EmCe Taloushallinnon perusteet

Transkriptio

1 SISÄLLYSLUETTELO EmCe käyttöliittymä... 3 Valikkorakenne... 4 Yrityksen valinta... 5 Avoinna olevat toiminnot... 5 Toimintojen sulkeminen ja viimeksi käytetyt... 6 Ohjekirja... 7 Työkalupainikkeet... 7 Suodatus... 8 Yrityksen lisäys... 9 Yrityskohtaiset ohjaustiedot Sovelluskohtaiset ohjaustiedot Kirjanpidon ohjaustiedot Kirjanpito Kirjanpidon perustiedot Tositelajien ylläpito Tilikartta Tositteet Tositteen syöttö Kohdeviennit Arvonlisäverokäsittely Arvonlisäveroilmoitus Raportointi Tapahtumaraportit Kausiraportit Perusraportit Tilikausiraportit Tuloslaskelmat ja taseet Tase-erittelyraportti Veroilmoitukset Verolomakemallit Kirjanpidon tilien verokoodit Tapahtumat, Veroilmoitukset Sähköinen veroilmoitus EmCe Solution Partner Oy 1(41)

2 Ohjatut toiminnot Kuukauden päätös Tilikauden päätös EmCe Solution Partner Oy 2(41)

3 EmCe käyttöliittymä Valikkorivi Työkalurivi Ohjelmiston kuvake Ohjelman nimi Valittu (moni)yritys Aktiivinen Pienennä-painike asiakirja Sulje-painike Avoimena olevat asiakirjat Lomakkeen valintasivut Toimintovalikko Lomake Päävalikko Pystysuora vierityspalkki Lista Vaakasuora vierityspalkki Ohjelmiston käyttöoikeuden omistava yritys (=lisenssinhaltija, pääyritys ) EmCe Solution Partner Oy 3(41)

4 Valikkorakenne Valikkorakenne on jaettu Päävalikkoon (Yleiset toiminnot ja asetukset, Kirjanpito, Ostoreskontra jne.) ja Toimintovalikkoon. Päävalikossa näkyy aina ensimmäiseksi yrityksen valinta. Muiden toimintojen (sovelluspalkkien) järjestystä voi muuttaa haluamakseen valikon alareunan valinnalla (Toolbar options) Muuta järjestys. Toimintovalikossa tehdään valinnat joko hiirtä napauttamalla tai nuolinäppäimellä ja enterillä. Yleiset toiminnot ja asetukset -valikosta löytyy kaikkia yrityksiä yhteisesti koskevia valintoja mm. Koodistot, Kyselyt, Yrityksen yhteiset toiminnot, Palvelut sekä Yrityskohtaiset toiminnot kuten Sovelluskohtaiset ohjaustiedot ja Alv-prosentit. EmCe Solution Partner Oy 4(41)

5 Yrityksen valinta EmCe Taloushallinnon perusteet Yrityksen valinta on yksi päävalikon palkeista, jossa oletusjärjestyksenä on viimeksi käytetyt yritykset ja sen jälkeen loput tunnuksen mukaisessa järjestyksessä. Järjestystä voi muuttaa haluamakseen napauttamalla sarakeotsikkoa. Järjestys jää tämänmukaiseksi käyttäjällä. Yrityksen valinnassa voi ryhtyä myös suoraan kirjoittamaan haluamansa yrityksen tunnuksen tai nimen. Pikavalintaruutu aukeaa, kun yrityksen valinnassa ryhtyy kirjoittamaan mitä tahansa tekstiä tai Ctrl + Y näppäinyhdistelmällä. Ohjelma tuo yrityksen nimen ja tunnuksen näkyviin, kun nimestä on kirjoitettu niin paljon, että muut vaihtoehtoiset yritysnimet (tai tunnukset) voidaan poissulkea. Yritys saadaan samalla valittua OK-painikkeella. Avoinna olevat toiminnot Avoinna olevat toiminnot näkyvät lomakesivun yläpuolella erivärisinä välilehtinä. Avoimena voi olla useita toimintoja samanaikaisesti. Jos valikosta valitsee uudelleen saman toiminnon, joka on jo avoinna, ohjelma ei avaa toimintoa uudelleen, vaan siirtyy aikaisemmin avoimena olleeseen toimintoon. Toiminnon saa avattua uudelle välilehdelle valitsemalla toiminto valikosta hiiren kakkospainikkeella: Avaa uudessa ikkunassa. EmCe Solution Partner Oy 5(41)

6 Kaikki avoimena olevat toiminnot voi nähdä napauttamalla -painiketta lomakesivun ylälaidasta. Toinen vaihtoehto nähdä kaikki avoimena olevat toiminnot on valita työkaluriviltä Ikkuna-komennolla. Toimintojen sulkeminen ja viimeksi käytetyt Avoimet toiminnot voi sulkea yksitellen tai hiiren kakkospainikkeella avautuu ikkuna, josta voi valita Sulje, Sulje kaikki tai Sulje kaikki muut paitsi aktiivisena oleva toiminto. Yrityksen valinnassa ja ohjelman sulkemisessa avoimet toiminnot suljetaan automaattisesti. Samassa valikossa näkyvät myös kyseisessä yrityksessä viimeksi käytetyt toiminnot (mru-valikko). Viimeksi käytetyt toiminnot ovat nähtävissä myös päävalikon Toimintohistoria -palkin alta. EmCe Solution Partner Oy 6(41)

7 Ohjekirja Koko ohjekirja avautuu Ohjekirja-kuvaketta painamalla tai valikkorivin Ohje-komennolla. Kaikki kenttäkohtaiset ohjeet avautuvat painamalla F1 funktionäppäintä valittuna olevasta kentästä. Ohjeessa on lisäksi linkkejä kyseisestä ohjeesta viittaavaan aiheeseen. Työkalupainikkeet - Tuo Päävalikon esiin - Tietoa EmCe ohjelmistosta - EmCe ohjekirja - Etäyhteys Siirtyminen listalla ensimmäiseen, edelliseen, haku, seuraava ja viimeinen sekä listan päivitys ja haun keskeytys - Siirtotiedoston luku ja tallennus - Uusi asiakirja - Tallenna asiakirja - Poista asiakirja - Ohjattu toiminto - Virkistä lomakepuoli EmCe Solution Partner Oy 7(41)

8 - Tulosta asiakirja - Muodosta raportti - Keskeytä raportti - Lisää liite - Lisää linkki Suodatus Hiiren oikealla Suodata Suodata komennon jälkeen Suodatin antaa oletusarvoksi hiiren kohdistimen kohdalla olevan arvon Listalla valittujen dokumenttien osalta ohjelma näyttää kappalemäärän ja summan, kun hiirellä mennään valittujen dokumenttien kentän päälle. Summatieto nähdään jos hiiren kohdistin on summa kentän päällä. EmCe Solution Partner Oy 8(41)

9 Yrityksen lisäys EmCe Taloushallinnon perusteet Uuden yrityksen luonnissa on mahdollista käyttää malliyritystä, josta kopioidaan kaikki yrityksen tiedot (perustiedot esim. tositelajit, tilikartta jne.). Malliyritys on käytännössä samanlainen kuin mikä tahansa yritysrekisterin yritys, mutta yrityksen ohjaustiedoissa on määritelty kyseinen yritys malliyritykseksi. On huomioitava, että yrityksen perustamisessa malliyritystä käytettäessä kopioituu kaikki tiedot - myös tapahtumat, mikäli malliyritykseen on sellaisia tallennettu, joten yritysrekisterissä kannattaa ylläpitää erikseen vain malliyrityksenä käytettävää yritystä, johon ei syötä tapahtumia. Aivan ensimmäistä kertaa käytettäessa EmCe sovellusta, malliyritystä ei pääse hyödyntämään, vaan aluksi pitää luoda yritys ja ottaa tälle käyttöön tilikartta, tositelajit, asettaa tilikaudet jne. Ensimmäisestä perustamastasi yrityksestä voit tehdä tämän jälkeen malliyrityksen seuraavien yritysten perustamista varten. Yritysten ylläpitoon pääset valitsemalla Yleisten toimintojen ja asetuksien toimintovalikosta Yritysten Yleiset toiminnotyritykset. Uuden yrityksen lisäys aloitetaan painamalla Uusi-painiketta tai Ctrl+N näppäinyhdistelmällä. Pakollisia tietoja ovat Tunnus ja Nimi-kentät. Osoitetiedot välittyvät automaattisesti esimerkiksi verolomakkeille ja laskutuksen lomakkeille. Kun valitun tai uuden yrityksen tarvittavat kentät on täytetty, pitää tiedot lopuksi tallentaa työkalurivin Tallenna-painikkeella tai Ctrl+S näppäinyhdistelmällä. Jos jokin pakollinen tieto on täyttämättä tai syötetty tieto on virheellistä, näkyy kyseisessä kentässä ja virheellisen tiedon sivulla punainen pallo. Tiedot on mahdollista tallentaa vasta, kun puutteet tai virheet on korjattu. Jos ohjelmaan on luotu malliyritys, tallennuksen yhteydessä ohjelma kysyy: Kopioidaanko malliyrityksen tietokanta? Kyllä vastauksella pääset valitsemaan käytettävän malliyrityksen ja kopiointi käynnistyy Suorita-painikkeella. EmCe Solution Partner Oy 9(41)

