KANSANELÄKELAITOS Terveysosasto Kuntoutusryhmä KELAN KUNTOUTUSKURSSIJÄRJESTELMÄ Sopimushallintakurssit Kelan käsittelijöiden SR-käsikirja 11.9.2012 alkaen a b c d
2 Sisällys Kuntoutuskurssijärjestelmä... 1 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän toiminnoista... 1 1.1 Kirjautuminen ja käytön lopetus... 2 1.2 Valmistelu -toiminto... 5 1.3 Kurssien haku... 8 1.4 Kurssin ja kurssipohjan poistaminen... 9 1.5 Kurssin peruuttaminen... 9 1.6 Sopimushallintakurssi ja monistettu kurssi... 10 2 Kurssien kortti -tiedot... 11 2.1 Perustiedot -kortti... 11 2.2 Yhteistyötahot -kortti/kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit... 16 2.3 Jaksot -kortti... 19 2.4 Sisältö-kortti... 24 2.5 Henkilöstö-kortti... 26 2.6 Ohjelma / Ryhmä -kortti... 28 2.7 Ohjelma / Yksilö -kortti... 29 2.8 Hinnat -kortti... 30 2.9 Kelpoisuusehdot -kortti... 31 2.10 Tarjous -kortti... 32 2.11 Kurssin tila -kortti... 33 3 Kurssien monistaminen... 35 3.1 Sopimushallinta -kortti... 35 3.2 Sopimusvuosi... 36 3.3 Sopimusmäärä... 37 3.4 Sopimushallintakurssin kortit... 38 3.5 Monistaminen... 39 3.5.1 Tarjous / Sopimushallinta, kurssipohjat -kortti... 40 3.5.2 Virheellisen kurssin ja kurssipohjan poisto... 41 3.6 Monistettavan kurssin kurssipohja... 42 4 Ilmoituskirje... 46 5 Ratkaisu... 50 5.1 Massarekisteröinti... 50 5.1.1 Ratkaisu / Hakutekijät -kortti... 50 5.1.2 Ratkaisu / Kurssiluettelo -kortti... 52 6 Aputiedot... 53 6.1 Yhteyshenkilöt... 53 6.2 Extranet -järjestelmän aukiolon hallinnointi... 53 6.3 Kelpoisuusehdot... 54 6.4 Kohderyhmät... 54 6.5 Sisällön kuvaus... 55 5.5.1 Sisällön kuvausten hakutekijät... 55 5.5.2 Sisällön kuvauksen hakutekijät... 55 5.5.3 Sisällön kuvaus... 55 7 Kurssin tietojen muuttaminen... 58 7.1 Palveluntuottajan tekemät kurssin tietojen muutokset... 58 7.2 Muutettujen kurssitietojen käsittely Kelassa... 61
3 8 Budjetointi... 64 8.1 Budjetointitapahtuman käyttö... 64 8.2 Budjetointi/Yhteenveto... 68 8.3 Budjetointi/Osallistujat kuntoutusperusteittain... 70 8.4 Budjetointi/Vuorokaudet kuntoutusperusteittain... 71 8.5 Budjetointi/Kustannukset kuntoutusperusteittain... 72 8.6 Budjetointi/Kohderyhmien yhteenveto... 73 8.7 Budjetointi/Kohderyhmien osallistujat kuntoutusperusteittain... 75 8.8 Budjetointi/Kohderyhmien vuorokaudet kuntoutusperusteittain... 76 8.9 Kohderyhmän kustannukset kuntoutusperusteittain... 77 8.10 Budjetointi/Palveluntuottajien yhteenveto... 78 8.11 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien osallistujat kuntoutusperusteittain... 80 8.12 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien vuorokaudet kuntoutusperusteittain... 81 8.13 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien kustannukset kuntoutusperusteittain... 82 8.14 Budjetointi / Kurssit... 83 8.15 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien osallistujat kuntoutusperusteittain... 85 8.16 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien vuorokaudet kuntoutusperusteittain... 86 8.17 Budjetointi/Palveluntuottajan kurssien kustannukset kuntoutusperusteittain... 87 8.18 Budjetoinnin hakutulosnäyttöjen excelit... 88 8.19 Raakadata-exceleiden muodostus... 88 8.20 Budjetointityökalu... 88 8.21 Budjetointityökalun käyttöohje... 90 8.22 Raakadatan tuominen kuntoutuskurssijärjestelmästä... 92 9 Kurssijärjestelmän liittymät muihin järjestelmiin... 93 LIITE 1 Sopimuskurssien tarjoussairausryhmien luettelo... 95 LIITE 2 Monistettujen kurssien sairausryhmien luettelo... 97 LIITE 3 Lyhyt ohje kurssien monistamisesta... 107
Kuntoutuskurssijärjestelmä 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän toiminnoista Tämä Kelan käsittelijöiden SR-käsikirja (SR= sairausryhmäkohtaiset kurssit) antaa ohjeet uusien 1.1.2013 voimaan tulevien sopimushallinnassa käsiteltävien sairausryhmäkohtaisten kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssien toimeenpanosta Kelan kursseja hoitaville toimihenkilöille. Hyväksytyt tarjouskurssit on viety sopimushallintatilaan. Sopimushallintatilassa olevat kurssit (jäljempänä sopimushallintakurssit ) ovat teknisiä kursseja eivätkä ne näy internetissä. Palveluntuottaja näkee ne extranetissä. Kela monistaa sopimushallintakursseista kurssit ja palveluntuottaja vievät kursseihin jaksojen ajat extranetin aukioloaikana. Järjestelmä on käytettävissä joka päivä 24 tuntia. Kela voi tilapäiväisesti keskeyttää tietojärjestelmän käytön, jos se on välttämätöntä palvelun ylläpitämistä varten tarpeellisten huolto- ja korjaustoimenpiteiden vuoksi. Palveluntuottajille on käytössä Extranet, joka on tarjousten ja monistettujen kurssien tietojen täydentämistä varten auki erikseen ilmoitettavina aikoina. Kuntoutuskurssijärjestelmän rekisteröinti -tapahtuman varoaika on 30 min. Rekisteröitäessä on hyvä tallettaa välillä, jotta syötetyt tiedot eivät häviä. Rekisteröinti -tapahtuman käyttöoikeus haetaan TAHTI -järjestelmän kautta. Kommentteja järjestelmän toimivuudesta tai kehittämisehdotuksia voi osoittaa sähköpostitse osoitteella teoskujarjestelmat@kela.fi tai Sanna Voutilainen. Palveluntuottajien käyttämät Extranetin käsikirjat ovat saatavissa pdf-versiona Kuntoutuskurssijärjestelmän aloitus sivun vasemmasta navigaattorista. Ruotsinkieliset käsikirjat saa pyydettäessä Terveysosaston kuntoutusryhmästä. Käsikirjoja on seuraavista kuntoutuskurssijärjestelmän kautta hankittavista ja hallinnoitavista kursseista: Palveluntuottajien käsikirjat Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit, Hankinta Sairausryhmäkohtaiset kurssit ASLAK-kurssit Tules-kurssit Intranetin käsikirjat (vain Kelan käytössä): SR_kurssikäsikirja Palveluntuottajat ovat rekisteröityneet palveluntuottajiksi Kelan palveluntuottajarekisteriin toimipisteittäin. Jokainen palveluntuottajan rekisteröimä toimipiste on Extranetissa erillinen palveluntuottaja eli esim. Kuntoutuskeskus Oy/X-kurssikeskus ja Kuntoutuskeskus Oy/ Y-kurssikeskus. Osassa kursseja on vielä käytössä ns. vanha menettely. Näitä ovat Tules- ja Typo-Tuleskurssit, ASLAK-kurssit sekä option saaneet sairausryhmäkohtaiset kurssit vuosina 2013-2014. Keskeinen ero on, että näissä kursseissa ei ole käytössä sopimushallintamenettelyä. Vanhassa menettelyssä palveluntuottajat rekisteröivät uudet kurssit kopioimalla ja samoin he vievät hinnat kurssijärjestelmään kopioinnin yhteydessä.
