OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTON KOKOUS 5/2016 Aika: Torstai 29.9.2016 klo 17.00 Paikka: Linnanmaan kampuksella luentosalissa TA105 (Arina-sali). Osoite on Erkki Koiso- Kanttilan katu, 90570 Oulu. Sisäänkäynti X-ovesta. 1 KOKOUKSEN AVAUS EPJ Numminen avaa kokouksen. 2 LAILLISUUS Ylioppilaskunnan sääntöjen 8 :n mukaan edustajisto kokoontuu edustajiston puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtajan päättämänä ajankohtana. Edustajisto on kutsuttava koolle myös silloin, kun hallitus tai kymmenen edustajiston jäsentä on ilmoittamansa asian käsittelyä varten sitä edustajiston puheenjohtajalta kirjallisesti pyytänyt. Tällöin edustajiston kokous on pidettävä johtosäännöissä määrätyssä ajassa. Kokouskutsun antaa edustajiston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtaja. Jos edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei esitetystä vaatimuksesta huolimatta kutsu edustajistoa koolle, pitää hallituksen tai pääsihteerin tehdä se. Kokouskutsu on annettava viimeistään 7. päivänä ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Pidemmästä koollekutsumisajasta määrätään tarvittaessa johtosäännöissä. Edelleen hallintosäännön 12 :n mukaan edustajiston kokouskutsu on lähetettävä kirjallisesti liitteineen edustajiston jäsenille, varajäsenille, hallituksen jäsenille, edustajiston puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, pääsihteerille ja ylioppilaskunnan inspehtorille. Edustajiston jäsenille ja varajäsenille kokouskutsu lähetetään ehdokasilmoituksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai edustajiston jäsenen tai varajäsenen pääsihteerille ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Edustajiston jäsen ja varajäsen vastaa ilmoittamansa sähköpostiosoitteen oikeellisuudesta ja toiminnasta. Edustajiston kokouskutsu on lisäksi asetettava nähtäville ylioppilaskunnan ilmoitustaululle ja kokouskutsun liitteet on asettava nähtäville ylioppilaskunnan kansliaan. Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen vaatimalla tavalla 21.9.2016. Edustajisto toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi.
3 PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallintosäännön 13 :n mukaan edustajiston kokous on päätösvaltainen, jos kokouksessa on saapuvilla edustajiston äänivaltaisia jäseniä vähintään puolet edustajiston jäsenten lukumäärästä. Edustajiston kokouksen päätösvaltaisuus todetaan nimenhuudon avulla. Suoritetaan nimenhuuto. Edustajisto toteaa kokouksen päätösvaltaiseksi. 4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Hallintosäännön 15 :n edustajiston kokous valitsee kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi vähintään kaksi äänivaltaista edustajiston jäsentä, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina, ellei edustajiston kokous toisin päätä. Edustajiston kokouksesta laadittava pöytäkirja on tarkastettava viimeistään 14. päivänä kokouksen päättämisestä. Kokouksen puheenjohtaja sopii tarkastusajasta ja -paikasta pöytäkirjantarkastajien kanssa viimeistään edustajiston kokouksessa ja ilmoittaa siitä edustajiston kokoukselle. Jokaisella edustajiston jäsenellä ja varajäsenellä on oikeus olla läsnä pöytäkirjan tarkastuksessa. Jos pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy kokouksen pöytäkirjaa, se on tarkastettava seuraavassa edustajiston kokouksessa. Edustajisto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan toimistolla kokouksessa ilmoitettavana ajankohtana. Pöytäkirja tarkastetaan tiistaina 4.10. klo 15. 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 9 :n mukaan Edustajisto voi kokouksessaan käsitellä asiat, jotka: 1) hallitus, talousvaliokunta tai edustajiston asettama toimikunta on sille valmistellut; tai 2) määrätään johtosäännöissä käsiteltäviksi ilman valmistelua. Edustajisto voi yksimielisellä päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen myös muun asian, jota ei ole valmisteltu edustajiston käsittelyä varten. Kuitenkaan ylioppilaskunnan talousarviota, lisätalousarviota, sääntöjä tai johtosääntöjä ei voida ottaa käsittelyyn ilman, että hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitys olisi ollut kokouskutsun liitteenä. Jos asia on näiden sääntöjen mukaan käsiteltävä kahdessa kokouksessa, voidaan asiaa käsitellä jälkimmäisessä edustajiston kokouksessa vain, jos kokous on kutsuttu koolle ensimmäisen kokouksen päättymisen jälkeen. Edustajisto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.
