Sipoon kunnan tarkastuslautakunnan kertomus vuodelta 2013 12.5.2014
Sipoon kunnanvaltuustolle Sisällysluettelo 1. Alkusanat... 3 1.1 tehtävät... 3 1.2 kokoonpano ja toiminta... 3 1.3 Tilintarkastus... 4 2. Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen 2013 ja kehitysnäkymät... 4 2.1 Yleiset näkymät... 4 2.2 Vuoden 2013 taloudellisten tavoitteiden toteutuminen... 5 3. edellisten vuosien havaintojen käsittely... 6 3.1 Aikaisemmilta vuosilta toteutumatta jääneet tavoitteet... 6 3.2 Vuoden 2012 kertomuksen vastine... 6 4. Sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen 2013... 7 4.1 Kunnanhallitus... 7 4.1.1 Yleishallinto ja kunnan johto... 7 4.1.2 Talous- ja hallintokeskus... 8 4.1.3 Kehitys- ja kaavoituskeskus... 9 4.2 Sosiaali- ja terveysvaliokunta... 9 4.2.1 Sosiaali- ja terveydenhuolto -vastuualue... 9 4.2.2 Hallinto ja talous... 10 4.2.3 Lasten ja nuorten kasvun ja kehityksen tukeminen sekä lapsiperheiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen... 10 4.2.4 Työikäisten väestön toimintaedellytysten vahvistaminen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen... 11 4.2.5 Ikäihmisten hyvinvoinnin ja elämänlaadun edistäminen... 12 4.2.6 Ruokapalvelut... 12 4.3 Sivistysvaliokunta... 12 4.3.1 Hallintopalvelut... 12 4.3.2 Varhaiskasvatuspalvelut... 13 4.3.3 Koulutuspalvelut... 14 4.3.4 Liikunta- ja nuorisopalvelut... 16 4.3.5 Kulttuuripalvelut... 16 4.4 Tekninen valiokunta, Rakennus- ja ympäristövaliokunta... 17 4.4.1 Talous- ja hallinto... 17 4.4.2 Rakennusvalvonta... 17 4.4.3 Ympäristönsuojelu... 18 4.4.4 Katu- ja viheralueet... 18 4.4.5 Vesihuolto... 18 4.4.6 Toimitilat... 18 4.5 Tuloslaskelmaosa, investointiosa ja rahoitusosa... 19 5. Muita havaintoja... 19 6. Loppusanat... 19 7. Allekirjoitukset... 20 Arviointikertomus 2013 2 (21)
1. Alkusanat 1.1 tehtävät on kuntalain 71 :n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa toteutuneet. on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Kunnan hallintosäännön 80 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida hallinnon ja taloudenhoidon sekä palvelutoiminnan tarkoituksenmukaisuutta. Lisäksi tarkastuslautakunta seuraa tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista. antaa vuosittain valtuustolle kertomuksen. Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tulee myös arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kuntakonsernissa. Sipoon valtuusto ei ole asettanut sitovia tavoitteita konsernijohdolle tai kunnan edustajille tytäryhteisöissä. Valtuusto ei ole myöskään asettanut sitovia tavoitteita tytäryhteisöille kunnan talousarviossa, eikä sitovia tavoitteita ole kirjattu konserniohjeeseen. Näin ollen tarkastuslautakunta ei ole voinut ulottaa vuoden 2013 a kuntakonserniin. Lautakunta jää odottamaan päivitettyjä konserniohjeita. 1.2 kokoonpano ja toiminta Sipoon kunnanvaltuusto on asettanut tarkastuslautakunnan valtuustokaudelle 2013 2016. kokoonpano vuonna 2013 on ollut seuraava: Jäsen Linda Karhinen, puheenjohtaja Pentti Sittnikow, varapuheenjohtaja Hans-Peter Lindgren Vesa Lepistö Päivi Mäkelä-Bengs Henkilökohtainen varajäsen Virpi Karjalainen Maarit Virtanen Johan Isaksson Patrick Lindman Jari Vaahterikko päätöksenteko on tapahtunut puheenjohtajan esityksestä ja pöytäkirjanpitäjänä on toiminut tilintarkastaja JHTT, KHT Outi Koskinen. arvioinnin painopistealueet koko valtuustokaudelle 2013 2016 on määritelty vuonna 2013. Tarkempi työohjelma laaditaan vuosittain. Vuoden 2013 tilintarkastukseen ja in liittyen tarkastuslautakunta on kokoontunut 11 kertaa. Lautakunta on työohjelmansa mukaisesti kokouksissaan perehtynyt eri hallintokuntien ajankohtaisiin asioihin kuulemalla kokouksissaan johtavia viranhaltijoita. on seurannut tilintarkastussuunnitelman toteutumista. on laatinut vuosittaisen kertomuksen kunnanvaltuustolle vuodelta 2013. Arviointi on perustunut vuoden 2013 tilinpäätöksessä esitettyihin tietoihin sekä viranhaltijoille esitettyihin kyselyihin. on päättänyt nostaa Nikkilän Sydän -projektin erityiseksi kohteeksi. Lautakunnan projektista on esitetty tämän kertomuksen kohdassa 4.3.3. Arviointikertomus 2013 3 (21)
