Kasvatus- ja sivistyslautakunta Kunnanhallitus Kunnanvaltuusto

Transkriptio

1 Kasvatus- ja sivistyslautakunta Kunnanhallitus Kunnanvaltuusto Mynämäen kunnan liittyminen Koha-Suomi osakeyhtiöön 1317/ /2016 Kasvatus- ja sivistyslautakunta Valmistelija (kkpv): Koha-Suomi Oy tuottaa omistajakunnilleen Ko ha-kir jas to jär jes telmään liittyviä ylläpito- ja kehittämispalveluja. Koha on avoimen lähde koo din kirjastojärjestelmä, jota kehitetään Koha-järjestelmää käyttä vien kirjastojen kanssa yhteisesti osana kansainvälistä Ko ha-yhteis työ tä. Yhtiön perustajajäseniä ovat Rovaniemi, Mikkeli, Oulu, Joen suu, Kouvola ja Turku. Muiden Vaski-kirjastojen tu lee päättää osaltaan osakeyhtiöön liittymisestä. Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjas to jär jes tel mä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suo mes sa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä. Axiell Au ro ran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huomattavat. Jär jestel män kehittäminen ei myöskään ole kirjastojen omissa käsissä. Näis tä syistä monet kirjastot ovat etsineet joustavampaa ja edul lisem paa vaihtoehtoa. Joensuun seutukirjasto onkin ottanut en simmäi se nä suomalaisena kirjastona käyttöönsä avoimen lähdekoodin kir jas to jär jes tel män, Kohan, kesällä Koha on kansainvälinen kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehit tä mi ses tä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kan sain vä lis tä Koha-yhteisöä. Kehitystyössä on mahdollista hyö dyntää kansainvälisen yhteisön tekemää työtä, teettää työ omilla jär jestel män ke hit tä jil lä tai kilpailuttaa ulkopuolinen taho ohjelmoimaan. Avoi mes sa ohjelmistossa ideat ja niiden toteutukset ovat kaikkien hyö dyn net tä vis sä. Vaski-kirjastoille siirtyminen käyt tä mään Koha-järjestelmää on ajankohtaista siinä vaiheessa, kun Ko ha toiminnallisuudeltaan on vähintään kirjaston nykyisen tie to jär jes telmän, Axiell Auroran tasolla. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän etuna on, että kirjastot vas taa vat sen kehittämisestä ja ylläpidosta itse. Ylläpidon ja ke hit tämi sen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeek si suuri, jotta laatu ja kehitys pystytään turvaamaan. Axiell Au rora-kir jas to jär jes tel mä on ns. suljettu järjestelmä, jonka koodin jär jestel mä toi mit ta ja omistaa. Jos järjestelmää haluaa kehittää, se ta pahtuu toimittajan ehdoilla ja on kallista. Erityisesti Vaskin verk ko kir jas to Finnan kehittäminen ja käyttöönotto pitkittyi tarpeettomasti juuri täs tä

