ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTEICT. Hankesuunnitelma LUONNOS 0.

Transkriptio

1 LIITE 1. TYÖRYHMIEN JÄSENET EP-SOTE ICT 1 (19) ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTEICT Hankesuunnitelma LUONNOS 0.3 Projektiryhmä SIDOSYKSIKÖT Projektikoordinaattori Projektivastuulliset Harri Jokiranta Anna-Kaisa Pusa (puheenjohtaja) Jouni Nummi Ari Pätsi Arto Näsi Timo Turja Teemu Haukilehto Jarmo Haukilahti Timo Lilja Seija Peitso Paula Luoma Tuula Ristimäki Satu Niemi (sihteeri) Tuula Ristimäki Ismo Ala-Pantti, Jarmo Haukilahti, Timo Lilja, Seija Peitso, Paula Luoma, Teemu Haukilehto

2 2 (19) Versio Päiväys Laatija Hyväksynyt <1.0> <pvm> <Nimi> <pvm> <allekirj> MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Tuula Ristimäki Hankesuunnitelma versio 0.1 (TR) TR Hankesuunnitelman stilisointi ja modulaarisuuden lisäys taustaan Ari Pätsin kommenttien nojalla TR Päivitetty suunnitelmaan kohtaan 5 resurssiarviota projektinvetäjien kommenttien mukaisesti

3 3 (19) SISÄLLYSLUETTELO 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ... 5 Tarkoitus ja tavoitteet... 5 Projektin lähtökohdat ja periaatteet... 6 Riippuvuudet ja rajaukset TOTEUTUSSUUNNITELMA JA TYÖRYHMIEN TEHTÄVÄT Perustietotekniikka ja infra Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Sote asiakastietojärjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Muut Sote tietojärjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Tietojohtaminen Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Hallinnolliset -järjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri PROJEKTIN AIKATAULU PROJEKTIN HALLINTA Kokoukset Projektin yhteistyösivusto ja käytetyt menetelmät Riskienhallinta... 16

4 4 (19) Raportointi ja dokumentointi LIITTEET... 17

5 5 (19) 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ Tarkoitus ja tavoitteet Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus-projekti on Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirialueen yhteinen hanke, jota hallinnoi Seinäjoen kaupunki. Projektia varten on nimetty ohjausryhmä ja työvaliokunta, jossa toimivat nykyisten yhteistoiminta-alueiden edustajat, Lapuan ja Seinäjoen sote-edustajat sekä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Eskoon sosiaalipalveluiden kuntayhtymän edustajat. Lisäksi työvaliokuntaan varmistetaan sosiaalialan edustus niiltä yhteistoiminta-alueilta, joilla sosiaalipalvelut eivät ole mukana kuntien yhteistoiminta-alueessa. Projektin (Etelä-Pohjanmaan SOTE) työskentelyä varten on perustettu työryhmiä Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen Lasten, nuorten ja perheiden kasvun tukeminen Digiloikka ICT Taustatieto Kiinteistöt-tila-talous Viestintä Laatu Hallintorakenne Henkilöstö ICT työryhmän tehtävänä on luoda toimintamalleja ja suunnitelma, jolla varmistetaan tehokkaat sekä asiakas- ja käyttäjälähtöiset ICT-palvelut uudessa palvelurakenteessa. ICT-palvelut ovat kriittinen tekijä sote-palveluiden tuottamisessa. ICT-työryhmän tehtävänä on - suunnitella operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan toteutusmalli alueelle - suunnitella uuden organisaation tietohallinnon toimintaprosessit, arkkitehtuuri ja tietojärjestelmärakenne - varmistaa palvelurakenneuudistuksen toteutuksen yhteydessä asiakas- ja potilastietojen saatavuus - tukea digitalisaation edistämistä ja vastata tietojohtamisen tarpeisiin tulevaisuuden Soteympäristössä - seurata muista työryhmistä tulevia ICT tarpeita, joiden toteutus tulee ICT:n avulla suunnitella. Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevaisuudessa tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. Palvelumallit muodostavat arvoketjuja, joilla voidaan vaikuttaa palvelutoiminnan tuottavuuteen ja tehokkuuteen. ICT-työryhmän tulee muodostaa tavoitetila SOTE tietohallinnon digitaalisille palveluille ja siirtymäpolku tavoitetilaan pääsemiseksi. Projekti päättyy