1.3 Tilintarkastus Sipoon kunnanvaltuusto on valinnut tilintarkastajaksi 2013 2016 toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten PwC Julkistarkastus Oy:n vastuunalaisen tilintarkastajana JHTT, KHT Outi Koskinen. 2. Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen 2013 ja kehitysnäkymät Tilintarkastaja on raportoinut tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelman toteutumisesta. Tilintarkastaja on antanut tarkastuslautakunnalle vuoden 2013 tilintarkastuksesta kaksi kirjallista raporttia. Nämä raportit on lisäksi toimitettu kunnanjohtajalle, talous- ja hallintojohtajalle, kunnankamreerille ja kyseisten tarkastusten vastuuhenkilöille. edellyttää, että raporteissa esitetyt havainnot ja suositukset johtavat korjaaviin toimenpiteisiin. 2.1 Yleiset näkymät Vuoden 2013 tilikauden tulos oli negatiivinen, -2,3 milj. euroa. Tilinpäätössiirtojen jälkeenkin vuodelta 2013 alijäämää kertyi lähes kaksi miljoonaa euroa. Kunnan isoimpia haasteita on jo vuosien ajan ollut kustannusnousun hillitseminen. Vuonna 2013 käyttömenojen kasvu vuoteen 2012 verrattuna oli yli viisi prosenttia. On selvää, että elämme taloudellisesti haasteellisia aikoja. Valtion puolelta on odotettavissa toimenpiteitä, jotka vaikuttavat kunnan talouteen negatiivisesti. Tällaisessa toimintaympäristössä korostuu oman toiminnan tehokkuuden merkitys. Tästä syystä olisi toivonut, että vuoden 2012 aikana toteutunut ja hyvin onnistunut, kulukuri olisi jatkunut myös vuoden 2013 aikana. Vuoden 2012 osalta toimintakulujen kasvu vastasi sen vuoden inflaatiokehitystä. Kyseisenä vuonna myös vuosikate kattoi poistot. Lautakunta kuitenkin uskoo, että operaatio kattilakansiperiaate pystyy hidastamaan kunnan kulujen kasvua ja palauttamaan kustannuskehityksen vastaamaan yleistä inflaatiokehitystä. Kaavio 1 Sipoon kunnan vuosittaiset menojen (toimintakulut ja poistot ilman arvonalentumisia) ja asukasmäärän muutokset 2008 2013. 15,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % -5,0 % 9,5 % 6,6 % 7,3 % 5,7 % 2,2 % 2,5 % 0,9 % 1,2 % 1,5 % 1,2 % 1,0 % 2008 2009 2010 2011 2012 2013-10,0 % -15,0 % -9,3 % Menojen nousu % Asukasmuutos % Arviointikertomus 2013 4 (21)
Asukkaat euroa Sipoon kunta Kaavio 2 Sipoon kunnan väestömäärä sekä henkilöstö- ja ostopalvelukulut yhteensä 2008 2013. 20 500 60 000 000 20 000 50 000 000 19 500 40 000 000 19 000 18 500 30 000 000 Väestö Henkilöstökulut Ostopalvelukulut 18 000 20 000 000 17 500 10 000 000 17 000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 0 2.2 Vuoden 2013 taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Vuoden 2013 talousarvion tuloslaskelmaosassa toteutuneet kulut sisältäen sisäiset erät olivat 135,7 milj. euroa (edellisenä vuonna 128,9 milj. euroa), tuotot 41,6 milj. euroa (ed. vuonna 39,3 milj. euroa) ja toimintakate -93,7 milj. euroa (ed. vuonna -89,7 milj. euroa). Kokonaisuutena toimintakate oli 1,1 milj. euroa muutettua talousarviota heikompi. Verotulot ja valtionosuudet yhteensä toteutuivat 1,3 milj. euroa talousarviota suurempina ja rahoitustuotot ja -kulut yhteensä 445 tuhatta euroa talousarviota pienempinä kuluina. Vuosikatteeksi muodostui 6,9 milj. euroa, joka on 0,6 milj. euroa muutettua talousarviota parempi. Vuosikate ei kata poistoja, jotka olivat 9,2 milj. euroa. Tuloslaskelmaosan vuodelle 2013 asetettu sitova taloudellinen tavoite toteutui. Tavoitteeksi oli asetettu rahoitustuottojen ja -kulujen nettomääräraha, joka alittui 0,4 milj. euroa. Käyttötalousosassa kunnanvaltuustoon nähden sitovia toimintakatteen ylityksiä on tapahtunut kunnanhallituksen nettomäärärahassa 1,0 milj. euroa, sosiaali- ja terveysvaliokunnan nettomäärärahassa 0,6 milj. euroa ja sivistysvaliokunnan nettomäärärahassa 0,3 milj. euroa. Kunnanvaltuusto on tilikauden päättymisen jälkeen 7.4.2014 27 hyväksynyt edellä mainitut käyttötalousosan ylitykset. Investointiosan toteutuneet menot olivat 18,1 milj. euroa (ed. vuonna 17,6 milj. euroa), tulot 6,0 milj. euroa (ed. vuonna 4,6 milj. euroa) ja nettomenot 12,1 milj. euroa (ed. vuonna 13,0 milj. euroa). Nettoinvestointimenot alittivat 3,7 milj. eurolla talousarvion, joka oli 15,7 milj. euroa. Investointiosan valtuustoon nähden sitova nettomäärärahatavoite on ylittynyt kiinteän omaisuuden osalta -0,45 milj. euroa. Kunnanvaltuusto on tilikauden päättymisen jälkeen 7.4.2014 27 hyväksynyt edellä mainitun investointiosan ylityksen. Arviointikertomus 2013 5 (21)
