SOTE-uudistuksen ICT-työryhmä. Selvitysraportti / Tuula Ristimäki

Transkriptio

1 SOTE-uudistuksen ICT-työryhmä Selvitysraportti / Tuula Ristimäki

2 Sisältö Taustaa: tehtävä, rajaukset organisointi, organisaatiot: diat 3-10 Perustietotekniikka ja infra: diat Sote-asiakastietojärjestelmät: diat Muut sote-tietojärjestelmät: diat Tietojohtaminen: diat Hallinnolliset järjestelmät: diat Arkkitehtuuri ja tietohallinnon prosessit: diat Vanhojen tietojen arkistointi ja saatavuus: dia 61 SOTE-ICT- työryhmän suosituksia jatkotoimenpiteiksi: dia 62 Arvioita kustannuksista diat Alatyöryhmäkohtaiset esitykset sisältävät tavoitetilan määrittelyn ja jatkosuunnitelmia ja suosituksia kunkin osa-alueen osalta. Siirtymävaiheella esityksessä tarkoitetaan pääsääntöisesti valmisteluaikaa ennen SOTE:n syntyä 2019 Työryhmän etenemissuunnitelmat löytyvät Etelä-Pohjanmaan ICT-projektin projektisuunnitelma löytyy SOTE- ja maakuntauudistuksen www-sivuilta osoitteesta ep2019.fi.

3 SOTE-ICT-työryhmän tarkoitus ja tavoitteet SOTE-ICT-työryhmän tehtävänä on luoda toimintamalleja ja suunnitelma, joilla varmistetaan tehokkaat sekä asiakas- ja käyttäjälähtöiset ICT-palvelut uudessa palvelurakenteessa. ICT-palvelut ovat kriittinen tekijä sote-palveluiden tuottamisessa. Työryhmän tehtävänä oli suunnitella operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan toteutusmalli alueelle suunnitella uuden organisaation tietohallinnon toimintaprosessit, arkkitehtuuri ja tietojärjestelmärakenne varmistaa palvelurakenneuudistuksen toteutuksen yhteydessä asiakas- ja potilastietojen saatavuus tukea digitalisaation edistämistä ja vastata tietojohtamisen tarpeisiin tulevaisuuden SOTE-ympäristössä seurata muista työryhmistä tulevia ICT tarpeita, joiden toteutus tulee ICT:n avulla suunnitella. Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevaisuudessa tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista.

4 Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT työryhmän taustaa Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmän työ käynnistyi toukokuussa 2016 ja selvitysraportti valmistui 12/2016 Selvitysraportti sisältää suosituksia, joiden nojalla tulevaa sote-ict:tä voidaan kehittää jo ennen Etelä-Pohjanmaan SOTE:n 2019 ja sen jälkeen Alatyöryhmien tehtävä, eteneminen ja tulevaisuuden tavoitetila on kuvattu kunkin työryhmän osalta SOTE-ICT -sopimusten analyysi valmistuu myöhemmin Laajempi selvitysraportti liitteineen toimitetaan Työvaliokunnalle

5 Keskeisiä riippuvuuksia ja rajauksia Etelä-pohjanmaan SOTE-ICT:n selvitysvaiheessa ei vielä ole voitu huomioida riittävästi mahdollisia palvelukeskuksille siirtyviä tehtäviä eikä rajanvetoja mm. järjestäjän ja julkisen tuottajan välillä, eikä myöskään valinnanvapauden ja/tai yhtiöittämisen vaikutuksia Tuleva lainsäädäntö voi merkitä korjaavia toimenpiteitä UNA-hankkeen vaatimukset mm. uudistamisvaihtoehtojen sekä UNAytimen kilpailutus ja tarkempi suunnitelma tulevat vaikuttamaan alueelliseen SOTE-tietojärjestelmien kokonaisuuteen Muiden SOTE-työryhmien prosessikuvaukset Kaikki edellä mainitut tekijät on jatkossa huomioitava ja selvitysraportin tavoitetilat ja suunnitelmat tarkennettava niiden pohjalta

6 Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT:n selvitysvaiheen organisointi

7 SOTE-ICT -projektiryhmä Nimin sosiaa Rooli Organisaatio Harri Jokiranta projektinjohtaja, Etelä-Pohjanmaan SOTE Anna-Kaisa Pusa puheenjohtaja kuntayhtymän johtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja Eskoon sos.palv ky Ari Pätsi tietohallintojohtaja Epshp Arto Näsi tietohallintojohtaja, Seinäjoen kaupunki Timo Turja atk-suunnittelija Lapuan kaupunki Teemu Haukilehto pääarkkitehti, tietohallinto Epshp Jarmo Haukilahti tietojärjestelmäsuunnittelija Epshp Timo Lilja pääsuunnittelija tietohallinto Epshp Seija Peitso talousjohtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Paula Luoma tietojärjestelmäasiantuntija Seinäjoen kaupunki Ismo Ala-Pantti järjestelmäpäällikkö Seinäjoen kaupunki koordinaattori, Tuula Ristimäki tietojärjestelmäarkkitehti, tietohallinto Epshp Satu Niemi sihteeri Eptek Hanna Uitto sopimusselvitys EPSHP