10 Yrityskohtaiset ohjaustiedot Yrityskohtaisilla ohjaustiedoilla voidaan määritellä yrityksen ja sovelluskohtaiset ohjaustiedot. Yrityskohtaisia ohjaustietoja voit käsitellä Yritykset toiminnossa valitsemalla listalta haluttu yritys tai Päävalikosta Yleiset toiminnot ja asetukset Yrityskohtaiset ohjaustiedot Yritys. Yrityksen ohjaustiedoissa annetaan perustetun yrityksen osoite sekä yhteystiedot. Esimerkiksi vakiolaskulomakepohjille tiedot tulostuvat Pääsivulla annetun mukaisesti. Pankkitilit välilehdellä annetaan yrityksen pankkitilit, joita käytetään reskontran maksatuksessa ja viitteiden sekä tiliotteiden kohdistamisessa yritykselle. Tunnukset sivulla täytetään yrityksen y-tunnus, alv-tunnus ja ovttunnus. Arvonlisäveron ja työnantajasuoritusten ilmoittamista varten on tärkeä antaa ilmoitusvelvollisuuden tiedot, jotta kausiveroilmoitukset saadaan muodostettua oikein. EmCe Solution Partner Oy 10(41)

11 Alv-prosenteilla määritellään voimassaolevat verokannat. Verokannat ovat linkitetty tilikartan alvkoodeihin siten, että 1. Yleinen alv-% vastaa myynnin alv-koodia 31 ja ostojen alv-koodia Alempi alv-% on vastaavasti myynnissä koodi 32 ja ostoissa koodi 42 jne. Myös muut EmCe- EmCe Solution Partner Oy 11(41)

12 sovellukset Kirjanpidon lisäksi käyttävät näitä Yleisten ohjaustietojen Alv-prosentteja, mm. Tilaustenkäsittely, Ostotilaustenkäsittely ja Varasto. Sarakkeissa on oletuksena kunkin alv-muutoksen jälkeen voimaan astuneet alv-prosentit. Ohjelma osaa kirjata tapahtuman oikealla verokannalla järjestelmään tapahtuman päivämäärän mukaan. Kontaktit-sivulle voidaan syöttää sähköpostiosoitteita, joille lähetetään yrityksen raportteja sähköpostin liitteenä. Jos salausavain kenttään antaa salasanan, lähetetään sähköpostiliitteenä olevat tiedostot salattuna ja saaja saa ne auki vain syöttämällä salausavaimen. Käyttäjät-sivu on näkyvissä, jos käyttäjä on yrityksen tai järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjät sivulla pääsee antamaan käyttäjätunnuksen tai käyttäjätunnusryhmän sekä roolin, joilla on oikeus päästä käsittelemään yrityksen tietoja. Esikatselu-sivulla voit tulostaa raportin valitun yrityksen tallennetuista perustiedoista. Listan Esikatselu-sivulla voidaan muodostaa raportti kaikista yritysrekisterin yritysten perustiedoista. Muistio-sivulle voidaan kirjoittaa tarvittavia yrityksen lisätietoja. EmCe Solution Partner Oy 12(41)

13 Sovelluskohtaiset ohjaustiedot EmCe Taloushallinnon perusteet Uuden yrityksen kohdalla järjestys tehtävistä asioista ennen tapahtumien syöttöä on 1. Sovelluskohtaiset ohjaustiedot 2. Sovelluskohtaiset perustiedot Mikäli yritys on perustettu malliyritystä käyttäen, on malliyrityksessä voitu asettaa nämä jo valmiiksi. Yrityskohtaisesti on kuitenkin tarpeen käydä tietyt eroavaisuudet läpi esim. yrityksen tilikaudet. Kirjanpidon ohjaustiedot Kirjanpidon ohjaustiedot ovat yrityskohtaiset. Valitun yrityksen ohjaustiedot saat esille valikosta valitsemalla Päävalikosta Yleiset toiminnot ja asetukset ja toimintovalikosta Yrityskohtaiset ohjaustiedot. Kirjanpidon ohjaustiedoissa määritellään kuluva tilikausi ja säilytettävät tilikaudet. Tositteita voidaan syöttää vain kuluvalle ja sitä seuraavalle tilikaudelle. Mahdolliset avaussaldot syötetään uudelle yritykselle normaalin tositteen tapaan, joten tämä tulee huomioida kuluvaa tilikautta määriteltäessä. Työjaksolla voidaan rajoittaa tositteiden käsittelyä aikaisemmille kuukausille. Tositteita voidaan siis syöttää kuluvalle työjaksolle ja sitä seuraaville kuukausille, ei kuitenkaan edelliselle tilikaudelle. Selitteen automaattinen kopiointi -kentässä valitaan Kyllä, jos kirjanpidon tositteen pääselite halutaan kopioituvan automaattisesti myös vienneille. Tositteen sallittu Alv-ero -kentässä määritellään haluttu marginaali, jonka puitteissa ohjelma ei ilmoita mahdollisesta virheestä alvkäsittelyssä. EmCe Solution Partner Oy 13(41)

14 Veroilmoitusta ja tilien verokoodien käsittelyä varten annetaan valitun yrityksen veroilmoituksen pääverolomaketunnus. Kohdeanalyysin tiedot -sivulla ohjataan tositteen syöttöä, kun halutaan ristiintaulukoida kahta tai useampaa Sisäisen laskennan seurantaa. Kohdeanalyysi käytössä -kenttään valitaan Kyllä, jos analyysia halutaan käyttää. Lisäksi analysoitaviksi seurannoiksi valitaan ne Sisäisen laskennan seurannat, joiden välillä analyysi tehdään. Tällöin tositteen syötössä kyseisten seurantojen kohteiden vientisummien tulee olla yhtä suuret kirjanpidon viennin kanssa eli vienti kohdistetaan 100 %:sti kullekin analysoitavan seurannan seurantakohteelle. Lisäksi tositteiden poisto voidaan estää säilytettäviltä tilikausilta, jolloin myös analyysi voidaan tehdä vanhoilta tilikausilta. EmCe Solution Partner Oy 14(41)

15 Kirjanpito Kirjanpidon perustiedot Tositelajien ylläpito Tositelajeja pääset käsittelemään valitsemalla Päävalikosta Kirjanpito ja edelleen Kirjanpitotoimintovalikosta PerustiedotTositelajit. Kirjanpidossa tositteet kirjataan tavallisesti aina sen sisällön mukaiselle tositelajille. Tositelajeja voi olla niin monta kuin tarvitset. Jokainen kirjanpidossa syötetty tosite kuuluu johonkin tositelajiin. Ennen kuin alat syöttää tositteita, suunnittele ja syötä valitun kirjanpidon tositelajit (voit lisätä niitä myöhemmin tarvitessasi). Avautuneessa asiakirjaikkunassa voit selata ja tarkastella tositelajeja sekä määrittää niitä lisää. Uuden tositelajin pääset lisäämään pikanäppäimellä Ctrl+N (tai funktionäppäimellä F12) tai napauttamalla hiirellä työkalurivin Uusi-painiketta. Tositelajit-lomakkeen Tositelajityyppi-solussa kerrot, minkä tyyppisiä tapahtumia tositelajiin kuuluu. Haluamasi tyyppitunnuksen voit valita Tositelajityypit-valintaluettelosta. Käytettävissä ovat seuraavat tositelajityypin tunnukset: Tunnus Käyttö 0 Tapahtumat 1 Budjetti 2 Sisäinen laskenta EmCe Solution Partner Oy 15(41)

