Kulttuurilautakunta 12 24.08.2016 Kulttuurilautakunta 17 21.09.2016 Kaupunginhallitus 311 03.10.2016 Kaupunginvaltuusto 83 17.10.2016 Koha-Suomi Oy:n osakkeiden hankkiminen 575/12.03.01/2016 Kulttuurilautakunta 24.08.2016 12 Kirjastotoimenjohtaja Tarja Tuomi Nykytila Naantalin kaupunginkirjastolla ja muilla Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käy tös sään Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora. Axiell Au ro ra on yleisin kaupallinen Suomessa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjas to jär jes tel mä. Axiell Auroran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huo mat ta vat. Järjestelmän kehittäminen ei myöskään ole kirjastojen omissa kä sis sä. Näistä syistä monet kirjastot ovat etsineet joustavampaa ja edul lisem paa vaihtoehtoa. Joensuun seutukirjasto onkin ottanut ensimmäisenä suo ma lai se na kirjastona käyttöönsä avoimen lähdekoodin kir jas to jär jes telmän, Kohan, kesällä 2014. Koha-kirjastojärjestelmä Koha on kansainvälinen kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja ke hit tä mises tä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kansainvälistä Koha-yh tei söä. Kehitystyössä on mahdollista hyödyntää kansainvälisen yh teisön tekemää työtä, teettää työ omilla järjestelmäkehittäjillä tai kilpailuttaa ul ko puo li nen taho ohjelmoimaan. Avoimessa ohjelmistossa ideat ja niiden to teu tuk set ovat kaikkien hyödynnettävissä. Naantalille ja muille Vas ki-kirjas toil le siirtyminen käyttämään Koha-järjestelmää on ajankohtaista siinä vai hees sa, kun Koha toiminnallisuudeltaan on vähintään kirjaston nykyisen tie to jär jes tel män, Axiell Auroran tasolla. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän etuna on, että kirjastot vastaavat sen kehittämisestä ja ylläpidosta itse. Ylläpidon ja kehittämisen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeeksi suuri, jotta laatu ja ke hi tys pystytään turvaamaan. Axiell Aurora-kirjastojärjestelmä on ns. suljet tu järjestelmä, jonka koodin järjestelmätoimittaja omistaa. Jos jär jes telmää haluaa kehittää, se tapahtuu toimittajan ehdoilla ja on kallista. Eri tyises ti Vaskin verkkokirjasto Finnan kehittäminen ja käyttöönotto pitkittyi tarpeet to mas ti juuri tästä syystä. Tietojärjestelmän tulisi olla joustava ja mahdol lis taa erilaisten uusien toimintojen liittäminen sen osaksi koh tuul li sin kustannuksin. Tämä ei aina toteudu suljetuissa järjestelmissä. Onnistuessaan avoimen lähdekoodin järjestelmä sekä yhteistyössä ta pah tu va kehittäminen ja ylläpito säästävät järjestelmäkustannuksia merkittävästi. Tällä hetkellä Kohan ovat ottaneet käyttöön Joensuun seutukirjaston lisäksi
Mik ke lin kaupunginkirjasto ja muut Lumme-kirjastot, Oulun kau pun gin kirjas to ja muut Outi-kirjasto sekä Kouvolan kaupunginkirjasto ja muut Kyyti-kir jas tot. Rovaniemen kaupunginkirjasto ja muut Lapin kirjastot ottavat jär jes tel män käyttöön syksyllä 2016. Useat muutkin maakuntakirjastot ovat il mais seet kiinnostuksensa Kohaa kohtaan. Kun järjestelmää kehitetään laajana yhteistyönä, vapautuu yksittäiseltä kirjas tol ta enemmän voimavaroja kehittää asiakkaille kirjaston muihin teh täviin kuuluvia palveluja. Ylläpitokustannukset ovat tällä hetkellä 0,26 /asukas, kun esimerkiksi Naantalin ja muiden Vaski-kirjastojen Axiell Au rora-kus tan nuk set ovat 0,68 /asukas. Koha-Suomi Oy Turun kaupunginkirjasto on ollut mukana valtakunnallisessa, Mikkelin kaupun gin kir jas ton hallinnoimassa, Kohti Kohaa hankkeessa. Hankkeen keskei se nä tehtävä on