EmCe kirjanpito-ohjelma ohjeet

1 EmCe kirjanpito-ohjelma ohjeet Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka HUOM! - EmCe ohjelmistoon kirjaudutaan - kuinka uusi yritys perustetaan - kuinka alkusaldot syötetään - kuinka kirjanpidon tapahtumia kirjataan - kuinka laaditaan avustavat päätösviennit (esim poisto) - kuinka laaditaan kauden alv-kirjaus - kuinka tulostetaan kausiraportit (päivä-, pää- tuloslaskelma- ja taseraportit) Aina aloitettaessa uutta harjoitusta luodaan uusi yritys. Yritykselle pitää tallentaa EmCeen yrityksen alv-numero ja y-tunnus, yritykselle tallennetaan tilikartta Moodletilikartan pohjalta, yritykselle määritellään tilikausi, ja lopuksi luodaan yrityksen tarvitsemat tositelajit.(tp=tilinpäätöstositteet ja PK=Pääkirjatositteet) Sisällys 1.EMCE:een Kirjautuminen... 2 2. Uuden yrityksen perustaminen ja perustietojen syöttö... 3 2.1 Yrityksen perustaminen... 3 2.2 Anna yritykselle ALV-laskelmia varten tarvittavat alv-tunnukset.... 4 2.3 Tilikartan lataaminen... 4 2.4 Tilikauden määrittäminen... 7 2.5 Tositelajien luominen... 8 3 Avaavien saldojen syöttö... 8 3.1 Kauden 2015 päättäminen ja saldojen siirto seuraavalle vuodelle... 9 4 Tilikauden kirjanpito, tositteiden syöttäminen... 11 4.1 Tositteiden LOKI-listanäkymä... 12 4.2 Poistokirjaus... 13 4.3 Kauden ALV-kirjaus... 14

2 1. EMCE:een Kirjautuminen EmCeen kirjaudutaan VDI-yhteyden kautta. Tämä tarkoittaa sitä, että työskentelet VDI luokassa, tai otat koulun tai kotikoneella yhteyden koulun VDI verkkoon menemällä verkko-osoitteeseen: vdi.haaga-helia.fi tai vdi.haaghelia.amk Kotiyhteyttä varten tarvitset erityisen vdi pin-koodin. Mikäli sinulla ei ole sitä, tutustu koulun VDI-ohjeeseen. Kun VDI yhteys on päällä, avaa EMCE VDI- työpöydältä > kirjoita seuraava palvelinosoite: https://emce.haaga-helia.fi KIRJAUDU Haaga-Helia-tunnuksilla: Käyttäjätunnus: HAAGAHELIA\opiskelijatunnut Salasana: salasana Seuraavaksi avautuu Emcen aloitussivu:

3 2. Uuden yrityksen perustaminen ja perustietojen syöttö Tässä perustat uuden yrityksen, määrität sille alv-koodit, tositelajit ja tilikauden. 2.1 Yrityksen perustaminen Mene: 1.Yleiset toiminnot ja asetukset -> 2.Yritysten yhteiset toiminnot -> Yritykset Toiminnossa Yritykset luodaan uusia ja ylläpidetään jo perustettuja yrityksiä. Perustetun yrityksen voi valita listalta kaksoisklikkaamalla TAI luodaan uusi työkalupainikkeella (Ctrl + N) 2. 1. 3. 4. Tallenna kun olet luonut tarvittavat tiedot. Alla tarkemmat ohjeet. Luodessa yritystä pakolliset tiedot ovat: Tunnus esim. SH01. Käytetään seuraavanlaista tunnusta: Opettajan tunnus (Etunimisukunimi) esim Susanna Honka SH + nro (yht 4 merkkiä). Opettaja jakaa opiskelijoille numerot. Nimi: esim. KTV112 Onni Opiskelija. Nimi rakennetaan seuraavasti: kurssitunnus+toteutusnumero+omanimi. Kun olet luonut yritys tunnuksen ja nimen, liiku TAB-näppäimellä (tai nuolella) malliyrityskenttään saakka, niin seuraava vaihe aktivoituu ja tallennus on mahdollista. Malliyritys: Ei Vahvista yrityksen perustaminen tallentamalla: Paina ylävalikossa olevaa disketin kuvaketta Tallenna.Ohjelma mahdollisesti kysyy tallennetaanko malliyrityksen tietokanta ->Vastaa EI