2 syystä. Tietojärjestelmän tulisi olla joustava ja mahdollistaa eri lais ten uusien toimintojen liittäminen sen osaksi kohtuullisin kus tan nuk sin. Tämä ei aina toteudu suljetuissa järjestelmissä. Onnistuessaan avoimen lähdekoodin järjestelmä sekä yhteistyössä ta pah tu va kehittäminen ja ylläpito säästävät järjestelmäkustannuksia mer kit tä väs ti. Tällä hetkellä Kohan ovat ottaneet käyttöön Joensuun seu tu kir jas ton lisäksi Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lum me-kirjas tot, Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot sekä Kouvolan kau pun gin kir jas to ja muut Kyyti-kirjastot. Rovaniemen kau pun gin kirjas to sekä muut Lapin kirjastot ottavat järjestelmän käyttöön syksyllä Useat muutkin maakuntakirjastot ovat ilmaisseet kiin nos tuksen sa Kohaa kohtaan. Ylläpitokustannukset ovat tällä hetkellä 0,26 /asu kas, kun esimerkiksi Vaski-kirjastojen Axiell Au ro ra-kus tan nukset ovat 0,68 /asukas. Kun järjestelmää kehitetään laajana yhteistyönä, vapautuu yk sit täisel tä kirjastolta enemmän voimavaroja kehittää asiakkaille kirjaston mui hin tehtäviin kuuluvia palveluja. Turun kaupunginkirjasto on ollut mukana valtakunnallisessa Mikkelin kau pun gin kir jas ton hallinnoimassa Kohti Kohaa -hankkeessa. Hankkeen keskeisenä tehtävänä on valmistella hallintomalli Ko ha-kir jas tojär jes tel mää käyttäville kirjastoille. Hallintomalleista parhaimmaksi vaih to eh dok si osoittautui selvitysten perusteella osakeyhtiömuoto, Ko ha-suo mi Oy. Koha-Suomi Oy:n toimintaideana on tuottaa Kohaa käyttäville kun nille järjestelmän tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yh teis työs sä kirjastojen kanssa niin, että verkostomaisen työn periaatteet to teu tuvat. Yhtiöön palkataan järjestelmäkehittäjiä, ja osa mukana ole vis ta kirjastoista jyvittää yhtiölle joidenkin työntekijöidensä työ ai kaa. Nämä henkilöt vastaavat yhtiön tuotepäällikön ja toi mi tus joh ta jan tehtävistä. Tällä pyritään sekä osaamisen jakamiseen että kus tan nus ten pitämiseen maltillisina. Koha-Suomi Oy ei jaa voittoa omis ta jil leen, vaan sen tehtävä on tukea kirjastopalvelujen tuot ta mis ta toimivan kirjastojärjestelmän avulla. Itä-Suomen aluehallintovirasto myönsi kirjastoille euron avus tuk sen Koha-pääkäyttäjäkoulutusta sekä hallintomallin suun nitte lua ja valmistelua varten. Suunnittelun aikana vertailtiin erilaisia hal lin to mal le ja, minkä tuloksena on päädytty esittämään osa ke yhtiön, Koha-Suomi Oy:n perustamista. Osakeyhtiöön päädyttiin, kos ka toimintamallina se mahdollistaa kaikille mukana oleville kunnilla tavan vaikuttaa kirjastojärjestelmään, sen kehittämiseen sekä kus tannus ra ken tee seen. Erillisen osakeyhtiön perustamiseen päädyttiin siitä syystä, että mukana oleville kunnille ei löytynyt yhteistä toimijaa alu eel lis ten tietohallintoyhtiöiden tai Tieran kautta. Lisäksi kuntien