6 EDUSTAJISTON JÄSENTEN VAALIKELPOISUUKSIEN MENETTÄMINEN Ylioppilaskunnan hallintosäännön 4 :n mukaan hallituksen on valmisteltava edustajistolle vaalikelpoisuuden menettämisen toteaminen ensimmäisessä mahdollisessa kokouksessaan lukukauden ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen. Henkilön, joka ilmoittautuu ylioppilaskunnan jäseneksi vasta ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen, tulee ilmoittaa asiasta pääsihteerille suullisesti tai kirjallisesti, jotta hän voi säilyttää vaalikelpoisuutensa. Edustajisto ei voi jättää vaalikelpoisuuden menettämisestä päättämistä pöydälle. Edustajiston päätös vaalikelpoisuuden menettämisestä tulee voimaan välittömästi edustajiston päätöksenteon jälkeen. HS Lääveri on tarkistanut edustajistovaaleissa 2015 ehdolla olleiden vaalikelpoisuudet. Vaalikelpoisuuden menettäneitä ovat: Kauppatieteiden vaaliliitto Thystere Bangue-Tandet Veera Valkeinen Sähkötietokonearkkitehtuurin vaaliliitto EVJ Lasse Järvelä Keskustaopiskelijat Tarja Männistö Se Kaikkien Humanistein vaaliliitto Jarno Friimäki Kansankynttilät EJ Heli Marin EJ Heli Marin on lähettänyt pääsihteerille 23.9. selvityksen vaalikelpoisuutensa menettämisestä ja ilmoittanut maksavansa jäsenmaksun myöhässä. Liite: Heli Marinin selvitys vaalikelpoisuuden menettämisen toteamisesta. Hallituksen pohjaesitys: Edustajisto toteaa seuraavien henkilöiden menettäneen vaalikelpoisuutensa: Kauppatieteiden vaaliliitto Thystere Bangue-Tandet Veera Valkeinen Sähkötietokonearkkitehtuurin vaaliliitto EVJ Lasse Järvelä Keskustaopiskelijat Tarja Männistö
Se Kaikkien Humanistein vaaliliitto Jarno Friimäki Kansankynttilät EJ Heli Marin 7 EDUSTAJISTON JÄSENTEN ERONPYYNNÖT Hallintosäännön 5 :n mukaan edustajisto voi myöntää edustajiston jäsenelle tai varajäsenelle eron edustajiston jäsenyydestä perustellusta syystä. Eropyyntö on toimitettava kirjallisesti pääsihteerille. Edustajiston päätös eropyynnön hyväksymisestä tulee voimaan välittömästi edustajiston päätöksenteon jälkeen. Liite: Mahdolliset eronpyynnöt Edustajisto hyväksyy mahdolliset eronpyynnöt. 8 ILMOITUSASIAT 8.1 HALLITUKSEN KUULUMISET 9 YLIOPPILASKUNNAN TILAHANKE Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 :n mukaan edustajiston tehtävänä on -- 8) paäẗtaä ylioppilaskunnan toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista ja perusteista sekä -- 12) paäẗtaä ylioppilaskunnan toiminnan olennaisesta laajentamisesta tai supistamisesta; Oulun yliopiston tilapalvelut on tarjonnut ylioppilaskunnalle vuokralle tiloja entisen luonnontieteellisen tiedekunnan kanslian paikalta, keskusaulan läheisyydestä. Vuokravaihtoehdossa A tarjottu tila on 321,9 m 2 suuruinen tila, johon sisältyy kokoustilat ja tarjottu vaihtoehto B tila on 232,8 m 2 neliömetrin suuruinen. Hallitus päätti kokouksessaan 24/2016 esittää edustajistolle, että: 1. ylioppilaskunnan tilat siirretään yliopiston tarjoamiin entisen luonnontieteellisen tiedekunnan kanslian tiloihin (321,9 m 2 ). 2. Edustajisto päättää valtuuttaa hallituksen ja pääsihteerin sopimaan vuokrasopimuksen yksityiskohdista ja allekirjoittamaan vuokrasopimuksen PSOAS on tarjonnut tiloja yliopiston hallintopäädystä, osoitteesta Paavo Havaksen tie 5. Tila on 276,5 m 2 suuruinen. Edustajiston käsitteli ylioppilaskunnan tilahanketta kokouksessaan 4/2016. Edustajisto päätti pöydätä asian. Edustajisto käsittelee asiaa uudelleen 29.9. klo 17 alkavassa kokouksessa.
