Keravan Urheilijat 5.10.2016 1 (6) Hiihtojaoston kokous Pöytäkirja Aika 3.10.2016 klo 18.00 21.45 Paikka Läsnä Keinukallion kahvio Tuomas Turunen, pj Auli Teppinen Jari Kleemola Markus Airila Mari Sirén-Koskinen Jorma Sipilä Jarkko Salomäki Tuomo Säteri Antti Pylkkänen, siht 1. Kokouksen avaus Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus. 2. Talous Talouden hoitaja esitteli jaoston taloustilanteen. Taloustilanne on hyvä. 2.1 Jaoston taloustilanne - Tilin saldo on 21 723,00 (3.10.2016) - Vastuuhenkilöt ovat tehneet pienhankintoja koskien pääasiassa Keinukallion kahviorakennuksen kunnostusta ja uusien stadion aitoja. - Jaosto on hankkinut kaasugrillin tulevan kauden kilpailuiden makkaran myyntiä varten. 2.2 Kauden 2017 budjetti PJ esitteli talousraamin mukaiset valmennus- ja leiritukipäätökset. - Tuettujen leirivuorokausien hinnat on ilmoitettu nimenhuudossa Vuokatin lumileirin osalta. - Valmentajille korvataan leirivuorokausien majoitus ja ylläpito. - Valmennustukien kokonaismäärää on hieman pienennetty viime vuodelta.
Keravan Urheilijat 5.10.2016 2 (6) 2.3 Talousohje 2017 PJ esitteli talousohjeluonnoksen, joka hyväksyttiin. - Päivitettiin kohtaa 3. Sponsori-, palkinto- ja muut vastaavat tulot seuraavasti: Urheilijoiden on vältettävä omissa yhteistyösopimuksissaan intressiristiriitoja jaoston yhteistyösopimuksien kanssa - Päivitettiin kohtaa 7. Valmennustuen maksuperiaatteet kaudella 2016 2017 Erillistä valmennustukea urheilija voi hyödyntää seuraavasti: massahiihto- ja rullahiihtokilpailuiden osallistumismaksut - Talousohjeeseen lisättiin talkootuki kohtaan 14. Talkootyö ja myyntituotot, joka mahdollistaa talkoiden yhteydessä tapahtuvan muonituksen sekä selkeyttää talkootyöstä koituvien kulujen korvausta. - Jaoston OP-pankin tili muuttuu yritystiliksi, joka aiheuttaa tilinumeron muutoksen. Tavoitteena on tehdä muutokset 1.11.2016 mennessä 2.4 Muut talousasiat Kaupungin kohdeavustuksien haku 31.10.2016 mennessä - Markus täyttää ohjaaja- ja valmentaja-avustuksen hakemuksen sekä valmentajaja toimitsija-avustushakemuksen. - Tuomas selvittää voidaanko XCX-rataan hakea avustusta kaupungin uusimuotoisen toiminnan avustusta ja hakee nuoren urheilijan stipendiavustus Turo Sipilälle. - Keskusteltiin urheilijoiden seura-asukäytännöstä ja seuran asusopimuksen velvoitteista, jotka velvoittaa seuran edustusurheilijoita käyttämään seura-asuja kisapaikalla ja palkintojen jaossa ellei toisin ole sovittu. Urheilijat eivät saa jatkossa neuvotella omia asusopimuksiaan, jotka ovat ristiriidassa yleisiin toimintaohjeisiin kirjattujen asusääntöjen kanssa, ellei asiasta ole erikseen sovittu jaoston johtoryhmän kanssa. Mikäli seura antaa luvan erillisoikeuksiin asusopimuksissa jää seuralle oikeus tarvittaessa pienentää ko. urheilijan oikeuksia jos urheilijan henkilökohtainen asusopimus aiheuttaa seuralle sanktioita. Asiaa pidettiin tulevan kevään seuraasuneuvotteluja ajatellen tärkeänä ja asia tullaan nostamaan suuremmin esille kauden 2018 valmennussopimuksia kirjattaessa. Puheenjohtaja käy neuvotteluja ja sopii säännöistä niiden urheilijoiden kanssa, joilla on henkilökohtaisia asu- tai muita sponsorisopimuksia.
