Muistilista 1: Yhteenveto Muistiinpanoja Rooli ja tehtävät Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 12 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 2: Klubijohtosuunnitelma Case-harjoitus Tee neuvonantosuunnitelma klubille, joka ryhtyy käyttämään klubijohtosuunnitelmaa. Vastaa alla oleviin kysymyksiin. Rotaryklubilla on 40 jäsentä. Vähintään kolme jäsentä on eronnut jokaisena edellisenä viitenä vuotena ja klubi on saanut keskimäärin vain kaksi uutta jäsentä vuodessa saman ajanjakson aikana. Kymmenvuotisen toimintansa aikana klubi on järjestänyt vuotuisen aamiaistilaisuuden kerätäkseen varoja palokunnalle, 5 km:n juoksun kerätäkseen varoja koulupiirille sekä juhlapäiväaterian eläkeläisille. Klubi ei ole koskaan tukenut rotarysäätiö- tai kansainvälistä yhteiskuntapalveluprojektia. Klubi ei tunne sääntöjensä sisältöä ja on epävarma siitä koska ne on viimeksi tarkistettu. Klubi ei ole koskaan harjoittanut suhdetoimintaa. Tuleva presidentti on kuullut klubijohtosuunnitelmasta PETSissä ja on sitä mieltä, että se voisi parantaa klubin toimintaa. Hän pyytää nyt apuanne, jotta laadittaisiin aikataulu seuraavaksi 15 viikoksi, jonka jälkeen uusi rotaryvuosi alkaa ja suunnitelman toteuttaminen aloitetaan. Minkälaisia ongelmia tällä rotaryklubilla on? Miten klubijohtosuunnitelman eri toteuttamisvaiheilla voi ratkoa näitä ongelmia? Mitä tavoitteita suosittelet klubille suunnitelman ensimmäiselle toteuttamisvuodelle? Mitä ehdotuksia tekisit, jotka auttaisivat klubia toteuttamaan klubijohtosuunnitelmaa koko vuoden ajan? SESSION 1: ROLE AND ROOLI RESPONSIbILITIES JA TEHTÄVÄT 13 31
Muistilista 3: Klubijohtosuunnitelman toteuttaminen Käy läpi jokainen alla oleva toteuttamisvaihe. Rastita klubisi tämänhetkiset toimenpiteet ja ympyröi ne kohdat, joissa klubillasi on vaikeuksia. Toteuttamisvaiheet Klubijohtosuunnitelman toteuttamisessa klubin nykyisten, tulevien ja entisten johtohenkilöiden tulee laatia pitkän aikavälin suunnitelma seuraavalle kolme-viisivuotiskaudelle, joka koskee, tehokkaan klubin perusominaisuuksia, määrittää vuositavoitteet käyttämällä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille samalla huomioiden klubin pitkän aikavälin suunnitelmat, järjestää (kpl) klubineuvotteluja, joissa jäsenet osallistuvat suunnitteluun ja joissa heille kerrotaan Rotaryn toiminnasta, varmistaa selvä tiedonkulku klubin presidentin, hallituksen, komiteoiden puheenjohtajien, klubin jäsenten, kuvernöörin, apulaiskuvernöörin ja piirikomiteoiden välillä, huolehtia johdon jatkuvuudesta, mihin kuuluu seuraajien valinnan suunnittelu, jotta voidaan taata tulevien johtajien kehittäminen. Varmistakaa että tuleva presidentti ja varapresidentti ovat mukana päätöksenteossa ja tekevät yhteistyötä komiteoiden puheenjohtajien kanssa niin, että jokaisessa komiteassa on sovittu tulevasta puheenjohtajasta. muuttaa sääntöjä siten, että ne vastaavat klubin komitearakennetta ja klubin johtohenkilöiden rooleja ja tehtäviä. Harkitkaa Rotaryklubin mallisääntöjen käyttöönottoa. Ne löytyvät osoitteesta www.rotary.fi/suoja, luoda edellytykset klubin jäsenten keskeisen toveruuden syventymiselle, varmistaa, että jokainen jäsen toimii jossakin klubin projektissa tai tehtävässä, esim. nimittämällä heidät komiteajäseniksi sekä jakamalla uusille jäsenille vastuuta, laatia laajasisältöinen koulutussuunnitelma, joka takaa sen, että klubin johto osallistuu piirin koulutustilaisuuksiin, uusien jäsenten perehdyttäminen on johdonmukaista ja säännöllistä, nykyisillä jäsenillä on jatkuvasti mahdollisuus päästä koulutukseen, kaikille jäsenille tarjotaan johtamisvalmennusta. Klubin johdon tulee toteuttaa klubijohtosuunnitelma yhteistyössä piirijohdon kanssa piirijohtosuunnitelmassa kuvatulla tavalla. Suunnitelmaa tulee tarkistaa vuosittain. Tulen keskittymään toimikaudellani seuraaviin asioihin: 14 32 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 1: ROLE AND OPASKIRJA RESPONSIbILITIES
