Kelan ja palveluntuottajien yhteistyö. Anneli Louhenperä Suunnittelija Palveluntuottajien koulutuspäivät ja

Transkriptio

1 Kelan ja palveluntuottajien yhteistyö Anneli Louhenperä Suunnittelija Palveluntuottajien koulutuspäivät ja

2 Esityksen sisältö Kuntoutusryhmän ja palveluntuottajan yhteistyö Kurssien toimeenpano Kurssien toteutus Muutoksista ilmoittaminen Kuntoutukseen hakeminen - esivalinta Ratkaisutyö Yhteistyö kuntoutuksen aikana Asiakaspalautteet Vuosiraportit ja auditointi 2

3 Kelan ja palveluntuottajien yhteistyö Yhteistyötä määritellään Palvelulinjojen kuvauksissa eli standardeissa Sopimusasiakirjoissa Erilaisissa tiedotteissa ja ohjeissa Extranetin käsikirjoissa Ratkaisutyön etuusohjeissa 3

4 Kuntoutusryhmän ja palveluntuottajien yhteistyö Yhteistyötä määritellään Kelan avo- ja laitosmuotoisen kuntoutuksen standardeissa Kuntoutuspalveluja koskevissa sopimuksissa Kurssimääriä koskevissa ilmoituskirjeissä Internetissä olevissa tiedotteissa Esivalintamuistiossa Extranetin käsikirjoissa Vuosiraporttien ohjeissa Ratkaisutyön etuusohjeissa (Kelan sisäiset ohjeet) 4

5 Yhteistyömuotoja 1 Tiedotustilaisuudet tammi-helmikuun aikana vuosittain kaikille palveluntuottajille Koulutukset uusista palvelulinjoista tammi- helmikuussa uusien palvelulinjojen toteuttajille Kyselyt ja tapaamiset standardien valmistelun yhteydessä Työkokoukset, sähköpostikyselyt, Digium-kyselyt 5 Vierailut/tapaamiset palveluntuottajien kanssa

6 Yhteistyömuotoja 2 Vastaaminen yksittäisiin kysymyksiin Kysymykset lähetetään sähköpostiosoitteeseen teosku_kurssimuutokset tai sisältöä koskevat kysymykset kurssisuunnittelijoille etunimi.sukunimi@kela.fi Vastaukset annetaan yleensä kirjallisesti sähköpostitse 6 Kuntoutusryhmän ko. palvelulinjan toimeenpanoa hoitavat henkilöt ovat osoitteessa > Yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kurssien yhteyshenkilöt

7 Kurssien toimeenpano Kuka tekee, mitä ja milloin Palveluntuottaja tekee sopimushallintakurssit osana tarjouskilpailua Kuntoutusryhmä monistaa sopimushallintakurssit Palveluntuottaja viimeistelee monistetut kurssit 7

8 Kurssien toimeenpano ohjeistetaan Extranetin käsikirjassa Hankintapäätösten jälkeen ilmoituskirjeessä kerrotaan palveluntuottajille kurssien määrät ja kohderyhmäpainotukset Extranetin toimeenpanon aukioloaika. Kuntoutusryhmä monistaa sopimushallintakursseista kurssimäärät valmiiksi kohderyhmäpainotuksin ja kuvauksin. Palveluntuottaja vie itse monistettujen kurssien Jaksotkortille: aikataulut yhteyshenkilöiden muutokset esivalintakursseissa hakuajan päättymisen. 8

9 Kurssien toteutus kurssilaisten määrät Jos kurssi on jäämässä kuntoutujamäärältään vajaaksi ja palveluntuottaja suunnittelee kurssin peruuttamista, on asiasta sovittava kuntoutusryhmän kanssa. Yleisenä ohjeena on, että 12 kuntoutujan kurssi toteutetaan, jos 9 kuntoutujaa osallistuu kurssille 10 kuntoutujan kurssi toteutetaan, jos 7 kuntoutujaa osallistuu kurssille 8 kuntoutujan kurssi toteutetaan, jos 6 kuntoutujaa osallistuu kurssille 6 kuntoutujan kurssi toteutetaan, jos 4 kuntoutujaa osallistuu kurssille 5 tai 4 kuntoutujan kurssi toteutetaan, jos 3 kuntoutujaa osallistuu kurssille. Kursseille osallistuvien henkilöiden standardissa määriteltyä kurssikohtaista kuntoutujien enimmäismäärää ei voi ylittää. 9

10 Muutoksista ilmoittaminen 1 Henkilöstön muutoslomakkeet: Henkilöstön on oltava standardin mukainen Lomakkeet ovat internetissä kohdassa > Yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Muutoksista ilmoittaminen Yritysmuodon muutokset: Tieto on saatava kuntoutusryhmään riittävän ajoissa (vähintään 3 kk ennen yritysmuutosta) Ennakkovalmistelut vaativat aikaa: tiedottaminen ja muutokset järjestelmiin, toimistojen ohjaus 10