8 Aikataulu UNA-jatkohanke Muut Etelä-Pohjanmaan Sote-työryhmät Lainsäädäntö Kansalliset toimijat ja ohjeistus

9 Työryhmien kokousmäärät Työryhmien kokoukset Projektiryhmä, 7 kokousta Työryhmien vetäjien kokoukset, 8 kokousta Ismo Ala-Pantti Jarmo Haukilahti Timo Lilja Paula Luoma Seija Peitso Teemu Haukilehto Perustietotekniikka ja infra -Työasemat: 8 kokousta -Konesalipalvelut: 8 kokousta -Verkot: 7 kokousta Asiakastietojärjestelmät 8 kokousta Muut sotetietojärjestelmät 7 kokousta 2 hammaslääkärien kokousta Hallinnolliset järjestelmät 11 kokousta 2 yritysten esittelytilaisuutta Tietojohtaminen 5 kokousta pientyöryhmät useampia kertoja Arkkitehtuuri 4 kokousta Yhteistyökokous muiden työryhmien kanssa, 2 kokousta

10 Selvitykseen osallistuneet organisaatiot Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Ilmajoen kunta (sosiaalipalvelut) Isonkyrön kunta Seinäjoen kaupunki Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Lapuan kaupunki Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Kuntayhtymä Kaksineuvoinen ärvi-pohjanmaan perusturva (Alajärven kaupunki, Vimpelin ja Soinin kunnat)

11 Perustietotekniikka ja infra

12 Perustietotekniikka ja infraalatyöryhmän toimeksianto ja toteutus Perustietotekniikka ja infra -alatyöryhmän tehtävänä oli perustietotekniikan toiminnan ja rakenteen suunnittelu SOTE-ICT:n toimintaprosesseihin Alatyöryhmässä selvitettiin yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien perustietotekniikan nykytilanne ja laadittiin kokonaisvaltainen suunnitelma uuden Etelä-pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT-toiminnan perustietotekniikan rakenteeksi Kartoituksen pohjalta suunniteltiin yhteisiä suosituksia, joita noudattamalla vuosina voitaisiin varmistaa, että SOTEuudistuksen voimaantullessa alueella olisi mahdollisimman yhtenäinen ja keskenään yhteensopiva laitekanta työasemien ja oheislaitteiden osalta.

13 Työasemat ja oheislaitteet Nykytilan kartoituksen pohjalta suunniteltiin yhteisiä suosituksia, joita noudattamalla vuosina voitaisiin varmistaa, että SOTE-uudistuksen voimaantullessa alueella olisi mahdollisimman yhtenäinen ja keskenään yhteensopiva laitekanta työasemien ja oheislaitteiden osalta Tavoitetila Laitteiden hallinnan yksinkertaistamiseksi tulee pyrkiä mahdollisimman korkeaan vakiointi- ja virtualisointiasteeseen. Tämä koskee sekä työasemia, tulostimia että mobiililaitteita, koska yhtenäinen laitekanta ja tarkasti määritellyt käytännöt helpottavat käyttöönottoa, käytettävyyttä ja ylläpitoa. Työasemiin asennettavien varus- ja sovellusohjelmistojen määrä tulee pitää mahdollisimman pienenä. Ylläpidon tehostamiseksi työasemien varusohjelmistojen asentamisessa hyödynnetään keskitettyä jakelujärjestelmää. Tulostimissa suositaan verkkotulostimia. Työasemia uusitaan suunnitellusti seuraavan kahden vuoden aikana Työryhmän tarkempia suosituksia on Selvitysraportissa 12/2016

14 Etenemissuunnitelma/Työasemat Sovellusvirtualisointiympäristön suunnittelu, testaus ja käyttöönoton aloitus alkuvuosi loppu Tarvittavien ohjelmistolisenssien kartoitus syksy 2017 alkaen Toimipistekohtaisten laitetarpeiden kartoitus syksy 2017 kesä 2018 Hankintakanavan ja -tavan valinta syksy 2017 Turvatulostusratkaisun selvittäminen, valinta ja käyttöönoton aloitus syksy loppu Työasemien ja tulostinten asentaminen uuteen ympäristöön (rinnakkain verkkojen rakentamisen kanssa) syksy 2018 Käyttäjien henkilökohtaisten ja yhteiskäyttöisten tiedostojen siirtäminen syksy

15 Jatkotoimenpiteet/työasemat

16 Muuta huomioitavaa toisille työryhmille - Mm. puhelinjärjestelmät, hoitajakutsut, hälytysjärjestelmät, kulunvalvonta, kiinteistöautomaatio, työajanseuranta sekä videovalvonta vaativat palvelinresursseja, mutta itse järjestelmien osalta selvittäminen on muiden työryhmien tehtävä. - Lääkintälaitejärjestelmät ja IoT-laitteet eivät ole tämän työryhmän selvityksen piirissä - Työryhmät ylittävät kokonaisintegraatiot on huomioitava jatkoselvittelyssä. Esim. henkilöstöhallinnosta on jatkossakin saatava tietoa työsuhteista, jotta tunnuksia voidaan hallinnoida automaattisesti. Myös tietosuojan ja tietoturvan valvontaa varten tarvitaan tietoa sekä kulunvalvonnasta, työvuorosuunnittelusta että henkilöstöhallinnosta jne. - Riittävästä henkilöstöresurssista asioiden toteuttamiseksi tulee huolehtia. Lisäksi on mietittävä, millä kasvavaa työmäärää voidaan helpottaa (automatisointi, itsepalvelu, ostopalveluiden lisääminen ym.)

