Etelä-Pohjanmaan SOTE ICT-työryhmän projektikokous Pöytäkirja 3/2016 Aika 17.6.2016 klo 14.00 16.00 Paikka Mediwest, 6 krs neuvotteluhuone, Koskenalantie 16, Seinäjoki Osallistujat Poissa Anna-Kaisa Pusa, Kaksineuvoinen, puh. joht Miska Kaihlamäki, Seinäjoki Pätsi Ari, Epshp Turja Timo, Lapua Ismo Ala-pantti, Seinäjoki Seija Peitso, Kaksineuvoinen Paula Luoma, Seinäjoki Haukilehto Teemu, Epshp Haukilahti Jarmo, Epshp Lilja Timo, Epshp Satu Niemi, Eptek, sihteeri Tuula Ristimäki, Epshp, esittelijä Arto Näsi, Seinäjoki Harri Jokiranta, Seinäjoki Jouni Nummi, Eskoo Asiat 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Anna-Kaisa Pusa avasi kokouksen. Todettiin läsnäolijat. Miska Kaihlamäki esitteli itsensä. 2. Edellisen kokouksen muistio (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 3. UNA/Hanko-hankkeen aikataulut (Liite 2) Ari Pätsi kertoi, että UNA-hanke on päättynyt 1.6.2016. UNA-hankkeessa määriteltiin ja tuotettiin organisaatio- ja toimittajariippumattomat vaatimusmäärittelyt, joihin huomioitiin uudet Sote-määritykset. Olemassa olevia määrittelyä kehitettiin ja uusien määrittelyjen perusteella tehdään vaiheittainen kilpailutus. Määrittelyjä on sovellettava, kun tehdään alueellisia suunnitelmia. Kesäkuun alussa 24 organisaation johtajat päättivät perustaa UNA 2 hankkeen. Väliaikainen UNA 2 -jory perustettiin aikavälille 2.6-31.8.2016, jonka aikana määritellään kolmeksi seuraavaksi vuodeksi 1.9.2016 käynnistyvä varsinainen UNA 2 - hanke. Väliaikainen UNA 2 -jory toimii Akustin alla 1.9 saakka. UNA 2-jatkohankkeen kick off-seminaari pidetään 9.9.2016. Hanko-projektin päätöskokous pidettiin 15.6.2016. Kokouksessa päätettiin perustaa konsortio, joka perustaa hanketoimiston. Aikataulutus ei täsmää Sote-muutoksien kanssa ja Soteen on mentävä vanhoilla järjestelmillä. Ryhmissä on otettava huomioon, että 1.1.2019-31.12.2019 välillä eivät kaikki uudet määrittelyt/järjestelmät ole käytettävissä, siirtymäkausi voi kestää muutamia vuosia. Vanhojen ja uusien
järjestelmien yhteen sopiminen on todennäköisesti heikko. Kilpailutukseen saattaa kulua aikaa jopa 4-5 vuotta ja se vaatii n. 30 Meur. Elokuussa 2016 tehdään sitoumukset näihin hankintoihin. Uusi Sote tulee keskelle kiivainta hankintakautta. Sairaanhoitopiirien ja isojen kaupunkien tulee ilmoittaa halunsa lähteä mukaan kilpailutukseen 23.6 mennessä ja 31.8 mennessä pitää tehdä viralliset sitoumukset. Sovittiin että Tuula käy läpi Toiminnallisten excel-määrittelyt elokuussa. Voi toimittaa jo aiemmin, mikäli tarvetta on. Huomioitavaa on, että tuotokset ovat vielä salaisia ja ne julkistetaan 1.9.2016. 4. Alatyöryhmien tilannekatsaus Tuula esitteli alustavan tilannekatsauksen ryhmien käynnistymisestä ja jatkosuunnitelmista (Liite 2). Perustietotekniikka ja infra, vastuuhenkilö Ismo Ala-pantti - molemmat alatyöryhmä kokoontuneet kerran - viikolla 25 on molempien alaryhmän kokoukset ja juhannuksen jälkeen yhden ryhmän kokous - kartoitus: Kuusiokuntien osalta tiedot työasema- ja konesalipalveluista vielä puuttuvat, muuten kaikki ovat tulleet - tuleviin sopimuksiin on kirjattava, että jos organisaatio muuttuu, niin sopimukset pätevät edelleen - laitehankinnat, Microsoft ohjelmistojen lisenssit, miten hyödynnettävissä - työasemapuolella: työasemamäärästä suurin osa jo nyt kahden vuoden iässä miten/mitä tarjotaan käyttäjille tulevaisuudessa - miten vanhojen tietojen kanssa jatkossa toimitaan - mitkä ovat teknologiaresurssit, joita tarvitaan tulevan ympäristön pyörittämiseen - mietittävä onko tulevaisuudessa noin isot määrät