ARENE ry:n tietohallintohanke Määrittelyprojekti ProAMK 1.11.2005 31.5.2007 Loppuraportti
Sisällysluettelo 1. Hankkeen taustaa... 3 2. Hankkeen toimijat, tavoitteet, toiminta ja tulokset... 5 4. Projektin toteutunut kustannusarvio... 11 5. Projektin tulosten hyödyntäminen jatkossa... 11 6. Yhteistyön onnistuminen... 12 7. Julkisuus ja tiedottaminen... 13 8. Liitteet... 13 Orama Tuomas, projektipäällikkö, ProAMK Elsinen Eero, hallinto- ja talousjohtaja, PKAMK Harjulahti Eeva, lehtori, TUAMK Ikonen Petteri, Tutkimusjohtaja, Laurea Kailu Minka, projektisuunnittelija, ProAMK Koivukoski Pekka, tietohallintopäällikkö, OAMK Laakkonen Raijaliisa, vararehtori, VAMK Paturi Tuulikki, johtaja, Haaga-Helia Pitkäranta Timo, tietojärjestelmäpäällikkö, VAMK Puumala Tuukka, tekninen asiantuntija, ProAMK
1. Hankkeen taustaa 1.1 Nykytilanne Ensimmäisten ammattikorkeakoulujen vakinaistamisesta tulee kuluneeksi vuoden vaihtuessa 15 vuotta. Ammattikorkeakoulut koottiin useista erillisistä oppilaitoksista, joilla oli oma kulttuurinsa. Ensimmäinen suuri tehtävä kunkin ammattikorkeakoulun opetushallinnossa oli yhtenäistää nämä kulttuurit siten, että opetusministeriön ammattikorkeakoulujen toiminnalle asettamat tavoitteet pystyttiin toteuttamaan. Vielä nykyisinkin ammattikorkeakouluissa käytössä olevat opiskelijarekisteri-järjestelmät määriteltiin näiden tarpeiden pohjalta. Sen jälkeen tietojärjestelmiä on korjailtu, mutta niiden perusarkkitehtuuri, toteutuksessa käytetyt käsitteet sekä toimintalogiikka pohjautuvat runsaat 10 vuotta sitten rakennetulle perustalle. 1.1.1 Koulutuksen tietojärjestelmien tekniikasta, tietoturvasta ja ylläpidosta Ammattikorkeakouluilla käytössä olevat koulutuksen tietojärjestelmät on toteutettu nk. kaksikerrosarkkitehtuurilla, jossa käyttöliittymätaso ja toimintalogiikka muodostavat tason, joka sijoittuu tietokantatason päälle. Tämä arkkitehtuuriratkaisu hankaloittaa ja lisää kustannuksia ohjelmistoon tehtävissä muutoksissa. Suurimmalla osalla ammattikorkeakouluista on käytössä nk. suljettu tietojärjestelmä. Tietokantakuvaus on ohjelmiston toimittajan omaisuutta eikä sitä ole julkisesti dokumentoitu. Nykyjärjestelmistä puuttuu suurelta osin järjestelmäintegraatioon tarvittavat tiedonsiirtotai ohjelmistorajapinnat - erityisesti tiedon tallennus on vaikeaa ilman toimittajan tarjoamaa maksullista työkalua. Tämä on osa toimittajien liiketoimintaa, mutta sitoo kehitystyötä osin hyvin toimittajariippuvaiseksi. Toimittajien halu ylläpitää vanhan arkkitehtuurin järjestelmiä tulevaisuudessa voi heikentyä, koska se edellyttää henkilöstön osaamisen sitomista vanhentuneisiin tekniikoihin. Ohjelmistot ovat enemmän tai vähemmän epästandardeja. Tämä tulee aiheuttamaan suuren riskin järjestelmien ylläpidolle sekä niiden sisältämän tietosisällön (so. opiskelijarekisterin) tietojen saatavuudelle ja siirrettävyydelle tulevaisuudessa. Ilman yhteistyötä ohjelmistotoimittajan kanssa näiden tietojen hyödyntäminen on riskialtista. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 3