17 Konesalipalvelut Epshp:n konesali- ja toimialueympäristö siirtyy uuden SOTE-toimijan käyttöön. Sitä voidaan käyttää uuden ympäristön pohjaratkaisuna. Konesaleilla on hyvä sijainti keskellä maakuntaa Seinäjoella keskussairaalan yhteydessä. SOTE-toiminnan kannalta tietojärjestelmien toimivuus ja tietojen saatavuus on erittäin kriittistä poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa. Työryhmä jakoi siirtymävaiheen kahteen osaan: ensimmäisessä vaiheessa uuden organisaation ICT rakentuu ja nykyiset järjestelmät ovat vielä käytössä. Jälkimmäisen siirtymävaiheen aikana järjestelmien siirto jatkuu ja tuotantokäytöstä poistuvia järjestelmiä arkistoidaan tai ne ovat katselukäytössä. Työryhmän tarkempia suosituksia on Selvitysraportissa 12/2016

18 Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet/konesalipalvelut Eskoon konesalin siirto Epshp:n tiloihin ja verkkomuutokset Tulevan toimialuerakenteen suunnittelu ja toteutus Seinäjoen potilastietojärjestelmän siirto EP-Pottiin vuosi 2017 Epshp:n virtualisointialustan uusiminen ja tallennuskapasiteetin lisäys Lisenssiomaisuuden läpikäynti ja siirto uudelle organisaatiolle loppuvuosi 2016 alkuvuosi 2017 kevät loppu kevät 2017 syksy loppu Palvelinlaitteiden ja järjestelmien keskittäminen syksy 2017

19 Tietoverkot Tavoitetila Työryhmä suosittaa palvelinten keskittämistä yhteen konesalikokonaisuuteen Keskittäminen edistää valvontaa, turvallisuutta ja tietosuojaa sekä vaikuttaa kustannuksiin Verkon rakenne kannattaa suunnitella keskitetyksi Ulkoiset Internet-yhteydet toteutetaan keskitetysti yhdestä pisteestä Työryhmä suosittelee myös verkon aktiivilaitteiden osalta yhtenäistä laite-infraa, jolloinverkon hallinta olisi yksinkertaisempaa Runkoverkon tulee olla kahdennettu kriittisiin toimipisteisiin Tietoliikenteen miniminopeus toimipisteisiin olisi 10/10 Mbps ja kasvaa suhteessa käyttäjämääriin Työryhmän tarkempia suosituksia on Selvitysraportissa 12/2016

20 Verkkojen toteutus- ja hallintavaihtoehdot Työryhmä päätyi ehdottamaan ratkaisua, jossa verkon rakentaminen ja hallinta on mahdollista toteuttaa verkon fyysinen rakentaminen ja valvonta hankitaan ostopalveluna laitteiden vuokraus tai omistus, SOTE-toimija määrittelee laitteiden tason hallinta (yhdellä työkalulla) ja suunnittelu tulevalla SOTE-toimijalla Hallinnan pitäminen omissa käsissä mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin ja ongelmatilanteisiin Ratkaisu on kustannustehokas. Fyysisen verkon rakentaminen itse vaatisi huomattavasti lisäresursseja, joten se ei tule kyseeseen Siirtymävaiheen (v ) aikana aloitettaisiin verkkoinfran suunnittelu, valmistelu ja vaiheittainen käyttöönotto Infraa valmisteltaisiin vuoden 2018 aikana esim. tuomalla sitä kiinteistöissä sijaitseviin kytkentäpisteisiin Siirtyminen tehtäisiin toimipisteittäin siten, että samalla huomioidaan työasema- ja palvelininframuutokset/-uusinnat

21 Etenemissuunnitelma/verkot Suunnittelu, verkon perusarkkitehtuuri alkuvuosi Laitetilojen kartoitus ja dokumentointi vuosi 2017 Kilpailuttaminen (laitteet, henkilötyö, palveluntarjoaja) loppuvuosi 2017 alkuvuosi 2018 Toteutus vuosi 2018 keväästä eteenpäin, mikäli rahoitusta on käytettävissä. Kesto riippuu henkilöresurssien määrästä.