11 Muutoksista ilmoittaminen 2 Tilojen muutokset, remontit yms. Remontista ja korvaavasta tilasta/menettelystä on annettava tieto riittävän ajoissa kuntoutusryhmään ja kuntoutujille. Tilojen muutoksissa käytetään palveluntuottajatiedostolomaketta. Tilojen on vastattava kelpoisuusehtoja/standardin vaatimuksia, lisäksi on oltava tilan käytön lupa (AVI/VALVIRA). Lomake löytyy osoitteesta > Yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Muutoksista ilmoittaminen 11

12 Kuntoutukseen hakeminen - esivalinta Kelan henkilöasiakkaiden verkkosivut opastavat hakemisessa. Esivalinnasta kerrotaan kuntoutushakemuslomakkeessa, jossa kuntoutujaa ohjataan lähettämään hakemus suoraan palveluntuottajalle tai Kelaan. Esivalintamuistiossa kuvataan palveluntuottajan ja Kelan toimiston yhteistyö: Muistio lähetetään postitse niille palveluntuottajille, joilla on esivalintakursseja. Muistion liitteet ovat tulostettavissa Kelan verkkosivuilta. 12

13 Yhteistyö kuntoutuksen aikana 1 Kuntoutuksen keskeyttäminen ( ks. Standardin yleinen osa luku 2.2.): Kuntoutujalla on ilmoitusvelvollisuus (Kela, palveluntuottaja). Vaihto toiselle kurssille kesken kuntoutuksen: vaihdosta on neuvoteltava aina ensin päätöksen tehneen toimiston kanssa voidaan toteuttaa vain erityisen painavasta syystä. Kuntoutusmuodon vaihto: Palveluntuottaja voi esittää vaihtoa kuntoutuspäätöksen tehneelle toimistolle, jos kuntoutuksen yhteydessä käy ilmi, että jokin muu kuntoutusmuoto olisi parempi. 13

14 Yhteistyö kuntoutuksen aikana 2 Standardin yleinen osa, luku 3.4. Yhteydenpito Yhteydenpito tiivistettynä: Yksittäisen kuntoutujan asiat Kelan toimisto Hankinta ja palvelujen järjestäminen Hankintatiimi/- yksikkö Palvelujen toteuttaminen, sopimukset ja niiden tulkinta, asiakaspalautteet Kuntoutusryhmä 14

15 Yhteistyö kuntoutuksen aikana 3 Tulkin käyttö kuntoutuksessa: Vieraan kielen tulkki: Kelan toimisto tekee tulkkitilauksen ja keskustelee palveluntuottajan kanssa tulkkaukseen tarvittavasta tuntimäärästä. Kelassa on sisäiset ohjeet tulkkaustilauksesta. Vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelu: Kuntoutuja itse tai hänen edustajansa tilaa tulkkauksen, jos hänellä on oikeus tulkkauspalveluun. Tulkkaustarve määritellään tarpeen mukaan, kuntoutukseen käytetyt tunnit vähennetään tulkkauspäätöksessä myönnetyistä tuntimääristä. Kysy lisätietoja Vammaisten tulkkauspalvelukeskuksesta. 15

16 Yhteistyö kuntoutuksen aikana 4 Kuntoutuspalautteet (Standardin Yleinen osa luku 3.2.9): Läsnäolotodistus/ lyhyt kuntoutuspalaute/ varsinainen kuntoutuspalaute Kuntoutusrahan maksaminen edellyttää dokumenttia toteutuneesta kuntoutuksesta. (Ks. KR-ppt-esitys 21. ja koulutuksen materiaalista) Laskutus ja maksaminen: Vakuutuspiirit ohjeistavat ja sopivat palveluntuottajien kanssa mahdollisesta keskitetystä laskutuksesta. 16

17 Asiakaspalautteet Asiakaspalautteet tai muut kyselyt palveluntuottajasta tulevat Aspal-järjestelmän tai sähköpostin kautta. Asiakkaalta pyydetään lupa palautteen käsittelemiseen, minkä jälkeen palveluntuottajalta pyydetään vastine palautteeseen. Palautteen käsittelyn jälkeen palveluntuottajalle ja asiakkaalle annetaan kirjalliset vastaukset. 17

18 Vuosiraportit ja auditointi Kela seuraa kuntoutuksen toteuttamista kuntoutusja asiakaspalautteiden lisäksi myös vuosiraporttien ja auditoinnin avulla. Uudet vuosiraporttipohjat ja niiden käytön ohjeistus löytyvät > Yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Lomakkeet ja raporttipohjat > Vuosiraportit Auditointisuunnitelma tehdään vuosittain yhdessä Tarkastus- ja ratkaisuryhmän auditointitiimin kanssa. 18