16 Normaalisti syötät soluun tunnuksen 0, jota käytetään kirjanpidon tositteissa. Tunnusta 1 käytät vain budjetointitositelajin kohdalla. Tunnusta 2 käytät vain Sisäisen laskennan (jos ko. lisäohjelma on käytössä) tositelajien kohdalla, joiden tositteiden viennit saavat vaikuttaa vain sisäiseen laskentaan. Viennit eivät tällöin näy pääkirjanpidossa. Budjetti-tyyppisellä tositelajilla kirjatut tapahtumat näkyvät vain budjettia koskevilla raporteilla ja tilien budjetoituna saldona. Alatositenumerointi-solussa voit välilyöntinäppäimellä vaihtaa valinnan ja määritellä, millä tavoin kyseisen tositelajin tapahtumat käsitellään. Kyllä-valinnalla ohjelma antaa tositelajin tositteiden vientiriveille Tapnro-soluun tapahtumanumerot. Jokaiselle viennille voit tällöin antaa Tappvmsoluun myös oman tapahtumapäivämäärän, joka voi olla eri kuin tositteen päivämäärä. Ei-valinnalla tositekäsittelyssä on vain yksi päivämäärä (tositteen päiväys) eikä vientiriveille tule omia tapahtumanumeroita. Tämä onkin tositteen tavallinen käsittelytapa. Alatositenumeroinnista on hyötyä esimerkiksi kuukausittaisen tiliotteen tai budjettitositteiden käsittelyssä. Tositelajit-lomakkeen Tositelajin tiedot -syöttöryhmän Valuuttasyöttö-solussa valitset välilyöntinäppäimellä, voitko ko. tositelajia käyttävälle tositteelle syöttää valuutan (Kyllä) vai ei (Ei). Valuuttasyötössä tositteella annetaan normaalien tositetietojen lisäksi valuutta ja sen kurssi. Vientien summat voidaan syöttää valuuttamääräisinä ja kirjanpitoon ne menevät kotivaluutan määräisinä. Viimeksi käytetyt tilit ja kohteet oletustiedoiksi -valinnalla saadaan kyseiselle tositelajille ohjelma tarjoamaan tositteen kirjauksessa edellisillä kirjauskerroilla käytettyjä kirjanpitotilejä ja seurantakohdetunnuksia. Lopuksi tiedot tallennetaan työkalurivin Tallenna-painikkeella tai Ctrl + S -näppäinyhdistelmällä (tai F12 näppäimellä, mikäli jatkat uuden syötöllä). Tilikartta Käyttöönotto EmCe ohjelmatoimituksen mukana tulee useita erilaisia mallitilikarttoja, jotka voidaan haluttaessa ottaa EmCe ohjelmaan perustettuun uuteen yritykseen käyttöön. Käyttöönotettua mallitilikarttaa voidaan haluttaessa myös muokata muuttamalla, lisäämällä tai poistamalla tilejä ja tiliryhmiä sekä tilien erilaisia koodeja. Tilikartan käyttöönoton teet Kirjanpidon Ohjatuissa toiminnoissa Tilikartan käyttöönotto. Toiminnolla voidaan tallentaa valitun yrityksen tilikartta xml-muotoisena tiedostoon. Uuden yrityksen (ja tilikartan) käyttöönotossa voidaan xml-muotoisena tallennettu toisen moniyrityksen tilikartta lukea valitusta tiedostosta tai poimia ohjelmiston xml-muotoinen mallitilikartta valitun yrityksen tilikartaksi. EmCe Solution Partner Oy 16(41)

17 Toiminnossa Uusi-painikkeella aloitetaan uuden tilikartan käyttöönotto. Selite-kenttään annetaan tilikartan nimi ja kentästä Tilikartta valitaan joko ohjelmatoimituksen mukana tuleva tilikartta tai valinnalla 2 Tiedostosta, voidaan selata halutusta kansiosta xml-muotoinen tilikartta. Jos yrityksellä on jo tilikartta EmCe ohjelmistossa, lisää tämä toiminto puuttuvat tilit ja tiliryhmät valitun yrityksen tilikarttaan. Olemassa olevien tilien tietoja ei muuteta. Kun valinnat on tallennettu, voidaan tilikartta lukea toimintoon Ohjattu toiminto -painikkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+T. Painettaessa toisen kerran Ohjattu toiminto -painiketta, tallennetaan riveillä näkyvät tilit ja ryhmät valitun yrityksen tilikartaksi. EmCe Solution Partner Oy 17(41)

18 Otsikkotietojen valinnalla 1 Valitulta yritykseltä luetaan valitun yrityksen tilikartta tähän toimintoon, jotta sen voisi tämän jälkeen viedä XML-tiedostoon luettavaksi toiseen yritykseen edellä kuvatulla valinnalla 2 Tiedostosta. Tilikartan syöttö ja muutokset tehdään Kirjanpidon toimintovalikosta Perustiedot Tiliryhmät- ja Tilit-toiminnoissa. EmCe Solution Partner Oy 18(41)

19 Tiliryhmät EmCe Taloushallinnon perusteet Tiliryhmiä pääset käsittelemään Kirjanpidon toimintovalikosta PerustiedotTiliryhmät. Tilikartan tiliryhmät ovat tunnukseltaan 1-4 numeroisia ja ne jäsentävät tilikarttaa (niille ei siten voi tehdä vientejä). Tuloslaskelma- ja tase-raportteihin tulostuvat automaattisesti Yhteensä-rivit tiliryhmittäin. Tiliryhmät jäsentyvät hierarkkisesti tunnuksen ja sen pituuden perusteella. Tiliryhmiä voi vapaasti luoda uusia ja poistaa tarpeen mukaan. Perusperiaatteena on kuitenkin se, että jokainen tilikartan tili kuuluu johonkin tiliryhmään. Jos tili ei kuulu mihinkään tiliryhmään, näkyy kyseisellä tilillä punainen pallo Tiliryhmä-kentässä (ks. Tilikartan muokkaus). Taseen vastaavaa tiliryhmätunnusten tulee alkaa numerolla 1 ja vastattavaa numerolla 2. Tuloslaskelman tiliryhmät alkavat numeroilla 3-9. Tilikartan tilinumerointi ei ole riippuvainen tiliryhmien numeroinnista. Uuden tiliryhmän pääset lisäämään pikanäppäimellä Ctrl+N (tai F12) tai napauttamalla hiirellä työkalurivin Uusi-painiketta. Tiliryhmälle annetaan tällöin Tunnus ja Nimi. Uusi tiliryhmä tallennetaan työkalurivin Tallenna-painikkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+S (tai F12 näppäimellä, mikäli jatkat uuden syötöllä). Tilikartan muokkaus Koko tilikarttaa pääset käsittelemään valitsemalla ensimmäisen listan tiliryhmän, joka yleensä on tunnuksella 1 Vastaavaa. Kaikki tilikartan tilit näkyvät tällöin lomakkeella, jossa voit muuttaa kaikkia valkoisella pohjalla olevia kenttiä. Tiliryhmät-lomakkeella voi Ctrl+Insert näppäinyhdistelmällä lisätä uusia rivejä valitun tilin yläpuolelle. EmCe Solution Partner Oy 19(41)

