Valtuuston sali, Oulun kaupungintalo (osoite: Kirkkokatu 2 A, Oulu).

Transkriptio

1 OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTON KOKOUS 3/2017 Aika: Keskiviikko klo Paikka: Valtuuston sali, Oulun kaupungintalo (osoite: Kirkkokatu 2 A, Oulu). 1 KOKOUKSEN AVAUS EPJ Vikeväkorva avaa kokouksen. 2 LAILLISUUS Ylioppilaskunnan sääntöjen 8 :n mukaan edustajisto kokoontuu edustajiston puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtajan päättämänä ajankohtana. Edustajisto on kutsuttava koolle myös silloin, kun hallitus tai kymmenen edustajiston jäsentä on ilmoittamansa asian käsittelyä varten sitä edustajiston puheenjohtajalta kirjallisesti pyytänyt. Tällöin edustajiston kokous on pidettävä johtosäännöissä määrätyssä ajassa. Kokouskutsun antaa edustajiston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtaja. Jos edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei esitetystä vaatimuksesta huolimatta kutsu edustajistoa koolle, pitää hallituksen tai pääsihteerin tehdä se. Kokouskutsu on annettava viimeistään 7. päivänä ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Pidemmästä koollekutsumisajasta määrätään tarvittaessa johtosäännöissä. Edelleen hallintosäännön 12 :n mukaan edustajiston kokouskutsu on lähetettävä kirjallisesti liitteineen edustajiston jäsenille, varajäsenille, hallituksen jäsenille, edustajiston puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, pääsihteerille ja ylioppilaskunnan inspehtorille. Edustajiston jäsenille ja varajäsenille kokouskutsu lähetetään ehdokasilmoituksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai edustajiston jäsenen tai varajäsenen pääsihteerille ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Edustajiston jäsen ja varajäsen vastaa ilmoittamansa sähköpostiosoitteen oikeellisuudesta ja toiminnasta. Edustajiston kokouskutsu on lisäksi asetettava nähtäville ylioppilaskunnan ilmoitustaululle ja kokouskutsun liitteet on asettava nähtäville ylioppilaskunnan kansliaan. Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen vaatimalla tavalla Edustajisto toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi.

2 3 PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallintosäännön 13 :n mukaan edustajiston kokous on päätösvaltainen, jos kokouksessa on saapuvilla edustajiston äänivaltaisia jäseniä vähintään puolet edustajiston jäsenten lukumäärästä. Edustajiston kokouksen päätösvaltaisuus todetaan nimenhuudon avulla. Suoritetaan nimenhuuto. Edustajisto toteaa kokouksen päätösvaltaiseksi. 4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Hallintosäännön 15 :n edustajiston kokous valitsee kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi vähintään kaksi äänivaltaista edustajiston jäsentä, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina, ellei edustajiston kokous toisin päätä. Edustajiston kokouksesta laadittava pöytäkirja on tarkastettava viimeistään 14. päivänä kokouksen päättämisestä. Kokouksen puheenjohtaja sopii tarkastusajasta ja -paikasta pöytäkirjantarkastajien kanssa viimeistään edustajiston kokouksessa ja ilmoittaa siitä edustajiston kokoukselle. Jokaisella edustajiston jäsenellä ja varajäsenellä on oikeus olla läsnä pöytäkirjan tarkastuksessa. Jos pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy kokouksen pöytäkirjaa, se on tarkastettava seuraavassa edustajiston kokouksessa. Edustajisto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan toimistolla kokouksessa ilmoitettavana ajankohtana. Pöytäkirja tarkastetaan torstaina klo OYY:n toimistolla (pääsihteerin huone YL131). 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 9 :n mukaan Edustajisto voi kokouksessaan käsitellä asiat, jotka: 1) hallitus, talousvaliokunta tai edustajiston asettama toimikunta on sille valmistellut; tai 2) määrätään johtosäännöissä käsiteltäviksi ilman valmistelua. Edustajisto voi yksimielisellä päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen myös muun asian, jota ei ole valmisteltu edustajiston käsittelyä varten. Kuitenkaan ylioppilaskunnan talousarviota, lisätalousarviota, sääntöjä tai johtosääntöjä ei voida ottaa käsittelyyn ilman, että hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitys olisi ollut kokouskutsun liitteenä. Jos asia on näiden sääntöjen mukaan käsiteltävä kahdessa kokouksessa, voidaan asiaa käsitellä jälkimmäisessä edustajiston kokouksessa vain, jos kokous on kutsuttu koolle ensimmäisen kokouksen päättymisen jälkeen. Edustajisto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.

