MYLLYNKIVENTIEN RYHMÄKOTIEN 2 JA 3 KÄYTTÖÖNOTON PROJEKTISUUNNITELMA Lahtiola Taina 2.6.2016
1 Sisällys TIIVISTELMÄ... 2 TAUSTAT... 2 PROJEKTIN TAVOITE... 3 TYÖ- / TOTEUTUSSUUNNITELMA, AIKATAULUTUS JA VASTUUHENKILÖT... 4 KUSTANNUSARVIO... 6 PROJEKTIORGANISAATIO... 6 RISKIEN JA MUUTOSTEN HALLINTA... 7 VIESTINTÄ JA RAPORTOINTI... 8 LIITTEET... 8
2 TIIVISTELMÄ Tässä projektisuunnitelmassa on lyhyesti kuvattu uusien yksiköiden käyttöönottoa, taustoja ja projektin tavoitteita. Työ- / toteutussuunnitelma kohdassa on eritelty ryhmäkotien käyttöönoton vaatimat toimenpiteet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen. Kustannusarvio on esityslistan liitteenä ja se tarkentuu talousarviokäsittelyn yhteydessä. Projektisuunnitelmassa kuvataan projektiorganisaation työryhmien tehtävät. Hoito- ja vanhuspalvelujen organisaatiokaavio on liitteenä (liite 1). Projektia koskevaa riskien ja muutosten hallintaa, sekä viestintää ja raportointia on kuvattu suunnitelman lopussa. TAUSTAT Ympärivuorokautisilla (24/7) hoitopaikoilla on tällä hetkellä vajaa 8 % yli 75 vuotiaista, erityisesti vuodesta 2020 lukien hoitopaikkojen tarve kasvaa erittäin voimakkaasti. Valtakunnallinen tavoite on, että 8-10 % yli 75 vuotiaista on ympärivuorokautisen hoidon piirissä (STM julkaisu 2013:11). Keskivaikeaa tai vaikeaa muistisairautta sairastavia on n. 4 % 65 74 vuotiaista, 10 % 75 84 vuotiaista ja jopa kolmannes yli 85 vuotiaista. Naantalissa on vain 46 hoitopaikkaa, jotka on tarkoitettu erityisesti muistihäiriöisten hoitoon (Viiala, Myllynkiventie 1 ja Birgittakodin muistitiimit). SAS jonossa on jatkuvasti vaikeasti muistisairaita henkilöitä odottamassa hoitopaikkaa. Jonottajia on koti- ja omaishoidossa, intervallijaksoilla, vuodeosastolla ja jopa erikoissairaanhoidossa. Hoitopaikka kriteereitä on tiukennettu ja vain vaikeimmin muistisairaille (MMSE max 12/30) osoitetaan ympärivuorokautinen hoitopaikka. Tämä on asiakasturvallisuuden näkökulmasta välttämätöntä. Uudet v. 2017 valmistuvat yksiköt mahdollistavat muutoksia hoito- ja vanhuspalvelujen palvelurakenteessa: Vuodeosastolta siirtyy jatkohoitopaikkaa jonottavia uuteen yksikköön, samalla osaston paikkalukua pienentämällä mahdollistetaan kotisairaalatoiminnan käynnistäminen. Kotisairaala tuottaa lisäarvoa kaikenikäisille asiakkaille ja kuntalaisille. Myös ikäihmiset hyötyvät kotisairaalasta, asuivatpa he sitten omassa tai hoivakodissa. Kotisairaalassa asiakkaalla on aina mahdollisuus valita haluaako hän tulla hoidetuksi vuodeosastolla vai kotonaan. Kotikuntoutusta kehitetään yhdessä kotisairaalan, Birgittakodin kuntoutusyksikön ja terveyskeskuksen fysioterapian kanssa. Viialan ryhmäkodin asukkaat ja henkilökunta muuttavat uuteen Myllynkiventien ryhmäkotiin nro 2, ja Viiala vapautuu esim. ikäihmisten
