Tapahtumien itsearviointityökalu Tapahtuman itsearviointityökalua täyttäessänne voitte vastata kysymyksiin joko kronologisessa järjestyksessä tai aihepiireittäin. Kaikkiin kysymyksiin ei ole välttämättä olemassa valmiita vastauksia, mutta jo niiden pohtiminen tuottanee teille näkemyksen osion kysymysten kokonaisuudessa asian merkityksellisyydestä projektinne onnistuneen läpivalaisun suhteen. Jos jaatte organisaatiossanne hakuasiakirjan luvun useiden eri tahojen kanssa, on ensiarvoisen tärkeää istua neuvottelupöydän ääreen ja lukea ääneen alla esitetyt kysymykset. Oikea tapahtuma meille, riskikartoitus: Tapahtumaprojekti on aina riski hakuvaiheesta alkaen. Tässä asetetaan liitto/seura/organisaatio eturiviin ja suurennuslasin alle: Mitkä ovat tapahtuman tuomat hyödyt/riskit/vaatimukset sekä kriittiset pisteet? Onko tapahtumalle olemassa ympäröivän yhteiskunnan ja yhteisön tuki? Mitä vastuita ja velvollisuuksia tapahtuman toteutumisen myötä teille tulee? Mitkä tekijät ovat kokonaisuuden kannalta kriittisiä ja miten olemassa olevia riskejä on kartoitettu? Mitkä ovat realistiset mahdollisuutenne (onnistuneen) tapahtuman järjestämiseksi ja onko teillä siihen tarvittavat resurssit? Millaiset? Onko tapahtumaprojektin ajoitus oikea juuri nyt?
Tapahtuman sopimusrakenteet: Jo projektin hakuvaiheessa sopimusrakenteiden ymmärrys on olennainen tekijä taloudellisten ja operatiivisten velvoitteiden ja mahdollisuuksien analysoinnissa alusta alkaen: Kuka/mikä organisaatio hyväksyy ja allekirjoittaa sopimukset ja ottaa laillisen vastuun tapahtuman järjestämisestä (verollisuus, lakiin perustuvat velvoitteet jne.)? Ovatko tapahtuman järjestämisen vastuut ja velvoitteet selkeästi ilmaistu sopimuksessa? Onko kustannusten jakautuminen/suuntautuminen eri osapuolille selkeästi kuvattu sopimuksissa? Kenellä on lopullinen sananvalta tapahtuman järjestelyjen suhteen (kansainvälinen liitto, sen markkinointiorganisaatio tms.)? Ketkä ovat pääsopimuskumppanit tapahtuman kannalta ja mitkä ovat tärkeimmät perussopimukset, jotka tulee turvata? Mitkä muut keskeiset sopimukset vaikuttavat tapahtuman tulokseen ja onnistumiseen olosuhteet, vakuutukset, markkinointi, sponsorit? Kuka laatii ja neuvottelee sopimusluonnokset (kansainvälinen lajiliitto, järjestävä taho, kaupunki)?
Minkä valtion (Suomi, myöntäjätahon kotimaa, jokin muu valtio) hallinnon alla kulkee järjestämissopimus? Mitä velvoitteita, vastuita se aiheuttaa? Miten ratkaistaan mahdolliset erimielisyydet? Kuka omistaa tapahtuman kaupalliset oikeudet? (imago, logo, brandi) Voitteko järjestäjänä hyödyntää näitä oikeuksia tai tehdä omia sopimuksia? Tapahtuman rahaliikenne ja budjetti: Lopullinen projektin budjetti syntyy järjestelysopimuksen allekirjoituksen ja muiden siihen liittyvien, kuten markkinointisopimusten myötä ja niiden talousvaikutusten vuoksi. On kuitenkin tärkeää tehdä jo hakuvaiheessa alustavat, realistiset budjettilaskelmat perustuen esimerkiksi edellisten tapahtumien toteumiin. Tehdessänne projektin budjetin valmistelua, ottakaa huomioon seuraavia tekijöitä varmistuaksenne realistisesta näkemyksestä budjetin suhteen: Mikä on aikataulu budjetin valmistelussa? Ovatko kaikki sopimuksiin sisälletyt velvoitteet tiedossa ja huomioitu budjetissa? Ovatko budjetoidut luvut saavutettavissa, kuinka? Onko päätetty selkeästi kuka vastaa budjetista ja kuka valvoo rahavirtoja? Onko tehty selkeä budjetoinnin valvonta-aikataulu ja järjestelmä ja onko se auditoitavissa (julkinen velvoite)?