Rahoitusosan sitova taloudellinen tavoite toteutui. Tavoitteeksi oli asetettu lainakannan muutos. Talousarviossa oli arvioitu lainakannan muutokseksi lisäystä 2,3 milj. euroa ja lainakannan lisäys oli 1,8 milj. euroa. toteaa huolestuneena, että talousseurantaan perustuva toiminta on ollut riittämätöntä estämään budjettiylitykset. Lautakunta muistuttaa, että kuntalain mukaan talousarviomuutokset tulee hyväksyä tilikauden aikana. 3. edellisten vuosien havaintojen käsittely 3.1 Aikaisemmilta vuosilta toteutumatta jääneet tavoitteet muistuttaa, että mikäli tavoite ei ole enää ajankohtainen se voidaan muuttaa tai poistaa kunnanvaltuuston päätöksellä. Mikäli näin ei tehdä, sitova tavoite tulee toteuttaa seuraavan tilikauden aikana. Vuoden 2012 sitovista tavoitteista on edelleen vuonna 2013 toteutumatta tai/ja ilman kunnanvaltuuston käsittelyä jääneet seuraavat sitovat tavoitteet: - kunnan tiedotuksen ja markkinoinnin yhtenäistäminen; viestintäsuunnitelman laatiminen / kunnanhallitus - sähköisten palvelujen saatavuuden parantaminen; Kunnan liittyminen valtion asiointitiliin Suomi.fi / kunnanhallitus - kunnan kasvun kannalta tärkeiden asuinalueiden asemakaavoittaminen; Eriksnäsin 1. vaiheen asemakaavoitus / kehitys- ja kaavoituskeskus - kyläosayleiskaavojen laatiminen; Herralan osayleiskaavat / kehitys- ja kaavoituskeskus - yläkoulun, lukion ja ammatillisten oppilaitosten ruokailijoiden määrän lisääminen; reseptiikkaa kehitetään, ruoka-aineisiin panostetaan ja yhteistyötä tehdään Koulutuspalveluiden kanssa / sosiaali- ja terveysvaliokunta - rakennusvalvonnan palvelun tason ja kehittämistarpeiden selvittäminen; asiakastutkimuksen tekeminen / tekniikka- ja ympäristövaliokunta. Tavoite oli siirretty vuoden 2013 sitovaksi tavoitteeksi, mutta tavoite on edelleen toteutumatta. 3.2 Vuoden 2012 kertomuksen vastine Kunnanhallituksen vastine vuoden 2012 kertomukseen valmistui valtuuston edellyttämässä ajassa. Vastineen sisältö on käsitelty tarkastuslautakunnassa. esittää kiitoksen kunnanhallitukselle ajantasaisesta toiminnasta. Arviointikertomus 2013 6 (21)
4. Sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen 2013 Sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen raportoinnissa on keskitytty arvioimaan vain toteutumatta jääneitä tavoitteita, jotka on arvioinnissa merkitty värikoodeilla: toteutunut osittain kokonaan toteuttamatta ja ei pystytty arvioimaan. Kaavio 3 Sipoon kunnan sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen 2013 (tavoitteiden lukumäärä). 5 9 12 50 Toteutunut Toteuttamatta Toteutunut osittain Ei pystytty arvioimaan painottaa jälleen, että mittareiden tulisi olla paremmin valmisteltuja ja yksityiskohtaisemmin käsiteltyjä jo valiokunnissa. Tavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden tulisi olla selkeässä yksiselitteisessä suhteessa toisiinsa nähden. Toimenpiteiden tulee olla sellaisia, että niiden avulla saavutetaan sitova tavoite. Mittarit tulee asettaa niin, että ne selkeästi todentavat miten kattavasti sitova tavoite on saavutettu. Lisäksi mittarin tulos tulee olla yksiselitteisesti tulkittavissa. Hyvä mittari myös antaa ennakoivaa tietoa tavoitteen saavuttamisesta toimenpiteiden aikana. Tätä ennakoivaa mittaustietoa voidaan hyödyntää toimenpiteiden kohdentamisessa. 4.1 Kunnanhallitus Kunnanhallituksen toimialalle oli asetettu 19 kunnanvaltuustoon nähden sitovaa toiminnallista tavoitetta. Näistä tavoitteista 11 oli toteutunut. Seuraavassa on tulosyksikkökohtaisesti arvioitu tavoitteita, jotka jäivät osittain tai kokonaan toteutumatta. 4.1.1 Yleishallinto ja kunnan johto Tasapainoinen talous Talousarviokuri Talousarvion pitävyys nettotasolla. Kaikki tavoitteet yhteensä 2 Toteutunut 1 Toteutumatta tai kesken 1 Tavoite ei ole toteutunut. mielestä budjettikuri on huonontunut verrattuna edellisvuoden tasoon. Arviointikertomus 2013 7 (21)
4.1.2 Talous- ja hallintokeskus Talouspalvelujen ja osastojen välisen työnjaon selkeyttäminen sekä yhteistyön tiivistäminen Prosessikuvaukset laaditaan ja tehtävänjaot päivitetään. Kuvaukset ja tehtävänjaot tehty Päätöksentekoa palvelevan taloushallinnon raportoinnin parantaminen Henkilöstön toimenkuvien selkeyttäminen IT-palvelujen hallinnan parantaminen Asiakaspalvelun ja viestinnän kehittäminen Kunnan omistajapolitiikan ja omistajastrategian selkeyttäminen Kaikki tavoitteet yhteensä 10 Toteutunut 5 Toteutumatta tai kesken 5 Johdon mittariston käyttöönottoa valmistellaan. Taloushallinnon koulutuksen järjestäminen henkilöstölle, erityisesti osastopäälliköille ja tulosyksiköiden päälliköille Koko henkilöstön toimenkuvat päivitetään ja muutetaan samalla sähköiseen muotoon. Sisäiset it-sopimukset otetaan käyttöön ja toimintaprosessit kuvataan. Laaditaan selvitys ja toimenpide-ehdotukset Infon toiminnan kehittämiseksi ja laajentamiseksi. Valmistellaan omistajapoliittiset periaatteet ja ohjeet. Mittaristo käytössä Koko henkilöstön toimenkuvat päivitetty. Sopimukset käytössä ja prosessit kuvattuina Selvitykseen perustuvat päätökset tehty Valtuusto päättänyt ohjeiden ja periaatteiden sisällöstä Mittaristo ei ollut käytössä vuonna 2013. 