20 Tilin poistaminen onnistuu, kun Ctrl+Enter näppäinyhdistelmällä avataan tilinumerokentästä KP Tili -välilehti ja napautetaan työkalurivin Poista-painiketta. Jos Poista-painike ei ole tilillä aktiivisena, on kyseiselle tilille tehty vientejä, eikä sitä silloin voi poistaa. Tilin kopiointi onnistuu avaamalla halutulla rivillä ensin uusi tyhjä rivi Ctrl+Insert - näppäinyhdistelmällä. Sen jälkeen maalataan koko kopioitavan tilin rivi ja napautetaan työkalurivin Kopioi-painiketta tai painetaan näppäinyhdistelmää Ctrl+C (kopioi/copy). Lopuksi valitaan aiemmin tehty uusi tyhjä rivi ja napautetaan työkalurivin Liitä-painiketta tai painetaan näppäinyhdistelmää Ctrl+V (liitä/paste). Sarakkeita sekä rivejä voi kopioida ja liittää leikepöydällä Windowsin tapaan. Haluttuja tietoja voi siten tuoda tai viedä esimerkiksi Excelin välillä. Kun tarvittavat muutokset on tehty, tiedot tallennetaan lopuksi työkalurivin Tallenna-painikkeella tai Ctrl+S näppäinyhdistelmällä. Jos pääsivulla näkyy punainen pallo virheen merkkinä, ei tietoja voi tallentaa ennen kuin virhe on korjattu. Virhe saattaa johtua esimerkiksi kahdesta samannumeroisesta tilistä tai puuttuvasta/virheellisestä pakollisesta tilin koodista. Kaikki tehdyt muutokset voi peruuttaa jättämällä tallennuksen tekemättä. Tilit Tilikartan tilejä pääset käsittelemään myös avaamalla Kirjanpidon toimintovalikosta PerustiedotTilit. EmCe Solution Partner Oy 20(41)

21 Voit valita tilin listalta kaksoisnapauttamalla tai painamalla Enter valitun tilin kohdalla. Tilin tietoja käsittelet lomakkeella. Tilejä voi hakea napauttamalla työkalurivin Haku-painiketta tai Ctrl+3 näppäinyhdistelmällä. Avautuneeseen hakuikkunaan kirjoitetaan etsittävän tilin numero tai sen alku ja napautetaan OK. Listanäkymänä on tämä jälkeen Hakulista, jossa näkyvät etsitty tili ja siitä seuraavat tilinumerot. Listanäkymän voi vaihtaa halutessa takaisin Selailuun, jolloin listalla ovat kaikki tilikartan tilit. Loki-listanäkymässä nähdään uudet ohjelmassa syötetyt tilit, jossa viimeisin tallennettu on listan ensimmäisenä. Tilin tunnistetiedot ovat lomakkeen tunnisterivin soluissa Numero, Tilin nimi ja Tiliryhmä. Uutta tiliä syötettäessä voit selailla Tiliryhmiä F3- tai numeronäppäimistön +-näppäimellä avautuvalta Tiliryhmät-listalta. Uuden tilin pääset lisäämään pikanäppäimellä Ctrl+N (tai F12) tai napauttamalla hiirellä työkalurivin Uusi-painiketta. Voit myös kopioida valitun tilin Ctrl+Vaihto+N näppäinyhdistelmän avulla tai valikosta TiliKopioi. Saat tällöin kaikki valitun tilin määritykset uuden tilin pohjaksi, jolloin määrittelet vain tilille numeron ja tavallisesti myös uuden nimen. Kun vaadittavat kentät on täytetty, tiedot tallennetaan Ctrl+S näppäinyhdistelmällä tai työkalurivin Tallenna-painikkeella (tai F12 -näppäimellä, mikäli jatkat edelleen uuden syötöllä). Tilikoodi Tilit-lomakkeen Pääsivun Tilikartan koodit -syöttöryhmän Tilikoodi-solussa on tilin tilikoodi, joka ohjaa tilikartan rakennetta taseen ja tuloslaskelman tulostusta tilinpäätöksen tuloksen käsittelyä EmCe Solution Partner Oy 21(41)

22 debet/kredit-oletusta viennin syötössä. Tilikoodi-solussa voi selailla Tilikoodit-listaa Alt+ näppäinyhdistelmällä tai avaamalla valikon hiirellä. Taseen tileissä tiliryhmän tunnuksen tulee alkaa samalla numerolla kuin tilikoodi, lukuun ottamatta Edellisen tilikauden voitto ja taseen Tilikauden voitto - tilejä. Alv-koodi Rivikohtainen alv Seurantakoodi Kaikille arvonlisäverotukseen liittyville tileille syötetään Alv-koodi, koska vain alvkoodilla varustetut tilit summautuvat kuukausittaiseen Alv-laskelmaan. Tositteen syötössä ohjelma laskee Alv-tiliä syötettäessä automaattisesti veron syötettyjen vientien perusteella. Vero lasketaan tilien Alv-koodin mukaisesti (poikkeuksena kuitenkin tilanne, jossa käytössä on Rivikohtainen alv-käsittely). Rivikohtainen alv -solun Kyllä/Ei -asetus on käytettävissä, jos lisäohjelma Rivikohtainen alv sisältyy ohjelmalisenssiin. Jos määrittely on Kyllä, kyseiselle tilille vientejä tehtäessä voidaan Alv-koodi vaihtaa tositerivillä. Oletus Alv-koodiksi tositteen vientiriville tulee tilin Alv-koodi. Rivikohtainen alv -laskelmaraportti laskee verot vientirivien Alv-koodien mukaan. Jos tilillä on määritetty Rivikohtainen alv Ei, tällaiselle tilille tehtävillä vienneillä ei voida vaihtaa Alv-koodia rivikohtaisesti tositteella. Seurantakoodeja käytetään ohjaamaan tilin vientejä seurantakohteille. Voit valita tilille jonkin seuraavista seurantakoodeista: Koodi Selitys 0 Ei kohdevientejä tälle tilille 1 Vapaaehtoinen kohdevienti 2 Pakollinen kohdevienti jos tilin seurantakoodi on 0, et pääse kohdistamaan sen vientejä sisäisen laskennan kohteille. jos annat seurantakoodiksi 1, pääset kohdistamaan viennin sisäisen laskennan kohteille ja tositekäsittelyssä näytölle ilmestyvät kohdevientien syöttösolut (kohdevientejä sinun ei kuitenkaan ole pakko syöttää). kun tilin seurantakoodi on 2, sinun on pakko kohdistaa vienti sisäisen laskennan kohteille. Tyypillisiä pakollisia kohdistettavia tilejä ovat myynti-, osto-, palkka- yms. tilit. EmCe Solution Partner Oy 22(41)

23 Listauskoodi Ominaisuuskoodi Bruttokirjaus Listauskoodi-soluun syötetään tilin 4 tai 5-merkkinen määrite verolomakkeiden ja uuden kirjanpitolain mukaisten virallisen tuloslaskelman ja virallisen taseen tulostusta varten. Listauskoodilla määrität sen, miten raportin tiedot lasketaan ja mihin raportin kohtaan ne tulostuvat. Listauskoodit syötetään pääasiassa yrityksessä käytettävien virallisten raporttien vaatimusten mukaan. Laskelmien listauskoodit löytyvät Ohjesivulta, kun listauskoodisolu on valittuna. Ominaisuuskoodeja käytetään Kirjanpidon Excel-yhteyden avulla toteutettujen lisäohjelmien kanssa. Voit tällöin poimia esimerkiksi Excel-taulukkoon vain tietyt ominaisuuskoodit omaavat tilit ja niiden tiedot. Bruttokirjaus-solussa valitaan kaikille myynti- ja ostotileille välilyöntinäppäimellä määritys, joka ohjaa tiliöintejä sekä Alv-laskelman tulostumista Kyllä-valinta tekee tilistä bruttotilin, jonka kirjaus sisältää arvolisäveron. Ei-valinta tekee tilistä nettotilin, jonka kirjaus ei sisällä arvonlisäveroa. Tase-erittelykoodi Jos Tase-erittely lisäohjelma on käytössä, ja tilin kuuluu tulla mukaan tase-erittely raportille, tilille annetaan sopiva tase-erittelykoodi. Alla olevassa kuvassa on näkyvillä tilin Tase-erittelykoodivalikon vaihtoehdot: EmCe Solution Partner Oy 23(41)

24 Tilin tase-erittelykoodi ohjaa tase-erittelytapahtumien syöttöä tositteella sekä taseerittelyraportin muodostumista. Verokoodi Saldot -välilehti Verokoodi ohjaa tilin saldotietojen ohjautumista verolomakkeelle. Verokoodeina käytetään samoja tunnuksia kuin veroilmoituksellakin. Joidenkin tietojen osalta on poikkeuksia mm. velkojen jako lyhytaikaisiin ja pitkäaikaisiin. Täsmälliset käytettävät verokoodit saadaan esille avaamalla ohjeen Verokoodi-kentässä painamalla F1. Tilin Saldot-sivulla voit valita Kuukausi- ja Vertailukuukausi-soluissa aloituskuukaudet, jolta tietoja haetaan. Voit myös syöttää (tai hakea) Selailurajaus-syöttöryhmään sen tositelajin, seurannan tai kohteen, jonka saldoja haluat tarkastella. Kun kohdistin on rajaussolussa, saat rajaamasi saldot taulukkoon Enter- tai F5-näppäimellä (tai työkalurivin Päivitä lomake -painikkeella tai Näytä-valikon Päivitä saldot -komennolla). Viennit-välilehti Tilin Viennit-sivulla voit Päivämäärästä ja Päivämäärään-soluissa määritellä aikavälin, jolta tietoja haetaan. Tilin Saldot-toiminnon tavoin, voit määritellä selailurajauksia. Sivun tiedot päivittyvät myös edellisen toiminnon tavoin. Tilin vienneiltä pääset porautumaan edelleen tositteelle valitsemalla halutun tositenumero-solun ja painamalla Ctrl + Enter. EmCe Solution Partner Oy 24(41)