22 Jatkotoimenpiteet/verkot

23 SOTE- asiakastietojärjestelmät

24 Asiakastietojärjestelmätyöryhmän toimeksianto Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu Tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTEn:n sosiaali- ja terveydenhuollon prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä toimintaprosesseista, sähköisestä arkistoinnista ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista Nykytilassa maakunnan terveydenhuollon yksiköillä on kolme eri pääjärjestelmää käytössä. Suurin järjestelmä on EP-Potti Effica, jota käyttää sairaanhoitopiirin lisäksi kuusi (6) perusterveydenhuollon organisaatiota. Seinäjoen terveyskeskuksella on käytössä oma Effica potilastietojärjestelmä ja Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymällä (Eskoo) oma Sosiaalihuollolla on käytössä yhdeksän (9) eri tietokantaa ja kolme eri järjestelmää Muita järjestelmiä ovat mm. sähköisen asioinnin ratkaisu sekä sairaalainfektioiden seurantajärjestelmä

25 Asiakastietojärjestelmien tavoitetila Tulevaisuuden tavoitetilassa työryhmän näkemyksen mukaan, koko maakunnalla on käytössä yksi yhteinen UNA-arkkitehtuurin mukainen modulaarinen hyvinvointijärjestelmä Lähtökohtana on asiakkaan palvelu ja hoito. Kaikkea kehittämistä tarkastellaan tästä lähtökohdasta sekä palveluprosessien näkökulmasta. Asiakkaan osallistumista omaan palveluunsa tulee tukea järjestelmäkehityksen avulla. Asiakaan palvelu voidaan toteuttaa useilla eri moduuleilla palvelusuunnitelman mukaisesti

26 UNA uudistamisen tiekartta

27 Siirtyminen järjestelmänäkökulmasta migraation kautta tulevaisuuden modulaariseen SOTE-palvelujärjestelmäkokonaisuuteen

28 Etenemissuunnitelma Terveydenhuollon eteneminen yhteiseen tietokantaan/vaihtoehdot - alempi, mikäli nykyratkaisussa ei teknisesti mahdollista Sosiaalihuollon osalta vaihtoehtona edetä nykyisillä järjestelmillä, kunnes UNA-kilpailutuksella saadaan uusi järjestelmä tai Valmistella yhtenäiseen järjestelmään siirtymistä vuoden 2019 alussa, kunnes UNA-kilpailutuksella saadaan uusi järjestelmä Ensihoidon järjestelmän käyttöönotto Kotihoidon ratkaisut ja sähköisen asioinnin suunnittelu

29 Jatkotehtäviä

30 Muut SOTE tietojärjestelmät

31 Toimeksianto Muilla SOTE-tietojärjestelmillä tarkoitetaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon operatiivisessa toiminnassa käytettäviä erillisjärjestelmiä Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu Työryhmässä selvitettiin yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot

32 Radiologian järjestelmiä

33 Muita järjestelmiä Laboratoriojärjestelmät Keskeisimmät laboratorio-ohjelmistot EP:n alueella ovat Tieto Oyj:n Effica Laboratorio, Effica Mikrobiologia sekä Qpati (patologian tutkimukset) Laboratorio yhteydet muihin organisaatioihin hoidetaan HL7 ohjelmiston kautta Ekg-tutkimuksia tallennetaan tällä hetkellä useaan eri järjestelmään Tieto Oyj:n Effican suun terveydenhuollon osio Hammaskuvantamisen osuus vaihtelee organisaatioittain mutta kuvat tallentuvat yhteiseen Epshp:n ylläpitämään kuva-arkistoon Terveysportti Physiotools-ohjelmisto on käytössä kaikissa organisaatioissa Spirometria-laitteistoista suurin osa on Medikro Oy:n Tarkemmat tiedot Selvitysraportti 12/2016 ja liitteet

34 Tavoitetila/laboratorio

35 Tavoitetila/Ekg-tutkimukset

36 Tavoitetila/Hammaskuvantaminen

37 Ehdotus tutkimustietojen tallennusprosessista

38 Etenemissuunnitelma Työryhmän tekemien suositusten mukaisia toimia aloitetaan Tehdään suunnitelma Terveysportin eri osioiden käytöstä ja alueella (kliinikot) ja mm. Physiotools ohjelmiston suositus (asiantuntijat) Siirtymäkaudella hankitaan ainoastaan sellaisia tutkimuslaitteita ja niihin liittyviä tietojärjestelmiä, jotka ovat yhteensopivia nykyisten ja tulevien ohjelmistojen kautta Hankintasopimuksissa on huomioitava lisäksi siirtopykälät ja palvelutasovaatimukset nykyisiltä organisaatioilta Alatyöryhmä ehdottaa, että tutkimuslaitteet ja niihin liittyvät järjestelmät hankittaisiin siirtymäaikana yhteishankintoina ja kilpailutuksen järjestäisi nykyisen yhteistoimintasopimukseen liittyen Epshp:n hankintatoimisto. (tai mahdollinen maakunnan logistiikka-osakeyhtiö) Työryhmä laati suosituksia hankintojen vaatimuksista: Yleisimmät tekniset vaatimukset Ehdotus palvelutasovaatimuksista (sla)