6 6 (19) Projektin lähtökohdat ja periaatteet Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toiminnan lähtökohtana on, että ydintoiminnan tarvitsemia tietojärjestelmäkokonaisuuksia, sekä tieto- ja viestintäteknologiaa kehitetään ja tuotetaan prosessimaisesti yhtenä kokonaisuutena tukeutuen kokonaisarkkitehtuuriin. Laadunhallinnalla (esim LEAN menetelmillä) sekä kokonaisarkkitehtuurilla vastataan tietojen, toimintaprosessien ja tietojärjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta sekä niiden optimaalisesta kehittämisestä ja käytöstä. Etelä-Pohjanmaan SOTE tietohallinnon kokonaisvaltaisten prosessien ja toimintamallien tarkoituksena on rakentaa yhteinen suunta ydintoiminnan ICT-tuotannolle sekä -kehittämiselle. Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Kehitystä ja operatiivista toimintaa tuetaan kokonaisprosessien avulla. Kehityslinjauksista laaditaan toimintasuunnitelma, jonka avulla ohjataan ja seurataan toimeenpanoa ja toteutumista. Kuva 1. Tietohallinnon kokonaisprosessi Kokonaishyödyn varmistamiseksi johtaminen, kehitys, suunnittelu ja tuotanto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa kokonaisprosessina, mikä tarkastelee ydintoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä ja tarpeita koko elinkaarensa ajan. Tietohallinnon suunnittelun periaatteita:

7 7 (19) - Toiminnan ja tietohallinnon yhteistyömallilla varmistetaan asiakaslähtöisyys tietohallinnon tavoitetilan määrittelyssä. Lähtökohtana on mahdollistaa sote-organisaation varsinaisen toiminnan kehittäminen. - Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. - Järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä. Totutuksen tulee perustua avoimien sekä standardinmukaisten rajapintojen hyödyntämiseen. - Operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan vakaa toiminta ja potilastietojen saatavuus tulee varmistaa myös organisaatiomuutosten aikana. - Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. - Rakennetaan standardoituun tapaan perustuvaa toimintaa, jolla pyritään takaamaan operatiivisten järjestelmien luotettavuus ja pysyvyys. Keskeistä tässä mallissa on palveluiden korkea laatu, optimointi ja kustannustehokkuus. Tietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu perustuu valtakunnalliseen (VAKAVA) viitearkkitehtuurityöhön. Tulevaisuuden hyvinvointipalvelujen järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä nykyaikaisen järjestelmäkehityksen periaatteiden mukaisesti. Periaatteita ovat mm. modulaarisuus, ketterä käyttöliittymien kehittäminen sekä avoimet, standardinmukaiset rajapinnat. Kuva 2. Modulaarisuus Etelä-Pohjanmaan alueen SoteICT:n kehittämisessä Kuva