3 6 EDUSTAJISTON JÄSENTEN ERONPYYNNÖT Hallintosäännön 5 :n mukaan edustajisto voi myöntää edustajiston jäsenelle tai varajäsenelle eron edustajiston jäsenyydestä perustellusta syystä. Eropyyntö on toimitettava kirjallisesti pääsihteerille. Edustajiston päätös eropyynnön hyväksymisestä tulee voimaan välittömästi edustajiston päätöksenteon jälkeen. Edustajisto hyväksyy eronpyynnöt. Eronpyynnöt: Kansankynttilät: Jonna Kelloniemi Liite: Eronpyynnöt. 7 EDUSTAJAEHDOKKAIDEN VALINTA OULUN YLIOPPILASAPU RY:N HALLITUKSEEN KAUDELLE JA EDUSTAJAEHDOKKAAN VALINTA OULUN YLIOPPILASAPU RY:N PUHEENJOHTAJAKSI KAUDELLE Hallintosäännön 10 :n mukaan edustajiston tehtävänä on mm. 2) nimetä ylioppilaskunnan ehdokkaat Oulun ylioppilasapu ry:n hallitukseen, Uniresta Oy:n hallituksen puheenjohtajaksi ja hallituksen jäseniksi. Oulun ylioppilasapu ry:n sääntöjen mukaan yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä ajankohtana tammi-kesäkuussa. Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut hallituksen puheenjohtaja sekä kahdesta neljään (2-4) muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen toimikausi alkaa hallituksen valinnasta päättävän yhdistyksen kokouksen päättyessä ja päättyy sitä seuraavan yhdistyksen vuosikokouksen päättymiseen. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan muut tarvittavat toimihenkilöt. Vuonna OYY:n edustajina Oulun ylioppilasapu ry:ssä toimivat puheenjohtajana Jonne Kettunen sekä hallituksen jäseninä Ville Tyrväinen ja Jenny Vaara. Edellisistä erovuorossa vuoden 2017 vuosikokouksessa on Jenny Vaara. OYYH päätti kokouksessaan 8/2017 avata haun Oulun ylioppilasapu ry:n hallituksen jäseniksi. Edustajistolle osoitetut hakemukset on pyydetty lähettämään klo mennessä edustajiston sähköpostilistalle. Edustajisto: 1. päättää valita yhden edustajaehdokkaan Oulun ylioppilasapu ry:n hallitukseen. 2. valitsee edustajaehdokkaan Oulun Ylioppilasapu ry:n hallitukseen kaudelle sekä 3. valitsee yhden ylioppilaskunnan edustajista puheenjohtajaehdokkaaksi vuodelle