93 % toimenkuvista on päivitetty sähköiseen muotoon. Toimintaprosessit on kuvattu, mutta sisäiset sopimukset eivät ole vielä käytössä. Toiminnan laajentamiseen ja kehittämiseen liittyvä jatkovalmistelu ulottuu vuoteen 2014. Valtuusto ei ole päättänyt ohjeiden ja periaatteiden sisällöstä. mielestä talousarviotavoitteet eivät voi olla mittaristoriippuvaisia vaan tavoitteiden toteumaa voidaan seurata ja ohjata mittariston avulla. Mittareiden käyttö liittyy aina tukiprosesseihin, jolla toimintaa ohjataan kohti tavoitteita, mutta tavoitteita ei voi rakentaa mittariston tarpeisiin. Lautakunnan mielestä sitovissa tavoitteissa tulisi huomioida jo niiden asettamisvaiheessa meneillään olevat valtion hallinnon uudistamis- ja kehittämishankkeet ja niistä tulevat aikataulusidonnaisuudet. Arviointikertomus 2013 8 (21)
4.1.3 Kehitys- ja kaavoituskeskus Kunnan kasvun kannalta tärkeiden alueiden kaavoittaminen Paikkatietoihin liittyvän asiakaspalvelun parantaminen ja toiminnan tehostaminen Kaikki tavoitteet yhteensä 7 Toteutunut 5 Toteutumatta tai kesken 2 Sibbesborgin osayleiskaavoitus, Nikkilän kehittäminen Uuden paikkatietojärjestelmän hankkiminen kuntaan Sibbesborgin osayleiskaavoituksen käynnistäminen, asemakaavojen laatiminen Päätös hankittavasta järjestelmästä tehty Useampi kaava jäi vuodelle 2014. Kaikkia tarvittavia päätöksiä ei ole tehty 2013. Vaikkakin suurin osa yksikön tavoitteista toteutui, lautakunta on huolissaan kunnan kasvun kannalta tärkeiden kaavojen viivästymisestä. Erityisen vakavaa on, että vuoden 2012 toteutumatta jääneitä kaavatavoitteita jäi toteutumatta myös 2013. 4.2 Sosiaali- ja terveysvaliokunta Sosiaali- ja terveysvaliokunnan toimialalle oli asetettu 14 kunnanvaltuustoon nähden sitovaa toiminnallista tavoitetta. Näistä tavoitteista 9 oli toteutunut. Seuraavassa on vastuualue- ja tulosyksikkökohtaisesti arvioitu tavoitteita, jotka jäivät osittain tai kokonaan toteutumatta tai niitä ei pystytty arvioimaan. 4.2.1 Sosiaali- ja terveydenhuolto -vastuualue Asiakasosaamisen vahvistaminen organisaation eri tasoilla Kaikki tavoitteet yhteensä 2 Toteutunut 1 Ei pystytty arvioimaan 1 Asiakaslähtöisen toiminnan arvot ja periaatteet määritellään. Kehittäjäasiakkaat otetaan mukaan arvioimaan ja suunnittelemaan toimintaa. Asiakastyytyväisyyden paraneminen Tavoitteen toteutumista ei voida arvioida, koska mittari ei sovellu tavoitteeseen. Mittareina olisi voinut olla esimerkiksi kehittäjäasiakkaiden määrän kasvattaminen ja toimenpiteisiin johtaneet ehdotukset. kiinnitti huomiota sosiaali- ja terveysvaliokunnan budjettiylitykseen erikoissairaanhoidon kustannusten osalta. Lautakunta pyysi hallinto- ja talousjohtajaa selvittämään DRG-laskutusperusteet Sipoon kunnan osalta HUSin sairaanhoitopiirin alueelta. Talousjohtaja oli ansiokkaasti kerännyt HUSin intranetin kautta eri parametrein arvioitua tietoa erikoissairaanhoidon laskun muodostumisperusteista sekä vuodelta 2013 ja 1q/2014 ajalta. Tiedoista oli nähtävissä erikoissairaanhoidon kulukehitys ja jakauma. toivoo, että sosiaali- ja terveysvaliokunta käyttää hyväkseen HUSilta saatavaa ajantasaista DGR-laskutukseen perustuvaa tietoa budjetin suunnittelussa ja seurannassa. HUSilta on myös saatavissa Arviointikertomus 2013 9 (21)
kuntakohtaista kuutiotietoa, jota voidaan käyttää hyödyksi Sipoon omien terveydenpalveluiden kustannustehokkaassa suunnittelussa. 4.2.2 Hallinto ja talous Hallinto ja talous -tulosyksiölle ei ollut asetettu sitovia tavoitteita. 4.2.3 Lasten ja nuorten kasvun ja kehityksen tukeminen sekä lapsiperheiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen Lasten ja nuorten ja perheiden palveluiden, Varhaiskasvatuspalveluiden ja Koulutuspalveluiden välisen asiakaslähtöisen yhteistyön kehittäminen ja laajentaminen ennaltaehkäisyn ja varhaisen tuen vahvistamiseksi. Kaikki tavoitteet yhteensä 3 Toteutunut 2 Toteutumatta tai kesken 1 Yhteiset toimintaohjeet laaditaan. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma päivitetään sekä kouluterveyskyselyyn osallistutaan. Toimintaohje valmiina ja käytössä. Päivitetty lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma valmis. Kouluterveyskyselyn tulokset käsitelty Lopullinen hyväksyntä jäi vuoden 2014 puolelle ja kouluterveyskyselyn tuloksia ei ollut vielä käsitelty. näkemyksen mukaan masentuneen äidin moniammatillisen hoitopolun kehittämisessä neuvolan ja muiden toimijoiden yhteistyönä olevassa sitovassa tavoitteessa jatkossa mittarina voisi käyttää tehtyjen EPDS-seulojen määrää per ajanjakso ja positiivisten löydösten määrää per tehty seulonta. Lasten ja nuorten hyvinvointi Tulosyksikössä