Vanhentunut arkkitehtuuri on lisäksi mahdotonta liittää osaksi sellaista arkkitehtuurikokonaisuutta, jota edellytetään esimerkiksi hallinnon sähköisen asioinnin viitekehyksessä (ISBN:951-804-270-5) ja Valtion tietohallinnon internettietoturvallisuusohjeessa (ISBN 951-804-383-3). 1.1.2 Koulutuksen tietojärjestelmien toiminnalliset puutteet ammattikorkeakoulutasolla Nykyiset opetus- ja opiskelijahallinnon tietojärjestelmät eivät tue riittävästi ajantasaisen tiedon raportointia yksittäisen opiskelijan, opiskelijaryhmän, koulutusohjelman, koulutusalan tai ammattikorkeakoulun tasolla. Tämä hankaloittaa opiskelua, opiskelijan ohjausta, opetusta ja sen arviointia, koulutusohjelman koordinointia sekä koko ammattikorkeakoulun toiminnan tuloksellisuuden säännöllistä seuraamista. Suljettuja järjestelmiä on myös hankala tai jopa mahdoton integroida kohtuullisilla kustannuksilla ammattikorkeakoulun muihin, esimerkiksi henkilöstöhallinnon, talouden, toiminnanohjauksen tai kulunvalvonnan järjestelmiin kahdensuuntaisesti. Samojen tietojen moninkertainen syöttö vaatii paljon henkilötyötä ja moninkertaistaa virhemahdollisuudet. Tämän seurauksena eheiden tilastojen ja raporttien tuotanto vaatii tietojen tarkistamisia manuaalisesti monista eri lähteistä, mikä taas vaatii paljon henkilötyötä. Täten kaikenlaista seurantaa vaativan tiedon tuottaminen kuormittaa ammattikorkeakoulun normaalia toimintaa. 1.1.3 Koulutuksen tietojärjestelmien toiminnalliset puutteet kansallisella tasolla Nykyiset opetus- ja opiskelijahallinnon tietojärjestelmät eivät tue opiskelijoiden liikkuvuutta ammattikorkeakoulujen tai ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen välillä. Vaikka valtaosalla ammattikorkeakouluista on käytössään saman toimittajan opiskelijarekisteri-järjestelmä, ei järjestelmiä kohtuullisilla kustannuksilla saada kommunikoimaan toistensa kanssa. Liikkuvuutta korkeakoulujen välillä hankaloittaa myös opiskelijan identifioinnin automatisoinnin ongelmat; useiden ammattikorkeakoulujen opiskelijarekisteri-järjestelmissä yhdellä opiskelijalla on monta identiteettiä. Viranomaisten tiedonkeruut vaativat paljon manuaalista tietojen tarkistusta ja koontia ammattikorkeakoulun toisistaan erillisistä järjestelmistä. Tiedonkeruuaineistot toimitetaan siirtotiedostoina muodossa, joita yksittäinen ammattikorkeakoulu ei ilman merkittävää lisätyötä pysty hyödyntämään vaan hankkii omaa toimintaansa kuvaavat tiedot AMKOTAjärjestelmästä jälkikäteen. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 4
Käytössä olevista tietojärjestelmistä ei löydy myöskään tukea lakisääteiselle, koulutusprosessissa syntyneiden asiakirjojen hallinnalle (todistukset, opiskelijasuoritukset, valitukset ym.). Lisäksi puuttuu tuki sähköisten asiointijärjestelmien liittämiseksi opintohallinnon tietojärjestelmiin. ProAMK:n projektiorganisaatio 2. Hankkeen toimijat, tavoitteet, toiminta ja tulokset 2.1 Hankkeen toimijat ja tavoitteet Ammattikorkeakoulujen yhteisen opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmän määrityshanke käynnistyi ammattikorkeakoulujen ja opetusministeriön yhteisesti rahoittamana pääkonttorihankkeena syksyllä 2005 ja päättyi 31.5.2007. Hanke oli Arene ry:n koordinoima ja pääkonttorina toimi Helsingin ammattikorkeakoulu. Hankkeen tavoitteena oli määrittelyvaiheessa rajata tarkemmin tietojärjestelmään sisältyvät palvelut sekä kartoittaa nykytilanne niin järjestelmien kuin prosessi- ja tietosisältöjenkin näkökulmasta. Määrittelyvaiheen tuloksena oli tavoitteena tuottaa toteutusvaiheen ratkaisumalli ja lisäksi määritellään jatkokehityksen hallinta- ja toteutusmalli. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 5
