Korkeakoulujen yhteisten tietojärjestelmähankkeiden muodostaminen

Transkriptio

1 Korkeakoulujen yhteisten tietojärjestelmähankkeiden muodostaminen Klaus Lindberg Tieteen tietotekniikan keskus CSC UUDENMUOTOISET YLIOPISTOT JA TIETOHALLINTO

2 Opetusministeriö asetti Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa työryhmän (SED) Työryhmän jäsenet Rehtori Juha Kettunen, Turun ammattikorkeakoulu, Erikoissuunnittelija Kari Korhonen, opetusministeriö, Erikoissuunnittelija Tuulikki Koski, opetusministeriö Opetusneuvos Marja Kylämä, opetusministeriö Vararehtori Kaisa Lahtinen, Tampereen ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg Tieteen tietotekniikan keskus CSC (pj), Direktör Stig-Göran Lindqvist, Åbo Akademi Tietohallintopäällikkö Irma Nieminen, opetusministeri Vararehtori Sirpa Suntioinen, Kuopion yliopisto, Erikoistutkija Markku Suvanen, opetusministeriö, Vararehtori Timo Tiihonen, Jyväskylän yliopisto Opiskelijapalvelupäällikkö Esko Tirkkonen, Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Asiantuntijoina ovat toimineet Tietohallintopäällikkö Jussi-Pekka Pispa, Tampereen teknillinen yliopisto Hallintojohtaja Esa Luomala, Teknillinen korkeakoulu Ammattikorkeakoulujen IT-pääsihteeri Pekka Linna, CSC Sihteerinä toimivat koordinaattori Marcus Nybergh Tieteen tietotekniikan keskus CSC:stä (Nybergh lopetti sihteerin tehtävät siirtyessään vuoden 2007 alusta pois CSC:n palveluksesta). Kehityspäällikkö Manne Miettinen Tieteen tietotekniikan keskus CSC:stä on toiminut Nyberghin jälkeen työryhmän sihteerinä

3 Työryhmän tehtävä Koordinoida valtionhallinnon tietohallinnon uudistamista korkeakoulusektorilla Edistää yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektoreiden yhteistyötä ja tiedonvaihtoa Muodostaa kokonaisnäkemys sähköisen asioinnin tilasta ja vastuista korkeakouluissa kartoittamalla korkeakoulujen prosesseja ja tietojärjestelmiä Edistää yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä, seurata ja tukea korkeakoulujen yhteisen tietomallin kehittämistyötä Tehdä ehdotuksia kehityshankkeiden käynnistämiseksi Edesauttaa toiminnallaan tuottavuutta, tehokkuutta ja laadukkuutta.

4 Työryhmä keskusteli, haastatteli toimijoita, järjesti tilaisuuksia ja luovutti muistion opetusministeriölle Edistetty useilla tilaisuuksilla korkeakoulujen vuoropuhelua ja yhteistyötä Yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä ja tietomallin kehittämistyötä on tuettu järjestämällä seminaareja Tehty haastattelututkimuksia korkeakoulujen toimijoiden sähköisen asioinnin kehittämistä koskevista näkemyksistä. Työryhmän jäseniä on osallistunut valtionhallinnon tietohallinnon uudistamistyöhön OpIT-johtoryhmän ja ValtIT-hankkeen työryhmien jäseninä.

5 Työryhmän tekemiä päätelmiä korkeakoulujen sähköisen asioinnin edistämiseksi Korkeakoulujen johdon sitoutuminen tärkeää Korkeakoulujen hallinnon yhteistyöryhmien/verkostojen (substanssi) asiantuntemus koordinoidusti käyttöön Yhtenäistetään käsitteistöjä, rajapintamäärittelyjä, prosesseja ja toimintatapoja yhteinen tietopohja Yhteistyöprojekteissa tulee eriyttää asian omistajan, ohjauksen ja operatiivisen toiminnan roolit Korkeakouluissa tulee varata yhteistyöhankkeisiin henkilöresursseja yhteisten pelisääntöjen mukaan