4 2.2 Anna yritykselle ALV-laskelmia varten tarvittavat alv-tunnukset. Valitse Tunnukset-välilehti ja syötä seuraaviin kohtiin annetut tiedot: ALV: FI12345678 Y: 1234567-8 ALV-ilm.velvollisuus ja jakso: KYLLÄ (kirjoita K tai välilyönti), K= kuukausi) TAS-ilm.velvollisuus ja jakso: KYLLÄ, K=kuukausi Kun valitun tai uuden yrityksen tarvittavat kentät on täytetty, pitää tiedot lopuksi tallentaa työkalurivin Tallennapainikkeella tai Ctrl+S näppäinyhdistelmällä. Sulje YH-yritykset välilehti painamalla x. 2.3 Tilikartan lataaminen Ennen tilikartan lataamista sinun pitää kopioida itsellesi opettajan moodleen tallentama tilikartta myylle tai työpöydälle klikkaamalla opettajan laatimaa tilikarttaa hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla save target as Huomaa että et voi avata tilikarttatiedostoa, vaan se vain luetaan EmCeen sisään.

5 Valitse oma perustamasi yritys Yrityksen valinnassa voi ryhtyä myös suoraan kirjoittamaan haluamansa yrityksen tunnusta tai nimeä. Pikavalintaruutu aukeaa, kun yrityksen valinnassa ryhtyy kirjoittamaan mitä tahansa tekstiä, tai painamalla Ctrl + Y näppäinyhdistelmää. Ohjelma tuo yrityksen nimen ja tunnuksen näkyviin, kun nimestä on kirjoitettu niin paljon, että muut vaihtoehtoiset yritysnimet (tai tunnukset) voidaan poissulkea. Yritys saadaan valittua OK-painikkeella. Kun yritys on valittu, käy hakemassa yritykselle tilikartta sieltä mihin olet sen tallentanut (myy tai työpöytä). Mene: Kirjanpito Ohjatut toiminnot Tilikartan käyttöönotto. Paina Uusi, ja kirjoita Selite kohtaan Perustilikartta (tämä on tilikartan nimi). Valitse tilikartta -rivin alasvetovalikosta kohta 2 Tiedostosta. Tämän jälkeen kaksoisklikkaa kohtaa Tiedostonnimi ja polku ja käy valitsemassa tallentamasi tilikarttatiedosto. Paina Tallenna ylävalikosta tai Ctrl+s. Seuraavaksi lue tilikartta sisään EmCeen painamalla taikasauvaa. Paina ok. Nyt näytölle pitäisi ilmestyä tilit. Ota tuomasi tilikartta käyttöön painamalla vielä kerran taikasauvaa. Valitse kohta Ota käyttöön > seuraava > suorita.

Sulje lopulta tilikartan käyttöönotto välilehti painamalla X. 6

7 2.4 Tilikauden määrittäminen Yritykselle pitää vielä määrittää millä tilikaudella toimitaan. Mene: Kirjanpito -> Perustiedot -> Kirjanpidon ohjaustiedot. Syötä Kirjanpidon ohjaustiedot ruutuun seuraavat tiedot: - kuluva tilikausi: 01.2015 12.2015 - syötä 0115 ja 1215 - tilikausia säilytetään: 1 - edellinen 1.: 01.2014 12.2014 syötä 0114 ja 1214 - työjakso: 12.2015 syötä 1215 - muut kentät tulevat automaattisesti, tarkista kuitenkin että alla olevan mukaiset Lopuksi paina OK (painike aktivoituu kun kaikki tarvittavat kentät syötetty) ja sulje ruutu. Kirjanpidon ohjaustiedoissa annetaan yrityksen aktiivinen tilikausi ja vähintään yksi säilytettävä tilikausi, jolloin annetaan myös edellisen tilikauden aloituskuukausi. Kuukausi + vuosi syötetään 4 merkillä, jolloin vuosituhatta ei syötetä esim. 1214 = 12.2014. Tulet tekemään kirjanpitoa vuodelle 2016, mutta alkusaldot syötetään vuoden 2015 loppuun. Siksi perustat nyt hieman aikaisemman tilikauden