Esivalmistelutyön pohjalta ARENE ry nimitti hankkeelle ohjausryhmän. Hankkeeseen oli palkattu täysipäiväinen projektipäällikkö vetämään määrittelyvaihetta. Kahdeksanhenkinen eri ammattikorkeakoulujen asiantuntijoista koottu projektiryhmä oli valittu ARENE ry:n tekemän osallistumishalukkuuskartoituksen perusteella. Määrittelytyössä projektiryhmän apuna toimii viisi eri alojen asiantuntijaryhmää. Lisäksi hankkeella oli palkattu projektisuunnittelija. 2.2 Keskeinen toiminta sekä hankkeen tulokset Määrittelyvaiheen merkittävin tehtävä oli kuvata ammattikorkeakoulujen perustoiminnan prosesseja siten, että kuvausten perusteella on mahdollista jatkaa tuotantovaiheen käynnistämiseen. Prosessien määrittely tehtiin asiantuntijaryhmien toimesta projektiryhmän jäsenten toimiessa asiantuntijuusalueensa vastuuhenkilöinä. Prosessikuvauksia tuotettiin erityisesti tähän tarkoitukseen suunnitellun syntaksin mukaan lähtökohtana prosessimallinnuksen standardit, joista mainittakoon BPMNnotaatio uimaratakaavioiden (Swimlane-) muodossa esitettäville liiketoimintaprosesseille (http://www.bpmi.org/). Käytettävät kaaviosymbolit olivat standardin mukaisia ja prosessikuvien piirtämiseen käytettiin Microsoft Visio -ohjelmistoa lähinnä sillä perusteella, että se oli kaikkien toimijoiden käytössä ja sen takia sopiva yhteiseksi työkaluksi, vaikkakin Microsoft Visio -ohjelmistossa onkin omat rajoitukset mm. hierarkian esittämisessä. Prosessikuvauksia tuotettiin n. 45 kappaletta. Kuvaukset käytettiin lausunnolla ammattikorkeakouluissa 15.11-30.11.2006. Ennen lausuntokierrosta järjestettiin laaja esittelykierros (7 tilaisuutta), joissa määrittelyprojektia esiteltiin n. 250 ammattikorkeakoulujen edustajille. Lausuntokierroksen jälkeen ohjausryhmä totesi, että on syytä pitää toinen lausuntokierros alkuvuonna 2007 kuvauksiin tehtyjen muutosten jälkeen. Toinen lausuntokierros pidettiin 26.1-16.2.2007 ja samalla pyydettiin ammattikorkeakoulujen näkemystä jatkohalukkuudestaan osallistumiseen. (Kooste vastauksista liite1.) Lausuntopyynnössä esitetyt kysymykset: Kysymys 1. Tulisiko joku kuvatuista palvelukokonaisuuksista jättää ProAMK-määrittelyn ulkopuolelle? Miten ulkopuolelle jätettävän palvelukokonaisuuden hallinnointi ja toiminnot on tällä hetkellä järjestetty ja miten aiotte niitä jatkossa hallinnoida, ylläpitää ja kehittää? Miksi kuvattu palvelukokonaisuus tulisi jättää määrittelyn ulkopuolelle? Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 6
Kysymys 2. Tulisiko joku/jotkut kuvatuista prosesseista jättää ProAMK-määrittelyn ulkopuolelle? Miten ulkopuolelle jätettävien prosessien hallinnointi ja toiminnot on tällä hetkellä järjestetty ja miten aiotte jatkossa niitä hallinnoida, ylläpitää ja kehittää? Miten niitä mielestänne tulisi hallinnoida korkeakouluissa yleensä? Miksi kuvattu prosessi tulisi jättää määrittelyn ulkopuolelle? Kysymys 3. Voiko ammattikorkeakoulunne alustavasti sitoutua siihen, että se tulevaisuudessa tuottamaan