8 8 (19) Riippuvuudet ja rajaukset ETELÄ-POHJANMAANSOTE:n ICT- toiminnan suunnitteluun valtakunnallisilla ohjausmekanismeilla on merkittäviä vaikutuksia niin SOTE -ICT- toimintaan kuin organisointiin. Tarkka tieto ohjausmekanismeista puuttuu ja voi merkitä korjaavia toimenpiteitä suunnitelmaan, kun valtakunnallinen päätöksenteko tältä osin on toteutettu. Itsehallintoalueiden ja ICT:n valtakunnallinen ohjaus Sote- ICT linjauksia on valmisteltu kansallisella tasolla sote- ja aluehallintouudistuksen Digitalisaatio, ICT- palvelut ja tietohallintoryhmässä. Valmistelussa on todettu, että Itsehallintoalueiden tietohallinnon ja ICT-toiminnan ohjauksen tulee perustua vahvaan valtion ohjaukseen. Mikäli Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toiminnan suunnittelutyön kuluessa ei kansallisesti saada vielä määriteltyä itsehallintoalueiden tietohallinnon ja ICT- toiminnan ohjauksen periaatteista, voidaan ohjauksen vaikutusta huomioida Etelä-Pohjanmaan SOTE:n suunnittelussa vain suunnittelun aikana saatavien tilannetietojen pohjalta. Valtakunnallinen ICT palvelukeskus Valtakunnallisen ICT- palvelukeskuksen tuleva toteutus ja tehtäväsisältö vaikuttavat myös merkittävästi itsehallintoalueen ja sen Sote- alueen tietohallinnon ja sen ICT- toiminnan suunnitteluun sekä toteutukseen. Mikäli Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toiminnan suunnittelutyön kuluessa ei kansallisesti saada vielä määriteltyä valtakunnallisen ICT- palvelukeskuksen toimintaa ja tehtäväsisältöä eikä työnjakoa itsehallintoalueiden välillä, voidaan vaikutusta huomioida Etelä- Pohjanmaan SOTE:n suunnittelussa vain suunnittelun aikana saatavilla olevien tilannetietojen pohjalta. Itsehallintoalueiden toimintaan ollaan tällä hetkellä suunnittelemassa siirtää Sote- toiminnan lisäksi mm. Ely-, ja palo- ja pelastustoiminnat. Noiden organisaatioiden tietohallintojen ja ICTtoimintojen toteutuksen osalta ei ole vielä saatavissa minkäänlaisia suunnitelmia tai edes arvioita. Myöskään itsehallintoalueiden sisäisen ICT- toiminnan työnjaosta tai sen periaatteista ei ole vielä saatavissa tietoja tai suunnitelmia. Lainsäädännön muuttuminen Valtioneuvosto ja Sosiaali ja Terveysministeriö ovat ilmoittaneet Sote- hallintomallin suunnittelun yhteydessä, että lukuisia eri lakeja joudutaan muuttamaan hankkeen aikana. Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT -toimintojen suunnittelutyön aikana lakimuutokset eivät vielä ehdi valmistua. Ne kuitenkin tulevat vaikuttamaan Sote- ICT:n organisointiin ja toimintaan voimakkaasti. Tähän on varauduttava suunnittelussa ja huomioitava, että se voi merkitä korjaavia toimenpiteitä, kun lainsäädäntö tältä osin on toteutettu. UNA ja HANKO hankkeiden tuottama etenemispolku UNA- hankkeen tavoitteena on tuottaa organisaatio-, hallinto- ja toimittajariippumaton vaatimusmäärittely asiakaslähtöisestä ja vaikuttavien hyvinvointipalveluiden tuottamisessa edellytettävästä yhteentoimivasta sote-tietojärjestelmäkokonaisuudesta. Vaatimusmäärittelyn avulla voidaan kansalliseen tai alueelliseen yhteistyöhön pohjautuen vaiheittain kilpailuttaa tietojärjestelmäratkaisuja tai ohjata nykyisten kehittämistyötä. Hanko hanke on UNA- hankkeessa mukana olevien organisaatioiden yhteishanke, jossa kuvataan ja arvioidaan hyvinvointipalveluiden tietojärjestelmien strategiset uudistamisvaihtoehdot, suunnitellaan modulaarisen tietojärjestelmäkokonaisuuden hankintamalli (roolit ja toiminta-mallit) sekä laaditaan ehdotus yhteisestä etenemispolusta. Etenemispolku pitää sisällään ehdotuksen