Onko budjetin aikataulutus kunnossa? Millä aikataululla saadaan tuloja (avustukset, etukäteismaksut jne.) ja millä aikataululla joudutaan maksamaan erilaisia menoeriä? Onko tehty alusta alkaen suunnitelmat siitä, mitä tehdään jos budjetti näyttää ylittyvän? Kuka tai mikä taho kattaa mahdolliset tappiot? Onko yllättäviin kuluihin tehty varauksia? Onko mahdollisesta voitonjaosta tehty kirjallinen sopimus eri osapuolten kesken? Onko inflaatiovaikutus otettu budjetoinnissa huomioon? Onko valuuttakurssien vaikutus budjettiin otettu huomioon? Tapahtuman yleisö/osallistujat: Millainen on tapahtuman kohdeyleisö? Mikä on tapahtuman yleisötavoite? Minkä verran osallistujia odotetaan paikalle? Kuinka paljon ulkomailta? Tapahtuman mahdollistavat olosuhteet: Tapahtuman suorituspaikkojen tulee olla tapahtuman myöntäjän vaatimustasolla tai kehitettävissä tälle tasolle.
Mitä kilpailu- ja harjoitusolosuhteita vaaditaan tapahtumalle? Missä Suomessa/alueellanne ovat parhaat olosuhteet tapahtumalle? Ovatko tarvittavat palvelut ja niiden vaatimat olosuhteet saatavilla kustannustehokkaasti? Onko itse tapahtumalla mahdollisuus parantaa/lisätä fasiliteetteja siellä, missä niitä tarvitaan? Kuinka tapahtuman liikenneasiat järjestyvät? Kuinka paljon väliaikaisia rakenteita tapahtuma edellyttää? Tapahtuman organisaatio ja osaaminen: Olennaista tapahtuman/projektin kannalta ovat käytännölliset olosuhteet ja tapahtumaosaaminen, joka kattaa kaikki olennaiset tapahtumaan/projektiin liittyvät osa-alueet: Mitkä ovat päävastuualueet, jotka tulee pystyä kattamaan? Mitä erityisosaamista tarvitaan tapahtuman toteuttamiseen? Millainen mahdollisimman hyödyllinen organisaatiorakenne tarvitaan? Kuinka pitkän ajan tämä organisaation tulee olla olemassa?
Millainen lakeihin perustuva asema organisaatiolla tulee olla ja onko se tapahtuman järjestämisen kannalta kustannustehokkain? Millainen johtamisrakenne tarvitaan tapahtuman tehokkaaseen läpivientiin? Kuinka eri edunsaajat ovat edustettuna organisaatiossa? Tarvitaanko palkattu pääsihteeri/toimitusjohtaja? Muita virkoja? Kuka vastaa perusorganisaation rekrytoinnista ja perehdytyksestä? Kuka tulee toimimaan välittäjänä palkatun ja muun (liiton, seuran) henkilöstön ja vapaaehtoisten välillä ja mitä korvauksia muille kuin palkatulle henkilöstölle (osaaikaiset,vapaaehtoiset) tarjotaan? Voiko seuran/liiton sisäistä henkilöstöä käyttää tapahtuman/projektin tekemisessä jos voi niin kuka korvaa heidän normaalin työpanoksensa? Kuinka valvotaan projektin henkilöstön suorituksia ja millä resursseilla? Mihin tapahtuman projektihenkilöstö sijoitetaan (tilat, varusteet jne.)? Mitä keinoja on olemassa reagoimiseen jos asiat eivät suju suunnitellusti?