vuoden 2013 toiminta-ajatuksena on ollut pyrkimys edistää lasten, nuorten ja lapsiperheiden terveyttä ja hyvinvointia painottaen ennaltaehkäisevää ja varhaista toimintaa (TP s. 39). Yksikön osalta taloudelliset tavoitteet ovat täyttyneet, sillä sijoitettujen lasten kustannukset alittavat budjetoidut kustannukset. Lautakunta kuitenkin huomauttaa, että ammatillisiin perhekoteihin tai laitoksiin sijoitettujen lasten kustannukset ovat kasvaneet huimasti verrattuna vuoteen 2012 (TP 2012 noin 46 tuhatta euroa/vuosi, TP 2013 noin 64 tuhatta euroa/vuosi). Lautakunta pyysi asiasta myös selvityksen. Selvityksen perusteella on käynyt ilmi, että kustannusnousu johtui pitkälti siitä, että vuonna 2013 jouduttiin turvautumaan kalliimpiin hoitomuotoihin, koska ongelmat olivat ehtineet kasvaa liian suuriksi. Lautakunta on äärimmäisen huolestunut tästä edellä mainitusta kehityksestä. Ensisijainen huoli ei toki ole rahallinen vaan henkinen. Kunnan palveluiden toimivuudesta kertoo ennen kaikkea se, miten huolehditaan heikoimmassa asemassa olevista kuntalaisista ja lautakunnan mielestä kunta ei ole nimenomaan tässä onnistunut. Lautakunta suosittelee resurssien uudelleenallokoimista niin, että toiminnan painopiste on entistä selvemmin ennaltaehkäisevässä ja varhaisessa tuessa, jotta voidaan välttää lyhytaikaisten säästöjen kerrannaiskustannusvaikutukset ja turhaa inhimillistä kärsimystä. Arviointikertomus 2013 10 (21)
4.2.4 Työikäisten väestön toimintaedellytysten vahvistaminen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen Hyvä vastaanotto hankkeen ja Mikrosysteemi-hankkeen saatavuuteen ja työn sujuvuuteen kohdistuvien vaikutusten pysyminen ja vakiintuminen Nuorten aikuistensyrjäytymisen ehkäisy ja nuorten yhteiskuntatakuun toteutuminen Sipoon kunnassa. Kaikki tavoitteet yhteensä 3 Toteutunut 1 Toteutumatta tai kesken 2 Sisäisiä prosesseja ja työnjakoa kehitetään sekä terveyskeskuksessa että aikuissosiaalityössä. Nuorille aikuisille (18 29-vuotiaille) suunnattu työpajatoiminta aloitetaan toimintakeskus Risteyksen alaisuudessa käyttäen kokemusasiantuntijoita toiminnan suunnittelun keskiössä. Kolmas vapaa aika (T3) avosairaanhoidon vastaanotoille 7 vrk:n kuluessa (laskentatapa muuttunut, vastaa aikaisempaa 5 vrk) ja suun terveydenhuoltoon 14 vrk:n kuluessa (vastaa aikaisempaa 10 vrk). Ajan sosiaalityöntekijälle saa 7 vrk:n kuluessa ja toimeentulotukipäätöksen saa 7 työpäivän kuluessa. Pajatoiminnan alkaminen. Lähes kaikilla osa-alueilla rajat ylittyneet. Sosiaalihuollon mittari on epäselvä; sosiaalityöntekijän aika kuvattu 7 vuorokaudessa ja toimeentulopäätöksen aika 7 työpäivän kuluessa. Mikä on kokonaisaika, kun luvataan toimeentulotukipäätös asiakkaalle ajanvaraustilanteesta lukien? Pajatoiminta jäänyt käynnistymättä. Kun suunnitelma aloitetaan, pitäisi suunnitellun toiminnan rahoitus olla selvillä toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. pyytää vastineessa selvityksen siitä, miten ELY-keskukselta saatu määräraha, 30 000 euroa Pajatoiminnan suunnitteluun on käytetty. Arviointikertomus 2013 11 (21)
4.2.5 Ikäihmisten hyvinvoinnin ja elämänlaadun edistäminen Hoitotarvikkeita käyttävien asiakkaiden tasavertainen kohtelu kustannustehokkaasti Kuntouttava työote varmistetaan ja hoitotarvikkeita käytetään kriteerien mukaisesti. Hoitosuunnitelma- ja talousarvioseuranta kuukausittain. Jonkin verran ylitystä ilmaisjakelutarvikkeissa johtuen uusista ilmaisjakelun piiriin tulleista asiakkaista, jolloin vaikeaa. Tasavertaisuutta ei ole määritelty. Kaikki tavoitteet yhteensä 3 Toteutunut 2 Ei pystytty arvioimaan 1 Mittarit eivät vastaa tavoitteeseen eivätkä toimenpiteeseen. Työhyvinvoinnin osalta lautakunta arvioi, että tavoite on toteutunut. Lautakunta kuitenkin muistuttaa siitä, että alhainen vastausprosentti heikentää arvioinnin luotettavuutta. 4.2.6 Ruokapalvelut Ruokapalvelut -tulosyksikön kaikki kolme sitovaa tavoitetta on toteutunut. 4.3 Sivistysvaliokunta Sivistysvaliokunnan toimialalle oli asetettu 18 kunnanvaltuustoon nähden sitovaa toiminnallista tavoitetta. Näistä tavoitteista 14 oli toteutunut. Seuraavassa on tulosyksikkökohtaisesti arvioitu tavoitteita, jotka jäivät osittain tai kokonaan toteutumatta tai niitä ei pystytty arvioimaan. 4.3.1 Hallintopalvelut Hallintopalvelut -tulosyksikön kaikki kolme sitovaa tavoitetta on toteutunut. Arviointikertomus 2013 12 (21)