9 9 (19) hankintojen sisällöistä, toteutustavoista, vaiheistuksesta ja organisoinnista. Projektin tuloksia hyödynnetään myös sote- ja itsehallintoalueuudistuksen kansallisen valmistelun tarpeisiin. Hankkeiden tuotokset on huomioitava Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toimintojen suunnittelutyössä. 2 PROJEKTIORGANISAATIO Projektia ohjaava ja valvoo Etelä-Pohjanmaan Sote:n työvaliokunta. Projektin organisaatio koostuu ICT projektiryhmästä ja kuudesta alatyöryhmästä. Projektiryhmän muodostavat projektin valmistelutyöryhmä sekä alatyöryhmien vastuulliset vetäjät sekä koordinaattori. Projektiryhmän kokoonpano Nimi Rooli Organisaatio Harri Jokiranta projektinjohtaja, Etelä-Pohjanmaan SOTE Anna-Kaisa Pusa puheenjohtaja kuntayhtymän johtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja Eskoo Ari Pätsi tietohallintojohtaja Epshp Arto Näsi tietohallintojohtaja, Seinäjoen kaupunki Timo Turja atk-suunnittelija Lapuan kaupunki Teemu Haukilehto pääarkkitehti, tietohallinto Epshp Jarmo Haukilahti tietojärjestelmäasiantuntija Epshp Timo Lilja pääsuunnittelija tietohallinto Epshp Seija Peitso talousjohtaja Kaksineuvoinen Paula Luoma tietojärjestelmäasiantuntija Seinäjoen kaupunki Ismo Ala-Pantti järjestelmäpäällikkö Seinäjoen kaupunki Tuula Ristimäki koordinaattori, tietojärjestelmäarkkitehti, tietohallinto Epshp Satu Niemi sihteeri Eptek

10 10 (19) ICT -projektin organisointi Projektiorganisaatio alatyöryhmineen ja vastuuhenkilöineen on kuvattu kuvassa 2. Perustietotekniikka ja infra Vastuullinen: Seinäjoki, Ismo Ala-Pantti Asiantuntijat Sote asiakastietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Jarmo Haukilahti Asiantuntijat Muut Sote tietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Timo Lilja Asiantuntijat Tietojohtaminen Vastuullinen: Kaksineuvoinen, Seija Peitso Asiantuntijat Hallinnolliset järjestelmät Vastuullinen: Seinäjoki, Paula Luoma Asiantuntijat Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Vastuullinen: EPSHP, Teemu Haukilehto Asiantuntijat Kuva 3. Projektiorganisaatio Tehtävät Projektiryhmän tehtävät vastaa projektin tuloksista työvaliokunnalle projektin resurssointi projektin etenemisen seuranta ja valvonta projektin tavoitteiden, työmenetelmien ja tulosten valmistelu ja esittely työvaliokunnalle vastaa tiedotuksesta projektin etenemisestä ja lopputuloksista Koordinaattori valmistelee projektiryhmien kokoukset yhdessä työryhmien vastuuasiantuntijoiden kanssa vastaa työryhmien etenemisestä tavoitteiden mukaisesti yhteistyössä vastuuasiantuntijoiden kanssa raportoi projektiryhmälle toimii työryhmien tukena esitysten tekemisessä projektiryhmälle Työryhmän vastuullinen vastaa työryhmänsä toiminnan organisoinnista ja kokouksista vastaa osaltaan työryhmien etenemisestä ja tavoitteiden toteutumisesta raportoi koordinaattorille edistymisestä tai sen esteistä

11 11 (19) 3. TOTEUTUSSUUNNITELMA JA TYÖRYHMIEN TEHTÄVÄT Työryhmien jäsenet liitteessä 1 Perustietotekniikka ja infra Tavoitteet Perustietotekniikan toiminnan ja rakenteen suunnittelu Sote- ICT:n toimintaprosesseihin. Perustietotekniikalla tarkoitetaan mm. työasematoimintoja, sisäverkkojen rakennetta ja toimintaa, konesalipalveluja, ulkoisia tietoliikenne yhteyksiä, käyttöoikeuksien muodostamisperiaatteita sekä käytäntöjä, roolimäärityksiä ja integraatioita sekä tietoturvan suunnittelua. Alatyöryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien perustietotekniikan nykytilanne ja laaditaan kokonaisvaltainen suunnitelma uuden Etelä- Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT- toiminnan perustietotekniikan rakenteeksi. Työskentely Nykytilan kartoitus tehdään keväällä 2016 kyselytaulukon avulla. Tulokset analysoidaan ja niitä hyödynnetään tavoitesuunnitelman laadinnassa. Tavoitteellisen toteutussuunnitelman laadinta perustietotekniikan osa-alueiden osalta. Lopputulokset Tulevan Etelä-Pohjanmaan Soten perustietotekniikka suunnitelmat. Sote asiakastietojärjestelmät Tavoitteet Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Selvitysten pohjalta tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n sosiaali- ja terveydenhuollon prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä toimintaprosesseista, sähköisestä arkistoinnista ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista.