Tapahtuman viestintä: Tapahtumaprojektin tuottaminen on erittäin stressaava ja intensiivinen prosessi tällöin tulee varmistaa että kaikkien osapuolten tarpeet viestinnän suhteen tulee otettua huomioon kaikkien tapahtumaan liittyvien tahojen informoinnin ja motivoinnin varmistamiseksi: Onko kehitetty selkeä viestintäsuunnitelma ja järjestelmä, sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään? Ovatko tavoitteet selkeät kaikille osapuolille? Onko yhdessä päätetty arvot ja yleisviestit joilla haun/järjestelyjen olennaiset asiat viestitään? Kuka/ketkä vastaavat yhteydenpidosta tärkeimpiin tahoihin (kv. liittoon, seuroihin, valtioon, kuntaan/kaupunkiin) sekä muihin projektiin vaikuttaviin sidosryhmiin? Kenellä on vastuu viranomaisyhteydenpidosta ja koordinoinnista? Onko olemassa riskiviestintäsuunnitelma? Ketkä ovat virallisia lausunnonantajia projektin suhteen? Kuinka paljon tapahtuman tukijat kuten sponsorit ovat mukana viestinnässä? Miten kaupunki/kunta/maakunta hyödyntää näkyvyyttä viestinnän avulla tapahtumasta? Miten tapahtuma näkyy koko kaupungin/kunnan katukuvassa? Millaista näkyvyyttä tapahtuma tarjoaa Suomessa tai maailmalla?
Mitä koulutusta on varauduttu antamaan tapahtuman omalle henkilöstölle / vapaaehtoisille niin sisäisen kuin ulkoisen viestinnän laadun varmistamiseksi? Tapahtuman vapaaehtoiset: Vapaaehtoiset tai palkattomana työskentelevä henkilöstö on usein korvaamaton voimavara tapahtumalle ja heidän huomioimisensa on erittäin tärkeää tapahtuman kannalta. Vapaaehtoisten koulutuksessa tulisi varmistaa, että heillä on selkeä käsitys vähintään seuraavista perusasioista: Mistä tapahtumassa on todella kyse? Mitkä ovat vapaaehtoisten (lailliset) oikeudet ja velvollisuudet? Vapaaehtoisten tehtävien riittävän tarkka kuvaus ja tapahtuman hallintorakenteen selkeät kontaktipinnat vapaaehtoisiin luovat luottamusta projektin kuluessa ja tiukkojen aikataulujen puristuksessa. Selkeät sisäiset tiedonsaannin ja viestinnän kanavat sekä struktuuri auttavat oikean informaation saamista ja jakamista. Kuinka monta vapaaehtoista tarvitaan tapahtuman menestyksekkääseen tuottamiseen? Mitä erityyppisiä taitoja ja osaamisalueita eri vapaaehtoisilta tarvitaan organisaation vahvistamiseksi (akkreditoini, kielitaito, tietotekniikka..)? Milloin vapaaehtoisten rekrytointi aloitetaan ja mitä kanavia hyödyntäen? Rekrytoidaanko vapaaehtoiset lajin sisältä, toisista lajeista tai hyödyntäen muuta tapahtumassa vaadittavaa osaamista?
Mitä motivointitapoja on tarjolla vapaaehtoisten sitouttamiseksi? Mitä lakiin perustuvia velvoitteita vapaaehtoisista seuraa (esim. vakuutukset, asujen verotus ym.)? Missä vaiheessa projektia vapaaehtoisia tarvitaan aktiivisesti (onko ennen päätapahtumaa tarvetta esim. pienelle ryhmälle, kuten venue visits ym. valmistelevat kokoukset)? Miten vapaaehtoiset koulutetaan? Mitä kokemuksia voidaan hyödyntää aiemmista kisoista esimerkiksi no show määrien karsimiseksi? Mitä vapaaehtoisjoukolle voidaan tarjota tapahtuman jälkeen? Onko heidän muodostamaansa joukkoa mahdollista hyödyntää lajin tai tulevien tapahtumien osalta samankaltaisissa tehtävissä? Tapahtuman markkinointi: Tapahtuman ja koko projektin markkinoinnissa tärkeitä tekijöitä ovat brandi, tietoisuus tapahtumasta, luotettavuus, vastineet tuelle, kasvumahdollisuudet ja ainutlaatuisuus. Tärkeitä selvitettäviä asioita tapahtumaprojektin markkinoinnissa ovat siis seuraavat: Mitkä ovat tärkeimmät markkina-alueet ja kohderyhmät tapahtuman kannalta? Mitä oikeuksia/osia oikeuksista teille järjestäjänä kuuluu?
