KYLIEN YHDISTYSTEN VIESTINTÄ
VIESTINNÄN KAKSI KENTTÄÄ Sisäinen viestintä Lisää luottamusta, motivoi myös muita kuin aktiivisimpia osallistumaan Vahvistaa jäsenistölle näkemystä siitä, mitä ollaan tekemässä Lisää hallinnon ja toiminnan läpinäkyvyyttä Muodostaa vuoropuhelua jäsenistön keskuudessa, sekä hallinnon ja jäsenistön välille Ulkoinen viestintä Lisää yhdistyksen näkyvyyttä toimialueella, innostaa mukaan uusia jäseniä Yhteistyötahojen sitouttaminen, uusien yhteistyökumppanien etsiminen Yhdistystä, joka ei viesti, ei ole olemassa
VIESTINTÄSUUNNITELMA Ensimmäisenä täytyy selvittää tavoitteet ja arvot Viestintäsuunnitelma on yhdessä päätetyt viestinnän pelisäännöt Kuka? Milloin? Kenelle? Miksi? Miten? Tärkeintä on viestinnän vastuunjako Mikä tieto laitetaan minnekkin: kotisivut, sähköposti, kokoukset Yksinkertaisimmillaan viestintäsuunnitelma määrittelee viestinnän vastuuhenkilöt: muista viestiä myös yhteistyötahoillesi ketkä nämä vastuuhenkilöt ovat Viestintäsuunnitelman avuksi valmis, lyhyt tietopaketti yhdistyksestä, sen ydintoiminnasta, historiasta, henkilöistä, jne. joka on helposti saatavissa Myös seuranta ja arviointi seuraavaa suunnitelmaa varten
SISÄISEN VIESTINNÄN KEINOJA Henkilökohtainen yhteydenpito, suullinen viestintä, kokoukset, palaverit Tiedotteet, esitteet Sähköposti Verkkoviestintä: intra- ja extranet, sosiaalinen media... Sisäisen viestinnän paras keino on se mikä tuntuu yhdistykselle helpoimmalta ja yksinkertaisimmilta uusia keinoja ei kannata keksiä vain keksimisen takia Muista kuitenkin toiminnan avoimuus ja kaikkien jäsenten tasavertaisuus kerro sama viesti kaikille
ULKOISEN VIESTINNÄN KEINOJA Henkilökohtainen yhteydenpito, suullinen viestintä Tiedotteet, esitteet Lehti-ilmoitukset, verkkojulkaisut, radio, televisio, sosiaalinen media Artikkelit, raportit, esitelmät Avoimet ovet, seminaarit Tiedotustilaisuudet...
TIEDOTTEESTA UUTISEKSI (1/4) Mikä tekee tiedotteesta uutisen? Uutisarvot: Toistuvuus (yhtiön kaksi lentokonetta putoavat peräkkäin) Voimakkuus (ihmisiä kuolee vs. loukkaantuu) Yksiselitteisyys (toimijoiden selkeät roolit) Kulttuurinen merkittävyys (suomalainen uhri ulkomaisessa onnettomuudessa) Odotettavuus (vallankaappaus maassa jossa se on yleistä) Yllätyksellisyys (presidentti eroaa) Jatkuvuus (keskustelu poliittisesta asiasta jatkuu) Päivän valikoima (tänään ei muuta merkittävää kotimaassa) Kohde kuuluu eliittiin (julkkiksista/eliittimaista helpommin juttuja) Henkilöitävyys (ihmisten teoista helpommin uutisia kuin prosesseista) Negatiivisuus (lisää uutisarvoja) (Kunelius Risto: Viestinnän vallassa, 1999, viitaten Galtung & Ruge)
TIEDOTTEESTA UUTISEKSI (2/4) Toimittajia ei kiinnosta organisaatio Juttua tehdessä täytyy tarjota toimintaa, ihmisiä, liikettä, tapahtumaa, ei joukkoa organisaation edustajia kertomassa asiasta Avoimuus, rehellisyys ja tasapuolisuus vaikuttavat tuleviin yhteydenpitoihin Kirjoitettu juttu ei välttämättä aina anna täysin oikeaa kuvaa, älä kuitenkaan reagoi turhiin asioihin, mutta muista oikaisu- ja vastineoikeus Muista että toimittajalla on yksityisoikeus itse keksimäänsä aiheeseen, älä tarjoa samaa näkökulmaa kilpailevan median toimittajalle!