4.3.2 Varhaiskasvatuspalvelut Toiminnan tehokkuus: varhaiskasvatuspalvelujen toteuttaminen kunnassa kustannustehokkaasti Kaikki tavoitteet yhteensä 3 Toteutunut 2 Toteutunut osittain / ei pystytty arvioimaan 1 Päivähoitopaikkojen täyttöastetta nostetaan mahdollisimman lähelle sataa prosenttia. Päiväkodinjohtajien ja henkilökunnan kustannustietoisuutta lisätään suoriteperusteisen budjetoinnin käyttöönotolla. Eri päivähoitomuotoja koskevaa kustannustietoutta kehitetään. Täyttöaste/päivähoitoyksikkö Henkilökunnan ja lapsimäärän suhdeluku/ päivähoitoyksikkö Talousarvion seuranta osavuosikatsausten yhteydessä (huhti-, eloja joulukuu) Keskimääräiset päivähoitokustannukset selvitetty Täyttöasteen ja talousarvion seurannan osalta tavoitetta ei voitu arvioida. näkemyksen mukaan tällaisia mahdollisimman lähellä olevia mittarikäsitteitä tulisi välttää. Toivottavaa on, että mittareissa käytetään tarkkaa lukuarvoa, esimerkiksi yli 90 % tavoitetasona. Arviointikertomus 2013 13 (21)
4.3.3 Koulutuspalvelut Yhteistyötä Varhaiskasvatuspalveluiden ja Sosiaalija terveysosaston kanssa tiivistetään ja tehostetaan. Moniammatillisesti toimiva koululaisten kuntoutusryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa. Ester-hankkeeseen osallistutaan aktiivisesti. Yhteisiä seminaaripäiviä järjestetään Sosiaali- ja terveysosaston kanssa. Ratkaistujen oppilastapausten lukumäärä Kyselyt huoltajille Osallistuminen kokouksiin. Ester-hankkeen puitteissa säännöllinen raportointi hankejohtajalle Kyselyt osallistujille Tavoite on toteutunut osittain. Lukumäärä ei voi olla mittari, vaan lukumäärälle tulee antaa arvo, joka mittaa tavoitetta. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma ei ole vielä valmis. Koulukyselyn tuloksia ei ole kokonaan käsitelty. Kaikki tavoitteet yhteensä 4 Toteutunut 3 Toteutumatta tai kesken 1 Laajennettuja siirtopalavereita pidetään. Tarkastelun kohteena ovat erityistä tukea tarvitsevat 5-vuotiaat, jotka ovat siirtymässä esiopetukseen. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma päivitetään sekä kouluterveyskyselyyn osallistutaan. Talousarviosuunnittelun Päivitetty lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma valmis Kouluterveyskyselyn tulokset käsitelty Tarkastuslautakunnalle jäi epäselväksi edellyttääkö kehityskeskustelujärjestelmä sitä, että kaikkien kanssa on käyty keskustelut. Arviointikertomus 2013 14 (21)
Nikkilän Sydän Tausta toimivallasta säädetään kuntalain 71 pykälässä. Oikeuskirjallisuudessa on tuotu esille, että tarkastuslautakunnan toimivalta käsittää myös toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta. Kun tammikuussa 2014 julkisuuteen nousi kritiikkiä koskien Nikkilän Sydän -projektia, lautakunta päätti käyttää tätä osaa toimivallastaan ja nosti Nikkilän Sydän -projektia vuoden 2013 arvioinnin piiriin. Lautakunta kuuli asiassa Sipoonjoen koulun ja Kungsvägens skolanin rehtoreita, seurantaryhmän edustajaa sekä projektiryhmän vetäjää. huomio kiinnittyi etenkin seuraaviin seikkoihin - kiireellisen aikataulun vaikutus - seurantaryhmän rooli - vuorovaikutus - sosiaalisen median käyttö. Kiireellisyys Projektin lähtökohta oli löytää ratkaisu Sipoonjoen koulun ja Kungsvägens skolanin vanhenevien, terveysriskejä sisältämien tilojen korvaamiseksi. Alustava hankesuunnittelu käynnistyi joulukuussa 2012 alustavan projektiryhmän toimesta, ja se tuli kunnanhallituksen päätettäväksi 12.3.2013 jolloin vahvistettiin projektin yleissisältö, budjetti, aikataulu ja projekti- ja seurantaryhmien kokoonpanot. Projektisuunnitelma oli valmiina jo 4.3.2013. Sipoonlahden koulun tilanteesta johtuen aikataulun ymmärrettävästi tuli suunnitteluvaiheessa olla tiukka. Mutta, tiukkakaan aikataulu ei saa olla sellainen, että se ei enää anna tilaa tai mahdollisuuksia sisällyttää toteutuksen kannalta hyviä ja projektia selvästi tukevia toimenpiteitä ja poikkeamatilanteissa joustoa. Kun on kysymys tiukasti johdetusta ja aikataulutetusta projektista, on välttämätöntä, että tavoite, tehtävät, valtuudet ja vastuut määritellään selkeästi ja täsmällisesti. Tällaisessa tilanteessa ei olisi ollut haitaksi, että ne olisi annettu dokumentoidulla tavalla ja samalla tehtävänmukaisesti roolitettuna, ja että kaikki projektiin sidotut henkilöt olisivat olleet selvillä keskinäisistä vastuunjaoista. Tehtävänantoon liittyneen työn merkitys projektin etenemisen ja ohjauksen kannalta on suuri. Seurantaryhmän rooli Seurantaryhmän kokoonpano oli projektiryhmä täydennettynä lisävirkamiehillä muista projektin kannalta merkityksellisistä hallintoyksiköistä sekä luottamushenkilöryhmällä. Seurantaryhmälle annettiin tehtäväksi kommentoida tehtyjä valintoja". Lautakunnan selvityksen perusteella näyttää siltä, että seurantaryhmä aloitti työnsä myöhässä, vaikka juuri alkuvaiheessa