Muistilista 4: Yhteenveto Muistiinpanoja Tee yhteistyötä klubi- ja piirijohdon kanssa Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 28 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 5: Klubin komitearakenne Pohdi klubisi nykyistä komitearakennetta. Laadi rakennekaavio alla olevaan tilaan. Mitä komiteoita aiot lisätä, poistaa tai yhdistää toimikaudellasi? Millä komiteoilla tulee olemaan alakomiteoita? Luetteloi tähän muistilistaan ideasi vuottasi varten. Nykyinen komitearakenne Toimikautesi komitearakenne 48 SESSION 2: WORkING WITH your CLub AND DISTRICT YHTEISTYÖ LEADERS KLUBI- JA PIIRIJOHDON KANSSA 29
Muistilista 6: Henkilösuhteiden hoitaminen Caseharjoitus Klubin presidenttinä tulet johtamaan eri tavoin toimivia rotareita, joita motivoivat eri asiat. Tarkastele kumpaakin alla olevaa skenaariota ja vastaa niiden jälkeen kysymyksiin. Skenaario 1: Aikaansaamaton komitean puheenjohtaja Daniel on palvelukomitean puheenjohtajana ensimmäistä vuotta tehtävässään. Vuoden puoliväliin mennessä hän ei ole toiminut odotusten mukaisesti. Hän ei pidä yhteyttä komitean jäseniin eikä ole edistynyt minkään komitean asettaman tavoitteen kohdalla. Komitean jäsenet ovat turhautuneita ja uhkaavat luopua tehtävistään, jos ei ryhdytä toimimaan. Miten aiot korjata tilanteen komitean puheenjohtajan kanssa? Mitenkä reagoit komitea jäsenten esittämiin huolenilmauksiin? Skenaario 2: Apulaiskuvernöörinne Maria on toiminut apulaiskuvernöörinänne yhden vuoden. Edellisellä klubipresidentillä oli joitain hankaluuksia hänen kanssaan, mutta olet päättänyt, että nämä hankaluudet ovat voitettavissa ja vuodesta tulee mainio. Vuoden puolivälissä huomaat, että edellinen presidentti oli ollut oikeassa. Maria on epäjärjestelmällinen ja sinä et ole onnistunut tavoittamaan häntä puhelimitse tai sähköpostilla. Hän unohti myös sopia kuvernöörin virallisten vierailujen ajankohdat. Mitä voit tehdä parantaaksesi yhteydenpitoa apulaiskuvernööriisi? Miten menettelet, jotta saisit loppuvuotesi onnistumaan? 30 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA SESSION 2: WORkING WITH your CLub AND DISTRICT LEADERS 49
Muistilista 7: Yhteenveto Muistiinpanoja Klubin hallinto Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 52 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 8: Talous- ja riskinhallinta Parhaitten käytänteiden muistilista Perehdy tämän muistilistan kohtiin. Rastita ne kohdat, joita klubisi jo tekee ja ympyröi ne kohdat, jotka toivoisit klubisi toteuttavan. Lisää oman klubisi parhaita käytänteitä. Taloushallinto Rekisteröi klubisi tarpeen vaatiessa. Tee veroilmoitus, jos paikalliset tai kansalliset verolait sitä vaativat. Avaa klubille erilliset pankkitilit toiminta- ja lahjoituskuluja varten ja nimeä kaksi nimenkirjoittajaa kummallekin tilille. Laadi talousarvio ja noudata sitä. (Seuraa kuluja ja talousarvion toteutumista.) Varmista se, että klubilla on menettelytapa lahjoitusten suorittamisesta Rotarysäätiölle ja jäsenmaksujen maksamisesta Rotary Internationalille. Tutustu paikallisiin lahjoituksia koskeviin lakeihin ja varmista, että näitä lakeja noudatetaan. Huolehdi siitä, että vuositilintarkastuksen suorittaa pätevä tilintarkastaja, joka ei ole tekemisissä klubin varojen hoidon kanssa ja anna tilinpäätös kaikille jäsenille. Varmista, että klubi pystyy tehokkaasti saamaan tietoa taloudenhoidon parhaista käytänteistä ja että nämä käytänteet siirtyvät tuleville toimihenkilöille. Jos