12 12 (19) Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka -työryhmien suunnitelmat, UNAhankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja Sote- alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun Vanhojen tietojen arkistointi ja hyödyntäminen Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 xxx Lopputulokset Terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien toteutussuunnitelmat Muut Sote tietojärjestelmät Tavoitteet Muilla Sote tietojärjestelmillä tarkoitetaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon operatiivisessa toiminnassa käytettäviä erillisjärjestelmiä. Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 xxx Lopputulokset Terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelmat.

13 13 (19) Tietojohtaminen Tavoitteet Etelä-Pohjanmaan SOTE:n työvaliokunnan nimeämä taustatietotyöryhmän valmistelutyöryhmä on kokouksessaan todennut, että tiedolla johtaminen on tärkeä kokonaisuus tulevassa Etelä- Pohjanmaan SOTE- organisaatiossa. ICT- työryhmän tietojohtamisen alatyöryhmän tehtävän on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n taustatietotyörymän määrittämien periaatteiden pohjalta, tietojohtamisen toteutuksesta. Suunnitelmassa esitetään tekniset ja järjestelmärakenteelliset keinot ja menetelmät tuottaa Etelä- Pohjanmaan SOTE:n eri toimintatasoille johtamisen työkaluina tarvittava informaatio. Työssä huomioidaan myös kansallisen itsehallintoalueiden suunnittelun vaatimukset. Valtakunnallinen ohjeistus tuotannon ja vaikuttavuuden seuraamiseksi tulevien Sote-alueiden osalta vaikuttaa keskeisesti työryhmän toiminnan focukseen. Tietojohtamisen alatyöryhmä suunnittelee tietojohtamisen migraation osana tietojärjestelmäuudistusta ja kansallisia vaatimuksia Työskentely Työryhmä jatkaa toimintaansa alueellisen raportointi ja toiminnanohjaustyöryhmän pohjalta ja hyödyntää siinä toteutettua mallia. Työryhmän alla toimii kirjaamistyöryhmä, jonka tehtävänä on yhtenäistää kirjaamiskäytäntöjä tuotteistuksen näkökulmasta. Nykytilan kuvaus tehdään keväällä 2016 Jatkotyö xxxxxx Lopputulokset Suunnitelmat tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista Hallinnolliset -järjestelmät Tavoitteet Hallinnollisilla järjestelmillä tarkoitetaan esimerkiksi taloushallinto-, henkilöstöhallinto-, logistiikka-, hankinta-, kiinteistötieto- ja ravintojärjestelmiä Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot.

14 14 (19) Selvitysten pohjalta tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n hallinnon ja sen eri tukipalvelujen prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä tietojärjestelmien toimintaprosesseista, ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista. Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka työryhmien suunnitelmat, UNAhankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja Sote- alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 xxx Lopputulokset Hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnitelmat. Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Tavoitteet Alatyöryhmän tehtävänä on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toimintaprosesseista ja arkkitehtuurista. Toimintaprosessien suunnittelun yhteydessä huomioidaan olemassa olevat mallit ja standardit sekä Etelä-Pohjanmaan SOTE:n toimintaan mahdollisesti suunniteltava laatujärjestelmä. Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: o tapahtumanhallinta o ongelmanhallinta o muutoksenhallinta o konfiguraationhallinta o jakelunhallinta o laadunhallinta Valtakunnalliseen Vakava viitearkkitehtuuriin perustuen toteuttaa Etelä-Pohjanmaan SOTE organisaatiolle tietohallinnon digitalisen palveluarkkitehtuurin kuvaus Suunnitella toteutettavien tietojärjestelmäkokonaisuuksien käyttöprosessien koulutus eri ammattiryhmille Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 xxx