2 1.1 Kirjautuminen ja käytön lopetus Kelassa kuntoutuskurssijärjestelmään kirjautuminen tapahtuu Kelanetissä (Ratkaisutyö > Oikeassa navigaattorissa on linkki Kuntoutuskurssihaku). Kuntoutuskurssihaku -linkistä aukeaa Kirjautuminen Kuntoutuskurssijärjestelmään ja linkit Kurssitarjonta- ja Kehittämishankkeet sivuille. Rekisteröintitapahtumaan päästään valitsemalla Kuntoutuskurssijärjestelmä.
3 Olet kirjautunut kuntoutuskurssijärjestelmään ja kurssijärjestelmän aloitussivu avautuu. Kurssijärjestelmästä poistutaan Lopetus -painiketta klikkaamalla.
4 Olet kirjautunut ulos, selaimen voi sulkea. Palveluntuottajat kirjautuvat Extranetiin Kelan internetsivuston kautta www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kuntoutuskurssijärjestelmä, mistä löytyvät ohjeet järjestelmään kirjautumiseen. Kirjautumisesta on tarkemmat ohjeet palveluntuottajien extranetin käsikirjoissa
5 1.2 Valmistelu -toiminto Valmistelu -toiminnolla etsitään kursseja hakutekijöillä. Toiminto on käyttökelpoinen esim. silloin kun kurssin numero ei ole tiedossa. Liitteessä 3 on myös lyhyt ohje siitä, miten haetaan sopimushallintakursseja. Seuraavaksi on yleiset ohjeet siitä, miten haetaan kursseja.
6 Hakutekijöitä ovat: Alkupäivä-Loppupäivä -kenttään (pakollinen) kirjoitetaan muodossa pp.kk.vvvv aikaväli, jolla kurssit haetaan. Aika voidaan antaa vuodeksi kerrallaan, mutta vuoden ei tarvitse olla kalenterivuosi. Mukaan tulevat kurssit, joiden ensimmäisen jakson alkamispäivä on annetulla aikavälillä. Tieto on pakollinen. Kuntoutusmuoto -valintapainikkeilla käsittelijä voi valita yhden tai useita seuraavista kuntoutusmuodoista. Tieto on pakollinen. Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit ASLAK-kurssit Ryhmämuotoinen työkykyä ylläpitävä ja parantava valmennus (Tyk) Ratkaisun tila - valintapainikkeilla käsittelijä voi valita yhden tai useita seuraavista ratkaisun tiloista. Tieto on pakollinen. Haettu Valmisteltu Esitetty Hyväksytty Hylätty Peruttu Tarjous (Käytössä vain ASLAK- ja Tules- ja Typo-Tules-kursseissa ) Peruttu / tekninen Sopimushallinta (koskee vain sopimushallinta-kursseja) Valitse sairaus -valikosta valitaan Kaikki sairaudet tai yksi sairaus. Valitse ammattiala -valikosta valitaan kaikki ammatit tai yksi ammatti (käytössä vain ASLAKja Tyk-kursseissa). Valitse palveluntuottaja -valikosta valitaan Kaikki palveluntuottajat tai yksi palveluntuottaja. Valitse kurssin laji -valikosta valitaan Kaikki kurssit tai yksi laji. Valitse kuntoutusperuste -valikosta valitaan Kaikki kuntoutusperusteet tai yksi kuntoutusperuste. Valitse kehittämishanke -valikosta valitaan Kaikki, Kaikki kehittämishankkeet, Ei kehittämishankkeita tai yksi kehittämishanke. Anna laadun ala- ja yläarvo -kenttä ei ole käytössä. Valitse budjetoiva alue -valikosta valitaan Kaikki ryhmät, Kuntoutusryhmä, Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä-Suomi, Lounais-Suomi, Lounais-Suomi (vanha), Etelä-Suomi. Valitse vakuutuspiiri -valikosta valitaan kaikki vakuutuspiirit tai yksi vakuutuspiiri. Valitse hankintatapa -valikosta valitaan Kaikki hankintatavat, Tarjouskilpailu, Suorahankinta.
Valitse valmistelun vastuuryhmä -valikosta valitaan Kaikki ryhmät tai yksi vastuuryhmän numero. Valitse kurssin erillisseuranta -valikosta Kaikki kurssit, Ei erillisseurantaa, Tules-kurssit, Typo-kurssit, PT-kurssit, Mielenterveyskurssit, Ammatilliset kurssit. Valitse toteutusmuoto -valintapainikkeilla käsittelijä voi valita yhden tai useita seuraavista toteutusmuodoista: Avomuotoinen Laitosmuotoinen Käyntikerta Käyntikerta/yksilöllinen Käyntikerta/ryhmä Käyntikerta/asiantuntija Työharjoittelu Kortin alareunapainikkeet: Suorita haku -painikkeella suoritetaan kurssien haku. Tyhjennä -painike tyhjentää kenttien tiedot. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. 7
8 1.3 Kurssien haku Suorita haku -valinnan jälkeen tapahtuma muodostaa annettujen hakutekijöiden mukaisesti kurssiluettelon. Kurssi valitaan klikkaamalla valintamerkkiä ja klikkaamalla Valitse -painiketta. Kurssin nimi -linkistä päästään katsomaan kurssin tietoja. Kortin alareunapainikkeet: Valitse -painikkeella suoritetaan kurssien haku. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Luettelotuloste -painikkeesta päästään katsomaan luettelotulostetta. -painikkeesta palataan edelliselle sivulle. Ei ole käytössä.
1.4 Kurssin ja kurssipohjan poistaminen 9 Kurssien ja kurssipohjan poistaminen on selvitetty kohdassa 3.5.2. 1.5 Kurssin peruuttaminen Peruuttaminen suoritetaan Kurssin tila -kortilla vaihtamalla kurssin tilaksi Peruttu. Jos kurssille on tehty päätöksiä, järjestelmä ei voi siirtää kurssia suoraan perutuksi. Näissä tilanteissa käsittelijä lisää Kurssin tila -kortille päätöksentekoeston, jolloin uusia päätöksiä ei kurssille enää voida tehdä. Kurssi peruuntuu automaattisesti sen jälkeen, kun kurssille tehdyt päätökset on lakkautettu. Kurssin peruuttaminen vapauttaa yhden kurssin sopimushallintakurssin ko. vuoden kurssipohjasta. Jos käsittelijä haluaa monistaa vapautuneen kurssin toiseen kurssipohjaan, monistaminen tehdään seuraavasti: - vähennetään peruuntuneesta kurssipohjasta yksi kurssi - lisätään yksi kurssi siihen kurssipohjaan, jota halutaan monistaa lisää - monistetaan kurssipohja.
10 1.6 Sopimushallintakurssi ja monistettu kurssi Kuntoutusryhmän hankintatiimi on vienyt hyväksytyt tarjouskurssit sopimushallintatilaan sopimushallintakursseiksi ja vienyt niihin kiinteät hinnat. Kuntoutusryhmä monistaa vuosittain toimeenpanon yhteydessä sopimushallintakursseista palveluntuottajille sopimuskauden aikana kurssit. Palveluntuottajat vievät monistettuihin kursseihin jaksojen ajat extranetin aukioloaikana. Monistetut kurssit ovat haettu tilassa extranetin sulkemisen jälkeen, kunnes kurssit on siirretty kuntoutusryhmässä Valmisteltu, Esitetty tai Hyväksytty- tilaan. Sopimushallintakurssi sisältää seuraavat kortit: Perustiedot Yhteistyötahot Tarjous Ohjelma/ryhmä Ohjelma/yksilö Henkilöstö Hinnat Kelpoisuusehdot Monistettu kurssi sisältää seuraavat kortit Perustiedot Yhteistyötahot Sisältö Ohjelma/ryhmä Ohjelma/yksilö Henkilöstö Hinnat Kurssin tila Jäljempänä esitellään tarkemmin luvussa 2 kurssien kortit ja luvussa 3 sopimushallintakurssit ja kurssien monistaminen. Liitteessä 3 on lyhyt ohje yhteenvetona kurssien monistamisesta.
11 2 Kurssien kortti -tiedot 2.1 Perustiedot -kortti Perustiedot -kortilla on kurssin yleisiä tietoja. Luvussa 3 on kerrottu kurssin monistamisesta ja sopimushallintakursseista, joissa on alla olevat tiedot. Perustiedot -kortin tiedot ovat seuraavat: Kurssin tai ryhmän numero on kurssin tekninen juokseva numero.