klubilla on oma säätiö, niin huolehdi siitä, että sitä hallinnoidaan paikallisten lakien mukaisesti. Tapaa klubin rahastonhoitaja säännöllisesti ja varmista, että klubin talousasiat sujuvat hyvin. Varmista, että klubin säännöissä määrätään se, miten maksut suoritetaan. Riskinhallinta Pienennä klubin presidentin mahdollista henkilökohtaista vastuuvelvollisuutta ajattelemalla etukäteen, mikä voisi mennä vikaan ja kuinka presidentti ja klubi voivat siihen reagoida ja miten mahdolliset tappiot maksetaan. Käytä kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia ja säilytä asiakirjat usean vuoden ajan tapahtuman jälkeen. Kysy neuvoa paikallisilta juristeilta sopimusneuvotteluissa. Varmista, että klubilla on paikallisten olojen mukainen vastuuvakuutus aktiviteettejaan ja toimintaansa varten. Käytä paikallista vakuutusyhtiötä, kun hankitte klubille sopivaa vakuutusta.* * Yhdysvalloissa ja sen hallinnassa olevilla alueilla sijaitsevilla klubeilla on RI:n järjestämä ohjelma, joka huolehtii yleisestä vastuuvakuutuksesta, josta klubit maksavat heinäkuun puolivuotismaksun yhteydessä. Lisää informaatioita löytyy osoitteessa www.rotary.org. SESSION 3: CLub ADMINISTRATION KLUBIN HALLINTO 53 69
Muistilista 9: Klubikouluttajan tehtävät Jotta varmistetaan, että klubilla on monipuolinen koulutussuunnitelma, klubisi voi niin halutessaan nimittää klubikouluttajan. Saadakseen tukea ja ideoita klubikouluttajan tulee tehdä yhteistyötä klubin hallituksen ja komiteoiden, apulaiskuvernöörin, piirin koulutustoimikunnan ja kuvernöörin kanssa. Täytä seuraava klubin arviointi, joka auttaa sinua ja klubikouluttajaa laatimaan vuosisuunnitelman. Mitä klubikouluttaja tekee klubissa? Suunnittele yksi kaikille jäsenille tarkoitettu koulutustapahtuma joka kuukausi Tapaa uudet ja ehdolla olevat jäsenet jokaisen erikseen tai pienryhmissä Ylläpidä kummiohjelmaa Toteuta johtamisen kehittämisohjelmaa Avusta strategiasuunnittelussa Kuka hoitaa koulutuksen? Klubikouluttaja Komiteoiden jäsenet Klubin jäsenet Milloin klubisanne järjestetään koulutusta? Viikkokokouksissa Klubineuvotteluissa Jäsenten omalla ajalla 54 70 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 3: CLub ADMINISTRATION OPASKIRJA
Ehdotuksia klubikouluttajan tehtäviksi Suorita jäsenistön tarvearviointi. Analysoi klubin tavoitteita voidaksesi määritellä, mitä jäsenten tulisi tehdä. Suunnittele koulutusta tukemaan kahta yllämainittua tehtävää. Laadi yhdessä jäsenyyskomitean kanssa uusien jäsenten perehdyttämisohjelma. Laadi yhdessä jäsenyyskomitean kanssa jäsenehdokkaiden opastamisohjelma. Laadi yhdessä klubin hallintokomitean kanssa jäsenten viikoittainen jatkokoulutusohjelma. Toimi yhdessä klubin rotarysäätiökomitean kanssa kun kerrotte jäsenille varainhankinnasta ja lahjoituksista säätiölle. Huolehdi suhdetoimintakomitean kanssa siitä, että jäsenet osaavat luontevasti selostaa, mikä Rotary on. Pidä huolta tulevien johtohenkilöiden valmentautumisesta piirin koulutukseen. SESSION 3: CLub ADMINISTRATION KLUBIN HALLINTO 55 71
Muistilista 10: Yhteenveto Muistiinpanoja Jäsenyys Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 68 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 11: Jäsenhankintastrategioita Käy läpi jäsenhankintakeinojen luettelo ja rastita kohdat, joiden toteuttaminen kiinnostaa sinua. Lisää mahdollisia uusia tapoja. Ylläpidä klubin nettisivuja. Nettisivut kertovat klubistanne paikkakunnalla ja tekee sen uskottavaksi mahdollisille ja nuoremmille jäsenille. Korosta klubin jokaisen jäsenen velvollisuutta löytää, kutsua ja ehdottaa uusia jäseniä. Anna tunnustusta klubijäsenille, jotka ehdottavat uusia jäseniä. Toteuta 25 minuutin jäsenkysely klubin jäsenten keskuudessa