valmistella hallintomalli Koha-kirjastojärjestelmää käyttä vil le kirjastoille. Hallintomalleista parhaimmaksi vaihtoehdoksi osoit tautui selvitysten perusteella osakeyhtiömuoto, Koha-Suomi Oy. Koha-Suomi Oy:n toimintaideana on tuottaa Kohaa käyttäville kunnille järjes tel män tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yhteistyössä kirjastojen kans sa niin, että verkostomaisen työn periaatteet toteutuvat. Yhtiöön pal kataan järjestelmäkehittäjiä, ja osa mukana olevista kirjastoista jyvittää yh tiölle joidenkin työntekijöidensä työaikaa. Nämä henkilöt vastaavat yhtiön tuote pääl li kön ja toimitusjohtajan tehtävistä. Tällä pyritään sekä osaamisen jaka mi seen että kustannusten pitämiseen maltillisina. Koha-Suomi Oy ei jaa voit toa omistajilleen, vaan sen tehtävä on tukea kirjastopalvelujen tuot tamis ta toimivan kirjastojärjestelmän avulla. Itä-Suomen Aluehallintovirasto myönsi kirjastoille 130 000 euron avus tuksen Koha-pääkäyttäjäkoulutusta sekä hallintomallin suunnittelua ja val miste lua varten. Suunnittelun aikana vertailtiin erilaisia hallintomalleja, minkä tu lok se na on päädytty esittämään osakeyhtiön, Koha-Suomi Oy:n pe rus tamis ta. Osakeyhtiöön päädyttiin, koska toimintamallina se mahdollistaa kaikil le mukana oleville kunnille tavan vaikuttaa kirjastojärjestelmään, sen kehit tä mi seen sekä kustannusrakenteeseen. Erillisen osakeyhtiön pe rus ta miseen päädyttiin siitä syystä, että mukana oleville kunnille ei löytynyt yh teis tä toimijaa alueellisten tietohallintoyhtiöiden tai Tieran kautta. Lisäksi kun tien omistaman osakeyhtiön toimiessa järjestelmän ylläpitäjänä jokainen osakkaa na oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon Ko ha-suo mi Oy:ltä ilman kilpailutusta, jolloin osakaskunnat hankkivat pal ve lun yhtiöltä suoraan kilpailuttamatta palvelunhankintaa. Tämä mahdollistaa sen, että käytössä on vain yksi järjestelmäversio ja työpanos voidaan kes kit tää yhteen ohjelmaversioon. Resursseja ei hajauteta, mikä puolestaan tuo toi min taan kustannustehokkuutta. Toimintamalli mahdollistaa asu kas lu kuun perustuvan päätöksenteon ja samassa suhteessa tehtävän kustannusten ja ka mi sen. Liittymisen ja järjestelmän käyttöönoton kustannuksista jo kai nen kunta vastaa itse. Koha-Suomi Oy:n perustajaosakkaita olisivat Joensuun kaupunki, Kou vo lan
kaupunki, Mikkelin kaupunki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kaupunki ja Turun kaupunki. Myöhemmin mukaan tuleville kunnille järjestetään kohden net tu osakeanti. Realistisena laajentumisena pidetään, että Ko ha-suo men vaikutuspiirissä on noin 2 miljoonaa asukasta viiden vuoden kuluessa. Kustannukset Vuonna 2016 lunastettaessa osakkeesta maksetaan 0,11 /asukas kunnan asu kas lu vun mukaisesti. Tästä osakepääomaan osoitetaan 0,01 ja loput vapaa seen pääomaan, jota käytetään tuleviin investointeihin. Naantalin kaupun gin maksuosuus osakkeiden hinnasta määräytyy 31.12.2015 asu kas lu vun (18 961 asukasta) perusteella. Sen mukaan hinta on 2086 euroa. Vuosittainen palvelumaksuarvio on 0,26 /asukas. Kustannukset las ku te taan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan vasta siinä vai hees sa, kun järjestelmä on otettu käyttöön. Tiivistys Koha-Suomi Oy tuottaa omistajakunnilleen Koha-kirjastojärjestelmään liitty viä ylläpito- ja kehittämispalveluita. Koha on avoimen lähdekoodin kir jasto jär jes tel mä, jota kehitetään Koha-järjestelmää käyttävien kirjastojen kanssa yhteisesti osana kansainvälistä Koha-yhteistyötä. Yhtiön perustajiksi esite tään