Ohje Hosted.fi Exchange Sähköpostin käyttöönotto 18.02.2011 Anvia Hosting Oy Urho Kekkosen katu 4-6 A 00100 Helsinki Puhelin 0207 7682 00 Fax 0207 7682 01 Y-tunnus 1666661-6 Kotipaikka: Helsinki www.anvia.fi
Dokumentin sisältö: 1 Johdanto...3 2 Rajoitukset...3 3 Lyhyt ohje...4 4 Tärkeimmät asetukset järjestelmänvalvojia varten:...4 5 Päivitä MS Windows ja Office / Outlook ohjelmisto...4 6 Vie vanhan sähköpostilin tiedot...5 6.1 Vieminen...5 7 Luo Hosted.fi Exchange tili Outlook:iin.... 10 7.1 Profiilin luonti... 10 7.2 Automaattinen tilin määritys.... 11 7.3 Määritä palvelinasetukset manuaalisesti... 14 8 Vanhojen viestien tuominen... 19 8.1 Viestien tuominen tuo toiminnolla... 20 8.2 Pst tiedoston avaaminen ja siirtäminen... 24 9 Webmail... 25 9.1 Webmail ohje... 25 9.2 Kirjautumisruudun selitteet:... 26 10 Entourage 2008 ja Outlook 2011 (Mac tietokoneet)... 27 10.1 Tärkeimmät asetukset - Entourage:... 27 Ohje Hosted.fi Exchange 2/27
1 JOHDANTO Hosted.fi Exchange avulla käyttäjät saavat erinomaiset työkalut monipuoliseen ryhmäviestintään. Asiakkaat ja työntekijät tavoittavat nopeasti ja luotettavasti toisensa paikasta ja ajasta riippumatta. Palvelun tarkemmat ominaisuudet on kuvattu Hosted.fi Exchange palvelukuvauksessa. Ole hyvä ja lue koko ohje läpi ennen kuin aloitat. Jos toivotte meidän asentavan tuotteet käyttöönne, voitte tilata meiltä maksullisen asennuspalvelun myynti@anviahosting.fi Tervetuloa Hosted.fi Exchange maailmaan! 2 RAJOITUKSET Microsoft käyttöjärjestelmä ja MS Outlook ohjelmisto suositellaan päivitettäväksi viimeisimmillä Microsoft:n päivityksillä. Ohje ei ole vastuussa Microsoft Update päivityksistä ja niiden mahdollisesti aiheuttamista vikatilanteista. Varmista ennen asennuksia että käytät Windowsia pääkäyttäjä/ylläpitotunnuksella (administrator). Asennuksen vaiheet voivat poiketa tästä ohjeistuksesta, johtuen esim. tietokoneen käyttöjärjestelmästä, kielestä, muista ohjelmista ja/tai tietokoneesi ja sen ohjelmistojen asetuksista. Myös verkkoasetukset tai palomuuri voivat vaikuttaa poikkeavasti ohjeen kuvaukseen. Tämä ohje ei vastaa tietojen katoamisesta. Varmista tiedot. Ohje on tarkoitettu yhden tilin viemiseen ja tuomiseen Microsoft Outlook ohjelmasta. Ohje ei opasta muiden sähköpostiohjelmien käytössä. Myöskään ohje ei ota kantaa kansioiden nimiin jotka voivat olla toisen nimisiä riippuen sähköpostitilien protokollista; pop3, imap, http tai exchange. Sähköpostin tiedot voivat olla monessa paikkaa, erinimisissä kansioissa jne. Ohje myöskään ei opasta arkistokansioiden palauttamiseen. Jotta voit käyttää Hosted.fi Exchage palvelua tarvitset käyttäjätunnukset ja salasanan yrityksesi Hosted.fi vastuuhenkilöltä (admin). Tämä ohje olettaa että tunnukset on luotu ja että koneessa on jo Microsoft Outlook ohjelmisto. Ohje olettaa myös että yrityksen nimipalvelimien tietueet sähköpostin osalta (MX ja Autodiscovery) ovat kunnossa. Tämä ohje on tehty Microsof Outlook 2007 ja 2010 avulla. Ohje Hosted.fi Exchange 3/27