kuvatuissa prosesseissa esitetyn tiedon sekä siihen, että prosessi saa tietojärjestelmästä kuvauksissa esitetyn tiedon? Jos ette, niin mitkä seikat estävät teitä tuottamasta tulevaisuudessa ProAMKin tarvitsemaa tietoa? Kysymys 4. Puuttuuko ProAMK-kuvauksista joku oleellinen kokonaisuus/prosessi, jonka toiminnot tulisi huomioida ProAMK-määrittelyssä? Mikä? Miten korkeakoulunne on toteuttanut puuttuvat palvelut ja onko niiden dokumentaatio mahdollisesti ProAMK-määrittelyn käytössä? Kysymys 5. Yleisiä kommentteja. Toinen lausuntokierros aiheutti sen, että hankesuunnitelman tavoitteita tarkennettiin siten, että kevään aikana tarkoituksena ollut kuvausten tarkentaminen toteutettiin lisäämällä kuvauksiin käyttötarinoita, joilla pyrittiin edelleen täydentämään tehtyä työtä. (Prosessikuvaukset: https://www.proamk.fi/moodle/mod/resource/view.php?id=107) Saaduissa prosessikuvausten lausunnoissa oli ainakin osittain havaittavissa sellainen piirre, että mitä tarkemmin jokin prosessi tai sen osa oli kuvattu, sitä enemmän siihen tuli kritiikkiä ja lausuntoja omassa ammattikorkeakoulussa eri tavalla toteutetuista prosesseista tai toimintatavoista. On ehkä helpompi sitoutua periaatteellisella tasolla jonkun prosessin toimintaan kuin täsmällisemmin määriteltyyn prosessiin, jossa ehkä tulee eroja jo käytössä olevaan ja itse jo toteutettuun prosessiin. Tuotettujen prosessikuvausten yksityiskohtaisuuden taso vaihteli aika paljon. Esimerkiksi T&K prosessien kuvaus on hyvin karkealla tasolla, kun taas käyttäjätunnusten hallinta on esitetty suhteellisen yksityiskohtaisella tasolla. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 7
Sanastotyö aloitettiin prosessikuvausten ensimmäisten versioiden tuottamisen jälkeen. Sanaston laajuus on noin 180 termiä ja niiden käsitettä sekä viittauksia muihin sanastoihin. Työssä on käytetty tallennustyökaluna opetusministeriön käsiterekisterin kopiota, jotta sanasto olisi tarvittaessa mahdollista myöhemmin tavoitteiden mukaisesti sijoittaa osaksi opetusministeriön käsiterekisteriä. Sanastotyö käynnistyi suhteellisen hitaasti, koska projektilla ei ollut kevään aikana ammattimaisia resursseja käytettävissä sanastotyöhön. Olisi ehkä ollut viisasta palkata jo heti vuoden 2007 alusta ammattimallintajia tai konsultteja sanastotyöhön. Epätietoisuus rahoituksesta kesän 2007jälkeen vaikeutti rekrytointeja. Projekti on osallistunut virtuaaliyliopiston koordinoimaan M- määrittelytyöhön. Projektissa järjestettiin 3 seminaaritilaisuutta, joissa tavoitteita esiteltiin ja asiantuntijaryhmät saattoivat työskennellä workshopeissa. Lisäksi projekti osallistui yhdessä Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n kanssa tammikuussa 2007 pidettyyn Opintohallinnon käsitteet ja prosessit -seminaarin järjestelyihin. Projektin edustajia haastateltiin myös yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvityksen ja opetusministeriön Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa (SED)-työryhmän toimesta. Lisäksi kartoitettiin nykyjärjestelmiä niiltä osin kun ammattikorkeakouluilta tietoa saatiin. (Kooste kartoituksesta liite2.) Projektin tapahtumat ja eteneminen aikajärjestyksessä: Ohjausryhmän järjestäytyminen, projektipäällikön valinta, rahoitushakemus syksy 2005 Projektiryhmän työskentelyn alkaminen, tammikuu 2006 Aloitusseminaari 24.3.2006 (Asiantuntijaryhmien työskentely alkaa) Kesäseminaari 15.6.2006 Syysseminaari 7.9.2006 (Käsitteet) Projektin ja lausuntokierroksen esittelytilaisuudet: Turku 17.10.2006 Lahti 18.10.2006 Jyväskylä 30.10.2006 Helsinki 6.11.2006 Helsinki 13.11.2006 Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 8