Kurssin tai ryhmän nimi (enintään 100 merkkiä) on kurssia kuvaava nimi. Sairausryhmäkohtaisissa monistetuissa kursseissa kurssin nimessä tulee huomioida seuraavia seikkoja. Nimen tulee vastata standardin kyseisen palvelulinjan nimeä. Nimessä tulee näkyä kurssin kohderyhmä ja sairaus. Nimessä tulee näkyä kohdistuuko kurssi lapsiin/nuoriin tai nuoriin aikuisiin. Aikuista ei tarvitse kirjoittaa nimeen. Nimessä tulee näkyä, onko se tarkoitettu työelämässä oleville tai työelämästä poissaoleville. Kurssin nimessä ei käytetä sanaa työikäiset. Työelämässä oleva tai työelämästä poissaoleva kirjoitetaan kurssin nimen alkuun, esimerkiksi Työelämässä olevien MStautia sairastavien kuntoutuskurssi. Jos kurssilla on jokin ikärajoitus, se olisi hyvä näkyä myös kurssin nimessä, esimerkiksi Työelämästä poissaolevien yli 68-vuotiaiden eturauhassyöpää sairastavien parikurssi Kurssin nimessä tulee näkyä sana kuntoutuskurssi tai sopeutumisvalmennuskurssi, jos se mahtuu tilaan. Jos kurssi on perhekurssi, parikurssi, sisaruskurssi tai avokurssi, kurssin nimessä on sanottu esim. perhekurssi tai avokurssi. Osittaista perhekurssia ei kirjoiteta nimeen. Kurssin nimi on esimerkiksi Kouluikäisten lasten perhekurssi, sopeutumisvalmennuskurssi. Nimi tulostuu kuntoutujan päätökseen, joten sen on oltava huolellisesti ja asianmukaisesti muotoiltu. Sopimushallintakurssin nimeä ei muuteta. Sen nimessä on sana kurssitarjous. Alue, joka on budjetoi toiminnan -valikossa on alue, jonka kiintiöstä kurssit toteutetaan. Alueet ovat: Kuntoutusryhmä Pohjois-Suomi Länsi-Suomi (vanha) (Tules-, Typo-Tules- ja ASLAK-kurssit) Länsi-Suomi Itä-Suomi Lounais-Suomi (vanha) (Tules-, Typo-Tules. ja ASLAK-kurssit) Etelä-Suomi. Budjetoivaksi alue on tullut hankinnan perusteella. Monistettu kurssista -tieto tulee näkyviin Perustiedot-kortin yläreunaan sen jälkeen, kun palveluntuottajan tekemän sopimushallintakurssi on monistettu. Kurssinumero toimii linkkinä sopimushallintakurssin tietoihin. Haettava kurssi tai ryhmä -valikossa on näissä kursseissa kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssi. Kurssin tai ryhmän luonne -valikossa valinnat ovat: Kuntoutus Sopeutumisvalmennus Hankintatapa -valikossa on Tarjouskilpailu, Suorahankinta tai Hankintatapaa ei ole määritelty. Monistetuissa kursseissa ja suorahankintakursseissa hankintatapa on tarjouskilpailu. 12
13 Kurssin tai ryhmän laji valikossa on kurssin tai ryhmän laji, jotka ovat: Aikuisten kurssi Aikuisten perhekurssi Aikuisten osittainen perhekurssi Aikuisten parikurssi Lasten ja nuorten kurssi Lasten ja nuorten perhekurssi Lasten ja nuorten osittainen perhekurssi Lasten ja nuorten sisaruskurssi Kurssin kieli valikossa on kurssin kieli Suomi, Ruotsi tai Saame. Saamenkielisten kurssien tekstit kirjoitetaan suomeksi. Ruotsinkielisten kurssien tiedot kirjoitetaan ruotsiksi vaikka rekisteröintipohja on suomenkielinen. Kursseja kyseltäessä internetin kyselyllä saadaan näkyviin ruotsinkieliset kurssitiedot. Erillisseuranta valikossa on seuraavat vaihtoehdot: Ei Erillisseurantaa Tules-kurssit Typo-kurssit PT-kurssit Mielenterveyskurssit Ammatilliset kurssit Ei erillisseurantaa -tieto on pakollinen. Jos kurssi on mielenterveyskurssi tai työelämässä uupuneiden kurssi, erillistunnisteeksi valitaan Mielenterveyskurssit. Mielenterveyskurssien erillistunniste tulee viedä jo sopimushallintakurssiin ennen monistamista. Mielenterveyskurssit ovat mielenterveyskursseja tai työelämässä uupuneiden kursseja. Kohderyhmään sisältyvät seuraavat sairausryhmät F20 Skitsofrenia ja muut psykoosit F31 Kaksisuuntainen mielialahäiriö F32 Masennustilat ja mielialahäiriöt F40 Ahdistuneisuushäiriöt, neuroottiset häiriöt F41 Paniikkihäiriöt F48 Muut neuroottiset häiriöt F51 Syömishäiriöt F50 Ruumiillisiin tekijöihin liittyvät käyttäytymishäiriöt F60 Aikuisiän persoonallisuus- ja käytöshäiriöt F90 Lapsuudessa/nuoruudessa alkaneet käytös- ja tunnehäiriöt F90 Aktiivisuuden ja tarkkaavaisuuden häiriö Z73 Elämäntilanteen hallintaan liittyvät ongelmat Z73 Työuupumus, stressi Jos kyseisen standardin palvelulinjan sairausryhmän kaikki kurssit ovat Typo-kursseja, käytetään Typo-tunnistetta. Jos kyseessä on Ikääntyneiden monisairaiden kurssit, erillistunniste tulee viedä jo sopimushallintakurssiin ennen monistamista. Muutoin tunniste tulee automaattisesti monistamisen yhteydessä, jos valitaan kohteeksi työelämästä poissaolevat.