3 LYHYT OHJE a. Päivitä Windows käyttöjärjestelmäsi ja Office / Outlook ohjelmisto b. Vie vanhan sähköpostilin tiedot Outlook vie toimintoa käyttäen. c. Luo Hosted.fi Exchange tili Outlook:iin. d. Tuo vanhat postisi Outlook tuo toimintoa käyttäen. 4 TÄRKEIMMÄT ASETUKSET JÄRJESTELMÄNVALVOJIA VARTEN: Nimipalvelintietueet: IN MX 10 smtpedge.hosted.fi autodiscover IN CNAME autodiscoverredirect.hosted.fi Näitä tietoja voidaan tarvita jos automaattinen tilin luonti ei jostain syystä onnistu Outlook ohjelmassa: Exchange server: exmbxccr1.hosted.fi (Vanhoilla asiakkailla: exmbx01.hosted.fi.) Exchange proxy server: webmail.hosted.fi Exchange proxy server certificate principal name: msstd:webmail.hosted.fi Webmail: webmail.hosted.fi 5 PÄIVITÄ MS WINDOWS JA OFFICE / OUTLOOK OHJELMISTO Suositellaan että päivität Microsoft Windows käyttöjärjestelmän ja Microsoft Office ohjelmisto (Microsoft Outlook) viimeisimmillä tietoturvaa ja ohjelman käyttöä parantavilla päivityksillä. Voit tarkistaa ja ajaa päivitykset Windows Update kohdasta (Windows Vista/7) tai http://update.microsoft.com/ (Win XP). Napsauta Käynnistä-painiketta, valitse Kaikki ohjelmat ja valitse Windows Update: Ohje Hosted.fi Exchange 4/27
6 VIE VANHAN SÄHKÖPOSTILIN TIEDOT Mikäli haluat, voit tallentaa aiemman sähköpostitilisi tiedot, sähköpostit, yhteystietosi, tehtävät ja kalenterimerkinnät erilliseen tiedostoon (.pst) Outlookin Vie (export) toiminnolla ennen Hosted.fi Exchange tilin määritystä tietokoneellesi. Mikäli ei tarvita viestien vientiä hyppää ohjeen kohtaan 7. Huom! Koneessasi voi olla arkistokansioita jos automaattinen arkistointi on päällä. Vie (Export) toiminto ei vie näitä posteja. Ennen tietojen viemistä kannattaa poistaa tarpeettomat viestit kaikista Outlookin kansioista kuten Roskaposti- (Junk e-mail) ja Poistetut- (Deleted items) kansioista. Tämän tekeminen nopeuttaa asennusta merkittävästi! 6.1 Vieminen Outlook 2007: Valitse Tiedosto - Tuo ja vie (File Import and Export) Outlook 2010: Valitse Tiedosto Ominaisuudet Lisäasetukset - Vie (File Options Advanced - Export) Ohje Hosted.fi Exchange 5/27
Valitse Vie tiedostoon (Export to a file) Seuraava ( Next) Valitse Outlook 2007: Omat kansiot tiedosto (.pst) (Personal Folder File (.pst) Outlook 2010: Outlook datatiedosto (.pst) (Outlook data file (.pst)) - Seuraava ( Next) Ohje Hosted.fi Exchange 6/27
Valitse oma postilaatikkosi (Mailbox My Name) Huom! Postilaatikon nimi voi olla muutakin muotoa. Esim Omat kansiot (Personal folders), sähköposti osoitteesi (pop-protokolla) tai Postilaatikko. Myös näkymässä voi olla esim. 2 kansiota Omat kansiot (Personal folders) ja toinen esim matti.meikäläinen@tili.fi (imap-protokolla). Myös arkistokansiot voivat näkyä tässä näkymässä. Ruksaa Etsi myös alikansioista (Include subfolders) - Seuraava ( Next) Tallenna PST tiedosto vaikka Työpöydällesi Selaa (browse) Ohje Hosted.fi Exchange 7/27
Valitse työpöytä: Anna sopiva nimi: Valitse Korvaa päällekkäisyydet, ja Valmis (Replace duplicates with items exported. Finish): Ohje Hosted.fi Exchange 8/27
Voi tulla salasanan lisäämiskysymys, anna tarvittaessa mutta ei pakko: Outlook 2010: TAI Outlook 2007 : Ruksaa ei salausta (no encryption) ja OK : Outlook luo PST tiedoston Työpöydällesi. Jos postia on paljon, tämä saattaa kestää hetken. Ohje Hosted.fi Exchange 9/27
7 LUO HOSTED.FI EXCHANGE TILI OUTLOOK:IIN. Tässä kohdassa käydään läpi Hosted.fi Exchange sähköpostiprofiilin luonti Outlook ohjelmaan vanhan Outlook tilin rinnalle. Jos aiempaa tiliä ei ole niin uuden tilin luonti tapahtuu samankaltaisesti tai vain käynnistät Outlook ohjelman. 7.1 Profiilin luonti Mene Ohjauspaneeliin: Posti (Mail): Näytä profiilit (Show profiles) : Ohje Hosted.fi Exchange 10/27