3 perhekodiksi, tai yrittäjä voi tuottaa yksikössä 24/7 hoivapalveluja ikäihmisille. 24/7 hoivajono lyhenee ja kotihoito tehostuu kotikuntoutus- ja kotisairaalatoiminnan ansiosta. PROJEKTIN TAVOITE Tavoitteena on lisätä muistihäiriöisten asiakkaiden turvallisuutta ja hoidon laatua, varmistaa että 24/7 hoivapalvelun kattavuus on vuoteen 2020 valtakunnallisen suosituksen mukaisella tasolla, sekä monipuolistaa ja tehostaa olemassa olevaa ikäihmisten palvelurakennetta. Osatavoitteet: Myllynkiventien uusien ryhmäkotien 2 ja 3 onnistunut käyttöönotto Viialan ryhmäkodin asukkaiden ja henkilökunnan muutto uuteen ja ajanmukaiseen yksikköön Ostopalvelujen purku (3-4 ostopalvelupaikkaa) Kotisairaalatoiminnan käynnistyminen Kotikuntoutustiimi aloittaa toimintansa ja kotihoito tehostuu Geriatrinen kuntoutus tehostuu (Birgittakodin kuntoutusyksikkö kotikuntoutus kotisairaala tk: n fysioterapia) Kotona selviydytään pidempään ja Jonotilanne helpottuu
4 TYÖ- / TOTEUTUSSUUNNITELMA, AIKATAULUTUS JA VASTUUHENKILÖT TOIMENPIDE AIKATAULUTUS VASTUUHENKILÖ Onnistunut ja riittävä tiedottaminen muutoksista: Asiakkaat ja omaiset. Omaistenilta Viialassa 1.6.2016 PAKJ Henkilöstö (yksikköjen henkilöstöpalavereissa) Luottamushenkilöt alkusyksy 2016, sote-ltk:n kokoukset HVP-esimiehet, PTJ, HVPJ Kuntalaiset (Nastalehti, Rannikkoseutu) syksy 2016 PTJ, HVPJ, PAKJ Yhteistyökumppanit (esim. srk., kolmas sektori, tk, apteekki) tapaamisten yhteydessä Neuvottelu ostopalvelupaikkojen kanssa Käyttöönoton projektisuunnitelma hyväksytään syksy 2016 11.5.2016 yritykset syksy 2016 omaiset 15.6.2016 sote-ltk HVPJ, PAKJ HVPJ PTJ, HVPJ Työmaakokouksiin osallistuminen: toimintaympäristön suunnittelua, laatu ja tarkoituksenmukaisuus, kustannukset v.2016-2017 PTJ, HVPJ, PAKJ Talousarvioesitys: sisältäen henkilöstösuunnitelman ja investoinnit Tukipalveluista sopiminen: ateria-, siivous- ja pyykkipalvelu, koneellinen lääkkeenjako, organisointi ja sopimukset Viialan ryhmäkodin muutosprosessi: sisältää asukkaiden muuttamiset ja henkilökunnan siirtymisen Myllynkiventien uuteen ryhmäkotiin Investointisuunnitelman mukaiset hankinnat kilpailutettu käsitelty KV:ssa Rekrytointiprosessin käynnistäminen: Vastaavan sairaanhoitajan rekrytointi, tai työntekijän uudelleen sijoitus, töihin 1.3.2017 alkaen, Viialan hoitohenkilökunnan (6 hoitajaa) lisäksi 6 uutta hoitajaa, uudet hoitajat töihin 20.3.2017 alkaen 15.9.2016 ja 29.9.2016 sote-ltk 6.6.2016 neuvottelu, v.2016 loppuun mennessä v.2016-2017 joulukuu 2016 tammikuu 2017 tammi-helmikuu 2017 maaliskuu 2017 PTJ, HVPJ, PAKJ HVPJ, PAKJ, tilalaitoksen ja apteekin edustajat PTJ, HVPJ, PAKJ PTJ, HVPJ, TP, PAKJ, HP PTJ, HVPJ, PAKJ