Kehittämishankkeen nimi -valikossa on kehittämishanke tai erityiskohde, johon kurssi liittyy. Kuntoutusryhmä on ilmoittanut palveluntuottajille kyseisen kehittämishankkeen tai erityiskohteen nimen. Jos kurssi on sairausryhmäkohtainen kurssi, joka on tarkoitettu vain työelämästä poissaoleville, tunniste on Työelämästä poissaolevat. Paikkojen lukumäärä/kuntoutujat -kentässä on kuntoutujien kurssipaikkojen lukumäärät. Paikkoja voidaan rekisteröidä yhteen tai useampaan kuntoutusperusteeseen. Valinnat ovat: Ammatillinen kuntoutus (ei käytetä sairausryhmäkohtaisissa kursseissa) Vaikeavammaisten kuntoutus Harkinnanvarainen kuntoutus Paikkojen lukumäärä/omaiset -kenttiin kirjoitetaan aikuis- ja lapsiomaisten lukumäärät kunkin kuntoutusperusteen mukaisesti. Lasten perhekursseilla aikuisia omaisia on kaksi kuntoutujaa kohden ja sisaruksia on kaksi kuntoutujaa kohden. Aikuisten perhekurssilla aikuisia omaisia on yksi kuntoutujaa kohden ja lapsia on kaksi kuntoutujaa kohden. Omaislasten oletetaan olevan yli 2-vuotiaita, mutta alle 2-vuotiaita omaislapsia voi silti olla kurssilla. Valitse kohderyhmät -painikkeella tulevat valittaviksi monistetuissa kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskursseissa sairaudet tai yleiset kohderyhmät, joille kurssi on tarkoitettu. Monistetuissa kursseissa sairausluokitus on sovellettu ICD10 tautiluokituksesta, joka on myös tämän käsikirjan lopussa liitteessä 2. Sopimushallintakursseissa palveluntuottajat ovat käyttäneet tarjouskilpailussa ilmoitettuja sairausryhmäluokkia, jotka ovat liitteessä 1 ja näkyvät kurssijärjestelmän valikossa Valitse sairaus. Nämä tarjoussairausryhmät ovat käytössä vain sopimushallintakursseissa. Niitä ei käytetä monistettavissa kursseissa. Sopimushallinnassa on monistamisen kurssipohjan yhteydessä valittu monistettavan kurssin pääsairausryhmä 100 %:lla ja mahdollisesti muita sairausryhmiä 0 %:lla. Tämä tieto tulee automaattisesti Perustiedot-kortille. Tapahtuma antaa valittaviksi kohderyhmien pääluokat, joista valitaan ne luokat, joista kurssille tulee kuntoutujia. Painikkeella Valitse, saadaan luettelo valittujen pääluokkien mukaisista sairauksista. Sairaus valitaan painikkeella Valitse. Valinta keskeytetään painikkeella Keskeytä. Valinnan tai keskeyttämisen jälkeen tapahtuma palaa Perustiedot -näytölle. Kukin sairaus kuuluu otsikkotasona olevan kohderyhmän alle. Sairauksia voi valita alaluokista enintään 20 minkä tahansa sairausryhmän valinnoista. Ohjeena on kuitenkin, että kohderyhmään valitaan enintään 3 4 sairausryhmää kurssia kohden, joista yhden osuudeksi on määritelty 100 %. Kohderyhmä poistetaan poistamalla valintamerkki ja klikkaamalla Valitse -painike. Osuus kustannuksista -kenttään kirjoitetaan kunkin sairauden/ammatin prosenttiosuus kurssin kokonaiskustannuksista. Tapahtuma tarkistaa että annettujen prosenttien yhteissumma on 100 ja että yhden sairauden osuus on muita suurempi. Vain tärkeimmällä sairausryhmällä on prosenttiluku 100 %, muut sairausryhmät toimivat hakutekijänä internetin kyselyssä, jolloin % on nolla. Tietoa käytetään kurssien kokonaisbudjetin laskemisessa. Prosenttiosuudet merkitään seuraavalla tavalla: 14
Pääasialliselle sairausryhmälle merkitään 100 % ja kaikille muille 0 %. Tällöin kurssi näkyy internetissä kyselyssä myös 0 %:lla merkityn sairausryhmän kohdalla. Alue, jolta kuntoutujat valitaan, rekisteröidään painikkeesta Valitse alueet. Alueita voidaan valita yksi tai useampi sen mukaan, minkä alueen budjetista kurssi on haettu. Valtakunnalliseen kurssiin valitaan kaikki alueet. Alueet ovat: Pohjois-Suomi Länsi-Suomi Itä-Suomi Etelä-Suomi Monistetuissa kursseissa tieto tulee automaattisesti sopimushallintakurssista. Kurssille voidaan valita myös yksi tai useampi vakuutuspiiri painikkeella Valitse vakuutuspiiri. Vakuutuspiiri voi olla saman tai useamman alueen, jolloin tapahtuma antaa valittaviksi valittujen alueiden vakuutuspiirit. Kun on valittu vakuutuspiiri, ei aluetta voi valita. Valinta tapahtuu painikkeella Valitse, jonka jälkeen tapahtuma näyttää valitut alueet Perustiedot -kortilla. Valinta voidaan keskeyttää painikkeella Keskeytä. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella tiedot tallennetaan. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Kopioi -painike ei ole käytössä. Poista -painikkeella kurssi poistetaan. Monistettu kurssi-painike on käytössä monistetussa kursseissa. Se viittaa monistetun kurssin tietoihin, josta on monistettu kurssit. Tiedot voidaan tulostaa selaimen Tulosta - painikkeella. Tulosteessa kurssin tiedot ovat tiivistetysti korttien nimen muodostamien otsikoiden alla. Sivulla olevista Harmaista -painikkeista palataan edelliselle sivulle. Kurssitiedot -painikkeesta päästään katsomaan monistetun ja sopimushallintakurssin tietoja nykyhetkellä. Valittavina vaihtoehtoina ovat sivun alareunapainikkeina olevat Henkilöstötiedot, Ohjelmatiedot sekä Kelpoisuusehdot -painikkeet. Tiedot voidaan tulostaa selaimen Tulosta -painikkeella. Tulosteessa kurssin tiedot ovat tiivistetysti korttien nimen muodostamien otsikoiden alla. Sivulla olevista Harmaista -painikkeista palataan edelliselle sivulle. Alkuperäinen hakemus -painikkeesta päästään katsomaan Kelassa monistetun kurssin tietoja, johon palveluntuottaja on tehnyt Extranetin rekisteröintitapahtuman aukioloaikana täydennyksiä / korjauksia. Valittavina vaihtoehtoina ovat sivun alareunapainikkeina olevat Henkilöstötiedot, Ohjelmatiedot sekä Kelpoisuusehdot -painikkeet. Kurssin tiedot voidaan tulostaa selaimen Tulosta -painikkeella. Tulosteessa kurssin tiedot ovat tiivistetysti korttien nimen muodostamien otsikoiden alla. Sivulla olevista Harmaista -painikkeista palataan edelliselle sivulle. 15
2.2 Yhteistyötahot -kortti/kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit 16
17 Yhteistyö -kortin tiedot ovat seuraavat: Palveluntuottajan nimi, osoite ja Y-tunnus -valikossa ovat näkyvissä Kelan tiedostoissa olevat palveluntuottajat. Jokaisen palveluntuottajan toimipiste on oma erillinen palveluntuottaja. Yhteyshenkilön nimi, puhelin, sähköpostiosoite, faksi -kenttiin kirjoitetaan yhteyshenkilön tiedot. Palveluntuottajalle voi rekisteröidä kaksi yhteyshenkilöä. Palveluntuottaja voi muuttaa näitä tietoja sopimuskauden aikana. Tieto päivittyy heti kurssitietoihin ja tieto muutoksista välittyy Kelaan. Palveluntuottajan tehtävät -valikossa ovat seuraavat valinnat, joista valitaan yksi tai useampi: Vastaa toteutuksesta (pakollinen ensisijaisella palveluntuottajalla, joka hakee kurssia). Laskuttaa kustannukset (pakollinen yhdellä yhteistyötaholla). Ottaa vastaan hakemukset (vain yhdellä yhteistyötaholla). Esivalitsee (vain yhdellä yhteistyötaholla). Kela on ratkaissut kyseisen standardin palvelulinjan mukaisesti mahdollisen esivalinnan käytön. Kurssijärjestelmän aputiedoissa kohdassa Kohderyhmät on tieto siitä, onko sairausryhmässä esivalinta käytössä. Esivalinnan sisältävissä kursseissa, joissa se on sallittu kyseisen standardin palvelulinjan mukaisesti, Kelan käsittelijä vie sopimushallintakurssin Yhteistyötahot-kortille Ottaa vastaan ja Esivalitsee kohtiin rastit. Tätä ennen sopimushallintakurssissa tulee tehdä tilapäinen kelpoisuusehtojen ajan pidentäminen (myöhemmin tarkemmat ohjeet). Yhteistyössä toimivan palveluntuottajan nimi, osoite ja Y-tunnus -valikosta valitaan yhteistyössä toimivan palveluntuottajan tiedot. Yhteyshenkilön nimi, puhelin, sähköpostiosoite, faksi -kenttiin kirjoitetaan yhteyshenkilön tiedot. Puhelin- ja faksinumeroissa käytetään väliviivaa erottamaan suuntanumero puhelinnumerosta. Palveluntuottaja voi muuttaa näitä tietoja sopimuskauden aikana. Tieto päivittyy heti kurssitietoihin ja tieto muutoksista välittyy Kelaan. Yhteistyössä toimivan palveluntuottajan tehtävät -valikossa ovat seuraavat valinnat, joista valitaan yksi tai useampi: Laskuttaa kustannukset (pakollinen yhdellä yhteistyötaholla). Ottaa vastaan hakemukset (vain yhdellä yhteistyötaholla). Esivalitsee (vain yhdellä yhteistyötaholla). Kela on ratkaissut kyseisen standardin palvelulinjan mukaisesti mahdollisen esivalinnan käytön. Kurssijärjestelmän aputiedoissa kohdassa Kohderyhmät on tieto siitä, onko sairausryhmässä esivalinta käytössä. Palveluntuottaja täyttää tämän kohdan extranetin aukioloaikana niihin monistettuihin kursseihin, joissa esivalinnan tekee muu kuin vastuussa oleva palveluntuottaja. Muun yhteistyötahon nimi, postiosoite, postinumero -kenttiin kirjoitetaan muun yhteistyötahon tiedot. Muita yhteistyötahoja voidaan rekisteröidä kaksi. Yhteyshenkilön nimi, puhelin, sähköpostiosoite, faksi -kenttiin kirjoitetaan yhteyshenkilön tiedot.