Hallituksen pohjaesitys: Edustajisto päättää 1. että, ylioppilaskunnan tilat siirretään yliopiston tarjoamiin entisen luonnontieteellisen tiedekunnan kanslian tiloihin (321,9 m 2 ). 2. valtuuttaa hallituksen ja pääsihteerin sopimaan vuokrasopimuksen yksityiskohdista ja allekirjoittamaan vuokrasopimuksen. 10 EDUSTAJISTON REKRYTOINTIRYHMÄN TÄYDENTÄMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 :n mukaan edustajiston tehtävänä on -- 7) valita ja irtisanoa pääsihteeri ja päätoimittaja. Edustajiston on kokouksessaan 1/2016 päättänyt perustaa ylioppilaskuntaan edustajiston rekrytointityöryhmän. Työryhmän tehtävänä on valmistella, aikatauluttaa ja huolehtia käytännön järjestelyistä mahdollisissa pääsihteerin tai päätoimittajan rekrytointitapauksissa (pois lukien enintään 3 kuukautta kestävät sijaisuudet). Edustajiston puheenjohtaja kutsuu työryhmän koolle tarvittaessa siten, että HuKa, vihreät, lääketieteilijät, tieteelliset, keskusta, Yksilön valinta ja TeTa saavat halutessaan kukin nimetä työryhmään yhden edustajan. Työryhmän puheenjohtajana toimii edustajiston puheenjohtaja, lisäksi ryhmään kuuluu hallituksen puheenjohtaja. Työryhmän sihteerinä toimii edustajiston puheenjohtajan kutsuma ylioppilaskunnan toimihenkilö. Työryhmän toimikausi kestää vuoden 2016 loppuun asti, kuitenkin siten, että mahdolliset vuonna 2016 alkaneet rekrytoinnit tulevat hoidetuksi loppuun asti. Työryhmän tehtävänä on valmistella edustajiston käsittelyä varten ylioppilaskunnan pääsihteerin ja päätoimittajan valinta, mikäli nämä paikat tulevat avoimeksi. Työryhmän valmistelutehtäviin kuuluu mm. päättää avattavan tehtävän hakukuulutuksesta, haastatteluiden toteuttamisesta sekä muista edustajiston kokousta valmistelevista toimista. Edustajisto päättää, että se valitsee työryhmän puheenjohtajaksi edustajiston puheenjohtaja Nico Nummisen (varalle Muusa Jyrkinen). Lisäksi edustajisto valitsee muut jäsenet seuraavasti Kati Hannila (varalle Joonas Kivioja) Ville Tyrväinen (varalle Henri Fröjdholm) Heikki Mustakallio (ei varaa) Terje Juutilainen (ei varaa) Vilma Koistinen (varalle Miia Myllylahti) Taneli Kastikainen (varalle Julius Norrena) Liisa Komminaho (varalle Kalle Parviainen) Anniina Pyhäjärvi (varalle Teemu Tuovinen). Heikki Mustakalliolle on myönnetty ero rekrytointityöryhmän jäsenyydestä edustajiston kokouksessa 4/2016. Hallituksen pohjaesitys: Edustajisto täydentää edustajiston rekrytointiryhmän kokoonpanon.
11 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 12 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN EPJ Numminen päättää kokouksen. Nico Numminen Edustajiston puheenjohtaja Aino-Kaisa Manninen Pääsihteeri Esityslistan liitteet: Liite 1: Marinin selvitys vaalikelpoisuuden menettämisen toteamiseen.