39 Tietojohtaminen

40 Toimeksianto Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT Tietojohtamisen työryhmän tehtävänä on tehdä suunnitelma tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista. Työryhmän tehtävänä on suunnitella tekniset ja järjestelmärakenteelliset keinot ja menetelmät tuottaa Etelä- Pohjanmaan SOTE:n eri toimintatasoille johtamisen työkaluina tarvittava informaatio. Huomioon on otettava valtakunnalliset linjaukset ja mittarit mm. palvelupakettien, läpinäkyvyyden, vertailtavuuden ja tuloksellisuuden sekä vaikuttavuuden suhteen. Lisäksi suunnitelmassa on otettava huomioon UNA-hankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä mahdollisen UNA-ytimen hankinta ja tarkempi sisältö

41 Tietojohtaminen Tietojohtaminen/tiedolla johtaminen on strategisen johtamisen työkalu Nykytila (kysely) tietojohtamisen yleistä tilaa organisaatioissa ja toisaalta raportoinnin tilaa kyselyn ja taustaselvityksen nojalla koottiin kehittämiskohteita

42 Kehittämiskohteita Strateginen ohjaus Strategisten tavoitteiden toteutumisen seuranta, Johdon tilannekuva Systemaattisuus Herätteet mm. poikkeamista, reagointia vaativista tilanteista Palvelujen ohjausmekanismit Tietojen hajanaisuus ja yhdistettävyys/eri järjestelmät (esim. paljon palveluja käyttävät asiakkaat) Asiakassegmentoinnin tarpeet Operatiivinen tilannekuva, resurssien kuormitustilanne ja -ennuste Prosessien kustannuslaskenta Herätteet/hälytykset/kutsut Tietotuotannon ohjaus Ydintietojen määrittely ja hallinta Kirjaamisvaiheessa annetaan kaikki tarvittavat tunnisteet mm. automatisaatiota hyödyntäen Asiakasprosessin vaiheiden väliset tietovirrat palvelevat saumattoman toiminnan tavoitteita ja Integraatiorajapinnat mahdollisimman yleiset ja standardien mukaiset Tietohallinto mittaristo ja vakioidut raportit kaikille organisaatiotasoille kokonaiskuvan hahmottaminen omalta organisaatiotasolta, tiedon visuaalisuuden kehittäminen tietojen yhdistäminen ulkopuoliseen aineistoon Ennustepalvelu ja vaikuttavuustiedon määrittely Kansalliset vaatimukset

43 Tietojohtamisen toiminnallisuuksia

44

45 Päätietoryhmät ja tietotarpeet Keskeisiä päätietoryhmiä, niiden lähdejärjestelmiä sekä niiden avulla tuotettavia eri toimijoiden mittareita ja indikaattoreita on kuvattu päätietoryhmätaulukossa jo tiedon hyödyntämistarpeissa tulee huomioida tiedon käsittelymalli (mitä tietoa ja miten tulee käsitellä, yhdistää tai analysoida oikean tiedon tuottamiseksi)

46 Tavoitetilaan liittyviä muita tarpeita Edellä kuvattujen toiminnallisuuksien ja tietoryhmien kuvauksen lisäksi - kuvattiin keskeiset tietojärjestelmäpalvelut (Selvitysraportissa 12/2016) MasterData - kuvattin ja jatkossa tulee sopia keskeistä ydintiedoista (Master Data) SOTE-ympäristössä - ratkaista alueellisen väliaikaisen henkilötunnisteen ylläpito - SOTE-tietotuotannon ohjaus ja päätöksenteko - prosessiohjaus - tiedon käsittelysäännöt - tietotuotannon yhdenmukaistaminen - jakelu - tietojohtamisen hallintamalli ja kehittämisen ohjaus

47 Jatkosuunnitelma

48 Hallinnolliset järjestelmät

49 Alatyöryhmän toimeksianto Alatyöryhmän tehtävänä oli tuottaa hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot Selvitysten pohjalta tavoitteena oli laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n hallinnon ja sen eri tukipalvelujen prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä tietojärjestelmien toimintaprosesseista, ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista

50 Kartoituksen osa-alueet Nykytilan selvitystä tehtiin seuraavien osa-alueiden näkökulmasta: Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kiinteistöjen hallinta Turvallisuuden hallinta Hankinta ja varasto Logistiikka Tiedonhallinta, päätöksenteko, asianhallinta Markkinointi ja viestintä Puhelujen ja kutsujen hallinta Ruokapalveluiden hallinta