25 Tositteet Kirjanpidon Tositteet-toiminnon avaat valitsemalla päävalikosta Kirjanpito ja toimintovalikosta TapahtumatTositteet. Toiminnossa on erilaisia listanäkymiä, joista Loki on oletuksena avattaessa Tositteet-toiminto. Loki-listanäkymässä nähdään uudet ohjelmassa syötetyt tai muutetut tositteet, jossa viimeisin tallennettu on listan ensimmäisenä. Muita listanäkymiä ovat Selailu, Haku, Tarkistuslista, Myynnin tarkistuslista ja Ostojen tarkistuslista sekä edellisen, kuluvan ja seuraavan tilikauden tositteiden kyselylistat. Tositteita voi hakea painamalla työkalurivin Haku-painiketta tai Ctrl+3 näppäinyhdistelmällä. Avautuneeseen hakuikkunaan kirjoitetaan etsittävän tositteen tilikauden alkupvm, tositelaji ja numero sekä painetaan Ok. Listanäkymänä on tämä jälkeen Hakulista, jossa näkyvät etsitty tosite ja siitä seuraavat tositenumerot. Listanäkymän voi vaihtaa halutessa Selailuun, jolloin listalla ovat kaikki ohjelmaan syötetyt tositteet. Valittaessa Tarkistuslista-näkymä saadaan listalle ainoastaan tositteet, joiden alv-käsittelyssä on virhe tai debet/kredit -viennit eivät täsmää. EmCe Solution Partner Oy 25(41)

26 Myynnin tarkistuslista tuo näkyville myyntireskontrassa muodostetut kirjanpidon tositteet, joissa voi edellisten virheiden lisäksi olla mahdollisesti eroavaisuuksia myyntisaamiskirjauksen ja myyntilaskun summan välillä. Ostojen tarkistuslista tuo näkyville virheelliset tositteet edellisen tavoin, mutta kriteerinä vain Ostoreskontrasovelluksessa ostolaskun tiliöinnissä muodostetut tositteet. Tositteiden tarkistus (eli tarkistuslistat) koskee tositteita, joiden päiväys on kirjanpidon ohjaustietojen työjaksolla tai on sitä myöhäisempi. Tositteiden tarkistus ja mahdollisten löytyneiden virheellisten tositteiden korjaus onkin suositeltavaa tehdä ennen työjakson vaihtoa. Tositteen syöttö Kirjanpitovientien syötön aloitat pikanäppäimellä Ctrl+N (tai F12) tai napauttamalla hiirellä työkalurivin Uusi-painiketta. Tositteelle syötetään ensin Tositelaji, Päivämäärä ja tositteen Selite. Tositenumeroinnin ohjelma tekee automaattisesti juoksevaksi eli ehdottaa valitun tositelajin tilikauden suurimmasta tallennetusta tositenumerosta seuraavaa. Jos tosite halutaan tallentaa juoksevasta numeroinnista poikkeavalla numerolla, voidaan Tositenumero-kenttään antaa haluttu numero, mikäli kyseistä numeroa ei ole aikaisemmin käytetty. Tilinro-kentässä voidaan avata tilien selailulista +- ja F3-näppäimillä. Listassa näkyvät kaikki tilit tilinumerojärjestyksessä. Listalla valittuna oleva tili voidaan liittää tositteen viennille edelleen F3- tai numeronäppäimistön +-näppäimellä. Debet- ja Kredit-kenttiin syötetään haluttu summa, jonka voi vaihtaa puolelta toiselle valitsemalla numeronäppäimistöstä + tai -. Bruttomääräisestä summasta voi nettomääräisellä tilillä erottaa alv painamalla numeronäppäimistön * -merkkiä. Ohjelma lisää summaan veron osuuden valitsemalla Vaihto+* -näppäinyhdistelmä. Alv:n osuus määräytyy tilin alv-koodin mukaisesti. Viennin Selite-sarakkeeseen kopioituu automaattisesti tositteen pääselite, jos kirjanpidon ohjaustiedoissa on valittu selitteen automaattinen kopiointi. Käyttämällä numeronäppäimistön /- merkkiä, voidaan minkä tahansa valitun rivin yläpuolinen kenttä kopioida aktiivisena olevaan soluun, esimerkiksi kopioida edellisen vientirivin selite. Kirjanpitoviennin saat kohdistettua eri seurantojen kohteille Kirjanpidon Tositteiden syötön Pääsivulla Kohde -sarakkeissa. Jos kohdeviennin syöttö ei onnistu, pitää tarkistaa ko. tilin seurantakoodi, jonka pitää olla 1 tai 2. Kohde-sarakkeessa on punainen virhemerkki kohteen tunnuksen edessä, jos ko. kohdetta ei löydy Seurantakohteet-rekisteristä tai ko. tilin seurantakoodi on 2 (=pakollinen kohdevienti), eikä kohdevientiä ole syötetty. Virhepallo estää tositteen tallennuksen! Jos sarakkeessa näkyy keltainen EmCe Solution Partner Oy 26(41)

27 huomiopallo, on ko. tilin seurantakoodi 1 (=vapaaehtoinen kohdevienti), eikä kohdevientiä ole syötetty. Tositteen voi kuitenkin tallentaa. Alv-yhteenveto -sivulta voi tarkistaa kirjattujen alv- ja laskennallisten alv-summien mahdolliset erot sekä myyntien että ostojen osalta. Alv-yhteenveto -sivulla näkyy keltainen huomiopallo, jos kirjanpitovientien laskennallinen vero eroaa kirjatusta verosta yli sallitun marginaalin. Eromarginaali määritellään Kirjanpidon ohjaustiedoissa. Tosite tallennetaan lopuksi joko näppäinyhdistelmällä Ctrl+S tai F12-näppäimellä tai napauttamalla työkalurivin Tallenna-painiketta. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista virheistä, jotka estävät tallennuksen. Tallennuksen estävät virheet näkyvät tositteella punaisina palloina. Kohdeviennit Jos vienti halutaan jakaa saman seurannan kohteille tai kohdevienneille halutaan tehdä määräkirjauksia, tehdään se Tositteet-toiminnon Kohdeviennit-sivulla. Tälle sivulle pääsee kätevimmin Askelpalautin (backspace) -painikkeella (tai painamalla F8-näppäintä) kohdistimen ollessa ko. vientirivin kentässä. Takaisin tositteen pääsivulle pääset helpoiten Askelpalautinpainikkeella. Kohde-kentässä voidaan avata kohteiden selailulista Num + ja F3-näppäimillä. Listassa näkyvät kaikki kohteet kohdenumerojärjestyksessä. Listalla valittuna oleva kohde voidaan liittää kohdeviennille edelleen F3- tai numeronäppäimistön Num +-näppäimillä. Ohjelma ehdottaa automaattisesti kirjanpitoviennin tilinumeroa ja koko viennin euromäärän kohdistusta valitulle kohteelle. Kohdevientejä voi tehdä niin monta kuin tarvitaan. Jos kohdeviennin teko ei onnistu, pitää tarkistaa onko kyseinen kohde sellainen, että sille voi syöttää Kirjanpidon/Sisäisen laskennan tositteita (seurannan kirjanpitoyhteyskoodi) onko kyseinen kohde sellainen, että sille voi syöttää tase/tulostilien vientejä (seurannan ohjauskoodi) onko kyseinen seuranta täsmäytettävä, jolloin seurannan kohdevientien summat tulevat täsmätä kirjanpitoviennin kanssa (seurannan täsmäytys) Arvonlisäverokäsittely EmCe Solution Partner Oy 27(41)