ja laadi luettelo mahdollisista jäsenistä. (Kyselylomake löytyy Club Assessment Tools -asiakirjakokoelmasta osoitteessa www.rotary.org.) Laadi klubille selkeä jäsenyystavoite ja suunnitelma sen saavuttamiseksi ja anna se tiedoksi jokaiselle klubin jäsenelle. Järjestä klubineuvottelu, jossa mietitään, mistä löydetään uusia jäseniä. Kannusta klubin jäsenyyskomiteaa järjestämään tilaisuuksia, jossa klubin jäsenet voivat selostaa mahdollisille jäsenehdokkaille jäsenyyden etuja ja velvollisuuksia. Kutsu uusia jäseniä, jotka edustavat paikkakuntasi moninaisuutta (esim. eri ammatteja, ikäryhmiä, sukupuolta, etnisyyttä). Perusta uusille jäsenille vertaisryhmiä kutsumalla heitä jäseniksi kolmen ryhmissä. Napsauta kohtaa Members osoitteessa www.rotary.org niin löydät vihjeitä muiden klubien käyttämistä onnistuneista jäsenhankintatavoista. Käytä klubisi yhteiskuntapalveluprojekteja löytääksesi ja saadaksesi mukaan mahdollisia jäseniä. (Tällaiset projektit ovat samalla tärkeää suhdetoimintaa ja niillä parannetaan klubin imagoa paikkakunnalla.) Tutustu uusiin liike-elämän johtohenkilöihin ja uusiin kunnallisiin vaikuttajiin. Järjestä jäseneksiottojuhlallisuudet uusille jäsenille. Huomioi uudet jäsenet ja anna tunnustusta uuden jäsenen ehdottajalle klubin viikkoselosteessa tai nettisivuilla. Näytä hyvää esimerkkiä. Rohkaise muitakin klubin johtohenkilöitä, erityisesti jäsenyydestä vastaavia, ehdottamaan uutta jäsentä rotaryvuoden ensimmäisen kuukauden aikana. Jätä jäsenmaksu osittain tai kokonaan perimättä alle 40-vuotiaalta uudelta jäseneltä ensimmäisen kahden vuoden aikana. Muuta klubin kokoontumisaikoja, jotta ne sopivat niille, joiden työpaikat ovat kaukana. Jos esiintyy riittävää kiinnostusta, ota yhteys kuvernööriin ja ehdota uuden klubin perustamista. Kutsu klubin jäseniksi myös rotareiden puolisoita, kumppaneita ja perheenjäseniä. Muita jäsenhankintastrategioita SESSION 4: MEMbERSHIP JÄSENYYS 69 89
Muistilista 12: Jäsenten sitouttamisstrategioita Käy läpi jäsenten sitouttamiskeinoluettelo ja rastita kohdat, joiden toteuttaminen kiinnostaa sinua. Lisää luetteloon mahdollisia uusia tapoja. Pyydä jokaista rotaria osallistumaan henkilökohtaisesti klubin projekteihin ja toimintoihin. Kannusta koko klubia osallistumaan yhteiskuntapalvelun ja Rotarysäätiön ohjelmiin. Järjestä sellaisia viikko-ohjelmia, jotka ovat jäsenille tarkoituksenmukaisia ja merkityksellisiä. Selvitä jäsenille, millä tavalla projektit ovat merkittäviä ja tehokkaita. Käytä jäsentyytyväisyys- ja eroava jäsen -kyselyä, jotta klubi voi selvittää vahvuutensa ja heikkoutensa. (Kyselylomakkeet löytyvät Club Assessment Tools -asiakirjakokoelmasta osoitteessa www.rotary.org.) Järjestä vuodessa vähintään neljä klubikokousta, joissa jäseniä koulutetaan rotaryasioissa. Osallistu useamman klubin yhteiseen jatkokoulutukseen. Osallistu piirin kokouksiin ja tapahtumiin. Toteuta johdon kehittämisohjelma klubissasi. Kannusta rotareita tutustumaan esim. kuvernöörin kuukausikirjeeseen ja rotaryjulkaisuihin. Myönnä tilapäinen vapautus maksuista jäsenille, joilla on taloudellisia vaikeuksia. Kerro jäsenyysasioista klubin viikkoselosteessa. Muita jäsenten sitouttamisstrategioita 70 90 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 4: MEMbERSHIP OPASKIRJA