8 2.5 Tositelajien luominen Luo kaksi eri tositelajia: TP-tositteet ja PK-pääkirjatositteet. TP- tositelajia käytät avustavissa päätösvienneissä (esim poistot) ja PK- pääkirjatositelajia muissa tositteissa Mene: Kirjanpito -> Perustiedot -> Tositelajit. Tee ensimmäiseksi tositelaji Pääkirjatosite painamalla Uusi, ja kirjoita tunnus ja nimi kuten alla. Tallenna. Luo samalla tavalla myös Tilinpäätöstositteet Sulje lopuksi KP tositelajit välilehti painamalla X 3 Avaavien saldojen syöttö Mene: Kirjanpito >Tapahtumat>Tositteet Seuraavaksi syötä avaavat saldot tehtävänannon mukaisesti. Saldot syötetään tositteelle kaudelle 12.2015. Tositteet syötetään toiminnossa uusi tosite ja valitaan tositelajiksi TP. Paina ensin Uusi (saat uuden tositteen). VALITSE ensin TOSITELAJI. Seuraavaksi syötä päivämäärä 31.12.2015, syötä 311215, kohtaan PVM. Kausi muodostuu päivämäärän perusteella. (esim.31.12.2015 -> tilikausi muuttuu automaattisesti 2015) (Pääset valitsemaan tositelajin painamalla Num + tai F3 painikkeella > valitaan tositelaji listalta > ja painetaan Num + tai F3, jotta pääset takaisin tositteeseen. ) Syötetään tilit ja näille summat siten, että debet kredit menee tasan. Tilikauden voitto syötetään joko Edellisen tilikauden voitto tilille tai vertailulaskelman saamiseksi syötetään myös kaikki tuloslaskelmatilien saldot, joista muodostuu yhteensä tilikauden voitto. Katso tehtävänannosta mitkä saldot syötetään.

9 Tallenna tosite lopuksi tallenna painikkeella (Ctrl + S). (huom et pysty tallentamaan tositetta jos se ei täsmää, tai jos sinulla on luotu tyhjä rivi ja punainen pallo näkyy. Korjaa tositetta tai poista tyhjät rivit.) JOS virheilmoitus tositteella ALV-virhe -> paina ok (alkusaldojen syötössä tästä ei tarvitse välittää; herjaa laskennallisesta verosta (esim. jos alv koodi 41). Sulje Kp Tositteet -välilehti painamalla x. 3.1 Kauden 2015 päättäminen ja saldojen siirto seuraavalle vuodelle Koska avaava tase tallennetaan ed. vuoden viimeiselle kaudelle, pitää lopuksi tehdä EmCen tilinpäätösajo. Tämä siirtää saldot seuraavalle vuodelle (ihan kuin teit Niilo Naru harjoituksessa käsin). Mene: Ohjatut toiminnot -> tilinpäätös > oletko tulostanut päivä-ja pääkirjat : KYLLÄ (huom! päivä-ja pääkirjoja voi tulostaa myöhemminkin) > tositelaji : TP >paina SUORITA

10 Kun tilinpäätös suoritettu, päättävän taseen kirjaustositteen löydät halutessasi: Kirjanpito > Tositteet > päättävän tase ja tilikauden tuloksen kirjaus.