5 Uudet asukkaat siirtyvät ryhmäkoti 2:n: Viiala (8 asukasta) + Viialan hoitajat + ostopalvelu asiakkaita + SAS- jonosta -> ryhmäkoti 2 täynnä Uuden yksikön onnistunut käynnistäminen ja palveluiden laadun, sekä kustannustehokkuuden varmistaminen: Henkilökunnan koulutukset, Tietotekniikan käyttöönotto, Sopimusten teko (vuokrasopimukset, hoito- ja palvelusopimukset), Asiakasmaksujen määrääminen, Omaisten huomiointi, Muistihäiriöisten hyvän hoitotyön varmistaminen (ml. lääkäriyhteistyö). Ryhmäkoti 3:n henkilökunnan rekrytointi Kotisairaalatoiminta alkaa ja toiminta nivoutuu yhteen kotikuntoutuksen kanssa (toteutusajankohta on riippuvainen lääkäriresurssista ja kotihoidon uusista vakansseista!) Uudet asukkaat muuttavat ryhmäkoti 3:n hoivayksikköön: SAS- jonosta, sekä koti- ja omaishoidosta kriittisimmät asiakkaat > ryhmäkoti 3 täynnä lokakuussa 2017. 1.4.2017 - huhtikuusta 2017 elo - syyskuu 2017 lokakuu 2017? syys-lokakuu 2017 HVPJ, PAKJ, SAS- työryhmä HVPJ, PAKJ IT-asiantuntija, YL HVPJ, PAKJ, vastaava sairaanhoitaja OS.LÄÄK, YL, HVPJ, VO-OH KH-OH HVPJ, PAKJ, SAS-työryhmä Tehostettu geriatrinen kuntoutus, sekä kotikuntoutustiimi yhdessä kotisairaalan kanssa auttavat ikäihmisiä selviytymään kodissaan mahdollisimman pitkään. lokakuu 2017 - HVPJ, HVP:n esimiehet, os.lääk. Lyhenteet: PTJ= perusturvajohtaja HVPJ= hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja PAKJ= palvelukodin johtaja YL= ylilääkäri OS:LÄÄK= osastonlääkäri VO-OH= vuodeosaston osastonhoitaja KH-OH= kotihoidon osastonhoitaja HeP= henkilöstöpäällikkö HaP= hankintapäällikkö TP= talouspäällikkö
6 KUSTANNUSARVIO Käyttöönoton kustannusvaikutuksia on esitetty esityslistan liitteessä. Käyttöönoton kustannuksia arvioitaessa on lähtökohtana pidetty Aurinkosäätiön tiloissa jo toimivan 16 paikkaisen Myllynkiventien ryhmäkodin hoitokustannuksia. Vuoden 2015 tilinpäätöksessä hoitovuorokauden hinta on nettomääräisenä n. 93 /hoitopäivä. Perustamiskustannuksia hillitään Viialan ryhmäkodin siirtämisen lisäksi vähentämällä ostopalveluja ja tuottamalla palvelut uusissa ryhmäkodeissa mahdollisimman kustannustehokkaasti, mm. hyödyntämällä Myllynkiventien ryhmäkotien 1,2 ja 3 henkilökunnan yhteistä työvuorosuunnittelua (tavoite 93 95 /nettohoitopäivä). PROJEKTIORGANISAATIO Projektin ohjausryhmä: Perusturvajohtaja, hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja (projektipäällikkö), palvelukodin johtaja (projektivastaava), vuodeosaston osastonhoitaja (kotisairaala toiminta), kotihoidon osastonhoitaja (kotikuntoutus). Vastaa ryhmäkotien käyttöönotosta ja antaa ohjeita projektisuunnitelmassa mainittujen toimenpiteiden toteutuksesta ja aikatauluista. Projektiryhmä: Projektipäällikkö ja projektivastaava Vastaavat käytännön toteutuksesta. Asiantuntijat: Sosiaali- ja terveysviraston johtoryhmä, henkilöstöpäällikkö, kaupunginlakimies, ravitsemispäällikkö, siivoustyön johtaja, hankintapäällikkö. Konsultoidaan tarvittaessa, tiedotetaan projektin etenemisestä.