Muun yhteistyötahon tehtävät -valikossa ovat seuraavat valinnat, joista valitaan yksi tai useampi: Ottaa vastaan hakemukset (vain yhdellä yhteistyötaholla). Esivalitsee (vain yhdellä yhteistyötaholla). Kela on ratkaissut kyseisen standardin palvelulinjan mukaisesti mahdollisen esivalinnan käytön. Kurssijärjestelmän aputiedoissa kohdassa Kohderyhmät on tieto siitä, onko sairausryhmässä esivalinta käytössä. Palveluntuottaja täyttää tämän kohdan extranetin aukioloaikana niihin monistettuihin kursseihin, joissa esivalinnan tekee muu kuin vastuussa oleva palveluntuottaja. Kelan yhteyshenkilöt -kenttään valitaan yhteyshenkilön nimi. Tietoja ovat lisäksi Kelan toimipiste ja puhelin. Kelan yhteyshenkilöitä voidaan rekisteröidä kaksi. Kelan yhteyshenkilö valitaan vain silloin, kun Kelan yhteyshenkilön kanssa on sovittu yhteyshenkilön käytöstä kurssilla. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella tiedot tallennetaan. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle 18
2.3 Jaksot -kortti 19
Jaksot -kortilla on kurssipaikka, joissa jaksot pidetään ja jaksojen ajat ja jaksojen tiedot. Jaksoja voidaan merkitä enintään 15. Jos jaksoja on enemmän kuin 15, osa jaksoista voidaan yhdistää myöhemmin selvitettävällä tavalla. Hakuaika alkaa -kenttään kirjoitetaan hakuajan alkamisaika muodossa pp.kk.vvvv. Kurssi näkyy kyselyssä, mutta sille voi tehdä kuntoutuspäätöksiä vasta hakuajan alkamisajan jälkeen. Kenttä on vain Kelan käytössä. Hakuaika päättyy -kenttään kirjoitetaan päivämäärä muodossa pp.kk.vvvv, milloin hakemukset on oltava palveluntuottajalla esivalintaa varten. Hakuajan tulee päättyä noin 3 kk ennen kurssin alkamista. Palveluntuottaja voi muuttaa näitä hakuaikaa koskevia tietoja milloin vain sopimuskauden aikana, jos se muuttaa vastaavasti jaksojen aikoja. Hakuajan tulee noudattaa sovittuja ohjeita ja siitä pitää informoida lopullisen valinnan tekevää vakuutuspiiriä. Tieto päivittyy heti kurssitietoihin ja tieto muutoksista välittyy Kelaan. Paikka, jossa alla olevat jaksot pidetään -kenttään tulee automaattisesti Yhteyshenkilöt -kortin ensimmäisen palveluntuottajan nimi ja osoitetiedot. Tietoja ei saa muuttaa. Kurssipaikka kirjautuu kuntoutujien yksilökohtaisiin päätöskirjeisiin. Jos yhteistyötahot -kortilla on tallennettu myös muita palveluntuottajia kuin vastuullinen palveluntuottaja, järjestelmä huomauttaa Jaksot -korttia tallennettaessa: "Yhteistyötahot-kortille on tallennettu useampi palveluntuottaja." Kurssipaikan tietoja ei kuitenkaan muuteta sopimushallintakursseissa ja niistä monistetuissa kursseissa. Osoite -kentässä on kurssipaikan katuosoite. Tietoa ei saa muuttaa, paitsi jos osoitteena on postilokero-osoite. Käsittelijä selvittää kurssipaikan katuosoitteen ja kirjoittaa sen PL-osoitteen tilalle. Postinumero -kentässä on kurssipaikan postinumero. Paikan yhteyshenkilö kenttään tulee automaattisesti Yhteyshenkilöt -kortin ensimmäisen palveluntuottajan yhteystiedot. Palveluntuottaja voi muuttaa näitä tietoja sopimuskauden aikana. Tieto päivittyy heti kurssitietoihin ja tieto muutoksista välittyy Kelaan. Kuntoutujan jaksojen ajat -kenttiin kirjoitetaan ajat muodossa pp.kk.vvvv. Kurssin jaksotus kirjoitetaan standardin mukaisesti. Kaikki kurssin jaksojen ajat viedään kentttiin, vain poikkeuksellisissa tapauksissa voidaan käyttää teknisiä aikoja. Ensimmäisen jakson aika on aina pakollinen. Palveluntuottaja voi muuttaa näitä tietoja sopimuskauden aikana. Tieto päivittyy heti kurssitietoihin ja tieto muutoksista välittyy Kelaan. Jos jakso ajoittuu aikavälille, jossa on useampia käyntikertoja tai avojaksoja, mutta kuntoutus ei toteudu peräkkäisinä päivinä, kirjoitetaan jakson alkamis- ja päättymispäivät ja tarkat ajat viedään Lisätietoja -kenttään. Jos kurssilla on asiantuntijan käyntikertoja, se viedään tietylle ajanjaksolle, jolloin se toteutetaan tai teknisenä aikana. Käyntikertojen lukumääräksi Vrk-kenttään merkitään yhteensä vain toteuttavien käyntikertojen määrä. Lisätietoja -kenttään käsittelijä kirjoittaa tarkempia tietoja käyntikerroista. Käyntikertojen jaksojen ajat voivat mennä ajallisesti muiden toteutusmuotojen kanssa päällekkäin. Jos kurssilla on avojaksoja, jotka toteutetaan arkisin ma-pe peräkkäisinä viikkoina, jakson alkamispäiväksi voidaan monistetussa kurssissa merkitä ensimmäisen viikon maanantai ja päätty- 20
mispäiväksi viimeisen viikon perjantai. Avopäivien lukumääräksi Vrk-kenttään merkitään tällöin yhteensä vain ne avopäivät, jolloin kuntoutus toteutuu (ma-pe). Jaksot eivät saa mennä päällekkäin ajallisesti käyntikertoja lukuun ottamatta. Kurssi voi ajoittua yhdelle tai useammalle vuodelle. Tekninen aika: Palveluntuottajat eivät saa käyttää teknistä aikaa. Poikkeustapauksissa on kuitenkin voitu viedä tekninen aika. Jos jonkin jakson aika ei ole tiedossa, kirjoitetaan alkamis- ja päättymisaika ns. teknisenä aikana muodossa 0101vv-3112vv ja kenttään vrk todellisten vuorokausien tai käyntikertojen määrä. Samalle vuodelle voi kirjoittaa vain yhden teknisen ajan. Jotta kukin jakso saadaan esille, niin jokaiselle jaksolle merkitään oma tekninen aika eri vuosille. Tällöin voidaan kirjoittaa lisäselvitys-kenttään tarkempia tietoja jaksojen ajankohdista. Tekninen aika kirjoittuu kuntoutujan päätöskirjeeseen ja näkyy kyselyssä muodossa Ajankohta ei ole tiedossa. Tapahtuma tarkistaa, että tieto Hakuaika päättyy on myöhäisempi kuin kurssin alkamisaika ja että päättymisaika on myöhempi kuin kurssin alkamisaika. Tapahtuma kontrolloi myös kalenteripäivien lukumäärän kurssin pituuteen. Vrk -kenttään kirjoitetaan jaksoihin sisältyvien vuorokausien tai käyntikertojen lukumäärä (Ks. myös kohta Kuntoutujan jaksojen ajat, jossa on selvitetty avopäivien rekisteröimistä). Vuorokausien lukumäärä on kirjoitettava, vaikka jakson aika olisi tekninen aika. Tapahtuma kontrolloi vuorokausitietoa kurssiaikaan siten, että kalenteripäivien lukumäärä ei saa ylittyä. Palveluntuottaja kirjaa monistamisen jälkeen extranetin aukioloaikana kyseisen standardin mukaisen palvelulinjan vuorokaudet. Toteutusmuoto -kenttään valitaan valikosta toteutusmuoto. Valittavina ovat: avomuotoinen laitosmuotoinen käyntikerta käyntikerta, ryhmä käyntikerta, yksilö käyntikerta, asiantuntija työharjoittelu (voi olla ajallisesti päällekkäin muiden toteutusmuotojen kanssa). Valitaan vain silloin, jos kuntoutusperusteeksi on valittu ammatillinen kuntoutus. Palveluntuottaja kirjaa monistamisen jälkeen extranetin aukioloaikana kyseisen standardin mukaisen palvelulinjan toteutusmuodot. Kurssin toteutusmuoto on laitosmuotoinen tai laitosmuotoinen, jossa on lisäksi käyntikertoja. Kuntoutuja voi yksilöllisen tarpeen mukaan osallistua laitosmuotoiselle kurssille avomuotoisesti. Poikkeuksena ovat avomuotoisesti hankitut kurssit, jolloin toteutusmuodoksi viedään avomuotoinen. Yhteensä jaksoa -kenttään kirjoittuu näyttötiedoksi jaksojen lukumäärä mukaan lukien jaksot, joiden aika ei ole tiedossa. Jaksot lasketaan yhteen kaikista kurssipaikoista, jos niitä on useita. Yhteensä vuorokautta -kenttään kirjoittuu näyttötiedoksi vuorokausien lukumäärä mukaan lukien myöhemmin toteutettavien jaksojen vuorokaudet. Vuorokaudet lasketaan yhteen kaikista kurssipaikoista, jos niitä on useita. 21