laitteita tarpeen. - miten toimitaan niiden kanssa, joissa verkkoja käyttää joku muu kuin Sote-puoli - muutenkin verkkoympäristöä pitää miettiä, nykyiset rakennettu alueittain Sote asiakastietojärjestelmät, vastuuhenkilö Jarmo Haukilahti (Liite 2) - kolme erillistä yksikköä: EP Potti (taustalla koko maakunnan väestöpohja), Seinäjoen tk (Seinäjoen väestö) ja Eskoo - potilastietojärjestelmiä 13, ja noin 100 pienempää - sosiaalipuolella kahdeksan järjestelmää järjestelmät eivät keskustele keskenään - katselutilassa olevia järjestelmiä listattu - UNA-arkkitehtuurin mukainen on tulevaisuutta - vanhat tiedot saataisiin yksi ratkaisu kaikkiin - sosiaalipalveluiden tilanne keskustellaan syksyllä - UNAssa tehty sosiaalipuolelle paljon määrittelyitä hyödynnettävä tässä - etenemissuunnitelma: 15.8 lähtien tapaamiset ovat parin viikon välein - ryhmässä mietitään myös arkistointia ja vanhojen tietojen hyödyntämistä Muut Sote tietojärjestelmät, vastuuhenkilö Timo Lilja - kokoustettu kaksi kertaa - kyselyn yhteenveto tehty, 141 järjestelmää tiedossa määrä kasvaa vielä - seuraavaksi järjestelmien ryhmitteleminen - mietitty kustannuksia joistakin ei tule kustannuksia - arkistointikuvio tulee vastaan koko ajan
- ei tiedetä prosesseja, mitä tutkimuksia keskitetään alueella tulevaisuudessa, keskitetäänkö? - suhteellisen selkeä toimiala, toimintatapojen miettimistä ja arkistoinnin miettimistä - lomien jälkeen aletaan miettiä kunnolla asioita Tietojohtaminen, vastuuhenkilö Seija Peitso - kyselyt on tehty, yhteenveto tehty, ei vielä analysoitu - 49 vastausta tuli yleiseen kyselyyn - Eskoosta ja 6sotesta ei tullut vastauksia ollenkaan - kysymykset olisi pitänyt asetella ehkä tarkemmin liian laajoja - viimeisetkin raportointiin liittyvät vastaukset tulivat tänään - valmiiksi pureskeltuja tietoja kaivataan monessakin vastauksessa - jatko: toimeksiannon rajaus tarvitaan, mikä on tietojohtamisen työryhmän tehtävä? Miten limittyy muiden työryhmien kanssa, ettei tehdä päällekkäistä työtä? - yhteistyö muiden Sote-valmistelutyöryhmien kanssa liitteen 2 viimeinen dia - rajaus: jos on tietty arkkitehtuuri taustalla, mikä otetaan käyttöön - etenemissuunnitelma: aikataulu on tiukka, analysointi elokuun alussa, suunnitelma syyskuussa valmiina, viitekehystä alettava miettimään nyt, lokakuussa migraatiosuunnitelma Hallinnolliset järjestelmät, vastuuhenkilö Paula Luoma (Liite) - kolme kokousta ollut - jaettu 10 osa-alueeseen, nimetty ryhmän sisältä vastuuhenkilöt - toimenpide 1. koottu järjestelmät: 10 osa-alueiden mukaista taulukkoa kerätään lisää tietoa mietitty kysymyksiä, tietojen kerääminen meneillään - toimenpide 2:tavoitetilan määrittely hyödynnetään suositusta jh 179 - vaatimusten tarkkuustaso mietittävä - toimintapolku jolla päästään tavoitetilaan? - etenemissuunnitelma: otetaan kantaa siihen onko nykyisistä järjestelmistä joku, jota voidaan suositella, työvaliokunta voi ottaa kantaa, vai onko ryhmällä valtuutus päättää, että järjestelmä x otetaan käyttöön koko alueella Ari totesi, että olisi hyvä jos olisi joku lähtöjärjestelmä olemassa, jatkoryhmän työskentely helpottuisi, jos voisi rakentaa vanhan päälle. Tuula sanoi, että on mietittävä mahdollisia irtisanottavia järjestelmiä ja yhteenvedossa on huomioitava, jos UNAsta tullut jo tietoa. Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri, vastuuhenkilö Teemu Haukilehto (Liite) - ensimmäinen kokous maanantaina 20.6 - prosessien kartoitus, organisaatiokohtaiset haastattelut parhaat käyttöön - maanantain kokouksen yhteenveto jakoon kaikille projektiryhmäläisille - maanantaina myös arkkitehtuuri järjestäytyminen - arkkitehtuuri: jh 179 kuvausmenetelmä pohjana - mietittävä arkkitehtuuria alhaalta ylöspäin - konsultin suhteen ei ole edetty asiassa kuka maksaa, konsulttia ei jäädä enää odottelemaan Yleistä: - työvaliokunnan kokous 19.8 Tuulan koottava tähän kokoukseen ryhmien kipukohdat ja osallistuttava kokoukseen kaikki kysymykset koottava - väliraportin deadline 30.6, syksyllä voi elokuun aikana täydentää