Rovaniemen, Mikkelin, Oulun, Joensuun, Kouvolan ja Turun kaupun ke ja. Vaski-kunnista Turku on hyväksynyt osallistumisen Koha-Suomi Oy -ni misen yhtiön perustamiseen Turun kaupunginvaltuuston kokouksessa 11.4.2016. MUSEONJOHTAJA: Kulttuurilautakunta merkitsee asian tiedoksi. KULTTUURILAUTAKUNTA: Kulttuurilautakunta 21.09.2016 17 Museonjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Kirjastotoimenjohtaja Tarja Tuomi Asian jatkokäsittelyä varten esityslistan liitteenä ovat Koha-Suomi Osa ke yhtiön perustamissopimus, yhtiöjärjestys, osakassopimus ja pal ve lu so pi mus. LIITE B2, KULTTLTK 21.9.2016 MUSEONJOHTAJA: Kulttuurilautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että Naan ta lin kaupunki ryhtyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön osak kaak si, hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden mu kai ses ti
Kaupunginhallitus 03.10.2016 311 Hallintojohtaja Riitta Luotio: ja sitoutuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 /asu kas. KULTTUURILAUTAKUNTA: Museonjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Koha-Suomi Oy on perustettu 1.9.2016. Perustajajäseninä ovat olleet Tu run, Rovaniemen, Oulun, Kouvolan, Mikkelin ja Joensuun kaupungit. Koha-Suomi Oy:n perustamissopimus, yhtiöjärjestys, osakassopimus ja palve lu so pi mus oheistetaan. LIITE B1, KH 3.10.2016 Nykyisen järjestelmätoimittajan Axiell Finland Oy:n kanssa tehdyn so pimuk sen irtisanomisaika tilaajan osalta on 6 kuukautta ja toimittajan osalta 9 kuu kaut ta. Osakkeiden merkitsemishinta vuonna 2016 on 0,11 euroa/asukas eli Naan talin osalta 2 086 euroa. Maksuosuus määräytyy 31.12.2015 asukasluvun perus teel la. Koska kyse on osakkeiden ostosta perustajaosakkailta, on osakkeis ta maksettava varainsiirtovero 1,6 %. Osakemerkintöihin ei kuluvan vuo den talousarviossa ole mää rä ra haa. Vuosittaiset ylläpitokustannukset ovat tällä hetkellä 0,26 euroa/asukas eli Naan ta lin osalta 4 930 euroa/vuosi. Ylläpitokustannukset maksetaan siinä vai hees sa, kun järjestelmä on käytössä. Ylläpitokustannusten odotetaan laske van, kun Kohaan liittyy uusia alueita. Alustava hankkeen etenemisaikataulu on vuoden 2017 loppu, to den nä köisim min kuitenkin vuoden 2018 aikana. Koha-Suomi Oy:n osakkaana kaupunki voi ottaa järjestelmän käyttöön suora han kin ta na. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallitus esittää valtuustolle, että Naantalin kau pun ki ryhtyy Koha-Suomi Oy:n osakkaaksi, hy väk syy pe rus ta misasia kir jat liit teen mukaisesti ja sitoutuu hank ki maan kau pungin mak su osuu den mukaisen määrän yhtiön osak kei ta hintaan 0,11 eu roa/asu kas.
Lisäksi kaupunginhallitus esittää, että valtuusto myöntää 2 120 eu ron määrärahan ta lous ar vion 2016 investointiosan koh taan Kaupunginhallitus / Osa ke mer kin nät. KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginvaltuusto 17.10.2016 83 Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. Koha-Suomi Oy:n perustamissopimus, yhtiöjärjestys, osakassopimus ja palve lu so pi mus oheistetaan. LIITE A7, KV 17.10.2016 KAUPUNGINHALLITUS: Kaupunginvaltuusto päättää, että Naantalin kaupunki ryhtyy Ko ha-suo mi Oy:n osakkaaksi, hyväksyy perustamisasiakirjat liit teen mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan kaupungin mak suosuu den mukaisen määrän yhtiön osakkeita hintaan 0,11 euroa/asukas. Valtuusto myöntää 2 120 euron määrärahan talousarvion 2016 in ves toin ti osan kohtaan Kaupunginhallitus / Osakemerkinnät. KAUPUNGINVALTUUSTO: Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.