Muistilista 13: Yhteenveto Muistiinpanoja Palveluprojektit Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 80 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 14: Tasapainoinen palveluohjelma Tehokas klubi edistää Rotaryn tavoitetta toteuttamalla toimintoja, jotka koskevat kaikkia neljää palveluväylää. Seuraavassa taulukossa on kolme esimerkkiä toiminnoista, joita klubi voisi järjestää. Rastita alla olevat ruudut osoittaaksesi, mitä palveluväylää mikäkin toiminto koskettaa. ROTARYN TAVOITE PALVELUVÄYLÄ KLUBITOIMINNOT Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken arvossapidetyn yritteliäisyyden perustana, erityisesti: Palveluväylät luotiin 1920-luvulla selventämään Rotaryn tavoitetta. Antaa paikallisten lukioiden maalata kaupunginkirjaston julkisivu. järjestää varainhankintaa katastrofiapuun ulkomaille. Osallistuu ammatinvalinnanohjauspäivään paikallisessa lukiossa. 1. kannustaa ja edistää tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luoda tilaisuuksia palvelemiseen; Klubipalvelu keskittyy toveruuden vahvistamiseen ja klubin tehokkaan toiminnan varmistamiseen. 2. edistää korkeaa liike- ja ammattimoraalia; arvostaa kaikkea hyödyllistä työtä; auttaa jokaista rotaria näkemään oman ammattinsa tilaisuutena palvella yhteiskuntaa; Ammattipalvelu kannustaa rotareita palvelemaan toisia omien ammattiensa avulla ja noudattamaan korkeita eettisiä arvoja. 3. auttaa jokaista rotaria toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä; Yhteiskuntapalvelu kattaa klubin projektit ja toiminnot, joilla se parantaa paikkakunnan elinoloja. 4. edistää kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa palvelemisen ihanteen yhdistämien ammattiihmisten välisen ystävyyden avulla. Kansainvälinen palvelu kattaa toimet, joiden avulla levitetään Rotaryn humanitaarista apua ympäri maapallon ja jotka edistävät yhteisymmärrystä ja rauhaa maailmassa. Mitä muita palveluprojekteja lisäisit tasapainottamaan tämän klubin palveluohjelmaa? SESSION 5: SERvICE PALVELUPROJEKTIT PROjECTS 81 103
Muistilista 15: RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmat Käy läpi alla luetellut RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmat, ja merkitse ne ohjelmat johon klubi parhaillaan osallistuu tai onko se tulevaisuudessa kiinnostunut osallistumaan ohjelmaan. OHJELMA Yhteiskuntapalvelu palvelu, jolla autetaan omaa paikkakuntaa. Interact palveluklubi 14 18-vuotiaille nuorille. Rotaract paikallisen rotaryklubin tukema palveluklubi 18 30-vuotiaille nuorille aikuisille. Rotaryn toimintaryhmät rotareiden, heidän puolisoidensa ja rotaractoreiden muodostamia ryhmiä, joissa he yhdessä hoitavat johonkin erityisaiheeseen liittyviä kansainvälisiä palveluprojekteja. Rotaryn kansalaistoimintaryhmät (RCC) paikallisen rotaryklubin tukemia palveluryhmiä aikuisille ei-rotareille. Rotaryn harraste- ja ammattiryhmät kansainvälisiä rotareiden, heidän puolisoidensa ja rotaractoreiden muodostamia yhteiseen vapaa-ajanharrastukseen tai ammattiin liittyviä ryhmiä. Rotaryn ystävyysvaihto vaihto-ohjelma rotareille ja heidän perheilleen, jonka avulla luodaan ystävyyssuhteita, jotka voivat johtaa kansainväliseen yhteistyöhön palveluprojekteissa. Rotaryn vapaaehtoiset rotareille ja muille taitaville ammattiihmisille tarkoitettu ohjelma, jonka puitteissa nämä voivat tarjota palveluja ja erityisosaamista avun tarpeessa oleville projekteille. Rotaryn nuorisovaihto ohjelma edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä ja rauhaa 15 19-vuotiaiden opiskelijoiden keskuudessa. Rotaryn nuorten johtamistaitojen kehittämisohjelma (RYLA) on nuorille tarkoitettu koulutussohjelma, jossa keskitytään johtajuuteen, kansalaiskasvatukseen ja itsensä kehittämiseen. Ammattipalvelu ohjelma, joka kannustaa rotareita esimerkillään osoittamaan työelämässään korkeaa eettistä tasoa ja käyttämään liike- ja ammattiosaamistaan toisten hyväksi. Kansainvälinen yhteiskuntapalvelu (WCS) kahdesta tai useammasta maasta olevien rotaryklubien yhteinen palveluprojekti. Humanitaaristen apurahojen ohjelma Rotarysäätiön ohjelma, joka tukee klubeja ja piirejä näiden aloittaessa humanitaarisia ja muita palveluprojekteja. Koulutusohjelmat Rotarysäätiön ohjelmia, jotka edistävät rauhaa luomalla yhteisymmärrystä henkilökohtaisten suhteiden, ystävyyden, opiskelun ja kulttuurivaihdon avulla. PolioPlus Rotarysäätiön ohjelma, joka tukee maailmanlaajuista polion hävittämisoperaatiota. KLUBI OSALLISTUU KLUBI ON KIINNOSTUNUT 104 82 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 5: SERvICE OPASKIRJA PROjECTS