11 4 Tilikauden kirjanpito, tositteiden syöttäminen Nyt voit aloittaa uusien tositteiden syöttämisen tilikaudelle. Ota esiin tehtävänanto. Kirjanpito -> Tapahtumat -> Tositteet Kirjanpitovientien syötön aloitat pikanäppäimellä Ctrl+N (tai F12) tai napauttamalla hiirellä työkalurivin Uusipainiketta. Tositteelle syötetään ensin Tositelaji (PK), Päivämäärä ja tositteen Selite. Selitteessä kuvataan tapahtumaa niin että siitä ymmärtää mitä tositteella tehdään. Esim myyntilasku nro xxx, ostolasku xyz tai neuvottelukuluja tms. Tilin selaus numerolla: Tili-kentästä Num + tai F3 painikkeella päästään tililistaan, valitaan tilien listalta haluttu ja painetaan + tai F3, jolloin listalta valittu saadaan Tili-kenttään. Jos tietää tilinumerosta esim. 2 ensimmäistä numeroa ja kirjoittaa tämän tili-kenttää ja painaa Num + tai F3, siirtyy kohdistin tilin selailussa ensimmäiseen näillä numeroilla alkavaan tilinumeroon. Tilin selaus tilin nimellä: Tili-kenttä pitää olla tyhjä (DELETE), jolloin pääsee syöttämään Nimi-kenttään etsittävän tilin nimen tai nimen osan. Painetaan Num + tai F3, jolloin saadaan lista nimen perusteella osuvista kirjanpitotileistä. Debet- ja Kredit-kenttiin syötetään haluttu summa, jonka voi vaihtaa puolelta toiselle valitsemalla numeronäppäimistöstä + tai -. Bruttomääräisestä summasta voi nettomääräisellä tilillä erottaa alv painamalla numeronäppäimistön * -merkkiä (ja Enter). Ohjelma lisää summaan veron osuuden valitsemalla Vaihto+* - näppäinyhdistelmä. Alv:n osuus määräytyy tilin alv-koodin mukaisesti. Huom! Kredit kirjaus EI tarvitse miinus merkkiä summan eteen Bruttokirjaus-solussa valitaan kaikille myynti- ja ostotileille välilyöntinäppäimellä määritys, joka ohjaa tiliöintejä sekä Alv-laskelman tulostumista: Kyllä-valinta tekee tilistä bruttotilin, jonka kirjaus sisältää arvolisäveron. Ei-valinta tekee tilistä nettotilin, jonka kirjaus ei sisällä arvonlisäveroa. Meno-ja tulotilit kirjataan nettomuotoisena. Tililistalta pääsee katsomaan perusasetuksia ja tarvittaessa muuttamaan niitä (tosite > tilin kohdalla paina (+) tai F3 > valitse ko. tili > paina ENTER > muuta tarvittavia kohtia (esim. ks. kohta POISTO kirjaus myöhemmin tässä oppaassa) - Hankinnan ALV-saamiset tili (1766) tulee automaattisesti ostot tilin jälkeen kun ko.tilejä käytetty. Ensimmäisen kerran tulee alv tili hakea, alv-summan systeemi laskee automaattisesti (automaattinen laskenta toimii vain, jos alv-tili syötetty heti ko.hankintatilin jälkeen)

12 Viennin Selite-sarakkeeseen kopioituu automaattisesti tositteen pääselite, jos kirjanpidon ohjaustiedoissa on valittu selitteen automaattinen kopiointi. Käyttämällä numeronäppäimistön /merkkiä, voidaan minkä tahansa valitun rivin yläpuolinen kenttä kopioida aktiivisena olevaan soluun, esimerkiksi kopioida edellisen vientirivin selite. Väärän rivin voi poistaa menemällä rivin kohdalle > hiiren oikea painike ja poista rivi (nuoli muuttuu) TALLENNA TOSITE: Tositteen tallennus yläpalkin tallennus-painikkeella (Ctrl + S) tai F12, jolloin avautuu uusi tositesyöttöruutu. Vinkki: jos tallennat tositteen ja syötät heti perään toisen tositteen, saat tallennus ja uusi painikkeiden yhdistelmän F12 painikkeella. Tositteen voi jättää auki ja siihen pääse muuttamaan tietoja tarvittaessa myöhemmin eli tilinpäätösajoa ei ajeta tässä vaiheessa (joka lukitsee tositteen). 4.1 Tositteiden LOKI-listanäkymä Kirjanpidon Tositteet-toiminnon avaat valitsemalla päävalikosta Kirjanpito ja toimintovalikosta Tapahtumat Tositteet. Toiminnossa on erilaisia listanäkymiä, joista Loki on oletuksena avattaessa Tositteettoiminto. Loki-listanäkymässä nähdään uudet ohjelmassa syötetyt tai muutetut tositteet, jossa viimeisin tallennettu on listan ensimmäisenä. Muita listanäkymiä ovat Selailu, Haku, Tarkistuslista, Myynnin tarkistuslista ja Ostojen tarkistuslista sekä edellisen, kuluvan ja seuraavan tilikauden tositteiden kyselylistat. Mikäli näkyvissä oleva tositekenttä on liian pieni, voit piilottaa Tositteet Loki kentän: AUTOHIDE: voi piilottaa painamalla nuolen kohtaa (paina uudestaan kun haluat näkyville)