Keravan Urheilijat 5.10.2016 3 (6) 2.5 Vt. toiminnanjohtajan käyttö hiihtotoiminnassa - Puheenjohtaja on alustavasti tiedustellut vt toiminnanjohtajan käyttöä hiihtokoulun organisointi- ja vastuutehtävissä 1.1 30.4 välisenä aikana noin 3-5 tuntia viikossa, joka kustannettaisiin seuratuen avulla. - Asia päätettiin toteuttaa talousarvion puitteissa 3. Kauden 2017 toimintalinjaukset ja ohjeet Hiihtojaoston yleiset toimintaohjeet - Korvaa suurimmalta osalta urheilijoita valmennussopimuksen - FIS-piste maininta lisätään yleisiin ohjeisiin Valmennussopimuskäytännöt - Valmennussopimuksessa otetaan jatkossa kantaa urheilijoiden erivapauksiin sekä lisäehtoihin, jotka poikkeavat yleisistä toimintaohjeista - Korostetaan viestihiihtojen merkitystä nykyiseen malliin ja kirjataan tarkemmin kilpailut ja viestit, mihin urheilijan odotetaan osallistuvan Viestintäsuunnitelma - Someryhmä perustettava, joka päivittää Instagramia, Facebookkia sekä mahdollisesti Twitteriä kilpailuista ja jaoston arkitoiminnasta. - Jaostolle on luonnosteltu oma viestintäsuunnitelma, jossa mukana vuosikello, joka ohjaa viestintää - Lisäksi ehdotettiin markkinointisuunnitelmaa sekä siihen vastaavaa vuosikelloa Toimihenkilöluettelo ja koulutussuunnitelma - Jaoston organisaation vahvistamiseksi nettisivuille lisätään seuratoimijaksi ilmoittautumislomake ja toimintalinjan päivittämisen yhteydessä tarvittavien valmennus- ja talkootöiden ohjeistukset lisätään samaan dokumenttiin ns. perehdytyssuunnitelmaksi 4. Toimintakalenteriprojekti 4.1 Aikataulu - Aineistopäivä 1.11.2016 - Itselleen luovutus 8.11.2016 - Taitto viikolla 47 48 - Paino 22.11.2016 - Kalenteri laitetaan jakoon heti sen valmistuttua. Panostettava jakeluun, ettei kalentereita jää laatikoihin. 4.2 Työnjako - Kysytään taittoa Elisa Aunolalta ja tarjousta Savion kirjapainosta, Markus - Myyntikirjeen viimeistely, Markus - Myyntikirjeen kopiointi, Antti Mukaan numeroitu kahvilipuke - Myyntikirjeen jakaminen jäsenistölle, Tuomas
Keravan Urheilijat 5.10.2016 4 (6) - Myynnin jalkauttaminen esim. Keravan kävelykatu, jäi avoimeksi - Sisältösuunnitelma ja työstöohjeiden jakaminen, Tuomas - Laskutus, Markus - Kalenterin jakaminen, kaikki jäsenet - Mainosmyynnin tehostamiseksi myyntikirjettä jaetaan harjoituksissa urheilijoille ja heidän vanhemmille. Tavoitteena jakaa kirjettä yritysten postilaatikkoihin ja ottaa yhteyttä potentiaalisiin yrityksiin. 4.3 Sisältö - Kansikuva-aihe (kuvakilpailun toteuttaminen nimenhuudossa) - Seuraesittely, painotetaan seuratoimintaa - Puheenjohtajan tervehdys, Tuomas - Hiihtokoulumainos ja juttu, Mari - Talkoolaisen toimihenkilön haastattelu, Tuomas - Aikuisten hiihtokoulumainos ja juttu, Jari - Keinukallion kahviomainos - Urheilijan näkökulma, jäi avoimeksi - Keinukallion hiihtohistoria, Mauri A - Kuntoilijan näkökulma, jäi avoimeksi 5. Sinettiseuraprosessi - Sinetti-ilta 31.8 yhteenveto - Koulutusjakson yhteenveto - Sinettikriteerit, tarvittavat toimenpiteet ja viestintäsuunnitelmaprojekti Pj listannut Sinettiseuraan tarvittavat dokumentit, pääosin kasassa. Hiihtoliiton kriteereistä on täytyttävä 80 % sinettistatuksen saamiseksi. - Seuraava koulutusjakso 29. 30.10, osallistujat: Tuomas ja X - XCX-rataprojekti ja suunnittelukokous (varaus) 12.10, mukaan Hiihtoliiton edustaja - Seuran sisäinen ohjaajakoulutus, Jäi avoimeksi 6. Kauden 2017 kilpailut ja tapahtumat - Valmennusasiat ja valmentajaresurssit Syksyllä käytettävissä ainoastaan 4 valmentajaa Avoimet harjoitusviikot pidetään marraskuussa (1 krt/vko) Jorma päivittää syksyn ohjelman. Jari Junttasta kysytty valmentamaan nuorisovalmennusryhmään ja PJ jatkaa neuvotteluja - Hiihtokoulun toteutus ja vastuuhenkilöt Mahdollinen toiminnanjohtajan osallistuminen hiihtokoulun vastuuvetäjäksi selviää lähiviikkoina - Pariviestikilpailun siirto Pariviestin uusi kilpailupäivä on 21.1. (vanha oli 15.1.) - Tapahtumaluvat