4 8 YLIOPISTOKOLLEGION TÄYDENTÄMINEN Hallintovaalijohtosäännön 4 :n mukaan yliopistokollegion ja yliopiston hallituksen opiskelijoiden edustajat nimeää edustajisto. Yliopistokollegion tehtävänä on: 1) päättää hallituksen jäsenmäärästä sekä hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta; 2) valita yliopistolain 15 :n 4 momentissa tarkoitetut jäsenet yliopiston hallitukseen; 3) vahvistaa yliopistolain 15 :n 2 momentissa tarkoitettujen yliopistoyhteisön ryhmien valinnat hallituksen jäseniksi; 4) vapauttaa hallituksen jäsenen tehtävästään hallituksen esityksen perusteella; 5) valita yliopiston tilintarkastajat; 6) vahvistaa yliopiston tilinpäätös ja toimintakertomus sekä päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille; 7) päättää vahingonkorvauskanteen nostamisesta hallituksen jäsentä, rehtoria ja tilintarkastajaa vastaan; 8) päättää hallituksen jäsenen vapauttamisesta tehtävästään yliopistolain 65 :n 3 momentin mukaisesti; sekä 9) nimetä toimikunta, jonka tehtävänä on valmistella 10 :n 4 momentissa tarkoitettujen hallituksen jäsenten valinta. OYY:n hallintovaalijohtosäännön 11 :n mukaan, jos opiskelijoiden edustajaksi valittu eroaa tehtävästään tai paikka tulee muutoin avoimeksi kesken toimikauden, on ylioppilaskunnan hallituksen nimettävä tehtävään hänen henkilökohtainen varajäsenensä tai se yleisvarajäsen, joka tulisi hänen tilalleen toimielimen kokoustilanteessa. Kun kaikki avoimet paikat on tällä menettelyllä täytetty, avoimeksi jääneet opiskelijoiden edustajien paikat täydennetään noudattaen 1. ja 3. luvun määräyksiä. OYY:n hallintovaalijohtosäännön 9 :n mukaan opiskelijoiden edustajien paikat on kuulutettava avoimiksi viimeistään 14. päivänä ennen hakuajan päättymistä ylioppilaskunnan ilmoitustaululla sekä muulla ylioppilaskunnan hallituksen määräämällä tavalla. Yliopistokollegion opiskelijaedustaja Ville Tyrväinen on jättänyt eroanomuksensa KA Määtälle OYYH17 on kokouksessaan 1/2017 myöntänyt eron Ville Tyrväiselle, todennut Joni Ollikaisen nousevan yliopistokollegion varsinaiseksi jäseneksi sekä avannut haun yliopistokollegion opiskelijavarajäseneksi. Yliopistokollegion opiskelijaedustaja Miia Paavola on jättänyt eroilmoituksensa Vilma-Riikka Tiittanen nousee varsinaiseksi yliopistokollegion jäseneksi. Haku on ollut auki yhden varajäsenen paikan suhteen saakka. Määräaikaan mennessä hakemuksia ei tullut. OYYH17 päätti kokouksessaan 3/2017 jatkaa hakua asti ja samalla avattiin haku myös toisen varajäsenen osalta. Määräaikaan mennessä ei tullut hakemuksia. OYYH17 päätti kokouksessaan 6/2017 jatkaa hakua saakka. Määräaikaan mennessä hakemuksen jätti Kalle Parviainen. Hakuaikaa jatkettiin saakka mennessä hakemuksen jätti Aleksi Hursti. Edustajisto valitsee yliopistokollegioon 2 varajäsentä. Yliopistokollegion opiskelijaedustajien kausi päättyy SÄÄNTÖTYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN VUODELLE 2017 Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 :n mukaan edustajiston tehtävänä on mm ) päättää ylioppilaskunnan sääntöjen muuttamisesta ja 20) päättää ylioppilaskunnan johtosäännöistä ja niiden muuttamisesta; Ylioppilaskunnan sääntöjen 11 :n mukaan edustajisto voi asettaa tilapäisiä tehtäviä ja asioiden valmistelua varten toimikuntia. Edustajisto päättää toimikunnan toimikauden, tehtävät sekä valitsee toimikunnan puheenjohtajan, jäsenet ja mahdolliset varajäsenet. Kukin toimikunta päättää ensimmäisessä kokouksessaan koollekutsumistapansa ja -aikansa sekä valitsee toimikunnan varapuheenjohtajan, sihteerin ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