15 15 (19) Lopputulokset Suunnitelma toiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyömalli (asiakkuudenhallinta) Lisäksi alatyöryhmä ottaa kantaa tietohallinnon organisointiin ja hallinnointiin sekä niistä aiheutuviin toimintaprosesseihin. 4. PROJEKTIN AIKATAULU Hankkeen kokonaisaikataulu on Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT- toimintojen suunnittelutyöryhmälle määritetty aikatauluksi /2016 Hanke jakautuu neljään vaiheeseen, nykytilan kartoitus ja alatyöryhmäkohtaiseen toteutussuunnitteluun, toteutus ja määrittelyvaiheeseen, alaryhmäkohtaiseen tuloksiin sekä niiden yhtenäistämiseen kokonaissuunnitelmaksi ja migraatiosuunnitelmaksi. Vaiheet eivät ole selkeitä ja lopputuloksia huomioidaan koko projektin aikana. Kuva 4. Projektin aikataulut

16 16 (19) 5. PROJEKTIN HALLINTA Resurssit Kokoukset Projektille ei vuodelle 2016 ole varattu budjettiin kustannuksia. Henkilöstön resursseja eri organisaatioista tarveitaan arviolta seuraavasti Projektikoordinaattori 50%, Alityöryhmien vetäjät 30% Työryhmien jäsenet 5-10% työajasta loppuvuonna Projektiryhmä noin 1*kk tarpeen mukaan useammin Työryhmät tarpeen mukaan kuitenkin noin 1kk kuukaudessa Työryhmien vetäjät ennen projektikokousta Projektin yhteistyösivusto ja käytetyt menetelmät Projektin yhteistyösivustona käytetään sairaanhoitopiirin hankkeiden ja projektien hallinnan työkalua Potra, johon oikeudet annetaan alityöryhmien vetäjille. Osa hankkeessa kootusta materiaalista tulee pitää salassa mm. tietoturvaan liittyvä materiaali. Alatyöryhmien kokousmateriaali ja muistiot säilytetään Potrassa ja jaetaan työryhmiin osallistujille tarpeen mukaan. Alatyöryhmille on perustettu omat kansiot ko. sivustoon. Projektiryhmän kokousmuistiot välitetään Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus sivustolle kohtaan Riskienhallinta Projektin riskit kartoitetaan ja analysoidaan projektin alkaessa ja niitä arvioidaan koko projektin ajan. Riskeille ja niiden seurauksille arvioidaan toteutumisen todennäköisyys sekä vaikutus hankkeen sisältöön, aikatauluun

17 17 (19) Raportointi ja dokumentointi Taulukko xx. Hankkeen tuotokset Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Migraatiosuunnitelma, jonka avulla varmistetaan tietohallinnon palveluiden saatavuus ja edellytykset toiminnan jatkumiselle tulevien organisaatiomuutosten aikana ja niiden jälkeen Tulevaisuuden tavoitetila arkkitehtuurilinjaukset, tietohallinnon pääprosessit ja asiakaslähtöinen yhteistyömalli toiminaan kanssa tietojärjestelmien, käytäntöjen, prosessien ja toiminnan suunnittelu tukemaan tietojen hyödynnettävyyttä ja tiedolla johtamista Ehdotus tietohallinnon ja ICT-toiminnan organisoinnista Taulukko xx. Muut dokumentit Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Projektiryhmän muistiot Ohjausryhmän sihteeri Kahden vkon kuluttua kokouksesta Loppuraportti Hanke- ja projektipäälliköt Projektin päätösvaiheessa LIITTEET Liite 1 Työryhmien jäsenet ja yhteyshenkilöt