Oulu 14.11.2006 Vaasa 15.11.2006 1. lausuntokierros 15.11-30.11.2006 (Prosessikuvausten 1. versio) 2. lausuntokierros 26.1-16.2.2007 (Prosessikuvausten 2. versio, kysely sitoutumisesta) Lisäksi tutustuminen ulkomaalaisiin opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmiin seuraavissa tapahtumissa: Belfast, AUA Conference (The Association of University Administrators) Nottingham, AUA Conference (The Association of University Administrators) 3. Tavoitteiden toteutuminen suhteessa hankesuunnitelmaan 3.1 Yleistavoitteet Hanke-esityksessä mainittiin: Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry:n Tietohallintohankkeessa määritellään ja toteutetaan ammattikorkeakoulujen yhteinen opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmä, joka on ammattikorkeakoulun perustoiminnan keskeinen strateginen tietojärjestelmä Yleistavoitteessa on määrittelyvaiheen osalta onnistuttu hyvin. Määrittelyvaiheessa määriteltiin ja hyväksytettiin kymmeniä sellaisia perustoiminnan kannalta oleellisia prosesseja, joiden pohjalta voidaan alkaa suunnitella tulevaisuuden korkeakoulun opiskelija- ja opetushallinnon tietojärjestelmän jatkokehittämistä. Prosessikuvauksissa huomioon otettu yksittäisen toiminnon koko prosessin tuki ja suhde kokonaisuuteen sekä sähköisen asioinnin näkökulma mahdollistavat joustavan tietojärjestelmäkehityksen. 3.2 Tarkemmat tavoitteet 3.2.1 1. tavoite Ensimmäiseksi tunnistetaan ja kuvataan nykytilan perusteella ne prosessit, jotka ovat yhteisiä kaikille toimijoille. Näiden perusteella määritellään järjestelmän ydintaso; se minimitaso, joka kommunikoi esimerkiksi KELAn, Tilastokeskuksen, Opetusministeriön jne. järjestelmien kanssa. Prosessien määrittely osoittautui haasteelliseksi tehtäväksi: kuvausten tarkkuustason tuli olla riittävä tavoitteiden saavuttamiseksi, mutta toisaalta liiallinen tarkkuus esim. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 9
toimijaroolimäärittelyiden osalta olisi aiheuttanut ymmärrettävää sekaannusta ammattikorkeakouluissa. Tavoitteena oli, että määriteltyjä toimijoita löytyy ammattikorkeakouluista, eikä projektin tehtävänä ollut määritellä uusia toimijoita. Toisen lausuntokierroksen lisääminen aiheutti sen, että tavoitteissa määritelty ydintason määrittely päätettiin jättää mahdollisen jatkoprojektin tai toteutusvaiheen tehtäväksi. Mallinnustulos olisi saattanut olla tasalaatuisempi, jos olisi käytetty ammattimallintaja ainakin kokoamassa tai harmonisoimassa saatuja malleja. 