51 Viitekehys

52

53 Tavoitetilan määrittely Tavoitetila ja johtopäätökset löytyvät tarkemmin raportista SOTE-ICT Selvitysraportti 12/2016 Huomioitava on, että kuvattu tavoitetila on luonnos, ei lopullinen tavoitetila ja jatkotyössä (organisaation ja sen toiminnan selkiydyttyä) tulee ao. kuvaukset analysoida ja päivittää (tai jopa tehdä kokonaan uudelleen). Kuvaukset eri osa-alueiden toimijoiden tiedoista Prosesseihin liittyvät (maakunta)organisaation sisäiset roolit Prosesseihin liittyvät ulkopuoliset roolit prosessien, tietojen, tietojärjestelmäpalvelujen ja integraatioiden kuvaukset tietojärjestelmäpalvelukartta yhteydet muihin SOTE-ICT osa-alueisiin Johtopäätökset mahdollisesta etenemisestä on esitetty osa-alueittain sekä yleisesti käyttöönottavien järjestelmien valintaan vaikuttavia tekijöitä Käyttöönottoprojektista (kesto vähintään vuosi)

54 Toimenpiteiden tiekartta

55 Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri

56 Alatyöryhmän toimeksianto Alatyöryhmän tehtävänä on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toimintaprosesseista ja arkkitehtuurista. Toimintaprosessien suunnittelun yhteydessä huomioidaan olemassa olevat mallit ja standardit sekä Etelä-Pohjanmaan SOTE:n toimintaan mahdollisesti suunniteltava laatujärjestelmä Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: tapahtuman hallinta ongelman hallinta muutoksen hallinta konfiguraation hallinta jakelun hallinta laadun hallinta Suunnitellaan toiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyömalli (asiakkuuden hallinta) Lisäksi alatyöryhmä ottaa Kantaa tietohallinnon organisointiin ja hallinnointiin sekä niistä aiheutuviin toimintaprosesseihin.

57 Tavoitetilan määrittely Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toiminnan lähtökohtana on, että ydintoiminnan tarvitsemia tietojärjestelmäkokonaisuuksia, sekä tieto- ja viestintäteknologiaa kehitetään ja tuotetaan prosessimaisesti yhtenä kokonaisuutena tukeutuen kokonaisarkkitehtuuriin laadunhallinnalla (esim. LEAN menetelmillä) sekä kokonaisarkkitehtuurilla vastataan tietojen, toimintaprosessien ja tietojärjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta sekä niiden optimaalisesta kehittämisestä ja käytöstä johtaminen, kehitys, suunnittelu ja tuotanto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa kokonaisprosessina, mikä tarkastelee ydintoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä ja tarpeita

58 SOTE-ICT tietohallinnon pääprosessit ja laadunhallinta SOTE ICT:n tietohallinnon palvelut muodostuvat verkostossa joissa on useita sidosryhmiä, toimittajia ja palveluntarjoajia. Palveluiden laadun takaaminen ja monitoimijaympäristön hallinta edellyttää toimivia prosesseja kaikilta toimijoilta Laadunhallinnan tavoitteena on tietohallinnon toiminnan parantaminen sekä sen kehittäminen. Tavoitteet saavuttamalla päästään lopputulokseen, josta seuraa tyytyväisemmät asiakkaat sekä työntekijät, parempi palvelujen saatavuus pienemmillä ja paremmin tiedostetuilla riskeillä sekä työn tehokkuuden kasvaminen paremman dokumentoinnin sekä turhien työtehtävien tunnistamisen ja poistamisen avulla

59 SOTE-ICT:n tietohallinnon organisaatiorakenne SOTE-ICT:n tietohallinnon organisaatio muodostetaan tukemaan prosessimaista toimintaa, laadukasta palveluiden tuottamista ja toiminaan jatkuvuuden turvaamista

60 Arkkitehtuuri SOTE-ICT arkkitehtuuri tukeutuu kansallisesti yhteistyössä määritettyihin arkkitehtuurilinjauksiin ja viitekehyksiin UNA Kansallinen palveluarkkitehtuuri (KAPA) Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri (Kajakkiprojekti) Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT arkkitehtuurissa kansalaiselle tuottamat palvelut muodostuvat prosesseissa joita tuetaan ICT:n ja digitalisaation avulla Kohdearkkitehtuurit muodostavat yhdessä kokonaisuuden jonka avulla palveluja voidaan tuottaa asiakkaille hallittavasti. Teknologiaalustat mahdollistaa palvelujen tuottamisen ja takaa jatkuvuuden ja palveluiden korkean saatavuuden kustannustehokkaalla tavalla.

61 Vanhojen tietojen arkistointi ja saatavuus Hallinnolliset järjestelmät Hallinnollisten järjestelmien osalta tulee ratkaista sekä pitkäaikainen että pysyvä arkistointi osaaluekohtaisesti, koska säilytysajat vaihte levat Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmiin liittyen arkistolaitos antoi päätöksen diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä sähköisessä muodossa Vastuu vanhojen tietojen säilyttämisestä siirtyy toiminnan jatkajalle/jatkajille Arkistointivaihtoehdoista työryhmä ehdottaa, että arkistoidaan vanhat tiedot erilliseen arkistointijärjestelmään (tai yhdessä erilaisten vaihtoehtojen, kuten konvertointi uuteen, paperi, vanha järjestelmä) SOTE-järjestelmien vanhat tiedot SOTE-tietojen osalta työryhmä on tehnyt yhteisen ehdotuksen työvaliokunnalle vanhojen SOTEtietojen arkistoinnista X-archiveen, josta siirto Kean Potilastiedon arkistoon myöhemmin Organisaatioilla on tällä hetkellä olemassa monia vanhoja järjestelmiä, joista tietoa katsellaan vaihtelevasti Sähköiset potilastiedot, jotka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa, ovat pitkään tai pysyvästi säilytettäviä tietoja. Potilastietojen pysyväissäilytykseen ei ole saatavissa säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille Kela:n Potilastiedon arkistossa nämä tiedot voidaan säilyttää pysyvästi, tällöin organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu Kustannukset arkistoinnista dialla 66