Omaisten jaksojen ajat -kentät täytetään, jos kyseessä on aikuisten osittainen perhekurssi tai lasten ja nuorten osittainen perhekurssi. Kaikki kurssin jaksojen ajat viedään kenttiin, vain poikkeuksellisissa tapauksissa voidaan käyttää teknisiä aikoja. Jos kyseessä on perhe-, pari tai sisaruskurssi, joissa on omaisia mukana koko kurssin ajan, järjestelmä tallentaa automaattisesti omaisille samat ajat kuin kuntoutujalle. Jos jakso ajoittuu aikavälille, jossa on useampia käyntikertoja, mutta kuntoutus ei toteudu peräkkäisinä päivinä, kirjoitetaan jakson alkamis- ja päättymispäivät ja tarvittaessa tarkat ajat viedään lisätietoihin. Kurssi voi ajoittua yhdelle tai useammalle vuodelle. Palveluntuottajat eivät käytä teknistä aikaa. Poikkeustapauksissa jos jonkin jakson aika ei ole tiedossa, kirjoitetaan alkamis- ja päättymisaika ns. teknisenä aikana muodossa 0101vv-3112vv ja kenttään vrk todellisten vuorokausien tai käyntikertojen määrä. Tekninen aika kirjoittuu kuntoutujan päätöskirjeeseen ja näkyy kyselyssä muodossa Ajankohta ei ole tiedossa. Jakson ensimmäinen aika ei voi olla tekninen aika. Myös muut samalle vuodelle sijoittuvat jatkojaksot on kirjoitettava todellisten aikojen mukaisesti, koska muiden jaksojen aikataulut tulee suunnitella jo kurssia haettaessa. Jos seuraavan vuoden jaksojen tarkkoja aikoja ei kuitenkaan ole vielä tiedossa ja kukin jakso halutaan tuoda selkeämmin esille, niin jokaiselle jaksolle merkitään oma tekninen aika eri vuosille. Vrk -kenttään kirjoitetaan jaksoihin sisältyvien vuorokausien tai käyntikertojen lukumäärä. Vuorokausien lukumäärä on kirjoitettava, vaikka jakson aika olisi tekninen aika. Tapahtuma kontrolloi vuorokausitietoa kurssiaikaan siten, että kalenteripäivien lukumäärä ei saa ylittyä. Palveluntuottaja kirjaa monistamisen jälkeen ekstranetin aukioloaikana kyseisen standardin mukaisen palvelulinjan vuorokaudet osittaisissa perhekursseissa. Toteutusmuoto -kenttään valitaan valikosta toteutusmuoto. Valittavina ovat: avomuotoinen laitosmuotoinen käyntikerta Omaisilla ei ole käytössä asiantuntijan käyntikertaa toteutusmuotona. Palveluntuottaja kirjaa monistamisen jälkeen extranetin aukioloaikana kyseisen standardin mukaisen palvelulinjan toteutusmuodot osittaisissa perhekursseissa. Yhteensä jaksoa -kenttään kirjoittuu näyttötiedoksi jaksojen lukumäärä mukaan lukien jaksot, joiden aika ei ole tiedossa. Jaksot lasketaan yhteen kaikista kurssipaikoista, jos niitä on useita. Yhteensä vuorokautta -kenttään kirjoittuu vuorokausien lukumäärä mukaan lukien myöhemmin toteutettavien jaksojen vuorokaudet. Vuorokaudet lasketaan yhteen kaikista kurssipaikoista, jos niitä on useita. Avomuotoisessa kuntoutuksessa on myös majoitusmahdollisuus valintapainike valitaan, kun kyseessä on ammatillinen kurssi. Lisätietoja -kenttään käsittelijä kirjoittaa vapaamuotoisesti tietoja jaksoista. Kentän pituus on 500 merkkiä. Kentän ylälaidassa on laskuri, joka näyttää käytettävissä olevien merkkien määrän. Teksti kirjoitetaan yhtäjaksoisesti, mutta mikäli halutaan tehdä rivinvaihto, kirjoitetaan rivin loppuun <br>. 22
Lisätieto -kenttään käsittelijä kirjoittaa esim. monestako jaksosta kurssi koostuu, sen kokonaiskesto sekä avopäivien tai käyntikertojen toteutuspäivät, mikäli ne eivät ole mahtuneet jaksoille varattuihin kenttiin. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella tiedot tallennetaan. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Lisää jaksoja -painikkeella päästään toisen kurssipaikan rekisteröintiin. 23
24 2.4 Sisältö-kortti Sisältö-kortti on vain monistetuissa kursseissa. Sisältö-kortin tiedot ovat seuraavat: Kohderyhmän kuvaus ja kuntoutustarve -kenttään tuodaan ohjelmallisesti Sisällön kuvaus aputietoihin kirjoitettu kuvaus, joka perustuu standardin tekstiin. Kuvaus näytetään internet -kyselyssä. Palveluntuottajan lisäys kohderyhmän kuvaukseen ja kuntoutustarpeeseen -kenttä ei ole käytössä.
Tavoite -kenttään tuodaan ohjelmallisesti Sisällön kuvaus aputietoihin kirjoitettu kuvaus, joka perustuu standardin tekstiin. Kuvaus näytetään internet -kyselyssä. Palveluntuottajan lisäys tavoitteeseen -kenttä ei ole käytössä. Kurssin toteutus -kenttään kirjoittautuu näyttötiedoksi Kelan laatima kuvaus. Seuraava kuvaus näytetään internet -kyselyssä. Suurin osa kurssin toiminnasta tapahtuu ryhmissä. Kuntoutuksen tavoitteisiin pyritään käytännön harjoittelujen, vuorovaikutusta edistävien keskustelujen ja tekemisen avulla. Ryhmän tuella kannustetaan itsenäiseen työskentelyyn sekä hallinnantunteen ja muutosprosessin vahvistamiseen. Kurssin ohjelma määräytyy osallistujien tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Kurssin alussa kuntoutujan kanssa laaditaan yhdessä tavoitteet. Lisäksi kurssin ohjelmaan kuuluu yksilöllisiä haastatteluja ja tapaamisia. Kurssiohjelmaa täydennetään yksilöllisen tarpeen mukaan yksilöohjauksella ja erityistyöntekijöiden tapaamisilla. Teemat -kenttään kirjoittautuu näyttötiedoksi palveluntuottajan tarjouksessaan antamat kurssin teemat. Seuraava kuvaus näytetään internet -kyselyssä. Teemat Kurssilla käsitellään erilaisia teemoja: - fyysinen aktivointi ja ohjaus, ravitsemusneuvonta jne. Edellä mainittujen teemojen lisäksi kurssiin kuuluu verkostotyötä kuntoutujien ja omaisten/läheisten sekä terveydenhuollon ja tarvittaessa muiden tahojen kanssa. Yksilölliset haastattelut ja tapaamiset -otsikko näytetään ja sen alle tuodaan ohjelmallisesti teksti: Kurssilla on ryhmäosuuksien lisäksi yksilöllisiä haastatteluja ja tapaamisia, jos Ohjelma/yksilö-kortille on tallennettuna yksi tai useita seuraavista aiheista: Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset alussa/kuntoutuja, Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset alussa/perhe, Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset alussa/omainen, Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset lopussa/kuntoutuja, Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset lopussa/perhe, Haastattelut, tapaamiset ja tutkimukset lopussa/omainen, Muut haastattelut ja tutkimukset. Terapia -otsikko näytetään ja sen alle tuodaan seuraava teksti, mikäli Ohjelma/yksilö -kortille on tallennettu aiheeksi Terapia (yksilö) tai Terapia (ryhmä): Kuntoutukseen sisältyy terapiaa, jota antaa kurssilla xxxx ja xxxx. (ammattinimike/ammattinimikkeet mukaan) Kotikäynti otsikko näytetään ja sen alle tuodaan seuraava teksti, mikäli aikuisten ja lasten ja nuorten sairausryhmäkohtaisissa kursseissa Jaksot -kortille on tallennettu toteutusmuodoksi Käyntikerta/asiantuntija: Kurssiin sisältyy kotikäynti tai verkostoneuvottelu Lisätiedot -kenttään kenttään käsittelijä kirjoittaa lisätietoja. Ei näytetä internet-kyselyssä. Kentän pituus on 200 merkkiä. Kentän ylälaidassa on laskuri, joka näyttää käytettävissä olevien merkkien määrän. Teksti kirjoitetaan yhtäjaksoisesti, mutta mikäli halutaan tehdä rivinvaihto, kirjoitetaan rivin loppuun <br>. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella tallennetaan tiedot. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. 25
2.5 Henkilöstö-kortti 26 Henkilöstö -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa monistetuissa kursseissa. Kortin tiedot on ilmoitettu hyväksytyssä kurssitarjouksessa. Kortin tiedot on kuvattu extranetin hankinnan käsikirjassa Kortilla ilmoitetaan kurssin aikana kuntoutujien kuntoutukseen osallistuvien moniammatillisen työryhmän, erityistyöntekijöiden sekä muun kuntoutushenkilöstön yksilö- ja ryhmätunnit ja pätevyys.