TIEDOTTEESTA UUTISEKSI (3/4) Lehdistötiedote Lehdistötiedote on keino lähestyä mediaa jos henkilökohtaista kontaktia ei ole, paikallislehdissä henkilökohtainen kontakti on aina parempi, laajempilevikkisissä kontaktin hyöty on pienempi kun yksittäisten toimittajien vaikutusvalta julkaisuun vähenee Lähetetään toimituksen frontdeskiin, esim. toimitus@lehti.fi, josta vuoron uutispäällikkö valitsee sopivia uutisaiheita, kaikki lähetetyt tiedotteet käsitellään, vain sopivat saavat vastakaikua Kirjoitetaan sähköpostin viestikenttään, ei liitteenä, jos lähetetään kuvia, täytyy olla varma niiden julkaisuoikeuksista
TIEDOTTEESTA UUTISEKSI (4/4) Lehdistötiedote Tiedotteen otsikko (jutun otsikko) Ensimmäinen kappale on tiiviste koko asian sisällöstä (usein se osa joka menee suoraan julkaisuun pienemmissä medioissa) Toinen kappale lisää tietoa, kolmas vielä lisää, jne. Tiedotetta on pystyttävä typistämään perästä, ole siis tarkka että sisällytät kaiken tärkeimmän jo ensimmäiseen kappaleeseen 1000 merkkiä on yleensä maksimipituus, pidemmät jutut toimittajat kirjoittavat itse Pienemmissä medioissa tiedote menee monesti suoraan julkaisuun, joko sellaisenaan tai muokattuna, ole tarkka, koska kirjoittamasi virheet monesti päätyvät sellaisenaan julkaisuun
VALOKUVIIN LIITTYVIÄ KYSYMYKSIÄ (1/2) Periaatteet: ei käytetä toisten omia, kysy lupa kuvattavalta Vastoin tahtoa saa kuvata: julkinen henkilö julkista tehtävää suorittaessaan (missä rajaviiva?) Kotirauha on ehdoton: asunnot ja niiden piha-alueet, hotellihuoneet, vanhainkodit, asuntovaunut jne. nukkumiseen tarkoitetut paikat Julkiset paikat ja esim. auto ei kuulu kotirauhan piiriin tapahtumissa saa kuvata, jos tapahtuman järjestäjä ei ole sitä kieltänyt - pääsymaksu ei muuta tilannetta - kysy kuitenkin lupa Kuvan käyttökohde määrittelee sen onko joka tapauksessa kysyttävä käyttölupa: mainonnan ja markkinoinnin yhteydessä on kysyttävä tiedotuskäytössä yleensä ei muitakin vaikuttavia tekijöitä on: esim. kansikuva vs. ilmaisjulkaisun pieni sisäsivun kuva
VALOKUVIIN LIITTYVIÄ KYSYMYKSIÄ (2/2) Tekijänoikeudet: Kuuluvat sille, joka kuvan on ottanut, ei esim. yhdistykselle Taloudellisen tekijänoikeuden omistaja voi myydä tai luovuttaa muiden käyttöön, mutta moraalinen oikeus säilyy, esim. kuvaajan nimi on laitettava kuvan yhteyteen hänen halutessaan Kaikki muutokset, mm. digitaalinen editointi on kiellettyä, jos siitä ei ole erikseen sovittu, myös kopioiden ottaminen Sovi aina kuvaajan kanssa ja kirjoita se myös ylös!
