Kokousja konferenssijärjestelmä 1 Tavoitteet (Login 1/2011): Intres 7 kokous- ja konferenssijärjestelmän avulla matkatoimisto rakentaa asiakas- ja tapauskohtaisia varausjärjestelmiä Internetiin. Koko paletti: sisältö, ominaisuudet, värimaailma, linkitykset, kuvat jne. voidaan toteuttaa tilaisuuden mukaan. loppuasiakas saa aina näköisensä toteutuksen, Valmis järjestelmä liitetään asiakkaan tai tapahtuman sivuille. Ratkaisu on täysin integroitu matkatoimiston omaan Winresiin. 2
Tästä seuraa automaattisesti: Asiakaskohtaisilla ratkaisuilla saadaan lisää kauppaa. Asiakkaat ovat tyytyväisempiä, kun ovat saaneet oman näköisensä ratkaisun omille sivuilleen. Kaikki varaukset hoidetaan samassa prosessissa kuin muutkin varaukset. Asiakaskohtaiset ratkaisut eivät lisää omaa back office työtä; kuka tahansa voi ottaa varauksia vastaan. Edullisempia ratkaisuja asiakkaille, mistä edelleen seuraa lisää kauppaa. 3 Järjestelmän pystyttäminen (Login 1/2011): Matkatoimisto määrittelee järjestelmän yhdessä asiakkaansa kanssa Järjestelmän pystyttäminen voi alkaa, kun tarjottavat osallistumisvaihtoehdot, peruspaketin sisältö, oheispalvelut, majoitusvaihtoehdot, hinnat ja kapasiteetit on määritelty. Kaikkia komponentteja ei välttämättä tarvita. Yksinkertaisimmillaan järjestelmä on pelkkä ilmoittautumislomake. mahdollistaa myös kaikkien varauskanavien tarjoamisen asiakkaalle. Asiakas voi siis päättää, mitä varauskanavia tarjotaan ja mitä ei. Usean varauskanavan ratkaisu ei aiheuta erikoisjärjestelyjä matkatoimistossakaan. 4
Käytännössä vaikeinta (Login 1/2011): Käytännössä on vaikeimmaksi osuudeksi osoittautunut tarvittavien tietojen saanti loppuasiakkaalta: mitä myydään, kenelle ja mihin hintaan. Ei riitä, että varmaan tullaan tarjoamaan tätä kiertoajeluakin oheisohjelmaksi, vaan pitää päättää tarkasti: minä päivänä ja kellonaikana kiertoajelu on; sisältyykö se peruspakettiin vai maksaako erikseen; jos maksaa, niin paljonko; onko paikkoja tarpeen mukaan, vai rajoitetaanko osallistujien määrää. 5 Mitä siis tarkkaan ottaen tarvitaan ennen järjestelmän pystyttämistä: - Tapahtuman nimi ja ajankohta - Tapahtuman kuvaus aloitusruudulla - Mille ajalle ilmoittaudutaan - Miten ilmoittaudutaan: yksitellen, ryhmissä, millaisissa ryhmissä - Osallistujien nimet heti vai myöhemmin - Mitä myydään osallistuminen, majoitus, lisäpalvelut - kenelle ja mihin hintaan - Pakolliset / valinnaiset tuotteet - Kaikkien tuotteiden hinnoittelu, kapasiteetit, varausehdot - Mitä tietoja osallistujilta kysytään - Onko Avec ohjelmaa tarjolla - Mitä tietoja Aveceilta kysytään - Kuka maksaa, miten maksetaan - Osallistuuko maksaja tapahtumaan - Millä kielillä toimitaan - Varausehdot, sulkuajat, eräpäivät - Mitä raportteja osallistujista tarvitaan - Mitä raportteja myynnin etenemisestä tilaaja tarvitsee ja milloin - Layout: Logot, värit, bannerit. - Missä järjestelmä julkaistaan ja milloin, yhdyshenkilö. 6
Kun edellä luetellut tiedot on saatu, Comgate tekee ehdotuksen: - Tarvittavista varauskanavista - Online-järjestelmän layoutista - Järjestelmän prosessista (nimet vai majoitus ensin) - Käynnistysvaihtoehdoista - ilmoittautuminen, majoitus + ilmoittautuminen, lisäpalvelut - Varausajankohdan valinnasta (kalenteri / valmiit vaihtoehdot) - Tarvittavista maksutavoista - Raportoinnin toteuttamisesta - Osallistujalistojen toteuttamisesta (raportit vai Excel) - Ratkaisun rajoitteet 7 Muista asiakasneuvottelussa! - Ota konsultin asenne (90/10 sääntö) - Esitä kysymyslistasi ensimmäisessä neuvottelussa (*) - Jos näyttää ilmeiseltä, että et tule saamaan vastauksia, unohda koko juttu tai ainakin unohda Online ja huomioi tarjouksessa tarvittavan manuaalityön määrä - Anna aikaa selvittelyihin kuitenkin suhteessa palvelun avaamisajankohtaan - Jos näyttää siltä, ettei mahdollinen tilaaja saa itsestään selviä asioita selvitettyä, tarjoudu auttamaan (muista veloitus) - Älä lupaa mitään, mistä et ole varma - Jätä aikaa myös toteutukselle (*) Vaikutat heti asiantuntijalta tiedät, mitä teet. 8
9