3 omis ta man osakeyhtiön toimiessa järjestelmän ylläpitäjänä jokainen osak kaa na oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon Koha-Suo mi Oy:ltä ilman kilpailutusta, jolloin osakaskunnat hank ki vat palvelun yhtiöltä suoraan kilpailuttamatta palvelunhankintaa. Tä mä mahdollistaa sen, että käytössä on vain yksi järjestelmäversio ja työpa nos voidaan keskittää yhteen ohjelmaversioon. Resursseja ei hajau te ta, mikä puolestaan tuo toimintaan kustannustehokkuutta. Toimin ta mal li mahdollistaa asukaslukuun perustuvan päätöksenteon ja samassa suhteessa tehtävän kustannusten jakamisen. Liittymisen ja järjestelmän käyttöönoton kustannuksista jokainen kunta vastaa it se. Vuonna 2016 lunastettaessa osakkeesta maksetaan 0,11 /asukas kun nan asukasluvun mukaisesti. Tästä osakepääomaan osoitetaan 0,01 ja loput vapaaseen pääomaan, jota käytetään tuleviin in vestoin tei hin. Osakkeiden hinta määräytyy asukasluvun mukaan. Mynämäen kunnan asukasmäärän (7862) mukaan hinta on 864,82. Jos osakkeet hankitaan vuoden 2016 jälkeen, on osakkeen hinta 0,15 /asukas. Vuosittainen palvelumaksuarvio on 0,26 /asukas. Kustannukset lasku te taan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan vas ta siinä vaiheessa, kun järjestelmä on otettu käyttöön. Myöhemmin mukaan tuleville kun nil le järjestetään kohdennettu osakeanti. Realistisena laa jen tu mi se na pidetään, että Koha-Suomen vaikutuspiirissä on noin 2 miljoonaa asu kas ta viiden vuoden kuluessa. Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus Koha-Suomi Oy:n yhtiöjärjestys Koha-Suomi Oy:n osakassopimus Palvelusopimus (Tilaajan ja Koha-Suomi Oy:n välillä) Osakkeet maksetaan kustannuspaikalta 5600 kirjastotoimi, kuten myös vuosittaiset palvelumaksut. Lisätietoja: Vs. kulttuuri- ja kirjastopalveluvastaava Riikka Uski p (ksj): Lautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle, että Mynämäen kunta liittyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön jäseneksi, hyväksyy pe rusta mis asia kir jat liitteiden 1-4 mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan yh tiön osakkeet hintaan 0,11 /asukas. Osakkeiden hinta määräytyy asukasluvun (7862) mukaan. Hyväksyttiin yksimielisesti. Kunnanhallitus

4 Valmistelija (hj): Osakkeet ovat irtainta omaisuutta, joiden hankinta kirjataan in vestoin ti osaan Irtain omaisuus -kohtaan. Valtuustoon nähden sitova erä on Irtain omaisuus -kohdan yhteissumma nettona, joka on vuoden 2016 talousarviossa euroa. Talousarviokirjassa on eritelty koh teet, joihin ko. määräraha on tarkoitus käyttää. Määrärahaa voidaan käyttää osakkeiden ostamiseen, mikäli sitä jää käyttämättä mui hin kohteisiin. Elokuun lopun tilanteen mukaan määrärahasta on käyt tä mät tä euroa. Koha-Suomi Oy:n osakkeiden hinta on yh teen sä 900 euroa. Kyseessä on vähäinen summa, jonka vuoksi ei ole tarkoituksen mukaista esittää lisämäärärahaa. Esityslistan mukana lähetetään Koha-Suomi Oy:n pe rus ta mis so pimus, yhtiöjärjestys, osakassopimus ja palvelusopimus (tilaajan ja Koha-Suo mi Oy:n välillä). Lisätietoja: Kunnanjohtaja Seija Österberg, puh Kasvatus- ja sivistysjohtaja Laura Päiviö-Häkämies, puh Kulttuuri- ja kirjastopalveluvastaava Viktoria Kulmala, puh (kj): Kunnanhallitus ehdottaa kunnanvaltuustolle, että Mynämäen kunta liittyy Ko ha-suo mi Oy -nimisen yhtiön osakkaaksi, hyväksyy pe rus tamis asia kir jat liitteiden mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan perustetun yh tiön osakkeita hintaan 0,11 /asukas. Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kunnanvaltuusto Valmistelija (hj): Koha-Suomi Oy:n perustamissopimus, yhtiöjärjestys, osa kas so pimus ja palvelusopimus (tilaajan ja Koha-Suomi Oy:n välillä) ovat esitys lis tan liitteenä. Lisätietoja: Kunnanjohtaja Seija Österberg, puh Kasvatus- ja sivistysjohtaja Laura Päiviö-Häkämies puh Kulttuuri- ja kirjastopalveluvastaava Viktoria Kulmala, puh (kh): Kunnanvaltuusto päättää, että Mynämäen kunta liittyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön osak kaak si, hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan perustetun yhtiön osakkeita hintaan 0,11 /

5 asu kas. Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.