5 Ylioppilaskunnan sääntöjen 30 :n mukaan edustajisto päättää sääntöjen muuttamisesta kahdessa kokouksessaan vähintään kahden kolmasosan määräenemmistöllä kaikista hyväksytyistä äänistä. Toisessa edustajiston kokouksessa päätetään ensimmäisessä kokouksessa hyväksytyn sääntömuutoksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Sääntömuutosesityksen hyväksyminen vaatii vähintään kahden kolmasosan määräenemmistön kaikista hyväksytyistä äänistä. Oulun yliopiston rehtori vahvistaa sääntöjen muuttamisen. Ylioppilaskunnan sääntöjen 31 :n mukaan johtosääntöjen hyväksyminen, muuttaminen ja kumoaminen tapahtuu siten, että edustajisto hyväksyy kokouskutsussa olleen hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesityksen vähintään kahden kolmasosan määräenemmistöllä kaikista hyväksytyistä äänistä. Jos edustajisto muuttaa hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitystä, tulee johtosäännön hyväksyminen, muuttaminen tai kumoaminen uudelleen käsiteltäväksi toiseen edustajiston kokoukseen. Toisessa edustajiston kokouksessa päätetään ensimmäisessä kokouksessa päätetyn esityksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Johtosääntöesityksen hyväksyminen vaatii vähintään kahden kolmasosan määräenemmistön kaikista hyväksytyistä äänistä. OYY on aiemmin nimennyt sääntöjen muutosten valmistelua varten sääntötyöryhmiä. Vuonnan 2017 sääntötyöryhmää tarvitaan tarkastelemaan OYY:n sisaryhteisöjen ja mahdollisesti OYY:n organisaation muutoksista kumpuavat tarpeet. OYYE päätti pöydätä asiakohdan kokouksessan 2/2017. Edustajisto perustaa sääntötyöryhmän. Työryhmän tehtävänä on valmistella ylioppilaskunnan sääntömuutoksia. Jokainen edustajistoryhmä voi nimetä ryhmään edustajan ja tämän varajäsenen. Työryhmän puheenjohtajana toimii edustajiston puheenjohtaja Susa Vikeväkorva. Lisäksi ryhmässä on puhe- ja läsnäolo-oikeudella hallituksen puheenjohtaja Joel Kronqvist ja hallituksen varapuheenjohtaja Jenny Vaara. Työryhmän toimikausi kestää vuoden 2017 loppuun asti. Työryhmä toimii edustajiston alaisuudessa. 10 HALLINTOVAALIJOHTOSÄÄNNÖN MUUTTAMINEN JOHTOSÄÄNNÖKSI JOHTOSÄÄNTÖ OPISKELIJAEDUSTAJIEN VALINNASTA Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 :n mukaan edustajiston tehtävänä on -- 20) päättää ylioppilaskunnan johtosäännöistä ja niiden muuttamisesta; Ylioppilaskunnan sääntöjen 31 :n mukaan johtosääntöjen hyväksyminen, muuttaminen ja kumoaminen tapahtuu siten, että edustajisto hyväksyy kokouskutsussa olleen hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesityksen vähintään kahden kolmasosan määräenemmistöllä kaikista hyväksytyistä äänistä. Jos edustajisto muuttaa hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitystä, tulee johtosäännön hyväksyminen, muuttaminen tai kumoaminen uudelleen käsiteltäväksi toiseen edustajiston kokoukseen. Toisessa edustajiston kokouksessa päätetään ensimmäisessä kokouksessa päätetyn esityksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Johtosääntöesityksen hyväksyminen vaatii vähintään kahden kolmasosan määräenemmistön kaikista hyväksytyistä äänistä.

6 Seuraavassa ovat lueteltuina esitettävän johtosäännön keskeiset muutokset verrattuna syksyllä 2015 hyväksyttyyn hallintovaalijohtosääntöön: *tiedekuntahallitusvaalia ei järjestetä salaisena enemmistövaalina, vaan jatkossa tiedekuntahallituksen opiskelijaedustajat valitsisi ylioppilaskunnan hallitus. Tiedekuntahallituksen opiskelijaedustajat valitaan samalla tavalla kuin muut hallinnon opiskelijaedustajat lukuunottamatta yliopiston kollegiota ja hallitusta. *yhdenmukaistaminen yliopiston johtosääntöihin. *tohtorikoulutuksen toimielinten mukaanottaminen johtosäännön piiriin. OYYE käsitteli hallintovaalijohtosääntöä kokouksessaan 2/2017 ja päätti palauttaa asian valmisteluun. HVPJ Vaara, KA Määttä ja PS Manninen ovat jatkaneet säännön valmistelua seuraavaan edustajiston kokoukseen. OYYH on järjestänyt edustajistolle avoimen kuulemistilaisuuden Edustajisto hyväksyy liitteen mukaisen johtosäännön. Liite: Hallituksen esitys johtosäännöksi opiskelijaedustajien valinnasta. 11 TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN TILIKAUDELTA JA VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 6 :n mukaan edustajiston tehtävänä on mm ) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja 16) päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja pääsihteerille. Hallintosäännön 29 :n mukaan talousvaliokunnan tehtävänä on: 1) valmistella edustajiston kokousta varten: 1. ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisön valinta; 2. ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistaminen; 3. vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja pääsihteerille --. Ylioppilaskunnan sääntöjen 21 :n mukaan ylioppilaskunnan tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 1. päivänä. Edustajiston on käsiteltävä tilinpäätös viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 30. päivänä. OYYE valitsi kokouksessaan 1/2015 ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisöksi Oy Tuokko Ltd:n ensisijaisena edustajanaan Hannu Lähdesmäki. Ylioppilaskunnan sääntöjen 20 :n mukaan tilintarkastajan toimikausi jatkuu toistaiseksi. OYYH käsitteli asiaa kokouksessaan 7/2017 ja päätti allekirjoittaa tilinpäätöksen ja antaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä muun tarvittavan aineiston tilintarkastajien tarkastettavaksi. PS Manninen tapasi tilintarkastaja Lähdesmäen ja kävi aineiston läpi tämän kanssa. Tilintarkastaja allekirjoitti tasekirjan omalta osaltaan ja antoi lausuntonsa tilintarkastuksesta Liite: Tasekirja 2016 allekirjoituksilla sekä tilintarkastajien tilintarkastuskertomus VUOSIKERTOMUS JA HALLITUKSEN ESITYS TILINPÄÄTÖKSESTÄ Ylioppilaskunnan sääntöjen 16 : mukaan hallituksen tehtävänä on -- 10) hyväksyä ja allekirjoittaa ylioppilaskunnan tilinpäätös yhdessä pääsihteerin kanssa.