SOSIAALINEN MEDIA (1/2) Sosiaalinen media ei ole vain yksi tietty työkalu, vaan joukko erilaisia verkkopalveluita, jotka toimivat käyttäjien sosiaalisen verkoston apuvälineinä Esim. twitter-blogit-facebook-youtube-flickr joissa yksi aihe leviää ja sitä syvennetään videoilla, kuvilla, teksteillä, yms. Jos yhdistys päättää hyödyntää sosiaalista mediaa, on luotava läsnäolo ja verkosto, ei vain perustettava tiliä ja odottaa mitä tapahtuu... Erilaisia asioita varten on käytettävä erilaisia työkaluja, on kuitenkin tärkeää että viestinnän ydin on jossain tietyssä palvelussa, tai yhdistyksen omilla kotisivuilla Onko oikein käyttää toimijoiden henkilökohtaisia verkostoja? Osallistuminen on oltava aina vapaaehtoista, jo käyttäjien yksityisyydensuojan takia, yhdistyksen käyttämien palveluiden on hyvä olla avoimia
SOSIAALINEN MEDIA (2/2) Yleisimpiä sosiaalisen median työkaluja: Sovelluksia Käyttäjämäärät Facebook (suurin) 850+ miljoonaa Twitter (arvostettu mikroblogisivu) 400+ miljoonaa Habbo (suomalainen, nuorille) 230+ miljoonaa Google+ (kasvava) 100+ miljoonaa MySpace (kuihtumassa) enää n. 30 miljoonaa Skype (pikaviestin) 200+ miljoonaa LinkedIn (business-orientoitunut) 100+ miljoonaa Badoo 120+ miljoonaa Bebo (musiikkia ja videoita) 120+ miljoonaa Youtube (videoita, yhteisöliitäntöjä) ~500+ miljoonaa
YHDISTYKSEN ULKOISEN (VERKKO)VIESTINNÄN KENTTÄ
KYLÄSIVUT VIESTINNÄN VÄLINEENÄ Kyläsivujen viestinnällinen arvo perustuu sisältöön Sivustot toimivat myös toiminnan arkistona muu viestintä tuottaa liikennettä sivuille, se on paikka josta tarkistaa mitä, milloin, missä, jne. Mitä haluamme tuoda julki? Mikälainen yhdistys olemme? Nimi, logo, muut imagoa julki tuovat asiat, mm. julkaisujen tyyli. Apuvälineinä: tekstiä, kertomuksia, kuvia, karttoja, video- tai audioesittelyitä, tietoja ja hinnastoja, jne
SIVUJEN VISUAALINEN ILME
KYLÄSIVUT VIESTINNÄN JA MARKKINOINNIN VÄLINEENÄ Kyläsivumme toimivat hyvin, mutta mistä sinne saadaan kävijöitä?
MUITA VIESTINNÄN KEINOJA Sähköpostiviestintä viestinnän keinona Voidaan olettaa että kaikilla on mahdollisuus käyttää sähköpostia Jos yhdistyksellä ei ole kotisivuja ja sähköpostiosoitetta, sitä ei ulkopuolisten silmin ole olemassa Ei koskaan osoitteita julki, jos ei ole erikseen kysytty lupaa Ei koskaan osoitteita julki, jos ei ole erikseen kysytty lupaa siihen, käsittää myös sisäisten sähköpostilistojen ja vastaavien kautta lähetetyt viestit ja viestien osoitekentät Sähköpostiviestintä on kuitenkin hyvä ja halpa viestinnän keino, mutta muista pärstäkerroin, eli suuri osa viestin ymmärtämisestä tulee nonverbaalisesta viestinnästä, kirjoitettaessa asia kärjistyy ja väärinymmärtämisen vaara on suurempi, ongelma on myös muissa verkkoviestinnän välineissä, kuten keskustelupalstoilla
MUITA VIESTINNÄN KEINOJA Jäsenlehti Tutkitusti hyvä keino sisäisen viestinnän avuksi, lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta, mahdollistaa monipuolisen viestinnän ja suurienkin kokonaisuuksien tiedottamisen Ei saa olla kuitenkaan pääasiallinen tietolähde, vaan toimii taustoittavana tiedonsaantivälineenä Ongelmana on työn määrä, lehden tulee näyttää ammattimaisesti toimitetulta, että se päätyy luettavaksi Pienille yhdistyksille resurssien tarve on liian suuri Muista jäsenlehtien painamisen verohelpoitukset Muista kuitenkin että jäsenlehtien myynti muille kuin varsinaisille jäsenille on elinkeinotoimintaa ja siitä verotetaan tuloverotuksessa