sen merkitys olisi ollut erityisen suuri kun olisi ollut tarpeen ottaa kantaa projektin kannalta merkittäviin päätöksiin (mm. arkkitehtien valinnat). Lautakunta ei ole pystynyt arvioimaan miksi näin kävi. Voidaan myös kysyä, oliko seurantaryhmän kokoonpano ja vetovastuu riittävän selkeä ja harkittu. Lautakunnan mielestä seurantaryhmän olisi pitänyt olla ensisijaisesti projektiryhmän, muiden sidosvirkamiesten ja luottamushenkilöiden (kunnanhallitus ja poliittiset ryhmät) välillä toimiva yhdysside joka pystyisi nopeasti ja joustavasti ottamaan kantaa projektissa tehtäviin päätöksiin ja valintoihin (onko esim. linjassa luottamusorganisaation odotusten kanssa tms.) sekä välittämään tietoa, näkemyksiä, toiveita ja pyyntöjä kumpaankin suuntaan. Vuorovaikutus Lautakunnan mielestä on ilmeistä, että projektissa ei ole riittävästi huomioitu koulujen erilaisuutta mitä tulee pedagogikaan, tuntikehyksiin sekä niistä johtuvaan erilaiseen tilatarpeeseen. Lautakunnan mielestä jo projektisuunnitelmaa tehtäessä olisi tarvittu avointa keskustelua 'kaksi koulua saman katon alla' molempien koulujen rehtoreiden ja opettajien kanssa, jotta mahdollisia ennakkoluuloja ja/tai pelkoja olisi heti hälvennetty ja saatu asenteet 100% positiivisiksi. Enemmän kuuntelua, kysymistä, pelkojen tai tunteiden käsittelyä, rohkaisua, reilua palautetta ja kiitosta tms. Näin olisi ehkä purettu pois niitä paineita ja riskejä, jotka sitten purkautuivat myöhemmin esiin vähemmän toivotulla tavalla. Lautakunnan mielestä ei ole myöskään riittävästi ymmärretty Kungsvägenin koulun huolta vähemmistökielen haavoittuvasta asemasta ja koulun identiteetistä. Vaikka kunnassa on erinomainen esimerkki siitä, että kaksi kieltä voi toimia saman katon alla, riski siitä, että kaksi erikielistä koulua toimii saman katon alla voisi herättää myös ristiriitaisia ajatuksia tai epäluuloa oli siis ilmeinen. Projektisuunnitelman riskianalyysissä ei tähän riskiin viitata. Arviointikertomus 2013 15 (21)
Sosiaalisen median käyttö Sosiaalinen media tarjoaa erinomaisia mahdollisuuksia sekä tiedottamiseen että tiedon keräämiseen. Sosiaalinen media on myös oiva keino luoda kuntalaisille uusia osallistumismahdollisuuksia ja vaikuttamiskeinoja. Parhaimmillaan sosiaalinen media tuo kuntalaiset ja kuntapäättäjät lähemmäksi toisiaan. Lautakunnan mielestä sosiaalisen median käyttö Nikkilän Sydän -projektissa ei ole täysin onnistunut. Tammikuun 16. päivänä 2013 Nikkilän Sydän - projektille avattiin oma sivusto Facebookissa. Samana päivänä sivuston ylläpitäjä lisäsi sivustoon seuraavan kirjoituksen 'Hankesuunnitelman teko on käynnissä. Etsimme hyviä bencmarking-kohteita. Pistäkääpä ehdotuksia kouluista! (300+ oppilaan yläkoulut ja yhtenäiskoulut)' Ehdotettiin Haukiputaata ja ylläpitäjä kiitti ja vahvisti, että on löytänyt Haukiputaan hankesuunnitelman. Syyskuun 25. päivänä sivustolla julkaistaan ensimmäiset piirustukset. Tähän kirjoitukseen tuli kymmenen kommenttia, joissa esitettiin kysymyksiä ja parannusehdotuksia. Yhteenkään kommenttiin ei tullut ylläpitäjän kommenttia. 6.11 julkaistaan päivitetyt piirustukset. Julkaisu saa kaksi kommenttia. Kommentteihin ei vastata. Lautakunnan mielestä sivustolla olisi pitänyt heti alkuun kertoa, mitkä Facebook-käyttäjien todelliset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ovat. Sivustossa olisi myös pitänyt tehdä käyttäjille selväksi, millä tavalla ylläpitäjä aikoo reagoida esitettyihin kommentteihin ja kysymyksiin. Lautakunta myös suosittelee sosiaalisen median käyttöohjeiden laatimista kunnan virkamiehille ja työntekijöille. 4.3.4 Liikunta- ja nuorisopalvelut Eläkeläisille suunnatun liikuntatoiminnan lisääminen Nuoret aktiivisia ja osallisia nuorisotilojen ja liikuntapaikkojen käyttäjiä Kaikki tavoitteet yhteensä 4 Toteutunut 2 Ei pystytty arvioimaan 2 Ohjatun toiminnan tarjontaa lisätään. Nuorten osallistumista nuorisotilojen ja liikuntapaikkojen toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen kehitetään. Osallistujamäärän kasvu Asiakaskysely keväällä ja syksyllä Tutkitun ikäluokan (kouluterveyskysely) liikunta vapaa-ajalla lisääntynyt edelliseen kyselyyn verrattuna. Epäselväksi on jäänyt, onko ryhmien kasvaminen johtunut osallistujamäärien lisääntymisestä. Mittari ja toteuma eivät kommunikoi keskenään. 4.3.5 Kulttuuripalvelut Kulttuuripalvelut -tulosyksikön kaikki neljä sitovaa tavoitetta on toteutunut. Arviointikertomus 2013 16 (21)
