvaluokka). Jos hankinta ei ole salassa pidettävä, jätetään kenttä tyhjäksi. Hankintayksikkö voi suunnitella taulukkoon myös salassa pidettävät hankintansa omaa käyttöä varten, mutta salassa pidettävät rivit on poistettava ennen suunnitelman lähettämistä Hansel Oy:lle. Ne hankinnat, jotka eivät ole salassa pidettäviä mutta joita ei haluta julkaistaviksi valtion kilpailutuskalenterissa, tulee kuitenkin säilyttää taulukossa (kts. kohta 3. Valtion kilpailutuskalenteri). Salassa pidettävä Valinnan voi jättää tyhjäksi. Tämä tarkoittaa, että hankinta ei ole salassa pidettävä. Ei julkaista valtion kilpailutuskalenterissa. Hankinta ei siis ole salainen, mutta sitä ei haluta julkaistavaksi valtion kilpailutuskalenterissa Kyllä. Hankinta on salassa pidettävä eikä sitä julkaista valtion kilpailutuskalenterissa. Nämä rivit on poistettava hankintasuunnitelmasta ennen suunnitelman palauttamista 2.9 Hankintasuunnitelmien lähettäminen Hankintayksikön hyväksymät hankintasuunnitelmat lähetetään Hansel Oy:lle hallinnonalaa ohjaavan ministeriön antaman ohjeistuksen mukaisesti.
Hankintayksikkö voi lähettää hankintasuunnitelmansa joko suoraan Hanseliin, Hankintayksikköä ohjaavaan organisaatioon, joka puolestaan lähettää kootusti ohjaamiensa hankintayksiköiden hankintasuunnitelmat tai Hallinnonalansa ministeriöön joka puolestaan lähettää kootusti hallinnonalansa hankintayksiköiden hankintasuunnitelmat Jos hankintayksikkö lähettää hankintasuunnitelmansa suoraan Hanselille, ministeriöt saavat pyydettäessä Hanselilta hallinnonalansa kootun suunnitelman käyttöönsä. Suunnitelmien lähettäminen tehdään Hansel Oy:n turvasähköpostin avulla osoitteessa https://turvaposti.hansel.fi/. Turvapostin käyttäminen ei vaadi lähettäjältä uusia ohjelmistoja. Edellä mainittu linkki avataan internet selaimessa, jonka jälkeen ohjelma pyytää lähettäjän sähköpostiosoitetta. Jatka painikkeen jälkeen vastaanottajaksi kirjoitetaan osoite hankintasuunnitelmat@hansel.fi ja painetaan Valmis painiketta. Tämän jälkeen voidaan kirjoittaa viestin aihe, sisältö sekä liittää viestin liitteeksi hankintasuunnitelmataulukko. Vuotta 2017 koskevat hankintasuunnitelmat toimitetaan 2.12.2016 mennessä. Hankintayksiköitä suositellaan seuraamaan aktiivisesti hankintasuunnitelmien toteutumista sekä ylläpitämään suunnitelmaansa toimintavuoden aikana. Suunnitelmat voivat muuttua olosuhteiden muuttumisen vuoksi, esimerkiksi lisätalousarvioihin perustuvien määrärahamuutoksista johtuen. Päivitettyjä hankintasuunnitelmia ei ole toistaiseksi välttämätöntä toimittaa. 3 Valtion kilpailutuskalenteri Hanselin tehtävänä on valtiovarainministeriön toimeksiannosta muodostaa valtion konsernitason hankintasuunnitelma, jota ministeriö hyödyntää valtion hankintatoimen ohjauksessa ja kehittämisessä. Hansel julkaisee suunnitelmatietojen perusteella valtion hankintojen kilpailutuskalenterin niistä hankinnoista, jotka on ilmoitettu kilpailutettavaksi. Kilpailutuskalenterin tarkoituksena on viestiä markkinoille tietoa tulevista valtion kilpailutuksista. Jos hankintayksikkö ei halua hankintaa julkaistavaksi kilpailutuskalenterissa, merkitään hankintasuunnitelmataulukon kyseistä hankintaa koskevan rivin sarakkeeseen Salassa pidettävä vaihtoehto Ei, mutta ei julkaista kilpailutuskalenterissa. Ennen kilpailutuskalenterin julkaisemista Hansel Oy pyytää hankintayksikköä vielä varmistamaan, että heitä koskevat tiedot voi julkaista. Kilpailutuskalenterissa julkaistavat tiedot eivät ole hankintayksikköjä sitovia. Jos hankintayksikkö ei halua hankintaa julkaistavaksi valtion kilpailutuskalenterissa, merkitään hankintasuunnitelmataulukon kyseistä hankintaa koskevan rivin Salassa pidettävä kohtaan Ei julkaista valtion kilpailutuskalenterissa.
4 LIITTEET Liite 1 Hankintasuunnitelma-taulukko