3.2.2 2. tavoite Toiseksi tunnistetaan ja kuvataan ne kaikille yhteiset prosessit, joita tietojärjestelmän tulee tukea eri ammattikorkeakoulujen tarpeiden mukaan. Ammattikorkeakoulujen tarpeiden kartoittamiseksi haastateltiin eri toimijatahoja ja näiden haastatteluiden perusteella suurimmat puutteet todettiin olevan toiminnan suunnittelun ja seurannan työkaluissa. Myös aiemmin tehdyn esiselvityksen perusteella voitiin todeta, että korkeakoulujen tarpeet systemaattisen toiminnan suunnitteluun ja seurantaan ovat kasvaneet jatkuvasti eivätkä nykyiset käytössä olevat tietojärjestelmät kykene tuottamaan tarvittavaa suunnittelu- ja seurantatietoa. Kahden lausuntokierroksen tulosten perusteella voidaan todeta, että yksimielisyys kuvattujen prosessien sopivuudesta oli kattava. Ainoastaan T&K-palveluiden mukaan ottaminen nähtiin muutamassa lausunnossa tarpeettomaksi. Ohjausryhmä päätti kuitenkin, että jatkomäärittelyissä mitään kuvattua osa-aluetta ei ole syytä jättää pois. Vain yksi ammattikorkeakoulu ilmoitti, että ei ole tässä vaiheessa kiinnostunut osallistumaan jatkotyöskentelyyn. Perusteina olivat heidän näkemyksensä hankkeen laajuudesta ja suunnitellun aikataulun kireydestä; ei tehdyn määrittelyn laadusta. Kuvatut prosessikuvaukset liitteenä (Liite 3). Prosessikuvausten yhteydessä aloitettu sanastotyö todettiin erittäin tarpeelliseksi, mutta työn laajuuden ja käytettävissä olleen ajan rajallisuuden vuoksi työ jäi keskeneräiseksi (Sanasto liite 4). Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 10
3.2.3 3. tavoite Kolmanneksi määritellään ne mallit, toimintatavat ja rajapinnat, joiden avulla ammattikorkeakoulut voivat liittää omia ja mahdollisesti ylläpitäjiensä järjestelmiä sekä rakentaa omia osioita osaksi yhteistä tietojärjestelmää. Rajapintojen, toimintatapojen sekä mallien määrittely päätettiin edellä mainituista syistä siirtää yksimielisesti hankkeen seuraavaan vaiheeseen. Tämän seuraavan vaiheen kesto tulisi olemaan 1.6.2007 31.12.2007. 3.2.4 4. tavoite Määrittelyvaiheen tuloksena syntyy myös toteutusvaiheen ratkaisumalli. Määrittelyvaiheessa ei kyetty osaksi aikataulun ja osaksi näkemysten jalostumattomuuden vuoksi tekemään esitystä toteutusvaiheen ratkaisumallista vaan se päätettiin sisällyttää projektin toisen vaiheen tehtäviin. 3.2.5 5. tavoite Lisäksi määritellään jatkokehityksen hallinta/toteutusmalli Määrittelyvaiheessa ei kyetty osaksi aikataulun ja osaksi näkemysten jalostumattomuuden vuoksi tekemään esitystä toteutusvaiheen hallinto/toteutusmallista vaan se päätettiin sisällyttää projektin toisen vaiheen tehtäviin. 4. Projektin toteutunut kustannusarvio Projekti pysyi budjetissaan suunnitellusti. Kaikki toimet kyettiin suorittamaan taloudellisesta näkökulmasta hyvin. Projektilta jäi n. 50 000 käyttämättä toteutumattomien ulkoisten asiantuntijapalveluiden hankkimatta jättämisen takia. Syynä tähän oli projektiryhmän päätös mallintaa prosessit ilman ulkopuolista tukea. Aikataulun muuttumisen vuoksi ei katsottu tarpeelliseksi hankkia asiantuntijapalveluita myöskään kuvattujen prosessien eteenpäin viemiseksi, vaan yksimielisesti esitettiin käyttämättä jääneiden rahojen siirtämistä ehdotettuun toiseen vaiheeseen. Hankkeen toteutuneet kustannukset esitetään liitteessä 5. 5. Projektin tulosten hyödyntäminen jatkossa Projektin tulokset on tarkoitus hyödyntää aiemmin mainitussa toisessa vaiheessa. Määrittelyprojektin aineisto toimii pohjana toisen vaiheen jatkotyöstölle tuotantovaiheeseen mentäessä. Prosessikuvaukset ovat myös hyödynnettävissä minkä Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 11