28 Arvonlisäveroa ohjataan arvonlisäverokoodeilla ja laskentaan vaikuttaa viime kädessä se, mikä alvkoodi on kirjanpidon viennillä. Arvonlisäverot kirjataan joko netto tai bruttoperiaatteella. Yhteisöhankinnat voidaan kirjata vain nettokirjauksina. Arvonlisäverokoodioletus on annettu KP Tilit toiminnossa tilikohtaisesti. Normaalit kotimaan myyntitilit ovat arvonlisäverokoodeja ja ostojen Jos EmCe-ohjelmalisenssiin sisältyy Rivikohtainen arvonlisäverokäsittely, voidaan kirjanpidossa samalle tilille kirjata eri arvonlisäverokantojen ja -tyyppien tapahtumia. Tositteen vientirivillä valitaan kullekin tapahtumalle oikea arvonlisäverokoodi. Kirjanpidon tileillä määritellään Rivikohtainen alv -solun arvolla Kyllä/Ei, voidaanko kyseisen tilin Alv-koodia muuttaa vientirivillä. Yhteisöhankintojen osalta pitää yhteisöosto olla kirjattu tilille, jonka Alv-koodi on 69. Tämän lisäksi yhteisöostojen arvonlisäveron osuus pitää kirjata tileille, joidenka Alv-koodi on 13 (yhteisöhankintojen alv-velka, tavarat) tai 14 (yhteisöhankintojen alv-velka, palvelut) sekä 23 (yhteisöhankintojen alv-saaminen). Muussa tapauksessa Alv-laskelmalle ei tule summaa 305 Vero tavaraostoista muista EU-maista / 306 Vero palveluostoista muista EU-maista ja vähennettävään veron (307) vastaavaa summaa. Arvonlisäveroilmoitus Arvonlisäveron tarkistuslaskelma muodostetaan KP Tapahtumat haaran Alv-ilmoitukset toiminnossa. Alv-ilmoituksen tehtävänä on kertoa kuukauden/neljännesvuoden/vuoden aikana arvonlisäveron alaiset hankinnat tileittäin ja verokannoittain. Nettokirjaustavassa myynneissä myynnin laskennallisen veron ja kirjatun veron summat eivät saa erottaa muutamia senttejä enempää (senttierot kirjataan pyöristykset tilille). Samoin ostojen laskennallinen vero ja kirjattu vero eivät saa erottaa muutamia senttejä enempää. Muussa tapauksessa kirjatuilla tositteilla on alv-kirjattu väärin. Alv-virheelliset tositteet löytää kuukaudelta helpoiten kirjanpidon Tositteettoiminnossa valitsemalla listaksi Tarkistuslista, joka näyttää virheelliset tositteet KP Ohjaustietojen Työjaksosta alkaen. Bruttokirjaustavassa bruttona kirjattujen tapahtumien veron osuus oikaistaan Alv-laskelman perusteella tehtävällä Alv-nollaustositteella. EmCe Solution Partner Oy 28(41)

29 Toiminnon Alv-viennit-osion mukaisesti nollataan kuukauden alv-velka- ja saamiskirjaukset sekä kirjataan maksettava/saatavaksi tuleva vero. Tosite saadaan muodostettua automaattisesti kirjanpitoon Ohjatun toiminnon painikkeella (Ctrl + T). Tositetta kirjattaessa ilmoitus tulee samalla hyväksytyksi. Jos alv-laskennassa on virhe, kirjaa ohjelma nämä pyöristyseroihin, jotka tulee selvittää ennen ilmoituksen hyväksyntää. Alv-ilmoitukset esikatselusivu muodostuu 3 osasta. Ensimmäinen sivu on ilmoitusosa, jonka tiedot ilmoitetaan verohallintoon. Toinen sivu on tarkistusosa, joka kertoo mille tileille ja verokannoille kirjaukset on tehty sekä paljonko on näistä laskettu arvonlisävero vs. kirjattu vero. Viimeinen sivu on tositeosa, jonka mukaisesti kirjaukset tehdään kirjanpitoon. EmCe Solution Partner Oy 29(41)

30 Hyväksytty alv-ilmoitus voidaan lopuksi lähettää sähköisessä muodossa verohallintoon Yleiset toiminnot ja asetukset toimintovalikon Tyvi-ilmoitukset lisäohjelmalla. Jos ilmoitus on jo tiliöity, voi ilmoituksen perua siirtymällä Tiliöinti-sarakkeen Tositenumerokentässä Ctrl + Enter näppäinyhdistelmällä tositteelle ja poistamalla tosite ja muutamalla sen jälkeen Alv-ilmoitukset-toiminnossa Hyväksytty-kentän arvoksi Ei. Tämän jälkeen ilmoituksen voi poistaa ja muodostaa uuden. Jos ilmoitus on jo lähetetty, tehdään EmCe Solution Partner Oy 30(41)

31 korjausilmoitus kyseiselle kaudelle, jossa ensimmäisellä korjausilmoituksella alanumero on 1, toisella 2 jne. Raportointi Kirjanpidon raportit löytyvät Kirjanpidon toimintovalikon toiminnosta Raportit, joka jakautuu edelleen Tapahtuma-, Kausi-, Perus-, Tilikausi- ja Sisäisen laskennan -raportteihin. Jokaisessa raporttitoiminnossa Listalla voit nähdä, valita ja katsella aikaisemmin muodostettuja raportteja. Aikaisemmin muodostetun raportin voi valita ja muodostaa uudelleen painamalla työkalurivin Muodosta-painiketta tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+M. Muodostuksen ajan näytön alareunassa liikkuva sininen palkki kertoo raportin valmistumisesta. Kun raportti on muodostettu, voi raporttia katsella näytöllä Esikatselu-sivulla tai tulostaa paperille työkalurivin Tulostapainikkeella (tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+P). Uuden raportin muodostus aloitetaan työkalurivin Uusi-painikkeella tai Ctrl+N - näppäinyhdistelmällä tai F12-näppäimellä. Raportille annetaan ensin nimi ja sen jälkeen raporttimääritykset. Kun tarvittavat määritykset on syötetty, tallennetaan tiedot työkalurivin Tallenna-painikkeella tai Ctrl+S -näppäinyhdistelmällä. Tämän jälkeen varsinainen raportin ajo voidaan käynnistää työkalurivin Muodosta-painikkeella tai Ctrl+M -näppäinyhdistelmällä. Voit myös valita aikaisemmin talletetun raportin ja kopioida määritykset uuden raportin pohjaksi. Valitun raportin määritykset kopioidaan Ctrl+Vaihto+N -näppäinyhdistelmällä tai valikosta (Raportin nimi) ja edelleen Kopioi. Tämän jälkeen kopioidulle raportille annetaan nimi sekä tarvittaessa muutetaan halutut raporttimääritykset. Lopuksi tiedot talletetaan, jonka jälkeen voidaan käynnistää raportin muodostus uuden raportin tapaan. EmCe Solution Partner Oy 31(41)

32 Valittuna olevan aikaisemmin muodostetun raportin määrityksiä on myös mahdollisuus muuttaa valitsemalla valikosta (Raportin nimi) ja edelleen Muuta. Tämän jälkeen raportin määrityskenttiin on mahdollisuus tehdä halutut muutokset, jonka jälkeen tiedot talletetaan ja käynnistetään raportin muodostus. Muuta-valinnalla listalle ei tule uutta raporttia kuten raportin kopioinnissa. Muodostuksen jälkeen raportti voidaan nähdä Esikatselu-sivulla. Sivun yläreunassa ovat myös painikkeet raportin tulostamiseen, tallentamiseen tiedostoksi (valittavissa pdf, rtf, xls, txt ja html) tai raportin lähettämiseksi sähköpostin liitteenä halutulle vastaanottajalle. Tapahtumaraportit Tapahtumaraporteissa muodostetaan päivä- ja pääkirjaraportteja. Pääkirjaraportilla saa lisäksi muodostettua tiliotteen yhdestä tai useammasta kirjanpitotilistä. EmCe Solution Partner Oy 32(41)