62 SOTE-ICT- työryhmän suosituksia jatkotoimenpiteiksi Jatkotyöryhmäehdotusta tehtävänä alatyöryhmissä tehtyjen selvitysten ja jatkosuunnitelmien toteutus Perustietotekniikka ja infra -alatyöryhmä jatkaisi ICT-teknologian alatyöryhmänä suunnitelmien toteuttamiseksi ja huolehtii alueellisen infrastruktuurin yhtenäistämisestä. Alatyöryhmän tulisi koordinoida ja konsultoida alueella tehtävien ICT-infra -hankintojen osalta siirtymävaiheessa siten, että hankinnat tukevat tulevan SOTE:n arkkitehtuuria ja tavoitetilaa SOTE tietojärjestelmä alatyöryhmään yhdistetään muut SOTE tietojärjestelmät työryhmä, koska yhtenäiset järjestelmät tukevat asiakas- ja potilastiedon yhtenäistä käsittelyä ja tulevia prosesseja sekä modulaarista tietojärjestelmäarkkitehtuuria. Alatyöryhmä voisi koordinoida ja konsultoida alueella tehtävä järjestelmä-/ohjelmisto hankintoja siten, että sopimuksien sisältämät vaatimukset ja järjestelmäarkkitehtuuri ovat yhtenäisiä tavoitetilan kanssa (kts. suositukset Muut potilastietojärjestelmät liitteet 3-4 Tietojohtamisen alatyöryhmä jatkaisi Asiakkuuden hallinta sekä toiminnan ja tuotannon ohjaustyöryhmänä, joka keskittyy tietojohtamisen tietojärjestelmiin ja tietoarkkitehtuuriin. Raportointitarpeisiin ja vastuisiin liittyvät tehtävät siirrettäisiin tietotuotannon työryhmälle. Tietohallinto ja arkkitehtuuri -työryhmä jatkaa tietohallinnon ja sen prosessien kehittämistä suunnitelman mukaisesti sekä huolehtii arkkitehtuurin kehittämisestä ja laadunhallinnasta. Hallinnolliset järjestelmät alatyöryhmä jatkaisi Muut organisaation toimintaan liittyvät järjestelmät - alatyöryhmänä. Tehtävänä olisi kehittäminen ja koordinointi yhteistyössä maakunnan tukipalveluiden kanssa, kun tarkemmin voidaan kuvata toimintaprosessit ja vastuut sekä palvelukeskuksille siirtyvät tehtävät. Vanhojen tietojen arkistointia varten olisi syytä miettiä omaa valmisteluryhmää, koska siinä tarvitaan organisaatioiden asiantuntemusta laajasti. Tarvittaessa alatyöryhmissä tehtävää työtä tulee jakaa tarkempiin/selkeisiin tehtäviin

63 Arvioita kustannuksista (1) - tuleville ICT -yhtiöille siirtyviä tehtäviä ei vielä ole tarkalla tasolla tehty, joten laskelmia ei esim. Hallinnollisten järjestelmien osalta tehty. Myös SOTE-palvelulaitosten mahdollinen yhtiöittäminen tulee vaikuttamaan kustannuksiin ja ennakointia näiltä osin ei voida tehdä - Kustannushyötyanalyysi SOTE-ICT:n osalta on tekeillä Kuntaliiton toimesta, joten työryhmä päätyi tässä vaiheessa tekemään karkean arvion kustannuksista - Tarkempi analyysi SOTE-ICT:n tämän hetkisistä vuosittaisista kustannuksista tarkennetaan raporttiin, kun analyysi sopimuskyselyistä on tehty. Väliraporttiin arvioitiin vuosittaisten kustannusten olevan 7,5-7,8 miljoonaa euroa (ilman henkilöstö-, investointi- ja leasingkuluja), mikä tämän hetkisen tiedon mukaan on kohtalaisen hyvä arvio - Tarkempi kuvaus arvioista löytyy Selvitysraportin (12/2016) liitteestä 5