Lisää (Add): Täytä Profiilin nimi, tässä tapauksessa: Hosted.fi - OK 7.2 Automaattinen tilin määritys. Syötä käyttäjän nimi samalla tavalla kuin se on luotu Hosted.fi Hallintaan. Syötä käyttäjän ensisijainen sähköpostiosoite. Kirjoita käyttäjän hosted.fi salasana. Huom. jos automaattinen tilin määritys ei toimi jostain syystä niin mene kohtaan: 7.3 Määritä palvelinasetukset manuaalisesti. Ohje Hosted.fi Exchange 11/27
Kun sovellus kysyy käyttäjänimeä ja salasanaa, kirjoita sähköpostiosoite täydellisenä sekä käyttäjän hosted.fi-palvelun salasana ja laita ruksi Muista tunnistetietoni. Huom! Kun sovellus pyytää hyväksymään automaattisen konfiguraation autodiscover.hosted.fi:stä valitse Älä muistuta minua uudelleen (Don t ask this again) ja paina Salli (Allow). Ohje Hosted.fi Exchange 12/27
Vie asennusvelho loppuun - Valmis Profiilivalintaikkunassa valitse Käytä aina tätä profiilia (Always use the selected profile) ja valitse pudotusvalikosta äsken luomasi Hosted.fi. Älä poista toista profiilia! Ohje Hosted.fi Exchange 13/27
7.3 Määritä palvelinasetukset manuaalisesti Jos jostain syystä automaattinen tilin määritys ei onnistu on tili luotava manuaalisesti. Määritä palvelinasetukset tai muut palvelulajit manuaalisesti (Configure Manually) - Seuraava -> Valitse luotava sähköpostitilin tyyppi Microsoft Exchange ja valitse Seuraava (Next) Ohje Hosted.fi Exchange 14/27
Täytä kentät esimerkin mukaisesti: Microsoft Exchange palvelin: exmbxccr1.hosted.fi (Vanhat asiakkaat kts. kohta 4.) Täytä Käyttäjänimi (User Name) kenttään. tavalla kuin se on luotu Hosted.fi Hallintaan: Syötä käyttäjän nimi samalla Huom! Älä paina Tarkista nimi - kohtaa. Valitse Lisää asetuksia (More Settings): Ohje Hosted.fi Exchange 15/27
Huom! Outlook 2007:ssa tässä kohtaa mahdollisesti voi tulla virheilmoitus: Paina OK: Napsauta Cancel (Ei saa painaa OK): Ja tämän jälkeen pääset Lisäasetuksiin. Ohje Hosted.fi Exchange 16/27
Tarkista Yleiset välilehdeltä: 5 sekuntia palvelinyhteyden aikakatkaisu: Valitse Yhteys (Connection) välilehti. Ruksi Muodosta HTTP-yhteys Microsoft Exchangeen (Connect to Microsoft Exchange using HTTP). Valitse Exchange-välityspalvelinasetukset. (Exchange proxy Setting) Ohje Hosted.fi Exchange 17/27
Määritä asetukset alla olevan kuvan mukaisesti: Valitse Välityspalvelimen todennusasetukset alasvetovalikosta Perustodennus (Basic authentication): Paina OK OK Tässä kohtaa voi painaa Tarkista nimi (Check name): Ohje Hosted.fi Exchange 18/27
Seuraava (Next): Anna käyttäjänimeksi sähköpostiosoitteesi ja salasana. Tarkista, että Outlook saa yhteyden palvelimelle ja synkroinoi ensimmäisen kerran. 8 VANHOJEN VIESTIEN TUOMINEN Viestien tuomisessa on 2 vaihtoehtoa. Voi käyttää tuo (import) toimintoa tai avata viemäsi.pst tiedoston ja siirtää haluamasi postit uuteen postilaatikkoon. Avauksessa vanhat postit ovat paikallisesti koneellasi joten niitä ei voi lukea mistä vain ja viestit voivat kadota esimerkiksi kovalevyrikon seurauksena. Siksi suositellaan tuo (import) toimintoa. Huom! Jos ei ole tarkoitus tuoda posteja voi hypätä kohtaan 9. Webmail Ohje Hosted.fi Exchange 19/27
8.1 Viestien tuominen tuo toiminnolla Outlook 2007: Valitse Tiedosto - Tuo ja vie (File Import and Export) Outlook 2010: Valitse Tiedosto Ominaisuudet Lisäasetukset - Vie (File Options Advanced - Export) Ohje Hosted.fi Exchange 20/27