27
2.6 Ohjelma / Ryhmä -kortti 28 Ohjelma / Ryhmä -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa monistetuissa kursseissa. Kortin tiedot on ilmoitettu hyväksytyssä kurssitarjouksessa. Kortilla ilmoitetaan kurssin kaikkien kuntoutujien ja omaisten ryhmäohjelma. Kortin tiedot on kuvattu Extranetin hankinnan käsikirjassa.
2.7 Ohjelma / Yksilö -kortti 29 Ohjelma / Yksilö -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa monistetuissa kursseissa. Kortin tiedot on ilmoitettu hyväksytyssä kurssitarjouksessa. Kortilla ilmoitetaan yhden kuntoutujan ja hänen omaisensa ohjelmaan kuuluvat haastattelut, tapaamiset, tutkimukset, terapiat ja keskustelut. Kortin tiedot on kuvattu Extranetin hankinnan käsikirjassa.
2.8 Hinnat -kortti 30 Hinnat -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa toimeenpanossa. Hinnat koskevat joko kuntoutujan/omaisen laitosmuotoista kuntoutusta, avomuotoista kuntoutusta, yksilötai ryhmäkäyntikertaa ja asiantuntijan käyntikertaa. Kelan hankintatiimi on vienyt sopimushallintakursseihin ko. kurssin sopimuksen mukaiset hinnat. Päivystyksen ja avustaminen kuntoutujan saapuessa kurssipaikkaan edellisenä päivänä kiinteitä hintoja ei ole vietynä kursseihin, koska niille ei ole hintalajia kurssijärjestelmässä.
31 2.9 Kelpoisuusehdot -kortti Kelpoisuusehto -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa monistetuissa kursseissa. Kortti on kuvattu tarkemmin Extranetin hankinnan käsikirjassa. Kortti ei näy monistetuissa kursseissa. Se näkyy vain sopimushallintakurssissa.
2.10 Tarjous -kortti 32 Tarjous -kortti on täytetty tarjouskilpailussa. Kortin tietoja ei saa muuttaa toimeenpanossa. Kortti on kuvattu tarkemmin Extranetin hankinnan käsikirjassa. Kortti ei näy monistetuissa kursseissa. Se näkyy vain sopimushallintakurssissa.
2.11 Kurssin tila -kortti 33 Kurssin hyväksyminen -kenttään merkitään päivämäärä muotoon ppkkvv. Päivämäärä on pakollinen tieto aina kun korttia tallennetaan. Päivämäärä voi olla enintään vuosi takautuvasti eikä päivä ei voi olla tulevaa aikaa. Monistetussa kurssissa tieto tulee automaattisesti sopimushallintakurssin kurssipohjan kurssin hyväksymispäivämäärästä. Ratkaisun tila -kohdasta valitaan yksi painikkeista: Hyväksytty Esitetty Valmisteltu Haettu Hylätty Peruttu Tarjous Sopimushallinta (näkyy vain sopimushallinta-kurssissa) Peruttu / tekninen Peruttu kurssi tarkoittaa esim. hakijoiden vähyyden vuoksi peruttua kurssia. Tekninen peruutus kurssi tarkoittaa, että ko. kurssi ei ole ollut kurssitarjonnassa näkyvissä, mutta se on haluttu säilyttää esim. alkuperäisenä tietona. Tekninen peruutus tilaa on käytetty joissain tilanteissa hankinnoissa alkuperäisen kurssitarjouksen säilyttämiseksi järjestelmässä.
34 Valmistelun vastuuryhmä -valikosta valitaan kurssista vastaavan käsittelijän numero. Päätöksentekoesto -valinta valitaan kun kurssi peruutetaan ja kurssilla on vielä päätöksiä. Päätöksentekoesto estää kuntoutuspäätösten teon kurssille. Kun kurssin kuntoutujien päätökset on lakkautettu, kurssi siirtyy ohjelmallisesti Peruttu -tilaan. Kurssin laatu -kenttä ei ole käytössä. Kurssin valmistelutiedot -kenttään käsittelijä kirjoittaa vapaamuotoista tietoa kurssissa tapahtuneissa muutoksista. Kenttään kirjoitetaan päivämäärä, käsittelijän puumerkki, asia esim. H-paikka muutettu V-paikaksi. Lisäksi kuka on muutoksesta ilmoittanut. Kentän pituus on 600 merkkiä. Kentän ylälaidassa on laskuri, joka näyttää käytettävissä olevien merkkien määrän. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella tallennetaan tiedot ja palaa Perustiedot -kortille. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Palveluntuottajan muutokset kurssille otsikon alle tuodaan ohjelmallisesti Muutosilmoitustapahtuman kautta tehdyt muutosilmoitukset. Kortin alareunapainikke: Paluu -painikkeella palataan Kurssin tila -kortille.
35 3 Kurssien monistaminen Kela monistaa kursseja palveluntuottajille vuosittain hankinnan puitejärjestelyssä hyväksytyn kurssimäärän. Kurssit monistetaan sopimushallinnassa. Seuraavissa luvuissa on kuvattu tarkemmin monistamisen vaiheet sekä lyhyessä ohjeessa liitteessä 3. 3.1 Sopimushallinta -kortti Hankintapäätöksen yhteydessä hankintatiimi muuttaa hyväksytyn tarjouskurssin sopimushallintakurssiksi Tarjous / Kurssin tila -kortilla. Sopimushallintaan siirtäminen Sopimushallintakurssi on tekninen kurssi ja se ei näy internetissä. Sopimushallintakurssista monistetaan vuosittain toteutettavat kurssit. Monistetut kurssit näkyvät palveluntuottajille sen jälkeen, kun extranet on avattu kurssien aikataulujen viemistä varten.
36 Sopimushallinta-toiminnolla hallinnoidaan teknisestä kurssista monistettavien kurssien puitejärjestelyssä hyväksyttyä kurssimäärää sopimuksen mukaisia hinnankorotuksia lisähankintoja kohderyhmiä ikäryhmiä sairauden vaihetta budjetoivaa aluetta työelämässä ja työelämästä poissaolevien kurssien jakoa. 3.2 Sopimusvuosi Tarjous / Sopimushallinta, sopimusvuosi -kortti Tee uusi sopimusvuosi -linkistä käsittelijä etenee tyhjälle Sopimusmäärä -näytölle. Tallennetut sopimusvuodet tuodaan näytölle linkkeinä. Linkistä avautuu kyseisen sopimusvuoden Sopimusmäärä -näyttö. Vuosiluku -linkistä käsittelijä etenee Tarjous / Sopimushallinta, sopimusmäärä -näytölle. Kortin alareunapainike: Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle.