7 RISKIEN JA MUUTOSTEN HALLINTA Projektit eivät koskaan toteudu täysin suunnitellun mukaisesti, joten muutoksiin tulee varautua etukäteen ja projektin ajan muutosten hallinnan avulla. Mahdollisia riskejä: 1) Kotisairaalatoiminta ei käynnisty suunnitellusti, syynä lääkärivaje 2) Kotikuntoutus toiminta on riippuvainen henkilöstöresurssista (esitys talousarviossa 1 FT + 1 hoitajan lisäys kotihoitoon) 3) Uusille hoitopaikoille valikoituu asukkaita joiden palvelutarvetta ei ole selvitetty riittävän perusteellisesti 4) Kustannusarvio ylittyy: esim. ostopalveluasiakkaat eivät halua siirtyä uuteen yksikköön 5) Henkilöstörekrytointi epäonnistuu, ei ole riittävästi hakijoita tai hakijoiden muistihäiriöisten hoitotyön osaaminen on puutteellista Toimenpiteet: 1) Kotisairaalatoiminnan käynnistäminen siirretään myöhäisempään ajankohtaan 2) Kotikuntoutustoiminnan käynnistäminen siirretään myöhäisempään ajankohtaan 3) Yksilöllinen ja kokonaisaltainen palvelutarpeen arviointi tehdään kaikille uusiin yksiköihin muuttaville asiakkaille moniammatillisessa SAS työryhmässä. Asukas valintojen kriteereinä käytetään mm. toimintakyky mittareita (RaVa, MMSE, CERAD, GDS), asiantuntijalausuntoja ja jonotusaikaa, asiakkaiden lisäksi kuullaan omaisia. 4) Henkilökunta aloittaa työt kahdessa vaiheessa, 1.4. ja viimeistään 1.10. alkaen, jolloin palkkakustannuksia ei kerry koko vuoden 2017 osalta. Viialan ryhmäkodin lakkauttaminen ja asukkaiden, sekä henkilökunnan siirtyminen uusiin tiloihin, kustannusvaikutus n. -330 000 /ntto. Ostopalvelujen vähentäminen, kustannusvaikutus n. -40 000 /ostopalvelu asiakas 5) Henkilöstön rekrytointi toteutetaan Kuntarekryn kautta ja hakuaika määritellään riittävän pitkäksi. Rekrytoinnin lisäksi selvitetään myös työtehtävien uudelleen organisoinnin tarjoamat mahdollisuudet. Viialan henkilökunnan siirtyminen ryhmäkoteihin helpottaa rekrytointia. Henkilökunnan koulutukseen ja tarvittaessa työnohjaukseen varataan riittävästi aikaa.
8 Tarvittaessa tehdään muutos projektisuunnitelmaan perusteluiden kanssa. Tehdyt muutokset käsitellään ohjausryhmän kokouksessa ja muutokset tiedotetaan sosiaali- ja terveyslautakunnalle. VIESTINTÄ JA RAPORTOINTI Ohjaus- ja projektiryhmissä sovitaan miten ja kenelle projektin etenemisestä tiedotetaan ja miten tuotokset dokumentoidaan. Sosiaali- ja terveyslautakunnalle raportoidaan projektin etenemisestä kokouksissa. Talousarviokäsittelyn yhteydessä 15.9. ja 29.9. käsitellään ryhmäkotien, kotisairaalan ja kotikuntoutus toiminnan henkilöstösuunnitelma, käyttötalousmenot ja investoinnit. Hoito- ja vanhuspalvelujen henkilöstöä informoidaan projektin etenemisestä säännöllisesti yksikkökohtaisissa henkilöstöpalavereissa. Viialan ja Myllynkiventien ryhmäkodin asukkaita ja omaisia informoidaan erikseen omaistenilloissa (Viialassa 1.6., Myllynkiventiellä syksyllä 2016). Kuntalaisille tiedotetaan asiasta Nasta lehdessä ja mahdollisesti myös Rannikkoseudussa syksyllä 2016. PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN Projekti päättyy vuoden 2017 lopussa kun ryhmäkodit on asutettu, henkilökunta rekrytoitu täysimääräisenä ja toiminta organisoitu osaksi hoito- ja vanhuspalvelujen palvelurakennetta. LIITTEET Liite 1, Hoito- ja vanhuspalvelujen organisaatiokaavio Kustannusarvio sosiaali- ja terveyslautakunnan 15.9.2016 listan liitteenä
Hoito- ja vanhuspalveluiden johtaja Ostopalvelut, hallinto Kotihoidon osastonhoitaja Palvelukodin johtaja Palvelukodin johtaja Vuodeosaston osastonhoitaja Avohuollonohjaaja Vastaava sairaanhoitaja Vastaava sairaanhoitaja Apulaisosastonhoitaja Kotihoito: Tukipalvelut Omaishoito Perhehoito Kotikuntoutus (Uusi) Myllynkiventien ryhmäkodit yht. 54 tepa- paikkaa (Uusi 38 paikkaa) Katavakoti 15 laitos + 10 tepa Kummeli 10 tepa- paikkaa Birgittakoti: 54 tepa- paikkaa 10 geriatrista kuntoutuspaikkaa 10 päivätoimintapaikkaa Terveyskeskussairaala: Akuutti vuodeos. Kotisairaala (Uusi)