Tuo toisesta tiedostosta (Import from another program or file): Outlookin Datatiedosto (Outlook Data file.pst): Ohje Hosted.fi Exchange 21/27
Selaa (Browse): Valitse paikka mihin veit postit. Tässä tapauksessa työpöytä: Ohje Hosted.fi Exchange 22/27
Avaa (Open): Seuraava (Next) Tuo samaan kansioon... (Import items into the same folder) ja valitse Sisällytä alikansiot (Include subfolders) valintalaatikko. -> Valmis (Finish): Ohje Hosted.fi Exchange 23/27
Odota kunnes tiedot on tuotu. Toista edellinen vaihe tarvittaessa jos käyttäjällä on useampi datatiedosto. Outlook päivittää nyt tiedostot palvelimelle ja ennen kuin kaikki tiedot ovat päivittyneet niin Outlook ei lataa palvelimelta sinne saapuneita viestejä. Tähän voi mennä aikaa riippuen viestien määrästä ja verkkoyhteyden nopeudesta. Viestejä voi tällä välin lukea Webmailista (https://webmail.hosted.fi) kunnes Outlookin alapalkissa kerrotaan, että Kaikki kansiot ovat ajan tasalla. 8.2 Pst tiedoston avaaminen ja siirtäminen Tällä tavalla voit pitää vanhoja postejasi paikallisesti koneellasi ja siirtää tarvittavat postit Hosted.fi Exchange postilaatikkoon. Jos tietokone hajoaa niin mm. vanhat postit, jos ei ole ollut varmistusta, voivat myös tuhoutua. Tiedosto Avaa (File Open) - Avaa Outlookin datatiedosto (Open Outlook datafile) ja valitse: työpöytä (desktop) tai paikka mihin veit vanhat postit. Valitse viemäsi posti.pst tiedosto ja OK Ohje Hosted.fi Exchange 24/27
Outlook:n vasempaan ns. Siirtymisruutu kohtaa ilmestyy vanhat postit jolloin voit lukea, siirtää, poistaa jne. posteja. Esimerkiksi jos haluat joitain vanhoja posteja siirrettävän niin valitse posti(t) ja hiiren oikealla siirrä ja valitse hosted.fi postilaatikko. 9 WEBMAIL Webmail sijaitsee osoitteessa https://webmail.hosted.fi. Sen käyttöön ottoon tarvitset vain tunnukset Hosted.fi Exchange:en. 9.1 Webmail ohje Webmail sisällä on oma ohjeensa sen käyttöön: Ohje Hosted.fi Exchange 25/27
9.2 Kirjautumisruudun selitteet: Tämä on julkinen tai jaettu tietokone Valitse tämä asetus, jos käytät Outlook Web Accessia julkisessa tietokoneessa. Muista kirjautua ulos, kun olet lopettanut Outlook Web Accessin käytön, ja sulkea kaikki ikkunat istuntosi päätteeksi. Tämä on yksityinen tietokone Valitse tämä asetus, jos olet tämän tietokoneen ainoa käyttäjä. Palvelimesi sallii tavallista pidemmän toimettomuusajan, ennen kuin sinut kirjataan ulos. Varoitus: Valitsemalla tämän asetuksen vahvistat, että tämä tietokone on organisaatiosi tietoturvakäytännön mukainen. Käytä Outlook Web Access Lightia Light-asiakasohjelmassa on vähemmän ominaisuuksia kuin tavallisessa asiakasohjelmassa, ja se on joskus sitä nopeampi. Käytä Lightasiakasohjelmaa, jos yhteytesi on hidas tai jos käytät tietokonetta, jonka selaimen suojausasetukset ovat tavallista rajoittavammat. Jos selaimesi on jokin muu kuin Internet Explorer 6 tai uudempi, voit käyttää vain Lightasiakasohjelmaa. Ohje Hosted.fi Exchange 26/27
10 ENTOURAGE 2008 JA OUTLOOK 2011 (MAC TIETOKONEET) Tilien luonti Entourage ohjelmaan on ohjeistettu Hosted.fi Exchange tilin luonti Entourage 2008 ja Outlook 2011 ohjeessa. 10.1 Tärkeimmät asetukset - Entourage: Käyttäjänimi (user name/account id): sähköpostiosoite Palvelimen osoite (server address/ exchange server): webmail.hosted.fi - joissakin sähköpostiohjelmissa: webmail.hosted.fi/exchange/sähköpostiosoite Toimialue (domain): ei mitään eli jätetään tyhjäksi. Ohje Hosted.fi Exchange 27/27