18 LIITE 1. TYÖRYHMIEN JÄSENET EP-SOTE ICT 18 (19) Perustietotekniikka ja infra Vetäjä: Ismo Ala-Pantti Luukko Kaarlo Haapala Seinäjoen Seija kaupunki Tietojohtaminen Epshp Vetäjä: JIK Seija Peitso Työasemat Ismo Ala-Pantti Haapala Seija Ojala Timo Jari Lahtinen Nieminen Joni Mieto Ari-Pekka Jari Talvitie Seppo Luhtasaari tk-kuntayhtymän ja kunnan yhteyshenkilö: Marko Strang Aulikki Falben Jari Lahtinen Rami Kytölä Jarno Ojajärvi Seija Haapala Anne Kuoppa-aho Mantere Markku Verkot Ismo Ala-Pantti Haukilehto Tero Nygård Erkki Halkola Ari Jari Talvitie Markku Mantere tk-kuntayhtymän ja kunnan yhteyshenkilö: Marko Strang Falben Aulikki Jari Lahtinen Rami Kytölä Haapala Seija Jarno Anne Kuoppa-aho Konesalipalvelut Ismo Ala-Pantti Kallio Tommi Luhtasaari Seppo Pöllänen Toni Anna-Kaisa Pusa SOTE asiakastietojärjestelmät Aulikki Falben Vetäjä: JIK Jarmo Haukilahti Marja-Leena Epshp Virtanen Epshp Tiina Perä Sote Lapua palvelut Hannele Koivisto Steman Epshp Markku Päivi Epshp Luhtala-Sipilä Sillanpää Epshp Pirjo Matti Epshp Rekiaro Ritva Ilmajoki Perälä Anne Suupohjan Ala-Villamo Pentti EPSHP Kalliola Erna Lapua Hilli Timo Turja Tero Lapua Järvinen Anne Kuoppa-aho Puolijoki Kuusiolinna Teemu Aulikki Falben Johanna 2neuv Sorvettula Marja-Leena Seinäjoen kaupunki Virtanen Mirja JIK Tuomiranta Jarno Ky Kaksineuvoinen Ojajärvi Hannele JP Mörsky Anne Lapua Tuisku Tuula Seinäjoki Ristimäki Mirja Seutupalvelukeskus Sorila llky jp Hallinnolliset järjestelmät Jik Vetäjä: Luoma Paula Sosiaalipuoli Kuusiolinna (yhteyshenkilöt) Kiviniitty Kuusiokunnat Esko Peitso llky Seija Alatoppari-Peltola Eija Lintala 2neuv Jonna Koivumäki Leena Lehtisaari Epshp Paula Jurvansuu Iiris Rintasalo Sonetbotnia/ Marjatta Kokkola Rautajoki Epshp Arto Suoverinaho Sonetbotnia Kari Niiranen Epshp Päivi Katri Sonetbotnia Heikkilä Laakso Seinäjoki Elina Laajennetaan Jalasjärvi tarvittaessa Maria-Liisa Ilmajoki Nurmi Alavus? Kuusiokunnat Prosessit ja arkkitehtuuri Muut sote-järjestelmät Vetäjä: Haukilehto Teemu Vetäjä: Timo Lilja Epshp Arkkitehtuuri Seinäjoen kaupunki Ruohonen Jyrki Teemu Epshp Haukilehto Ky Kaksineuvoinen Mäki Lea Strang Epshp Marko Lapua Rintasalo Marjatta Näsi Epshp Arto llky Strang Marko Seija Seinäjoen Haapala kaupunki JIK Turja Timo Pätsi Lapua Ari JP Haapala Seija JIK Eeva Kuusiokunnat Niemenmaa Prosessit Teemu llky Haukilehto Tarpeen mukaan laajennetaan alajärjestelmäkohtaisesti Pätsi Ari Koskela Seinäjoki Timo Arto Seinäjoki Näsi Kujala Epshp Toni Ankkuri Epshp Nina (tukipalveluprosessit) Epshp Stenman Markku Epshp Honkala Juho (kun periaate valmis)

19 Seinäjoen kaupunki 19 (19)