33 KP Päiväkirjat -raportin muodostukseen riittää, kun raportille annetaan tulostusaikaväli ja muut valinnat oletusten mukaisesti. Tällöin raportille tulostuu pääkirjanpidon tapahtumat tositelajeittain, yhteenveto per tositelaji, yhteenveto per kirjanpitotili, kohdeviennit (mikäli kustannusseuranta tai sisäisen laskennan vientejä tehty). KP Pääkirjat -raportilla saadaan oletusvalinnoin kirjanpidon Pääkirja annetulta aikaväliltä, jossa vain aktiiviset (tai saldolliset) tilit tulostuvat. Sekä Pääkirjan että Päiväkirjan raporttien loppusummien pitäisi olla yhtä suuret samalta ajanjaksolta tulostettuna. Kausiraportit Kausiraporteissa tärkeimmät tulostettavat raportit ovat Tuloslaskelmat ja Taseet. Kauden tuloslaskelman, taseen, päiväkirjan ja pääkirjan saa ajettua yhdellä kertaa Kuukausiraportit toiminnossa. EmCe Solution Partner Oy 33(41)

34 Tuloslaskelmat ja Taseet-raporteilla voidaan valita sarakkeisiin halutut tulostusajanjaksot ja tulostettavat tiedot. Tietoja voidaan tulostaa vanhoilta vuosilta, jos kirjanpidon tositteet ovat olemassa. Tulostettava tietotyyppi valitaan operaattorilla (sarake Op.). Operaattoreilla 1 ja 2 saadaan valittua tulostusajanjakso (taseessa myös operaattori 0). 0 - Avaustase, Tuo sarakkeeseen annetun pvm:n avaustaseen (vain taseraportilla) 1 - Toteutunut, Tuo sarakkeeseen ajanjakson toteutumatiedon 2 - Budjetti, Tuo sarakkeeseen ajanjakson budjetin 3 - Erotus (kotival), Laskee sarakkeeseen kahden valitun sarakkeen erotuksen kotivaluutassa 4 - % Liikevaihdosta, Laskee sarakkeeseen valitun sarakkeen %-vertailun liikevaihdosta (taseessa %-osuus taseen loppusummasta) 5 - Erotus (%), Laskee sarakkeeseen kahden valitun sarakkeen erotuksen (%) 6 - Toteutunut, % budjetista, Laskee sarakkeeseen valitun sarakkeen toteutumatiedon %- osuuden budjetista 7 - Summa, Laskee sarakkeeseen kahden valitun sarakkeen summan Jos operaattorina on 3, 5, 6 tai 7, pitää Luku1 ja Luku2 soluihin antaa sarakkeet, joita vertaillaan. Operaattorilla 4 pitää antaa sarake, josta liikevaihtoprosentti lasketaan. Perusraportit Perusraportit ovat raportteja ohjelman perustiedoista. Näitä ovat Tilikarttaraportit, Tositelajilistat ja Kohdelistat. Tilikartasta saadaan erilaiset versiot riippuen halutaanko tulostaa tilikartta tiliryhmineen, pelkkä luettelo tileistä vai tilikauden aktiiviset tilit. Tilikauden aktiiviset tilit saadaan tulostettua, jos Järjestys-solussa on valinta Tili. EmCe Solution Partner Oy 34(41)

35 Tilikausiraportit Tilikausittain tulostettavat kirjanpitoasetuksen mukaiset tuloslaskelmat ja taseet saadaan Kirjanpidon raporteista Tilikausiraportit nimellä Tuloslaskelmat ja taseet. Ohjelmatoimituksen malliraporttien lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus muokata tilinpäätösraporttinsa omien tarpeiden mukaiseksi. Tuloslaskelmat ja taseet Tuloslaskelmat ja taseet -toiminnossa valitaan Raporttimalli, Kieli sekä Tilikaudet. Raportilla voi valita tulostuksen myös muulle jaksolle kuin tilikauden alusta loppuun. Samoin vertailukauden voi valita halutulle ajanjaksolle. Raportti tallennetaan ja muodostetaan kuten muutkin ohjelman raportit. Tase-erittelyraportti Kun kaikki tilinpäätökseen kuuluvat viennit on tehty, voidaan tilinpäätökseen tulostaa raportti Kirjanpito -> Raportit -> Tilikausiraportit -> Tilinpäätöksen tase-erittelyt -toiminnossa. Raportti voidaan ajaa aktiiviselta ja aikaisemmin päättyneiltä tilikausilta minkä tahansa kuukauden loppuun asti. Näin tuloste voidaan ottaa tarvittaessa myös välitilinpäätökseen. EmCe Solution Partner Oy 35(41)

36 Raportin luvut on kuitenkin syytä tarkistaa Virallinen tase -raportin kanssa, jolloin loppu- ja välisummista voidaan nopeasti tarkistaa tietojen yhtenevyys. Erot selviävät helpoiten käyttämällä Kausiraporttien Tasetta, jossa tileittäin pystyy tarkistamaan, onko tilin luvut Tase-erittelyllä. Tarvittaessa tilin tase-erittelyasetus pitää muuttaa sekä tarkistaa, onko tilin viennit kohdistettu tase-erittelyssä. Veroilmoitukset Verolomakemallit EmCe Solution Partner Oy 36(41)

37 Ohjelmatoimitus pitää sisällään laskentamallin koskien jokaista veroilmoituslomaketta per verovuosi. Ohjelman mukana toimitetaan laskentamallit lomakkeille 4, 5, 6A, 6B ja 6C. Ohjelmatoimituksen verolomakemallit päivittyvät työkalurivin Ohjattu toiminto -painikkeella (tai pikanäppäimellä Ctrl+T) ennen kuin yksikään verolomakemalli on valittu listalta ja päivittyvät tällöin kaikkiin moniyrityksiin samanaikaisesti. Laskentalogiikka on toiminnossa vastaavanlainen kuin Raporttimallit-toiminnossa. Kirjanpidon tilien verokoodit Veroilmoitukselle laskettavat tiedot määräytyvät tilin Verokoodin mukaisesti. Verokoodit määräytyvät pääsääntöisesti veroilmoituksella olevien koodien mukaisesti. Muutamien veroilmoitukselle laskettavien lukujen osalta laskenta edellyttää käyttämään koodin perässä kirjainta A tai B. Ohjelmassa käytettävät verokoodit voi helpoiten tarkistaa viemällä kohdistimen Verokoodi-kenttään ja painamalla F1, jolla pääset kenttäkohtaiseen ohjeeseen. Ohjeessa valitaan edelleen, minkä veroilmoituslomakkeen koodeja halutaan selata. Jos verokoodit ovat muuttuneet edellisvuodesta (tilikartassa on oikeat edellisvuoden verokoodit), saadaan muuttuneet koodit yrityskohtaisesti päivitettyä helpoiten Kirjanpidon toimintovalikosta Ohjatut toiminnotverokoodikonversio -toiminnolla avulla, kun valinnat ovat kuvan mukaiset (Verolomaketieto annetaan Kirjanpidon ohjaustiedoissa). EmCe Solution Partner Oy 37(41)

38 Jos tilikartassa ei ole lainkaan verokoodeja, saa Verokoodikonversiolla suurimman osan ohjaustiedoissa konvertoitua valitun verolomakkeen mukaiseksi listauskoodin perusteella. Tällöin toiminnossa pitää valita Vain ed.vuodesta muuttuneet -soluun Ei. Veroilmoituksessa tietoja pitää ilmoittaa kuitenkin tarkemmalla tasolla mm. tvl:n alaiset tulot, vähennyskelvottomat osuudet eri eristä jne. ja sen vuoksi tilikartan verokoodit pitää konversion jälkeen käydä vielä läpi. Ohjelmatoimituksen mallitilikartat on käyty koodien osalta läpi ja ovat tältä osin kunnossa. Tilien käyttötarkoituksesta riippuen saattaa silti olla tarpeellista muuttaa verokoodia. Tapahtumat, Veroilmoitukset Veroilmoitukset-toiminnossa voidaan muodostaa ja täyttää veroilmoituslomakkeet 5, 6A tai 6B verottajan antamien ohjeiden mukaiseksi. Toiminnossa on kaksi osaa: Yrityksen tiedot ja Laskenta. Yrityksen tiedot ovat pääosin käsin täytettäviä veroilmoitustietoja. Laskenta-osaan luvut saadaan kirjanpidon saldojen mukaisesti. Esim. veroilmoituslomaketta 5 (vuodelle 2008) varten käytetään verolomakemallia S00010, jonka avulla suoritetaan laskenta kirjanpitotilillä olevien Verokoodien mukaisesti. Lomake-kentän oletusarvo saadaan Kirjanpidon ohjaustiedoista. Tilikaudeksi ohjelma ehdottaa aktiivista tilikautta ja verovuosi päivittyy automaattisesti valitun tilikauden päättymispäivän mukaisesti. Veroilmoitusosan tietojen täyttämisen jälkeen tiedot tallennetaan, jolloin Yritysten tiedot -osaan saadaan kyseisen veroilmoituksen tarvitsemat rivit. Tämän jälkeen kannattaa ensimmäiseksi suorittaa laskenta työkalurivin Ohjattu toiminto - painikkeella (tai pikanäppäimellä Ctrl+T), jolloin saadaan luvut Laskenta-osaan. Mikäli luvut eivät tule oikein tilikartassa olevien virheellisten verokoodien vuoksi, on helpointa käydä tässä vaiheessa muuttamassa verokoodit oikeiksi ja aloittaa alusta uuden veroilmoituksen teko. Kun Laskenta-osan tiedot ovat kunnossa, kannattaa tässä vaiheessa vasta ryhtyä täyttämään Yrityksen tiedot -osaa. EmCe Solution Partner Oy 38(41)