tahansa korkeakoulun tai muun oppilaitoksen toiminnan kehittämisessä. Sanasto toimii hyvänä pohjana tulevaisuuden sanastotyölle. Projekti suositteli ohjausryhmälle toisen vaiheen käynnistämistä. Toisen vaiheen tehtävät olisivat: 1. Aloitetaan ProAMK I -vaiheessa määriteltyjä toimintaprosesseja palvelevan soveltuvin osin keskitetyn, modulaarisesti, vaiheittain toteutettavan tietojärjestelmän toteutuksen suunnittelu 2. Johtoryhmän johdolla selvitetään tarkemmin eri ratkaisuvaihtoehtoja alla mainitun tietojärjestelmän toteuttamiseksi esitettyjen ratkaisuvaihtoehtojen pohjalta 3. Johtoryhmän johdolla aloitetaan organisaatiomallin sekä liiketoimintaratkaisun määrittely yhdessä sidosryhmien kanssa erillisyksikkö-mallin pohjalta. 4. Selvitetään yhteistyömahdollisuuksia yliopistojen kanssa 5. Sovitaan hankkeen vaiheistuksesta ja aloitetaan sovittavan priorisoinnin mukaisesti kuvattujen prosessien mallinnus tietojärjestelmätasolle 6. Selvitetään mahdollisuus hyödyntää eri tahoilla tuotettuja tukisovelluksia tietojärjestelmän moduulien kehityksessä 7. Jatketaan sanastotyötä tavoitteena sanaston ja termien vakiinnuttaminen osaksi toimintaa ja liittäminen osaksi opetusministeriön käsiterekisteriä 6. Yhteistyön onnistuminen Projektin ja aihepiirin laajuus tekivät yhteistyön erittäin haastavaksi. Niin projekti- kuin asiantuntijaryhmien jäsenetkin tulivat hyvin erilaisista lähtökohdista, rooleista ja toiminnoista riippuen ammattikorkeakoulujen näkemyksestä. Projektityöskentelyyn osallistui n. 60 henkilöä n. 15 ammattikorkeakoulusta, eli kaikki ammattikorkeakoulut eivät olleet edustettuina. Tämä ei kuitenkaan ollut kynnyskysymys yhteistyölle. Seminaarit ja lausuntokierrokset mukaan lukien osallistujamäärä nousee useisiin satoihin. Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 12
Projekti kykeni hedelmälliseen yhteistyöhön satunnaisista ristiriidoista huolimatta. Ajoittain projektiryhmän sisällä eri asiantuntija-alueiden erilainen lähestyminen käsiteltäviin asioihin aiheutti tilanteita, joiden vaikutusta ryhmän sisäiseen toimintaan ei voi pitää aina pelkästään positiivisena. Projektiryhmä suorittanee itsearvioinnin toimintatavoistaan. Yhteistyö eri toimijatahojen (Ammattikorkeakoulujen tietotekniikasta ja tietohallinnosta vastaavien verkosto AAPA, Virtuaaliammattikorkeakoulu VirtAMK, Suomen virtuaaliyliopisto SVY, SED, CSC, Opintoasioiden päälliköt jne.) kanssa oli sekä projektin, ja luultavasti myös muiden kannalta hyödyllistä ja avasi uusia yhteistyön mahdollisuuksia. Projektin asiantuntemusta hyödynnettiin Opetusministeriön asettaman Sähköisen asioinnin edistämisen työryhmän ja yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvityksen työskentelyissä. 7. Julkisuus ja tiedottaminen Projektilla oli laadittu tiedotussuunnitelma. Projektista tiedotettiin laajasti internetsivujen (https://www.proamk.fi), erilaisten tilaisuuksien ja sähköisten tiedotteiden välityksellä ja sen tunnettuus oli hyvä koko koulutussektorilla. Projektin käyttämää organisaatiomallia on hyödynnetty muissakin korkeakoulusektorin projekteissa, kuten esimerkiksi yliopistojen tietovarastohankkeessa (YDW). 8. Liitteet Loppuraportti 1.11.2005-31.5.2007 13