Keravan Urheilijat 5.10.2016 5 (6) PJ on hakenut tapahtumaluvat Parlamenttihiihtoihin, Tykkihiihtoihin sekä OP cuppeihin. Hakematta Hiihtokouluun sekä Pariviestiin. 7. Keinukallio ja kaupunkiyhteistyö Yhteistyöpalaverin referointi - Kaupunki ei hyväksynyt muutosta Keinukallion latureitteihin vedoten kuntoilijoiden tottumuksiin. Seuran hoitaessa tykityksen kaupunki tekee ladut kuten viime kaudella järjestyksessä 1.purutettu lenkki, 2. Stadion 3. Peltolenkki, 4. Keinukallion tien sillan ylittävä lenkki - Kaupunki hankkii syksylle toisen lumitykin, joka on vastaava kuin nykyinen. Tällä saadaan toimintavarmuutta sekä lisätehoa pakkasjaksojen tykityksiin. - Lampi on ruopattu ja siihen on asennettu uusi miesvoimin säädettävä pato - Hevosenkälenkin nousu on tasattu ja levennetty. Nousun käytön tärkeyttä harjoitustoimintaan korostetaan tulevalle talvelle kaupungin kanssa käytävissä neuvotteluissa. - Huoltorakennuksen wc-tilojen käyttö Huoltorakennuksen wc:t avataan lokakuussa ympärivuotisesti myös porrasjuoksijoiden käyttöön. Kaupunki vastaa tilojen siisteydestä hiihtokauden ulkopuolella. - Syystalkoot ja tehdyt kunnossapitotyöt Syystalkoot järjestettiin 2.10, pääasiallisena työnä olivat uusien stadionaitojen maalaus sekä kahvion korjaustoimenpiteet - Ilmalämpöpumpun hankinta Kaupunki on antanut luvan asentaa kahvioon ilmalämpöpumpun. Seuran johtokunta on päättänyt, että seura osallistuu/kustantaa kohtuuhintaisen esim. näyttelymallin laitteen. Sopivaa laitetta etsitään syksyn aikana. 8. KeUn johtokunnan asiat Johtokunnan 29.9 kokouksen referointi - VT toiminnanjohtajaksi on hakenut viisi henkilöä. Seuran johtokunnan nimeämä työryhmä valitsee toiminnanjohtajan sijaisen. - Johtokunta on saanut esityksen pyöräilyjaoston perustamiseksi. Hallitus haastattelee seuraavassa kokouksessaan esityksen tekijöitä, tehdäkseen esityksen asiasta syyskokoukselle. - Seuran syyskokous pidetään Onnelassa 10.11. Jaostojen toimintasuunnitelmat ja talousarviot sekä esitykset johtokunnan jäsenistä tulee lähettää puheenjohtajalle 21.10 mennessä. Tilaisuudessa palkitaan menestyneimmät urheilijat ja toimihenkilöt. Hiihtäjistä sykähdyttävin urheiluteko äänestykseen on ehdoilla Turo Sipilä ja Wiljam Mattila. - Liikuntapalvelun mitalit haetaan Kari Turuselle ja Paavo Ruotaselle - 100v historiikin kirjoittajaksi neuvotellaan kahden kirjoittajan kanssa. Historiikki tullaan kirjoittamaan vuosista 1968 2018. Jaostot kirjaavat omia kohokohtiaan vuosien varsilta. - Johtokunta on pyytänyt tarjousta KeUn mitaleja, joissa seuran logo mm. mestaruuskilpailuiden tai muistopalkinnoiksi jakamista varten. Hiihtojaosto osallistuu kustannuksiin omien tarpeiden mukaisesti.
Keravan Urheilijat 5.10.2016 6 (6) 9. Muut asiat - Kahviotoiminta kaudella 2017, Ulla Leppänen jatkaa kahvioemäntänä - ESH:n johtokunta ja kilpailusuunnitelma, keskusteltiin am- ja maakuntaviestin ajankohtaesityksistä sekä HS loppukilpailun valintamenetelmistä. PJ keskustelee mielipiteistä seuran edustajan kanssa ennen kokousta. - TD-koulutus ja osallistujat, Mari Siren-Koskinen ja Pekka Ruuskanen osallistuu 10. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous - Seuraava kokous kutsutaan kokoon erikseen. Ajankohta on loka-marraskuun vaihde. Muistion vakuudeksi, Antti Pylkkänen, siht