39 Verolomakkeelle voi itse syöttää tekstitietoa ja ohjelman laskemia arvoja voi tarvittaessa muuttaa. Muutettaessa ohjelman laskemia arvoja, pitää huomioida muuttaa myös yhteissummat, joihin tehty muutos vaikuttaa. Itse veroilmoituslomakkeen voi tulostaa Esikatselu-sivulta. Sähköinen veroilmoitus Sähköinen veroilmoitus perustuu Veroilmoitustoiminnossa käytettäviin verokoodeihin. Verokoodien käytössä on muutamia sääntöjä koskien erityisesti toistuvia verolomaketietoja kuten Osakeyhtiön osakkaat, ky/ay yhtiömiehet, osakkaiden käytössä olevat kiinteistöt jne. Sähköisessä aineistossa ei saa lähettää tyhjiä tietoja ja tätä varten Veroilmoituksen Yrityksen tiedot -osassa on valinta Sähk.ilm Kyllä/Ei. Valinnalla Ei tiedot eivät päädy sähköisen veroilmoituksen aineistoon. Esimerkiksi veroilmoituksessa 6B on kentät valmiina neljälle osakkeenomistajalle, kuten paperisessa lomakkeessa. Jos kyseisessä yrityksessä on kuitenkin vain 2 osakkeenomistajaa, pitää verokoodin 700 jälkeen olevaan 001 Osatietoryhmien lukumäärä arvoksi muuttaa 2. Tämän lisäksi verokoodit alkaen numerosta 701_3 ja päättyen 864_4 jälkeiseen riviin 009 Osatietoryhmän loppumerkki (oletusarvona 4), muutetaan Sähk.ilm. -kenttien arvoksi Ei. Vastaavasti jos osakkeenomistajia on yli 4, pitää rivejä lisätä ja antaa näille koodit viidennelle osakkaalle 701_5, 703_5 jne., kuudennelle 701_6, 703_6 jne. Jokaisen osakkaan tietojen loppuun pitää aina lisätä koodi 009 ja tälle arvoksi se, kuinka monennen osakkaan tiedot päättyvät. Veroilmoitusliittymän avulla tiedot voi lähettää sähköisesti esim. jossa ilmoitukseen voi lisätä tarvittavat liitteet. EmCe Solution Partner Oy 39(41)

40 Veroilmoitusliittymällä lähetys käynnistetään seuraavasti: Veroilmoitukset listalta valitaan lähetettävä veroilmoitus. Ohjelman valikosta valitaan VeroilmoitusVie Verohallinto ja tämän jälkeen ohjelma kysyy kansiota, johon veroilmoitustiedosto muodostetaan. Kansion valinnan jälkeen tiedosto muodostuu nimellä y-tunnus + verovuosi Vasta tämän jälkeen siirrytään tyvi-operaattorin palveluun jossa haetaan edellä muodostettu tiedosto ja tarkistetaan mahdolliset virheet aineistossa. Ohjatut toiminnot Ohjattujen toimintojen avulla tehdään mm. työjakson vaihto sekä tilinpäätös, jolloin ohjelma opastaa toiminnon tekemistä. Ohjatut toiminnot löytyvät Kirjanpidon toimintovalikosta kohdasta Ohjatut toiminnot. Kuukauden päätös Kun kuukauden kaikki tositteet on kirjattu, on kirjanpitoon, sisäiseen laskentaan ja reskontriin mahdollista saada esto valmiin kuukauden tositteiden käsittelyyn. Kuukauden sulkeminen ei tee tapahtumarekistereihin minkäänlaisia päivityksiä, joten halutessa suljettu kuukausi voidaan avata uudelleen käsiteltäväksi. Kuukauden päätösajon teet Kirjanpidon toimintovalikosta Ohjatut toiminnot Työjakson vaihto - toiminnolla. Ajon aikana kyseisen yrityksen kirjanpidossa ei saa olla muita käyttäjiä. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista toiminnon estävistä käyttäjistä. Työjakson vaihdon jälkeen voit tarkistaa, että Kirjanpidon ohjaustiedoissa (Päävalikosta Yleiset toiminnot ja asetukset ja sen toimintovalikosta OhjaustiedotKirjanpito) työjakso on vaihtunut. Työjakson vaihdon voi siten tehdä myös Ohjaustiedoissa ja samoin jos vanha kausi on tarpeen avata uudelleen. EmCe Solution Partner Oy 40(41)

41 Tilikauden päätös Tilikauden päätösajo voidaan tehdä, kun yrityksen vastuuhenkilöt ja tilintarkastaja ovat hyväksyneet päättyneen vuoden tilinpäätöksen. Uudelle tilikaudelle voi siten syöttää tositteita ilman mitään erityisiä toimia, jos päättynyttä tilikautta edeltävän vuoden tilinpäätösajo on tehty. Ohjelma mahdollistaa tositteiden käsittelyn kuluvalle ja sitä seuraavalla tilikaudelle. Tilikauden päätösajo on siinä mielessä lopullinen, että toiminto päivittää KP Saldotositteet ja tekee tilikauden voiton kirjauksen. Vain poikkeustapauksessa on mahdollista käydä poistamassa nämä ohjelman luomat tapahtumat ja muuttaa tilikaudet takaisin Kirjanpidon Ohjaustiedot -toiminnossa. Tilikauden päätösajon teet Kirjanpidon toimintovalikon Ohjatut toiminnot Tilinpäätös - toiminnolla. Ajon aikana kyseisen yrityksen kirjanpidossa ei saa olla muita käyttäjiä. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista toiminnon estävistä käyttäjistä. Tilinpäätösajon jälkeen voit tarkistaa, että Kirjanpidon ohjaustiedoissa (Päävalikosta Yleiset toiminnot ja asetukset ja sen toimintovalikosta OhjaustiedotKirjanpito) tilikausi on vaihtunut. Tilinpäätös luo kaksi uutta dokumenttia: KirjanpitoTapahtumatSaldotositteet -toimintoon luodaan kaikkien saldollisten tasetilien päättyneet saldot. Kirjanpito TapahtumatTositteet - toimintoon luodaan tosite, jossa tilikauden voitto (tappio) kirjataan Edellisen tilikauden voitto (tappio) -tilille. Samalla myös Edellisen tilikauden voitto (tappio) -tilin saldo päivittyy oikeaksi. Jotta ohjatun toiminnon Suorita-painike olisi aktiivinen, pitää Oletko tulostanut lopulliset päivä- ja pääkirjat -kenttään vastata Kyllä. Lisäksi tilikauden voiton kirjaamisen osalta valitaan kirjanpidon tositelaji ja päiväys (oletuksena uuden tilikauden 1. päivä), jolle tilikauden voitto kirjataan KP Tositteeksi. Toiminto ehdottaa uuden tilikauden pituuden, jonka voi tarvittaessa muuttaa. Jos tilikauden pituus on tarpeen muuttaa tilinpäätösajon jälkeen, voi sen tehdä Kirjanpidon Ohjaustiedoissa (tilikauden alkuajankohtaa ei voi muuttaa). EmCe Solution Partner Oy 41(41)