7 Ylioppilaskunnan sääntöjen 21 :n mukaan ylioppilaskunnan tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 1. päivänä. Edustajiston on käsiteltävä tilinpäätös viimeistään tilikautta seuraavan vuoden huhtikuun 30. päivänä. OYYH ja PS Manninen käsittelivät tilinpäätösmateriaalin ja allekirjoittivat tasekirjan kokouksessaan 7/2017. Talousvaliokunta merkitsi asian tiedoksi kokouksessaan 1/2017. KHT Lähdesmäki antoi tilintarkastajan lausunnon tilinpäätöksestä Edustajisto hyväksyy vuosikertomuksen ja merkitsee tiedoksi hallituksen ja pääsihteerin esityksen tilinpäätöksestä TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TALOUSVALIOKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS Ylioppilaskunnan hallintosäännön 29 :n mukaan talousvaliokunnan tehtävänä on -- 4) antaa edustajistolle kultakin edeltävältä kalenterivuodelta arviointikertomus edustajiston tilinpäätöskäsittelyä varten. Talousvaliokunnan pohjaesitys: Edustajisto merkitsee tiedoksi tilintarkastuskertomuksen sekä talousvaliokunnan arviointikertomuksen vuodelta Liite: Arviointikertomus TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN Talousvaliokunnan pohjaesitys: Edustajisto vahvistaa tilinpäätöksen (+4685,93 euroa) tilikaudelta VASTUUVAPAUDESTA PÄÄTTÄMINEN VUODEN 2016 HALLITUKSEN JÄSENILLE JA PÄÄSIHTEERILLE Hallintosäännön 29 :n mukaan talousvaliokunnan tehtävänä on 1) valmistella edustajiston kokousta varten vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja pääsihteerille --. Talousvaliokunnan pohjaesitys: Edustajito myöntää vastuuvapauden vuoden 2016 hallituksen jäsenille ja pääsihteerille. 12 PUISTOMANNEN MYYNNIN VALMISTELUSTA ANNETTUUN PONTEEN VASTAAMINEN OYYE hyväksyi kokouksessa 8/2016 EVJ Fröjdholmin ponnen: Tämän ponnen hyväksyessään edustajisto velvoittaa hallitusta aloittamaan Puistomannen myynnin valmistelut keväällä 2017.

8 Ponnen pohjalta PS Manninen on tilannut Puistomannesta arviokirjan, joka on toimitettu hallituksen jäsenille. Päätösesitys: Merkitään tiedoksi hallituksen vastaus ponteen. Hallituksen vastaus ponteen: Hallitus on käsitellyt EVJ Fröjdholmin ponsiesityksen. Hallitus on tilannut arvionnin Puistomannen kiinteistöstä. Edustajistolle esitetään arviokirja (pöydältä). 13 ILMOITUSASIAT 13.1 OYY:N STRATEGIAN TOTEUTUMINEN VUONNA OYY:N HALLITUKSEN KUULUMISET 13.3 KVL:N PUHEENJOHTAJAN TERVEHDYS Merkitään tiedoksi ilmoitusasiat. 14 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 15 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN EPJ Vikeväkorva päättää kokouksen. Susa Vikeväkorva Edustajiston puheenjohtaja Aino-Kaisa Manninen Pääsihteeri Liite 1: Eronpyynnöt. Liite 2: Hallituksen esitys johtosäännöksi opiskelijaedustajien valinnasta. Liite 3: Tasekirja 2016 allekirjoituksilla sekä tilintarkastajien tilintarkastuskertomus. Liite 4: Arviointikertomus.