6 Tehokas johtaminen on edellytys tuottavalle ICT:lle ja yhteistyölle Korkeakouluissa on juuri nyt tärkeää kiinnittää erityistä huomiota tietohallinnon ja ICT-palvelujen organisointiin. Tietohallinto pitää integroida kiinteästi muuhun toimintaan eikä kehittää sitä erillistoimintona ICT:n todelliset hyödyt käyttöön Korkeakoulujen eri yksiköiden välillä olevia muureja on purettava ja lisättävä yhteistyötä säästöt Palvelujen synnyttämisessä tilaaja-toimittajamalli, elinkaariajattelu, kattava kustannuslaskenta ja liiketoimintamalli kustannustietoisuus Toimijoiden välisen yhteisen kielen löytäminen vaatii ohjausta koko yhteisön osaaminen käyttöön

7 Työryhmä ehdottaa hankkeita Käsitemäärittelyjen, prosessien ja prosessikuvausten yhtenäistämiseksi Yhteisten opintohallinnon palvelujen järjestämiseksi Johdon tietojärjestelmien ja raportoinnin kehittämiseksi (mm. tietovarastot) Kehittämään käyttöoikeuksien hallintaan Projektien ohjaus- ja johtamiskoulutukseen Sähköisen asian- ja dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin vaatimusten selvittämiseksi.

8 Yhteistyö tehokkuus vaikuttaa hyötyihin Hajautetut kustannukset Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 1 Kustannus Palvelusta B korkeakoulussa 1 Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 2 Kustannus Palvelusta B korkeakoulussa 2 Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 3 Muutoksen aiheuttamat kustannukset Yhteisen tai yhteen toimivan palvelun kustannukset Keskitetyn kustannukset Nykytilan kustannukset. Palvelut ovat erillisiä saarekkeita korkeakoulun sisällä tai useassa eri korkeakoulussa. Muutokseen käytetty aika Muutos hajautetusta palvelusta yhteisiin tai yhteentoimiviin palveluihin aiheuttaa yleensä merkittäviä kustannuksia, joiden suuruus riippuu mm. yhteistyön ja sen johtamisen tehokkuudesta sekä osallistuvien organisaatioiden sitoutumisesta ja kyvystä ohjata omaa muutostaan. Tavoitetilankustannukset. Palvelut ovat keskitetty tai yhteentoimivia. Palvelun laadun oletetaan tulevan ajan myötä alkutilaa paremmaksi ja kustannusten alkutilaa pienemmäksi.

9 Lähtökohtia tietohallinnon yhteistyölle Korkeakoulujen yhteistyössä rakentamat ja yhteentoimivat tietohallinnon ja opintohallinnon palvelut voivat olla kansallinen kilpailuetu. Ohjataanko korkeakouluja kilpailemaan näillä alueella? Asian omistajan/rahoittajan tavoite on saada laadukkaita ja kustannustehokkaita ratkaisuja Keskitetyn ratkaisun kustannukset näkyvät kalliimpina, jos hajautettujen ratkaisujen kaikkia kustannuksia ei huomioida ja päinvastoin. Keskitetty ratkaisu voi luoda tiiviin kehittäjäyhteisön, jolla jo sinällään on lisäarvoa (Oodi, Kirjastot, HAKA, Funet, ProAMK) Palvelujen rakentamiseksi yhtenäisen näkemyksen luominen, hankkeiden valmistelu ja sitouttaminen vie aikaa ja maksaa rahaa Tasapainoilu korkeakoulukohtaisen räätälöinnin ja yhteistyön aiheuttaman vakioinnin välillä vaatii kärsivällisyyttä asiakkailta

10 CSC tekee tietohallinnon palveluja nonprofitperiaattein ja asiakaslähtöisesti Hankkeilla pitää olla omistaja ja asiakas sekä sitoutunut ohjaus ja rahoittaja Resursseja tarvitaan asiakkaiden kanssa tehtäviin liiketoimintamallien, laadukkaaseen suunnitteluun ja asiakkaiden sitouttamiseen Pitää olla mahdollisuus lopettaa, jos hanke ei ole kannattava Toiminnan alueita, joissa ollaan tai halutaan olla aktiivisia (tekemällä oppii) Käyttäjähallinto ja käyttöoikeudet (Haka-käyttäjähallinto, Virkakortti ja yhteistyöalustat) Opintohallinnon hankkeet (OHAtv, ProAMK, yliopistojen opintohallinnon järjestelmät) Tietovarastot (YDW, Kota, AMKota) Palvelukeskustyyppiset palvelut ja konsultointi (Prosessipankki, sähköposti, hosting jne.)

11 Kiitos