Muistilista 16: Yhteenveto Muistiinpanoja Rotarysäätiö Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... ROTARYSÄÄTIÖ 95
Non-pilot piirit Nonpilot Muistilista Districts 17: Rotarysäätiön ohjelmat Seuraavassa on tietoja jokaisesta Rotarysäätiön ohjelmasta. Käsitelkää ryhmässänne jokaisen ohjelmaalueen kysymykset. POLIOPLUS PolioPlus apurahat Tukevat rokotustoimintoja, joita Rotary International ja muut maailmanlaajuiseen polion hävittämisaloitteeseen osallistuvat merkittävät partnerit toteuttavat (Maailman Terveysjärjestö WHO, UNICEF ja Yhdysvaltojen tartuntatautien valvonta- ja ehkäisykeskukset). Rotareille tiedotetaan edistymisestä, tuetaan oikeaa tiedottamista tiedotusvälineille, tuetaan vapaaehtoistyöntekijöitä kansallisten rokotuspäivien yhteydessä ja tarjotaan tarvittavia resursseja kotoperäisillä tai riskialtteilla alueilla. 1. Jos klubisi ei ole koskaan tukenut PolioPlus-ohjelmaa, miten voit tutustua siihen? 2. Millä tavoin voit lisätä tietämystä polion hävittämisestä klubissasi ja paikkakunnalla? 3. Mikä on PolioPlus-tavoitteenne tänä vuonna? 120 96 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 6: THE ROTARy OPASKIRJA FOuNDATION
Non-pilot piirit KOULUTUSOHJELMAT Nonpilot Districts Hyvän tahdon lähettiläs -stipendit Opintoryhmien vaihto (GSE) Rotaryn rauhanstipendit Ohjelma tarjoaa stipendejä perustutkintoa suorittaville ja loppututkinnon suorittaneille opiskelijoille sekä kyvykkäille ammatin harjoittajille, jotka jatkavat ammattiopintojaan, jotta he voivat palvella hyvän tahdon lähettiläinä ja parantaa kansainvälistä yhteisymmärrystä. Tarjoaa kulttuurivaihto- ja ammatillisen vaihtomahdollisuuksia nuorille 25 40-vuotiaille jossain ammatissa toimiville henkilöille, kun he aloittavat uraansa. Ohjelma tarjoaa matka-apurahan ryhmävaihtoon eri maissa olevien yhteistyöpiirien kanssa. Stipendiaatit voivat opiskella yhdessä Rotaryn Kansainvälisessä Rauhan ja Konfliktien Sovittelun Opintokeskuksessa ja suorittaa loppututkinnon aineyhdistelmänä rauhan ja konfliktien sovittelu, kansainväliset suhteet ja niihin liittyvät aiheet. Opiskelijat voivat valita ammatillisen sertifikaatin suorittamisen kolmen kuukauden ohjelmassa Chulalongkorn Yliopistossa Bangkokissa, Thaimaassa. 1. Miten rekrytoit päteviä hakijoita paikkakunnallasi? 2. Millainen hakijoiden valintaprosessi on klubissasi? 3. Miten saat mukaan entiset ja nykyiset osanottajat, kun he palaavat? Kuinka klubisi pitää yhteyttä entisiin koulutusohjelmien stipendiaatteihin? 4. Mitä ovat tavoitteesi tulevan vuoden koulutusohjelmille? SESSION 6: THE ROTARy ROTARYSÄÄTIÖ FOuNDATION 97 121
Non-pilot piirit HUMANITAARISTEN APURAHOJEN OHJELMA Nonpilot Districts Kaksinkertaistavat apurahat Yksinkertaistetut piiriapurahat Apurahoilla kaksinkertaistetaan rotaryklubien ja piirien keräämät lahjoitukset kansainvälisiin humanitaarisiin palveluprojekteihin, joita toteutetaan yhdessä kahden tai useamman maan rotaryklubien tai piirien kanssa. Mahdollistavat rotarypiirien tuen lyhytkestoisiin humanitaarisiin paikkakuntaa hyödyttäviin projekteihin. Piireillä on mahdollisuus hakea jopa 20 % piirirahastovaroistaan yhteen apurahaan vuodessa tukemaan paikallisia tai kansainvälisiä projekteja. 1. Miten klubissasi sovitaan toteutettavista projekteista? 2. Miten keräätte varoja osallistuaksenne humanitaariseen apurahaohjelmaan? 3. Miten tiedotat projektiasi (kansainvälisesti tai paikallisesti)? 4. Miten suoritat projektin jälkiarvioinnin? 122 98 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 6: THE ROTARy OPASKIRJA FOuNDATION