4.4 Tekninen valiokunta, Rakennus- ja ympäristövaliokunta Teknisen valiokunnan sekä rakennus- ja ympäristövaliokunnan toimialalle oli asetettu 21 kunnanvaltuustoon nähden sitovaa toiminnallista tavoitetta. Näistä tavoitteista 13 oli toteutunut. Seuraavassa on tulosyksikkökohtaisesti arvioitu tavoitteita, jotka jäivät osittain tai kokonaan toteutumatta tai niitä ei pystytty arvioimaan. 4.4.1 Talous- ja hallinto Osallistuminen koko osaston kehittämiseen liittyviin projekteihin. Kaikki tavoitteet yhteensä 1 Toteutunut - Ei pystytty arvioimaan 1 Yhteisten palveluiden ja osaston johtamisen tehtävien määrittely Projektien valmiusaste Mittari ja toteuma eivät kommunikoi keskenään. 4.4.2 Rakennusvalvonta Rakennus- ja huoneistorekisterin perusparannus Uuden selkeän ja kasvua tukevan rakennusjärjestyksen laatimisen aloittaminen Hankesuunnittelu Valmistelu- ja laatimistyön aloittaminen Hankesuunnitelma valmis Valmistelu- ja laatimistyö aloitettu Perustelut sille, miksi tavoitetta ei ole saavutettu puuttuvat. Tarkastuslautakunnalle ilmoitettiin, että laatiminen on käynnistynyt vuoden 2013 puolella sisällön kartoituksella ja sisällysluettelon laatimisella. Rakentamisen tilastokatsaus Asiakaslähtöisyys Kaikki tavoitteet yhteensä 7 Toteutunut 3 Toteutumatta tai kesken 4 Tilastojen teko Rakennusvalvonnan aineistosta (huoneistot, kerrosalat, rakennustyypit jne.) Asiakastyytyväisyyskysely kaikille rakennusvalvonnan asiakkaille Tilastokatsaus valmis Etukäteen määritelty hyväksyttävä asiakastyytyväisyystaso Lautakunnan mielestä tämä ei riitä tavoitteen toteutumiseksi. Vuoden 2013 tilastot puuttuvat. Tavoite ei ole toteutunut, koska etukäteen ei ole määritelty hyväksyttävää asiakastyytyväisyystasoa. Arviointikertomus 2013 17 (21)
4.4.3 Ympäristönsuojelu Ajantasaiset ja selkeät ympäristönsuojelumääräykset Kaikki tavoitteet yhteensä 4 Toteutunut 3 Toteutumatta tai kesken 1 Ympäristönsuojelumääräysten uudistamistyön aloittaminen Määräysluonnos valmis Määräysluonnos ei ole valmis. 4.4.4 Katu- ja viheralueet Haitallisten vieraslajien (mm. jättibalsami) hävittämiskampanjan järjestäminen Kaikki tavoitteet yhteensä 4 Toteutunut 3 Toteutumatta tai kesken 1 Keväällä järjestetään yhteistyössä Sipoonkorven edustajien kanssa tiedotuskampanja ja talkooviikko haitallisten vieraslajien hävittämiseksi. Tiedotuskampanja ja talkooviikko järjestetty. Tavoite on toteutunut osittain. Talkooviikon sijaan järjestettiin talkooja opastustapahtuma yhtenä päivänä. 4.4.5 Vesihuolto Kunnan vesihuollon kehittämissuunnitelman päivittäminen Kunnan vesihuollon kehittämissuunnitelma, joka on päivitetty viimeksi vuonna 2009, saatetaan ajan tasalle. Valmis suunnitelma Suunnitelma ei valmistunut tavoiteaikataulussa. Kaikki tavoitteet yhteensä 3 Toteutunut 2 Toteutumatta tai kesken 1 Kunta tiedottaa aktiivisesti asukkaille kehittämissuunnitelmasta. 4.4.6 Toimitilat Toimitilat -tulosyksikön molemmat sitovat tavoitteet ovat toteutuneet. Arviointikertomus 2013 18 (21)
4.5 Tuloslaskelmaosa, investointiosa ja rahoitusosa Tavoite Tasapainoinen talous Kaikki tavoitteet yhteensä 4 Toteutumatta 1 Tavoitetaso/seurantatapa Vuosikateprosentti on vähintään 100 Tavoite ei toteutunut. Vuosikateprosentti oli 74,9. 5. Muita havaintoja Sitovat tavoitteet osana valiokuntien ja jaostojen työskentelyä on huomannut, että valiokunnan ja jaostojen kokousten pöytäkirjojen mukaan sitovien tavoitteiden, niihin liittyvien toimenpiteiden käsittely ja seuranta mittareiden avulla on ollut huolestuttavan vähäistä. Tämä on hämmentävää, sillä sitovilla tavoitteilla tulisi olla luottamushenkilöorganisaationkin toimintaa vahvasti ohjaava rooli. Lautakunta suosittelee, että kunkin toimintavuoden alussa valiokunnat ja jaostot käyvät läpi toimintasuunnitelman ja sitovat tavoitteet, sekä yhdessä esittelijöiden ja virkamiesten kanssa lyövät lukkoon tavoitteiden toteutuksen päälinjat ja aikataulutuksen sekä niihin liittyvät mittarit. Operatiivisesta toteutuksesta vastaavat informoivat kokousten yhteydessä toteutumien etenemisestä tai muutoksista, jotta luottamushenkilöt voivat arvioida korjaustoimenpiteiden tarpeen. Tärkeimpien sitovien tavoitteiden osalta syvällisempi keskustelu kokouksissa olisi mahdollistettava. 6. Loppusanat toivoo, että Sipoon kunnan päättäjät sekä koko henkilökunta käyttävät kertomusta apuna työssään kunnan kehittämiseksi. Kiitämme kunnan henkilökuntaa sekä kaikkia luottamushenkilöitä menneestä kaudesta. Arviointikertomus 2013 19 (21)
7. Allekirjoitukset Sipoossa 12. toukokuuta 2014 Linda Karhinen Pentti Sittnikow Hans-Peter Lindgren puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen Vesa Lepistö jäsen Päivi Mäkelä-Bengs jäsen Arviointikertomus 2013 20 (21)
Arviointikertomus 2013 21 (21)