Mitä ainutlaatuisia tekijöitä tukijoiden kannalta teidän tapahtumanne pitävät sisällään? Mitä uskotte tapahtumanne kaupallisesti tuottavan? Mikä on yleinen markkinointistrategianne? Onko sponsoroinnin osuus puhdasta lisätuottoa tapahtumalle vai onko se tapa tasapainottaa budjettia? Heikentäisikö/vahvistaisiko kaupallisen toimijan käyttö tapahtumaanne tulevaa tulovirtaa? Heikentääkö/vahvistaako mahdollinen kaupallisen toimijan käyttö tapahtumanne tulevaa tulovirtaa? Miten tapahtuman sponsorointi vaikuttaa liittonne normaaliin sponsorointitilanteeseen? Mitkä ovat tapahtuman kannalta pahimmat kilpailevat tapahtumat niin sponsoreiden kuin yleisön ja osallistujien saannin osalta? Tapahtuman imago ja promootio: Vaikka haettekin ja teette kansainvälisen tapahtuman, on viisasta muistaa se, että myöntävä taho omistaa sen ja odottaa tapahtumasta ja sen imagosta pidettävän hyvää huolta. Millainen imago tapahtumakonseptilla on ja miten sitä on aiottu ylläpitää kaikilla sen tasoilla? Kuinka tapahtumaimagoa huolletaan ja rakennetaan aktiivisesti? Kuka vastaa tästä?
Kuinka tapahtuma menee julkisuuteen ja toimiiko promootio ja pr-toiminta tiiviisti tapahtumamarkkinoinnin ja muun viestinnän kanssa? Kuinka sponsorinne auttavat tapahtuman tietoisuuden lisäämisessä? Oletteko valinneet tapahtumallenne oikeanlaisen keulakuvan? Tapahtuman media ja mediasuhteet Media ja sen sitouttaminen ja medianäkyvyyteen liittyvät selkeät sopimukset ovat nykyisten kansainvälisten tapahtumien onnistumisen kannalta erittäin tärkeä ja myös tapahtuman taloudelliseen tulokseen vaikuttava tekijä. Mitä medianäkyvyyttä (TV, Inetrnet ja sosiaalinen media, painettu media, radio) voitte saada? Kuinka laajalle alueelle (paikkakunta, alue, koko maa ulkomaat) medianäkyvyys ulottuu? Oletteko huomioineet kaikki median muodot? Jos kv. liitto/tapahtuman myöntäjätaho velvoittaa teitä medianäkyvyyden tuottamiseen, onko se neuvotellut valmiiksi esim. tv-tuotannon Host Broadcasting sopimukset vai ovatko ne teidän vastuullanne ja tulevatko niistä mahdollisesti koituvat kulut teidän kustannettavaksi? Pystyttekö tarjoamaan median avulla näkyvyyttä tapahtumapaikkakunnalle tai Suomelle? Millä keinoilla?
Oletteko tehneet tapahtuman mediasuunnitelman ja kuka vastaa organisaatiossanne siitä? Tapahtuman logistiikkajärjestelyt Tarvitaanko tapahtumapaikalle erikseen kuljetusta osallistujille/yleisölle/medialle tms.? Tarvitaanko tapahtumaan liittyen liikenteen poikkeusjärjestelyjä? Millaisia? Tarvitaanko tapahtumaa varten oma reitti/alue? Miksi? Miten tapahtuman aikaiset paikoitusasiat on järjestetty? Onko logistiikkajärjestelyille vastuuhenkilöä? Tapahtuman majoitus Oletetaanko osallistujien yöpyvän alueella? Kuinka monta yötä? Oletetaanko yleisön yöpyvän alueella? Kuinka monta yötä?