Musitilista 18: Yhteenveto Muistiinpanoja Suhdetoiminta Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... SUHDETOIMINTA 107
Muistilista 19: Suhdetoiminta Case-harjoitus Lue alla oleva Case-harjoitus ja laadi suhdetoimintasuunnitelma Royal Gardens rotaryklubille. Keskity kolmeen tai neljään tapaan miten klubi voi herättää tiedotusvälineiden ja paikkakunnan mielenkiinnon ja päästä kertomaan rotaryprojekteistaan. Mieti alla olevia kysymyksiä laatiessasi suunnitelmaa. Royal Gardens rotaryklubi sijaitsee vauraassa 35 000 asukkaan kaupungissa. Klubin 40 jäsentä ovat edustava otos Royal Gardensin eri ammateissa toimivista ihmisistä. Klubi on toteuttanut joukon projekteja, joilla on autettu oman paikkakunnan apua tarvitsevia. Onnistunein ja pisimmän ajan kestänyt palveluprojekti antaa apua paikkakunnan kasvavalle vanhusväestölle. Tässä käynnissä olevassa projektissa klubin jäsenet valmistavat ja toimittavat aterioita, teettävät remontteja kodeissa ja vierailevat sairaaloissa. Klubi etsii yhdessä paikallisten koulujen kanssa ehdokkaan, jonka piiri valitsee Hyvän tahdon lähettilään -stipendin saajaksi. Eräs opiskelija, joka tutkii maapallon lämpenemisen vaikutuksia valtamerien vedenpinnan vaihteluun, on kirjoittanut jatkuvasti kokemuksistaan klubille. Klubin viikkokokouksissa on puhujina usein paikkakunnan merkkihenkilöitä, jotka kertovat paikkakuntaa koskevista tärkeistä asioista. Kokouksissa jäseniä on paljon läsnä ja he ovat innostuneita. Klubin suorittama epävirallinen tutkimus osoitti, että klubin toiminta on tuttua vain harvoille paikkakuntalaisille. Jotkut vastaajat kertoivat, että he pitivät Rotarya vanhojen miesten seurustelukerhona. Monet jäsenet ovat valittaneet, että uusien jäsenten hankkiminen on vaikeaa ja että klubi ei saa tunnustusta paikkakunnan hyväksi tekemästään työstä. Klubin toiminnoista ei ole kerrottu tiedotusvälineissä viimeiseen viiteen vuoteen. Miten klubi voisi tarjota perustietoa Rotary Internationalista ja klubista tiedotusvälineille? Mitkä puolet klubin nykyisestä toiminnasta voisivat kiinnostaa tiedotusvälineitä? Minkä tyyppiset tiedotusvälineet olisivat sopivimpia mihinkin toiminnan osa-alueeseen? Miksi? Kuinka paikalliset tiedotusvälineet saataisiin kiinnostumaan klubin viikkokokouksien aiheista? Miten klubi voisi löytää jäsenyydestä kiinnostuneita jotta voisi kertoa suoraan heille projekteistaan ja mahdollisuuksista liittyä jäseneksi? 108 134 KLUBIN SESSION PRESIDENTIN 7: PubLIC RELATIONS OPASKIRJA
Muistilista 20: Yhteenveto Muistiinpanoja Tavoitteenasettelu Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 114 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Muistilista 21 Strategiasuunnittelun opas Strategiasuunnittelu on yksittäisten jäsenten, klubien tai piirien apuväline pitkän aikavälin suunnitteluun ja sitä voi käyttää tavoiteasettelun runkona. Opas ja sen mukana oleva muistilista antavat klubeille lähtökohdan strategiasuunnittelutyölle. Näitä välineitä voidaan muunnella helposti myös yksittäisten jäsenten tai piirien käyttöön sopiviksi. Muistilistan voi täyttää yksin tai ryhmässä. Kokousten vetäjien tulisi tutustua aineistoon ja valmistella asialistaa ennen strategiasuunnittelukokouksen pitämistä. Asialistassa tulisi varata eniten aikaa prosessin toisen ja kolmannen kohdan käsittelylle, siis kohdille, jotka käsittelevät tulevaisuutta ja vähemmän aikaa klubin nykytilanteen käsitellylle. Kun suunnittelet strategiaa, pidä mielessäsi seuraavat seikat: Mieti asiaa mahdollisimman monelta kannalta ja ota kaikki ideat huomioon. Ota suunnitteluun mukaan klubin entisiä, nykyisiä ja tulevia johtohenkilöitä. Hanki puolueeton henkilö tai ryhmä henkilöitä vetämään strategiasuunnittelukokousta. Mieti, miten klubisi tavoitteet ovat samansuuntaisia piirin tavoitteiden ja RI:n strategiasuunnitelmien kanssa. TAVOITTEENASETTELU 115