13 4.2 Poistokirjaus Poistokirjauksen yhteydessä joudutaan muuttamaan mahdollisesti tilin asetuksia. Esim. tili 1161 perusasetus ALVkoodi 41. Tämä muutetaan 0-alv kannaksi ko.poisto kirjausviennin yhteydessä. Aloita poistotositteen tekeminen normaalisti. Kun valitset tiliä, siirry tililistaan (+) tai F3, valitse 1161 tili ja paina ENTER, niin saat tilin asetukset esille (ks. kuva alla) >muuta Rivikohtainen ALV : KYLLÄ (tällöin voit muuttaa alv-koodin suoraan viennin yhteydessä valinnalla). Perusasetuksissa Rivikohtainen alv: EI. Kun muutat ko.asetuksen KYLLÄ, tämä EI muuta historiavientejä, mutta jatkokirjaukset tositteella menevät tämän valinnan mukaan (eli tositetta tehdessä voidaan valita alv-koodi). TALLENNA ja mene takaisin tositteelle (+) tai F3. Tositteelle palatessa, valitse alv-koodi = 40, ostot verokanta 0

14 4.3 Kauden ALV-kirjaus Kirjanpito > Tapahtumat > ALV ilmoitukset > Kuukausi 01.2016 (valitse kuukausi) > Tiliöinti (PK kirjaa alvtositteen (ei niin kuin kuvakaappauksessa)) > ja TALLENNA Tallennuksen jälkeen näet ALV-laskelman. Huom! Tositetta ei ole vielä tässä vaiheessa kirjattu. Voit tarkistaa laskelman ja kirjaus ehdotuksen:

15 Voit mennä esikatseluun, etene sivu kerrallaan (nuoli), raportin voi tulostaa (tai tallentaa) ja jos laskelma näyttää ok:lta, voit kirjata tositteen: PAINA Taikasauvaa (ohjattu toiminta) > tiliöidäänkö laskelma?: KYLLÄ ALV-kirjaus näkyy sitten Tositteet > Loki: JOS alv-tositetta täytyy MUUTTAA kirjauksen jälkeen (oli virheellinen), tositteeseen pääsee alv-ilmoituksen kautta 1. Alv ilmoitus > tiliöinti > tositenro (CTRL+enter) > POISTA alv-kirjaus TOSITE (painamalla X) 2. ja muuta ALV-ilmoitus HYVÄKSYTTY kenttään: EI 3. Tallenna vielä lopuksi Eli huom! ALV-laskelman voi poistaa vielä siinä vaiheessa (X) ennen kuin tiliöinti tehty, tässä vaiheessa status Hyväksytty: EI. Kun alv-kirjattu status Hyväksytty : KYLLÄ

16 AJA RAPORTIT, TALLENNA ja TULOSTA Mene:KAUSIRAPORTIT > kk raportit > UUSI (tämä raportti ajaa kerralla kaikki raportit) > valitse kausi esim nimi 01=tammikuu ja aikarajaus kuukausi 01.2016 Valitse KYLLÄ raportti kohdalla - ajaa kerralla kaikki raportit. TÄMÄ helpoin tapa (muissa raporteissa on määriteteltävä tietoja enemmän, muutoin ei aja raporttia : esim näytettävät sarakkeet määriteltävä. TALLENNA ja paina RATAS > mene esikatseluun > tallenna ja/tai tulosta