Millainen majoituskapasiteetti tapahtuman osallistujille tarvitaan? Millainen majoituskapasiteetti tapahtuman yleisölle tarvitaan? Tapahtuman turvallisuus Kuka on tapahtuman turvallisuusvastaava? Onko tapahtumalla turvallisuussuunnitelmaa? Onko tapahtumalla kriisinhallintasuunnitelmaa? Mikä taho hoitaa tapahtuman turvallisuusjärjestelyt? Onko tapahtumaan osallistumassa henkilöitä, jotka tarvitsevat erityistä huomiota turvallisuuden suhteen? Tapahtuman ympäristövaikutukset Tapahtumien ympäristövaikutuksia ovat mm. liikenteen päästöt ja energian kulutus, energian ja veden kulutus tapahtumapaikalla, hankintojen ja rakenteiden välilliset vaikutukset, maaston kuluminen ja muut vaikutukset luontoon, päästöt maahan ja veteen, melu, jätteet ja roskaantuminen. Ympäristöasioiden huomioiminen läpäisee tapahtuman järjestämisen eri osa-alueet (viestintä, imago, logistiikka, olosuhteet, majoitus, ym.)
Minkälaisia ympäristövaikutuksia tapahtumasta aiheutuu? Voidaanko ympäristövaikutuksiin vaikuttaa, miten? Onko tapahtumalla ympäristöohjelmaa? Kuka on tapahtuman ympäristövastaava? Tapahtuman lipunmyynti ja oheismyynti Kuinka paljon lippuja on myytävänä? Mitä kautta lippuja myydään? Kuka on vastuussa lipunmyynnistä? Onko lippuja ennakkomyynnissä/ovimyynnissä? Liittyykö lipunmyyntiin jotain ehtoja? Onko tapahtumalla erityiskohderyhmiä/alelippuja? Onko tapahtumalla omaa oheismyyntiä? Minkälaista? Tapahtuman hospitalitypalvelut
Onko tapahtumalla omia hospitalitypalveluita? Millaisia? Kenelle suunnattuja? Onko hospitalitypalveluja saatavilla koko tapahtuman ajan vai rajoitetusti? Kuka vastaa tapahtuman hospitalitypalveluista? Hyödynnetäänkö hospitalitypalveluissa alueen omaa osaamista? Mitkä ovat kv. liiton aiheuttamat vaatimukset hospitalitylle Tapahtumanjärjestäjän substanssiosaaminen Onko tapahtumanjärjestäjä ollut aikaisemmin vastaavan tapahtuman järjestelyvastuussa? Minkälainen koulutustausta tapahtumaorganisaatiolla on? Kuka vastaa tapahtuman sisällöntuotannosta? Kuka on tapahtuman päävastuullinen tuottaja?
Onko tapahtuman laji/lajivalikoima/sisältö tuttu ennestään? Minkälaiset yhteydet tapahtumanjärjestäjällä on erilaisiin tapahtuman sidosryhmiin, kattoorganisaatioihin, pääyhteistyökumppaneihin jne.? Oikea tapahtuma meille, peruskysymykset vielä kerran: Oikeanlaisen tapahtuman identifiointi resurssien suhteen, peruskysymyksiä harkitessanne tapahtumaprojektia: Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? Ovatko olosuhteet tapahtuman vaatimalla tasolla vai joudutaanko niitä rakentamaan tai päivittämään tapahtuman vaaditulle tasolle? Kuinka paljon on tietoa edellisistä vastaavista järjestelyistä? Ovatko tapahtumat olleet menestyksellisiä vai järjestäjälle haasteellisia? Millainen on tapahtumakonsepti? Miten tapahtuma erottuu aikaisemmasta tapahtumasta tai muista vastaavanlaisista? Ketkä/mitkä ovat tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavat eri tahot? Millainen vaikutus tapahtumaprojektilla on organisaation muuhun operatiiviseen ja taloudelliseen tilanteeseen?
Millaista yhteistyötä kaupungin/kunnan/valtion kanssa voidaan tehdä? Miten kaupunki/kunta/valtio hyötyvät tapahtumasta ja miten ne voivat hyödyntää tapahtumaa? Ketkä ovat tapahtumalle tarvittavia muita kumppanuuksia ja onko heidän sitoutumisensa ja kiinnostuksensa varmistettu? Kuinka edellä mainitut tahot on huomioitava tapahtuman suunnittelu- ja toteutusvaiheessa? Kuinka usein / missä asioissa näihin tahoihin tulee olla yhteydessä? Mitä muita tapahtumia suomeen on suunniteltu samaan aikaan ja ovatko ne kilpailevia? Tarvitaanko konsultaatioapua tapahtuman eri prosessien määrittelyyn ja sen toteuttamiseen?