VISIO 3-VUOTISTAVOITE 3-VUOTISTAVOITE 3-VUOTISTAVOITE Strategiasuunnittelun malli VUOSITAVOITTEET: VUOSITAVOITTEET: VUOSITAVOITTEET: Strategiasuunnittelussa luodaan visio ja sitä tukevat tavoitteet, joita voidaan säännöllisesti arvioida ja tarvittaessa muuttaa. KAIKKIEN OSA-ALUEIDEN SÄÄNNÖLLINEN ARVIOINTI Prosessi Strategiasuunnitelma voidaan tehdä käyttämällä tässä selostettua prosessia. Käyttäkää oheista kaavaketta ideoitten kirjaamiseen. 1. Mikä on tämänhetkinen tilanne? Kuvailkaa klubin nykytila. Käsitelkää yhdessä klubin vahvuudet ja heikkoudet. 2. Mikä on tavoitteemme? Listatkaa 5 10 ominaisuutta, joiden haluatte kuvaavan klubia kolmen vuoden kuluttua tästä päivästä. Hahmotelkaa lauseen pituinen visio, joka kuvaa klubia kolmen vuoden kuluttua. Viimeistelkää visiolause ja varmistakaa, että kaikki osallistujat ovat siitä yhtä mieltä. 3. Miten saavutamme sen? Kehitelkää yhdessä kolmevuotistavoitteita joiden avulla klubi saavuttaa vision pitäen mielessä mitkä ovat klubin vahvuudet ja heikkoudet mitkä ovat RI:n ja sen säätiön ohjelmat ja missiot miten kaikki jäsenet saadaan mukaan toteutukseen miten tavoite saavutetaan kolmessa vuodessa Päättäkää, mikä on kolmivuotistavoitteiden tärkeysjärjestys. Sopikaa ryhmässä, mitkä ovat kaksi tai kolme tärkeintä tavoitetta joilla on suurin vaikutus klubin pyrkimyksiin saavuttaa visio. Märitelkää ne vuositavoitteet, jotka tukevat kutakin tärkeintä kolmivuotistavoitetta. Päättäkää, mitkä ovat ne määräajat, resurssit ja tarvittavat ihmiset, joita kunkin kolmivuotistavoitteen ensimmäisen vuositavoitteen saavuttaminen edellyttää. 4. Miten me onnistumme siinä? Muodostakaa strategiasuunnittelutiimin, joka valvoo prosessia jatkuvasti ja esittää suunnitelmaan muutosehdotuksia. Varatkaa riittävästi resursseja suunnitelman toteuttamiseen. Arvioikaa kaikki päätökset varmistaaksenne sen, että ne tukevat suunnitelmaa ja antakaa strategiasuunnitteluryhmälle toteutusta koskevaa palautetta. Käykää vuosittain läpi strategiasuunnitelma, visiolause, kolmivuotistavoitteet, vuositavoitteet ja muuttakaa niitä tarvittaessa. Toistakaa koko strategiasuunnitteluprosessi joka kolmas vuosi, kun luotte uuden suunnitelman tai vahvistatte käytössä olevan suunnitelman. 116 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA
Strategiasuunnittelun muistilista Käytä edellisillä sivuilla kuvattua prosessia, kun täytätte tätä muistilistaa ja kehittelette omaa strategiasuunnitelmaanne. 1. Nykytilanne? Päivämäärä: Kuvaile nykytilanne: Vahvuudet: Heikkoudet: 2. Mikä on tavoitteemme? Tavoitepäivämäärä: Tulevan tilanteen avainominaisuudet: Visiolause: TAVOITTEENASETTELU 117
3. Miten saavutamme sen? Vision saavuttaminen edellyttää seuraavien tavoitteiden saavuttamisen: Kolmivuotistavoitteet: Kolmivuotistavoitteisiin pääsemiseksi seuraavat vuositavoitteet pitää saavuttaa. Huom! Strategiasuunnitelman kolmivuotistavoitteiden tai vuositavoitteiden määrää ei ole rajoitettu. 3-vuotistavoite 1: Vuositavoitteet: Määräajat: Tarvittavat resurssit: 3-vuotistavoite 2: Vuositavoitteet: Määräajat: Tarvittavat resurssit: 3-vuotistavoite 3: Vuositavoitteet: Määräajat: Tarvittavat resurssit: 4. Miten me onnistumme siinä? Luettele ne toimenpiteet joita aiotte tehdä, kun toteutatte suunnitelman: 118 KLUBIN PRESIDENTIN OPASKIRJA