37 3.3 Sopimusmäärä Tarjous / Sopimushallinta, sopimusmäärä -kortti Hankintatiimi täyttää Sopimusmäärä-kortin tiedot. Sopimusmäärä -näytön ylälaitaan tuodaan hyväksytyn kurssitarjouksen kurssinumero, kurssinimi ja palveluntuottaja sekä palveluntuottajan tarjoama kurssimäärä. Sopimusvuosi -kentässä on näyttötietona sopimusvuosi. Uutta sopimusvuotta tehtäessä sopimusvuosi kenttä on tyhjä. Hintojen korotusprosentti vuodelle -kentässä on käytettävä hinnan korotusprosentti. Hintojen korotusprosentti -kenttään (4 merkkiä) kirjoitetaan Sopimusvuosi-kenttään kyseessä olevan vuoden hintojen sopimuksen mukainen korotusprosentti. Korotusprosentti voidaan kirjoittaa yhdellä desimaalilla. Sopimushallinta -tilaisesta kurssista monistettuihin kursseihin tuodaan Hinnat -kortille ohjelmallisesti sopimushallintaan kirjoitetut hinnat korotettuna kyseisen sopimusvuoden korotusprosentilla. Tarjouksen kapasiteetti -kentässä on sopimusvuodelle Puitejärjestelyssä hyväksytty kurssimäärä. Lisähankinnassa hyväksytty kurssimäärä. Puitejärjestelyssä hyväksytty kurssimäärä -kenttään (3 merkkiä) hankintatiimi kirjoittaa valittuna vuonna puitejärjestelyssä hyväksytyn kurssimäärän. Kurssijärjestelmä tarkistaa sen, että kenttään vietävä kurssimäärä ei ole suurempi kuin palveluntuottajan tarjoama kurssimäärä. Lisähankinnassa hyväksytty kurssimäärä -kenttään (3 merkkiä) käsittelijä kirjoittaa valittuna vuonna hyväksytyn lisähankinnan määrän. (Hankintatiimi vie tiedot, paitsi jos kyseessä puitejärjestelyn sisällä olevat määrät, siitä annetaan vielä tarkemmat ohjeet) Lisätiedot -kenttään (900 merkkiä) käsittelijä voi kirjoittaa lisätietoja.
38 Kortin alareunapainikkeet: Tallenna -painikkeella siirrytään Sopimushallinta/Kurssipohjat -kortille. Edellinen -painikkeella palataan Sopimushallinta/Sopimusvuosi -kortille. Seuraava -painikkeella siirrytään Sopimushallinta/Kurssipohjat -kortille. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. 3.4 Sopimushallintakurssin kortit Sopimushallintakurssissa on samat kortit kuin tarjouskurssissa. Näistä korteista puuttuu Sisältökortti monistettuihin kursseihin verrattuna. Perustiedot -kortti Sopimushallintakurssin näytön ylälaitaan tulee näyttötietona Tarjous-kortilta ko. kurssin tarjottu kurssimäärä. Sopimushallintakurssin nimi perustiedot kortilla on sama kuin tarjoussairausluokan nimi ja sairausryhmänä on sairausryhmien tarjousluokat (liite 1) Sopimushallintakurssiin ainoat toimeenpanossa vietävät tiedot ovat erillisseurantatunniste Perustiedot-kortilla, jos kyseessä on mielenterveyskurssi tai kurssityyppi, jonka kaikki kurssit ovat Typo-kursseja, ja Ottaa hakemukset vastaan- ja Esivalinta-rasti, jos kyseessä esivalinnan sisältävä kurssi. Tämä edellyttää että sopimushallintakursseihin on viety väliaikaisesti kelpoisuusehdolle jatkoaika. Perustiedot kortin alapainikkeet: Sopimushallinta-tilaisen kurssin Perustiedot-kortin alalaidassa Intranetissa ovat painikkeet Tallenna, Keskeytä, Kopioi, Poista, Alkuperäinen tarjous, Hyväksytty tarjous, Hyväksytyt muutokset. Alkuperäinen tarjous o Tarjous -linkin kautta tehty alkuperäinen kurssitarjous Hyväksytty tarjous o Tarjouskilpailussa hyväksytty kurssitarjous eli kurssiin on esimerkiksi lisätty kurssiin liittyvät kiinteät hinnat Hyväksytyt muutokset o Hyväksytyn tarjouksen jälkeen sopimushallintakurssin tiedot kyselyhetkellä.
3.5 Monistaminen 39 Sopimushallinnassa tehty monistus tuo kurssin extranet -järjestelmään Haettu -tilaiseksi. Monistettu Haettu -tilainen kurssi näkyy palveluntuottajille vasta kun extranet -järjestelmä avataan palveluntuottajille. Kun monistettuun Haettu -tilaiseen kurssiin on tallennettu jakso -tieto, kurssi näkyy palveluntuottajille normaalien näyttösääntöjen mukaisesti. Monistuksessa kopioituvat seuraavat kortit: Perustiedot Yhteistyötahot Sisältö Ohjelma/ryhmä Ohjelma/yksilö Henkilöstö Hinnat Korttien tiedot tallentuvat monistus -toiminnolla uusiksi kursseiksi uusilla kurssinumeroilla. Lisäksi monistettuihin kursseihin tulee ohjelmallisesti tietoja sopimushallinnasta, sisällön aputiedoista ja erillisistä määrittelyistä. Monistetun kurssin Perustiedot -näytöllä näytetään sen kurssin kurssinumero, josta kurssi on monistettu (sopimushallinnan tekninen kurssi). Kurssinumero toimii linkkinä kyseisen kurssin tietoihin.
40 3.5.1 Tarjous / Sopimushallinta, kurssipohjat -kortti Tee uusi kurssipohja -linkistä käsittelijä siirtyy Tarjous / Sopimushallinta, kurssipohjat -kortille. Linkistä (Sairausryhmä, budjetoiva alue, valtakunnallinen/alueellinen) siirrytään aikaisemmin rekisteröityyn kurssipohjaan. Kurssimäärä -kenttään (2 merkkiä) tuodaan ohjelmallisesti Kurssipohja -näytön Kurssimäärä vuonna x -kenttään kirjoitettu tieto ja Lisähankinta vuonna x -kenttään kirjoitettu tieto yhteenlaskettuna. Monistettu -kenttään tulee monistettujen kurssien määrä. Monista -painikkeella kurssipohjat monistuvat kursseiksi kurssijärjestelmään. Jokaiselle kurssille tulee oma kurssinumero. Monistamisen jälkeen tulee ilmoitus Monistettu xx kurssia tai jos monistettavia kursseja ei löydy, tulee ilmoitus Ei monistettavia kursseja. Monistettujen kurssien kurssinumerot näkyvät näyttötietona. Monistettujen kurssien lukumäärätiedot tuodaan ohjelmallisesti näytölle. Monistettuun kurssiin tuodaan ohjelmallisesti tiedot sopimushallinta kurssista, mikäli niitä ei ole erikseen määritelty sopimushallinnan Kurssipohja-näytöllä tai sisällön aputietokannassa. Kurssiin tuodaan lisätekstejä luvussa 2.4. (Sisältö -kortti) määritellyillä ehdoilla. Peruttu -kenttään tulee ohjelmallisesti peruutettujen kurssien määrä. Kurssin peruuttaminen vapauttaa yhden kurssin sopimushallinnan samasta kurssipohjasta. Jos käsittelijä haluaa monistaa vapautuneen kurssin toiseen kurssipohjaan, monistaminen tehdään seuraavasti: - vähennetään peruuntuneesta kurssipohjasta yksi kurssi - lisätään yksi kurssi siihen kurssipohjaan, jota halutaan monistaa lisää - monistetaan kurssipohja. Käsittelijä voi myös tehdä kokonaan uuden kurssipohjan ja monistaa siitä yhden kurssin peruuntuneen tilalle.