- 12.9 klo 9.00 EP Sote Digitalisaatio ja ICT ryhmä Tuula ja Ari miettivät agendaa 5. Etenemissuunnitelmat Malli Paulan malli selkeä hyväksyttiin malliksi Viitekehys jhs, tietojärjestelmäpalvelut, UNA, digitaalinen palveluarkkitehtuuri, kun mallia tekee, olisi hyvä, että sitoisi sen johonkin viitekehykseen - pitääkö meillä olla yksi viitekehys vai voiko kukin tehdä oman työryhmänsä näköisen - mikä on kuvaustapa: ei rajata liikaa - kuvallista informaatiota tarvitaan enemmän - palataan asiaan, kun on aiheellista - kukin ryhmä kertoo mihin viitekehykseen perustuu ja jonkin tyyppinen esitys seuraavaan kokoukseen Esille tulleet selvitettävät asiat mm. sopimukset Tuula kertoi, että on selvitetty olemassa olevia sopimuksia mm. talousasiat ja kiinteistöt. Tietojärjestelmiin ja verkkoihin liittyviä sopimuksia ei pystytä selvittämään huomioitava näissä ryhmissä. 6. Yhteistyö muiden työryhmien kanssa (Liite 2) - alatyöryhmien vetäjien ja toisten ryhmien vetäjien kanssa tapaamiset - 12.9 digiloikka ja Sote ICT yhteiskokouksessa hoituu siinä Kartoitettu alueellista yhteistyöryhmää 16.9 sopii nyt useimmille työryhmien vetäjille, selviää mitä toisessa ryhmässä tehdään, miten suhteutuu minun ryhmään ym. On kuitenkin melko myöhäinen Tärkeimmät yhteistyökumppanit Sote ICT-ryhmien kannalta Tuula tehnyt ryhmittelyt, kaikkien ei tarvitse olla kaikkien kanssa tekemisissä. Myös ICT-ryhmien omien alatyöryhmien tulee keskustella keskenään. Tuula kokoaa 19.8 työvaliokunnan kokouksen jälkeen työryhmien vetäjät yhteen. Ryhmänvetäjien kokous sovittu jo 24.8 (varalla). 7. Väliraportin toteutus Tuula kertoi, että väliraporttipohja ei ole vielä valmis. Tavoitteena on, että 30.6 on jotain esitettävää. Sovittiin palaveri 27.6.2016 (lync-kutsu lähtenyt). Missä muodossa tältä ryhmältä asiat, kun on kuusi alatyöryhmää. Miska Kaihlamäki sanoi, että kuva tai taulukko olisi hyvä, ne ovat helposti omaksuttavia muotoja. Työryhmältä voi tulla 1-2 diaa (tai enemmän), ei väliä, kun vain asia tulee ilmi. Väliraportin kannalta tärkeää tiivistää asioita, työryhmän kannalta kaikkein tärkeimmät asiat, varsinkin ne joihin kaivataan linjauksia. Väliraportin toimitus 30.6 Miskalle ja Harrille. Tarkennukset raporttiin voi tehdä elokuussa, tähän ei ole sovittuna tarkkaa deadlinea.
Ari poistui kokouksesta klo 15.53. 8. Muut asiat Teemaseminaari 12.9.2016 (digitalisaatio ja Sote ICT) - 2.8 klo 13.00 kokous johon ICT työryhmältä halutaan edustajaa ja miettimään agendaa 12.9 päivää varten, Paula osallistuu, myös projektiryhmän puolesta - 12.8 on digiloikka-ryhmän seuraava kokous Tuula osallistuu Tiedote (Liite 3) Uusista verkkosivuista on tullut tiedote. Satu laittaa Miskalle sähköpostia miska.kaihlamaki@seinajoki.fi ja pyytää tunnukset Tuulalle ja itselle. Satu vie jatkossa materiaalit sivuille. Epshp:n Potra sivusto Avautuu Epshp:n ulkopuolisille henkilöille viikolla 25. 9. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 8.9.2016 Mediwestissä, 6 krs. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.00 / 2016 Seinäjoella / 2016 Anna-Kaisa Pusa puheenjohtaja Satu Niemi sihteeri