64 Arvioita kustannuksista (2) Työasemakustannusten osalta tulee eroa riippuen käytetäänkö leasing- vai ostomallia. Vertailua ei voida tehdä yksinomaan kustannusten perusteella, sillä nämä mallit vaikuttavat myös organisaation tapaan toimia. Työasemat ovat nyt jo iäkkäitä (pääosin 2014 ja vanhempia), tästä johtuen uusintatarve olisi noin 4000 työasemaa seuraavan kahden vuoden aikana) - Työasemien uusinta kustannukset mallista riippumatta ovat n euroa/vuosi. - Mikäli uusitaan siten, että Thin clienteja (esim. 50% työasemista) on käytettäessä kustannukset olisivat euroa/vuosi. - Työasemien varusohjelmistojen lisenssikustannukset ovat arviolta euroa. Jos hankintoja ei seuraavan kahden vuoden aikana tehdä, joudutaan hankinnat tekemään SOTE:n seuraavan kahden vuoden aikana. Laskelma perustuu siihen, että nykyiset toimipisteet säilyvät. Uusittavien työasemien ja tulostimien vaihtotyölle on varattava vähintään 2 henkilötyövuotta Konesaliuudistuksen kustannukset suositusten mukaisesti ovat arviolta euroa. Verkot Jos olemassa olevia yhteyksiä ei voida hyödyntää ja toimipisteiden määrä ja sijainti pysyvät, koko alueelle suhteutettuna tämä tarkoittaisi n. 1, euron kokonaiskustannuksia vuodessa. Lisäksi tulevat perustamiskustannukset, jotka tässä määrässä ovat n Vaihtoehtoisesti voitaisiin arvioida mallia, jossa toimintaa keskitetään osaan kiinteistöjä. Nykyisin kaupungin toimitiloissa olevia toimintoja siirrettäisiin terveydenhuollon palvelujen käytössä oleviin tiloihin, näin vältyttäisiin SOTE:lle siirtyvien palvelujen osalta kaupunkien verkkojen eriyttämisiltä. Jos toimipisteitä esimerkiksi vähennettäisiin neljänneksen, esim. 400:sta 300:een, vähennys pienentäisi tietoliikennekustannuksia n vuodessa ja kertakustannuksia myös

65 Arvioita kustannuksista (3) SOTE- asiakastietojärjestelmän kokonaiskustannuksia - suunniteltujen vuosille uudistusten lisäksi - UNA- hankkeessa on tehty kustannus-hyötyanalyysi, jonka pohjalta on arvioitu, että Etelä-Pohjanmaan SOTE:n alueella (väestöön suhteutettuna) hyvinvointijärjestelmän uudistaminen kokonaisuuden hankinnat tulisivat neljän vuoden aikana maksamaan yli 9, 5 miljoonaa euroa UNA:n kustannus-hyötyanalyysi suhteutettuna väestöön -tarkempi sisältö Selvitysraportin liitteessä 5 Kustannushyötyanalyysissa ei ole UNA-Hanketoimiston kustannuksia mukana, mutta kehittämiskustannuksia on Kuntaliitolla meneillään kustannus-hyötyanalyysi Deloitten kanssa

66 Arvioita kustannuksista (4) Muut SOTE -tietojärjestelmät Muiden SOTE -tietojärjestelmien kehittämis- ja yhtenäistämistarpeet liittyvät pääosin tutkimusjärjestelmien ja prosessien parantamiseen ja potilasturvallisuuden lisäämiseen. Myös Terveysportin yhtenäinen käyttö tukee tätä tavoitetta.. Lisäksi potilasturvallisuutta ehdotetaan lisättäväksi viivakoodillisten potilasrannekkeiden avulla. Lähivuosien uudistamistyön kustannusarvio on yli euroa Tietojohtaminen Tietojohtamiseen liittyvät kustannukset muodostuvat lähinnä alueellisten tietopalveluiden tarpeista Siirtymävaiheen alueellinen raportointi ratkaisun kehitys vaatinee noin euroa. Alueen Master- tiedoille tarvitaan yhtenäinen alusta (koodistopalvelin) noin euroa. Älypalveluiden tarvitsema Data-allas vaatii noin euroa ja tiedolla johtamisen tietovarasto (DW) vaatii noin euroa. Arkistointi (vanhat tiedot) Hallinnollisten järjestelmien osalta tietojärjestelmän liittäminen arkistoon migraation tai integraation euroa/tietokanta sekä lisäksi tulee lähdejärjestelmistä mahdollisesti muodostuvat kustannukset. Myös ohjelmistorobotti on mahdollinen vaihtoehto ( /v) Jos vanhoja tietoja siirrettään 22 eri tietokannasta kustannukset ovat euroa. Asiakastietojärjestelmien osalta vastaavasti on arvioitu tietokannan arkistointikustannusten olevan noin euroa/tietokanta. Jos vanhojen potilastietojärjestelmien tiedot arkistoidaan noin 33 vanhasta kannasta, kustannus on noin euroa ja sosiaalipuolen vastaava 9 tietokannasta noin euroa. Vanhojen tietokantojen osalta on huomioitava vanhojen kantojen nykyiset ylläpitokustannukset ja palvelinkustannukset, joten takaisinmaksuaika on arvioitavissa, kun vuosittaiset käyttökustannukset saadaan analysoitua.

67 Yhteystiedot Tuula Ristimäki tuula.ristimaki at epshp.fi